Aide-mémoire

Création d’un dossier d’emploi pour l’embauche d’un non syndiqué rémunéré à contrat (abrégé)
Important : Cette procédure contient uniquement les étapes à faire. Les autres informations indiquées dans les pages de PS-RH et qui ne sont pas
mentionnées ici ne doivent pas être modifiées ni enlevées. Une telle modification peut provoquer une erreur dans la rémunération de l’employé.
Groupe
d'employé
spécifique :

Étape 1

Personnel associé rémunéré sur une base contractuelle - membre d'aucun syndicat
– chargé de responsabilités administratives (001459)
– chargé de sessions cliniques (001447)
– conférencier (002513)
– consultant (prof. régulier) (001227)
– professeur invité (002180)
– professeur retraité (001229)
– professeur associé (002190)
– enseignant membre du personnel administratif (001202)

Créer la rangée d'embauche

Navigation :

Gestion effectif > Données emploi > Ajout instance emploi

Ajout instance
emploi

Avant de faire un ajout d'emploi à un individu, assurez-vous d'avoir le bon numéro d'employé et que ses données
personnelles ainsi que ses données sur la citoyenneté sont à jour.
– Employé : entrer le numéro d'employé de la personne.
– Doss. employé : ne pas modifier
– Cliquer sur le bouton « Ajout lien ».
Important : Seules les données de la rangée dont l'action est « Embauche » peuvent être saisies dans le composant
« Ajout instance emploi ».

Lieux travail




Date effet : date de la première journée de travail
Action : Embauche
Motif : Embauche
No poste : ouvrir la loupe et sélectionner le poste-banquette correspondant à l’emploi dans votre unité.
Si les champs sont fermés : le bouton sous le champ « Numéro poste » s'affiche sous le nom « Remplacer données
poste ». Si le ou les champs déjà chargés par le poste, dans cette page ou dans les suivantes, doivent être modifiés et
que les champs sont fermés, cliquer sur le bouton « Remplacer données poste » et faire les modifications nécessaires.
Si les champs sont ouverts : le bouton sous le champ « Numéro poste » s'affiche sous le nom « Utiliser données
poste ». En tout temps, si vous faites des modifications aux valeurs chargées par le poste, vous pouvez revenir aux
valeurs initiales en cliquant le bouton « Utiliser données poste ».
Attention : Tous les champs chargés par le poste reviendront à leurs valeurs initiales et le champ « Échelon »
redeviendra à blanc. Lorsque vous décidez d'utiliser le bouton « Utiliser données poste », vous devez vérifier toutes les
pages pour vous assurer que les données sont exactes et les modifier au besoin.

Données emploi

màj 2016/04/08

– No poste (sous superviseur) : entrer le numéro du poste du supérieur qui doit accéder au dossier de l’employé (directeur
de département par défaut).
– Heures normales : nombre d’heures de cours ou de prestation au total pour toute la durée du contrat
– Cliquer sur le bouton « Numéro contrat suivant ».

Embauche décentralisée / Embauche_non_syndique_contrat

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– Cliquer sur le bouton « Enregistrer ». – Catégorie employé : FONCT si convention CONENS sinon. – Cliquer sur le bouton « Enregistrer ». Lieux travail – – – – Données emploi – Numéro contrat : retirer le numéro et laisser le champ à blanc. – Cliquer sur le bouton « Rechercher ». Étape 2 Navigation : Créer la rangée de cessation Gestion effectif > Données emploi > Emploi actuel Recherche – Employé : entrer le numéro d'employé de la personne. invité OU prof. invité OU prof. Note : Le champ « Taux salaire » se charge automatiquement. vous compléterez le contrat à l'une des étapes suivantes. laisser à blanc. retraité OU prof. Date effet : inscrire la date du lendemain de la dernière journée de travail. màj 2016/04/08 Cliquer sur le bouton « Ajout (+) » pour ajouter une nouvelle rangée. laisser à blanc. retraité SESCLI si chargé de sessions cliniques CHREAD si chargé de responsabilités administratives sinon.Aide-mémoire Dossier syndical – Convention : CONENS si prof. associé OU chargé sessions cliniques OU chargé de responsabilités administratives sinon laisser à blanc. Important : Cliquer sur le bouton « OK » du message qui demande si vous désirez mettre à jour automatiquement la date de début du contrat à imprimer pour signatures. Important : Cliquer sur le bouton « OK » du message qui demande si vous désirez mettre à jour automatiquement la date de fin du contrat à imprimer pour signatures. – Sous-catégorie employé : CONTIV si prof. – Si la fenêtre « Options de répartition des modifications du contrat » s’ouvre. laisser « Aucun prorata … » et cliquer sur le bouton OK. Paie – Type employé : S (salarié) Rémunération encadré Composants paie/ onglet Montants – Tx : NACONV – Tx salaire : inscrire le salaire total à payer pour le contrat – Cliquer sur le bouton « Calculer salaire ». Action : Cessation avec paie Motif : Fin de contrat Embauche décentralisée / Embauche_non_syndique_contrat  page 2 de 6 .

ne pas modifier – Proratiser hres période part. Les demandes de corrections doivent être transmises aux Ressources humaines. ne pas modifier Début contrat : date du premier jour de travail Fin contrat : date du dernier jour de travail  Lorsque des dates sont entrées dans ces deux champs. Date effet : date du premier jour de travail Type paiement contrat : Paiement de contrat Modalités paiement : « Échelonné selon contrat » par défaut. la boîte du champ « Proratiser hres période part. employé : numéro du dossier pour lequel le paiement de contrat doit être établi Cliquer sur le bouton « Ajouter ». Employé : numéro de l’employé Doss. Recherche – – – – Paiement contrats – – – – – Cliquer sur l'onglet « Ajout valeur ».) ».Aide-mémoire Étape 3 Navigation : Établir le paiement du contrat Gestion effectif > Données emploi > Gestion contrats > Paiement contrats A. ni dans le dossier d’emploi. À retenir : Lorsque le dossier devient valide et approuvé par le BAPPER. les autres champs de dates sont chargés automatiquement avec les mêmes dates.  Le nombre de jours du contrat est calculé automatiquement et s'affiche dans le champ « Jours travail contrat ». » se décoche automatiquement. aucune modification ne peut plus être faite par les personnes responsables de la saisie des données dans les unités. : boîte cochée par défaut. màj 2016/04/08 Embauche décentralisée / Embauche_non_syndique_contrat  page 3 de 6 . – Début paiement : date du premier jour de travail par défaut. ni dans le composant « Paiement contrats (A. Si le nombre de jours est 1.N.N. ne pas modifier – Cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

Si toutefois vous devez le faire. administratif. si nécessaire. – Responsable : nom de la personne qui doit signer le contrat en tant qu’employeur (inscrire le numéro d'employé du directeur du département ou sélectionner son nom dans la liste). ajouter le numéro du cours. un modèle a été prévu à cet effet. – Cliquer sur le bouton « Correction historique » pour pouvoir corriger la page suivante. ajouter la clause 034 et compléter le champ « détaillée ». Type / clauses contrat – Type contrat : sélectionner le type de contrat correspondant à l’emploi  104 si enseignant membre pers.Aide-mémoire Étape 4 Navigation : Établir et compléter le contrat pour signatures Gestion effectif > Données emploi > Gestion contrats > Mise à jour contrats Recherche Le contrat n'a pas à être établi et complété pour ces emplois. – Si une liste s’affiche. – Commentaire : Les informations de ce champ ne seront pas inscrites sur le contrat. Clause – Détaillée : Les informations entrées dans ce champ seront inscrites sur le contrat lors de l’impression. – Date signature : le système inscrira la date d'impression du contrat original lorsque celui-ci sera imprimé. – Employé : entrer le numéro d'employé de la personne. – Cliquer sur le bouton « Enregistrer ». Embauche décentralisée / Embauche_non_syndique_contrat  page 4 de 6 . – Cliquer sur le bouton « Rechercher ». 034 (Commentaire) : Inscrire un commentaire dans le champ « détaillée ». Type / clauses contrat (suite)    Date signature / essai màj 2016/04/08 054 (Tâches à accomplir) : Inscrire la description des tâches à accomplir dans le champ « détaillée » et. ou supprimer la clause. – Modèle contrat : AUTREENS – Cliquer sur le bouton « Établir contrat ». Statut / contenu contrats – Début contrat : date du premier jour de travail – Fin contrat : date du dernier jour de travail  Correspond à la veille de la date de mise à pied entrée dans les données d'emploi. Pour tout autre élément à indiquer sur le contrat. pour les enseignants membre du pers. – Cliquer sur le bouton « Enregistrer ». rechercher le bon numéro de contrat ou les bonnes dates et cliquer sur l’un des éléments de la ligne désirée. – Cliquer sur le bouton « Ajout (+) » dans une clause ou au bas de la liste pour ajouter une nouvelle clause. administratif – 503 pour les autres emplois indiqués au début de la procédure Clauses contrat – Cliquer sur le bouton « Suppression (-) » vis-à-vis une clause pour la supprimer (voir plus bas).

Note : Si le résultat de la recherche est « Aucune valeur trouvée ». Important : Le niveau budget « Poste » est réservé uniquement aux Ressources humaines. il doit y avoir un budget services par affectation pour l'employé. aucun budget n’est créé pour l’employé et vous devez en créer un. – Compléter les champs tel qu’indiqué plus haut. : 2013 pour l'exercice du 1er mai 2012 au 30 avril 2013) – Niveau budget : Affectation Important : La mise à jour du niveau budget « Poste » est réservée uniquement aux Ressources humaines. la direction de l’unité doit en faire la demande à la personne responsable de la mise à jour des postes aux Ressources humaines. – Poste : entrer le numéro du poste banquette qui a été entré dans les données d'emploi. Si la combinaison comptable du poste doit être changée. – Employé : numéro de l'employé – No dossier : numéro du dossier d'emploi – Cliquer sur le bouton « Rechercher ». Étape 6 Navigation : Recherche valeur Créer ou modifier un budget services par affectation Gestion effectif > Données emploi > Budgets services (CAN) Pour modifier le budget par affectation de l’employé (s’il existe déjà) : – Clé table : PARTG – Service : numéro de votre unité (service) – Exercice : année de l'exercice budgétaire en cours (ex. Vérifier la combinaison comptable. mais il ne faut jamais le modifier. – Cliquer sur le bouton « Rechercher ». Cliquer sur le bouton « Retour à la recherche » pour revenir à la page de recherche. Important : Si le salaire de l'employé que vous embauchez doit être dépensé en partie ou en totalité sur une autre combinaison comptable que celle inscrite dans le poste. ni cliquer sur « OK ». Revenus – – – – Cliquer l'hyperlien « Détails champs structure » pour ouvrir la page d'affichage de la combinaison comptable. Une modification de la combinaison comptable du poste aurait pour effet que le salaire de tous les employés qui occupent ce poste serait dorénavant payé et engagé sur cette combinaison comptable.Aide-mémoire Étape 5 Navigation : Recherche Consulter le budget services (combinaison comptable) du poste Gestion effectif > Données emploi > Budgets services (CAN) Il y a un budget services par poste pour tous les postes banquettes de personnel enseignant non syndiqué. ni cliquer sur le bouton « Enregistrer ». Ne pas modifier la combinaison. si nécessaire. – Cliquer sur le bouton « Ajouter». màj 2016/04/08 Embauche décentralisée / Embauche_non_syndique_contrat  page 5 de 6 . Pour créer un budget par affectation pour l’employé : – Cliquer sur l’onglet « Ajout valeur ». Vous pouvez le consulter.

pour ajouter la ou les rangées pour les autres combinaisons comptables. À retenir : Il est possible de modifier la combinaison comptable tant que la rémunération de l'employé n'a pas commencé à être versée. : le % au total doit être de 100% :  Si le salaire doit être payé à partir d'une seule combinaison comptable. suivre la procédure suivante : http://www. il faut remplir un formulaire de redistribution rétroactive pour le Service des finances.Aide-mémoire Revenus encadré Niveau – Date effet : date d'embauche Note : Si le budget services existait déjà. – Cliquer sur le bouton « Enregistrer ».ca/webdav/site/rh/shared/projet_msighr/documents_msigrh/procedures_formation_contrats/Impression_contrat. Pour imprimer une copie de travail du contrat. : inscrire 1 pour chacune des rangées. : 1 – % répart. ajouter une rangée pour le nouveau contrat à l’aide du bouton « Ajout (+) ».  Séq. Par la suite. à droite de l'onglet « Code de combinaison ».  Si le salaire doit être payé à partir de plus d'une combinaison comptable :  Inscrire le % qui doit être payé pour une des combinaisons dans la première rangée. Revenus (suite) Répéter les étapes suivantes pour chacune des rangées : – – – – Cliquer sur l'onglet « Description du code de combinaison ». il faut créer dans la page « Revenus » une nouvelle rangée dont la date d'effet est égale ou plus grande que la date de début de la période de paie en cours et sélectionner la nouvelle combinaison comptable puis enregistrer. inscrire 100%.pdf màj 2016/04/08 Embauche décentralisée / Embauche_non_syndique_contrat  page 6 de 6 . Cliquer sur l'hyperlien « Détails champs structure ». encadré Répartition revenus L'onglet « Code de combinaison » est affiché. Pour la partie antérieure à cette date.  Cliquer sur le bouton « Ajout (+) ». Entrer la combinaison comptable : Compte salaire : 041100 si chargé de sessions cliniques OU enseignant membre du personnel administratif 031100 si conférencier 021100 pour tous les autres emplois indiqués au début de la procédure – Cliquer sur le bouton « OK ». pour modifier la combinaison comptable. – Séq. Fin de la procédure Note : N'oubliez pas de valider que les données personnelles de l'employé ainsi que ses données sur la citoyenneté sont à jour en suivant les procédures « Modifications aux données personnelles » et « Création ou modification aux données personnelles sur la citoyenneté ».rh.ulaval.