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FORMATION EN GESTION ADMINISTRATIVE ET

FINANCIERE DES ORGANISATIONS

Consultant /Formateur :
DJAGBA M. Faustin

Septembre 2008

SOMMAIRE

I- Outils de gestion administrative

II- Outils de gestion financire

I-

OUTILS DE GESTION ADMINISTRATIVE

En matire administrative, les crits de lassociation que sont les


lettres et les Procs Verbaux (PV) sont dune importance
capitale.
1. Les courriers (lettres) : laboration et enregistrement
a.

Elaboration des courriers (lettres)

Les lettres permettent dassurer la correspondance entre


lassociation et lextrieur. De ce fait lassociation reoit
souvent beaucoup de courriers et en envoie autant. Cest un
signe de politesse de rpondre aux lettres dont le contenu
exige une rponse.
Quelques conseils :
Avant

de commencer une lettre, il faut runir les


informations ncessaires.

Exposer, dans la lettre, les ides avec mthode : diviser le

contenu de la lettre en paragraphes, cela vite les


rptitions et permet de voir si les ides sont exprimes
dans lordre.
Sexprimer avec prcision et clart : Ecrire les ides de
manire viter quelles ne soient interprtes dans un
sens diffrent de votre pense.
La prsentation de la lettre administrative doit comporter un
certain nombre dindications dont :










Ladresse de linstitution qui envoie la lettre


La date dexpdition de la lettre
Lexpditeur (celui qui envoie la lettre)
Le destinataire (celui qui on envoie la lettre)
La rfrence de la lettre
Lobjet de la lettre
Le message de la lettre
Une formule de politesse
La signature suivie du nom de lexpditeur et sa signature

 La liste des pices jointes ventuellement.

b.

Enregistrement des courriers (lettres)

Il convient denregistrer toutes les lettres au dpart, y compris


celle quon confie des personnes se rendant au lieu de
rsidence du correspondant. Dans ce dernier cas, un cahier
de transmission de courriers est utile.
Si on utilise un cahier ordinaire, il faut les tracer selon les
formats des modles sur les pages ci-aprs
N

DATE DE

DORDRE

DEPART

DESTINATAIRE

OBJET

N DE LA
CORRESPONDANCE

OBSERVATIONS

N.B :
Concernent le numro de la correspondance, chaque association doit dfinir sa
faon de numroter ses correspondances. En gnral les numros de
correspondance peuvent tre composs :
 du numro dordre de la lettre
 des deux derniers chiffres de lanne
 de linitial de celui qui crit la lettre ; ou de celui qui la tape.
Concernant les lettres qui arrivent, il est remarquer que, quel que soit celui qui
ouvre les lettres (en gnral cest le secrtaire de lassociation), la premire chose
faire est dindiquer sur le haut de chaque lettre la date de son arrive.

2. Les supports dinformations : procs verbal, compte rendu


et rapport
a.

Le procs verbal

Le procs verbal est un support dinformations qui se rdige


pendant que la runion se droule car, il est tabli souvent
pour mettre dimportantes dcisions prises et des faits labri
des contestations ultrieures des parties concernes.
Toutefois, il commence avec la formule lan deux mille et le
.. sest tenu... En dehors de cette particularit, on y
retrouve la prsentation sous forme dtaille de tous les sujets
dbattus au cours de la runion ou de lAG, les noms /

prnoms, les qualits et la signature du rapporteur et du


modrateur de la sance. Parfois pour des raisons
dinformations, le nom de chaque intervenant est prcis.
Enfin, la liste de prsence est incorpore au document du
procs verbal. Mais dans le cas o elle serait trop longue, on
peut lannexer au procs verbal.
b.

Le compte rendu

Le compte rendu est aussi un support dinformations au


mme titre que le procs verbal. Il contient sous forme
rsume, les diffrents sujets abords au cours de la runion,
lordre du jour, la date et le lieu de la rencontre et si possible
leffectif des participants la runion. Aussi comporte-t-il trois
parties que sont : le prologue, le corps et la fin du compte
rendu ?
On retrouve dans le prologue les informations savoir : le jour,
la date, le lieu, lheure de dmarrage de la runion, leffectif
des participants, la qualit et le nom du modrateur, les
absents excuss et les divers points de lordre du jour.
Dans le corps du compte rendu on prsente sous forme
rsume les diffrentes tapes (les dbats mens et les
dcisions prises) du droulement de la sance.
La fin du compte rendu quant elle prcise lheure de la fin
de la rencontre et la date, le lieu de la prochaine rencontre,
sil y a lieu. Elle sachve avec une formule indiquant quil
sagit de la fin du document. Exemple : plus rien ntant
lordre du jour, le modrateur, aprs avoir remerci les
participants, a dclar close la rencontre.
Il diffre du procs verbal sur trois points que sont :


La premire phrase du document. Au niveau du procs


verbal, cette premire est une formule classique alors que
celle du compte est libre. Chaque rapporteur utilise la
formule de son choix.

La forme de prsentation des sujets abords au cours de la


rencontre. Au niveau du compte rendu, les sujets sont

prsents sous forme rsume tandis que dans le procs


verbal, les sujets sont prsents sous forme dtaille.


c.

Dans le compte rendu, seul le rapporteur signe ; tandis que


le procs verbal doit obligatoirement tre sign galement
par le modrateur de sance, parfois la signature de tous
les participants est requise pour garantir lauthenticit du
procs verbal.
Le rapport de sance

Le rapport, tout comme les deux premiers documents, est


aussi un support dinformations. Il est une extension du
compte rendu. Autrement dit dans le rapport, on retrouve
toutes les informations prvues faire figurer dans le compte
rendu. Le rapport comporte cinq parties que sont :
lintroduction, lexpos des faits dbattus, le commentaire
critique des sujets exposs, les suggestions (les propositions de
solutions) et la conclusion.
3. LES TECHNIQUES ET OUTILS DE CIRCULATION DE LINFORMATION
Pourquoi dvelopper un systme dinformation
communication au sein de lorganisation ?

et

de

Le systme dinformation et de communication est


dvelopp pour :
 Mieux impliquer les membres et susciter leur adhsion aux
finalits de lorganisation ;
 Amliorer lefficacit de lorganisation ;
 Favoriser la cohsion au sein de lorganisation.
Les responsables de lorganisation et les membres ont le devoir
de donner des informations transparentes et pertinentes aux
personnes concernes et au bon moment.
En outre plusieurs informations peuvent tre changes dans
une association. Ces informations portent sur :
 Les textes administratifs ordinaires, les arrts et les textes de
loi ;
 Les comptes-rendus des divers rencontres ;









Les contacts qui sont pris au nom de lassociation et les


retombes positives pour les membres ;
Les rgles de la vie associative ; le point dexcution des
principales tches et les rapports financiers ;
Les opportunits de voyages dtude et dchanges
dexpriences et comment bnficier de ces voyages et
autres formations spcifiques, les critres remplir pour en
bnficier ;
Les
partenaires
potentielles
selon
leur
domaine
dintervention et conditions remplir ;
Les donnes socio-conomiques pouvant profiter chacun
des membres de lassociation ;
Les donnes statistiques des associations.

Par quels moyens les responsables peuvent-ils sinformer des


proccupations des membres la base ?
Ils peuvent le faire par :
 Visite aux membres ;
 Plaintes crites ou communications verbales ;
 Lettres dinformation (circulaires)
 Club de tontines et autres ;
 Rencontre entre responsables dantennes
Enfin, on peut informer les membres, au niveau du sige de
lassociation par :
 Affiches (tableaux) ;
 Runions et autres rencontres ;

II-

OUTILS DE GESTION FINANCIERE

1. La procdure financire
Les procdures financires et comptables sont des consignes
dexcution des oprations financires, en vue dune bonne
matrise des recettes et des dpenses de lassociation. Il
sagit de lensemble des rgles qui garantissent une gestion
saine et transparente. Elle permet aux partenaires de
sassurer dun minimum de respect des principes
gnralement admis en matire de gestion financire et

comptable. Son laboration puis son adoption en AG est


obligatoire pour une organisation qui se veut crdible.
2. Les pices comptables
Une pice comptable est un document authentique
remplissant les critres de validit bien dfinis permettant de
justifier toute dpense. Il existe quatre types de pices
comptables. Il sagit des :
 Factures
 Reus
 Etats de paiement
 Quittances
3. Prsentation des pices comptables
La facture
La facture est un document envoy par le vendeur
lacheteur indiquant le dtail des marchandises vendues et le
dcompte de leur prix. Elle comprend deux parties : len-tte
et le Corps. Le trac de la facture se prsente comme
lindique le schma suivant :
ENTETE PORTANT LADRESSE DE LA STRUCTURE

FACTURE N :..
Date :
Client :
Qt

Dsignations

TOTAL

P. U

Montant

en chiffre
Total en lettre

Fonction du resp.
Signature
Nom et prnoms

Le reu

Le reu est un document qui permet deffacer une dette. Il est


dlivr par le vendeur lacheteur. Le trac du reu se prsente
gnralement comme suit :
BPF :
Reu de M..

le
N

BPF :...
Reu de M... la
somme de
.. .
de
le..20..
N.

Ltat de paiement

Ltat de paiement est une pice comptable, interne, qui


permet de faire le point des sommes dues des personnes. Il est
ENTETE PORTANT LADRESSE DE LASSOCIATION
ETAT DE PAIEMENT DES FRAIS DE MISSION
Lieu
:..
Date
:..
Objet de la mission
:..
...
Rfrence ordre de mission
:..

N
dordre

Nom et prnoms

Fonctions

Nbre de
jours

Taux
journaliers

Montant

Emargement

1
2
3
4
5

Arrt le prsent tat la somme de :


..
Fait Cotonou le,
Le secrtaire financier
M.

Le directeur Excutif
M

tabli par le comptable et approuv par le premier responsable


de lONG et permet de donner lordre au comptable de payer
les fonds dus. Le trac de ltat de paiement (Ex : tat de
paiement des frais de mission) se prsente comme suit :


La quittance

La quittance est un document qui permet deffacer une dette. Il


est dlivr par le vendeur lacheteur, dans le cas de la
prestation des services. Ex : au paiement des factures de
consommation dnergie la SBEE, cette dernire dlivre au
client une quittance.

Le trac du reu se prsente comme suit :


Quittance de.

Quittance de

Reu la somme de..N.


En chiffre
en lettre
pour le

Date..
Nom et signature
M

Reu la somme de. N.


en chiffre

en lettre
pour le

Date .
Nom et signature
M..

Le trac du reu se prsente comme suit :


Quittance de.

Quittance de

Reu la somme de..N.


En chiffre
en lettre
pour le

Date..
Nom et signature
M

Reu la somme de. N.


en chiffre

en lettre
pour le

Date .
Nom et signature
M..

4. Classement des pices comptables


Le classement des pices comptables suppose deux
oprations. Ces deux oprations sont : laffectation dun
numro a chaque pice reue et lempilement des pices
dans une bote ou quelque chose du genre.
Avant daffecter un numro une pice, le seul critre
mettre en jeu est lordre darrive de la pice. Ainsi au
dmarrage de cette opration, la pice disponible sous la
main et portant la plus ancienne date se verra affecter le
numro 1, ensuite celle qui suit portera le numro 2 ainsi de
suite jusqu la dernire date.
Par ailleurs pour ranger les pices dans une boite ou autre, on
tient compte simplement du numro affect la pice. Ce
numro dtermine la position de la pice dans le lot. En

dautres termes, la facture portant le numro 1 sera donc en


premire position dans la boite partir du fonds et celle
portant le dernier numro occupera la dernire position.
5. Les mouvements de fonds et les rapports financiers
a.

Les mouvements de fonds :

Nous avons vu que les entres et les sorties dargent doivent


tre matrialises par des pices justificatives.
La tenue de la comptabilit consiste enregistrer ces pices
et les classer pour permettre au bureau excutif de
lassociation de suivre lavoir en caisse et en banque. Les
enregistrements se font dans des cahiers, dont les plus
importants pour lassociation sont : e cahier de caisse et le
cahier de banque.


Le livre de caisse

Le livre de caisse est un document qui permet denregistrer


toute opration dentre et de sortie dargent au niveau de la
caisse.
Un cahier ordinaire peut servir de livre de caisse. Il suffit dcrire
sur la page couverture :
 Le nom de lorganisation
 En grandes majuscules CAISSE
 Lanne
Exemple :
ENTREPRISE.
CAISSE
2003

Sur la premire page lintrieur du cahier, il faut tracer six


colonnes :

DATE

DES

EFFECTEES

PIECES

DESIGNATION

DES

OPERATIONS OU LIBELLES

ENTREES

OU

VERSEMENTS

SORTIES
RETRAITS

OU

SOLDE

Le livre de caisse comporte habituellement six (6) colonnes :




La date : Il faut noter dans lordre la date des oprations


effectues.

N des pices justificatives : Il faut noter le numro affect


la pice justificative, range dans le classeur.

Libells (dsignation des oprations) : Il faut noter le nom des


oprations ralises (achats, etc.)

Entres : Il faut noter le montant des mouvements qui


enrichissent la caisse

Sorties : Il faut noter le montant des mouvements qui


appauvrissent la caisse

Solde : Il faut noter ce que contient la caisse aprs une


entre ou une sortie

NB : Un livre peut servir pendant plusieurs annes tout comme on


peut utiliser plusieurs livres pour une seule anne
Avantages du livre de caisse
Le livre de caisse permet de:
 Contrler les oprations effectues la caisse
 Faciliter la prise de dcision relative toute opration
courante devant seffectuer au niveau de la caisse
 Connatre la situation au niveau de la caisse


Le livre de banque

Livre de banque est un document qui permet denregistrer toute


opration dentre et de sortie dargent au niveau du compte
en banque.

Un cahier ordinaire peut servir de livre de banque. Il suffit dcrire


sur la page couverture :
 Le nom de lorganisation
 En grandes majuscules BANQUE
 Lanne
Exemple :
ENTREPRISE..
BANQUE
2003

Sur la premire page lintrieur du cahier, il faut tracer six


colonnes :
DATE

N DES PIECES DESIGNATION


EFFECTEES

DES

OPERATIONS OU LIBELLES

ENTREES
VERSEMENTS

OU

SORTIES
RETRAITS

OU

SOLDE

Le livre de banque comporte habituellement six (6) colonnes :




La date : Il faut noter dans lordre la date des oprations


effectues.

N des pices justificatives : Il faut noter le numro affect la


pice justificative, range dans le classeur.

Libells (dsignation des oprations) : Il faut noter le nom des


oprations ralises (achats, ventes, etc.)

Entres : Il faut noter le montant des mouvements qui


enrichissent le compte en banque.

Sorties : Il faut noter le montant des mouvements qui


appauvrissent le compte en banque

Solde : Il faut noter ce que contient le compte en banque


aprs une entre ou une sortie

NB : Un livre peut servir pendant plusieurs annes tout comme on peut


utiliser plusieurs livres pour une seule anne.

Avantages du livre de banque


Le livre de banque permet de :
 Faciliter ltat de rapprochement entre le relev bancaire et
le livre de banque
 Connatre la situation du compte la banque
 Faciliter la prise de dcision relative toute opration devant
seffectuer au niveau du compte

b.

Les rapports financiers

Les responsables de lassociation doivent, la fin de chaque


anne, faire le rapport financier de toutes les activits
ralises pour le compte de lassociation. Il sagit en dautres
termes de faire le point de lexcution du budget tout en
expliquant les facteurs avantageux et les difficults
rencontres au cours de lexercice. Le rapport peut se
prsenter laide dun tableau de la forme suivante :
DEPENSES
Fonctionnement

PREVISIONS

REALISES

ECARTS

OBSERVATIONS

Equipement
Transports

Total

On peut davantage dtailler le tableau en faisant le point


des recettes par poste budgtaire. Cela permettra de bien
comprendre le rapport et de faire tout le contrle de
conformit
avec
les
pices
justificatives
et
les
renseignements comptables fait avant la finalisation du
document soumettre lAG.
Le rapport finalis, les registres comptables et les pices
justificatives doivent tre soumis au contrle des
commissaires aux comptes de lassociation. Cest seulement

aprs approbation du rapport par les commissaires aux


comptes que lAssemble Gnrale pourra tre convoque
pour faire le bilan de fin danne.
Comme le budget en dbut de lanne le rapport financier
doit tre prsent en fin danne lAG pour approbation
et quitus. Cest un vnement trs important que les
responsables de lassociation (le Bureau) doivent prparer
lavance. Il faut pour cela fixer :
La date de lAG
Le lieu de la runion (gnralement cest dans lenceinte
de lcole ou sur une place publique)
 Lheure de la rencontre
 Etablir lordre du jour
 La rpartition des tches (convocation des membres,
organisation, prsentation, etc.)



6. Le budget : gnralits, laboration, excution et suivi


valuation
La prvision consiste anticiper et planifier les recettes et les
dpenses qui sont ncessaires lassociation pour la mise en
uvre de son plan dactions et /ou programme dactivits.
Le budget de lassociation est un garde-fou qui permet de
dterminer les limites ne pas dpasser dans les dpenses et
le montant minimum quil faut atteindre dans les recettes
Cest un instrument de rpartition des ressources financires
qui permet de dcider des sommes quon mettra dans
chacune des activits. Une autre fonction du budget est de
stimuler la mobilisation des ressources afin daboutir
lquilibre entre les dpenses et les recettes.
Plus les activits sont nombreuses et importantes, plus les
moyens sont importants et le budget est complexe. Si
lassociation compte raliser des activits importantes, le
Bureau tablira un budget par activit. Rappelons que le
budget global doit tre ncessairement adopt en AG.
On distingue deux types de budget : le
dinvestissement et le budget de fonctionnement

budget

 Linvestissement est lacquisition de biens qui seront utiliss


pendant plusieurs annes (btiments, terrains, mobiliers,
etc.)
 Les dpenses de fonctionnement sont celles qui se rptent
au cours de lanne pour que lassociation fonctionne
(fournitures, dplacement, etc.).