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Finances

Matrisez
vos enjeux
financiers

Sage X3 Finances

Gestion Comptable et Financire

Gestion Financire des Biens

Achats

Stocks

Administration et support

Pour Moyennes
et Grandes Entreprises

Sage X3 Finances :
un nouveau levier de dveloppement
pour votre entreprise

age a conu Sage X3 Finances, une gamme de solutions spcialises


qui couvre lensemble de vos besoins en gestion comptable et financire,
avec toute la simplicit et la flexibilit qui font le succs de ses solutions dans
les moyennes et grandes entreprises.

Gestion financire des biens

Sage X3 Finances
Gestion des dpenses

Gestion comptable et financire

Trsorerie et flux financiers

Consolidation

Intgration fiscale
Workflow contrle et signatures

2 / Sage X3 Finances

Sage X3 Finances rpond aux besoins de plus de


5 000 clients en France et linternational.

Capitalisant sur l'association des savoir-faire reconnus depuis plus de


25 ans dans la gestion comptable et financire (Abel, Adonix, Concept,
Fasset, Sage, Sigagip, Tolas...), Sage X3 Finances s'articule autour des
domaines fonctionnels essentiels au pilotage financier.
Avec Sage X3 Finances, votre gestion comptable et financire devient un
atout matre de votre dveloppement.

Budgets dinvestissement
Gestion comptable des biens

Gestion physique des biens


Taxe professionnelle

Demandes dachat
Gestion budgtaire
Commandes dachat
Comptabilit dengagement

Rceptions
Contrles factures
Paiements

Comptabilit
Comptabilit
Comptabilit
Comptabilit

Situations darrts
Credit management
Contrle budgtaire

gnrale
auxiliaire
analytique
budgtaire

Cash-management
Gestion de la dette
Gestion des risques

Rapprochement bancaire
Tlcommunication bancaire

Consolidation statutaire multinormes


Reporting

Gestion fiscale

Portail dcisionnel

Reporting

Tableaux de bord

Requtes

Sage X3 Finances / 3

Sage X3 Finances :
une richesse fonctionnelle
au service de votre performance

Accompagnez le dveloppement de
votre entreprise de faon durable

Pilotez la croissance de votre entreprise,


Fdrez vos acquisitions,
Partez la conqute de nouveaux marchs,
Facilitez votre positionnement linternational.
>
>
>
>
>

Multisocit, multisite, multidevise


Tiers multirles, multicollectifs
Multiplan de compte, multiplan analytique, multiplan budgtaire
Multilgislation
Multilingue

Matrisez vos frais gnraux


Simplifiez vos procdures de suivi et de contrle des engagements,
Contrlez en temps rel la mise en uvre de vos budgets ds lexpression
des besoins,
Ajustez vos engagements de dpenses lactivit.
> Workflow
> Multiniveau de signatures
> Contrles budgtaires

Gagnez en trsorerie
Elaborez, suivez et rvisez vos plans de trsorerie,
Visualisez vos positions de trsorerie actualises et effectuez
des arbitrages pertinents,
Contrlez automatiquement vos frais et conditions bancaires,
Optimisez et scurisez vos flux de trsorerie via
une communication bancaire performante.
> Mise disposition dun reporting ddi
> Gestion dun cash-pooling
> Rception et mission des flux en un point unique
> Dispatching automatique des relevs bancaires des filiales

4 / Sage X3 Finances

Scurisez vos relations commerciales

Acclrez la publication de vos rsultats

Maintenez des relations continues avec vos


partenaires pour anticiper les dcisions,
Actualisez les donnes ncessaires la matrise
des risques financiers,
Intgrez les rseaux dinfluence dans lanalyse
des ratios,
Dterminez vos meilleurs partenaires commerciaux.

Scurisez votre activit conomique grce une


totale transparence,
Dispensez une communication financire rgulire,
Gagnez la confiance des acteurs internes et
externes de la socit.
> Collecte permanente des informations
> Automatisation des traitements et
oprations de clture
> Mise disposition dinformations cibles
pour les dcideurs
> Moyens de publication adapts

> Contrle des encours


> Gestion des relances prventives
et curatives
> Notations clients et fournisseurs

Pilotez vos rsultats par la prvision


Suivez en temps rel votre activit,
Acclrez vos processus de dcision,
Ajustez en permanence vos prvisions aux ralits
conomiques.
>
>
>
>

Portail dcisionnel
Tableaux de bord
Requtes multicritres
Gestion de trsorerie prvisionnelle

Scurisez votre systme dinformation


financier

Facilitez la mise en application des nouvelles normes,


Contrlez qui fait quoi,
Intgrez des pistes daudit,
Scurisez vos archives financires.
> Normes IAS/IFRS
> Gestion des accs, des habilitations et
traabilit des transactions
> Moteur de workflow puissant et intgr
> Socle technologique Sage X3 fdrateur
Indpendance vis--vis de
lenvironnement technique
Conforme aux standards technologiques
Disponible sur les plates-formes du
march
Architecture technique avance

Grce au portail dcisionnel,


pilotez vos rsultats par la prvision

Sage X3 Finances / 5

Gestion Comptable et Financire

Gnralits
Gestion multisocit
Gestion multitablissement
Gestion des tablissements ou sites, financiers et/ou
oprationnels
Saisie multitablissement
OD automatiques intertablissements
Toutes restitutions possibles par tablissement, socit et
groupe d'tablissements
Gestion des devises
Plurimontaire avec stockage des montants en trois
devises (transaction, comptabilit, reporting)
Type de cours paramtrable par devise (journalier,
mensuel, annuel etc)
Suivi des comptes multi-devises
Restriction des comptes une ou plusieurs devises
Gnration automatique des critures d'cart de change
Gnration automatique des critures d'cart de
conversion actif/passif en mode rel ou simul
Consultations
Paramtrables par utilisateur ou groupe d'utilisateurs
Par recherche multicritre (devises, groupe de collectifs)
Par tablissements, socits ou groupe d'tablissements
Piste d'audit avec zooms du gnral au dtaill
Consultation balance, balance date, comptes et critures
Consultation des chances, analyse du risque, balance
ge, dernires oprations, rglements, factures, banques
Consultation pyramides, budgets, balance analytique,
natures et sections, comparatif budget/rel
Toutes les consultations sont transversales entre
comptabilits
Tableaux de bord
Extractions paramtrables sur les donnes comptables,
tiers, analytiques, budgtaires et IAS
Paramtrables par utilisateur ou groupe d'utilisateurs
Editions et consultations multicritre
Par tablissement, socit ou groupe d'tablissements
Restitution par tableau ou groupe de tableaux
Stockage dtail ou non par tableau
Gestion des rvisions et historisation des rvisions
Piste d'audit avec zooms du gnral au dtaill
Consultation et insertion de valeurs permettant de simuler
un rsultat
Gestion des styles et effets

6 / Sage X3 Finances

Export vers Excel


Restitution graphique
Livraison de tableaux : bilan, compte de rsultat, SIG,
bilan IAS, rsultat IAS par nature
Dfinition des plans comptables
Par socit, tablissement ou groupe d'tablissements
Gnraux de type alphanumrique
Auxiliaires de type alphanumrique
Analytique multiaxe
Plan de natures analytiques & budgtaires
9 plans de sections

Comptabilit Gnrale
Dfinition des journaux
Types de journaux paramtrables: vente, achat, trsorerie,
OD gnrales, OD analytiques, -nouveaux...
Modles de comptes interdits par journal
Comptes habituels par journal
Pices comptables
Import, interface ou saisie manuelle
Ecrans et scnarii de saisie paramtrables par utilisateur
ou groupe d'utilisateurs
Ecritures modles, provisoires, dfinitives, de simulation
(consultables ou pas), hors-bilan, lots, dabonnement...
Duplication extourne date
Automatisme des oprations d'arrt : FAR, FAE et AAR,
CCA et PCA, abonnements avec solde automatique
rception de facture, carts de conversion etc
Gnration automatique des critures de clture : critures
automatiques de dversement de compte compte
(optionnel), de clture (optionnel), de report nouveau et
de calcul du rsultat.
Lettrage
Manuel, automatique, en-cours de saisie
- par montant : transaction, socit, reporting
- par passage au solde
- par recherche du solde
- par analogie de rfrence ou de libell
Partiel ou total
Automatisme de groupe lettrage : prise en compte des
carts, escomptes, agios, diffrences de rglement,
diffrences de change
Historisation du lettrage
Dclaration de TVA
Sur dbit, sur encaissement

Gestion du prorata de TVA


Gestion de la suspension de taxe et des prestations
immatrielles

TVA intracommunautaire
Ecritures automatiques de rgularisation de TVA sur
encaissement (acomptes, impays)

Gestion des taxes parafiscales


Dclaration de TVA
Outils de contrle
Gestion DAS2

Proposition des montants dclarer


Possibilit de modification et d'ajouts manuels la
dclaration

Calcul des droits d'auteur


Livraison standard des supports TDS bilatrale et DADS-U
Arrts priodiques

Automatisation des oprations d'arrt : FAR, FAE, AAR,


CCA, PCA, carts de conversion

Contrle bloquant/non-bloquant par paramtre des tapes


cls de l'arrt

Etats rcapitulatifs et outils de contrles


Clture
Clture par tablissement ou par socit
Gnration automatique d'critures de dversement de
compte compte (optionnel),
Gnration automatique d'critures de clture (optionnel),
Gnration automatique des critures de report nouveau
et de calcul du rsultat
Prise en compte des particularits pays, lies au
processus de clture

Comptabilit tiers
Dfinition des tiers
Identification unique du tiers
Multitablissement, multisocit, multicollectif, multitype
(client, fournisseur, prestataire), multiRIB et multiadresse
Identification des tiers intra-groupe
Dfinition de valeurs par dfaut : tiers factur, payeur,
groupe, factor, mode et conditions de rglement,
conditions d'escomptes-agios
Facturation
Saisie ou import (EDI)
Immobilisation automatique des dpenses
Edition
Validation

Suivi des chances


Ecrans paramtrables de consultation
Interventions courantes de suivi des chances :
clatement, regroupement, prorogation, modification de
tiers payeur/pay, mode de rglement, BAP, Relev,
relance, litige, cadencement des chanciers de
rglement etc
Outil de travail des circuits de BAP avec dclenchement
de workflow, gestion des litiges
Outil de travail des relances : relances multi-niveaux dans
la langue du client, par seuil de relance ou dlai, mthode
de relance unitaire ou groupe.
Blocage / Dblocage unitaire ou en masse des clients sur
critres croiss.
Outils d'aide la dcision
Niveau dossier, socit, tablissement ou groupe
d'tablissements
Niveau collectif, multicollectif ou par groupe de collectif
Consultation balance ge, balance ge date
Consultation des chanciers
Analyse du risque tiers temps rel et justification de tous
les postes
Evaluation du risque global
Evaluation du risque commercial
Evaluation du risque financier
Statistiques de rglement
Actions commerciales venir
Analyse directe du solde comptable par rpartition en
pourcentage des diffrents postes.
Synopsis tiers prsentant les dernires oprations ;
justification de toutes les oprations
Gestion des rglements
Cycle de vie du rglement paramtrable par mode de
rglement
Ecrans de saisie paramtrables
Saisie Banque ou Caisse
Gestion des rglements comptoirs (intgration la
facturation vente)
Saisie manuelle rapide par picking unitaire ou en lot
Proposition automatique avec tableau de contrle de la
masse rgler
Jusqu' quatre tapes de comptabilisation
Proposition d'dition de bordereaux par banque (remise
de chque SP/HP, remise de traite l'encaissement
/escompte)

Sage X3 Finances / 7

Edition des chques et lettre-chques, traites, avis de

Comptabilit groupe

domiciliation, virements mettre et prlvements


effectuer
Gnration de fichiers
Lettrage des rglements sur : facture, avoir, commande,
relev, acompte, pice comptable
Gestion de pools bancaires : analyse du solde rel et
virtuel
Rglement dans des devises diffrentes de la devise
d'origine
OD automatiques intertablissements, interdevises,
intertiers et intercollectifs
OD automatiques de diffrence de rglement, d'escompte,
d'agios, de rquilibrage de lettrage, de prorogation
Gestion des acomptes sur commande et de leur imputation
totale ou partielle sur facture
Automatisation de la saisie des impays : gestion des frais
bancaires, refacturation des frais bancaires, passage en
collectif douteux, rgularisation de TVA.
Compensation client / fournisseur.
Liaisons bancaires
Fonction de paramtrage des fichiers bancaires par
banque
Fourniture standard de formats prts l'emploi (fixes ou
EDI)
Tltransmission ETEBAC 3/5
Gestion des virements nationaux / internationaux / avec
banque intermdiaire, prlvement
Gestion des remises / relevs / rponses d'effet
Import et pointage (automatique, semi-automatique ou
manuel) des relevs
Gestion du Factoring
Gnration de quittances et ditions de lettres de cession
Comptabilisation des quittances
Fichier magntique
Notification de rglements
Gestion des notes de frais
Import, interface ou saisie
Contrles et gestion des Visas
Comptabilisation
Proposition de rglement
Etats de synthse

Comptabilit IAS
Critres de consultation et d'dition par tablissement,
socit, groupe d'tablissements
Gestion d'un double Rfrentiel (comptabilit sociale et
comptabilit IAS)
Calendrier IAS indpendant du calendrier de la
comptabilit sociale
A partir d'un vnement de gestion unique :
- gnration d'critures communes entre comptabilit
sociale et IAS, ou,
- gnration d'critures indpendantes
Saisie directe de pice IAS ou import
Champs paramtrables ddis aux analyses sectorielles
Affectations et r-affectations de secteurs a posteriori
Piste d'audit de la Balance IAS vers les critures IAS
Consultation de Balance IAS
Consultation de Compte IAS
Consultation d'critures IAS
Tableaux de Bord IAS avec livraison standard du Bilan IAS
et d'un compte de Rsultat par nature
Editions IAS : Balance gnrale, auxiliaire, Grand-Livre
gnral, auxiliaire, journal gnral, journaux comptables
Extraction pour consolidation
Critres de consultation et d'dition par tablissement,
socit, groupe d'tablissements
Dfinition d'un primtre socit de consolidation
Identification des tiers partenaires intra primtre de
consolidation
Identification des flux intra-groupe
Tables de correspondance interne / externe pour les
entits socits et tiers partenaires
Extraction pr-consolide Balance et Grand-Livre
Export des donnes (soldes ou mouvements)
Primtre fonctionnel quivalent pour les extractions IAS

8 / Sage X3 Finances

Comptabilit analytique et budgtaire


Analytique sur 9 axes
Plan de Natures
9 plans de Sections
Contrle de cohrence : natures / sections et sections /
sections

Comptabilit analytique
En provenance de la comptabilit gnrale, des modules
amonts ou en saisie analytique seule
En quantit et/ou montant
Ventilations par cl de rpartition en pourcentage et/ou
montant en mode manuel ou automatique
Rpartitions en cascade a posteriori en quantit ou
montant, au prorata de facteurs fixes (units d'oeuvre,
nombre d'employs, de M2 etc) ou calculs
Piste d'audit des pyramides vers la balance analytique
jusqu'au dtail des critures ou du document d'origine
Consultation de pyramides multiniveaux
Consultation de balance analytique
Consultation de natures
Consultation de sections
Consultation de pices
Comptabilit budgtaire
Transactions paramtrables de saisie de budgets
Saisie manuelle, import ou interface standard avec logiciel
d'laboration budgtaire
Nombre illimit de versions de budgets
- par couple nature et section
- par anne et/ou pluriannuel, sur priodes fixes ou
glissantes
- cls de rpartition
Budgtisation sur pyramides et/ou plans analytiques
Rvision manuelle ou calcule d'aprs formules ou
pourcentage
OD budgtaires
Autorisation de dpense avec circuit de signature
Suivi budgtaire temps rel sur DA et commande

Contrle budgtaire bloquant


Contrle budgtaire non bloquant, avec circuits de
signatures complmentaires

Gestion des signataires principaux et supplants,


permutation
Moteur de workflow intgr au circuit
Piste d'audit de la Balance analytique jusqu' la DA /
commande d'origine
Piste d'audit des budgets jusqu'aux OD budgtaires
Consultation de comparaison budgtaire
Consultations rel / budget / pr-engagements /
engagements
Consultation de pyramides multi-niveaux budget /
pr-engagements / engagements / rel
Consultation de balance analytique budget /
pr-engagements / engagements / rel
Comptabilit d'engagement et suivi des dpenses
En intgration complte avec les achats
Gestion en temps rel du suivi budgtaire
Contrle budgtaire en montant, quantit, avec plafond
de dpassement par utilisateur
Circuit de signatures avec variantes (blocage, tolrance,
etc) et workflow
Gnration automatique d'critures de pr-engagements
(DA) et d'engagements (Commande)
A chaque tape du flux, dsengagement de l'tape
prcdente
Gnration automatique d'critures et imputation directe
du ralis sur ligne budgtaire (FAR, FAE, AAR, Factures,
Factures complmentaires et avoirs)

Sage X3 Finances / 9

Gestion Financire des Biens

Dpenses
Issues des factures tiers (Sage X3 Finances / Comptabilit
Tiers) et des factures dachat (Sage X3 Finances / Achats)
Issues, par import, dune application externe
Saisies directement dans la base des Immobilisations
Double classification comptable : vis--vis des normes
nationales et vis--vis des normes internationales IAS/IFRS
Double valorisation : dans la devise de transaction
convertie dans la devise socit
Archivage des dpenses immobilises justifiant lactif et
permettant de valoriser les sorties partielles
Fiches dimmobilisation
Rattachement la/aux dpense(s) justifiant et valorisant
limmobilisation
Double classification comptable : vis--vis des normes
nationales et vis--vis des normes internationales IAS/IFRS
Double valorisation : vis--vis des normes nationales et
vis--vis des normes internationales IAS/IFRS
Gestion des diffrents types de dtention : En proprit,
En crdit-bail, En location, En concession, En prvision
Origine : rfrences au processus budgtaire et au
processus achat
Date dachat, Date de comptabilisation et Date de mise
en service
Imputations analytiques, rattachements aux UGT et aux
secteurs gographique et activit
Localisations et immatriculation code barre permettant
les inventaires de contrle
Gestion de la TVA pour les non assujettis et pour les
assujettis partiels
Base dimposition au titre de la TP ou de la TF
Gestion des composants
Plans damortissements : 15 plans possibles dont :
- comptable selon les normes nationales (prise en compte
des nouvelles normes CRC 2002-10)
- fiscal pour dterminer lamortissement drogatoire
- retrait pour consolidation selon les normes internationales IAS/IFRS
Gnration des pices comptables : mises en service,
dotations, dprciations, rvaluations, sorties,

10 / Sage X3 Finances

Dotations comptables
Calcules en rel ou simules
Prise en compte des diffrents modes damortissement
en vigueur en Europe
Prise en compte des particularits fiscales franaises
Prsentation exercice ou priodique (dcoupage de
lexercice en priodes : mois, trimestre, )
Visualisation des plans damortissement
Comptable
Fiscal
Drogatoire
Consolidation selon les normes IAS/IFRS
Subvention...
Eclatement pour raffectation ou sortie partielle
Via la quantit pour une immobilisation correspondant
un lot
Via la slection de dpenses (lignes factures) pour une
immobilisation regroupant plusieurs dpenses
Via la valeur de limmobilisation
Changement dimputation comptable

Mise en service de limmobilisation


Virement de compte compte
Transfert

Changements dimputations analytiques, de secteurs,


dUGT

Changements de localisations
Changement des paramtres damortissement

Mode, dure, valeur rsiduelle,


Gestion des rvaluations

Rvaluation selon la valeur march ou par application


dun coefficient
Calcul de la reprise de rvaluation
Gestion des dprciations
Dprciation dun actif ou dune UGT regroupant des actifs
Prise en compte des goodwill
Dtermination du plafond de reprise

Sorties dimmobilisations
Selon les diffrents motifs : ventes, mises au rebut, fin de
contrat de location-financement ou rsiliation
Opration intragroupe : apport partiel dactif, fusion,
scission
Gestion des financements

Subventions dquipement : gestion de plusieurs


subventions pour un bien et de plusieurs biens pour une
subvention
Contrats de location-financement : bailleur, validit,
chancier, biens associs
Gestion des actions : leve doption dachat, rsiliation,
chance
Gestion des inventaires

Reporting
Situation dun plan damortissement : exercice ou
priodique
Simulation dun plan damortissement sur un nombre
dexercices ou de priodes paramtrable
Situation compare de 2 plans damortissement
Plus et moins values de cessions
Liste des immobilisations : les entres, les sorties,
les composants,
Engagements crdits location-financement
Etat comparatif redevances amortissements
Etats lgaux franais
2054 : immobilisations
2055 : amortissements
2855 : taxe sur les vhicules des socits

Immatriculation des immobilisations selon la technologie


code barres
Inventaire des immobilisations par lecture des tiquettes
code barres
Comparaison de la situation inventorie avec la situation
enregistre dans la base Sage X3 gestion financire des
biens : dtection des carts
Traitement des carts : biens dplacs, biens non
inventoris,

Sage X3 Finances / 11

Achats

Principales fonctionnalits
Fournisseur
Dclinaison du fournisseur : command, facturant, pay
et groupe
Multi-adresses et multi-RIB
Gestion des contacts par adresse
Gestion des escomptes/agios
Modes de rglement multi-types et multi-chances,
avec gestion de mode de rglement substitutifs
Suivi commercial et financier
Montant minimum de commande
Commandes multi-lignes
Suivi qualit des fournisseurs
Notation fournisseurs
Contrle de len-cours fournisseur :
- Situation en temps rel de len-cours
- Contrle de len-cours paramtrable (blocage)
Consultations avec piste daudit du gnral au dtaill :
- Analyse du risque commercial par site, socit ou dossier
- Analyse du risque financier par site, socit ou dossier
- Consultation de comptes multi-collectifs
- Consultation des dernires oprations
- Consultation de lhistorique commercial
- Consultation des tarifs du fournisseur
Relance fournisseur par commandes non livres sur
articles attendus
Catgories articles
Regroupements darticles ayant des rgles de gestion
similaires
Cration rapide dun article hritant des rgles de gestion
et des valeurs par dfaut de la catgorie
Association de rgles de gestion concernant les entres
et les sorties
Association de rgles dallocation paramtrables
Association de rgles de valorisation paramtrables
Articles
Sur stock ou non, gestion des numros de srie, numros
de lot et de sous-lot
Articles commerciaux, prestation de service ou prestation
de sous-traitance
Gestion de la TVA et de taxes parafiscales
Rfrence article, dsignation article, units, quantits
minimum dachat personnalisables par fournisseur
Identification des fournisseurs de contremarque par article
Gestionnaires par article (Approvisionneur, Acheteur)

12 / Sage X3 Finances

- Consultation de catalogue de tarifs


- Consultation du stock par site
- Consultation des cots article
- Consultation et association des articles concurrents
- Consultation du parc article
Multiunits
Units de stock
Units de conditionnement avec facteurs de conversion
fixes ou variables
Units commerciales (ventes, achats)
Rgles de transformation dunit paramtrables en cas
de prlvement dans une autre unit : dconditionnement,
gestion de rompus, fractionnement dunit
Gestion dtiquettes de stock selon les conditionnements
Tarifs-remises
Structure tarifaire paramtrable par fournisseur
Tarifs paramtrables multicritres
Gestion des tarifs par devise, par coefficient, par quantit
ou par formule paramtrable
Tarifs inter-socits
Tarifs applicables par intervalles de date
Tarifs applicables par ligne et/ou par document
Remises et frais la ligne et en pied, en montant, en
pourcentage, en cumul, en cascade
Simulation dapplication de tarifs
Historisation des prix et remises appliques
Import de catalogue fournisseur
Intersocits / Intersites
Gestion de flux commerciaux automatiss entre sites
dune mme socit ou entre sites de socits diffrentes :
- Tarification inter-socits
- Commandes ouvertes gnres automatiquement
partir de commandes dachats
- Facturation inter-socits avec gnration du contrle
facture achat sur le site client
Gestion de flux logistiques entre sites dune mme
socit ou entre sites de socits diffrentes :
- Livraisons inter-sites
- Rceptions inter-sites avec hritage des caractristiques
de stock des livraisons correspondantes
- Retours clients ou inter-sites avec hritage des
caractristiques de stock des retours fournisseurs
correspondants
- Mouvements de stock inter-sites immdiats pour des
sites proches gographiquement

Documents commerciaux
Transactions de saisie paramtrables par utilisateur (saisie
rapide)
Cycle dachat paramtrable :
- Appel doffre / Demande dachat / Commande
- Demande dachat / Appel doffre / Commande
- Appel doffre / Commande
- Commande / Facture
- Commande / Rception / Facture
- Commande / Facture / Rception
- Facture directe
Numrotation automatique ou manuelle
Liens illimits de document document
Gestion de textes imprimables en en-tte, en pied et la
ligne de document
Identification du code affaire la ligne
Appels doffre
Gestion des demandes (multi-articles et multifournisseurs)
Edition des demandes par fournisseur
Prise en compte de demandes dachats
Comparaison des offres
Rponses et relances
Gnration de lignes de tarif
Autorisation de dpenses
Gestion en temps rel du suivi budgtaire
Contrle budgtaire (avec avertissement ou blocage) en
montant, quantit, avec plafond de dpassement par
utilisateur
Circuits de signature paramtrables sur demandes
dachat, commandes et commandes ouvertes avec circuit
supplmentaire en cas de dpassement budgtaire
Gestion des signataires principaux et supplants,
permutation
Moteur de Workflow intgr au circuit
Gnration automatique d'critures de pr-engagements
(demande dachat) et d'engagements (commande)
A chaque tape du flux, dsengagement de l'tape
prcdente
Gnration automatique d'critures et imputation directe
du ralis sur ligne budgtaire (FAR, FAE, AAR, factures,
factures complmentaires et avoirs)
Piste d'audit depuis la Demande dachat, la Commande,
la Rception la Facture vers la pice comptable
correspondante

Demandes dachat
Saisie et dition des demandes dachat
Interrogation et justification des prix appliqus
Demandes pour achats gnraux ou commerciaux
Prise en compte des suggestions de rapprovisionnement
Prise en compte des appels doffre
Solde des demandes dachat manuel ou automatique
Gnration de commandes en fonction des habilitations
Consultation des commandes associes
Commandes fournisseurs
Saisie et dition de commandes dachat fournisseurs ou
commandes ouvertes avec programme de livraison
Commandes pour achats gnraux ou commerciaux
Gestion des avenants
Gestion des acomptes
Prise en compte des suggestions de rapprovisionnement,
des demandes dachat
Prise en compte des appels doffre
Solde des commandes dachat manuel ou automatique
Gestion des reliquats
Interrogation et justification des prix appliqus
Situation de la commande (traabilit, rception, factures)
Consultations avec piste daudit :
- Consultation des rceptions et factures
- Consultation des demandes dachat consommes
Outils daide la dcision
Plan de travail de lacheteur
- consommation des suggestions, des demandes dachat
et des ordres de contremarque
- choix du fournisseur
- possibilit de modifier le fournisseur habituel de
contremarque
- gnration de commandes classiques, intersocits ou
intersites
Planning global
- analyse multisites par famille d'articles ou article
- mise en relief des ordres critiques
- regroupement dordres
- gnration de commandes, de demandes de livraison
ou de demandes dachat
Plan de travail
- analyse monosite, monoarticle
- regroupement d'ordres
- gnration de commandes, de demandes de livraison
ou de demandes dachat

Sage X3 Finances / 13

Valorisation des stocks


Suivi des prix de revient
DPA, PMP, FIFO, LIFO, dernier prix, prix standard, prix
standard actualis et prix simul
Coefficient dapproche
Rgularisation sur facture fournisseur (montant, quantit,
cours devise)
Rgularisation sur facture complmentaire (facture
transporteur)
Stock
Traabilit
Consultation du stock rel ou prvisionnel avec date de
premire disponibilit
Consultation du dtail des stocks
Consultation par site de stockage ou consolid
Consultation de lhistorique des mouvements de stocks
Consultation des stocks en transfert et en transit (intersites
ou intersocits)
Calcul des besoins
Rapprovisionnement sur seuil / priodique / inter-sites
Calcul des besoins nets
Calcul en fonction des stocks de scurit
Rception
Rception directe ou par picking de lignes de commandes
Rception dexpditions intersites ou dexpditions
intersocits
Rception de prestations de sous-traitance
Rception dtaille ou rapide quai avec gestion de plans
de rangement pour complter les informations de stock
Gestion des emplacements, des lots fournisseurs ou
internes et des numros de srie
Situation de la rception (factures, retours)
Impression des tiquettes de stock
Traitement des mouvements en attente et des ruptures
Assurance qualit
Gestion des numros de lots, sous-lots
Gestion des numros de srie
Gestion de statut de stock : accept, rejet, contrl
Gestion de sous-statuts de stock
Dfinition de fiches de contrle qualit
Procdures de contrle qualit avec demande danalyse
Gestion des premptions
Gestion de la traabilit amont et aval

14 / Sage X3 Finances

Retours
Cration de retours par slection de lignes de rceptions
ou saisie directe
R-intgration des quantits retournes sur commande
Gnration de lavoir correspondant
Factures fournisseurs externes ou groupe
Type de facture paramtrable
Enregistrement et vrification
Autorisation par utilisateur du niveau de bon payer
Rapprochement Facture / Bon de rception / Commandes
Rapprochement Avoir / Retour / Facture
Factures et avoirs complmentaires
Ventilation des lments de pied de facture la ligne
Rgularisation en valeur des mouvements de stock en
fonction des carts sur facture
Intgration comptable
Factures recevoir
Avoirs recevoir
Factures fournisseurs
Prengagements et engagements avec contrle budgtaire
Gestion des acomptes
Comptabilisation des mouvements de stock
Taxes
TVA sur dbits et encaissements
TVA intracommunautaire
Taxes parafiscales en montant et pourcentage
Formules applicables sur taxes parafiscales (seuil,
quantit)
Dclarations dchanges de biens
Interface dintgration des nomenclatures douanires et
association aux fiches articles
Enregistrement des donnes ncessaires la dclaration
dchanges de biens (Rgimes, Natures, Conditions de
livraison)
Fonction dextraction des flux devant tre dclars avec
possibilit de modifier les informations extraites
Etat de vrification des informations dclarer
Interfaces vers IDEP prparamtres
Gestion des particularits locales de la DEB (Portugal, UK,
Italie)

Stocks

Principales fonctionnalits
Catgories articles
Regroupements darticles ayant des rgles de gestion
similaires
Cration rapide dun article hritant des rgles de gestion
et des valeurs par dfaut de la catgorie
Association de rgles de gestion concernant les entres
et les sorties
Association de rgles dallocations paramtrables
Association de rgles de valorisations paramtrables
Base article
Informations techniques
Informations de gestion
Informations commerciales
Multiunits
Units de stock
Units de conditionnement avec facteurs de conversion
fixes ou variables
Units commerciales (ventes, achats)
Rgles de transformation dunit paramtrables en cas
de prlvement dans une autre unit : dconditionnement,
gestion de rompus, fractionnement dunit
Gestion dtiquettes de stock selon les conditionnements
Multisites et multisocits
Gestion des ordres de transfert inter-sites et inter-socits
Rapprovisionnement inter-sites
Rapprovisionnement des emplacements de picking et
des emplacements de sous-traitance
Multidpts
Contrle daccs aux stocks :
- Par groupe dutilisateurs
- Par type de transaction
Multiemplacements
Dfinition de la structure des emplacements
Stockage fixe ou alatoire
Politique dattribution des emplacements
Politique de libration des emplacements
Gestion de stock chez les tiers

Assurance qualit
Gestion des numros de lots, sous-lots
Gestion des numros de srie
Gestion de statut de stock : accept, rejet, contrl
Gestion de sous-statuts de stock
Dfinition de fiches de contrle qualit
Contrle qualit
Gestion des premptions
Gestion de la traabilit amont et aval
Mouvements de stock
Rception, rception rapide quai, plan de rangement
Mouvements internes, assemblages, dsassemblages
Prparation et livraison
Retours clients et fournisseurs
Inventaires
Mouvements inter-socits et inter-sites
Cumuls stocks
Stock physique
Stock allou
Stock rserv
Stock sous contrle
Stock disponible
Stock en commande
Stock disponible prvisionnel
Stock manquant
Stock transfr
Stock en transit

Stocks
Consultations des stocks
Echancier stock synthtique par priode
Echancier stock dtaill
Consultations avec piste daudit du gnral au dtaill :
- Stock par site
- Stock par lot
- Stock par numro de srie
- Stock par emplacement
Stock date
Mouvements de stock
Dtail des allocations
Stocks premption
Consultation de la traabilit amont, aval, par lot ou par
pice

Sage X3 Finances / 15

Gestion des inventaires


Gestion de sessions dinventaires, intgrant des listes
dinventaires
Inventaires tournants, complets, par emplacement, par
article
Transactions dinventaires paramtrables
Gestion des rapprovisionnements
Calcul :
- quantits conomiques
- seuils de rapprovisionnement
- stocks de scurit
- stocks maximum
Calcul des besoins nets
Rapprovisionnement priodique
Rapprovisionnement sur seuil
Rapprovisionnement des zones de prparation

Valorisation des stocks


Prix standard
Prix standard actualis
Prix simul
Prix FIFO
Prix LIFO
Prix moyen pondr
Dernier prix
Outils danalyse
Analyses des consommations,
Historiques
Etats des stocks valoriss
Rotation de stock

Intgration comptable

Comptabilisation des mouvements de stock avec critres


dagrgation
Intgration analytique multiaxe

16 / Sage X3 Finances

Administration et support

Aide en ligne
Interactive en HTML, personnalisable l'installation
Documentation fonctionnelle (par fonction et sur champ)
Documentation technique (MCD, dictionnaire, points
dentre, description dtaill des paramtrages standards
fournis)

Tches diffres
Serveur de requtes diffres permettant dautomatiser
la plupart des fonctions de Sage X3 Finances, et
notamment :
- lintgration/extraction de donnes
- les ditions diffres
- les oprations telles que les cltures comptables, le
lettrage, le calcul des besoins, le rapprovisionnement...
Dfinition dabonnements
- sur base mensuelle, hebdomadaire, journalire en
frquence, en grant des calendriers dexploitation
Contrle de lancement et de bon achvement des tches
diffres
- cran de surveillance
- heure limite de lancement dune tche
- interruption automatique des tches trop longues
- trace des oprations effectues
- enchanement de tches
- lancement et contrle des tches par dpt de fichiers

Gestion des utilisateurs et de la scurit


Dfinition des utilisateurs
- dfinition dadministrateurs et de sous-administrateurs
par fonction
- hirarchies dutilisateurs et dadresses de messagerie
pour le workflow
- jeux de paramtres dfinissables par utilisateur
Contrle des accs
- sur des fonctions, sous-fonctions, transactions, champs
- accs en visualisation, modification, excution (par
exemple droit de comptabilisation sur un compte)
Restriction des informations en fonction de lutilisateur
- par groupes de socits, socits, groupes de sites, sites
- par groupes de donnes logiques (codes daccs sur
comptes, budgets, tiers, donnes techniques)
- par rle utilisateur paramtrable (par exemple client,
fournisseur, commercial, payeur), on peut donner
accs pour des tiers externes aux seules informations
qui les concernent.
Traabilit et scurit
- dconnexion par time-out

- priodicit de renouvellement et taille minimale des


mots de passe
- verrouillage du compte au bout dun nombre paramtrable
de tentatives infructueuses
- gestion du nombre de connexions simultanes par
compte et groupe dutilisateurs
- surveillance utilisateur et trace paramtrable des
oprations faites par utilisateur
- trace horodate des modifications
- dfinition des hirarchies dutilisateurs et dadresses
de messagerie pour le workflow

Restitutions
Outils dcisionnels
> Statistiques bases sur des vnements dclencheurs
dfinissables en batch ou temps rel :
- analyse multiniveaux sur 8 critres
- priodicit paramtrable (jour, semaine, quinzaine,
mois...)
- comparaison de montants et de quantits sur plusieurs
priodes, palmars et classements
- prsentation graphique et publication via le portail
- piste daudit intgrale du cumul au dtail
> Compatibilit avec les diffrents outils standard de
business intelligence
> Transfert sous Excel dun simple clic de tout cran
dinterrogation du progiciel
> Ciblage avanc marketing :
- comptages, extractions, fusions de donnes issues de
donnes de la base
- gnration de publipostage ou export sous Excel des
rsultats
> Explorateur de liaisons :
- cration manuelle ou automatique de liens hyper-textes
avec des smantiques paramtrables entre les informations
- liens dfinissables par groupes dutilisateur, visualisables
de faon arborescente, permettant la navigation par
simple clic. On peut par exemple, tablir un lien entre
article et client, avec la smantique client
particulirement satisfait de larticle .
> Portail utilisateur :
- permettant de pousser linformation vers les utilisateurs
de faon graphique, interactive, personnalise.
Par exemple, on peut crer un portail commun pour les
acheteurs, des portails diffrents pour chaque commercial,
un portail pour les contrleurs financiers
- dans des pages web accessibles via navigateur
ou depuis le client Windows.

Sage X3 Finances / 17

Consultations
> Consultations paramtrables :
- dans la prsentation (liste et ordre des colonnes)
- dans la slection des donnes (mmos dfinis par
utilisateurs et/ou de faon commune)
- remonte de la piste daudit tous les niveaux
> Requteur intgr :
- permet la constitution dcrans de consultation sur toutes
les tables de la base, avec des jointures automatiques
ou manuelles, des tris et des slections, des zooms
> Tableaux de bord
- intgrant la logique mtier en finance, ils permettent des
agrgations sur des logiques comptables, des comparaisons, des calculs intermdiaires et des saisies stockes,
des rvisions multiples, des zooms sur toute la piste
daudit.
Editions
> Bases sur Crystal Reports :
- une bibliothque de prs de 400 tats est fournie en
standard, intgrant notamment les tats lgaux pour
les lgislations supportes
- dclenchement dditions automatique, avec passage
de paramtres selon le contexte, en temps rel ou
diffr, en visualisation cran (en Web et client-serveur),
sur fichier, sur imprimante
- gnration de fichiers Word, Excel, textes, HTML, PDF

Gestion de lexploitation
Fonctions de sauvegarde
Paramtrage dalertes (fichiers log)
Moniteur de surveillance
- des tches batch en cours
- des utilisateurs connects
Epuration et archivage
- Dfinition des temps de conservation des informations
avant archivage et avant purge en nombre de jours ou
d'annes
- Consultation en ligne des donnes archives avec les
mmes outils de restitution que pour les donnes
courantes

18 / Sage X3 Finances

Liaisons entre applications, architectures


orientes services
Modles d'import/export
> Permettant limportation et lexportation de donnes
de diffrents formats :
- longueur variable avec sparateurs (tableurs par
exemple), longueur fixe...
- tables de transcodage
> Avec plus de 100 modles standards fournis :
- fiches de base (tiers, clients, fournisseurs, articles,
nomenclatures...)
- mouvements (commandes, factures, BL, mouvements
de stocks, budgets, critures, engagements, DEB,
donnes comptables pour consolidation, tats de
stocks, mouvements de stocks, tarifs...)
- modles normaliss pour utilisation avec des automates
EDI
> Dfinition dimports/exports enchans :
- interfaces avec des bases de donnes distantes
(architectures multi-sites, intgration de systmes)
Dfinition dAPI
- aux normes web services (WSDL/SOAP)
- invocation de web services externes et publication de
web services vers lextrieur
Workflow
> Dclenchement, de faon paramtrable, sur tout
vnement de gestion :
- de lenvoi de messages par toute messagerie compatible
MAPI (Outlook, Lotus Notes...), SMTP/POP3 et
ccMail.
- de lexcution dactions.
> Paramtrage par dfinition :
- de la fonction dclenchant le flux, et les oprations
concernes (cration, modification, suppression, dition,
validation, action prdfinie).
- de conditions complmentaires (champs modifis,
slection sur contenu des fiches, paramtres de
lancement dans le cas des ditions ou des tches...)
- de la liste des destinataires en fonction du contexte
(utilisateurs internes, tiers identifis par leur code et
leur fonction dans lentreprise)

- du texte du message et des pices jointes ventuelles


- des conditions de rponse (lien contextuel vers une
fonction et des donnes lies au contexte dorigine,
insertion de liens pour dclenchement dactions via
clic depuis le message)
- du stockage dans une table historique dinformations
lies au contexte

Fonctions e-commerce
Toutes les fonctions sont accessibles dans un navigateur
Internet.
Disponibilit de web services pour laccs des fonctions
Sage X3 Finances
Connexion prdfinie via web service au serveur
e-commerce Xtend Sage X3 Finances / 13

Dveloppements spcifiques
Tous dveloppements spcifiques possibles grce au L4G
objet intgr ou via des web services vers des objets ou
mthodes Sage Adonix (dans tout langage du march)
Personnalisation des dictionnaires (tables, crans, objets,
types de donnes) avec marquage des objets ou
lments dobjets par des codes activits ddis
Gestion des mises jour avec respect des spcifiques
dvelopps
Accs par point dentre tous les objets standards
Utilisation des librairies de composants standards
Dveloppements utilisables simultanment en mode web
et client/serveur

Paramtrage gnral

> Il gre des tiers :


- multitype (client, fournisseur, transporteur, reprsentant,
donneur dordre, prestataire)
- multiadresse
- multicontact
- multiRIB
- multicollectif
-

Personnalisation de linterface
> Gnrateurs permettant de dfinir, par simple paramtrage :
- les crans de consultation
- les crans de saisie des mouvements (prsence des
champs, nombre donglets, rgles par dfaut)
- lutilisation de vocabulaire mtier personnalis
- des styles utilisateur (pour mettre en vidence par la
couleur, la police, la couleur de fond, des champs de
lcran en fonction du contexte)
- les autres lments de linterface (proprits de
chaque fiche, liste gauche)
- des portails utilisateurs prsentant, dans des pages
html, des donnes agrges ou dtailles en tableaux,
en graphes, ou en calendrier, avec zooms sur le dtail
Moteur de comptabilisation
Tout acte de gestion (factures, mouvements de stocks,
rglements, WIP) peut gnrer des critures de faon
paramtrable. Ces critures pourront tre exportes
vers un logiciel externe, ou intgres directement en
comptabilit.
Une comptabilisation multiple (par exemple IAS et lgale)
est possible.

Notion de dossier
- permettant de dfinir des structures de donnes et des
rgles de gestion communes un ensemble de socits
- avec une typologie de dossiers (dexploitation, de test,
de dveloppement), des rgles dhritage pouvant tre
dfinies entre dossiers
Dfinition des rgles de gestion
- par dossier, socit, site, utilisateur
- avec des hritages de rgles
Structure de base
> Le progiciel est nativement :
- multisocit et site
- multilingue
- multilgislation

Sage X3 Finances / 19

10, rue Fructidor


75834 Paris Cedex 17
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Fax : 01 41 66 25 55

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