PROCESO DE

REGISTRO Y
CONTROL DEL
PERSONAL

UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA AMAZONA

PERUANA-UNAP
1
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y DE

AO DE LA INVERSIN PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD

ALIMENTARIA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA AMAZONA PERUANA-UNAP

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y DE

NEGOCIOS -FACEN
TRABAJO MONOGRFICO

RESPONSABLES:
Lpez Pastrana Danny Valeria
Enrquez Vela Danika Melissa
Rengifo Meja Erick Alberto
ASIGNATURA:
Administracin de Recursos Humanos

DOCENTE:
Francisco Paredes
ESCUELA:
Contabilidad
CICLO:
IV
NIVEL:
II

2013
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DEDICATORIA

El presente trabajo va dedicado a Dios por darnos la vida y al mismo

tiempo a nuestros padres que estn siempre apoyndonos
incondicionalmente, por consiguiente al docente por cada clase que nos
brinda y por la forma que enriquece nuestros conocimientos que en un
futuro contribuirn a nuestro desempeo profesional.

AGRADECIMIENTO

Agradecemos a todas aquellas personas que nos brindan sus

conocimientos y apoyo en la realizacin del presente trabajo, y a nosotros
mismos por nuestra voluntad de salir adelante.

INDICE

INTRODUCCIN
En la actualidad, para que las acciones o actividades empresariales se cumplan, es
necesario que haya un adecuado registro y control del capital intelectual.
El Registro y Control del personal es el procedimiento administrativo, que consiste en
la puesta en prctica de una serie de Instrumentos, con la finalidad de registrar y
controlar al personal que labora en una determinada empresa o institucin.
Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningn administrador
puede controlar sin ellos. Sin embargo, el mejor control previene que sucedan las
desviaciones anticipados a ellas.
Con el control y registro del personal, se trata de asegurar que las diversas unidades de
la organizacin marchen de acuerdo con lo previsto. Los objetivos centrales de esta
tcnica es controlar las entradas y salida del personal, cumplimiento del horario de
trabajo, controlar horas extras, permisos, vacaciones tardanzas, licencias, etc.
Este proceso tcnico se aplica desde el momento en que el colaborador ingresa a
laborar a la institucin.
Los Instrumentos tcnicos mostrados en este trabajo, sirven para controlar, registrar y
manejar las ocurrencias laborales de los colaboradores, sean estos funcionarios,
ejecutivos, administrativos, tcnicos, auxiliares y obreros.

1. CONTROL DEL PERSONAL

El control de personal es un procedimiento administrativo, que consiste en la puesta
en prctica de una serie de instrumentos, con la finalidad de registrar y controlar al
personal que labora en una determinada empresa o institucin.
Este proceso tcnico se aplica desde el momento en que el trabajador ingresa a laborar
a la compaa. Es una funcin tcnica importante para llevar a cabo la poltica de los
recursos humanos, que comienza en forma sucesiva y constituye una fuente importante
de consulta sobre datos personales del colaborador: asistencia e inasistencia,
puntualidad, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones entre otros, por
tal motivo tiene que ser actualizada permanentemente.
El control de personal, ms all de ser una limitante, es una fuente de informacin
necesaria para determinar la situacin actual del trabajador, sobre todo para la toma de
decisiones en cuanto a promocin o ascensos, conceder becas acadmicas, otorgar
derechos, compensacin por tiempo de servicios, movimientos de rotacin, o
reubicacin.

2. REGISTRO DEL PERSONAL

El registro de personal es una funcin tcnica importante para llevar a cabo la poltica
de los recursos humanos, se lleva especficamente en el file o carpeta personal y, ficha
familiar; Este proceso tcnico comienza en forma sucesiva, apenas el colaborador
ingresa a laborar, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha o tarjeta pre
elaborada por el rea de desarrollo de recursos humanos.

3. PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DEL PERSONAL

3.1 CONCEPTO
Es el proceso por el cual se logra establecer e implementar los diferentes documentos
y registros de control relacionados a los deberes y responsabilidades as como los
derechos que van adquiriendo los trabajadores durante su jornada laboral diaria,
semanal, mensual, anual y el record de tiempo de servicio.
Para que las acciones o actividades empresariales se cumplan, es necesario que haya
un adecuado registro y control del capital intelectual. Con el control y registro del
personal, se trata de asegurar que las diversas unidades de la organizacin marchen de
acuerdo con lo previsto. Los objetivos centrales de esta tcnica es controlar las

entradas y salida del personal, cumplimiento del horario de trabajo, controlar horas
extras, permisos, vacaciones tardanzas, licencias, etc.
Este proceso tcnico se aplica desde el momento en que el colaborador ingresa a
laborar a la institucin, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha personal preelaborada por el rea de desarrollo de recursos humanos, complementndose
inmediatamente con su tarjeta de asistencia diaria.
El proceso de registro y control del personal est constituido por toda la
documentacin que sustenta tanto el rendimiento funcional como el comportamiento
de todo el personal dentro de la empresa as como fuera de ella como por ejemplo:
cuando se encuentran en misin de servicio o se les encomendar representatividad en
cualquier evento o institucin.
Los instrumentos tcnicos de registro y control del desarrollo del recurso humano,
sern establecidos de acuerdo a las necesidades, naturaleza y exigencias de la empresa
o institucin, siendo dentro de los ms utilizados los siguientes:
a. la Ficha Personal.
b. Ficha Social
c. Tarjeta de Control Diario de Asistencia.
d. Parte Diario de Asistencia.
e. Papeletas de Autorizacin de Salidas.
f. Tarjetas de Control de Rcord laboral.
g. File Personal
h. Rol Vacacional
i. Rol de Cambio de Vigilancia
j. Cuadro de Asignacin de Personal
k. Reglamento Interno de Trabajo
Los Instrumentos tcnicos citados, sirven para controlar, registrar y manejar las
ocurrencias laborales de los colaboradores, sean estos funcionarios, ejecutivos,
administrativos, tcnicos, auxiliares y obreros.

Cules son los documentos personales?

Partida de nacimiento
Documento Nacional de Identidad
Certificado de estudio.
Certificado de antecedentes policiales
Certificado de antecedente judiciales
Certificado Mdico
Partida de matrimonio
Partida de bautizo
Certificado de extranjera
Libreta profesional
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Cdigo Laboral

Cules son tus documentos curriculares?

Certificados que acrediten haber participado en eventos como: cursos,

seminarios, talleres de capacitacin, adiestramiento, entrenamiento,
especializacin, perfeccionamiento.
Ttulos de postgrado
Certificados de participacin como expositor ponente, organizador, miembros
en cargo directivos de organismos empresariales e institucionales.
Distincin honorfica por haber demostrado alto nivel de responsabilidad
representativa otorgada por otras organizaciones

Cules son los documentos que la empresa expide y que tienen carcter oficial?
Dichos documentos son expedidos cada vez que la circunstancia lo requiera para
registrar hechos o acontecimientos en concordancia con las obligaciones y los
derechos laborales de cada trabajador.

Los documentos son los siguientes:

Resolucin de nombramiento o de contrato de trabajo

Resolucin de permisos, licencias, vacaciones
Resolucin de afiliacin a la AFP
Resolucin de Amonestacin o cualquier sancin disciplinaria
Resolucin de promocin o ascenso de un cargo inferior a otro superior
Resolucin de felicitacin por mritos de eficiencia y eficacia en el
rendimiento funcional
Resolucin de felicitacin por el equilibrio y el mantenimiento de las buenas
relaciones humanas para con sus colegas de trabajo.
Resolucin que acredite haber desempeado cada puesto de trabajo.

Todos los documentos que corresponden e integran el proceso de Registro y Control

de Personal son de alta responsabilidad su ciudadano, mantenimiento y preservacin
por que se encuentran los registros de los deberes y derechos de todos los trabajadores
que sirven a la empresa o entidad para su exigencia y otorgamiento.
-Los deberes u obligaciones se exigen.
-Los derechos se otorgan o conceden
Estos factores son intrnsecos en la gestin de los recursos humanos.

Qu pasa cuando estos factores no son conocidos y seriamente ejecutados y

aplicados? Comienza el desorden, se pierde autoridad, hay quejas, reclamos y
denuncias que se tienen que resolver.
Documentos que se implementan para el control y registro del personal.
1. Tarjeta de los registros de ingresos y salidas
2. Parte diario de tardanzas e inasistencias
3 .Parte semanal de tardanzas e inasistencias para elaborar la planilla de salario
4. Parte quincenal de tardanzas e inasistencias para la confeccin de planillas de
sueldos (el pago quincenal se implementa en las empresas y es facultativo).
5. Parte mensual de tardanza e inasistencias para la confeccin de planillas de sueldo.
El pago es mensual.
NOTA: Las tardanzas e inasistencias injustificadas se descuenta y se computa para su
rcord laboral.
6 .Parte mensual de tardanzas e inasistencias de cada trabajador (este parte se le coloca
en su carpeta personal que va formando parte del rcord laboral anual).
7. Partes de control generados por las papeletas de salida que son autorizados. Son los
siguientes:
a.
b.
c.
d.

Por motivos personales

Por motivos particulares
Por motivo de salud
Por motivos de capacitacin, adiestramiento, entrenamiento, especializacin o
perfeccionamiento.
e. Misin de servicio
f. cuando se le delega representar a la empresa o entidad en otros organismos
8. Rol de Cambios de guardia.
9. Cuadro de control de ocurrencias, que se registra en cada ficha del trabajador para
llevar el rcord laboral al otorgar los derechos de usos de vacaciones, permisos,
licencias con goce y sin goce de haber, para pago de compensacin de tiempos de
servicios (CTS), para pago a las AFP (Administradores de Fondo de Pensiones) y otros
beneficios y tambin las rdenes judiciales y de descuento que pudiera ocasionar al
contraer obligaciones.
Con lo enunciado se infiere que el proceso de registro y control de personal guarda
una gran seriedad y responsabilidad su implementacin.

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3.2 FILE O CARPETA PERSONAL

Se conoce al file o carpeta personal tambin como legajo personal que sirve de
contenedor de toda la documentacin que sustenta la situacin personal y funcional del
trabajador desde que ingresa hasta que termina su vnculo laboral con la empresa o
entidad que puede ser por renuncia, cesanta o jubilacin, sancin acaecido por un
fallo judicial, destitucin del trabajador o despido por fallecimiento.
La carpeta se comienza a formar con el curriculum vitae que fue presentado
cuando concurs en la empresa, y durante su trayectoria laboral que va
adjuntando todos los documentos que acrediten su situacin personal que
sustenten sus derechos laborales. As mismo se agregan los documentos que
procesan y expiden la administracin otorgando los derechos y exigiendo las
obligaciones que corresponden cumplir durante su permanencia en la empresa.
La documentacin se clasifica en:
a. Documentos personales
b. Documentos curriculares
c. Documentos que son expedidos por la administracin
As mismo la carpeta personal se clasifica en dos:
a. Carpetas Activas
b. Carpetas Pasivas
Las primeras corresponden a los trabajadores que se encuentran laborando
representado en el cuadro de asignacin de personal (CAP).
Las segundas corresponden a los que ya no trabajan, o sea que ya no tienen
ningn vnculo laboral con la empresa, trmino que se genera por renuncia,
cesanta o jubilacin, sancin acaecida por un fallo judicial, destitucin o despido
del trabajador o fallecimiento.
Toda documentacin se ordena en forma alfabtica y cronolgica que permita y
facilite la informacin cuando sea requerida
Las carpetas de todo el personal son propiedad de la empresa, se hace entrega la copia
autentica cada vez que el trabajador lo solicite dicha documentacin debe ser
permanentemente actualizada; y tiene carcter confidencial por consiguiente debe
encontrarse en los archivos hermticamente guardados y conservados al igual que la
ficha personal que a continuacin presentamos.

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3.3 FICHA PERSONAL

La ficha personal es un documento formato en el que se encuentra registrado todo los
datos personales e identificacin, el rcord de la situacin laboral, las ocurrencias
hechas por el trabajo durante el tiempo de servicio; y los derechos y obligaciones que
contrae cada trabajador.
La ficha personal corresponde a cada trabajador sustentado por los documentos que
se encuentran a su legado. Por lo que no se puede anotar en su ficha si no hay
documento que lo respalde. Es un argot comn expresar: los documentos hablan.
Las fichas son la propiedad de la empresa mantenindola tambin en registro
computarizado en aquellas empresas que las implementan. Se actualizan
permanentemente relacin con las obligaciones y derechos que se van generando
durante su permanencia en la empresa. Al igual que el legado, las fichas se clasifican
en activas y pasivas. Que corresponde al departamento de gestin de recursos
humanos(o su equivalente) el registro, mantenimiento y conservacin con la
finalidad de proporcionar en forma inmediata a la gerencia para el otorgamiento
de los derechos y la exigencia de las obligaciones para conocer lo siguiente:
1. Conocer con exactitud el rcord de tiempo de servicios del trabajador
2. El rcord de tardanzas, permisos, inasistencias justificadas, e injustificadas,
licencias, con goce y sin goce de haber.
3. Conocer el importe total de los pagos por AFP, seguros para la liquidacin
correspondiente.
4. Situacin laboral para realizar la rotacin, traslado, destaque o reubicacin
buscando la mejora del trabajador coadyuvante a la dinmica de la
organizacin.
5. Conocer los antecedentes del trabajador registrados en su ficha para otorgar
mritos y felicitaciones as como las sanciones a que se hace acreedor por
haber cometido falta.
6. Otorgar y restituir derechos
7. Para la promocin o ascenso del trabajador
8. Autorizacin de descuentos por diferentes conceptos y tambin las judiciales
9. Para tomar medidas colectivas
10. Para controlar y otorgar los periodos de becas as como los permisos y
licencias por motivos de capacitacin, especializacin y perfeccionamiento que
solicita 1
11. Para establecer los diferentes cambios que ha tenido en los diferentes puestos
de trabajo que ha desempeado
12. Otros datos confidenciales que la administracin los registra.
El uso de la ficha personal es tan importante porque da la informacin exacta
de los derechos y obligaciones que le corresponden a cada trabajador.
1. El empleado Vctor Guerrero ingreso a trabajar en la empresa el 2 de enero
del 2004, le debera de corresponder sus vacaciones el 2 de enero del 2005
pero sin embargo ha hecho uso de licencias e inasistencias sin goce de
haber por 30 das en consecuencia le corresponde salir de vacaciones el 2
de febrero del 2005. De dnde sali la informacin? De la ficha personal.
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2. en la empresa ocurri un incendio que afecto todas las instalaciones. su

expansin llego a las oficinas del departamento de recursos humanos,
habindose quemado los archivos; sin embargo, se salvaron las fichas
personales que se encontraban hermticamente guardada en una caja
metlica de acero.
3. Un empleado de ms de 10 aos de servicio ha tenido un hijo en una
conviviente a quien deja de asistir durante el ltimo ao. Por esta situacin
la seora le hace juicio por alimento. El poder judicial resuelve el
descuento por planillas que la empresa tiene que atender. De dnde sali
la informacin requerida? De la ficha personal

3.4

EL CUADRO DE ASIGNACION DEL PERSONAL

El Cuadro de Asignacion del Personal (CAP) o Cuadro de Personal (CP) es el
documento que detalla la relacin exacta de todo el personal que se encuentra
laborando en la empresa o entidad. La nmina comienza con el personal de rganos de
mayor jerarqua hasta el ltimo trabajador de menor jerarqua, indicando el cdigo, la
fecha de contrato o nombramiento, cargo que desempea, remuneracin que percibe,
rea orgnica a la que pertenece.
El Cuadro de Asignacion Personal (llamado as en el sector pblico) o Cuadro de
Personal (usado en el sector privado) se actualiza permanentemente cada vez que
existen cambios, modificaciones, rescisin de contratos, reduccin de personal o
fallecimiento. Es importante la implementacin de este documento, porque sirve
tambin de sustento para la elaboracin de las Planillas de Remuneraciones.
Toda empresa se encuentra obligada a presentar el cuadro de personal a la Direccin
Regional de Trabajo, que es el organismo fiscalizador del sector privado.
Toda entidad Pblica tiene la obligacin de presentar el Cuadro de Asignacin de
Personal a los organismos superiores a la que pertenece su fiscalizacin.
Cuando las entidades y las empresas tienen numeroso personal, confeccionan sus
cuadros clasificndolos en empleados y obreros y por categoras o niveles, de tal
manera que se presente lo ms objetivo posible y sea viable la toma de decisiones
acertadas.
Es funcin del departamento de Recursos Humanos la elaboracin, actualizacin y
mantenimiento del Cuadro de Personal como instrumento de trabajo para la ubicacin
inmediata del trabajador cuando sea requerido.

4. INVENTARIO Y ENTREGA DEL CARGO

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El inventario y entrega del cargo es el documento por medio del cual se legaliza la
entrega y recepcin del cargo, por lo que un trabajador, sea funcionario, empleado u
obrero termina su vnculo laboral con la empresa o entidad donde estuvo trabajando.
Dicho documento representa el inventario de todas las cosas. (Ya sean mobiliarios,
vehculo, tiles de escritorio, sellos, tampones, archivos de documentos, herramientas,
proyectos y archivo de informes, etc.) que se encuentran en su poder, pero que no son
de su pertenencia.
La recepcin del cargo lo hace el jefe de personal (o quien haga sus veces), haciendo
la verificacin y cotejo de todo lo recibido y entregado durante el tiempo que estuvo
trabajando.
El trabajador que ha cesado en sus funciones, hace entrega as mismo de todo aquello
que se encuentre en proceso de trmite o de solucin que por razones del tiempo no ha
sido posible su culminacin, correspondindole al sucesor continuar con el trabajo.
El trmino del vnculo laboral se produce:
a)
b)
c)
d)

Por renuncia voluntaria del trabajador.

Por cese del trabajador por lmite de edad.
Por rescisin del contrato.
Por despido o destitucin del trabajador por haber incurrido en falta grave.

Mediante el documento de entrega de cargo, el trabajador deja de pertenecer a la

empresa o entidad, firmando y fechando conjuntamente con el receptarte y/o
representante legal; significa que a partir de la fecha queda desvinculado dicho
trabajador por lo que en ningn caso puede exigrsele con hostigamiento.

El memorando es un documento de comunicacin escrita de uso interno del jefe para

con los subalternos o viceversa, se usa:
a) Para comunicar rdenes e instrucciones de arriba hacia abajo(jefe a
subalternos)
b) Para comunicar dando cuenta del cumplimiento de las rdenes e instrucciones,
as como de solicitar derechos y condiciones circunstanciales de trabajo; por
ejemplo, solicitud de permiso. Dicha comunicacin es de abajo hacia arriba, de
subalternos al jefe.
Por consiguiente, en ningn caso se expide el memorando fuera de la empresa o
entidad para comunicar a un ex trabajador que ya nada tiene que hacer con los casos
requeridos.

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5 USO Y ABUSO DE LAS HORAS EXTRAS

Las horas extras, tambin llamadas sobre tiempos, son horas de trabajo que realizan
los trabajadores despus de haber culminado la jornada laboral diaria de 8 horas en el
sector privado y de 7.45 horas en el sector pblico.
La empresa o entidad se encuentra facultada de establecer las horas extras cada vez
que existan necesidades urgentes, tales como:
a) Para elevar la produccin, las ventas y los servicios.
b) Para cumplir con determinados compromisos atrasados que por diferentes
motivos justificados no pudieron entregarse.
c) Por razones de inventarios y estudios de racionalizacin de todos los recursos;
la empresa tiene que adecuarse a una nueva estructura organizativa, periodo en
el cual es necesario realizar horas extras.
Para el uso de las horas extras debe haber un convenio pactado entre la empresa y los
trabajadores solicitados .En consecuencia, todos los trabajadores no se encuentran
obligados, determinndose una lista de aquellos que deben de hacer uso de las horas
extras.
Asimismo, cabe indicar que el tiempo de horas extras no debe exceder de 7 horas
diarias, y se paga 25% da cada hora extra. Cuando un trabajador no concurre a trabajar
en horas extras una vez que se ha comprometido con la empresa, se le considera como
falta disciplinaria, salvo imponderables que le han impedido cumplir que deben ser
ciertamente justificados.
El personal posicionado en los cargos de confianza no se encuentra con derecho de
haber uso de las horas extras remuneradas. Lo que s es verdad es que por la
responsabilidad que tienen y de una elevada remuneracin diferenciada, laboran en
sobre tiempos para cumplir con sus funciones.
Asimismo, existen empresas que por la naturaleza de sus actividades tienen
temporadas de elevada produccin y otras de elevada comercializacin, en las que se
requiere que el personal se encuentre dispuesto a realizar horas extras, y es verdad que
se encuentran acostumbrados a esta prctica, para lo cual establecen los presupuestos
con antelacin para el pago oportuno a su personal.
Igualmente, cabe informar que el establecimiento universal de 8 horas diarias de
trabajo, es un esfuerzo psicofsico cuya recuperacin sosegada est cientficamente
comprobada como necesario. El descanso es inevitable, y es imperativo que la
empresa elabore una programacin para ver a quienes les corresponde hacer uso de
las horas extras y aplicar la debida rotacin, por cuanto existen trabajadores que
pueden intencionalmente mermar su rendimiento durante su jornada para poder rendir
durante el uso de las horas extras.

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Tambin nos encontramos con trabajadores rendidores que tienen una gran reserva
fsica y mental que conocen sus tareas, y el trabajo en horas extras son de la misma
calidad como en la jornada normal.

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BIBLIOGRAFA

DONNELLY J., GIBSON L., & IVANCEVICH J. (1995). Fundamentos de

Direccin y Administracin de Empresas (8. Ed.). Espaa: Inmagrag, S.L.
KOONTZ H., WEIHRICH H., & CANNICE M. (2008). Administracin
Una perspectiva global y empresarial (13. Ed.). Mxico, DF: McGraw-Hill.
CHIAVENATO, I.: Administracin de Recursos Humanos. Mc Graw - Hill

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