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Mexichem Resinas Colombia/


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Fecha Rev.: 04/Noviembre 2015


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PROCEDIMIENTO PARA INTERVENTORIA DE CONTRATOS

PROCEDIMIENTO PARA INTERVENTORA


DE CONTRATOS

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PROCEDIMIENTO PARA INTERVENTORIA DE CONTRATOS

Contenido
1. OBJETIVO...........................................................................................................3
2. ALCANCE...........................................................................................................3
3. DEFINICIONES...................................................................................................3
4. PROCEDIMIENTO..............................................................................................5
4.1

Funciones de los interventores....................................................................5

4.2

Procedimiento de funciones.........................................................................6

5. ANEXOS............................................................................................................11
6. ELABOR.........................................................................................................11
7. CONTROL DE CAMBIOS.................................................................................11

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1. OBJETIVO
Establecer las responsabilidades y funciones de los colaboradores que actan
como interventores de contratos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para Mexichem Resinas Colombia S.A.S., C.I.
Mexichem Compuestos Colombia S.A.S., y Mexichem Derivados Andinos S.A.S.
3. DEFINICIONES
Trmino
Interventor

R-SG-305

R-SG-306

Definicin
Persona
designada
por
la
Superintendencia de Abastecimientos
en asocio con la Superintendencia
solicitante, para controlar el desarrollo y
cumplimiento de los alcances y
objetivos del contrato.
Formato registrado en nuestro sistema
de gestin, el cual est estandarizado
para la presentacin formal de las actas
parciales de las obras realizadas por
los contratistas. De esta forma, se deja
constancia que los trabajos contratados
se han ido realizando de acuerdo a las
especificaciones y clusulas del
Contrato.
Formato registrado en nuestro sistema
de gestin, el cual est estandarizado
para la presentacin formal del acta
final de la obra realizada por los
contratistas. De esta forma, se deja

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R-SG-912

Plizas

Solped

Sistema SAP

constancia que los trabajos contratados


se realizaron en concordancia con las
especificaciones y clusulas del
Contrato.
Formato registrado en nuestro sistema
de gestin, el cual est estandarizado
para la presentacin formal de un
reclamo ante el contratista involucrado.
Contrato entre un asegurado y una
compaa de seguros, que establece
los derechos y obligaciones de ambos,
en relacin al seguro contratado.
De esta forma, todo contratista debe
tener una pliza para el desarrollo de
su contrato, siendo este el documento
que certifica y respalda el servicio
contractualmente prestado.
Estas plizas comienzan a regir a partir
de la fecha en que se firma el Acta
final del servicio prestado.
Las plizas de seguro tienen vigencia
de 1 ao, para las personas civiles?; y
2 aos, Para la Prestacin de servicios
El contratista es libre de elegir la
aseguradora
(se
sugiere
a
la
aseguradora Correcol).
Nombre que recibe el documento
generado dentro del sistema SAP para
realizar una requisicin y servicios.
Software modular de gestin integral de
planificacin de servicios empresariales

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(ERP) utilizado en Mexichem para
controlar diversas funciones de la
compaa, entre ellas las de compra
con cargo directo a cuentas contables y
servicios.
4. PROCEDIMIENTO
Los interventores de contratos sern responsables de efectuar actividades
tcnicas y cientficas para verificar, medir, y comprobar que los servicios
entregados por el contratista cumplen con las especificaciones escritas en el
contrato, durante las etapas precontractual, contractual y post contractual.

4.1 Funciones de los Ingenieros delegados como Interventores de


contratos de la Superintendencia a la que estn adscritos.

Crear SOLPED para contratacin de Servicios.


Generar Especificaciones tcnicas de los proyectos o servicios a
contratar.
Recibir y liderar visitas de obra con las empresas licitantes.
Generar Acta resultante de Visita de obra.
Supervisar actividades realizadas por los contratistas durante la
ejecucin de actividades.
Informar cualquier cambio generado en la actividad contratada
inicialmente.
Mantener comunicacin constante con los contratistas.
Generar acta de suspensin o aplazamiento de contrato.
Generar y avalar actas parciales.
Recibir los trabajos al contratista una vez finalizados y dar visto bueno u
observaciones de lo recibido.

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Generar y avalar acta final de obra.


Informar de cualquier incumplimiento al contrato por parte de los
contratistas, especialmente en plazos de ejecucin.
Generar reclamos a Contratistas y seguimiento hasta su cierre.
Dar Vo.Bo. a las facturas que presenten las firmas contratistas, para
avalar la ejecucin del alcance contractual.

4.2 Procedimiento de funciones de Ingenieros delegados como


Interventores

Crear SOLPED para contratacin de Servicios:


El Ingeniero delegado como interventor de contratos podr generar
SOLPED a travs del sistema SAP para que el rea de contratos pueda
licitar y generar la Orden de Compra correspondiente y legalizar la
contratacin y/o compra del servicio solicitado. La SOLPED deber
contener todos los detalles para la contratacin, incluyendo las
especificaciones tcnicas adjuntas y la fecha en la que se tiene previsto el
inicio de los trabajos.

Generar Especificaciones tcnicas de los proyectos o servicios a contratar:


Los interventores de contratos, deben generar documento con todas las
especificaciones tcnicas requeridas para contratar y/o comprar el servicio
en cuestin, incluyendo detalles como: alcance del trabajo, especificaciones
tcnicas, tiempos de entrega. Detalles que no se incluyan en las
especificaciones, no se contrataran.
Nota: El archivo documental de toda la informacin tcnica del proyecto
enviada para licitar, especificaciones, cantidades de obra, planos, etc.,

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estar a cargo del rea Solicitante. De esta forma, el solicitante debe
adjuntar estas especificaciones en la Solped realizada.

Recibir y liderar visitas de obra con las empresas licitantes:


La solicitud de visita se recibe mediante correo electrnico del interventor al
rea de contratos, indicando hora y fecha para la visita y plazo para entrega
de ofertas. Esta visita de obra se realiza para ilustrar a las empresas
licitantes de todos los detalles en campo a tener en cuenta para la
presentacin de sus ofertas.
De esta forma, la visita deber ser liderada y/o coordinada por el Ingeniero
interventor delegado de la Superintendencia solicitante.

Generar Acta resultante de Visita de obra:


El Ingeniero interventor delegado de la Superintendencia solicitante,
diligenciar el formato XXXXX( REGISTRAR ESTE FORMATO EN EL
SISTEMA DE GESTION) con todos los detalles y observaciones realizadas
durante la visita de obra para garantizar que todas las empresas licitantes
van a ofertar bajo el mismo esquema.
Luego de esto, se enviar el acta de la visita de obra a los oferentes va
correo electrnico desde el rea de Contratos.

Supervisar actividades realizadas por los contratistas durante la ejecucin


de actividades:
El interventor delegado del contrato deber estar al pendiente de todas las
actividades realizadas por el contratista al interior de la planta, as como de
las necesidades que se generen por parte del contratista para controlar que
cumpla con lo establecido en el contrato y en las normas para contratistas
de Mexichem.

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Informar cualquier cambio generado en la actividad contratada inicialmente:


Se debe informar al rea de contratos cualquier cambio generado en las
actividades establecidas contractualmente con el fin de licitar los trabajos
adicionales en caso de ser requerido o tramitar el respectivo otros al
contrato existente. Estos adicionales tambin deben quedar incluidos dentro
del alcance de las plizas iniciales.

Mantener comunicacin constante con los contratistas:


El interventor de contratos debe mantener una comunicacin constante con
la empresa contratista para estar al tanto de cualquier inconveniente,
requerimiento y/o nuevas requisiciones que puedan surgir durante las
actividades, retroalimentando los avances en la ejecucin al rea del
Contratos por lo menos una vez por semana.

Generar acta de suspensin o aplazamiento de contrato:


Cuando las actividades de un contrato se deban suspender por diferentes
motivos, se debe generar acta para la suspensin del contrato e informar al
rea de contratos. De esta forma, el rea de contratos modifica nuevas
fechas de entrega y fechas en las plizas. Las fechas de entrega o
aplazamiento, solo se podrn efectuar en casos de fuerza mayor o caso
fortuito, de lo contrario se deben informar las razones del incumplimiento
para hacer efectivas las multas contempladas en el contrato.

Generar y avalar actas parciales de Obra:


Durante la ejecucin de actividades es necesario reportar el status de los
trabajos para determinar si se estn cumpliendo los tiempos pactados
contractualmente, por lo que se requiere diligenciar el formato R-SG-305.
De igual manera, es obligacin del interventor informar al rea de contratos

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los cambios generados en fechas de entrega de los trabajos, para modificar
las plizas.

Recibir los trabajos al contratista una vez finalizados y dar visto bueno u
observaciones de lo recibido:
Es responsabilidad del Interventor de contratos el recibir los trabajos
realizados por el contratista y determinar si fue recibido con satisfaccin y si
se cumpli con el objeto del contrato o no se alcanzaron los objetivos
planteados inicialmente.

Generar y avalar acta final de obra:


El rea de contratos enva el acta final de obra a los contratistas para que
stos firmen. Una vez concluidos los trabajos realizados por las empresas
contratistas y despus de recibir firmada el acta final de obra por parte del
contratista, el interventor deber diligenciar el acta de finalizacin de obra
(formato R-SG-306) para confirmar que se ejecutaron a satisfaccin las
actividades por parte del contratista. De igual manera, se utilizar este
formato para autorizar el pago a contratistas. Es obligacin diligenciar la
casilla de calificacin del servicio, para poder determinar la calidad del
servicio recibido y tener en cuenta para futuras contrataciones, ya sea un
caso malo o bueno.
Es responsabilidad del interventor enviar por correo electrnico al rea de
contratos una copia del acta de finalizacin tan pronto sea diligenciada, con
el fin de notificar inmediatamente al contratista sobre la activacin del
amparo de calidad de las plizas, para evitar que los trabajos entregados
queden sin la proteccin de las aseguradoras.

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Informar de cualquier incumplimiento al contrato por parte de los


contratistas, especialmente en plazos de ejecucin.
Es deber del interventor, velar por el fiel cumplimiento del contrato. Por lo
anterior, se les exigir a los contratistas cumplir estrictamente con los
plazos de entrega de las obras, calidad de los servicios y celeridad en las
obras. En caso de detectarse cualquier incumplimiento debern proceder a
notificar al Departamento de Contratos y al rea legal, para ejecutar las
diferentes alternativas contractuales.

Generar reclamos a Contratistas y seguimiento hasta su cierre:


En caso de presentarse un incumplimiento al contrato, o violacin en alguno
de nuestros procedimientos, normas para contratistas, manual HSE y/o
directriz de la empresa, se deber diligenciar el formato R-SG-912
(Reclamo a contratistas) para que el rea de contratos lo transmita al
proveedor y le haga seguimiento. Una vez recibido el formato diligenciado,
es responsabilidad del interventor confirmar que se da por cerrado el
reclamo, siempre y cuando la accin correctiva propuesta satisfaga la
desviacin presentada y se tengan soportes del cumplimiento de la accin
correctiva descrita.

Avalar con su Vo.Bo. las facturas de contratistas, en caso de Actas de


Avances parciales y /o Final

Al momento de que los contratistas facturen, sta debe ser llevada a la oficina
de Archivo. Slo en caso de que el servicio prestado por el contratista haya
sido solicitado por el rea de Mantenimiento, se debe contar primero con el
Vo.Bo. del solicitante y/o persona autorizada por dicho servicio. Una vez dado
el Vo.Bo. en la factura, el contratista debe hacer la respectiva entrega de la
factura al rea de Archivo.
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5. ANEXOS

ANEXO A - Asignacin de nmero de proveedor Mandante 300 Sociedades


120,140,154.

6. ELABOR
Elabor:

Juan Camilo Haggar

Vo. Bo.
Autoriz:
7. CONTROL DE CAMBIOS
Revisin No.
Descripcin
01
Se crea procedimiento

Fecha

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