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Sommaire

GESTION ET DVELOPPEMENT
DES RESSOURCES HUMAINES
DE LA PME

3
A

A31 - GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

Chapitre

Lassistant dans la PME et la collecte de linformation

Missions

5
5
5

Temps estim
Fiches Ressource

Entranement
Application PGI

Chapitre

Chapitre

9
11
15
17

Mission 1: lembauche
Mission 2: la gestion dun dpart

17
18
21

Missions

1 - Organisation des dossiers du personnel et de la communication


avec la mdecine du travail
2 - Gestion de dossiers individuels

23

Temps estim
Fiche Ressource
Entranement
Application PGI

6 heures
FR4 Les dossiers du personnel
Grer les documents lis au personnel
Mission 1: assurer le suivi des obligations mdicales laide du PGI
Mission 2: communiquer avec les organismes sociaux

23
25
27
28
29

Gestion du temps de travail, des congs et des absences

29

Missions

1 - Les congs pays


2 - La veille informationnelle

31
31

Temps estim
Fiches Ressource

6 heures
FR5 Rglementation et amnagement de la dure du temps de
travail
FR6 Les absences du personnel
tablir un planning de prsence
Mission: la gestion des absences et des congs laide du PGI

35
37
39
39

Prparation des lments de la paie

41

Missions

1 - Formaliser la procdure de paie


2 - tablir les bulletins de paie
3 - Communiquer avec les salaris

43
43
43

Temps estim
Fiches Ressource

6 heures
FR7 Les composantes du bulletin de paie
FR8 La procdure de paie
FR9 Lapplication paie du PGI
tablir un bulletin de paie
tude dlments de rmunration

47
51
53
59
61

Entranements

Chapitre

1 - Les aspects juridiques de la gestion administrative du personnel


2 - Les formalits lies lembauche et au dpart
3 - Lintgration
3 heures
FR1 Les aspects juridiques de la gestion administrative du personnel
FR2 Les formalits lies lembauche et au dpart
FR3 Lutilisation dun PGI dns la GRH
Lister les tapes de la procdure de licenciement

Organisation et suivi des dossiers du personnel

Entranement
Application PGI

Chapitre

Pages

Les dclarations fiscales

63

Missions

1 - Analyser les obligations sociales


2 - tablir les dclarations sociales

65
65

Temps estim
Fiches Ressource

3 heures
FR10 Les dclarations sociales
FR11 Les formalits dclaratives
FR12 Les modalits de paiement des cotisations

67
69
71

Entranement

tablir les documents relatifs avec obligations sociales mensuelles


et trimestrielles

73

A32 - PARTICIPATION LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Chapitre

Aide au recrutement
Missions

Temps estim
Fiches Ressource
Entranements

79

1 - Choix dun nouveau collaborateur


2 - Mise en place dune gestion prvisionnelle des comptences

81
81

3 heures
FR13 Aide au recrutement
FR14 La gestion prvisionnelle des emplois et des comptences
Raliser une annonce doffre demploi
Concevoir un produit de postea

89
93
95
95

Prparation et suivi des actions de formation

Chapitre

Missions

Temps estim
Fiche Ressource
Entranements

Chapitre

1 - Prparation du plan de formation: identifier les besoins


et organiser le suivi
2 - Prparation du plan de formation: tude de loffre
de formation et du budget
3 - Planification et valuation des formations
6 heures
FR15 La formation
Rechercher des informations sur un contrat de professionnalisation
Calculer le cot dune formation

97
99
99
99
101
105
105

Contribution la qualit des relations interpersonnelles

107

Missions

1 - Analyse des relations humaines dans lentreprise


2 - Facilitation du dialogue et amlioration des relations

108
108

Temps estim
Fiche Ressource
Entranements

6 heures
FR16 Contribution la qualit des relations interpersonnelles
Proposer une solution au conflit
Analyser une situation de conflit

113
115
116

Chantal ABRY - Pauline LEROY

Crdits photographiques
P. 3 Fotolia Kelly Young; p. 10 Fotolia Geo Martinez; p. 10 Fotolia endostock; p. 25 Fotolia Geo Martinez; p. 79 Fotolia endostock

Pages

Chapitre

Partie A31

Gestion administrative
du personnel

Suivi des formalits


et procdures dembauche
et de dpart

Communiquer avec les organismes


sociaux
Produire les documents sociaux obligatoires en respectant la lgislation
et les conventions en vigueur
Mettre jour le dossier individuel du
personnel et les documents obligatoires
laborer une procdure daccueil et
veiller son application
Concevoir les documents daccueil et
constituer le dossier daccueil
Faciliter lintgration du nouveau
salari

Fiches Ressource
1 - Les aspects juridiques de la gestion
administrative du personnel
2-L
 es formalits lies lembauche
et au dpart
3 - Lutilisation dun PGI dans la GRH

Le contexte...

Raison sociale: TREKKING ET AVENTURES


Adresse: 19 rue de laiguille des Glaciers
74400 CHAMONIX
Tlphone: +33 04 50 XX XX XX
Tlcopie: +33 04 50 XX XX XX

Siren: 421 204 041


Code APET: 7911Z
N urssaf: 860361080055G
Convention collective: convention collective
nationale de travail du personnel des agences
de voyages et de tourisme (IDCC 1710)
Effectif (NAF): 7
Chiffre daffaires: 65 152 euros en N
Site internet: www.trekking-aventures.fr
Capital social: (K): 39 360
Forme juridique: SARL (Socit A Responsabilit
Limite)
Activit en clair: vente de voyages cls en main
Secteur: tertiaire, tourisme

Organigramme de la socit au 09/09/N

Michel Paccard
Grant
Assistant
de gestion

Charles Digoin
Commercial

Ghislaine Camas
Accompagnatrice

Franck Tardivant
Responsable
des accompagnateurs

Georges Duparc
Accompagnateur

Fidlis Compatis
Accompagnateur

Partie A31 - Chapitre 1 : Suivi des formalits et procdures d'embauche et de dpart

Le contexte...
Historique
Cette socit sest installe sur le secteur de la valle
de Chamonix, au dbut 2009. Les deux associs grants, Michel Paccard et Charles Digoin ont cr
cette entreprise, afin de se lancer dans un domaine
quils connaissent bien: laccompagnement de personnes en voyage. Il sagit de construire des circuits
destination de personnes dsireuses de partir en
groupe. Ils ont acquis une bonne comptence dans
ce mtier et ont tiss un rseau de connaissances
quils ont aujourdhui loccasion dexploiter pour leur
propre compte.
Produits: circuits de trekking en montagne, la plupart
sont situs en France.

Environnement
Un cabinet comptable soccupait jusqu prsent
de toutes les formalits obligatoires.
Style de management: trs pragmatiques, Monsieur
Paccard et Monsieur Digoin ne mnagent pas leur
travail pour lancer leur socit. Ils attendent de leurs
salaris une implication importante, notamment au
moment de la saison dt, trs profitable en termes
de ventes.

La situation
1 - La connaissance de la lgislation sociale pour le
grant issu de lencadrement de groupes en montagne, demeure difficile. Il ne voudrait pas raliser
des erreurs lors de la prochaine embauche. En effet, jusqu prsent, les salaris faisaient partie de
ses connaissances et il ne stait gure pos de
questions ce sujet. Or, au vu des rsultats de lt
dernier, il envisage lembauche dun nouveau salari. Cependant, il na pris aucune dcision quant
au contrat propos.
Quels sont les moyens les plus appropris pour
appliquer la lgislation sociale?

3-
Monsieur Paccard souhaite soigner particulirement lintgration du nouveau salari. En effet,
lquipe constitue se connat bien, ils travaillent
ensemble depuis une dizaine dannes et ce, bien
avant la cration de lentreprise. Lentre dans une
socit o les habitudes sont bien ancres et les
relations bien tablies, peut savrer difficile.
Quelles sont les tapes dune intgration russie
dun salari au sein de lentreprise?

2 - L es formalits dembauche et de dpart taient


ralises avant votre arrive par le cabinet comptable de Monsieur Paccard. Il vous confie maintenant lensemble du travail.
Comment procder un recrutement en respectant la lgislation?

Partie A31 - Chapitre 1 : Suivi des formalits et procdures dembauche et de dpart

Vos missions

1 -  la suite dune runion avec lensemble des membres du personnel, la question est reste
en suspens par manque de connaissances sur les aspects juridiques du contrat de travail
proposer au nouvel accompagnateur en montagne. Monsieur Paccard vous demande
de contacter la Direction Dpartementale du Travail et de lEmploi afin de mettre jour les
lments concernant le contrat. Vous prparez votre entretien tlphonique avec cette
administration en prvoyant lensemble des questions poser (type de contrat, statut du
salari, dure de la priode dessai).

Fotolia Keo

1 Les aspects juridiques de la gestion administrative du personnel

2 -  lissue de ces consultations, vous rdigez un rapport lattention de Monsieur Paccard


pour lui prciser les diffrentes modalits possibles (annexes 1 et 4, fiche ressource 1).
3 - Finalement, la dcision a t prise. Vous rdigez un courrier dembauche lattention de
Monsieur Serge Marquet, 6 rue des Monts, 73000 CHAMBRY, en lui demandant de vous
fournir toutes les informations ncessaires pour renseigner le registre unique du personnel.

Annexes 1, 2, 3 et 4

Fiche Ressource 1

2 Les formalits lies lembauche et au dpart


1 - Vous remplissez la dclaration envoyer aux organismes sociaux la suite de lentre de
Monsieur Marquet, ancien demandeur demploi, pour le 15dcembre N (annexe 5).
2 - Le registre unique du personnel tait tenu par le cabinet comptable sur papier. Vous dcidez,
au vu des textes que vous avez consults, (fiches ressources 1 et 2) dtablir ce document
sur informatique. Vous ralisez ce document laide du logiciel de votre choix. Vous le
remplissez pour la nouvelle embauche (annexe 6). Pouvez-vous exploiter lensemble des
informations fournies par Monsieur Marquet dans son mail?
3 - Quels sont les risques encourus par lentreprise, en cas de carence de registre ou sil nest
pas mis jour? Vous recherchez ces lments sur internet et les prcisez, ainsi que la
prsentation de votre registre, par une note lattention de Monsieur Paccard.
4 - Depuis plusieurs mois, Monsieur Duparc, souhaite quitter lentreprise pour crer sa propre
structure. Il a t sduit par le statut de lauto-entrepreneur. Vous disposez dun certain
nombre dinformations (fiche ressource 2) concernant le dpart dun salari de lentreprise.
Par ailleurs, vous regroupez des lments plus prcis sur la loi du 25/06/2008 concernant
la rupture conventionnelle, en vous aidant de ressources sur internet. Le dirigeant vous
demande de dresser un schma de la procdure effectuer dans lhypothse de cette
rupture.

Annexes 5 et 6

Fiches Ressource 1 et 2

3 Lintgration
1 - Afin de mettre en confiance le nouveau salari, vous mettez en place une procdure
daccueil, qui sera applicable pour des prochaines embauches. Vous avez collect
quelques ides la suite de la runion organise avec lensemble de lquipe (annexe 7).
Vous formalisez une procdure laide de loutil appropri.
2 - Par ailleurs, et pour complter cette procdure, vous dcidez de rdiger un document
daccueil. Rflchissez la forme choisie (livret, fiches, plaquette, document numrique)
et construisez la trame en fonction des lments fournis dans la prsentation du contexte
professionnel (dbut du chapitre).

Annexe 7
Partie A31 - Chapitre 1 : Suivi des formalits et procdures dembauche et de dpart

Annexe 1
Les dures maximales de priode dessai: www.legifrance.gouv.fr
Contrat Dure Indtermine (CDI) Contrat Dure Dtermine (CDD)
Ouvriers, employs

2 mois

Agents de matrise

3 mois

Cadres

4 mois

Renouvellement

Possible
une fois

Contrat de mission

- 1 jour par semaine de travail, avec dfaut de convention ou daccord,


une limite de 2 semaines si le CDD cette dure ne peut excder:
dure au plus 6 mois
1 - deux jours si le contrat est conclu
pour une dure infrieure ou
Autres cas: un mois maximum
gale un mois;
2 - trois jours si le contrat est conclu
pour une dure suprieure
un mois et infrieure ou gale
deux mois;
3 - cinq jours si le contrat est conclu
pour une dure suprieure
deux mois.

Annexe 2

Annexe 3

Extrait de la convention collective nationale


de travail du personnel des agences de voyages
et de tourisme du 12mars 1993. tendue
par arrt du 21juillet 1993 JORF 1eraot 1993
Priode dessai
Art. 16 En vigueur tendu,
La priode dessai doit figurer au contrat dembauche.
a) E
 mploys: la priode dessai est fixe 1 mois.
Pendant cette priode, le contrat peut tre
rompu de part et dautre sans pravis ni indemnits.
Cette priode dessai peut tre exceptionnellement reconduite par accord entre les parties
pour une dure maximum de 1 mois. Au cours
de cette priode, le pravis est fix 1 semaine. Cet accord fait lobjet dun document
crit. (1bis)
b) Techniciens et matrise la dure de la priode
dessai est fixe 2 mois. Durant le premier
mois, le contrat peut tre rompu de part et
dautre sans pravis ni indemnits. (2). Durant
le deuxime mois, le contrat peut tre rompu
de part et dautre sans indemnits autres que
celles prvues par la rglementation en vigueur. Toutefois, le pravis est fix 15 jours. La
priode peut exceptionnellement tre reconduite, par accord entre les parties, pour une
dure maximum de 2 mois, le pravis restant
fix 15 jours. (2 bis) Cet accord fait lobjet
dun document crit.

Les principaux cas douverture dun CDD,


www.legifrance.gouv.fr
Article L1242-1
Un contrat de travail dure dtermine, quel
que soit son motif, ne peut avoir ni pour objet ni
pour effet de pourvoir durablement un emploi li
lactivit normale et permanente de lentreprise.
Il peut sagir notammentde:
remplacer le salari en cas dabsence,
daccroissement temporaire de lactivit de
lentreprise,
demplois caractre saisonnier ou pour lesquels, dans certains secteurs dactivit dfinis
par dcret ou par convention ou accord collectif de travail tendu, il est dusage constant
de ne pas recourir au contrat de travail dure
indtermine en raison de la nature de lactivit
exerce et du caractre par nature temporaire
de ces emplois.

Annexe 4
Le contrat saisonnier
Ce contrat ne reprsente quune modalit particulire du contrat de travail dure dtermine.
Certains secteurs dactivits ont recours ce type de contrat en raison dun usage constant: les exploitations
forestires; la rparation navale; le dmnagement; lhtellerie et la restauration, les centres de loisirs et de
vacances; le sport professionnel; les spectacles, laction culturelle, laudiovisuel, la production cinmatographique, lenseignement

Partie A31 - Chapitre 1 : Suivi des formalits et procdures dembauche et de dpart

Annexe 5
Dclaration unique dembauche

Partie A31 - Chapitre 1 : Suivi des formalits et procdures dembauche et de dpart

Annexe 6
Donnes obtenues par mel de Serge Marquet

Remarque: Marseille, 4e arrondissement.

Annexe 7
Compte rendu de la runion

Compte rendu de la runion du 20/10/N



taient prsents:



- M. Paccard, grant,
- M. Digoin, responsable commercial
- M. Tardivant, responsable des accompagnateurs
- M. Compatis et M. Duparc, accompagnateurs
- lassistant de gestion

Absente: Mme Camas


Ordre du jour: Recrutement dun nouveau salari
1er point: lopportunit du recrutement

- plusieurs sjours ont t annuls par manque daccompagnateurs lt dernier.

- la phase hivernale sannonce prometteuse avec des contrats pris avec de nombreux comits
dentreprise.

- choix dun contrat pour le nouvel accompagnateur?
Second point: lintgration du nouveau salari
M. PACCARD rappelle que lentreprise, dans un souci de satisfaction des clients, cherche leur apporter
des prestations, axes principalement sur la scurit, la qualit de laccueil et de la prise en compte
des spcificits de chacun.
Il est ncessaire dadopter une procdure afin de sensibiliser le nouvel embauch aux valeurs de lentreprise.
Prochaine runion: le 30/11/N

Partie A31 - Chapitre 1 : Suivi des formalits et procdures dembauche et de dpart

LES ASPECTS JURIDIQUES DE LA GESTION


ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

L
 es diffrentes sources de droit
et leur hirarchie

Les contrats de travail

Fiche Ressource

Fiche Ressource 1

Le droit social reste un socle pour la gestion administrative du personnel. Il englobe les aspects de la protection sociale et du
droit du travail. Il sagit pour lassistant de gestion dassimiler les rouages afin de comprendre les volutions en la matire. En
effet, les changements dans ce domaine ncessitent une actualisation rgulire des connaissances, afin de mieux matriser les
consquences pour la gestion de lentreprise. Il convient donc dapprcier les implications pour le salari et pour lemployeur
de lvolution des textes.

I - Les diffrentes sources de droit et leur hirarchie


Lexpression hirarchie des normes signifie quune source de droit de niveau infrieur ne peut quamliorer (cest--dire aller
dans un sens plus favorable au salari), une source de droit de niveau suprieur. Cest ainsi quune convention collective ne peut
quamliorer le plancher du Code du travail, en prvoyant par exemple de rduire la dure maximale de la priode dessai des
salaris.
LES SOURCES DE DROIT APPLICABLES AUX SALARIS DE DROIT PRIV
Droit Communautaire

CONSTITUTION

JURISPRUDENCE

CODE CIVIL
Loi

Loi

Loi

Loi

N C P C*
Loi

Loi

Loi

ACCORD NATIONAL
INTERPROFESSIONNEL
ACCORD DE BRANCHE
NATIONAL
ACCORD
DENTREPRISE
ENGAGEMENT
UNILATRAL
CONTRAT

CODE DU TRAVAIL

ACCORD DE BRANCHE
NATIONAL

ACCORD
DENTREPRISE
ACCORD DP/CE
CONTRAT

ACCORD
DENTREPRISE
NOTES DE SERVICE

CONTRAT

CONTRAT

ACCORD DE BRANCHE
NATIONAL
ACCORD
DENTREPRISE

ACCORD
DENTREPRISE

PLAN SOCIAL

USAGES

CONTRAT

CONTRAT

*NCPC: Nouveau Code de Procdure Civile


Source: http://prudhommesisere.free.fr/salariesproteges/accordsdentreprise.htm

La ngociation joue un rle privilgi depuis la loi du 25 juin 2008.


Les conventions et accords collectifs peuvent tre conclus diffrents niveaux: au niveau interprofessionnel, professionnel, de
la branche, du groupe, de lentreprise ou de ltablissement.
Cependant, depuis la Loi 4 Mai 2004, et par exception au principe de hirarchie des normes de droit, des accords dentreprises
dit drogatoires pourront minorer des droits tenus daccords de niveau suprieur sous certaines conditions.
Dans certains domaines comme la rmunration, la loi institue une obligation de ngocier priodiquement au niveau de la
branche et au niveau de lentreprise.

Partie A31 - Chapitre 1 : Suivi des formalits et procdures dembauche et de dpart

II - Les contrats de travail


1 - Caractristiques de base

Le salari met
disposition
sa force
de travail

Lemployeur
verse
un salaire

Lien de subordination
Typologie des contrats
Le Contrat de droit commun

Le contrat dure indtermine, temps plein ou temps partiel.


Le contrat dure dtermine est possible pour lexcution dune tche prcise et temporaire et seulement dans les cas numrs par la loi. Il doit obligatoirement faire lobjet dun
crit. Il peut tre temps plein ou temps partiel.

Des exceptions lies


des circonstances
particulires

Le contrat dapprentissage possible pour un jeune g de 16 25 ans, a pour but de donner


une formation, afin dobtenir une qualification professionnelle sanctionne par un diplme
de lenseignement professionnel ou technologique, un titre dingnieur.
Le contrat de professionnalisation sadresse aux jeunes gs de 16 25 ans rvolus, aux demandeurs demploi gs de 26 ans et plus et aux bnficiaires de certaines allocations ou
ayant bnfici de certains contrats. Son objectif est de permettre dacqurir une qualification professionnelle et de favoriser linsertion ou la rinsertion professionnelle.
Le contrat de travail intermittent se caractrise par lalternance de priodes travailles et de
priodes non travailles. Il doit faire lobjet dun contrat dure indtermine comportant un
certain nombre de clauses obligatoires.

Hormis le CDI temps complet, tous les autres contrats doivent tre crits. Toutefois, si le CDI reste verbal, lemployeur a
lobligation de remettre au salari un document crit reprenant les informations contenues dans la dclaration pralable
lembauche adresse lURSSAF.

10

Partie A31 - Chapitre 1 : Suivi des formalits et procdures dembauche et de dpart

Fiche Ressource

Fiche Ressource 2

LES FORMALITS LIES LEMBAUCHE


ET AU DPART

L
 es formalits lgales lies
lembauche

L
 es formalits lgales lies
au dpart

I - Les formalits lgales lies lembauche


1 - La dclaration unique dembauche
Les formalits obligatoires lies lembauche doivent tre effectues sur un support unique, la dclaration unique dembauche (DUE). Elle doit tre remplie par lemployeur et adresse lURSSAF (tlcopie, courrier, internet).
La dclaration unique dembauche permet deffectuer plusieurs formalits en une seule fois:
Formalits

Observations

Immatriculation du salari la Scurit sociale

Si le salari n'est pas immatricul

Immatriculation de l'employeur la Scurit sociale

Pour une premire embauche

Affiliation l'assurance chmage

Pour un premier salari

Dclaration nominative pralable l'embauche (DPAE)

Envoye l'URSSAF avant toute embauche, quelles que


soient la dure et la nature du contrat de travail envisag.
Adhsion un service de sant au travail
dfaut de dclaration, l'employeur encourt diverses sancDclaration d'embauche du salari auprs du service de tions, notamment pnales et administratives pour dissimusant au travail en vue de la visite mdicale obligatoire
lation d'emploi salari
Pr-tablissement de la dclaration annuelle des donnes
sociales (DADS) sur support papier
2 - Les autres formalits obligatoires

Le registre unique du personnel

Les informations concernant le salari embauch doivent tre inscrites sur le registre unique du personnel, savoir: nom,
prnom, nationalit, sexe et date de naissance; emploi occup, qualification professionnelle; date dentre, date de sortie;
mentions complmentaires (type de contrat, ventuellement nom et adresse de lentreprise qui met disposition le salari
dans le cadre dun contrat de travail temporaire ou du groupement demployeurs).

Article L1221-14

Il peut tre drog la tenue du registre unique du personnel, pour tenir compte du recours dautres moyens, notamment
informatiques, dans les conditions prvues larticle L. 8113-6.
Toutefois, certaines informations nont pas tre demandes par lemployeur lors de lembauche (larticle L. 1121-1 du Code
du travail nonce le principe selon lequel nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux liberts individuelles et
collectives de restrictions qui ne seraient pas justifies par la nature de la tche accomplir ni proportionnes au but recherch). Par exemple, lemployeur ne pourra pas chercher connatre lappartenance syndicale ou non dun futur salari, lge
de ses enfants,
Lemployeur doit vrifier avant lembauche que le salari de nationalit trangre (hors Union Europenne) possde une
autorisation de travail en cours de validit.
Si lemployeur tablit, ds lembauche, un contrat de travail qui comporte lidentification de lURSSAF et qui rappelle que
le salari dispose dun droit de consultation et de rectification des donnes informatises le concernant (Loi informatique
et liberts), il est dispens de remettre au nouvel embauch le document rcapitulatif des informations contenues dans la
dclaration nominative lembauche et de la remise du volet dtachable de laccus de rception adress par lURSSAF.
Le nouvel embauch doit tre inform et form la scurit. Il sagit de linformer prcisment sur les prcautions prendre
afin dassurer sa propre scurit et celle des autres. Si le salari est expos des travaux dangereux, sa formation doit tre
renforce.

Partie A31 - Chapitre 1 : Suivi des formalits et procdures dembauche et de dpart

11

Les obligations daffichage


Des affichages destins informer les salaris doivent tre effectus dans ltablissement:
- lhoraire de travail des salaris et la dure des repos. Cet horaire est transmis linspection du travail;
- ladresse et le numro dappel de linspection du travail, du service de sant au travail et des services de secours durgence;
- lintitul et les rfrences de la convention collective applicable, ainsi que le lieu o elle peut tre consulte dans lentreprise;
- le rglement intrieur;
- les consignes en cas dincendie;
- les textes de loi relatifs lgalit professionnelle entre les femmes et les hommes et la lutte contre les discriminations;
- les coordonnes de la HALDE (Haute Autorit de Lutte contre les Discriminations et pour lgalit).

3 - Laccueil et lintgration
Lintervention de lassistant savre primordiale dans laccueil dun nouveau salari. La mise en uvre de pratiques nouvelles
par le collaborateur est facilite par lacquisition rapide des usages de lentreprise.
Au niveau du salari, il sagit de trouver les repres adquats pour montrer la pertinence du choix du chef dentreprise
concernant son embauche. Lintgration permet donc lapprentissage des rouages de lentreprise. Une formation peut utilement complter le processus dadaptation lemploi proprement dit.
Pour cela, certains outils sont mis en uvre au sein de lentreprise:
- accueil physique le premier jour par des membres cibls du personnel;
- visite de lentreprise;
- remise de documents obligatoires mais aussi du livret daccueil, de brochures, des documents prsentant de manire significative lactivit de lentreprise (vido, site internet);
- rappel des consignes de scurit;
-m
 ise en situation directe sur le poste de travail, instauration dun tutorat ou mise en doublon avec un autre salari expriment ncessitant les mmes comptences sur le poste;
- suivi de la priode dessai par des entretiens priodiques planifis

II - Les formalits lgales lies au dpart


1 - Les motifs de dpart
Le contrat de travail dure indtermine peut tre suspendu temporairement (les hypothses seront voques ultrieurement, au moment du travail sur les absences et les congs) ou rompu.
La rupture du contrat
linitiative de lemployeur

linitiative du salari

licenciement

dmission

mise la retraite

dpart volontaire la retraite


par accord entre les parties

Dans le cadre du dispositif de rupture conventionnelle, lemployeur et le salari (en CDI) peuvent convenir des conditions
de la rupture du contrat de travail qui les lie. La rupture conventionnelle, exclusive du licenciement ou de la dmission, ne
peut tre impose par lune ou lautre des parties.
En cas de force majeure (dcs de lentrepreneur individuel ou dissolution de la socit).
2 - Les formalits lies au dpart







12

Lemployeur doit remettre au salari:


un reu pour solde de tout compte, reprenant lensemble des sommes verses au salari lors de la rupture du contrat;
u
 n certificat de travail, avec les mentions suivantes: le nom, ladresse et la raison sociale de lentreprise; les noms et
prnoms du salari; sa date dentre, sa date de sortie, la nature de son emploi ou des emplois successivement occups
et les priodes correspondantes, la qualification exacte de ses fonctions;
une attestation destine Ple emploi, pour faire valoir ses droits ventuels aux allocations de chmage.
Au niveau des formalits pour lentreprise, il convient de:
- mentionner sur le registre unique du personnel la date de sortie du salari;
- informer les caisses de retraite complmentaire (Arcco et Agirc pour les cadres);
- si le motif de la rupture est le licenciement, il faut procder aux formalits de licenciement (convocation, entretien, notification du licenciement) et veiller au versement des diffrentes indemnits en fonction de la nature du licenciement.

Partie A31 - Chapitre 1 : Suivi des formalits et procdures dembauche et de dpart

Indemnits de dpart en fonction de la nature du dpart


Type dindemnits
Nature du dpart
Licenciement

Indemnits spcifiques
au mode de rupture

Indemnits compensatrices
de congs pays

Anciennet
Lindemnit de licenciement Oui, sauf si faute lourde
> 1 et < 10 ans ne peut tre infrieure un
cinquime de mois de salaire
par anne danciennet.
Anciennet
> 10 ans

Indemnit compensatrice
de pravis
Verse en cas de dispense
de pravis par lemployeur,
sauf en cas de faute grave ou
lourde.

Deux quinzimes de mois


par anne au-del de 10 ans
danciennet.

Rupture conventionnelle

Indemnit spcifique de rup- Oui


ture conventionnelle gale
au minimum, lindemnit
lgale de licenciement.

Verse en cas de dispense de


pravis par lemployeur.

Dmission

Non

Oui

Non

Fin de contrat dure


dtermine

gales 10% de la rmunration brute totale perue


pendant toute la dure du
contrat. Ce pourcentage peut
tre rduit 6% par convention ou accord collectif,
moyennant des contreparties
en terme de formation professionnelle des intresss.

Lorsque le rgime applica- Non


ble dans l'entreprise ne leur
permet pas de prendre leurs
congs.

Fin de mission intrimaire

Lindemnit de fin de mis- Les salaris intrimaires per- Non


sion est gale 10 % du oivent une indemnit commontant de la rmunration pensatrice de congs pays.
totale brute perue pendant
le contrat dintrim, sauf si
faute lourde.

Partie A31 - Chapitre 1 : Suivi des formalits et procdures dembauche et de dpart

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Partie A31 - Chapitre 1 : Suivi des formalits et procdures dembauche et de dpart

LUTILISATION DUN PGI DANS LA GRH


Les apports du PGI dans la GRH

La mise en uvre du PGI

Administrer le personnel ne se limite pas un suivi purement technique des obligations sociales en application des lois et des
rglements qui simposent la PME-PMI. La vocation de la GRH est aussi de crer un environnement propice lpanouissement des salaris. De mme lambiance de travail, les conditions daccueil, les relations humaines sont autant daspects qui
tmoignent de la qualit de cette fonction. Lintrt du PGI rside dans le fait que la paie devient une activit de soutien et que
les diffrentes applications du PGI permettent une orientation Gestion des Ressources Humaines.

I - Les apports du PGI dans la GRH


A - Les finalits de lapplication Paie-GRH du PGI
Lapplication Paie-GRH du PGI donne la priorit la gestion des ressources humaines en dveloppant plusieurs objectifs:
1 - automatiser le traitement de la paie et les obligations sociales sy rapportant,
2 - grer toutes les informations concernant le personnel et les partenaires sociaux,
3 - communiquer et dialoguer avec le personnel et les partenaires sociaux,
5 - matriser le concept du workflow,
6 - piloter et analyser le processus de la paie en utilisant les outils de reporting, en budgtisant les actions de formation
Ces diffrents aspects de la GRH se concrtisent au niveau du PGI par:
- la gestion du salari notamment lvolution de sa carrire, de ses comptences et de sa formation,
- la gestion du personnel comme les absences, les congs pays, les vnements familiaux,
- la gestion de paie (bulletins de salaire, DIF, RTT),
- les obligations sociales et fiscales telles que la DUCS, la DADS, le registre du personnel pour les mouvements dentre et
de sortie, les contrats de travail

GRH et PAIE
Lentreprise et interactivit
entre les services

Gestion du salari
Carrires, comptences
et formation, absences, paie

Comptabilit, tableaux de bord,


contrle de gestion

Obligations lgales
et fiscales
Dclarations (DUCS, DADS,
mouvements de main-duvre),
attestations, contrats

B - Llment cl de lapplication GRH-Paie: la vie du salari


Lapplication PAIE-GRH du PGI dcompose la vie du salari selon 4 phases, entranant des consquences prendre en compte
au niveau de la paie:
- lentre du salari (embauche, reprise de travail, remplacement) permet daffecter chaque salari un profil,
- la prsence du salari (assiduit son poste de travail, acceptation de missions ou de dplacements) permet dattribuer des
lments variables ou fixes la paie,
- les absences du salari (maladie, congs pays, RTT, accidents de travail ou de trajet, congs sans solde, cong parental)
gnrent des rubriques insrer dans ltablissement du bulletin de paie,
- la sortie du salari (dmission, licenciement, fin de contrat, retraite, dcs, cas de force majeure) entrane la clture du
dossier du salari.

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Fiche Ressource

Fiche Ressource 3

Tous ces vnements induisent des relations avec le salari, avec les organismes sociaux, avec lentreprise elle-mme et gnrent des documents durant la priode de paie.
Le PGI organise la paie en donnant la GRH des outils de traitement automatiss par le biais de paramtres prdfinis ou standards ncessaires la ralisation des bulletins de paie.

II - La mise en uvre du PGI


Compte tenu de la complexit des lois connatre, la partie administrative de la fonction GRH-Paie est rserve des spcialistes. Cest pourquoi, lobjectif dun PGI est de donner aux non spcialistes, des paramtres pour organiser la paie. Le bon
fonctionnement de lapplication GRH-Paie ncessite un paramtrage deux niveaux:
- paramtrer le dossier Paie dans le dossier tablissement en utilisant lassistant,
- dfinir les lments du dossier Paie dans les paramtres de la socit.

A - Paramtrer la paie dans le dossier tablissement


Le paramtrage de la paie est long et fastidieux. Lassistant de gestion doit se faire aider par lassistant de cration de dossier
de paie en procdant selon 3 tapes:
- dfinir les caractristiques de la socit (ex: profil FNAL + 9 salaris, gestion des congs pays, coordonnes de la socit),
- dfinir les caractristiques de ltablissement (libell dAT (accident du travail) et taux, horaires de travail, heures supplmentaires, seuil hebdomadaire (35 heures), saisie de lidentification de ltablissement bancaire, mthode des congs pays, profil
de rmunration et ajout de rubriques au profil et la DADS),
- dfinir les paramtres sociaux et comptables (date de lexercice, paramtres comptables).

B - Dfinir les lments du dossier paie dans les paramtres de la socit


Le bon fonctionnement de lapplication GRH-Paie ncessite que les paramtres socit relatifs la paie soient dfinis, ainsi que
les paramtres qui sappliqueront lors de la cration des bulletins de paie.
- Modifier les paramtres de la socit
- Affecter la convention collective

Appartient

SALARI
Adapts

Hrit si pas
de profil adapt

PROFILS
Du salari:
- absences
- frais
- anciennet
- congs pays
- cotisations
- rmunrations
- RTT

Liaison

TABLISSEMENT
Dfinition des rgles:
- convention Collective
- calendriers
- horaires
Profil par dfaut des salaris

RUBRIQUES
RMUNRATIONS

COTISATIONS

}
Impact +

- rattachs des THMES


- affects des CUMULS

Calcul
PAIE

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Impact -

Entranement
Lister les tapes de la procdure de licenciement
La socit Miroir des Alpes (situe au 42 route des carts 38000 Grenoble, spcialise dans la production
de fentres) a constat quun de ses salaris ne se rendait plus rgulirement au travail. Aprs plusieurs
avertissements, Monsieur Bernard, responsable administratif et financier, a mis en place la procdure de
licenciement. Le salari tait prsent depuis 11 mois dans la socit avec une rmunration brute de 1700euros.
Il est domicili Grenoble, 42 rue des Lauries. Il travaille en tant que magasinier.
1 - En tant quassistant(e) de gestion, le responsable vous demande de lister lensemble des tapes
conduisant au licenciement du salari pour faute grave, laide de vos recherches personnelles
et de la ressource 2.
2 - Vous rdigez les documents ncessaires pour clore le dossier. Vous calculez ainsi son solde de tout
compte et vous tablissez le certificat de travail.

Application PGI

Adresse: 1850 avenue Louis Blanc


38000 GRENOBLE - France
Tlphone: +33 (0)4 76 XX XX XX
Tlcopie: +33 (0)4 76 XX XX XX
Mel: contact@petites_gourmandises_iseroises.com
Site Internet: www.petites_gourmandises_ iseroires.com
Sarl au capital de 150 000
Fanny DESPREZ a fait bien des mtiers jusqu dcouvrir, la faveur dune restructuration professionnelle, quelle
tait passe ct de sa passion: la ptisserie, et dune envie: revisiter les recettes.
Une anne de formation lcole htelire de Grenoble plus tard et son projet prenait forme.
Les Petites Gourmandises Isroises sont certifies AB depuis le 29 juin 2009! Cette SARL utilise dsormais
100% de matires premires dorigine biologiques.
Les Petites Gourmandises Isroises mettent les bouches doubles pour acclrer la croissance.
Au cours de lt 2009, cette socit a inaugur son premier magasin sous franchise, situ en dehors des
frontires rgionales, Toulon (83). Cette premire pour lenseigne spcialise dans le commerce de biscuits,
confiseries fines, rsonne comme le prlude dun dveloppement dsormais national. Courant fvrier 2010, une
autre franchise a ouvert ses portes Lyon et dautres suivront...
Cest donc pour assurer la prennit de lentreprise, matriser la fabrication, le savoir-faire et la distribution que
les Petites Gourmandises Isroises ouvrent en juin 2010 sa propre unit de fabrication.
Ce projet permettra la cration de 2 nouveaux emplois. Lentreprise est galement soutenue dans sa croissance
par la rgion qui a dbloqu un prt dhonneur de 180 000 .

Mission 1: lembauche
Les Petites Gourmandises Isroises viennent dembaucher en CDI une prparatrice en ptisserie pour la nouvelle
unit de fabrication.
En tant quassistant(e) de gestion de Fanny Desprez, vous tes charg(e) deffectuer les formalits lgales et administratives lies ces embauches.
Vous prendrez appui sur vos connaissances et sur les annexes.
laide de lapplication GRH-PAIE du PGI, mettez jour le dossier individuel de la salarie conscutif son embauche.
Vous prendrez appui sur les annexes pour saisir dans la base de donnes les informations concernant cette embauche.
1 - Crez et ditez la fiche salari de Leslie HAMON, prparatrice en ptisserie.
2 - ditez la DUE.
3 - ditez son contrat de travail.
4 - ditez le registre unique du personnel.
Vous utiliserez le mode opratoire fourni.
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Application PGI
Mission 2: la gestion dun dpart
PATUREL Stphane, ptissier, prsente sa lettre de dmission. Il a trouv un emploi dans la rgion vichyssoise, qui
est sa rgion dorigine.
Il a remis la grante, sa lettre de dmission (annexe 3).
1 - Ralisez, laide du PGI, lensemble des documents remettre Stphane Paturel lors de son dpart.
2 - Actualisez les donnes du PGI concernant ce salari.

Annexe 1

Fiche entreprise complte

SARL
Convention collective
Taux daccident du travail (ATT)
Horaires de travail
Gestion des congs pays
Heures supplmentaires
lections prudhomales
Effectif au 01/05/2010
Nature du contrat
N SIRET

Code APE

429 778 384 000 17


Domiciliation bancaire
RIB

4638B
FR 429778384
Banque de Savoie 6 bd du Thtre 38000 GRENOBLE
Numro
Banque
Guichet
de compte
30003
02100
00020098798

Annexe 2

Code NII

Cl
41

Extrait du fichier du personnel mis jour le 1er juin 2010

Matricule du salari
Nom
Prnom
Adresse
Tlphone (fixe et portable)
Date et lieu de naissance
Nationalit
N de Scurit sociale
Situation familiale
Enfants charge, date
de naissance, sexe, nationalit
Date dembauche
Nature du contrat
Profil
Emploi
Situation avant embauche
Qualification
Salaire de base
Congs pays acquis
Mode de paiement
Priode dessai ou de pravis
Banque
RIB

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Les Petites Gourmandises Isroises


3215 Convention nationale de la ptisserie
1,3%
35 heures hebdomadaires rparties sur 5 jours, soit 7 heures par jour du lundi
au vendredi, savoir: 08.00 - 12.00 et 13.30 - 16.30
Mthode de valorisation: au plus avantageux
Coefficient de 1,25 les huit premires heures
Coefficient de 1,50 les heures suivantes
Collge: 01 Salaris Section: Industrie Droit du travail: droit priv
2 cadres et 14 non cadres
Tous les salaris sont embauchs temps complet en CDI

017
Leslie
HAMON
1 rue des Nants
38000 GRENOBLE
04 76 XX XX XX
06 10 XX XX XX
06/05/1969 LISLE DABEAU
Franaise
2 69 05 38 330 151 08
Clibataire

016
Stphane
PATUREL
4 route Praz
38000 GRENOBLE
04 76 XX XX XX
06 69 XX XX XX
15/11/1975 Annemasse
Franaise
1 75 11 74 348 950 38
Divorc

Sans enfant

Gaspard, 08/04/2002, M, FR

01/06/2010 (8 h 00)

01/01/2005 (8 h 00)

CDI temps complet


Non cadre
Prparatrice
Demandeur demploi
inscrite au Ple emploi

CDI temps complet


Non cadre
Ptissier

CAP ptisserie
1516,70 soit 10,00 * 151,67 h
Nant
Par virement
15 jours
Crdit Agricole
14562 25413 51289614780
Cl 25

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Nant
BTS ptisserie et 5 annes
dexprience
2 047,55 soit 13,50 * 151,67 h
30 jours
Par virement
15 jours
BNP
00568 21453 54632145866
Cl 77

Application PGI
Annexe 3
Lettre de dmission de Stphane PATUREL
Stphane PATUREL
4 route Praz
38000 GRENOBLE

Les Petites Gourmandises Isroises

lattention de Madame Fanny DESPREZ

1850 Avenue Louis Blanc

38000 GRENOBLE

GRENOBLE, 25mai 2010

Madame,
Jai lhonneur de porter votre connaissance que je suis dmissionnaire de mes fonctions de ptissier, ouvrier
spcialis que joccupe depuis le 01/01/2005 au sein de votre socit, pour le motif suivant: obtention dun
emploi de ptissier dans un hypermarch Lyon.
Pour respecter le dlai-cong dune dure de 15 jours comme prcis dans mon contrat de travail, je quitterai
lentreprise le 15 juin 2010.
Je reste votre disposition, afin de convenir dun rendez-vous votre convenance.
Je vous prie dagrer, Madame, lassurance de mes sentiments trs distingus.

Stphane Paturel

Annexe 4
Mmo de Fanny DESPREZ
- La dure du pravis est de 15 jours selon la convention collective de la ptisserie.
- Remplir toutes les formalits relatives au dpart de ce salari.
- Me transmettre tous ces documents pour vrification au plus tard le 10juin 2010.
- Le solde de tout compte slve 3 950,25

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