ESTADO-MAIOR DO EXRCITO

DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR

NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 3
PRINCPIOS DA ARQUIVSTICA
EXEMPLAR N
DATA __/__/__
REF. 3/6
ASSUNTO: TIPOS DE DOCUMENTOS
1. FINALIDADE
Definir quais os tipos de documentos existentes em arquivos correntes.
2. TIPOS DE DOCUMENTOS
a)

Correspondncia Forma uma ou vrias sries documentais, distintas dos processos. No deve ser organizada por entradas e
sadas, pois este procedimento quebra a unidade da correspondncia e no permite saber que resposta foi dada a determinada
questo. Assim, a resposta deve estar sempre anexa carta/ofcio/nota que lhe deu origem. O controlo da correspondncia
faz-se atravs de livros de Registo de Entradas e Sadas, que mantm a sua relao com a(s) srie(s) da correspondncia,
embora diferenciados dela(s). A conservao destes livros, mesmo aps a eliminao do documento, constitui prova da sua
existncia, desde que cumpram as regras da sua organizao: no haver rasuras ou acrescentos e terem termo de abertura e de
encerramento.

b)

Livros de Registo para alm dos livros de registo de correspondncia existem outros, nomeadamente de contabilidade,
vencimentos, actos administrativos, tcnicos, etc., os quais se destinam a uma actividade de controlo administrativo. Devem
igualmente estar relacionados com a actividade a que se referem, mas mantendo-se diferenciados dela.

c)

Documentao necessria prpria actividade administrativa textos e publicaes oficiais, outras publicaes,
informaes, etc. Estes documentos tm funo de apoio informativo. Apesar da informao que contm poder ser
indispensvel para o decorrer de um processo, no fazem parte dele.

d)

Coleces conjunto de documentos da mesma natureza, agrupados por razes de ordem administrativa, em regra por
ordem cronolgica de entrada ou de produo. Esto neste caso as ordens de servio, circulares, mapas diversos, etc.

e)

Processos conjuntos ordenados de documentos que materializam as actuaes e diligncias necessrias resoluo
administrativa, jurdica, tcnica, etc. de um determinado assunto. Em cada arquivo administrativo existem habitualmente vrias
sries de processos. Este inicia-se e termina no organismo que tem a competncia especfica no assunto nele tratado, mesmo
que na sua resoluo intervenham diferentes unidade ou organismos (princpio da unidade do processo). Os documentos de
um processo esto unidos entre si por uma relao de causa-efeito. So elos de uma cadeia que se forma com um determinado
fim: a resoluo de um assunto. Assim, quando um documento tirado do seu contexto, perde em grande parte a sua razo de
ser e o processo fica incompleto. Por vezes, verifica-se uma certa tendncia para se agruparem em forma de coleces
documentos de um mesmo tipo, quando na realidade cada um deles pertence a um processo concreto. Este procedimento
errado, pois no s deixa os processos incompletos, como dificulta a recuperao de qualquer dado, j que em vez de se
consultar um s processo, ter de se procurar tambm na coleco formada artificialmente. Um processo constitui pois uma
unidade arquivstica formada por documentos; por sua vez, um conjunto de processos, com a mesma funo e provenientes
do mesmo rgo, constitui uma srie.

III A - 41

III A - 42

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 4
TCNICAS DE TRATAMENTO DOS ARQUIVOS CORRENTES DAS U/E/O
EXEMPLAR N
DATA __/__/__
REF. 4/0
ASSUNTO: FOLHA DE REGISTO DO TTULO 4
1. FINALIDADE
Definir a articulao do Ttulo 4 TCNICAS DE TRATAMENTO DOS ARQUIVOS CORRENTES DAS U/E/O - dando a
conhecer as NEPs que o constituem.

2.

EXECUO

TTULO

NUMERAO/
CDIGO DA NEP

ASSUNTO

NEP 4/0

FOLHA DE REGISTO

NEP 4/1

REGISTO DE DOCUMENTOS

NEP 4/2

TCNICAS DE
TRATAMENTO DOS
ARQUIVOS
CORRENTES
DAS
U/E/O

NEP 4/3

CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

NEP 4/4

ORDENAO DE DOCUMENTOS

NEP 4/5

NDICES

NEP 4/6

MODELO DE NEP DE ARQUIVO PRIMRIO

PREPARAO DE DOCUMENTOS

III A - 43

DATA

III A - 44

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 4
TCNICAS DE TRATAMENTO DOS ARQUIVOS CORRENTES DAS U/E/O
EXEMPLAR N __
DATA __/__/__
REF. 4/1

ASSUNTO: REGISTO DE DOCUMENTOS

1. FINALIDADE
Definir e normalizar o registo de documentos no mbito dos arquivos correntes das U/E/O.
2. FORMAS DE REGISTO11
a. Registos - Consiste em atribuir um nmero de ordem ao documento. Este nmero ir constar no registo de entrada dos
documentos. Alguns sistemas informticos esto preparados para atribuir esse nmero de forma sequencial. Convm preparar os
documentos a registar: organiz-los de forma a tornar mais simples e rpida a sua classificao. Sempre que um documento se refira
a mais do que um assunto ou processo, convm reproduzi-lo, de forma a que haja uma cpia disponvel para cada processo ou srie.
b. Copiador - No copiador toda a correspondncia entrada ou sada fotocopiada. Em seguida carimbada e numerada
sequencialmente e depois arrumada nas pastas pela ordem numrica. No prprio espao do carimbo coloca-se o nmero do
processo em que o documento foi arquivado. Todos os anos comea uma nova numerao. Normalmente s se copia a primeira
folha do ofcio, embora se possa registar que possui anexos.
Vantagens:

rpidos de elaborar

permitem a obteno de uma cpia de um ofcio perdido

possibilitam o conhecimento do respectivo processo

Desvantagens:

ocupam espao

s reproduzem a primeira folha dos documentos

s permitem encontrar o documento se soubermos o n. de entrada/sada ou a data.

no possibilitam a reconstituio de processos, pois no se pode pesquisar pelo cdigo ou n. de processo.

Para evitar os inconvenientes desta pesquisa podero criar-se ficheiros auxiliares.

c. Registo em livros ou fichas - Este tipo de registo um dos mais utilizados para o controlo da correspondncia.
O livro de registo de entrada deve ter os seguintes campos:

n. sequencial de entrada, data de entrada, remetente, assunto, referncias originais do ofcio (data de expedio, n. de
expedio e cdigo do processo no organismo remetente), cdigo do processo no organismo receptor, observaes.

O livro de registo de sadas deve ter os seguintes campos:

n. sequencial de sada, data de sada, destinatrio, assunto, cdigo do processo, observaes.

A numerao sequencial e reiniciada todos os anos; assim, o primeiro ofcio do ano ser o primeiro do livro e apresentar o
nmero um. O ltimo oficio do ms de Dezembro tem o ltimo nmero e encerra o livro.

INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO Manual para a Gesto de Documentos. Lisboa: IAN/TT,
1998.

11

III A - 45

Nas fichas, o procedimento igual. Faz-se uma ficha para cada carta com os mesmos campos de informao do livro. O
ficheiro constitudo sequencialmente.
Vantagens:

ocupam menos espao

pesquisa mais fcil

Desvantagens:

a pesquisa s permite encontrar o documento se soubermos o seu n. ou data. No se torna prtico encontrar os
documentos pelo nome da instituio ou pessoa remetente ou destinatria.

exige a constituio de um ficheiro de ofcios entrados/sados, ordenados alfabeticamente por instituio (muito
demorado).
d. Registo informtico - O registo de entradas e sadas pode ser feito por meios informticos. As bases de dados so ideais
para o registo da correspondncia entrada e sada. Em alternativa pode-se recorrer ao processamento de texto e s folhas de
clculo.
1)

Processamento de texto - Abrir um documento normal, criar uma tabela e preencher como se fosse um livro, seguindo
os campos indicados para o livro de entradas e sadas. Permite a pesquisa em texto livre atravs do men editar e da
operao localizar, o que dispensa a constituio de instrumentos auxiliares de descrio (ficheiros). Permite a elaborao
de listagens mensais de correspondncia entrada/sada com ordenao alfabtica por instituies ou pessoas, atravs da
operao ordenar do men tabela. No permite fazer pesquisas cruzadas.

2)

Folha de clculo - O documento organizado em colunas, cada coluna corresponde a um campo de informao do
registo e a cada linha um registo. Permite pesquisas superiores ao processamento de texto, pois pode-se escolher o
campo que se quer pesquisar torna a pesquisa mais fcil e mais rpida. Permite tambm a ordenao da informao por
colunas ou campos.

3)

Bases de dados - o mais vantajoso para o registo e pesquisas de grandes volumes de informao. Numa base de dados,
cada entrada/sada corresponde a um registo individualizado que apresenta vrios campos de informao, tais como data
de entrada/sada, remetente/destinatrio, assunto, etc. Cada um destes campos pode ser pesquisado individualmente,
permite a procura de palavras em texto livre, pesquisas cruzadas e listagens variadas. Pode-se criar um ficheiro de
instituies e pessoas com as respectivas moradas, apenso aos registos.

e. Registo de documentos internos - Permite o controlo das informaes produzidas pelos tcnicos ou outros responsveis
para serem submetidas a despacho. Pode ser feito em copiador, em livro ou em suporte informtico. Deve apresentar os
seguintes campos de informao:

n. sequencial, data, cdigo de classificao do processo, assunto, tcnico ou autor.
f. Registo de processos - Anotao sistemtica de todas as unidades arquivsticas (processos, coleces e dossiers) existentes,
com o objectivo de as localizar de forma rpida. Cada srie do plano de classificao tem uma folha exclusiva de registo com
uma numerao prpria. O primeiro processo que se abre nessa srie o nmero um, o segundo processo o nmero dois,
etc. A ordem com que os processos aparecero na folha de registo sequencial e cronolgica.
O registo de processos deve conter os seguintes campos:

classificao e n. de processo, localizao (s para arquivos de grandes dimenses/descentralizados), ttulo,
requerente/interveniente, assunto, data de abertura, data de encerramento, observaes.
Tipos de registo de processos:

registo manual (livro ou fichas), organizado de forma sequencial segundo o critrio da data da abertura dos processos.
Implica a criao de ficheiros auxiliares, ordenados alfabeticamente por requerente/entidade, assunto ou pelo ttulo.

Registo informtico, por processamento de texto, folha de clculo e bases de dados.

III A - 46

Exemplo:
Processos individuais de pessoal:
Classificao

N. de processo

Ttulo do processo

Data de abertura

3.4.5

Ana Silva

12-03-1997

3.4.5.

Antnio Rocha

04-12-1997

N. de movimento

Departamento/tcnico

Rubrica

Data

Diviso de Instruo

Maj. Santos

5-6-1998

Arquivo

Maj. Campos

7-8-1998

Diviso de Operaes

Cap. Soares

22-10-1998

Arquivo

Maj. Campos

20-11-1998

g. Registo de circulao interna de processos - Registo do movimento dos processos ou da circulao dos documentos simples
pelos vrios servios. Este registo deve conter os seguintes campos de informao:

ttulo do processo, cdigo da classificao, n do movimento, departamento, rubrica, data de entrega/sada do processo.

Para cada processo abre-se uma folha de movimento. Os dois primeiros campos descrevem sumariamente o processo. Os restantes destinam-se
a registar o movimento atravs dos vrios departamentos da instituio
Ttulo do processo: Protocolo com a Academia Militar
Cdigo de classificao: AM.3.2

III A - 47

III A - 48

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 4
TCNICAS DE TRATAMENTO DOS ARQUIVOS CORRENTES DAS U/E/O
EXEMPLAR N __
DATA __/__/__
REF: 4/2
ASSUNTO: PREPARAO DE DOCUMENTOS

1.

FINALIDADE

Definir e normalizar os procedimentos arquivsticos para organizao da documentao produzida e recebida pelos arquivos
correntes das U/E/O, nomeadamente recepo, arrumao e consulta de documentos.

2.

MBITO

Aplica-se a todas as U/E/O susceptveis de produzir documentao com interesse arquivstico, nomeadamente as que disponham
de arquivos correntes e de classificador prprio.

3.

LEGISLAO E NORMATIVO

RGSUE (2 Parte, arts. 42 a 44);

Directiva Normalizao Provisria sobre a Preservao da Documentao Militar enviada pela Nota n1369 de 14NOV95
da RDB/DDHM;

Segmil1;

Circular n1/96 de 23SET96 do GTAE.

Regulamento de Conservao Arquivstica do Exrcito.

4. EXECUO
a)

Os documentos dos arquivos em uso das diversas reas devem estar devidamente referenciados, devendo ser utilizadas as
designaes segundo o RGSUE;

b) Os documentos s devem permanecer nos arquivos em uso enquanto forem objecto de trabalho.
c)

d)

Documentos a serem mantidos nos arquivos em uso, salvo casos especficos e justificados:
1.

Processos e documentos do ano em curso e do ano anterior;

2.

Documentos definidores de normas e orientaes;

3.

Directivas, despachos e normas de carcter permanente;

4.

Elementos de consulta e modelos.

Para uma boa organizao do arquivo corrente da U/E/O h que aplicar um plano de classificao (classificador) que seja o
reflexo das atribuies do servio (ver NEP 4/4.3).

e)

Os documentos acumulados pela U/E/O so entregues no arquivo primrio, acompanhados da cpia do classificador, de
acordo com as normas internas da U/E/O, em princpio anualmente e quando a sua consulta deixou de ser assdua.

f)

Os documentos com tratamento especial, definido em determinaes especificas, no so entregues no arquivo primrio da
U/E/O, nomeadamente:
1.
2.

Documentos destinados aos processos individuais (as 1s partes so arquivadas na seco de pessoal);
Documentos respeitantes administrao financeira e que devam ser remetidos a rgos de processamento financeiro, por
se regerem por normas prprias. Ficam neste caso a cargo dos responsveis directos;

3.
4.

Documentos clnicos, que se regem por normas prprias e ficam a cargo dos responsveis directos;
Documentos com classificao de segurana nacional e OTAN, no desclassificados, tratados de acordo com o Segmil1 e
C-M 55 (15) Definitivo, ficando ao cuidado dos responsveis directos.

III A - 49

g)

As Ordens do Exrcito e a Listas de Antiguidade no so documentos de arquivo, podendo depois de encadernados, ser
transferidas para a Biblioteca da U/E/O. Exceptuam-se os exemplares autografados, que so directamente enviados pelas
entidades produtoras ao Arquivo Histrico Militar.

h)

Um exemplar da Ordem de Servio da U/E/O entra no circuito documental do Exrcito, sendo transferido de acordo com as
normas em vigor.

i)

Os Dirios da Repblica e outros peridicos oficiais no so documentos de arquivo, podendo, depois de encadernados, ser
transferidos para a Biblioteca da U/E/O .

j)

Os documentos devem ser conservados de acordo com os prazos fixados na Tabela de Seleco anexa ao Regulamento de
Conservao Arquivstica do Exrcito, contados a partir da data em que forem mandados arquivar.

5. RESPONSABILIDADE
A conservao e arrumao da documentao depende estrutural e funcionalmente do responsvel directo pelo arquivo da U/E/O.
6. RECOMENDAO
6.1. PREPARAO DOS DOCUMENTOS

a)

Os documentos relativos a um mesmo assunto, reunidos num processo, so dispostos por ordem cronolgica, sob uma capa de
assunto.

b)

c)

Da capa de assunto deve constar:

Nmero de processo constante do classificador correspondente

Designao do assunto a que diz respeito

Relao dos documentos que contm

Seguidamente devem agrupar-se os processos por maos com cerca de 15 cm de altura embrulhados em papel craft, atados com
fio norte.

d)

Nas faces ou lombadas de cada mao devem ser colocadas etiquetas com indicao:

e)

Subunidade, seco ou departamento a que pertencem

Nmero e designao dos processos contidos no mao

Ano correspondente.

No arquivo primrio da unidade deve ficar arquivado o classificador geral em uso.

6.2. ENTREGA DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO PRIMRIO DA U/E/O:

a) Recepo de documentos:
1.

Elaborar uma comunicao de servio calendarizando as datas reservadas a cada rea (seces, reparties, servios, etc.)
para entrega de documentos ao arquivo, depois de submetida a despacho superior;

2.

Nas datas designadas, de preferncia no incio de cada ano, os servios da U/E/O fazem a entrega da respectiva
documentao no arquivo primrio mediante Guia de Entrega em duplicado, descriminando os documentos e respectivos
n.s de pastas/maos;

3.

Da Guia de Entrega deve constar:

nome da seco
numerao da pasta ou mao
designao dos processos contidos nos maos/pastas e datas extremas
data da entrega e recepo
assinatura dos responsveis.

b)

A documentao entregue no arquivo primrio da U/E/O abatida nos correspondentes livros de registo, com base no
duplicado da guia de entrega devidamente quitada.

c)

A documentao considerada til, de acordo com a Tabela e Seleco anexa ao Regulamento de Conservao Arquivstica do
Exrcito, permanece no arquivo primrio da U/E/O o nmero de anos inscritos nos prazos de conservao, findo os quais
proposta a sua entrada no circuito documental do Exrcito.

III A - 50

d)

As remessas para o arquivo primrio da U/E/O devem respeitar a articulao interna do servio que produziu os documentos
de forma a facilitar a consulta dos mesmos.

e)

Estas remessas devem ser feitas sempre que a consulta dos documentos seja ocasional ou espordica, ou quando prximo da
prescrio dos prazos de reteno administrativa.

f)

A remessa de documentos para o arquivo primrio da U/E/O deve ser acompanhada do classificador do rgo.

6.3. CONSULTA E REQUISIO DE DOCUMENTOS NO ARQUIVO PRIMRIO DA U/E/O

a)

O arquivo primrio da U/E/O deve estar organizado de modo a possibilitar a consulta fcil e rpida dos processos e
documentos.

b)

A consulta dos documentos existentes no arquivo da U/E/O deve ser regulado por cada unidade

c)

Da requisio de documentos deve constar:

numerao e data dos processos
designao do assunto do processo
data de requisio
assinaturas do requisitante.

d)

Aps a consulta do arquivo, os documento devem ficar em ordem e os processos arrumados no seu devido lugar.

6.4. NEP INTERNA

As U/E/O podem elaborar uma NEP interna para o funcionamento do arquivo corrente determinando os procedimentos concretos
no mbito da classificao e ordenao dos documentos, nomeadamente sistemas de registo documental, sistemas de recuperao da
informao, instalao dos documentos, depsito, consulta e requisio, etc.

III A - 51

III A - 52

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 4
TCNICAS DE TRATAMENTO DOS ARQUIVOS CORRENTES DAS U/E/O
EXEMPLAR N __
DATA __/__/__
REF: 4/3
ASSUNTO: CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS12

1.

FINALIDADE

Definir e normalizar os procedimentos para a classificao de documentos de acordo com a estrutura da entidade produtora.

2.

CONCEITO

Operao que consiste em distribuir os documentos por classes de acordo com um plano idealizado de forma a torn-los disponveis para uso
corrente. A classificao deve realizar-se de acordo com a estrutura da entidade produtora. Atravs da classificao atribui-se aos documentos
um determinado cdigo designativo do seu assunto principal e que o associa a outros documentos. Classificar separar, dividir um conjunto
de elementos estabelecendo classes ou grupos. A classificao pode ser determinada previamente, ou seja, a priori, ou ser construdo medida
que os documentos so recolhidos e registados, a classificao a posteriori. A classificao de um arquivo tem de obedecer a um quadro
estruturado, que reflecte a orgnica e actividades da instituio.
Porqu da classificao:

para que a documentao seja facilmente localizada

para que a informao seja de fcil recuperao

para que a documentao seja de fcil consulta.

Caractersticas essenciais de um plano de classificao:

a)

facilitar, tanto quanto possvel os trabalhos que se seguem classificao

b)

permitir realizar o trabalho de arquivo com a mxima simplicidade e rapidez

c)

determinar os critrios das classes e a ordem de classificao das sub-classes dentro de cada classe, evitando dvidas e
interpretaes subjectivas

d)

indicar quais so as categorias ou classes em que deve ser dividido o material de arquivo

e)

ter em conta as exigncias futuras e uma certa flexibilidade.

3. SISTEMAS DE CLASSIFICAO
a)

Funcional (Aces) Relaciona-se com as aces que os documentos referem no seu contedo, de acordo com as atribuies
da sua U/E/O. As aces manifestam-se de 3 formas:

funes, atribuies de uma instituio para cumprir a sua misso

actividades necessrias para o cumprimento dessas funes

trmites, actos que pem em marcha as actividades.

b)

Orgnico A cada dependncia, corresponde uma actividade. Tem em vista a estrutura orgnica da instituio, pois
normalmente as U/E/O esto divididas em dependncias s quais correspondem actividades para o cumprimento das suas
funes. Para essa reconstituio necessrio consultar os antigos inventrios e catlogos entre outros documentos, para alm
da legislao existente sobre a instituio produtora.

INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO Manual para a Gesto de Documentos. Lisboa: IAN/TT,
1998.

12

III A - 53

c)

Temtica - Por matrias ou assuntos de que tratam os documentos. uma classificao sistemtica dado que obedece a

d)

Mista - Quando duas classificaes se combinam. Ex: classificao orgnico-funcional.

"sistemas" organizados por critrios pr-estabelecidos. Ex. CDU classificao decimal universal, muito usada em Bibliotecas.

4. ELABORAO DO PLANO DE CLASSIFICAO:

a) Antes de se elaborar um plano de classificao existem vrias fases:

Levantamento orgnico-funcional da instituio e elaborao do organograma, quais os rgos e detalhar o que cada um
faz - atravs da recolha de legislao que nos permite definir a estrutura e competncia da instituio, definir a sua
misso, elaborar o organograma, para esquematizar as relaes hierrquico-funcionais.

Levantamento das tipologias documentais e funes administrativas dos documentos.

Levantamento dos circuitos documentais.

Definio da tabela de temporalidade e dos prazos administrativos.

b) O levantamento da produo e circulao documental feito atravs de:

planos de classificao ou classificadores j existentes,

listas dos processos,

livro de registo de processos, etc.,

levantamento dos assuntos dos processos existentes (importante para o estabelecimento das classes de um futuro plano
de classificao).

c) Um plano de classificao ou classificador deve ser organizado da forma mais simples para possibilitar a maior rapidez no
trabalho.
d) Num plano de classificao os assuntos so agrupados do geral para o particular.
e) As sries so agrupadas entre si. Para cada conjunto de sries escolhe-se uma designao prpria, as chamadas classes. Pode-se
agrupar um conjunto de classes semelhantes numa classe ainda mais vasta. A hierarquizao em nveis deve ser uniforme e coerente
e deve usar-se o mesmo nmero de nveis para cada classe.
f) O plano de classificao faz-se segundo o critrio da estrutura orgnica, funcional, temtico, etc. (bastando trs nveis de
classes):

os termos que designam o geral, (realidade orgnico-funcional) (classes)

os termos intermdios, (actividade funcional) (sub-classes)

os termos menores designam o particular, (sries documentais).

g) Para a determinao dos ttulos das classes, sub-classes e sries devem-se escolher palavras que traduzam o seu contedo de forma
simples e concreta.
h) O ttulo da srie (terceiro nvel) deve ser constitudo por:

designao da unidade arquivstica que constitui a srie (processo, coleco ou dossier)

designao da funo, tema, tipologia, etc.

i) Existem 3 reas que podemos adaptar de uma instituio para outra, que so as chamadas funes-meio, casos de: Pessoal,
Contabilidade, Patrimnio.
5. OPO POR UM PLANO DE CLASSIFICAO:
a)

a documentao que determina a escolha do sistema de classificao. De forma geral, em arquivos administrativos, a
classificao orgnica ou orgnico-funcional que prevalece. Nos arquivos correntes mais pequenos, de uma repartio ou
seco, a classificao deve ser funcional, tendo em conta as funes do rgo produtor do documento.

b)

Quando a especificidade da documentao assim o determinar, poder optar-se pela classificao por assuntos (matrias).
Esto neste caso os arquivos de correspondncia, material destinado investigao, ficheiros das bibliotecas, etc.

classificao por assuntos permite a arrumao dos documentos segundo o seu contedo e no segundo o fim para o qual
foram produzidos.
c)

Cada classe, ir formar sries, que permanecero tal como foram tratadas enquanto durar a sua vida em qualquer estdio de
utilidade. Sero identificveis aps a sua transferncia para o arquivo primrio, para o arquivo intermdio ou para o arquivo
definitivo.

III A - 54

6. CODIFICAO DAS CLASSES:

a)

Os cdigos so conjunto de letras ou nmeros que codificam a srie de processos.

b)

Nunca se devem usar mais de 3 dgitos. Estes podem ser numricos, alfabticos ou alfa-numricos.

c)

Cada nvel hierrquico representado por um nmero ou letra. O n. do primeiro nvel repete-se nas classes dependentes e o
n. da classe intermdia (sub-classe) repete-se nas sries dependentes.

d)

As codificaes numricas so mais simples de usar, permitem um crescimento infinito e tornam a arrumao dos processos
mais simples.

e)

As codificaes alfa-numricas so mais fceis de memorizar. A arrumao feita por ordem alfabtica, o que exige mais
ateno. Limita a possibilidade de crescimento de novos assuntos.

f)

Os cdigos da classificao so usados nas referncias dos ofcios e informaes, nos registos de entrada/sada e nas capas dos
processos. Atravs dos cdigos procede-se arrumao nas estantes ou nos arquivadores verticais.

III A - 55

III A - 56

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 4
TCNICAS DE TRATAMENTO DOS ARQUIVOS CORRENTES DAS U/E/O
EXEMPLAR N __
DATA __/__/__
REF: 4/4
ASSUNTO: ORDENAO DE DOCUMENTOS
1.

FINALIDADE

Definir formas de ordenao dos documentos dentro de cada unidade arquivstica.

2.

CONCEITO

Operao que consiste em dar uma ordem aos documentos no interior de cada unidade arquivstica para rpida localizao dos mesmos. A
ordenao a segunda operao, dentro da organizao documental, a seguir classificao.
3. SISTEMAS DE ORDENAO
a)

Cronolgico - a data do documento (ano, ms, dia) o elemento ordenador.

b)

Numrico - ordena pelo n. de ordem ou por um conjunto de n.s que se atribui a cada unidade de instalao/ documento
medida que vai sendo tratada.

c)

Alfabtico - a palavra como elemento ordenador (assuntos, topogrfico, onomstico).

d)

Orgnico - com base nas subdivises da instituio produtora.

e)

Misto - combina dois sistemas.

4. ARRUMAO
A colocao do documento no lugar a que pertence, dentro do processo a que diz respeito, deve ser feita logo que o expediente
esteja concludo.

III A - 57

III A - 58

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 4
TCNICAS DE TRATAMENTO DOS ARQUIVOS CORRENTES DAS U/E/O
EXEMPLAR N __
DATA __/__/__
REF: 4/5
ASSUNTO: NDICES
1.

FINALIDADE

Definir e normalizar a criao de ndices para os planos de classificao.

2. EXECUO
a)

Um plano de classificao deve ser completado com ndices alfabticos uma vez que a disposio das classes feita por ordem
hierrquica ou sequencial.

b)

O ndice constitudo por uma lista ordenada alfabeticamente - todas as entradas do plano de classificao so colocadas por
ordem alfabtica, o que permite uma consulta mais fcil ao plano de classificao.

c)

Os ndices devem conter remissivas para as rubricas, sendo por isso um instrumento auxiliar.

d)

Elementos do ndice:

ttulos das sries com os respectivos cdigos

nomes de antigas sries do antigo classificador com uma remissiva para as novas sries, sempre que exista
correspondncia entre elas

palavras significativas referentes s actividades do organismo, referidas na descrio do contedo dos processos mas que
no surgem nos ttulos das sries, fazendo-se uma remissiva para as respectivas sries.

III A - 59

III A - 60