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PROCESO DOCUMENTAL
tramite
Documen
tal
Estos ocho (8) procesos estn presentes en todo el ciclo vital de los procesos
desde que se genera hasta su eliminacin y estn orientados por el Archivo
General de la Nacin bajo la ley 594 del 2000.
Al observar el segundo video En qu consiste la gestin documental?
Nos damos cuenta de la importancia de tener implantado un buen sistema de
gestin documental en nuestras organizaciones ya que nos facilita encontrar todos
los documentos que hacen parte de un proceso, como por ejemplo una compra o
una venta de algn bien o un producto o servicio.
I:
OBJETO,
MBITO
DE
APLICACIN,
DEFINICIONES
Descripcin:
Adems de conocer conceptos relacionados con Administracin Documental en la
Archivstica, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno
laboral.
Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, as como los conceptos
de la Administracin Documental en la Archivstica, es momento que usted emplee
los conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar
diferentes procesos de un contexto laboral, a travs del siguiente ejercicio:
Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo
o una oficina que se encargue especficamente de la clasificacin documental, de
acuerdo a las reas que constituyan la empresa.
Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una
entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.
Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:
Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el primer
contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que
seleccion, acerca de cmo se aplican las funciones para administrar los
documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo contenido
de estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los archivos.
Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en
cuenta la informacin obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades
de evaluacin.
Laboro en la Registraduria Municipal de San Jacinto Bolvar y la entidad tiene un
sistema de Gestin Documental Implantado desde el ao
Funciones de la Administracin Documental
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea
coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicacin empresarial y
permita la fluidez de la informacin de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las
funciones que se destacan son:
DESARROLLO:
A. 1. La Administracin Documental ensea el tratamiento administrativo que se le
debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su
utilizacin y conservacin. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al
manejo, tratamiento y organizacin de documentos, desde su origen hasta el
destino final con el objeto de acelerar su bsquela, facilitacin y conservacin.
Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes,
donde se guarda la informacin de un acto o hecho realizado por personas, que
pueden ser pblicas o privadas.
La importancia de la administracin documental en una empresa es fundamental
ya que nos permite planificar, manejar y organizar toda clase de documentos que
se recepcionan provenientes de entidades y empresas.
Esto nos ayuda a tener un adecuado control de los archivos ejecutando
procedimientos para darles un mejor manejo en la creacin, proceso y archivo de
los mismos y as en el momento de alguna consulta sea fcil y eficaz su
bsqueda.
Esta bsqueda se puede hacer segn como se tenga organizado el archivo si pro
fechas, por dependencias, por ciudades, por orden alfabtico, Por asunto o por
importancia del documento, esta clasificacin la maneja cada empresa segn sus
necesidades.
En una de las definiciones entenda que la Administracin Documental es el
manejo que se le debe dar a los documentos con la finalidad de facilitar su
utilizacin y conservacin, pasando por su manejo, tratamiento y organizacin
tratando siempre de reducir costos y espacio.
En este tema es muy complejo ya que existe una normativa para este fin y ah
especifica que determinacin hay que darle a cada uno de los documentos, puesto
que no es lo mismo para documentos contables que para documentos
relacionados con gestin humana. Tambin existes tablas de retencin documental
con sus correspondientes subseries y tipos de documentos donde se asigna el
tiempo del ciclo vital de cada documento.
B. 1. ASPECTO DE LA LEY 594 DE 200
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el
transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al
servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
3. Archivo histrico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la
ciencia y la cultura. Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos histricos
recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o expropiacin. Archivo privado:
Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurdicas de
derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
4. Documento original: Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y
caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
5. Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.
C. Son muy buenos temas ya que me brindaron informacin, importante sobre el curso