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CONTROLE
ORAMENTRIO
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1.
INTRODUO..................................................................................................... 5
2.
CARACTERSTICAS DO PCO................................................................................. 6
3.
4.
5.
6.
PARAMETRIZAO ........................................................................................... 13
7.
CADASTROS ..................................................................................................... 15
7.1.
7.2.
Operaes ..................................................................................................................... 17
7.3.
Classes............................................................................................................................. 17
7.4.
7.5.
7.6.
Mscaras Contbeis................................................................................................... 21
7.7.
Totalizadores ................................................................................................................ 22
7.8.
Contingncia ................................................................................................................ 23
7.9.
Grupo de Aprovadores............................................................................................. 24
7.10.
Limites de Aprovao................................................................................................ 25
7.11.
Planilhas ......................................................................................................................... 25
7.12.
7.13.
Planejamento de Despesas..................................................................................... 28
7.14.
7.15.
7.16.
Oramentos .................................................................................................................. 31
7.17.
7.18.
7.19.
7.20.
7.21.
8.
9.
7.22.
7.23.
Revises..........................................................................................................................38
7.24.
Verses ...........................................................................................................................38
7.25.
Simulaes ....................................................................................................................39
7.26.
Processo de Simulao.............................................................................................39
7.27.
MOVIMENTOS ..................................................................................................42
8.1.
Lanamentos ................................................................................................................42
8.2.
Operaes .....................................................................................................................42
8.3.
Rastreamento de Lanamentos.............................................................................43
8.4.
Atualizao de Cubos................................................................................................43
8.5.
8.6.
8.7.
Configuraes de Cubos..........................................................................................46
8.8.
Tipos de Bloqueio.......................................................................................................46
8.9.
Lanamentos ................................................................................................................49
8.10.
8.11.
Bloqueios .......................................................................................................................54
8.12.
Pontos de Bloqueio....................................................................................................56
8.13.
Vises ..............................................................................................................................56
8.14.
8.15.
Entidades .......................................................................................................................60
8.16.
Configurao de Cubos............................................................................................61
8.17.
8.18.
Planejamento ...............................................................................................................62
8.19.
Receitas Relacionadas...............................................................................................63
8.20.
8.21.
Custos Relacionados..................................................................................................64
8.22.
Cadastro de Despesas...............................................................................................64
8.23.
8.24.
Cadastro de Verbas....................................................................................................65
8.25.
CONSULTAS .....................................................................................................67
Planejamento e Controle Oramentrio
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9.1.
Cubos ..............................................................................................................................67
9.2.
Vises ..............................................................................................................................68
10. RELATRIOS.....................................................................................................71
10.1.
Cadastros .......................................................................................................................71
10.2.
Planilhas .........................................................................................................................71
10.3.
Movimentos..................................................................................................................72
10.4.
Cubos ..............................................................................................................................72
10.5.
10.6.
Vises ..............................................................................................................................73
10.7.
Miscelneas...................................................................................................................74
10.8.
Lanamentos ................................................................................................................74
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1. INTRODUO
Muitas organizaes esto distribudas, geograficamente, em escritrios, plantas de
produo, lojas e outras unidades que podem estar em cidades e pases diferentes.
Hoje, as empresas esto interligadas por redes, como e-mail, Internet, fax, entre etc.
Porm, o processo oramentrio ainda deficiente se considerarmos as necessidades
de preparao de oramentos e relatrios gerenciais, por exemplo. Alm do aspecto
fsico existe o aspecto de controle. Quando so utilizados softwares de planilhas, por
exemplo, o oramento fica fora de sintonia com o resto da organizao, exigindo uma
demanda maior para a execuo dos processos e, muitas vezes, com nmeros que no
oferecem confiana.
O sistema SIGAPCO um mdulo colaborativo no qual todos os usurios envolvidos
tm acesso s informaes do processo oramentrio. A integrao com os outros
componentes da aplicao PROTHEUS (Compras, Vendas, Financeiro, Estoques e
Custos, etc.) promove o controle integrado do processo oramentrio, oferecendo
dados gerenciais precisos sobre o oramento e a gesto da organizao.
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2. CARACTERSTICAS DO PCO
A empresa pode controlar seu oramento desde as previses iniciais, as revises, at a
realizao dos valores pelos lanamentos;
A rea responsvel pela administrao dos oramentos pode visualizar/consultar, de
forma integrada, a situao atual do oramento durante a fase de planejamento;
Os oramentos so includos e alimentados de forma descentralizada. Assim, cada
responsvel faz a digitao da sua parte diretamente no sistema;
Possui um mtodo de incluso de dados de fcil manuseio, possibilitando a cpia de
valores, a distribuio de valores automtica e o reajuste de forma rpida e eficiente;
Possui rigoroso controle dos usurios, visto que os acessos s contas e nveis podem
ser definidos;
Conta com um eficiente controle de revises, que permite rastrear as informaes
desde a sua criao;
A rea de simulaes oramentrias permite ao elaborador prever eventuais
problemas, auxiliando na tomada de deciso;
Permite o controle de todos os quadros oramentrios por meio de vises, contas,
classes e operaes;
Disponibiliza o controle oramentrio por quantidades e valor;
Permite o bloqueio de processos efetuados em outros mdulos quando o oramento
no possuir saldo suficiente para aquele movimento;
Est totalmente integrado aos mdulos da verso P10, e pode se desvincular da
Contabilidade Gerencial/Fiscal.
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3. PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES
Podemos dividir
funcionalidades:
processo
oramentrio
de
acordo
com
suas
principais
Definio de Usurios
A definio dos usurios, bem como sua posio na estrutura do oramento, permite
um controle de segurana efetivo em todo o processo.
Planejamento Oramentrio
A preparao do oramento exige um alto grau de conhecimento da empresa sobre os
dados gerenciais e das expectativas de resultados.
Relatrios de Acompanhamento
Os totalizadores necessrios, bem como as vises gerenciais, permitem o controle
efetivo do resultado oramentrio e podem ser totalmente configurados de acordo
com as necessidades da empresa.
Para uso do mdulo Planejamento e Controle Oramentrio de
extrema importncia a utilizao do TOPCONNECT e do banco de dados
relacional.
Detalhamento do Oramento
O oramento financeiro a principal aplicao do sistema SIGAPCO e o mais idealizado
pela maioria das empresas quando se trata de oramentos. O oramento financeiro
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4. REQUISITOS FUNDAMENTAIS
Existem algumas informaes que necessitam ser claramente definidas e entendidas ao
iniciar o planejamento oramentrio:
Operao
Compra de Produtos
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Movimentao - Lanamentos
Normalmente, os lanamentos so gerados pelo processo de contabilizao
oramentria, e suas origens so definidas no cadastro de lanamentos por processo,
que utilizamos para cadastrar as funes do sistema (integrao com ERP) e detalhar as
operaes, tais como incluso, alterao e excluso, para que, automaticamente,
atualizem a tabela de movimento. Contudo, os movimentos podem tambm ser
includos manualmente.
Bloqueios
Os bloqueios so gerados por meio do processo de contabilizao oramentria e suas
origens so definidas no cadastro de pontos de bloqueio, que utilizamos para cadastrar
As funes do sistema (integrao com ERP) e detalhar as operaes, tais como
incluso, alterao e excluso, para que, automaticamente, atualizem os movimentos
de bloqueio alm do relacionamento com o cadastro dos tipos de bloqueio.
Acompanhamento e Controle
O acompanhamento e controle do oramento podem ser realizados mediante
consultas aos cubos gerenciais em tela e relatrios comparativos entre orado e
realizado e tambm consulta de viso gerencial (orado).
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Relatrios
Os diversos relatrios do sistema possibilitam um acompanhamento amplo da posio
oramentria da organizao bem como de todos os seus projetos em andamento.
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5. FLUXO OPERACIONAL
A seguir, apresentada uma sugesto de fluxo de operao do Mdulo Planejamento e
Controle Oramentrio, que deve ser utilizado pelo usurio como um apoio quanto
forma de implantao e operao do sistema.
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6. PARAMETRIZAO
O mdulo Planejamento e Controle Oramentrio utiliza vrios parmetros, sendo que
alguns deles so comuns a outros mdulos do sistema. Caso estes sejam alterados, a
configurao ir afetar os demais mdulos do sistema. Alguns destes parmetros so
apenas configuraes genricas como de perifricos, nomenclaturas de moedas, etc.
Os parmetros especficos do mdulo - SIGAPCO so:
Parmetro
Descrio
MV_PCOINTE
MV_PCOCUBO
MV_PCOMASC
MV_PCONVCB
MV_PCOOUTB
MV_PCORBLQ
MV_PCOSINC
MV_PCOVACE
MV_PCOVISL
MV_PCOPNJ1
MV_PCOVSAL
MV_PCOSDCT
MV_PCOCTGP
MV_PCOEMCT
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MV_PCOWFCT
MV_PCOVENC
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7. CADASTROS
Parmetro MV_PCOSINC
Quando habilitado com a opo 2 ou 3, a opo Incluir substituda
pela opo Sincronizar.
1 - Para utilizar o plano de contas oramentrio com estrutura prpria e
independente de outros planos.
2 - Para utilizar o plano de contas oramentrio sincronizado ou plano
de contas contbil.
3 - Para utilizar o plano de contas oramentrio sincronizado com o
plano de contas por centro de custo.
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Descrio
Tipo
0000010
Matriz
Sinttica
0000011
Administrao
Analtica
0000012
Vendas
Analtica
0000013
Produo
Analtica
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7.2. Operaes
Esta rotina permite o cadastramento e a manuteno das operaes que podem ser
utilizadas na digitao e acompanhamento da planilha oramentria. Este cadastro
alternativo (no obrigatrio) e sua finalidade permitir agrupar ou separar informaes
dentro da planilha oramentria, alm das classes oramentrias.
As operaes podem ser utilizadas na planilha oramentria, por exemplo, quando
temos a necessidade de controlar operaes de Compras Nacionais, Compras
Importadas ou Produo Prpria. A operao, portanto, um refinamento do
oramento, que est baseado em quantidades e valores a serem acompanhados
durante a execuo oramentria.
A tabela a seguir apresenta alguns exemplos de operaes:
Cdigo
Descrio
IMPORT
Operao Importao
PRODC
Operao Produo
VENDA
Operao Vendas
7.3. Classes
A classe oramentria permite organizar o oramento segundo critrios que permitem
compreender os tipos de valores que esto sendo apresentados. Propiciando
informaes para a administrao, gerncia e a tomada de decises.
Dentro de um oramento podemos utilizar a classe para classificar estes valores,
permitindo ao sistema distinguir "quantidades de valores" ou "quantidades de
contrataes de valores" a serem acordadas, por exemplo.
A classe uma informao obrigatria que deve ser includa na elaborao do
oramento junto da conta oramentria e serve para identificar os valores que esto
registrados em uma determinada linha do oramento. nela tambm que
determinamos o formato dos valores a serem apresentados nos lanamentos
realizados.
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Cdigo da
Classe
000001
Nome
Aquisio
de
Hardware em Valores
Identificador
Obrigatrio?
Sim
Alias
SB1 (Cadastro de Produtos)
A incluso desta classe implica que sempre que um determinado setor da empresa
estiver elaborando um oramento de aquisio de hardware em valores, ser
obrigatrio identificar o equipamento no cadastro de produtos. Somente se pode orar
um hardware cadastrado previamente no SB1 (Cadastro de Produtos).
Neste caso, a classe conduz elaborao de um oramento organizado e com regras
definidas, para que todo o ciclo do oramento, elaborao, aprovao e
acompanhamento, sejam coerentes e bem definidos.
Entidade Cdigo ao qual esta classe esta vinculada no sistema. Neste caso uma
entidade corresponde a um cadastro que faz parte das tabelas do sistema (Por
exemplo, Cadastro de Produtos Entidade: SB1, Cadastro de Funes Entidade: SRJ)
ndice Corresponde ao ndice da entidade selecionada que o sistema deve utilizar
para a localizao do cdigo do identificador da classe no seu cadastro. Geralmente
(por padronizao de mercado) o ndice 1 o ndice chave da tabela. (Por exemplo:
Para o cadastro de Produtos (SB1) temos o ndice 1 como chave para localizao do
cdigo no cadastro.
Texto do Identificador O texto do identificador ser utilizado nos relatrios e
consultas em tela para exibio do identificador. Neste campo dever ser preenchida
uma sintaxe em ADVPL que retorne o texto a ser exibido. (Por exemplo, para o cadastro
de produtos podemos definir o texto do identificado com a descrio do produto
(B1_DESC). O campo ficaria preenchido com a sintaxe ADVPL: SB1->B1_DESC.
Obrigatrio?- Indica se a o detalhamento do identificador obrigatrio na
utilizao desta Classe. Atravs desta configurao, o gestor do oramento pode
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definir quais classes exigem um maior nvel de detalhe. (Por exemplo: Para a classe de
aquisio de novas contrataes, durante o preenchimento do oramento a indicao
de qual funo ou cargo que ser contratada obrigatria).
Texto da UM O texto da Unidade de Medida identificador ser utilizado nos relatrios
e consultas em tela para exibio da UM orada do identificador (Valor ou quantidade).
Neste campo dever ser preenchida uma sintaxe em ADVPL que retorne o texto a ser
exibido. (Por exemplo: para o cadastro de produtos podemos definir o texto com a
descrio do produto (B1_UM) com a seguinte sintaxe ADVPL: SB1->B1_UM.
Decimais - Informa o nmero de casas decimais permitidos para esta classe. O limite
padro de casas decimais 9, que poder ser aumentado pelo Administrador do
sistema via configurao.
Smbolo - Informe um smbolo que ser visualizado na frente do Valor a ser visualizado
em relatrios e consultas do sistema. Por exemplo: $ - smbolo que representa valores
em dinheiro ou, % - smbolo que representa valores em percentual.
Formato Selecione um dos formatos de apresentao pr-formatados para a exibio
e edio dos valores da classe. As regras de Smbolo e Decimais informadas so
obedecidas em conjunto com o Formato informado.
Picture Customizada Neste campo poder ser informado um Picture Customizada,
padro ADVPL, que o sistema ir utilizar na formatao dos valores. Caso um Picture
Customizada seja informado, as informaes dos campos Formato, Smbolo e decimal,
sero desprezados.
Operao Obrigatria? Atravs da configurao deste campo o gestor do oramento
pode definir que a informao da operao obrigatria na utilizao desta classe,
possibilitando maior nvel de detalhamento do oramento.
Operao Padro A partir deste campo o gestor pode definir uma operao que ser
sugerida para esta classe. Por exemplo: Classe Aquisio de Hardware, sempre ser
sugerida a operao de Compra de produtos Nacionais de informtica.
Descrio
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CT
Contingncia
OR
Orado
PR
Previsto
EM
Empenhado
RZ
Realizado
Contingncia
Tipo de saldo que demonstra os valores gerados a partir de necessidade emergencial,
para permitir incluso de valores no previstos no oramento.
Orado
Tipo de saldo que demonstra os valores orados para determinada operao, atividade
ou tarefa, servindo para delinear um cenrio da situao futura, ou seja, a base para
efetuar a comparao com os valores realizados.
Previsto
Tipo de saldo que pode determinar o valor de possveis recebimentos/entradas para
atender um tipo de operao, atividade ou tarefa. Ainda no um saldo
comprometido. Podemos fazer referencia as Solicitaes de Compras, por exemplo.
Empenhado
Tipo de saldo que pode determinar o valor necessrio para efetuar um tipo de
operao, atividade ou tarefa, e que aps a execuo da mesma transformado em
valor "Realizado". Assim, o saldo empenhado um saldo comprometido para
determinada ao que se executar, e assim, apesar de estar "reservado" ainda no
pode ser configurado como realizado.
Pode-se dizer que um saldo empenhado est entre o saldo previsto e o saldo realizado.
Como exemplo de saldo empenhado, fazemos referncia ao Pedido de compras, no
qual so requisitados os materiais a serem comprados.
Saldo Realizado
Demonstra as operaes de crdito e dbito que ocorreram no sistema e que
reproduzem fielmente os lanamentos efetuados pela empresa.
AL2 Tipos de Saldos Os tipos de saldo so utilizados nos processos de atualizao e
re-processamentos das composies do saldo gerencial.
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Entidade Contbil
Centro de Custo
Item Contbil
Classe de Valor
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7.7. Totalizadores
Atravs da rotina "Cadastro de Totalizadores" o usurio poder cadastrar os
totalizadores e acumuladores para os campos padres existentes nos itens da planilha
ou da viso oramentria.
Os campos padro j existentes so os seguintes:
Classe Oramentria
Centro de Custo
Item Contbil
Classe de Valor
Operao
Se for necessrio, tambm podemos criar um totalizador para um campo de usurio.
Para tanto selecione a opo "Outro" no "Assistente de Incluso" e identifique o campo
de usurio desejado do item da planilha ou da viso oramentria.
Exerccio 01
Vamos efetuar a configurao dos totalizadores. Para isso, acesse:
Atualizaes > Cadastros > Totalizadores
1) Especifique em qual tipo de cadastro de totalizador ou acumulador deseja
efetuar a manuteno:
Totais da planilha oramentria (tabela AKK)
Totais da viso oramentria (tabela AKQ)
2) Para cadastrar um novo totalizador e acumulador selecione a opo "Incluir".
3) Ao iniciar o "Assistente de Incluso", selecione um campo padro para gerar o
totalizador e o acumulador. A opo "Outro" somente deve ser utilizada caso se
queira um campo totalizador que no seja sugerido pelo sistema, ou no caso de
se tratar de um campo customizado pelo usurio.
4) Aps selecionar o campo para totalizao, o sistema exibe as perguntas
conforme a seguir, para que se informa o ttulo referente s pastas do
totalizador e do acumulador. Estas pastas sero criadas no cadastro dos itens da
planilha e na viso oramentria.
Total Por?
Acumulado por?
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5) Aps informar os ttulos das pastas, o sistema exibe uma tela com as perguntas a
seguir, para os campos do sistema que compe o totalizador e o acumulador.
Entidade
AK6
Ordem Pesquisa?
Campo Origem?
AK6->AK6_CODIGO
Descrio?
AK6->AK6_DESCRI
Campo Destino?
AK->AK_CLASSE
7.8. Contingncia
A Ferramenta de contingncia facilita o tratamento das excees oramentrias que
podem ocorrer. utilizado como um complemento da ferramenta de bloqueio
oramentrio e permite que o usurio, durante um processo de bloqueio, solicite um
ajuste oramentrio.
Uma vez ativada a ferramenta de contingncia, com o parmetro MV_PCOSDCT
durante o processo de bloqueio ser apresentada uma tela, por meio da qual o usurio,
utilizando o boto Contingncia, poder acessar a ferramenta de contingncia para o
movimento bloqueado.
O boto
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7.11. Planilhas
Planejamento
A construo de um planejamento oramentrio poder utilizar como partida em sua
construo, visando o planejamento do prximo perodo, os resultados de um perodo
anterior. Normalmente utiliza-se o resultado de um ano em que se obteve um
resultado expressivo em vendas e a ele atribuir a meta para o prximo perodo.
importante salientar que qualquer planejamento requer uma anlise regular para
visualizao dos resultados para, durante o exerccio, poder fazer ajustes de correo
de rota visando alcanar a meta prevista.
Na elaborao do planejamento do perodo desejado (futuro) de grande valor utilizar
uma ferramenta de gesto que facilite o registro das informaes bem como a
localizao delas. Nesse sentido o mdulo Planejamento e Controle Oramentrio tm
as informaes dispostas em formato de rvore com amplo nvel de detalhe.
O planejamento pode ser efetuado para receitas, despesas, movimentos no
operacionais e folha de pagamento e sero visualizados em uma planilha oramentria
(saldo orado).
Utilizando esta ferramenta o gestor do planejamento tem sua disposio os meios
para definir, por exemplo, o perodo para o qual deseja efetuar o planejamento, incluir
e alterar as informaes iniciais se assim o desejar, fazer consultas, acompanhar os
resultados e efetuar os ajustes que levaro atingir as metas definidas.
O planejamento ser dividido em:
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Receitas
Despesas
No operacionais
Folha de pagamento
O objetivo das planilhas de planejamento unificar os planejamentos de receita, de
despesa, movimento no operacional e folha de pagamento de um determinado
perodo a ser planejado de uma empresa ou ainda de um determinado grupo de
empresas.
Na planilha de planejamento incluem-se os itens agregadores e valores previstos
considerando um determinado perodo, que pode ser configurado na incluso da
planilha. Uma vez criada necessrio acompanhar os resultados efetuando a
manuteno e ajustes.
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valor
total
de
receita.
Para gerar Movimentos relacionados, clique no com o boto direito sobre o produto
principal ou relacionado.
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Em cinco etapas o Planejamento pode ser alterado, apresentado assim uma nova viso
de planejamento.
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Em cinco etapas o Planejamento pode ser alterado, apresentado assim uma nova viso
de planejamento.
Exemplo:
Consideramos uma indstria automobilstica que planeja sua folha de pagamento
para o prximo ano. Sero utilizados como dados iniciais de partida, o numero de
funcionrios atuais ou Previstos ou aprovados no Modulo de Cargos e Salrios.
1 Passo (Verba Salrio)
Para a gerao da verba salrio o Sistema utiliza as informaes do ERP, contidas no
Modulo Cargos e Salrios. Consultar documentao da Rotina Quadro de
Funcionrios do modulo CSA.
Para gerar as informaes do CSA no planejamento oramentrio, o usurio seleciona o
centro de custo a ser planejado e suas funes e o sistema importa as informaes.
O parmetro MV_PCOVSAL deve ser configurado com o cdigo da verba
salrio no cadastro de verbas do PCO. O Campo Regra de Pad. Do
cadastro da verba informada tem que conter a regra de distribuio a ser
aplicada.
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7.16. Oramentos
O objetivo das planilhas oramentrias unificar os planos de oramentos de um
determinado perodo a ser planejado em uma empresa ou de um determinado grupo
de empresas.
Uma planilha oramentria pode conter, por exemplo, o oramento inteiro de uma
empresa em uma nica planilha. Ou pode ter o plano de oramento dividido em vrias
planilhas, sendo elas: de vendas, de produo, do caixa, etc.
Uma planilha oramentria composta por contas oramentrias (veja Plano de
contas oramentrio) e valores previstos para um determinado perodo, que pode ser
configurado na incluso da planilha. Atravs desta rotina feita a manuteno das
planilhas oramentrias.
Visando a elaborao e manuteno do oramento, este processo conta com agilidade
e simplicidade, tornando fcil a visualizao das informaes do oramento. A planilha
oramentria define as contas oramentrias que faro parte dela e tambm a
periodicidade e os valores a serem digitados, alm da classe/operao e das entidades
contbeis. O criador da planilha recebe automaticamente o status de administrador.
Para facilitar o preenchimento dos itens da planilha oramentria, esto disponveis os
recursos de digitao de frmulas, rateios de valores nos perodos da planilha e
reclculo das frmulas. O recurso de pesquisa tambm est disponvel para consultar o
posicionamento do item na planilha.
Quando um usurio inclui uma nova planilha, o sistema faz o seu
relacionamento no primeiro nvel, tornando-o o administrador da
planilha com todos os direitos de acesso
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Cdigo
Janeiro
Fevereiro
Maro
1.1.2.10
100
200
500
1.1.2.11
150
300
450
1.1.2.12
50
100
150
1.1.2.13
40
60
80
Janeiro
Fevereiro
Maro
1.1.2.10
100
300
800
1.1.2.11
150
450
900
1.1.2.12
50
150
300
1.1.2.13
40
100
180
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Cada usurio poder optar pelo mtodo de visualizao da planilha oramentria que
definido pelo parmetro (acesso pela tecla F12) - Tipos de Exibio.
Completa - O sistema exibe a planilha oramentria, permitindo ao usurio navegar
pelas contas oramentrias para as quais ele tem acesso. Na parte inferior da tela esto
os detalhes da conta selecionada e o oramento para um determinado perodo.
Filtro/C.O. - O sistema exibe a tela de "Contas Oramentrias (C.O.)", onde o usurio
poder se posicionar na C.O. desejada. Ao clicar no boto "Selecionar" o sistema abrir
a planilha oramentria. A seleo da conta respeita a hierarquia da mesma, sendo
possvel aps a seleo, exibir todas as contas analticas da conta sinttica selecionada.
Filtro/Usurio - O sistema exibe a tela de "Usurios x Contas Oramentrias" onde
possvel selecionar o usurio desejado. Ao clicar no boto "Selecionar" o sistema abrir
a planilha oramentria.
Espec. Campos - O sistema exibe a tela de parmetros para configurao da interface.
Somente o administrador visualizar, na tela de parmetros, as opes a
seguir, quando o "Tipo de Exibio" selecionado for a "4 Especifica
Campos".
"Administrador - Salvar Configuraes" (o sistema salva a configurao
efetuada nos parmetros).
"Administrador - Bloquear" (ao ativar esta opo de configurao, o
sistema no permitir a alterao dos parmetros a partir do prximo
acesso).
"Administrador - Desbloquear" (ao ativar esta opo de configurao, o
sistema desbloquear os parmetros a partir do prximo acesso).
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contas, a hierarquia Sinttica / Analtica definidas pelas Contas dever ser respeitada
dentro do oramento, caso contrrio o sistema no aceitar a incluso da Conta.
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Ferramentas de Atualizao
Atravs da opo Ferramentas o sistema disponibiliza algumas ferramentas de
manuteno da planilha:
Rateio de Valores nos Perodos: esta ferramenta permite ao usurio ratear um
determinado valor nos perodos dos itens da planilha oramentria, por exemplo:
Ratear 80.000 nos seis primeiros meses em uma determinada conta e CC. Ser exibido
um WIZARD que auxiliar o usurio na tarefa de rateio. Neste wizard dever ser
definida a forma de rateio e o perodo que ser rateado o valor. Antes de confirmar o
wizard exibe como foram feitos os rateios nos perodos.
Planejamento e Controle Oramentrio
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7.23. Revises
Reviso de Planilha
Atravs desta rotina pode-se efetuar a reviso das planilhas oramentrias e manter um
histrico das verses anteriores registradas para consulta e comparao das
manutenes feitas, seja na fase de elaborao como na fase de execuo do exerccio.
Cada reviso efetuada numa planilha recebe um novo cdigo de verso. Assim o
sistema suporta vrias verses de uma mesma planilha, sendo a ltima verso
finalizada, considerada como planilha atual.
O processo de controle de reviso da planilha se baseia em trs fases:
Fase 1 Inicio da reviso: A planilha reservada para reviso, e uma nova verso da
planilha criada. Neste momento o sistema retorna para a janela de manuteno de
revises, alterando o status da planilha para amarelo, "Planilha em Reviso".
Fase 2 - Elaborao da Reviso: O usurio faz as alteraes que deseja na Planilha.
Fase 3 - Finalizao da Reviso: A nova verso da planilha passa a ser a verso atual e
considerada no exerccio do oramento, retornando o status da planilha para verde
"Planilha Livre para Reviso".
7.24. Verses
As verses de reviso so criadas e controladas pelo administrador do oramento.
Exemplos de verso podem ser chamados de "Oramento Original", "Oramento
Aprovado", ou "Previso para um Perodo".
H dois tipos de verses:
Verses Normais: So revises efetuadas na planilha corrente, disponveis por um
perodo de tempo determinado pelo administrador do oramento. O usurio faz
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7.25. Simulaes
Atravs desta rotina, o usurio pode simular a alterao de uma planilha oramentria
com a finalidade de analisar os resultados decorrentes desta alterao sem, no entanto,
gravar oficialmente a reviso, ou seja, sem efetivamente alterar/revisar a planilha. No
entanto, se aps a avaliao da simulao o usurio desejar efetivar as alteraes
simuladas, poder gravar a reviso, tornando-a uma verso original da planilha.
O sistema permite ainda, criar verses de simulaes para a planilha em operao, para
que o usurio possa tomar decises baseadas na comparao dos resultados
apresentados pelas diferentes simulaes efetuadas.
Apesar da estrutura da planilha original ser transferida para a planilha da rotina de
simulao, manter verses desta simulao no interfere nas operaes em
andamento.
A simulao uma ferramenta do sistema que age de forma completamente
independente e, desta forma, a no ser que o usurio transforme uma determinada
simulao em reviso, o sistema no considerar nenhum dado das simulaes na
planilha oramentria.
Esta opo permite comparar verses da simulao com a planilha real/atual (em
operao no sistema) e, caso esta atenda melhor as expectativas, podem-se transferir
os dados simulados para uma nova reviso da planilha corrente. Para mais informaes
consulte os tpico "Para comparar simulaes" e "Para gravar uma simulao como
reviso".
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e a palavra,
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8. MOVIMENTOS
8.1. Lanamentos
Esta rotina apresenta os lanamentos efetuados no sistema, sejam eles includos
manualmente ou gerados automaticamente, originados dos processos de
contabilizao oramentria.
Para que o sistema gere lanamentos automaticamente, o processo que d origem ao
lanamento deve ser previamente configurado nas rotinas de "Lanamentos - Por
processos", ou "Pontos de lanamentos".
Assim, podem-se configurar operaes como: incluses, alteraes e excluses, para
que gerem automaticamente, lanamentos nesta rotina.
O quadro a seguir apresenta as principais origens dos processos configurados para
gerar lanamentos:
Planejamento e Controle Oramentrio
Vendas
Compras/Suprimentos
Recursos Humanos
Financeiro
Gesto de Projetos
Produo
Atravs dos lanamentos temos a atualizao dos saldos dos cubos do PCO de acordo
com as configuraes e entidades relacionadas.
O sistema permite tambm que os lanamentos/bloqueios gerados automaticamente
sejam alterados/estornados atravs desta rotina.
8.2. Operaes
O sistema dispe de dois mtodos que podem ser utilizados para a operao de
cancelamento de um lanamento.
Estorno: Esta operao no apaga o registro original do lanamento da base de dados,
com isso, mantm-se um histrico dos registros cancelados. Estes estornos podem ser
visualizados tambm nos relatrios e no prprio Browser de consulta com a legenda na
cor indicativa.
Excluso: Esta operao apaga fisicamente o registro de lanamento da base de dados,
no mantendo nenhum histrico para registros cancelados, exceto quando se utiliza
Audit-Trail, onde podemos ter um histrico das operaes efetuadas em todos os
registros do sistema.
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Operaes
1 Trimestre
2 Trimestre
3 Trimestre
Valor Previsto
Valor Previsto
Valor Previsto
Mercado
Nacional
10000
12000
14400
Mercado
Internacional
25000
30000
38000
Bancos
4000
4800
5760
Fundos
Investimentos
5500
6600
7920
Matriz
Receita Lquida
Faturamento/Vendas
Aplicaes
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Material
Manuteno
Sistemas
de
de
Mercadoria
Nacional
2000
2400
2880
Mercadoria
Internacional
3000
3600
4320
Mercadoria
Nacional
400
480
576
Mercadoria
Internacional
2300
2760
3312
Mercadoria
Nacional
4000
4800
5760
Exerccio 02
Vamos efetuar a configurao de um Cubo Gerencial. Para isso, acesse:
Atualizaes > Cubo > Cubos Gerenciais
Ser exibida uma tela na qual sero visualizados os cubos existentes para
manuteno ou criao de um novo.
1) Clique com o boto direito do mouse em cima do cubo desejado ou clique no
boto no rodap da pgina e selecione a ao a ser executada;
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Para o tipo 2 "Via JOB" o sistema criar um JOB para cada cubo que l a
fila de atualizaes (Tabela ALA) e atualiza os saldos de acordo com o
campo Status Cubo.
Exerccio 03
Vamos efetuar a incluso de entidades, que iro compor a dimenso definida para o
cubo, de acordo com o exemplo proposto. Para facilitar o cadastramento de novos
cubos, foi disponibilizado um Wizard, que pode ser acessado atravs do boto "PrSelec" na barra de ferramentas e que permite criar dimenses dentro dos padres
do sistema.
A utilizao deste Wizard preenche todos os campos do cubo com configuraes
pr-selecionadas, restando ao usurio apenas efetivar a gravao dos dados prselecionados.
Ao clicar no boto
ser exibida uma tela para que sejam selecionados os nveis
da dimenso proposta.
Ao confirmamos a incluso do cubo, o sistema retorna para a tela principal para que
possamos incluir as configuraes e tipos de bloqueio;
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Exerccio 04
O procedimento para incluso de uma configurao segue o mesmo da incluso de
um cubo.
1) Clique com o boto direito do mouse na opo configuraes e selecione a
opo desejada;
Um novo wizard ser exibido, desta vez para possibilitar a incluso da configurao;
2) Preencha os campos de identificao do cabealho da configurao;
Neste passo incluiremos a estrutura da configurao a partir da dimenso do cubo.
O campo Nvel dispe de um F3 para pesquisar a estrutura do cubo gerencial. O
campo em destaque possibilita realizar uma consulta ao cadastro do nvel
posicionado.
3) Pesquise o saldo tipo RZ;
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8.9. Lanamentos
Lanamentos Por Processos
Utiliza-se esta rotina para definir, e configurar, quais processos efetuados deve ser
automaticamente registrados como lanamento oramentrio pelo sistema. Podem-se
configurar operaes tais como: incluses, alteraes e excluses, para que gerem
lanamentos automaticamente.
Os lanamentos gerados so utilizados posteriormente em outras rotinas do sistema,
tais como a rotina de Lanamentos, que apresenta a lista de todos os movimentos
configurados atravs desta rotina.
O quadro a seguir apresenta as principais origens dos processos configurados para
gerar lanamentos:
Planejamento e Controle Oramentrio
Vendas
Compras/Suprimentos
Recursos Humanos
Financeiro
Gesto de Projetos
Produo
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Quando o cliente necessitar ou tiver, por exemplo, uma rotina de gravao de ttulos a
pagar especfica, e esta rotina precisa alimentar os saldos do sistema Planejamento e
Controle Oramentrio (PCO), este processo dever ser cadastrado e configurado nos
processos do PCO. Porm o programa especfico tambm dever estar preparado com
as funes de integrao com os lanamentos do PCO.
Estas funes executam a chamada da gravao dos lanamentos permitindo assim
que o cliente faa integraes de rotinas especficas do controle oramentrio.
A seguir temos a sintaxe das funes:
PcoIniLan([Cdigo do Processo])
Funo responsvel pela chamada da gravao dos lanamentos do oramento. Dever
sempre ser chamada antes da gravao do processo e antes da Transao (Begin
Transaction).
PcoDetLan([Cdigo do Processo],[Item do Processo],[Nome do Programa],
[Excluso])
Funo responsvel pela chamada do ponto de lanamento durante a gravao. Esta
funo executa a macro execuo do ponto de lanamento no registro de origem,
gerando assim o lanamento do controle oramentrio. Tratando-se de excluso, o
parmetro |Excluso dever ser preenchido com (.T.) e a funo dever ser chamada
antes da excluso (dbDelete()) do registro origem.
PcoFinLan([Cdigo do Processo])
Funo responsvel pela finalizao da gravao dos lanamentos do oramento.
Dever sempre ser chamada aps a gravao do processo e aps a Transao (End
Transaction).
//
//Inicializa a gravacao dos lancamentos do SIGAPCO
//
PcoIniLan("000051")
Begin Transaction
End Transaction
//
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//
// Grava os lancamentos nas contas oramentrias SIGAPCO
//
PcoDetLan("000051","01","MATA110")
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Esta opo permite configurar os campos dos lanamentos que podero ser alterados
durante os lanamentos na execuo do ponto. Utilizando a opo "Campos" na barra
de ferramentas, uma lista de campos ser exibida para configurar aqueles que sero
editveis ou aqueles que somente sero visualizados.
Esta configurao executada por processo e ser considerada no ponto de
lanamento e ponto de bloqueio na exibio da tela de lanamentos, quando seja
necessrio ou quando estiver configurada.
Pontos de Lanamento
Utiliza-se esta rotina para configurar quais pontos especficos de um processo efetuado
devem gerar automaticamente movimentos de contabilizao oramentria.
Esta rotina serve para detalhar os processos registrados no cadastro de "Lanamentos
por processos", definindo qual ponto especfico da operao ir gerar um lanamento
automaticamente.
Exemplo:
Como detalhamento de processo, podemos citar:
Processo
Detalhamento
Contas a Receber
Contas a Pagar
Configurao de Lanamentos
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8.11. Bloqueios
Bloqueios por Processos
Todos os processos que podem ser integrados ao Planejamento e Controle
Oramentrio (PCO) esto especificados no cadastro de bloqueios por processo, que
alimentado automaticamente pelo sistema com os processos que podem ser
integrados, bem como suas configuraes de integrao.
Os processos possuem uma numerao exclusiva que preenchida automaticamente
pelo sistema durante a sua carga e pode haver alteraes durante uma atualizao, por
exemplo, de repositrio. Novos processos podem ficar disponveis para configurao e
utilizao. A numerao abaixo de 900000 est reservada para os processos padro do
sistema.
A incluso de processos especficos do cliente pode ser efetuada cadastrando-os na
lista de processos do PCO. Com esta finalidade tambm ser necessrio incluir funes
especficas nos programas para gravar as integraes e gerar os lanamentos ou os
bloqueios. A numerao disponvel para utilizao dever ser superior a 900000.
Os processos cadastrados e configurados nesta rotina sero utilizados para
configurao dos Pontos de Bloqueio.
Exemplo:
Um exemplo de bloqueio por processo pode ser o bloqueio de itens de pedido
de compras, quando o valor da compra for maior que o valor orado.
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8.13. Vises
Parmetros - Vises
Esta rotina proporciona configurar os parmetros para a viso de forma que a consulta
apresente especificamente os itens que se quer filtrar. Pode-se criar uma grande
variedade de vises gerenciais para as planilhas oramentrias digitadas, somente
definindo filtros, parmetros ou aplicando frmulas.
Esta rotina permite criar parmetros especficos que podem posteriormente ser
utilizados com a mesma estrutura de viso, considerando, porm, os pontos de entrada
disponibilizados.
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Cadastrando Parametrizao
Na instalao do sistema j so criadas como padro duas parametrizaes que
tambm servem como exemplo na criao de outras. Os cdigos 001 e 002 so
padres e no podem ser alterados ou excludos. Na criao de novas parametrizaes
o usurio poder utilizar codificao 003 ou superior.
Parmetros - Vises
Esta rotina utilizada para definir as planilhas e os filtros exibidos nas consultas de
viso gerencial e o tipo de operao (soma ou subtrao) a ser aplicado aos valores
orados.
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8.15. Entidades
Denomina-se entidade qualquer tabela do Sistema PROTHEUS. Como por exemplo, a
tabela: AKF - Operaes Oramentrias; AKN - Viso Gerencial Oramentria; AL3 Configurao do Cubo, etc.
Na planilha oramentria, podem utilizar-se diferentes tabelas e estas podem conter
informaes gerenciais sigilosas. O objetivo desta rotina permitir ao administrador,
restringir o acesso de usurios a determinadas entidades do sistema na digitao dos
itens oramentrios.
Para habilitar a rotina de restrio de acesso, o administrador deve primeiramente
configurar, pela rotina Usurios/Planilha, a restrio de acesso para cada usurio da
planilha.
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Exemplo:
Se o administrador quiser restringir o acesso digitao de operaes
oramentrias, deve efetuar o cadastro da entidade "AKF - Operaes
Oramentrias" e incluir neste, apenas os usurios que tero acesso a tal
entidade.
Os principais campos da rotina so:
Entidade - (tabela do sistema) Entidade que sofrer restrio de acesso por usurios na
faixa informada.
Cons. Padro - Consulta padro da entidade para acesso pelo boto pesquisa ao
informar a faixa inicial e final da entidade (tabela do sistema).
Campo It. Orc. - Indicar o campo que sofrer restrio de acesso na grade de itens
oramentrios (ser validado).
Campo Mv. Or. - Campo informativo indicando o campo de referencia da tabela de
movimentos com relao ao item com restrio de acesso na grade de itens
oramentrios.
Exerccios:
Vamos configurar cubos:
No menu principal acesse a opo Usurios / Configurao de Cubos;
Informe na grade: o usurio, a faixa de "cubo + configurao" inicial e final e o direito
correspondente;
Para que a restrio seja efetivamente controlada no cadastro da "Entidade x Usurio"
o campo "Ativo" deve estar ativado;
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Os campos "Faixa Inicio" e "Faixa Final" permitem definir o intervalo de registros que
sero afetados pela restrio. Para preenchimento pode-se utilizar a consulta padro
da entidade acessada pelo boto pesquisa na barra de ferramentas.
Ao confirmar a consulta ou a emisso do relatrio, a tela de parametrizao do cubo
que se processar, ser preenchida com os valores definidos na configurao e o
usurio no poder alter-los (quando se trate de direito de visualizao padro).
Exerccios
Para restringir o acesso de usurios viso gerencial:
Acesse no menu principal a opo Usurios/ Viso Gerencial.
Informe na grade: o usurio, a faixa de viso gerencial (inicial e final) e o direito
correspondente.
Para que a restrio seja efetivamente controlada no cadastro da "Entidade x Usurio"
o campo "Ativo" deve estar ativado.
Os campos os campos "Faixa Inicio" e "Faixa Final" permitem definir o intervalo de
registros que sero afetados pela restrio. Para preenchimento pode utilizar-se a
consulta padro da entidade acessada pelo boto pesquisa na barra de ferramentas.
Ao confirmar a consulta ou a emisso do relatrio, sero verificadas as restries e caso
o usurio no tenha acesso, ser emitido um aviso e no ser permitido a este usurio
concluir a consulta ou a impresso do relatrio.
8.18. Planejamento
Regra de Distribuio
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Movimentos Relacionados
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Exerccios:
Para adicionar uma verba click com o boto direito sobre a Janela Grupo de Verbas.
Deve se definir uma formula ou um percentual mdio que pago em relao com a
base de calculo (Total das verbas de composio). Por exemplo, a verba INSS depende
das verbas salrio. Portanto, no cadastro da verba INSS, a janela composio de verbas
dever ser preenchida com o cdigo da verba salrio.
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9. CONSULTAS
9.1. Cubos
Saldos Mensais
Esta consulta apresenta todos os valores a crdito e a dbito acumulados pelos
lanamentos efetuados para o cubo informado, de acordo com a chave e a moeda que
compem o saldo final no ltimo dia do ms.
Movimentos Dirios
Esta consulta apresenta os valores a crdito e a dbito acumulados pelos lanamentos
efetuados para o cubo, de acordo com a chave e a moeda que compem o saldo final
na data informada.
Saldos Mensais
Esta consulta exibe um demonstrativo de saldos, para uma data especfica informada e
para o cubo selecionado, de acordo com a configurao do cubo. Os saldos so
exibidos graficamente em uma planilha de valores que facilitam a interpretao dos
resultados.
O funcionamento da consulta baseia-se no mtodo Drill-Down de navegao entre os
nveis do cubo selecionado. Saiba como funciona a opo Drill-Down no exemplo a
seguir:
Tomando-se como base o cubo com a seguinte configurao de nveis:
1 Nvel
Conta Oramentria
2 Nvel
Classe Oramentria
3 Nvel
Operao
4 Nvel
Tipo de Saldo
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Pode utilizar-se a opo "E-mail", acionada pelo boto, na barra de ferramentas, para
enviar os dados da consulta e o grfico via correio eletrnico.
Conta Oramentria
2 Nvel
Classe Oramentria
3 Nvel
Operao
4 Nvel
Tipo de Saldo
9.2. Vises
Vises Gerais Por Cubo Saldo na Data e por Perodo
Esta consulta mostra um demonstrativo dos saldos para os perodos informados, que
permitem visualizar o cubo selecionado numa viso gerencial, de acordo com a
configurao definida para este. Os saldos so exibidos em uma planilha de valores, na
qual tambm esto as contas oramentrias gerenciais configuradas na viso gerencial
e os saldos nos respectivos perodos. Tambm exibe o grfico para facilitar a
interpretao dos resultados.
Os dados da consulta e o grfico podem ser enviados por correio eletrnico, utilizando
o boto "E-mail".
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Construo de Frmulas
As frmulas podem ser expresses ADVPL que retornam algum valor ou colunas
existentes na prpria consulta. Podem-se criar colunas definidas pelo construtor de
frmulas e salvar as configuraes para posterior recuperao, obtendo assim uma
maior flexibilidade na consulta.
Exerccios:
Para consultar as projees por perodo:
Acesse no menu a opo Projees por Perodo.
Selecione na grade a viso gerencial desejada. Clique no boto "Consultar"
O sistema exibe a tela de parmetros.
Observe os parmetros a seguir:
Totaliza linha? - Ao informar com "Sim" acrescenta duas novas colunas no final da
grade com o total da Srie 1 e total da Srie 2.
Percentual referente total? - Ao informar com "Sim" acrescenta uma nova coluna para
cada perodo, com valor em percentual relativo ao total da srie (funciona em conjunto
com o parmetro "Totaliza linha?").
Cenrio/Projeo?
Apresenta as opes:
Nenhum - A consulta apresenta os valores agrupados normalmente, no executa
qualquer tratamento com relao data de referncia.
Manter tendncia - A consulta projeta os saldos a partir da data de referncia para a
srie 2 da seguinte forma:
- Soma as sries 1 e 2 at o perodo da "Data de Referncia".
- Divide a soma da serie 2 pela soma da srie 1, armazenando o resultado em um
coeficiente.
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10. RELATRIOS
10.1. Cadastros
Relatrio Contas Oramentrias
Este relatrio apresenta uma listagem contendo todas as contas que formam o plano
de contas oramentrio.
Relatrio de Classes
Esse relatrio apresenta uma listagem com todas as informaes do cadastro de classes
oramentrias que so utilizadas nos itens da planilha.
Relatrio de Operaes
Esse relatrio apresenta uma listagem com todas as informaes do cadastro de
operaes oramentrias que so utilizadas nos itens da planilha.
10.2. Planilhas
Relatrio Planilha Resumida
Esse relatrio apresenta as contas oramentrias definidas na planilha de forma
estrutural (de acordo com o nvel), ou seja, apresenta todo o roteiro de navegao
entre os itens oramentrios.
Relatrio de Totalizadores
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10.3. Movimentos
Lanamentos
Este relatrio ir imprimir a Relao de Movimentos de acordo com os parmetros
solicitados pelo usurio.
10.4. Cubos
Relatrio Movimentos
Esse relatrio exibe os movimentos de origem dos saldos gerenciais, detalhando a
composio dos saldos de acordo com definio e configurao do cubo gerencial e
parametrizao de relatrio.
Relatrio Balancete
Esse relatrio exibe os saldos anterior, total de movimentos a crdito e a dbito, saldo
final de cada nvel do cubo gerencial, conforme sua definio/configurao e
parametrizao.
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Relatrio Balancete
Esse relatrio exibe os saldos anterior, total de movimentos a crdito e a dbito, e
saldo final de cada nvel do cubo gerencial, comparando-os com outras configuraes,
conforme sua definio e parametrizao do relatrio.
Relatrio Movimentos
Esse relatrio exibe os movimentos de origem dos saldos gerenciais, detalhando a
composio dos saldos e comparando-os com outras configuraes, demonstrando,
desta forma as diferenas de acordo com definio do cubo gerencial e parametrizao
do relatrio.
10.6. Vises
Relatrio Estrutura Resumida
Esse relatrio apresenta as contas oramentrias gerenciais definidas na viso gerencial
de forma estrutural (de acordo com os nveis), disponibilizando todo o roteiro de
navegao entre os itens oramentrios da viso.
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Relatrio de Totalizadores
Esse relatrio apresenta todos os totalizadores, visualizados tambm atravs da viso
gerencial, porm na forma de listagem/relatrio. O usurio pode selecionar o
totalizador a ser impresso.
10.7. Miscelneas
Reprocessamento - Cubos Gerenciais
Esta rotina tem como objetivo recalcular e analisar os saldos de um determinado
perodo, efetuando acompanhamento dia-a-dia, atualizando os dados at a data base
do sistema. Este recurso utilizado no caso de haver necessidade de recalcular os
resultados por ocasio de entrada de movimentos retroativos no sistema.
10.8. Lanamentos
Esta rotina tem como objetivo recalcular ou recriar os saldos e lanamentos de um
determinado processo. Este recurso utilizado no caso de haver necessidade de
recalcular os resultados por ocasio de entrada de movimentos retroativos no sistema.
Exerccio:
No mdulo Planejamento e Controle Oramentrio, opo Atualizaes /
Lanamentos / Por Processos, configurar o lanamento oramentrio 000255,
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seqncia 01 para: saldo por conta contbil mais centro de custo (ser executado para
cada registro da tabela CT3), e a seqncia 02 para saldos por conta (ser executado
para cada registro da tabela CT7).
Na seqncia 02, estar disponvel a varivel privatenTotCT7, que
contm a diferena entre o saldo por conta contbil e os saldos para a
conta posicionada por centro de custo. Em caso de no existir contas
com saldo diferente por conta contbil e por conta contbil mais centro
de custo, esta varivel dever estar zerada.
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