Border States Industries alimenta el

crecimiento rpido con ERP

(PLANIFICACIN DE RECURSOS
EMPRESARIALES)
CASO DE ESTUDIO
Border States Industries, Inc., tambin
conocida como Border States Electric
(BSE), es distribuidora mayorista para
los
mercados
de
construccin,
industrial, de servicios pblicos y de
comunicaciones de datos. La compaa
tiene sus oficinas generales en Fargo,
Dakota del Norte, y cuenta con 57
oficinas de ventas en estados a lo largo
de las fronteras de Estados Unidos con
Canad y Mxico, as como en Dakota
del Sur, Wisconsin, Iowa y Missouri.
BSE tiene 1 400 empleados y pertenece
por completo a sus empleados a travs
de su plan de propiedad de acciones
para trabajadores.
Durante el ao fiscal que termin el 31
de marzo de 2008, BSE obtuvo ingresos
de ms de $880 millones de dlares
estadounidenses.
El objetivo de BSE es proveer a los
clientes lo que necesitan siempre que lo
requieran, incluyendo los servicios
personalizados que van ms all de la
entrega de productos. De esta forma, la
compaa no slo es un distribuidor
mayorista, sino tambin proveedor de
soluciones para la cadena de suministro,
con operaciones de servicio extensas
como logstica, remolques en el sitio de
trabajo y preparacin de kits
(empaquetar artculos separados de
manera individual pero relacionados
como una sola unidad). BSE tiene
acuerdos de distribucin con ms de 9
000 distribuidores de productos.
Desde 1988, RSE haba confiado en su
propio sistema ERP heredado conocido
como Rigel para dar soporte a sus
procesos de negocios bsicos. Sin
embargo, Rigel haba sido diseado
para uso exclusivo de mayoristas de
productos elctricos, y para mediados
de la dcada de 1990 el sistema no
poda soportar las nuevas lneas de
negocios de BSE y su extenso
crecimiento.

En ese momento, la gerencia de BSE

decidi implementar un nuevo sistema
ERP y seleccion el software
empresarial de SAP AG. La solucin
ERP tena mdulos de SAP para ventas
y distribucin, administracin de
materiales, finanzas y control, y
recursos humanos.
En un principio BSE tena un
presupuesto de $6 millones para el
nuevo sistema, con una fecha de inicio
del 1 de noviembre de 1998. La
gerencia de nivel superior trabaj con
consultores de IBM y SAP para
implementar el sistema. Aunque la
estrecha participacin de la gerencia fue
uno de los ingredientes clave en el xito
del sistema, las operaciones diarias
sufrieron
mientras
los
gerentes
trabajaban en el proyecto.
BSE tambin decidi personalizar el
sistema de manera considerable.
Escribi su propio software para
permitir al sistema ERP interactuar de
manera automtica con los sistemas de
otros distribuidores, entre ellos Taxware
Systems, Inc., Innovis, Inc. y
TOPCALL
International GmbH. El sistema de
Taxware permita a BSE cumplir con
los requerimientos fiscales de ventas de
todos los estados y municipios en donde
realizaba sus operaciones de negocios.
El sistema de Innovis ofreca soporte
para el intercambio electrnico de datos
(EDI), de modo que BSE pudiera
intercambiar por va electrnica las
transacciones de compras y pagos con
sus proveedores. El sistema de
TOPCALL permita a BSE enviar faxes
a los clientes y distribuidores de manera
directa desde el sistema SAP.
Al momento de la implementacin, BSE
no tena experiencia con el software de
SAP, adems de contar con pocos
consultores familiarizados con la
versin del software de SAP que se
estaba utilizando. En vez de adoptar los
procesos de negocios de las mejores
prcticas incrustados en el software de
SAP, BSE contrat consultores para
personalizar an ms el software de
SAP y hacer que el nuevo sistema SAP
se viera igual que su antiguo sistema
Rigel en ciertas reas. Por ejemplo, trat

de hacer que las facturas para los

clientes se asemejaran a las producidas
por el anterior sistema Rigel.
Para implementar estos cambios se
requera tanta personalizacin del
software SAP que BSE tuvo que retrasar
la fecha de lanzamiento del nuevo
sistema ERP hasta el 1 de febrero de
1999. Para esa fecha, la personalizacin
y los ajustes continuos haban elevado
los costos totales de implementacin a
$9 millones (un aumento del 50 por
ciento).
La conversin y limpieza de los datos
del sistema heredado de BSE requiri
mucho ms tiempo del que la gerencia
haba anticipado. El primer grupo de
usuarios expertos se capacit con
demasiada anticipacin en el proyecto,
y tuvo que volver a recibir capacitacin
cuando el nuevo sistema por fin entr
en accin. BSE nunca prob por
completo el sistema como lo utilizara
en un entorno de produccin funcional
antes de ponerlo a trabajar de verdad.
Durante los siguientes cinco aos, BSE
sigui utilizando su sistema ERP de
SAP con xito a medida que fue
adquiriendo varias compaas pequeas
y expandi su infraestructura de
sucursales a 24 estados. Mientras los
negocios crecan an ms, las ganancias
y la rotacin de inventario aumentaban.
Sin embargo, Internet trajo consigo la
necesidad de cambios adicionales, a
medida que los clientes buscaban
realizar transacciones
de negocios con BSE por medio de un
escaparate de comercio electrnico.
BSE automatiz el procesamiento de
tarjetas de crdito en lnea y los
acuerdos de precios especiales (SPA)
con clientes designados.
Por desgracia, el software SAP existente
no tena soporte para estos cambios, por
lo que la compaa tuvo que procesar
miles de SPA en forma manual.
Para procesar una transaccin con
tarjeta de crdito en una sucursal, los
empleados de BSE tenan que
levantarse de sus escritorios, caminar
hacia un sistema de procesamiento de
tarjetas de crdito dedicado en la oficina

posterior, introducir en forma manual

los nmeros
de la tarjeta de crdito, esperar a que se
aprobara la transaccin y despus
regresar a sus estaciones de trabajo para
continuar procesando las transacciones
de ventas.
En 2004, BSE empez a actualizar su
sistema ERP a una versin ms reciente
del software de SAP. Este software
proporcionaba nuevo soporte para las
listas de material y la elaboracin de
kits (kitting), lo cual no estaba
disponible en el sistema anterior. Esta
funcionalidad
permiti a BSE ofrecer un mejor
soporte para los clientes de servicios
pblicos, ya que poda preparar kits que
se pudieran entregar de manera directa a
un sitio.
Esta vez la compaa mantuvo la
personalizacin al mnimo grado
posible y utiliz las mejores prcticas de
SAP para la distribucin de mayoreo
que vena incrustada en el software.
Tambin reemplaz el sistema de
TOPCALL con software de Esker para
enviar faxes y enviar facturas por correo
electrnico, confirmaciones de pedidos
y rdenes de compra; adems agreg
herramientas de Vistex, Inc. para
automatizar el procesamiento de
reclamos de rebajas de SPA. BSE
procesa ms de 360 000 reclamaciones
de SPA cada ao, por lo que el software
de Vistex le permiti reducir el tiempo
en atender las rebajas a 72 horas, y el
tiempo de procesamiento
de transacciones en un 63 por ciento. En
el pasado se requeran de 15 a 30 das
para que BSE recibiera las rebajas de
los distribuidores.
El presupuesto de BSE era de $1.6
millones y 4.5 meses para la
implementacin, lo que a la gerencia le
pareci suficiente para un proyecto de
esta magnitud.
Esta vez no hubo problemas. El nuevo
sistema entr en funcionamiento en la
fecha programada y su implementacin
cost slo $1.4 millones: 14 por ciento
por debajo del presupuesto.

A finales de 2006, BSE adquiri una

compaa de gran tamao que tena
previsto aumentar el volumen de ventas
en un 20 por ciento cada ao. Esta
adquisicin agreg 19 nuevas sucursales
a BSE. Estas nuevas sucursales
pudieron ejecutar el software SAP de
BSE en menos de un da despus de
haber completado la adquisicin. Ahora
BSE rastrea 1.5 millones de artculos
nicos con el software.
Desde que BSE implement SAP por
primea vez en 1998, las ventas se
incrementaron un 300 por ciento, las
ganancias se dispararon a ms del 500
por ciento, el 60 por ciento de las
transacciones de cuentas por pagar se
realizan por va electrnica mediante
EDI y el procesamiento de SPA se
redujo en un 63 por ciento. La compaa
rota su inventario ms de cuatro veces
al ao. En vez de esperar de 15 a 20
das por los estados financieros
mensuales, los resultados financieros
mensuales y del ao a la fecha estn
disponibles en menos de un da despus
de haber cerrado los libros.
El trabajo manual para manejar el
correo entrante, preparar los depsitos
bancarios y llevar los cheques
fsicamente al banco se ha reducido de
manera considerable.
Ms del 60 por ciento de las facturas de
los distribuidores llegan por va
electrnica, lo cual ha reducido el
tamao del personal en cuentas por
pagar
y el nmero de errores en las
transacciones. Los costos de las
transacciones son menores.
La cantidad de empleados de BSE de
tiempo completo aument en el rea de
sistemas de informacin para dar
soporte al software de SAP. En un
principio, BSE esperaba tener un
personal de TI compuesto por tres
empleados para dar soporte al sistema,
pero necesit ocho personas cuando la
primera implementacin de ERP entr
en funcionamiento en 1999, y 11 en
2006 para dar soporte al software SAP
adicional y a la nueva adquisicin. Los
costos de tecnologa de la informacin
(TI) de BSE aumentaron a cerca de $3

millones por ao despus de la primera

implementacin de SAP.
Sin embargo, las ventas se expandieron
durante el mismo periodo, por lo que el
aumento en la sobrecarga del sistema
produjo un aumento en el costo de slo
0.5 por ciento de las ventas totales.
La gerencia de BSE ha sealado que
gran parte del trabajo que se automatiz
a travs de los sistemas ERP ha sido en
el departamento de contabilidad, y
consiste
en actividades que eran slo
transaccionales. Esto ha liberado
recursos para agregar ms empleados
que trabajen de manera directa con los
clientes, para tratar de reducir costos e
incrementar las ventas.
En el pasado, BSE haba mantenido
gran parte de sus datos fuera de sus
principales
sistemas
corporativos
mediante el uso del software de bases
de datos Microsoft Access y el software
de hojas de clculo Microsoft Excel,
basados en PC. La gerencia careca de
una sola versin de datos corporativos a
nivel de toda la compaa, ya que los
datos estaban fragmentados en muchos
sistemas diferentes. Ahora la compaa
se estandariz en una plataforma comn
y la informacin siempre est tanto
actualizada como disponible para la
gerencia, que puede obtener una imagen
del desempeo de toda la empresa en
cualquier momento en el tiempo. Como
el sistema de SAP se encarga de que
todos los datos de planificacin y
presupuestos de BSE estn disponibles
en lnea, la gerencia puede tomar
decisiones mejores y ms rpidas.
En 2006, Gartner Group Consultants
llev
a
cabo
una
evaluacin
independiente de la implementacin de
ERP de BSE. Gartner entrevist a los
ejecutivos de nivel superior y analiz
los datos de BSE en relacin con el
impacto del sistema ERP sobre los
costos de los
procesos de negocios de BSE, y utiliz
los costos como un porcentaje de ventas
como su mtrica final para evaluar el
impacto financiero del software de SAP.

Las categoras de costos analizadas

integraron los costos de los productos
vendidos, los
generales
y de
administracin, los de almacenamiento,
el soporte de TI y la entrega.
El anlisis de Gartner valid que el
costo total de implementacin del
software de SAP de 1998 a 2001 fue sin
duda de $9 millones y que esta
inversin se haba recuperado mediante
los ahorros producidos por el nuevo
sistema ERP en menos de 2.5 aos.
Entre 1998 y 2006, el software de SAP
implementado por BSE
produjo un total de ahorros de $30
millones, una cifra aproximada a una
tercera parte de los ingresos acumulados
de BSE durante el mismo periodo.
Como porcentaje de las ventas, los
costos del almacenamiento se redujeron
en 1 por ciento, los costos de entrega
disminuyeron 0.5 por ciento y los costos
totales en general se redujeron en 1.5
por ciento. Gartner calcul que el
rendimiento total sobre la inversin
(ROI) para el proyecto entre 1998 y
2006 fue de $3.3 millones por ao, o un
37 por ciento de la inversin original.

Fuentes: Border States Industries,

Operating System-SAP Software,
2010; Jim Shepherd y Aurelie Cordier,
Wholesale Distributor Uses ERP
Solution to Fuel Rapid Growth, AMR
Research, 2009; SAP AG, Border
States Industries: SAP Software
Empowers Wholesale Distributor,
2008;
www.borderstateselectric.com,
visitado el 7 de julio de 2009, y Border
States (BSE), premio ASUG Impact de
2008.
PREGUNTAS DEL CASO DE
ESTUDIO
1. Qu problemas encontr Border
States Industries al momento de
expandirse?
Qu
factores
de
administracin,
organizacin
y
tecnologa fueron responsables de estos
problemas?
2. Qu tan fcil fue desarrollar una
solucin mediante el software ERP de
SAP? Explique su respuesta.
3. Mencione y describa los beneficios
del software SAP.

Ahora BSE se enfoca en proveer ms

soporte para las ventas por Internet, que
abarcan los pedidos en lnea, inventario,
estatus de pedidos y revisin de
facturas, todo dentro de un entorno de
software SAP.

4. Qu tanto transform la solucin del

nuevo sistema a la empresa? Explique
su respuesta.

La compaa implement el software

SAP
NetWeaver
Master
Data
Management
para
proveer
las
herramientas que permitan administrar y
mantener los datos del catlogo, adems
de preparar los datos para publicarlos en
lnea y en los medios impresos
tradicionales.

6. Si usted hubiera estado a cargo de las

implementaciones del ERP de SAP,
qu hubiera hecho diferente?

La compaa utiliza el entorno de

desarrollo Web Dynpro de SAP para
permitir
que
las
actividades
inalmbricas
de
almacn
y
administracin
del
inventario
interacten con el software de SAP.
Adems est usando el software SAP
NetWeaver Business Intelligence para
aprender ms sobre los clientes, sus
hbitos de compra y las oportunidades
de realizar ventas cruzadas e
incrementar las ventas de sus productos.

5. Qu tan exitosa fue esta solucin

para BSE?

1. Qu problemas encontr Border States Industries al momento de

expandirse? Qu factores de administracin, organizacin y tecnologa
fueron responsables de estos problemas?
El problema radico en que Rigel haba sido diseado para uso exclusivo de mayoristas
de productos elctricos, y para mediados de la dcada de 1990 el sistema no poda
soportar las nuevas lneas de negocios de BSE y su extenso crecimiento.
Los de administracin tiene que contratar a nuevos consultores para poder personalizar
ms el software SAP.
En el rea de tecnologa, falta experiencia con el software ya que los consultores les
falta conocimiento. Adems, el sistema SAP no soporta las transacciones de negocios
por medio del comercio electrnico.
En los que es la organizacin es la poca participacin de la gerencia en la
implementacin de los nuevos sistemas.
2. Qu tan fcil fue desarrollar una solucin mediante el software ERP de
SAP? Explique su respuesta.

3. Mencione y describa los beneficios del software SAP.

4. Qu tanto transform la solucin del nuevo sistema a la empresa?

Explique su respuesta.

5. Qu tan exitosa fue esta solucin para BSE?

6. Si usted hubiera estado a cargo de las implementaciones del ERP de SAP,

qu hubiera hecho diferente?