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G
Auditora de Sistemas de
Informacin
INTRODUCCION
INDICE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Concepto
Importancia
Razones para adoptar outsourcing
Razones de uso estratgico
Requerimientos para el outsourcing
reas de la empresa que pueden pasar a outsourcing
reas que no deben pasar a outsourcing
Metodologa del outsourcing
8.1. Pasos de la metodologa
9. Puntos bsicos para lograr un outsourcing exitoso
9.1. Revisar la estructura de la empresa
9.2. Determinar a cules actividades aplicar Outsourcing y a cules no
9.3. Seleccionar al proveedor
10. Los riesgos del outsourcing
11. Etapas del outsourcing
11.1.
Claridad de Objetivos
11.2.
Expectativas Realistas
11.3.
Compromiso del Cliente
11.4.
Definicin detallada de la Cartera de Servicios Incluidos
11.5.
Definicin adecuada de Niveles y Modelos de Servicio
11.6.
Flexibilidad Financiera
11.7.
Compromiso del Proveedor
11.8.
Conformidad Gerencial
11.9.
Flexibilidad Tecnolgica
11.10.
Flexibilidad Operativa
12. Ventajas del outsourcing
13. Desventajas del outsourcing
14. Casos Prcticos outsourcing
15. Conclusin
16. Referencias Bibliogrficas
17.
OUTSOURCING
1. CONCEPTO:
El Outsourcing es una tendencia actual que ha formado parte importante en las
decisiones administrativas de los ltimos aos en todas las empresas a nivel mundial.
Outsourcing ha sido definido de varias maneras. Se pueden mencionar:
control.
Es el uso de recursos exteriores a la empresa para realizar actividades
tradicionalmente ejecutadas por personal y recursos internos. Es una estrategia
de administracin por medio de la cual una empresa delega la ejecucin de
negocio.
Productos y servicios ofrecidos a una empresa por suplidores independientes de
cliente al proveedor.
Manejo ms fcil de las funciones difciles o que estn fuera de control.
Disposicin de personal altamente capacitado.
Mayor eficiencia.
%.
Disponer de los fondos de capital. El Outsourcing reduce la necesidad de tener
que incluir fondos de capital de funciones que no tienen que ver con la razn de
ser de la compaa.
Tener acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos
empresariales ms ampliamente.
Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de
sus especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos
Aqu es preciso definir que una actividad secundaria es aquella que no forma parte de
las habilidades principales de la compaa. Dentro de este tipo de actividades estn la
vigilancia fsica de la empresa, la limpieza de la misma, el abastecimiento de papelera
y documentacin, el manejo de eventos y conferencias, la administracin de
comedores, entre otras.
Outsourcing de la produccin.
Outsourcing del sistema de transporte.
Outsourcing de las actividades del departamento de ventas y distribucin.
Outsourcing del proceso de abastecimiento.
desde una empresa que quiere guardias de seguridad para sus instalaciones,
hasta personas que quieren escoltas personales.
Limpieza. Los puestos de limpieza en las empresas, aunque sumamente
necesarios, son una carga en la estrategia financiera, ya que al tener sueldos
bajos los gastos por administracin se elevan. Por dicha razn es que existen
empresas que proveen al personal para que realice las labores de limpieza en
las instalaciones de los clientes. El prestador de servicios se encarga de
contratar, pagar y administrar al personal, mientras que ste se encuentra bajo
las rdenes del cliente.
Atencin a clientes. Los ya famosos call centers son el medio por el cual las
empresas que prestan este servicio dan solucin a las necesidades de sus
contratantes. Cuando las empresas tienen lneas telefnicas a disposicin de
sus clientes para quejas o sugerencias, atencin a clientes, etc., generalmente
stas son operadas por un tercero que provee la infraestructura de
telecomunicaciones y el personal que operar las lneas.
Transporte. Ya sea para apoyar la logstica de entrega de insumos o mercancas,
o para trasladar personal, las empresas frecuentemente contratan a un tercero
que cuente con los equipos adecuados para realizar dichas labores, poniendo
adems al personal que opera el transporte.
Otros casos en los que las empresas recurren a un tercero son debido a que la
labor requiere de un nivel de especializacin de conocimientos muy alto y es
ms conveniente recurrir a alguien que ya posea el conocimiento y la
experiencia, como por ejemplo:
Recursos
Humanos. Esta
es
nuestra
especialidad
en
Human
Kind.
Fase O: Inicio
Identificar el alcance de
lo que est considerando
para el Outsourcing,
Establece los criterios,
las marcas importantes,
iniciales y los factores
"adelante/alto" para las
decisiones
iniciales.
Asigna recursos iniciales
para "poner las semillas"
del proyecto.
De dos a cuatro
semanas.
Fase 1: Evaluacin.
Examina
la
factibilidad
del
Outsourcing; define el
alcance y los lmites
del
proyecto
e
informa en qu grado
el proyecto satisfaga
los
criterios
establecidos.
Fase 2: Planeacin
Estable los criterios para
la licitacin, define con
detalle los requisitos y
prepara una lista breve
de invitaciones para el
concurso.
Fase 3: Contratacin.
Selecciona
a
un
contratista preferido
como resultado de un
proceso de licitacin.
Identifica
a
un
proveedor
de
respaldo.
Fase 4:
Establece
procedimi
administra
funcin s
Transfiere
responsab
de las
Transfiere
activos se
acordado.
De cuatro a seis
semanas.
De tres a cuatro
meses.
De dos a
Quin
participa?
Un pequeo equipo
encabezado por el
patrocinador, por lo
menos un gerente de
una funcin, que no
se
vea
personalmente
afectado
por
el
resultado
de
la
evaluacin.
El
equipo
formado
durante la fase 1, ms 1
representante
de
compras,
del
departamento jurdico y
de recursos humanos, en
caso de que no estn
representados.
El equipo central de
la fase de planeacin,
puede
incluir
asesores
externos.
Participarn
contratistas y sus
socios.
El equipo
gerente d
la
subcontra
Recursos
usuarios,
personal d
Qu se
entrega?
Un
documento
que
establece el alcance del
proyecto y las cuestiones
administrativas.
Un
estudio
de
factibilidad o de otro
tipo (vea la lista de
contenido).
Una
decisin acerca de si
se
debe
o
no
proceder a la etapa
de planeacin.
En plan de proceso de
licitacin,
incluyendo
documentacin para la
licitacin, descripcin de
los servicios, borradores
de acuerdo al nivel de
servicio y una estrategia
para las negociaciones
con los proveedores.
Invitacin
a
concursar: Acuerdos
de nivel de servicio,
los encabezados del
acuerdo. Contratos.
Plan de transferencia
del
servicio
a
subcontratistas.
Un plan
Documen
procedimi
administra
revisin. E
responsab
al subcon
Qu hace la
Fase?
Cunto
tiempo deber
tomar?
Qu
decisin se
toma?
Decisin acerca de
proceder o no.
A quin se invita a
concursar,
bajo
qu
criterios y las medidas
del desempeo.
La concesin del
contrato. A quin,
para qu servicio,
durante
cunto
tiempo, con criterios
de medicin.
PASOS DE LA METODOLOGA:
9. PUNTOS BSICOS PARA LOGRAR UN OUTSOURCING EXITOSO:
Para lograr un buen resultado en el proceso de Outsourcing hay que considerar tres
aspectos principales: La revisin de la estructura de la empresa, la determinacin de
las actividades a outsource y la seleccin de los proveedores.
9.1. REVISAR LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA:
Se pueden identificar cuatro puntos bsicos para que una empresa cuente con la
estructura adecuada.
Contar con una buena administracin del proceso de abastecimiento.
EL proceso de Outsourcing debe tener una misin definida: aumentar el valor del
producto percibido por los consumidores. Un diseo exitoso de la estrategia del
proceso de abastecimiento consiste en aprovechar al mximo las ventajas o
habilidades principales de la organizacin y subcontratar todo lo dems.
Determinar habilidades principales e identificar cuellos de botella.
Uno de los pasos clave para que una empresa pueda lograr un proceso de
Outsourcing exitoso es identificar cules de las actividades que realiza son las
centrales o principales para el negocio. Estas generalmente son aquellas en las
que tiene alguna ventaja sobre sus competidores ya sea mejor tecnologa, mejor
calidad, menores costos, etc.
Cambiar la cultura organizacional.
Un paso importante dentro de proceso de Outsourcing es lograr que los
integrantes de las organizaciones entiendan los fundamentos de esta separacin
de actividades, as como los motivos que llevan a ella y los beneficios que puede
traer para la compaa.
Contar con la tecnologa de informacin adecuada.
Una vez que se han establecido los puntos bsicos para el Outsourcing es
importante que la empresa cuente con la tecnologa necesaria para poder
mantener una relacin de este tipo.
9.2. DETERMINAR A CULES ACTIVIDADES APLICAR OUTSOURCING Y A
CULES NO:
Procedimi
terminaci
entrega de
Al delegar un servicio a un proveedor externo las empresas estn permitiendo que ste
se d cuenta de cmo sacarle partida al mismo y se quede con las ganancias.
Uno de los riesgos ms importantes del Outsourcing es que el proveedor seleccionado
no tenga las capacidades para cumplir con los objetivos y estndares que la empresa
requiere.
avalancha
de
requisitos
administrativos
que
le
impiden
implantar
los
DE
LA
CARTERA
DE
SERVICIOS
INCLUIDOS:
En muchas coacciones el proveedor tiende a ser explcitamente vago sobre la cartera
de servicios incluidos en el costo bsico de una transaccin de Outsourcing. Ms an,
esta vaguedad es muchas veces utilizada exitosamente como estrategia de
penetracin del cliente: se gana al cliente con precios artificialmente bajos para luego
sacar la carta secreta del engorde del negocio a futuro: una vez firmado el contrato y
concluida la transferencia de operaciones al proveedor comienza la letana de
excepciones o servicios no incluidos, que originan innumerables cargos adicionales
para evitar este mal casi endmico es sumamente importante la definicin clara y
precisa de todos los servicios incluidos. Una transaccin de Outsourcing. A mayor
precisin a priori, menores sorpresas a posteriori. Cuando son garanta de actitud de
una relacin de negocios pudiendo afectar peligrosamente operaciones criticas del
cliente.
11.5.
DEFINICIN ADECUADA DE NIVELES Y MODELOS DE SERVICIO:
En este rubro entran los criterios mnimos de localidad de los servicios prestados como
parte de la transaccin de Outsourcing entre las partes. Cada servicio debe tener
asociado tanto el modelo de prestacin adoptado, como los parmetros de aceptacin
y medicin de su desempeo. As el progreso de la relacin puede ser monitoreados
por una batera de indicadores, los cuales sirven tanto para mostrar el xito de la
transaccin como para tomar medidas preventas y/o correctivas en caso de que
algunos servicios muestren tendencias a la degradacin, antes de convertirse en
problemas crticos.
11.6.
FLEXIBILIDAD FINANCIERA:
El xito de toda transaccin de Outsourcing tiene como fundamento el beneficio
econmico de ambas partes como medida de prevencin frente a situaciones
cambiante, toda transaccin debe incorporar suficiente flexibilidad financiera como para
adaptarse a condiciones cambiantes que puedan afectar el costo total de la relacin
comercial entre ambas partes, para as garantizar de alguna manera el beneficio
econmico buscado originalmente.
11.7.
COMPROMISO DEL PROVEEDOR:
Una de las ventajas ms competitivas ms fuerte del Outsourcing es la disponibilidad
por parte del proveedor de recursos altamente calificados para resolver los problemas
operativos en la infraestructura informtica del cliente. Como tal, el proveedor debe
comprometerse a mantener la disponibilidad prometida a lo largo de la relacin.
Evitando la rotacin excesiva de personal, as como la utilizacin de clientes amarrados
a largo plazo como escuela de sus cuadros profesionales, con su posterior resignacin
a nuevos clientes. Como toda relacin exitosa de negocios, es necesario garantizar una
continuidad y calidad mnima por parte del proveedor en los recursos humanos
asignados a la atencin y cumplimientos de los compromisos contrados.
11.8.
CONFORMIDAD GERENCIAL:
El xito de todo proyecto a largo plazo depende en gran medida de la continuidad del
equipo gerencial responsable del mismo. En el caso del Outsourcing este requisito se
acenta ms an, dado que las condiciones generales de la transaccin se fijan justo
antes del comienzo formal de la relacin, al momento de la negociacin y firma del
contrato de prestacin de servicios. A partir de all, el xito de la transaccin depende
de adecuada interpretacin y seguimiento de las clusulas establecidas en el contrato,
es esencial que los equipos gerenciales responsables del proyecto por ambas partes
se involucren plenamente en las negociaciones contractuales, para as llevar consigo a
la relacin el espritu del contrato. Esta es ciertamente una garanta importante para el
xito de la relacin a largo plazo.
11.9.
FLEXIBILIDAD TECNOLGICA:
Todos sabemos que la innovacin tecnolgica es el modus operandi en el mundo de la
informtica. Al mismo tiempo las transacciones de Outsourcing generalmente se
expresan en contrato de prestacin de servicios a largo plazo. Por tanto. Para evitar
problemas causados por obsolescencia tecnolgica no prevista en la transaccin
original, sta debe incorporar definiciones y procedimientos de actualizacin
tecnolgica. As como criterios bsicos de evaluacin e incorporacin de nuevas
tecnologas a los servicios prestados tales salvaguardas garantizan una de las
promesas bsicas del Outsourcing, la tecnologa, manejada por expertos redituando
beneficios reales al negocio.
11.10.
FLEXIBILIDAD OPERATIVA:
crticas.
Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnologa sin la necesidad de
entrenar personal de la organizacin para manejarla.
presiones competitivas.
Aplicacin de talento y los recursos de la organizacin a las reas claves.
Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.
Aumento de la flexibilidad de la organizacin y disminucin de sus costos fijos.
satisfactorio.
Reduccin de beneficios
Prdida de control sobre la produccin.
compaa.
Se utiliza un porcentaje muy alto de los recursos departamentales.
Precisan una adecuacin constante de los sistemas de informacin a la
evolucin de las plataformas tcnicas.
Reduccin de costes
Aprovechamiento de las inversiones tecnolgicas realizadas por el proveedor,
ms demanda
servicios de outsourcing y sobre todo lo que est relacionado con la atencin al cliente
y la eficacia de sus procesos.
El nacimiento de la banca electrnica y la permanente mejora de los servicios de la
banca tradicional son claros ejemplos de esa evolucin tecnolgica, y han
venido
de la
informacin.
Los bancos, comenzaron con el outsourcing de hardware y software y despus
empezaron a demandar proyectos de gestin de aplicaciones, redes y procesos. En el
rea de comunicacin es habitual que las entidades cuenten con data centers.
El Banco Guipuzcoana, que es una entidad con ms de cien aos de experiencia en
banca, ha apostado fuerte por el outsourcing. As, ha llegado a la conclusin de que
para tener la ltima tecnologa, bien actualizada, ha
2. Enlace Directo SAC: (Jess Mara Lima), Mensajera Courier y Carga Local,
Nacional e Internacional, Reparto de Documentos y Paquetes, Servicio de
Motorizados
3. Serpost: (Los Olivos Lima), El correo del Per
4. World Courier: (San Isidro Lima), Transporte y Entrega d/material biolgico
Documentos, muestras a nivel internacional y nacional.
5. Entre Otros
PARKER RANDALL
Los clientes a menudo necesitan ayuda en la gestin de las funciones contables del
da a da. Si usted y su personal pasan demasiado tiempo en las tareas
administrativas o si desea eliminar la carga de la rutina de la gestin de actividades
de contabilidad, nuestro servicio de externalizacin podra ofrecerle una solucin.
Los clientes optan por externalizar las funciones por una serie de razones y, por lo
tanto, nuestros servicios varan en funcin del cliente, tcnicas de copia de
seguridad y del apoyo a brindar para poder satisfacer sus necesidades especficas.
SOFTBRILLIANCE
Dedicados a desarrollar soluciones informticas de calidad, como: El SBA, sistemas a
la medida, desarrollo de portales web y brindar el servicio de outsourcing. En
SoftBrilliance S.A.C. cuentan con profesionales calificados, organizados en un equipo
multidisciplinario, integrado por ingenieros de sistemas, contadores, administradores y
abogados, quienes han desarrollado su principal producto el SMART BUSINESS
APLICATION SBA, el cual es un sistema integrado que optimiza la gestin
empresarial. Adems, siempre estn innovando sus productos ponindose delante de
las exigencias tecnolgicas propias del mundo contemporneo.
ANEXO
MODELO DE CONTRATO OUTSOURCING:
15. CONCLUSINES:
Existe una tendencia muy marcada a la prctica del Outsourcing en las
empresas a nivel mundial, cada da ms las organizaciones buscan alcanzar
una mayor eficiencia a un menor costo, sin dejar de lado los estndares de
calidad y servicio al cliente exigidos.
Como todo proceso administrativo en el Outsourcing estn involucradas
actividades de planificacin, organizacin y anlisis que responden a
objetivos especficos de aprendizaje, orientados a descubrir, emplear y
adaptar nuevas estrategias para las diversas reas de la organizacin.
Un proceso de Outsourcing las empresas deben definir claramente una
estrategia que gue todo el proceso y contenga los aspectos importantes en
el desarrollo del mismo.
Los beneficios potenciales de utilizar el Outsourcing son la disminucin de
los costos, un enfoque ms dedicado a actividades competitivas de la
empresa, mayor flexibilidad y rapidez de respuesta as como el uso de
tecnologa y materiales de clase mundial. Por otra parte existen algunas
desventajas posibles como son el decline de la innovacin por suplidores,
prdida de control del proceso de produccin y una eventual competencia
por parte de los mismos que al conocer el proceso a plenitud pasan de ser
suplidores a competidores.
En la actualidad las organizaciones estn buscando una nueva manera de
aumentar sus ingresos, conseguir costos efectivos en servicios y compartir
ideas con los consumidores... el Outsourcing es la herramienta ptima para
ello.
Podemos finalizar considerando que en la actualidad uno de los objetivos
ms buscados por todas las empresas es la mayor eficiencia al menor costo,
sin dejar por un lado los estndares de calidad y servicio al cliente.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
http://www.outsourcing-faq.com/html
Rothery, Brian y Ian Robertson, "OUTSOURCING". La subcontratacin.
http://www.mercadeo.com/blog/2010/01
http://www.mecalux.es/external/magazine/41747.pdf
http://www.minetur.gob.es/Publicaciones/Publicacionesperiodicas/EconomiaIndustria
l/RevistaEconomiaIndustrial/374/65.pdf
http://www.slideshare.net/andriux01/outsourcing-7820417
http://webs.ono.com/martinpascual/pc60501_outsourcing.pdf
http://www.sbperu.net/acerca-softbrilliance.html