REGLAMENTO GENERAL DE FONDOS

DE CAJA CHICA
CAPITULO I
DE LAS DIPOSICIONES
GENERALES
ARTCULO 1-Estarn afectados a las
presentes disposiciones los fondos de
caja chica existentes o que en el
futuro se establezcan para atender
erogaciones menores y urgentes en
que las unidades administrativas
incurran.
ARTCULO 2-Para los propsitos del
presente reglamento los trminos que
se emplean en sus disposiciones
tendrn los siguientes significados:
1- FONDOS DE CAJA CHICA:
a- El dinero que se utiliza para adquirir
bienes y servicios menores e incurrir
en otros gastos que se detallan en el
artculo #3;
b- Especies fiscales;
c- Otros fondos que en el futuro se
establezcan y que califiquen dentro de
esta categora.
2- EMPRESA:
ASOCIACION
NACIONAL
EDUCADORES (A N D E)

DE

3- DIRECTO O FUNCIONARIO:
Toda persona que preste servicios a
la empresa.

4- ENCARGADO DEL FONDO O

CAJERO:
Funcionario al que la administracin le
ha asignado la responsabilidad de
administrar y custodiar los fondos de
caja chica estipulados en el presente
artculo, inciso uno.
En ausencia del citado funcionario,
asumir
la
responsabilidad
un
funcionario sustituto, designado por el
Tesorero General.
5- ADELANTO:
Suma de dinero que se le entrega a
un funcionario o Director para que la
utilice, de acuerdo con los fines
enunciados en el presente artculo
inciso 9, apartados (a) y (b).
6-LIQUIDACION:
Rendicin de cuentas que realiza el
funcionario o Director, mediante la
presentacin de los justificantes que
respaldan las erogaciones estipuladas
en el presente artculo, en sus
incisos 10 y 11.
7- TESORERIA:
Comprende al Departamento de
Tesorera, Financiero y Contabilidad.
8- EQUIPO MENOR:
Son aquellos bienes menores cuyo

costo no excede el lmite establecido

por parte del Departamento de
Tesorera en el procedimiento de
definicin de Activo Fijo y Gasto.
9- VALE POR ADELANTO DE
DINERO: (ANEXO I)
Es
el
formulario
prenumerado
mediante el cual el Director o
funcionario queda facultado para
solicitar un adelanto de dinero para:
a- compra de bienes, servicios y
gastos menores.
b- Gastos de viaje y de transporte al
interior del pas, combustible.
10- LIQUIDACION DE GASTOS POR
CAJA CHICA: (ANEXO II)
Es
el
formulario
prenumerado
mediante el cual el Director o
funcionario deber presentar los
gastos que haya efectuado por
concepto de compra de bienes y
servicios o gastos menores; con sus
respectivos
justificantes,
independientemente de que haya
hecho uso del vale por adelanto de
dinero.
11-RECIBO
PARA
VIATICOS:
(ANEXO III)
Es el formulario prenumerado que
debe utilizarse para cubrir los gastos
de viaje y transporte al interior del pas
en que ha incurrido el funcionario o
Director en funciones propias de su
cargo, para trasladarse a otra zona
diferente de su lugar habitual de
trabajo, tambin para cubrir gastos de

transporte y otros
combustible etc).

(peajes,

taxi,

12- REINTEGRO DE FONDOS PARA

CAJA CHICA:
Es el formulario que deben utilizar los
encargados de fondos de caja chica
para solicitar ante la Tesorera el
reintegro de los gastos regulados por
el presente Reglamento.
13- ARQUEOS Y TRASPASOS DE
CAJA
CHICA
O
ESPECIES
FISCALES: (ANEXO IV)
Es aquella prueba de control que se
realiza para verificar que se cumple
con lo dispuesto por los artculos #s
21, 26 del presente Reglamento y que
el monto del fondo asignado
concuerda con lo revisado.
14-VALE
POR
ESPECIES
FISCALES: (ANEXO V)
Formulario
prenumerado,
utilizado para el retiro y reembolso de
las especies fiscales empleadas en
documentos propios de ANDE.
ARTCULO 3-nicamente se podrn
reconocer por medio de los Fondos de
Caja Chica las erogaciones que se
ajustan
a
las
siguientes
estipulaciones:
1- Gastos de viaje y transporte en el
territorio nacional de acuerdo con las
tarifas del Reglamento vigente, de
Gastos de viaje y de Transporte para
Directores y Funcionarios de ANDE.
2- Adquisicin de aquellos bienes que

no se consideren de inventario
permanente en la Proveedura de
ANDE.
3- Adquisicin de aquellos bienes que
aunque deben existir en Proveedura
no se encuentran en un momento
determinado, para lo cual ser
necesario presentar la requisicin con
el sello de No hay en existencia u
otro argumento que lo compruebe.
4- La compra de bienes y servicios,
que por la distancia y urgencia,
impliquen para la ANDE un alto costo
de traslado, tiempo y trmite; para lo
cual bastar con la aprobacin de
algn Ejecutivo de Planta.
5- Los vales que otorgan el derecho
de alimentacin y transporte en las
reuniones de Comisiones Especiales
se pagarn de acuerdo al Reglamento
de Gastos de Viaje y Transporte para
Directores y Funcionarios de ANDE.
Previo
reporte
anticipado
del
coordinador de la Comisin.
6- Pagos por servicios menores entre
otros, lavado de cortinas, manteles,
sbanas, tapetes y otros.
7- Pago por reparaciones menores
entre otros: mobiliario y equipo de
oficina, edificios, bombas para agua,
mantenimiento de vehculos.
8- Adquisicin de bienes para servicio
del comedor, tales como pan,
productos lcteos, agua electropura y
otros.
Si la compra se efecta en un
supermercado se tendr que adjuntar
el tiquete de caja a la factura que se
presente en la liquidacin.

9- Compra de libros de consulta de

carcter Tcnico, cuyo monto no
exceda el lmite establecido por las
polticas
y
procedimientos
de
Contabilidad de la definicin de Activo
Fijo y Gasto.
10- Adquisicin de equipo menor,
siempre y cuando no sobrepase el
lmite establecido por las polticas y
procedimientos de Contabilidad de la
definicin de Activo Fijo y Gasto.
ARTCULO 4-La Tesorera General
de la ANDE ser la encargada de
velar por el fiel cumplimiento del
presente Reglamento.
ARTCULO 5-La suma mxima a
autorizar para gastos de caja chica
sern 10.000.00 (diez mil colones
00/100).
nicamente podr ser modificado
mediante estudio realizado por la
Comisin Financiera y la Tesorera
General quin lo presentar a la
Directiva Central para su discusin y
aprobacin. En casos de emergencia
calificada quedan autorizados los
Cuatro Ejecutivos de Planta para
autorizar gastos por sumas mayores
hasta por el doble del mximo
estipulado.
funcionario
ARTCULO
6-El
autorizado para firmar y aprobar los
formularios citados en los anexos #1,
#2 y #3 es el Tesorero General y en
ausencia de ste, el Administrador,
Secretario General y Presidente

respectivamente y en su defecto
cualquier otro funcionario autorizado
por escrito por el Tesorero General

CAPITULO II
DE LA CREACION, CIERRE Y
MODIFICACION DE FONDOS
DE CAJA CHICA DE LA CREACION
ARTCULO 7-Para la creacin de un
fondo de caja chica se requerir de un
estudio previo donde se indique al
menos:
a- Objetivo
b- Monto
c- Funcionario responsable
Para tal efecto los estudios y
aprobaciones sern de la siguiente
manera:

informe por escrito, debidamente sustentado por parte de las unidades

administrativas que realizaron los
estudios segn el artculo #7 del
presente Reglamento, donde se
recomienda claramente el cierre del
fondo por no cumplir con el propsito
para el que fue creado.
DE LA MODIFICIACION
DEL MONTO
ARTCULO 9-Toda modificacin de
Caja Chica (aumento o disminucin)
deber
hacerse
por
escrito
debidamente sustentada y aprobada
por los niveles mencionados en el
artculo #7.

CAPITULO III
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
SOLICITANTES
Secretara General
Fiscala General
Presidencia
UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE
REALIZA EL ESTUDIO
Departamento de Tesorera

UNIDAD ADMINISTRATIVA
QUE APRUEBA
Directorio

DEL CIERRE
ARTCULO 8-Para el cierre de un
Fondo de Caja Chica se requerir un

DE LA OPERACION DEL FONDO

DE CAJA CHICA
De las liquidaciones
ARTCULO 10-Todo adelanto para
gastos por Caja Chica que no sean
viticos, deber ser liquidado a ms
tardar el tercer da hbil transcurrido
despus de solicitado. En casos de
emergencia calificada cada Unidad
Administrativa
podr,
bajo
su
responsabilidad modificarlo por escrito
temporalmente, ante la Tesorera
General, hasta un mximo de cinco
das hbiles.
ARTCULO 11-Los adelantos para

gastos de viaje debern ser liquidados

los prximos cinco das hbiles
despus de finalizada la gira de
acuerdo con lo estipulado por el
Reglamento de Gastos de viaje y de
transporte para los Funcionarios del
Estado emitido por la Contralora
General de la Repblica.
ninguna
ARTCULO
12-Bajo
circunstancia se girar un adelanto a
un funcionario o Director que tuviere
pendiente de liquidar algn adelanto
anterior. La responsabilidad sobre el
incumplimiento de ste artculo
recaer tanto sobre el beneficiario
como en el encargado de la caja, por
partes iguales.
ARTCULO 13-No se tramitarn
liquidaciones de gastos que se hayan
efectuado por concepto de compra de
bienes y servicios o gastos menores;
si los justificantes no estn emitidos a
nombre de ANDE,independientemente
de que se haya hecho uso del vale
provisional por adelanto de dinero.
ARTCULO 14-Toda liquidacin de
gastos por caja chica deber contener
el sello y firma del funcionario
encargado del control de Presupuesto,
a fin de que las erogaciones cuenten
con el correspondiente contenido
presupuestario.
codificacin
ARTCULO
15-La
contable de las liquidaciones de Caja
Chica ser responsabilidad del
encargado de la Contabilidad de

conformidad con el Catlogo de

Cuentas.

CAPITULO IV
DEL CONTROL DE LOS FONDOS
DE CAJA CHICA
ARTCULO 16-Los Fondos de Caja
Chica deben estar representados
exclusivamente por:
a- Dinero efectivo
b- Justificantes de compras realizadas
o gastos incurridos
c- Vales por adelanto de dinero no
liquidados
d- Reintegros pendientes
ARTCULO 17-El encargado de
Fondos de Caja Chica deber velar
porque
los
adelantos
y
las
liquidaciones se ajusten a las normas
y procedimientos establecidos en el
presente Reglamento.
ARTCULO 18-El encargado del
Fondo de Caja Chica, deber
mantener un control actualizado de
vales por adelanto de dinero
pendientes de liquidar.
Estar
obligado tambin a reportar por escrito
a
la
Tesorera
General
los
incumplimientos, el da hbil inmediato
siguiente. En caso de no hacerlo,
ser responsable solidario por tal
omisin.
ARTCULO 19-El encargado del
Fondo de Caja Chica deber rechazar
cualquier factura o justificante que no

sea original con sello de cancelado, en

caso de que no existiera sello debe
aportar la firma y cdula del
proveedor. Adems si presentan
tachaduras o alteraciones que hagan
dudar de su legitimidad.
ARTCULO 20-Los fondos indicados
en los artculos # 16 y 26 deben
manejarse independientemente unos
de los otros, a fin de establecer un
adecuado
control interno.
Bajo
ninguna circunstancia el encargado
del Fondo podr recibir o cambiar
cheques de empleados o terceros, con
dineros de esos fondos.
ARTCULO 21-La Tesorera General
deber efectuar arqueos sorpresivos a
todos los fondos a su cargo, cuando lo
considere conveniente y de acuerdo
con sus posibilidades.
El formulario de arqueo se
confeccionar en original y un tanto, el
original para el funcionario arqueado y
la copia para el Archivo Consecutivo.
En caso de sobrantes una vez
realizados los arqueos, estos se
depositarn en la cuenta de ANDE a
ms tardar al da siguiente. Si hay
faltante el encargado del Fondo lo
tendr que reponer en el momento.
LA ANDE NO CUBRIRA NINGUN
FALTANTE.
El monto tope para la tramitacin
automtica de un reintegro es del 60%
del Fondo de Caja.
El encargado del Fondo de Caja Chica
deber prever la realizacin de

reintegros de oficio en las fechas de

cierre del perodo.

CAPITULO V
DE LAS SANCIONES
ARTCULO 22-Si un funcionario
autoriza improcedentemente el pago
de un bien o servicio por medio de
caja chica, tanto ste como el
empleado que lo solicit, sern
responsables de reintegrar por partes
iguales a la ANDE la suma
desembolsada, al da hbil siguiente
despus de detectado el hecho por
parte de la Administracin o la
Auditora. Hacindose acreedor de
una sancin segn lo establecen el
artculo 37 del Reglamento Interno de
Trabajo. Si se trata de un director se
aplicar el Reglamento de Disciplina
Gremial y tica Profesional.
ARTCULO 23-El incumplimiento del
presente Reglamento en sus artculos
#10, #11 y # 12 facultar a la
Tesorera General a solicitar por
escrito
al
Jefe
inmediato
o
Administrador una sancin de acuerdo
al artculo #37 del Reglamento Interno
de Trabajo. Si se trata de un director
se aplicar el Reglamento de
Disciplina Gremial y tica Profesional.
ARTCULO 24-Cuando el cajero o
encargado del Fondo de Caja Chica
incumplieran lo estipulado en el
artculo #18, se le aplicarn las
sanciones en el orden indicado en el

artculo #37 del Reglamento Interno

de Trabajo.

utilizadas
c- Reintegros pendientes

se
ARTCULO
25-Cuando
determinare, ya sea por parte de la
Fiscala General, Tesorera General,
Unidades Administrativas o de la
Auditora el uso indebido de fondos
por parte del encargado del Fondo de
Caja Chica otro funcionario o Director
(casos de defraudacin, apropiacin o
retencin indebida, peculado, hurto,
robo o malversacin de fondos), ser
considerado como falta grave. Para
tal efecto se proceder a aplicar la
sancin que se estipula en el
Reglamento Interno de Trabajo o
Reglamento de Disciplina Gremial y
tica Profesional.

ARTCULO 27 -El control que regular

las especies fiscales se aplicar de
acuerdo a los artculos #17 #18 y #19
del presente Reglamento.

CAPITULO VI
DEL FONDO DE ESPECIES
FISCALES
ARTCULO 26-Para la apertura o
aplicacin de un fondo de especies
fiscales se proceder de acuerdo con
el
Captulo
II
del
presente
Reglamento.
Los fondos de especies fiscales
debern
estar
representados
exclusivamente por:
a- Especies fiscales
b- Comprobantes de especies fiscales

ARTCULO 28-El incumplimiento de

cualquier artculo que regula las
especies fiscales, ser sancionado de
acuerdo con el Captulo De las
sanciones de este Reglamento.

CAPITULO VII
DE LAS DISPOSICIONES FINALES
ARTCULO 29-Toda reforma a este
Reglamento requiere de la aprobacin
de la Junta Directiva Central de ANDE
previo anlisis de la Comisin
Financiera
y
Comisin
de
Reglamentos.
presente
ARTCULO
30-El
Reglamento entrar en vigencia a
partir de su aprobacin por parte de la
Junta Directiva Central de ANDE.
Se aprueba en segundo debate el
reglamento general de Fondos de
Caja Chica. Sesin 1580 del 20 de
setiembre de 1997