LA ADMINISTRACIN POR

PROCESOS

TEORAS ADMINISTRATIVAS Y
la ORGANIZACIN

Los orgenes de las primeras ideas sobre

administracin y organizacin, aparecen
como resultado de las influencias de
filsofos,
cientficos,
matemticos,
polticos, etc., que contribuyeron a
organizar y administrar a sus pueblos en
estructuras piramidales

Puesto que lo que se administra es el

funcionamiento de una organizacin, si no
evolucionan
las
agrupaciones
de
individuos reunidos con objetivos
comunes, las formas que permiten controlar
su funcionamiento tampoco se desarrollan.
Esta aseveracin explica por qu hasta
finales del siglo XIX no se present una
verdadera evolucin o crecimiento de las
teoras administrativas

Adam Smith[1] en Inglaterra (1776),

establece el Principio de la Divisin del
Trabajo. Los aportes de este cientfico,
filsofo y economista son importantes en el
campo administrativo, de modo que para
muchos autores, las ideas bsicas de Smith
constituyen el pensamiento administrativo
moderno

A pesar de todo el progreso

alcanzado por el conocimiento humano,
la llamada ciencia de la administracin,
solo surgi a principios del siglo XX.

Prcticamente
todas
las
teoras
administrativas hacen referencia a
cinco componentes principales de las
organizaciones
Las tareas que realiza la organizacin
La estructura orgnica que tiene
Las personas que trabajan en ella
El ambiente de trabajo
La tecnologa que utiliza

ENFASIS

En las tareas

En la estructura

TEORAS ADMINISTRATIVAS

Administracin cientfica

Racionalizacin del trabajo en el nivel

operacional

Teora clsica
Teora neoclsica

Organizacin formal
Principios generales de la
administracin.
Funciones del administrador.

Teora de la burocracia

Organizacin formal burocrtica

Racionalidad organizacional

Teora estructuralista

En las personas

Enfoque mltiple:
Organizacin formal e informal.
Anlisis intraorganizacional y
anlisis interorganizacional.

Teora de las relaciones

humanas

Organizacin informal
Motivacin, liderazgo, comunicaciones y
dinmica de grupo.

Teora del comportamiento

organizacional

Estilos de administracin.
Teora de las decisiones.
Integracin de los objetivos
organizacionales e individuales.

Teora del desarrollo

organizacional

Cambio organizacional planeado.

Enfoque de sistema abierto.

Teora estructuralista
Teora neoestructuralista

Anlisis intraorganizacional y anlisis

ambiental.
Enfoque de sistema abierto.

Teora situacional

Anlisis ambiental(imperativo ambiental).

Enfoque de sistema abierto.

En el ambiente

En la tecnologa

ENFOQUES PRINCIPALES

Teora situacional o
contingencial.

Administracin de la
tecnologa(imperativo tecnolgico)

TEORAS

PRINCIPALES EXPONENTES

Administracin Cientfica

Frederick Taylor, Carl Barth, Henry Gantt,

Harrington Emerson, Frank Gilbreth, Lilian
Gilbreth.

Teora clsica

Henri Fayol, Lyndall Urwick, Luther

Gulick, James Mooney, H.S. Dennison,
Stuart Chase.

Teora de las relaciones humanas

Hugo Mnsterberg, Vilfrido Pareto, Elton

Mayo, F. J. Roethlisberger.

Teora de la burocracia

Max Weber, Robert Merton, Philip

Selznick, Alvin Gouldner, Richard Hall,
Nicos Mouzelis.

Teora estructuralista

Victor Thompson, Amitai Eltzioni, Talcott

Parsons, Peter Blau, Reinhard Bendix,
Robert Presthus.

Teora de sistemas

Ludwig V. Bertalanffy, Norbert Wiener,

Herbert Simon, James Rosenzweig,
Richard Johnson, Fremont Kast.

Teora neoclsica

Peter Drucker, William Newman, Ernest

Dale, Ralph Davis, Luis Allen, Harold
Koontz.

Teora del comportamiento

Herbert Simon, Chester Bernard, Douglas

McGregor, Rensis Likert, Chris Argyris.

Desarrollo organizacional

Leland Bradford, Paul Lawrarance, Jay

Lorsch, Richard Bechard, Warren Bennis,
Edgar Schein.

Teora situacional

William Dill, William Starbuck, James

Thompson, Paul Lawrence, Jay Lorsch,
Tom Burns.

Total Quality Management

Edwards Deming, William Ouchi, J. M.

Juran, Phillip Crosby.

Nuevas perspectivas

Michael Porter, Michael Hammer, James

Champy, etc.

GESTIN DE LOS PROCESOS DE

UNA ORGANIZACIN

GESTIN DE UNA ORGANIZACIN

Es un sistema abierto

POR QU LA GESTIN DE
PROCESOS?

Porque
las
empresas
y/o
las
organizaciones son tan eficientes como
lo son sus procesos

Utilidades que se obtiene al centrar

la gestin de la organizacin en sus
procesos
Permite a la organizacin centrarse en
el cliente
Permite a la compaa predecir y
controlar el cambio
Aumenta la capacidad de la empresa
para competir, mejorando el uso de los
recursos disponibles

Utilidades que se obtiene al centrar

la gestin de la organizacin en sus
procesos
Ofrece una visin sistemtica de las
actividades de la organizacin
Previene posibles errores
Desarrolla un sistema completo de
evaluacin para las reas de la
empresa
Suministra un mtodo para preparar la
organizacin a fin de cumplir con sus
desafos futuros

Centrado en las funciones

Centrado en los procesos

Los empleados son el problema

Empleados
Hacer mi trabajo
Comprender mi trabajo

Evaluar a los individuos

Cambiar a la persona
Siempre se puede encontrar un
mejor empleado
Motivar a las personas
Controlar a los empleados
No confiar en nadie

Quin cometi el error?

Corregir errores
Orientado al jefe

El proceso es el problema
Personas
Ayudar a que se hagan las cosas
Saber que lugar ocupa mi trabajo
dentro del proceso
Evaluar el proceso
Cambiar el proceso
Siempre se puede mejorar el
proceso
Eliminar barreras
Desarrollo de las personas
Todos estamos en esto
conjuntamente
Qu permiti que se cometiera
el error?
Reducir la variacin
Orientado al cliente

QU ES UN PROCESO?
Proceso es cualquier actividad o
grupo de actividades que emplea
insumos, les agrega valor y suministra
un producto o servicio a un cliente
interno o externo. En otras palabras,
por
proceso
queremos
decir
sencillamente una serie de actividades
que, tomada conjuntamente, producen
un resultado valioso para el cliente

TIPOS DE PROCESOS
Procesos gobernantes o de
direccin: se denominan a los
procesos gerenciales de Planificacin
y Control, entre estos tenemos por
ejemplo a los procesos de:
Planificacin Financiera
Desdoblamiento de la estrategia

TIPOS DE PROCESOS
Procesos
operativos,
de
produccin o institucionales: sirven
para obtener el producto o servicio que
se entrega al cliente mediante la
transformacin fsica de recursos,
ejemplo
Desarrollo de productos
Servicio al cliente
Formacin profesional

TIPOS DE PROCESOS
Procesos
de
apoyo
(staff),
habilitantes o de la empresa: tienen
como misin contribuir a mejorar la
eficacia de los procesos operativos.
Aqu se incluyen los procesos:
Administrativo
Financiero
De gestin de recursos humanos
De mantenimiento, etc

Por la complejidad los procesos se

clasificsn en:

Macroproceso
Proceso
Subproceso

NIVEL 0

MACROPROCESO

NIVEL 1

A.1
A.2
A.3
PROCESOS

NIVEL 2

A.3.1
A.3.2
A.3.3
SUBPROCESOS

NIVEL 3

A.3.3.1
A.3.3.2
A.3.3.3
ACTIVIDADES

Actividad

Es la suma de tareas, normalmente se

agrupan en un procedimiento para
facilitar su gestin. La secuencia
ordenada de actividades da como
resultado un subproceso o un proceso

Procedimiento
Forma especifica de llevar a cabo una
actividad dentro de una normativa
establecida. En muchos casos los
procedimientos
se
expresan
en
documentos que contienen el objeto y el
campo de aplicacin de una actividad; qu
debe hacerse y quin debe hacerlo;
cundo, dnde y cmo se debe llevar a
cabo;
qu
materiales,
equipos
y
documentos deben utilizarse; y cmo debe
controlarse y registrarse

Elementos de un Proceso
Entrada: "insumo" que responda al estndar
o criterio de aceptacin definido y que
proviene de un proveedor (interno o externo)
Recursos y estructuras: para transformar el
insumo de la entrada
Producto: "salida" que representa algo de
valor para el cliente interno o externo
Sistema de medidas y de control de su
funcionamiento
Lmites (condiciones de frontera) y
conexines con otros procesos claros y
definidos.

Requerimientos de los procesos

Todos los procesos deben ser capaces de
satisfacer los ciclos P- D-C-A.
Todos los procesos deben tener indicadores
Es recomendable planificar y realizar
peridicamente programas de mejoramiento
o de reingeniera de los procesos de gestin
para alcanzar mejoras espectaculares en
determinados parmetros como costos,
calidad, servicio y rapidez de respuesta

ORIENTACIN HACIA LA CADENA

DE VALOR
Segn Porter, valor es la cantidad que los
compradores estn dispuestos a pagar por lo
que una empresa les proporciona. Crear el
valor para los compradores que exceda el
costo de hacerlo es la meta de cualquier
estrategia.
El Margen, es la diferencia entre el valor
total y los costos totales incurridos por la
empresa para desempear las actividades
generadoras de valor

INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS

DE APOYO

DESARROLLO TECNOLGICO

EN
RG
MA

ACTIVIDADES

LOGISTICA
INTERNA

LOGISTICA
OPERACIONES
EXTERNA

MERCADOTECNIA
Y
VENTAS

ACTIVIDADES PRIMARIAS

SERVICIO

MA
RG
EN

ABASTECIMIENTO

A N L IS IS D E V A L O R A G R E G A D O
A C T IV ID A D E S

SI

C O N T R IB U Y E N
PARA LAS
E X IG E N C IA S D E
L O S C L IE N T E S ?

N E C E S A R IA S
P A R A P R O D U C IR
RESU LTAD O

N O

C O N T R IB U Y E N
PARA LAS
F U N C IO N E S
IN S T IT U C IO N A L E S ?

N O

SI
SI

VA LO R A G R EG A D O
P A R A E L C L IE N T E ?

N O

V ALO R AG REG AD O
PA RA LA
IN S T IT U C IO N ?

NO - V ALO R
A G R EG A DO

R E G IS T R O D E L O S P E D ID O S

R E G IST R A R D A T O S R E C IB ID O S

T IP O D E M E T O D O

F IR M A D E D O C U M E N T O S O F IC IA L E S

REH ACER TRAB.

IN V E S T IG A R D A T O S

A C T U A L IZ A R D A T O S F U N C IO N A R IO S

M O V IM IE N T O S

R E G IS T R A R U N R E C L A M O

P R E P A R A R IN F O R M E S F IN A N C IE R O S

A LM A C EN A R

A C T IV ID A D E S Q U E
N E C E S IT A N S E R
EJEC U TA D A S PA R A
A T E N D E R L A S E X IG E N C IA S
D E L O S C L IE N T E S

REV . APRO BAR

A C T IV ID A D E S Q U E N O C O N T R IB U Y E N P A R A
A T E N D E R L A S E X IG E N C IA S D E L O S C L IE N T E S . E S T A S
A C T IV ID A D E S P O D R IA N S E R E L IM IN A D A S S IN
C O M P R O M E T E R L A F U N C IO N A L ID A D D E U N
P R O D U C T O O S E R V IC IO

Qu evaluar?

Los Objetivos
Las Estrategias

Cmo evaluar?
Utilizando una metodologa sistemtica que
parte de una unidad de anlisis (objetivos),
desglosndose luego en variables; las cuales
se caracterizarn mediante uno o ms
indicadores sujetos a medicin.
Unidad de anlisis: Es el elemento mnimo
de estudio, observable o medible, en relacin
con otros de su misma tipo, por lo tanto; la
unidad de anlisis sugerida sern los
objetivos establecidos en los diferentes
eslabones de la planeacin.

Las Variables:

Son las caractersticas,

cualidades, elementos o componentes de una
unidad de anlisis, las cuales pueden modificarse
o variar en el tiempo.

Los

Indicadores:

Son subaspectos o
subdimensiones de las variables representadas;
susceptibles de observacin y medicin. En forma
general se clasifican en dos: De eficacia o de
logro, de eficiencia o de gestin.
Se debe formular las siguientes preguntas
Al finalizar el perodo, que resultado concreto
queremos entregar?
Cmo sabremos que ya hemos logrado el
objetivo?

De eficacia o de logro: Son hechos

concretos, verificables, medibles, evaluables
que se establecen a partir de cada objetivo.

De eficiencia o de gestin: Valoran el

rendimiento (productividad fsica) de insumos,
recursos y esfuerzos dedicados a obtener
ciertos objetivos.

Componentes de un indicador
NOMBRE O
DESCRIPTOR

Expresin verbal del patrn de evaluacin.

Ej. Tasa de desercin
Cualidad del indicador.

DEFINICION

Es la relacin porcentual del # de alumnos

que abandonan la escuela

UNIDAD DE
MEDIDA
UNIDAD
OPERACIONAL

Porcentaje
Formula matemtica
# de alumnos que abandonan /
# de alumnos matriculados