Proceso de Auditora de Personas. Sistemas de Informacin.

GESTIN DEL PERSONAL

Sub Sistema de CONTROL de Recursos
Humanos:
Sistemas de Informacin.
Auditora de Personas.

Proceso de Auditora de Personas. Sistemas de Informacin.

MATERIAL DE LECTURA.
LA

AUDITORIA
COMO
HERRAMIENTA
DE CONTROL.
CONCEPTOS,
OBJETIVOS
E
IMPORTANCIA.
Un departamento de Recursos Humanos no puede asumir que todo lo que
hace es correcto, pues puede cometer errores. Las polticas asumidas en un
perodo dado puede que se tornen obsoletas y al evaluarse as mismo el
departamento detecta los problemas antes que stos se conviertan en algo serio para
la organizacin.
Tal situacin demanda la necesidad de un control estricto de todos los
procesos y polticas, que asume una empresa determinada en un espacio
temporal definido y es precisamente en este entorno donde la auditora como
herramienta de control y va eficaz para obtener la retroalimentacin necesaria, entra
a jugar su verdadero cometido.
El trmino auditora proviene del latn " audio ", or y nace como
consecuencia de la despersonalizacin de la propiedad de la empresa, es decir,
como resultado de la separacin entre la propiedad y la administracin de la
empresa surge la obligacin de las mismas de rendir cuentas de forma
peridica, en general anualmente, a los accionistas sobre la situacin que
presentan y los resultados obtenidos.
El concepto de auditora procede del mundo econmico y es un proceso de
investigacin y evaluacin independiente, sobre la informacin contenida en los
estados financieros de una entidad, esta se concretiza con los caracteres siguientes:

Es la expresin de una opinin.

Es la aplicacin de unas normas y procedimientos establecidos.

Es llevada a cabo por personal especializado: auditor.

Contiene: Objetivos, Programas, Ejecucin y Organizacin.

La finalidad es triple:
Determinar lo que se ha hecho,
Apreciar lo que se est haciendo y,
Recomendar las posibles acciones futuras.

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Por lo tanto auditar no es slo diagnosticar el pasado, sino apreciar el

presente y asesorar sobre la evolucin futura.
El concepto de auditora de recursos humanos como anlisis de las
prcticas de GRH, desde una ptica estratgica, surge ha mediado de los aos 80,
donde se conciben dos funciones bsicas:
1.
Auditora de RH como sistema de informacin directiva, conocer el estado
objetivo, para facilitar el desarrollo de proceso de gestin y/o desarrollo de RH.
2.
Auditora de RH como sistema de control y evolucin de la aplicacin
de las polticas y procesos establecidos.
La evolucin del concepto de auditora contable a auditora de gestin tiene
como significado el cambio de los datos contables (valoracin econmica de la
realidad). Es dentro de esta visin actual cuando surge el concepto de ratio de
gestin como sistema de apreciacin de la realidad desde un punto de vista objetivo.

Hay dos caractersticas de la auditora que conviene

examinar:
1. Auditoras voluntarias y obligatorias: la evolucin de la auditora como
sistema fidedigno de apreciacin de la realidad, conllev la obligatoriedad
de su aplicacin como sistema de control de la rentabilidad, elaborando
un sistema minucioso de aplicacin, para homogeneizar su validez.
2.

Auditoras internas y externas: teniendo en cuenta el agente de la

auditora y el foco/ origen de la aplicacin se establecieron dos formas
diferentes pero complementarias de apreciacin: la interna, como sistema
continuo de cambio y la externa, como sistema garante de independencia en
la apreciacin.

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Por qu es necesaria una auditora?

Estas nos indican que, en general, una

organizacin no puede cambiar tan de
prisa como exige el mercado; las
empresas deben estar ajustando su
estrategia y reformulando su estructura
para adaptarse continuamente, siendo la
Auditora un recurso auxiliar vital.
Los objetivos de una auditora de recursos
humanos son tan amplios como el propio
campo de la gestin de estos. La
auditora es una reunin y clasificacin de los datos que corresponden a las
funciones del departamento de personal, en toda la amplitud y profundidad
necesaria para los fines de anlisis, estudios y previsiones.
Entre los objetivos de la misma tenemos:

Conocimiento de la estructura humana de la empresa, es decir el nmero

de sus componentes y sus caractersticas.

Evaluacin de los procesos de reclutamiento y seleccin llevados a cabo.

Registro de las promociones y transferencias de empleados dentro

de la organizacin.

Administracin de salarios y planes de incentivos.

Estadsticas de accidentes y bajas laborales.

ndice de rotacin de personal y coste del mismo.

Control de presencia e ndice de ausentismo.

Evaluacin de rendimiento (o resultados) y de potencial y las acciones

consecuentes con ellas.

Anlisis y descripcin de los puestos de trabajo o cargos existentes en la

empresa.
La funcin de control se integra dentro de la filosofa de la auditora como
instrumento bsico de la GRH y tiene como objetivo, mostrar los fallos y
errores para rectificarlos y evitar su reincidencia.

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Por lo tanto el procedimiento a seguir sera:
Observar prcticas de recursos humanos.
Comparar acciones con patrones.
Determinar las acciones correctivas y preventivas de acuerdo a las causas
detectadas
La auditora de Recursos Humanos puede ser definida como el anlisis de las
polticas y prcticas del personal de una organizacin y evaluacin de su
funcionamiento actual, seguidos de sugerencias para su mejoramiento. El
propsito principal de la auditoria de RH es mostrar cmo funciona el
programa,
localizando
prcticas
y condiciones que son perjudiciales a la
organizacin o que no estn compensando su costo o aun prcticas y condiciones
que deben ser aumentadas.

La auditora es un sistema de revisin y control para

informar a la administracin sobre la eficiencia del programa de
desarrollo (Chiavenato 1993).
BENEFICIOS DE LAAUDITORA.

Se identifica el aporte que hace el departamento de recursos

humanos a la organizacin.
Se mejora la imagen profesional del departamento de recursos humanos.
Se alienta al personal de recursos humanos a asumir mayor responsabilidad y
actuar en un nivel ms alto de profesionalismo.
Se esclarecen las responsabilidades, los deberes del departamento de
recursos humanos.
Se facilita la uniformidad de las prcticas y polticas de los recursos humanos.
Se destacan problemas latentes, potencialmente explosivos.
Se garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales
Se reducen los costos de recursos humanos mediante prcticas mejoradas.
Se promueven los cambios necesarios en la organizacin.

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El anlisis de las concepciones aqu tratadas contribuyeron a precisar un

nuevo concepto de auditora de GRH, adaptado a la siguiente investigacin, el
mismo concibe que la misma es un:
Diagnstico exhaustivo de las prcticas, mtodos, polticas y tratamiento
de los recursos humanos asumido por la organizacin en un perodo
de tiempo determinado, que permite establecer y proyectar polticas dirigidas
a la bsqueda de la calidad y el buen funcionamiento y desarrollo de las
acciones de los recursos humanos dentro de la organizacin, adems posibilita
establecer un proceso de comparacin con las organizaciones que desarrollan
su actividad econmica y social en el entorno de las mismas

MTODOS PARA

LA

REALIZACION DE AUDITORIAS

La auditora de los recursos humanos supone utilizar una serie de

instrumentos y tcnicas para identificar y evaluar las directrices y polticas de
recursos humanos de una empresa.
Existen diversas maneras de auditar las prcticas de recursos humanos
realizadas por el departamento de personal de una empresa. Algunas empresas
contratan un consultor externo que cuente con una experiencia contrastada en la
realizacin de auditoras de recursos humanos, y a quien se considera una autoridad
en la materia. El consultor puede, por ordenamiento de la empresa, desarrollar una
auditora global de todas las prcticas del departamento o, pueden tambin dedicar
tiempo parcial algunos aspectos de las prcticas y polticas de la direccin de
Recursos Humanos.
Otras empresas utilizan su propio personal y forman comisiones de auditoras
que tienen como coordinador al director de recursos humanos.

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Tambin cabe la posibilidad de formar estas comisiones con personal de la empresa y

contratar un consultor externo que les oriente y aporte su experiencia como auditor
en otras empresas.
El momento de auditar es decisin de la propia direccin de la organizacin y
responsabilidad de recursos humanos.
Para la realizacin de la auditora sera necesario asumir el enfoque metodolgico
del Mtodo General de Solucin de Problemas en sus primeras etapas:

Identificacin y seleccin del problema

Anlisis del problema.

Generacin de soluciones potenciales.

Seleccin y planificacin de la solucin.

Los instrumentos ms utilizados para las Auditoras son los siguientes:
Entrevistas: Las entrevistas directas con el personal a todo nivel son una poderosa
herramienta para obtener informacin acerca de las actividades de recursos humanos y
para identificar reas que necesitan mejorar. Los comentarios del empleado se registran y
despus se analizan durante la auditora de la funcin de recursos humanos para identificar
las causas de la tasa de rotacin, la baja moral y otros problemas.
Sondeos de opinin Ofrecen respuestas ms directas y honestas cuando contestan un
cuestionario que cuando se entrevistan con un funcionario del departamento de personal.
Sin embargo, debido a que las entrevistas son costosas en trminos de tiempo y dinero,
muchos departamentos de recursos humanos utilizan sondeos de opinin para obtener
informacin.
Anlisis histricos: Permite adquirir informacin esencial sobre la funcin de la
administracin de los recursos humanos de la empresa. (Auditoras de la seguridad fsica y
aspectos de salud Auditora de conflictos Auditoras de la compensacin)
Informacin externa Las comparaciones con otras organizaciones pueden proporcionar a
los auditores una perspectiva adecuada que les permita emitir juicios certeros y tomar
decisiones correctas.. Las fuentes ms confiables para obtener informacin especializada
incluyen las organizaciones industriales y profesionales, las cmaras de comercio

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Investigacin en el rea de los recursos humanos Comparan un grupo experimental con

otro de control en condiciones realistas. Estos experimentos se llevan a cabo para obtener
datos referentes a aspectos como el ausentismo, la tasa de rotacin, el nivel de satisfaccin
con el empleo, la compensacin, la seguridad y otros.
Sin embargo, muchos gerentes se muestran reacios a experimentar con sus trabajadores
Adems, los resultados de estos experimentos no son conclusivos Tambin podra existir
una actitud de rechazo de quienes no resulten electos para participar en el experimento
Auditoras internacionales: Si se trata de auditoras internacionales, a mayor dificultad
que experimenta el equipo de auditores consiste en determinar cules prcticas y actitudes
del personal se originan en fuertes tradiciones culturales y cules son susceptibles de
modificarse.

EL INFORME DE AUDITORA
Es una descripcin global de las actividades de recursos humanos en la empresa.
Incluye tanto los juicios positivos por los aspectos que se han logrado bien como las
recomendaciones para poner en prctica medidas correctivas en las reas que lo requieren.
Cuando un informe reconoce la existencia de aspectos tanto positivos como
negativos, se considera ms balanceado y logra mejor aceptacin.
El informe que se entrega al gerente suele contener toda la informacin que se
proporcion a los gerentes de lnea, as como a los especialistas de recursos humanos.
Utilizando la informacin que el informe de la auditora de los recursos huma nos
contiene, se puede adoptar una perspectiva global respecto a la funcin que se est
desempeando. Adems de resolver los problemas generales, puede concentrarse en los
que permitirn que el rea efecte una contribucin definitivamente mejor a la
organizacin. Gracias al informe de auditora, el gerente de personal puede establecer un
calendario de actividades, as como prioridades para el nuevo periodo de trabajo que ser
evaluado una vez ms durante la prxima auditora de personal.
Fuente:

Administracin de recursos humanos - Idalberto Chiavenato, ed. Mc Graw Hill.

Revista de Emprendedores.
Informacin recopilada en pginas de Internet.