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Guide de contrle interne

lusage des organismes subventionns

Exemples
de documentation
pour rpondre aux exigences
en matire de contrle interne
dcrites dans le rglement rgissant
les conditions doctroi
des subventions municipales
(LC 21 195)

Sommaire
Le contrle interne en bref 
A

Analyse de la sparation des tches 

10

Fiche:

Caisse 
Achats 
Salaires 
Comptabilit, clture et tats financiers 
Projet/manifestation 
Trsorerie 
Stock 
Exemple de fiche disposition 
Tableau simplifi danalyse et de sparation des tches par processus 

11
12
13
14
15
16
17
18
19

Comptences financires lies la gestion des comptes de liquidits  20


Liste:

Comptes bancaires et/ou postaux 


Cartes de crdit / dbit 
Oprations bancaires / postales 

Cahier des charges 

21

Inventaire des risques 


Cartographie des risques 

22

Objectifs de matrise, risques et contrles

24

23

Tableaux par domaine:

Organisation 
Collecte de fonds (et utilisation) 
Achats 
Salaires 
Note de frais 
Comptabilit et Clture 
Trsorerie 
Informatique 
Exemple de tableau par domaine disposition

25
26
27
28
29
30
31
32
33

Description succincte du systme de gestion des risques 

34

Information sur les exigences de contrle interne 

35

Annexe 1 du Rglement

36

Le contrle interne en bref


Larticle 7 du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions municipales (LC 21 195)
de la Ville de Genve exige, par souci de bonne utilisation de largent publique, que les entits
quelle subventionne, dfaut dtre astreintes des rgles plus strictes dictes par la Confdration et le canton, disposent dun systme de contrle interne, dont le niveau de documentation
minimum dpend du montant de la subvention reue (tableau 1 de lannexe 1 du rglement).
Le contrle interne peut tre rsum comme lensemble des dispositifs mis en oeuvre par la hirarchie et ses collaborateurs et ses collaboratrices pour sassurer que leurs activits sont matrises.
Le contrle interne relve donc essentiellement dune rflexion sur le fonctionnement de lorganisation, du bon sens et des bonnes pratiques, et vise rpondre notamment aux questions suivantes:

Qui fait quoi et comment?


Qui est responsable de quoi?
Qui valide quoi?
Existe-t-il des conflits dintrt?
Quels risques prendre ou ne pas prendre?
Est-ce conforme aux lois en vigueur/aux rglements?
Peut-on supprimer ce contrle?

Le tableau ci-aprs prsente, pour chaque type dorganisation, les exigences de contrle interne
dcoulant du rglement et, pour chaque exigence, un exemple de document permettant de formaliser la rflexion en matire de contrle interne.
Type dorganisation
(tableau 1 de lannexe 1
du rglement)
Organisations nemployant pas ou
peu de salaris et prtendant loctroi
dune subvention infrieure ou gale
CHF 49999.

Exigences de contrle
interne selon le tableau 1
de lannexe 1 du rglement
Le bnficiaire nest pas tenu
de dcrire et documenter son systme
de contrle interne.
A. Le bnficiaire dcrit lorganisation
en place pour respecter la sparation
des tches. Il en explique les exceptions
au besoin.

Organisations employant quelques


salaris et /ou prtendant loctroi
dune subvention allant de CHF 50000
CHF 199999.

B. De mme, il dcrit les comptences


financires lies la gestion des comptes
de liquidits.
C. Il tablit galement les cahiers des charges
des fonctions cls de son organisation.
D. Il procde une valuation des risques
principaux, financiers et non financiers,
de son activit.

Organisations prtendant loctroi


dune subvention comprise entre CHF
200000 et CHF 999999.

Idem que plus haut Idem que plus haut


En plus des exigences du seuil prcdent,
le bnficiaire

Organisations prtendant loctroi


dune subvention hauteur de CHF
1000000 et jusqu CHF 4999999.

Exemples
de documents
en annexe

E. documente son systme de contrle


interne financier permettant de garantir une
tenue rgulire de la comptabilit et ltablissement dun rapport financier adquat.
F. Par ailleurs, il met en place un systme
de gestion des risques, financiers et non
financiers, lis son activit.

A. Analyse de la sparation
des tches.
B. Comptences financires
lies la gestion des comptes
de liquidits.
C. Cahiers des charges
des fonctions cls.
D. Inventaire des risques
principaux.

Idem que plus haut Idem


que plus haut

A, B, C, D
E. Tableaux des objectifs de
matrise, risques et contrles.
F. Description succincte
du systme de gestion des
risques.

A, B, C, D, E, F Pas dexemple.
Organisations prtendant loctroi
dune subvention suprieure
ou gale CHF 5000000.

En plus des exigences du seuil prcdent,


le subventionn - documente son systme
de contrle interne pour ses principaux
domaines dactivit.

Se baser sur le point F en


ladaptant sur les principales
activits mtiers de
lorganisation (et non celles
financires), par exemples:
organisation dvnement,
aide aux personnes ges.

La documentation du systme de contrle interne doit tre mise jour rgulirement. Par ailleurs,
un modle de courrier adresser au service de la Ville subventionneur pour rendre compte de la
mise en place du contrle interne figure galement en annexe G. Les modles de document sont
disponibles sur le site Internet de la Ville de Genve. Enfin, pour toute question relative au concept
de contrle interne et aux exemples prsents vous pouvez contacter le gestionnaire de risques de
la Ville de Genve: salvatore.macculi@ville-ge.ch

A
Analyse de la sparation des tches
Ces tableaux prsentent de manire synthtique et non exhaustive une mthode pour analyser
la sparation des tches au sein dune organisation pour diffrentes activits: caisse, achats,
salaires, etc. Il est possible danalyser la sparation des tches pour chaque activit sparment
(une fiche par activit) ou de prfrer un tableau simplifi (une seule fiche pour lensemble des
activits).
Ces documents doivent tre adapts la ralit de chaque organisation. Il sagit dexemples.
Le principe de sparation des tches vise assigner les tches dexcution/ralisation (par ex:
enregistrement, comptabilisation, paiement), de validation et de surveillance dune opration des
personnes diffrentes afin de rduire les erreurs et les possiblits de fraudes ou, plus simplement,
il sagit de sparer la comptabilit de loprationnel.
Nanmoins, il est parfois difficile de respecter ce principe du fait dun nombre insuffisant de
collaborateur-trice-s. Il revient donc lorgane dirigeant (direction, comit, ou autre) didentifier
les exceptions ce principe et de prendre en considration, si possible, la mise en place dune
surveillance approprie en prenant en compte le ratio cot/bnfice.

10

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire lorganisation en place pour respecter la sparation des
tches, pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.

Analyse de la sparation des tches

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales :Dcrire l'organisation en place pour respecter la sparation des tches ,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.

Analyse de la sparation des tches

Fiche : Caisse

Exemple de tches lies la caisse ( modifier au besoin)

Procder aux dcaissements et encaissements (sur la


base de justificatifs)

Prnom(s) et Nom(s);
Fonction(s)
A

Comparer la caisse avec la comptabilit

Reconstituer le fonds de caisse

Comptabiliser les mouvements de caisses

Date : _____________________
Signature de la direction : _____________________
Dans cet exemple, dans l'idal, A ne devrait pas pouvoir comptabiliser les mouvements de caisse (encaissements et
dcaissements). En effet, une erreur de A pourrait passer inaperue et ne serait pas dtecte par B lorsqu'il compare la
caisse avec la comptabilit.

Dans cet exemple, dans lidal, A ne devrait pas pouvoir comptabiliser les mouvements de caisse (encaissements et
dcaissements). En effet, une erreur de A pourrait passer inaperue et ne serait pas dtecte par B lorsquil compare la
caisse avec la comptabilit.

11

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire lorganisation en place pour respecter la sparation des
tches, pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.

Analyse de la sparation des tches

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales :Dcrire l'organisation en place pour respecter la sparation des tches ,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.

Analyse de la sparation des tches

Fiche : Achats

Exemple de tches lies aux achats ( modifier au besoin)

Prnom(s) et Nom(s);
Fonction(s)

Elaborer le budget des dpenses

Valider le budget des dpenses

Engager les dpenses (passer les commandes, raliser les


contrats, etc.)

Valider les factures

Comptabiliser la facture

Payer la facture
Comparer les paiements avec les avis de situation
bancaires et/ou postaux et les sorties de caisse

D
C

Date : _____________________
Signature de la direction : _____________________
Dans cet exemple, dans l'idal, A ne devrait pas pouvoir valider les factures pour les dpenses qu'il ou elle a lui-mme ou
elle-mme engages. En effet, personne ne pourait dtecter un ventuel abus ou remettre en cause la pertinence de la
facture par
rapport
contrat initial.
Dans
cetau
exemple,
dans lidal, A ne devrait pas pouvoir valider les factures pour les dpenses quil ou elle a lui-mme ou

elle-mme engages. En effet, personne ne pourait dtecter un ventuel abus ou remettre en cause la pertinence de la
facture par rapport au contrat initial.

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Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire lorganisation en place pour respecter la sparation des
tches, pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.

Analyse de la sparation des tches

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales :Dcrire l'organisation en place pour respecter la sparation des tches ,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.

Analyse de la sparation des tches

Fiche : Salaires

Exemple de tches lies aux salaires ( modifier au besoin)

Prnom(s) et Nom(s);
Fonction(s)

Valider la "grille" les salaires (y compris charges sociales)

Prparer les salaires pour traitement (y compris charges


sociales)

Valider les salaires comptabiliser et payer

Comptabiliser les salaires (y compris charges sociales)

Verser les salaires (y compris charges sociales)

Comparer les salaires comptabiliss avec les salaires


verss (avis bancaire ou postal) et la grille des salaires

Modifier les donnes du personnel dans le registre/base du


personnel (par exemple : comptes bancaires, adresse, etc.
ou alors "crer" un-e employ-e)

Valider les modifications dans le registre/base du personnel

Date : _____________________
Signature de la direction : _____________________
Dans cet exemple, dans l'idal, E ne devrait pas pouvoir valider les modifications qu'il ou elle a lui-mme ou elle-mme
effectues dans le registre/base du personnel. En effet, une erreur ou une fraude (cration d'un employ fictif par exemple)
de E pourrait passer inaperue.

Dans cet exemple, dans lidal, E ne devrait pas pouvoir valider les modifications quil ou elle a lui-mme ou elle-mme
effectues dans le registre/base du personnel. En effet, une erreur ou une fraude (cration dun employ fictif par exemple)
de E pourrait passer inaperue.

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Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire lorganisation en place pour respecter la sparation des
tches, pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.

Analyse de la sparation des tches

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales :Dcrire l'organisation en place pour respecter la sparation des tches ,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.

Analyse de la sparation des tches

Fiche : Comptabilit, clture et tats financiers


Exemple de tches lies la comptabilit, clture et tats financiers (
modifier au besoin)

Prnom(s) et Nom(s);
Fonction(s)

Modifier le plan comptable

Valider les modification du plan comptable

Saisir une criture comptable

Valider une criture comptable

Clturer et justifier les comptes

Valider les critures de cltures

Prparer les tats financiers (bilan, compte de rsultat,)

Prparer le rapport annuel de gestion

Valider les tats financiers et le rapport annuel de gestion

Date : _____________________
Signature de la direction : _____________________
Dans cet exemple, dans l'idal, B ne devrait pas pouvoir valider les tats financier et le rapport annuel puisqu'il ou elle
prpare lui-mme
elle-mmedans
le rapport
de B
gestion.
Une erreur
Dans cetouexemple,
lidal,
ne devrait
pas pourrait
pouvoirpasser
validerinaperue.
les tats financier et le rapport annuel puisquil ou elle

prpare lui-mme ou elle-mme le rapport de gestion. Une erreur pourrait passer inaperue.

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Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire lorganisation en place pour respecter la sparation des
tches, pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.

Analyse de la sparation des tches

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales :Dcrire l'organisation en place pour respecter la sparation des tches ,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.

Analyse de la sparation des tches

Fiche : Projet / manifestation


Exemple de tches lies un projet ou une manifestation ( modifier au
besoin)

Prnom(s) et Nom(s);
Fonction(s)

Dterminer les objectifs d'un projet

Dfinir le projet (budget, planning, quipe,...)

Valider le projet initial (objectif, budget, planning, quipe,


etc.)

Raliser le projet

Piloter/surveiller le projet (dlais, cots)

Valider la fin du projet (atteinte des objectifs, dlais)

Etablir le rapport de fin de projet

Valider la comptabilit du projet (dpenses et recettes)

Date : _____________________
Signature de la direction : _____________________
Dans cet exemple, dans l'idal, A ne devrait pas pouvoir piloter/surveiller le projet qu'il ou elle ralise. En effet, A pourrait ne
pas bnficier du recul / indpendance ncessaire pour remettre en cause certaines de ses dcisions en cours de
ralisation. Bien entendu, cela dpend galement de l'envergure du projet.

Dans cet exemple, dans lidal, A ne devrait pas pouvoir piloter/surveiller le projet quil ou elle ralise. En effet, A pourrait
ne pas bnficier du recul / indpendance ncessaire pour remettre en cause certaines de ses dcisions en cours de
ralisation. Bien entendu, cela dpend galement de lenvergure du projet.

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Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire lorganisation en place pour respecter la sparation des
tches, pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales :Dcrire l'organisation en place pour respecter la sparation des tches ,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.

Analyse de la sparation des tches


Analyse de la sparation des tches

Fiche : Trsorerie

Exemple de tches lies la trsorerie ( modifier au besoin)

Prnom(s) et Nom(s);
Fonction(s)

Prparer le plan de trsorerie

Valider le plan de trsorerie

Initier une requte d'ouverture / fermeture / modification de


compte bancaire ou postal
Valider une demande d'ouverture / fermeture / modification
de compte bancaire ou postal
Initier une requte de mise disposition d'une carte de
paiement (carte de crdit/dbit)
Valider une requte de mise disposition d'une carte de
paiement (carte de crdit/dbit)
Valider les factures de cartes de crdit

A
B
A
B
A

Mettre jour le registre des signatures et des limites


financires
Valider la cration/modification/suppression d'une signature
et limites financires dans le registre
Retirer / dposer des espces en banque / la poste
Comptabiliser les retraits et dpts en banque/poste ainsi
que les oprations effectues avec les cartes de
crdit/dbit
Comparer les comptes de trsorerie avec les avis de
situation bancaires et postaux
Valider les rapprochements des comptes de trsorerie avec
les avis de situation bancaires et postaux
Analyser l'opportunit d'emprunt / de placement / autre
instrument financier
Valider un emprunt / un placement / autre instrument
financier
Prparer les paiements bancaires / postaux
Valider les paiements bancaires / postaux

A
C
A
B
A
A
C
C
A
B

Date : _____________________
Signature de la direction : _____________________
Dans cet exemple, dans l'idal, C ne devrait pas pouvoir valider un emprunt ou un placement dont il ou elle a lui-mme ou
Dans
cetl'opportunit.
exemple, dans
CCnepourrait
devrait
pas pouvoir
valider un emprunt ou un placement dont il ou elle a lui-mme ou
elle-mme
tudi
Une lidal,
erreur de
passer
inaperue.

elle-mme tudi lopportunit. Une erreur de C pourrait passer inaperue.

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Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire lorganisation en place pour respecter la sparation des
tches, pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.

Analyse de la sparation des tches

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales :Dcrire l'organisation en place pour respecter la sparation des tches ,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.

Analyse de la sparation des tches

Fiche : Stock

Exemple de tches lies au stock ( modifier au besoin)

Prnom(s) et Nom(s);
Fonction(s)

Rceptionner le bien

Enregistrer une entre / sortie

Enregistrer des ajustements

Initier une requte de mise au rebut

Valider une requte de mise au rebut

Raliser des inventaires physiques

Valider les inventaires physiques, les comparaisons avec la


comptabilit et les justifications des ventuelles diffrences

Comptabiliser des entres/sorties/ajustements/mise au


rebut

Date : _____________________
Signature de la direction : _____________________
Dans cet exemple, dans l'idal, B ne devrait pas pouvoir comptabiliser des mouvements de stock alors qu'il ou elle
enregistre lui-mme ou elle-mme les entres et sortie. En effet, une erreur ou une fraude de B pourrait passer inaperue.

Dans cet exemple, dans lidal, B ne devrait pas pouvoir comptabiliser des mouvements de stock alors quil ou elle enregistre
lui-mme ou elle-mme les entres et sortie. En effet, une erreur ou une fraude de B pourrait passer inaperue.

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Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire lorganisation en place pour respecter la sparation des
tches, pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.

Analyse de la sparation des tches

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales :Dcrire l'organisation en place pour respecter la sparation des tches ,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.

Analyse de la sparation des tches

Fiche :
Prnom(s) et Nom(s);
Fonction(s)

Exemple de tches lies au .

Date : _____________________
Signature de la direction : _____________________

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Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire lorganisation en place pour respecter la sparation des tches,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.

Analyse de la sparation des tches

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :Dcrire l'organisation en place pour respecter la sparation des tches , pour les organisations
prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.

Analyse de la sparation des tches

Fiche : tableau simplifi d'analyse de sparation des tches par processus

Processus

Caisse

Ralise / Excute /
Gre

A (mouvements et
compta)

Valide

Surveille / contrle

Commentaires

Dans l'idal, A ne devrait pas


pouvoir comptabiliser les
mouvements de caisse
(encaissements et
dcaissements). En effet, une
B (comparaison caisse
A (criture comptable)
avec comptabilit) erreur de A pourrait passer
inaperue et ne serait pas
dtecte par B lorsqu'il
compare la caisse avec la
comptabilit.

Achats

A (budget,
engagement, facture)

B (budget, facture)

---

Les ressources disposition ne


permettent pas de rajouter une
activit de surveillance /
contrle. Cependant, les
activits d'excution et de
validation sont parfaitement
spares.

Salaires

..

..

..

..

Comptabilit

..

..

..

..

Projets

..

..

..

..

..

..

..

..

..

Date : _____________________
Signature de la direction : _____________________

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19

Nom de la banque / poste


et adresse
bancaires
et/ou postaux

Devise

Nom de la banque / poste


et adresse
bancaires
et/ou postaux

20
Signatures autorises

Oprations
Retrait despces
Paiement
de factures
Ordre de transfert
de comptes
comptes

Retrait despces

Retrait
despces
Paiement
de factures

comptes

Numro de compte

Procuration(s)
Nom, prnom, adresse

Date :_______________

Date :_______________

Signature individuelle
/ collective 2

Limite financire

Limite financire

Autre(s) utilisateur(s)
Nom et prnom
Adresse
Limite financire

Autre(s) utilisateur(s)
Nom et prnom
Adresse

Limites
Signature individuelle
financires
/ collective 2
Autre(s) utilisateur(s)
Nom et prnom
Adresse

Limites
financires

Signature individuelle
/ collective 2

12 sur 27

Signature de la direction : _________________

12 sur 27

Signature de la direction : _________________

12 sur 27

Signature de la direction : _________________

Individuelle / collective 2

Individuelle / collective 2

Individuelle / collective 2

Titulaire
Nom, prnom, adresse

Titulaire
Nom, prnom, adresse

Procuration(s)
Nom, prnom, adresse
Titulaire
Nom, prnom, adresse

Date :_______________

Signatures autorises

Limite
financire

Limite
financire

Oprations
Numro de compte
Paiement
de factures
Ordre
de transfert
de comptes/ postales
Oprations
bancaires
comptes

Devise

Devise

Signatures autorises

Echance

Echance

Limites
financires

(A ne pas divulguer en dehors des personnes autorises : comit, comptabilit)

Titulaire(s)
Nom, prnom, adresse

Titulaire(s)
Nom, prnom, adresse
Echance
Devise
Limite
financire

Devise

Devise

Numro de compte

Socit de carte
/ postales
de dbit/crdit

Ordre de transfert
de comptes

Oprations
bancaires
/ postales

Oprations

Numro de la carte de
Oprations
bancaires
crdit/dbit

Crdit ?
Dbit ?

Crdit ?
Dbit ?

Socit de carte

Numro de la carte de
crdit/dbit
Liste des cartes de

dbit/crdit
crditde/ dbit

Crdit ?
Dbit ?

et adresse
Numro de la carte de
Socit de carte
crdit/dbit
dbit/crdit
Liste
des cartes de crditde
/ dbit

Liste
des cartes de crdit / Nom
dbitde la banque / poste
Numro de compte

Liste des comptes

Numro de compte

Procuration(s)
Nom, prnom, adresse

(A ne pas divulguer en dehors des personnes autorises : comit, comptabilit)

Titulaire(s)
Nom, prnom, adresse

Comptences financires lies la gestion des comptes de liquidits

Liste des comptes

Numro de compte

pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.

Dcrire
les Comptences
financires
lies
la gestion des comptes de liquidits
Liste des
comptes
bancaires
et/ou
postaux

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions municipales :

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions municipales :
Dcrire les Comptences financires lies la gestion des comptes de liquidits
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.
(A ne pas divulguer en dehors des personnes autorises : comit, comptabilit)

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions municipales :
Dcrire les Comptences financires lies la gestion des comptes de liquidits
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.

B
B
Comptences financires lies la gestion des comptes de liquidits
B
Comptences financires lies la gestion des comptes de liquidits

B
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire les Comptences financires lies la gestion des comptes de
liquidits pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.

Comptences financires lies la gestion des comptes de liquidits

(A ne pas divulguer en dehors des personnes autorises : comit, comptabilit)

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Etablir les cahiers des charges des fonctions cls
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.

Cahier des charges

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions municipales :
Etablir les cahiers des charges des fonctions cls
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.

Cahier des charges


Titulaire du poste : Prnom Nom
Fonction : .
Taux dactivit : %

Suprieur-e direct-e : .
La ou le titulaire remplace : .
La ou le titulaire est remplac-e par : .

Mission gnrale : .
Activits principales et responsabilits : .

Droit de signature : type de document (contrat, etc.).


Comptence pour engager financirement lorganisation : CHFen individuel /
collective deux ?

Particularit de la fonction : (horaire, etc.).

Prnom Nom

Signature

Lieu et date

Titulaire

Suprieur-e direct-e

Directeur-trice de
lorganisation

13 sur 27

21

22

1 : Mineur
2 : Modr
3 : Important
4 : Majeur

Accepter : il n'est pas ncessaire de prendre des actions


supplmentaires pour rduire le risque
Rduire: un plan d'action est dcid afin de rduire
Partager : le risque est partag avec une autre entit
Eviter : le risque doit tre vit; l'activit l'origine du risque est supprime

*** Dcision

1=Improbable
2=Possible
3=Probable
4=Presque sr

Exemple : Ne pas payer les salaires dans les dlais faute Suivi trimestriel du budget
de trsorerie suffisante

** Impact

Lgende
*Probabilit

R3
R4
R5
R6
R7
R8
R9
R10
R11
R12
R13
R14
R15
R16
R17
R18
R19
R20
R21
R22
R23
R24
R25
R26
R27
R28
R29
R30

R2

R1

0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0

3 Rduire

Dcision ***
4 Rduire

Evaluation du risque considrant les


actions dj en place pour le couvrir

Mettre en place un planning de


trsorerie mensuel

nant

Estimation du cot du
Plan d'action s'il est dcid de
plan d'action, si
rduire ou partager le risque
ncessaire
Augmenter la visibilit de l'organisation nant
Perfectionner et suivre de plus prs les
demandes de subvention

Une risque peut tre dfini simplement comme : Ce quoi il faut tre attentif pour assurer la prennit de l'organisation dans de bonnes conditions

Risques principaux de l'organisation (en fonction des Quelles actions sont en place aujourd'hui pour
activits)
"couvrir" ce risque ?
Exemple : Ne pas obtenir de fiinancement / de
Nant
subventions

Organisation XYZ
Date:__________________
Signature de la direction: __________________

Probabilit de
survenance*

Inventaire des risques

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions municipales :
Evaluer les risques principaux, financiers et non financiers
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.

Impact
(consquence)
**

Evaluation du
risque

31.12.2015

Dlai
31.12.2015

Comptable

14 sur 27

Responsable du plan d'acton


Direction

D
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Evaluer les risques principaux, financiers et non financiers pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.

Ce quoi il faut tre attentif pour assurer la prennit de lorganisation dans de bonnes conditions

Inventaire des risques Une risque peut tre dfini simplement comme:

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Evaluer les risques principaux, financiers et non financiers pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.

Cartographie des risques

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions municipales :
Evaluer les risques principaux, financiers et non financiers
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.

Cartographie des risques


Organisation XYZ
Date:__________________
Signature de la direction: __________________

Impact

Cartographie des risques nets


4

R1

R2

1
1

R1
R2

Probabilit

Exemple : Ne pas obtenir de fiinancement / de subventions


Exemple : Ne pas payer les salaires dans les dlais faute de trsorerie suffisante

15 sur 27

23

E
Objectifs de matrise, risques et contrles
Ces tableaux prsentent de manire synthtique et non exhaustive les lments, par domaine
de gestion, que lorganisation souhaite matriser ou devrait matriser (objectif de matrise), les
dfaillances ou lacunes potentielles (les risques) ainsi que les pratiques de lorganisation pour y
faire face (les contrles).
Ces documents doivent tre adapts la ralit de chaque organisation. Il sagit dexemples.
Un contrle est une vrification formelle effectue systmatiquement ou priodiquement, de
manire exhaustive ou par sondage, avant ou aprs la ralisation dune opration, par une tierce
personne ou une application, qui permet de diminuer le risque identifi. Il nest pas possible ou
parfois disproportionn de disposer ou de mettre en place des contrles du fait du ratio cot/
bnfice.
A la diffrence dun contrle, une mesure pour rduire le risque nonc ne relve pas dune
vrification mais plutt dinstructions, de directives, etc. qui ont un caractre plus gnral. En
gnral, les mesures sont moins robustes que les contrles.
Lorsque un contrle (ou une mesure) nexiste pas, indiquer sous la colonne contrles du tableau que:
- le contrle nest pas en place et, cas chant, quun contrle est ltude, si la direction en
souhaite un pour rduire le(s) risque(s), ou que
- le risque est accept par la direction, si cette dernire ne pense pas quil soit ncessaire de
mettre en place un contrle du fait notamment du ratio cot/bnfice.

24

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Documenter son systme de contrle interne financier, pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1000000.

Tableaux des objectifs de matrise, risques et contrles


Domaine : Organisation

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :
Documenter son systme de contrle interne financier,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000'000.

Tableaux des objectifs de matrise, risques et contrles


Domaine : Organisation
Objectif de
matrise
Les organes
dirigeants
fonctionnent
correctement

Risques
Perte de confiance des partenaires

Les objectifs de
Perte d'efficacit de l'organisation
l'organisation sont
dfinis
Les membres du
Conseil de
fondation sont
indpendants les
uns des autres
La signature
collective deux
est applique
toutes les
oprations
Les salaires des
dirigeants et du
personnel sont
valids par le
Conseil de
fondation/direction

Manque d'objectivit
Manque de transparence
Perte de confiance des partenaires

Contrles ou mesures en place pour


rduire le risque.
Responsable du contrle
Existence de statuts, procs-verbaux
de sance, dfinition des rles et
responsabilits Existence de rgles de
gouvernance par exemple
indpendance stricte entre les
membres du Conseil, la direction et les
collaborateurs-trices
Fixations des orientations et des
objectifs
Diffusion des objectifs aux membres
du personnel
Dclarations d'indpendance

Fraude
Erreur

Liste des signatures et des


comptences financires et
dlgations

Salaires disproportions
Abus

Validation annuel des montants des


salaires des dirigeants et du personnel
Grille salariale

La taille de
l'organisation est
adapte ses
objectifs
Les membres du
personnel
connaissent leurs
responsabilits et
sont connues de
tous et toutes
L'activit de
l'organisation fait
l'objet d'un suivi
Les projets sont
grs
efficacement

Augmentation de la masse salariale

Comparaison avec des organisations


dans le mme secteur d'activits, avec
des budgets similaires, etc.

Engagements non autoriss


Absence de matrise
Absence de pernit des modes de
fonctionnement

Existence d'organigrammes, de cahier


des charges
Existence de dlgations de pouvoirs
et des signatures

Non atteinte des objectifs


Perte d'efficacit

Tableau de bord de suivi de l'activit


(indicateurs)
Identification et gestion des risques
Existence d'une dmarche de gestion
de projet
Tableau de bord de suivi des projets et
gestion des risques de projet
Procs-verbaux des sances de projet

Non atteinte des objectifs


Perte d'efficacit
Dpassements des dlais et des cots

18 sur 28

25

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Documenter son systme de contrle interne financier, pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1000000.

Tableaux des objectifs de matrise, risques et contrles


Domaine : Collecte de fonds (et utilisation)

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :
Documenter son systme de contrle interne financier,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000'000.

Tableaux des objectifs de matrise, risques et contrles


Domaine : Collecte de fonds (et utilisation)
Objectif de
matrise
Il existe un
rglement sur les
activits de
collecte de fonds
Les procdures
lies aux activits
de collecte de
fonds sont
documentes et
connues
Il est fait preuve
d'thique dans
lobtention des
dons

Risques
Fraude
Perte de confiance des partenaires

Contrles ou mesures en place pour


rduire le risque.
Responsable du contrle
Rglement sur la collecte de fonds
edict par le Conseil - caractre
contraignant

Fraude
Perte de confiance des partenaires

Procdure d'appel de fonds incluant


les contrles effectuer

Fraude
Perte de confiance des partenaires

Charte d'thique dcrivant les valeurs


de l'organisation, le type de
communication employer, les
sources de fonds recherchs (privs,
publique).
Controles sur les origines des fonds
douteux
Gestion analytique des projets
Rapport de gestion

Les fonds (dons Fraude


ou subventions)
Perte de confiance des partenaires
sont bien affects
aux projets et/ou
buts fixs
.
.

26

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Documenter son systme de contrle interne financier, pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1000000.

Tableaux des objectifs de matrise, risques et contrles


Domaine : Achats

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :
Documenter son systme de contrle interne financier,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000'000.

Tableaux des objectifs de matrise, risques et contrles


Domaine : Achats
Objectif de
matrise
Risques
Il existe des
Non respect des consignes.
rgles / consignes Pas d'harmonisation des pratiques.
crites en matire
d'achats.

Contrles ou mesures en place pour


rduire le risque.
Responsable du contrle
Directive sur les achats / politique
d'achats.

Lachat
correspond un
besoin de
lorganisation, il
est bien dfini, le
budget est
disponible et il est
valid par une
personne
autorise.
Le cas chant, la
procdure dappel
doffres est
respecte.

Achats privs
Achat non conforme aux rgles de
l'organisation
Pas de budget
Pas de trsorerie
Achats inutiles

Demande d'achat dment valide


avant la passation de la commande
(sparation de fonction)
Liste de personnes autorises
acheter
Liste des personnes autorises
valider les achats (demande d'achat,
commande, facture)

Non respect de la rglementation en vigueur


(le cas chant)
Pas de comparaison des offres -> mauvaise
utilisation de l'argent disposition
Connivence entre les parties

Existence d'une procdure d'appel


d'offres
Slection des offres par une personne
autorise (sparation de fonctions)
Analyse du "chiffre d'affaires" par
fournisseur

Les marchandises Non-conformit de la marchandise /


livres et/ou les
prestation (quantit, qualit, date de
prestations de
livraison,)
service reues
correspondent
la commande
Les factures
fournisseurs sont
correctement
comptabilises

La rgularit des
paiements est
assure
Le principe de
sparation des
fonctions est
respect tout le
long du processus
Achats
.

Double comptabilisation
Erreur de saisie
Non-conformit entre la commande, la
livraison/rception et la facture

Rapprochement du bon de livraison /


rapport final de prestation de service
avec le bon de commande
Fiche d'entre de marchandise
Procdure de retour marchandise /
courrier de rclamation / procdure de
litige
Validation des factures pour
comptabilisation et paiement quant
l'intgralit et l'exactitude sur la base
de la commande et livraison.

Paiement non autoris


Double paiement
Omission
Paiement non conforme la
commande/fature
Erreurs
Collusion
Copinage
Fraude

Vrification des critures comptables


par un second collaborateur.
Rapprochement des factures et des
paiements
Vrification des comptes fournisseurs
Validation formelle des documents de
paiement
"contrles" des quatres yeux
cf contrles de la procdure achats
Analyse de la sparation des activits
et identification des lacunes et
acceptation formelle de ces lacunes
cas chant

20 sur 28

27

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Documenter son systme de contrle interne financier, pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1000000.

Tableaux des objectifs de matrise, risques et contrles


Domaine : Salaires

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :
Documenter son systme de contrle interne financier,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000'000.

Tableaux des objectifs de matrise, risques et contrles


Domaine : Salaires
Objectif de
matrise
Le registre du
personnel est
complet et exact

Contrles ou mesures en place pour


rduire le risque.
Responsable du contrle
L'accs au registre du personnel est
restreint aux seules personnes dment
autorises
Validation formelle de chaque nouvelle
entre, modification ou suppression de
donnes dans le registre du personnel

Risques
Paiement d'un salaire ind
Paiement d'un salaire un-e collaborateurtrice fictif-ve
Paiement d'un salaire la mauvaise
personne

Les salaires et
charges sociales
sont calculs
exactement
(montants) et
conformment
aux obligations
contractuelles et
lgales

Salaire brut ne correspondant pas au


montant dfini
Verser un salaire net calcule de manire
erron
Dduire des charges sociales calcules de
manire errone / ne pas dduire les charges
sociales
Dduire des impts la source calcules de
manire errone / ne pas dduire d' impts
la source

Les salaires et
charges sociales
sont
comptabiliss
correctement
La rgularit des
paiements des
salaires et
charges sociales
est assure

Non-conformit de la comptabilit
Erreur de saisie, double saisie.
Non respect de la rgle de sparation des
exercices
Double paiement
Paiement un-e salari-e fictif-ve
Paiement d'un salaire erron

Les avances et
Engagements non autoriss
prts sont dment Non respect des rgles internes
accords et suivis

Rapprochement entre les salaires du


mois actuel et du mois prcdent. Les
diffrences sont expliques
Vrification et validation de liste des
salaires et charges sociales payer
Vrification par sondage des calculs
de salaires et des charges sociales
L'accs informatique aux tables des
donnes des salaires et des charges
sociales ainsi que aux programme de
calcul des salaires et charges sociales
est restreint
Vrification des critures par un
second collaborateur.

L'accs au fichier de paiement des


salaires est restreint
Validation formelle du paiement des
salaires
Rapprochement mensuel entre les
virements et les bulletins de paie
Validation formelle d'une avance ou
prt
Vrification des remboursements

Dlivrer des
certificats de
salaires
exhaustifs
(prestation en
nature,
indemnits, etc.)
et exacts
Le principe de
sparation des
fonctions est
respect tout le
long du processus
Salaires

Contrevenir aux obligations lgales en tant


qu'employeur
Falsifier un certificat

Vrification des certificats de salaires


et des lments qui y sont prsents.
Etablissement automatique des
certificats

Erreurs
Collusion
Copinage
Fraude

"contrles" des quatres yeux


cf contrles de la procdure Salaires
Analyse de la sparation des activits
et identification des lacunes et
acceptation formelle de ces lacunes
cas chant

21 sur 28

28

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Documenter son systme de contrle interne financier, pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1000000.

Tableaux des objectifs de matrise, risques et contrles


Domaine : Note de frais

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :
Documenter son systme de contrle interne financier,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000'000.

Tableaux des objectifs de matrise, risques et contrles


Domaine : Note de frais
Objectif de
matrise
Risques
Les dpenses de Abus du personnel
types "notes de
Dpenses non autorises
frais" sont
justifies et
autorises

Contrles ou mesures en place pour


rduire le risque.
Responsable du contrle
Existence d'une procdure de
remboursement des frais
professionnels
Vrification de la nature des notes de
frais et de la prsence de justificatifs
probants (un justificatif de carte de
crdit n'est pas suffisant)
Validation par la hirarchie

La rgularit des
paiements des
notes de frais est
assure

Double paiement
Rapprochement des notes de frais
Paiement de note de frais non autories
avec les listes de paiements
et/ou sans justificatif
Paiement de note de frais pour des montants
ne correspondant pas aux justificatifs

Le principe de
sparation des
fonctions est
respect tout le
long du processus
Notes de frais

Erreurs
Collusion
Copinage
Fraude

"contrles" des quatres yeux


cf contrles de la procdure Notes de
frais
Analyse de la sparation des activits
et identification des lacunes et
acceptation formelle de ces lacunes
cas chant
.

29

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Documenter son systme de contrle interne financier, pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1000000.

Tableaux des objectifs de matrise, risques et contrles


Domaine : Comptabilit et Clture

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :
Documenter son systme de contrle interne financier,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000'000.

Tableaux des objectifs de matrise, risques et contrles


Domaine : Comptabilit et Clture
Objectif de
matrise
Risques
Le plan comptable Modification non autorise du plan comptable
est cohrent
Non respect des normes (cas chant)
Prsentation non conformes des tats
financiers

Contrles ou mesures en place pour


rduire le risque.
Responsable du contrle
Existence d'un plan comptable
Validation de toute cration,
modification et suppression de
comptes

Les critures
comptables sont
passes
correctement et
sont justifis
Les comptes sont
clturs et
justifis

Erreurs dans la comptabilit


Ecritures non justifies par des pices
comptables probantes

Vrification et validation de chaque


criture comptable : justificatifs,
comptes utiliss, montants, dates,
calculs cas chant, etc.

Erreurs dans les tats financiers


Non respect des normes comptables (cas
chant)
Erreur dans les calculs des provisions, des
amortissements
Information financire non fiable
Impact sur la rputation de l'organisation
auprs de ses financeurs

Vrification et validation des soldes


des comptes et des critures de fin
d'anne

Erreurs
Collusion
Copinage
Fraude

"contrles" des quatres yeux


cf contrles de la procdure
Comptabilit et clture
Analyse de la sparation des activits
et identification des lacunes et
acceptation formelle de ces lacunes
cas chant

Les tats
financiers sont
tablis
correctement et
sont comparables
d'annes en
annes
Le principe de
sparation des
fonctions est
respect tout le
long du processus
Comptabilit et
clture
.

cf contrles sur les critures


comptables et la clture des comptes
Validation du compte de rsultat, du
bilan, etc. et des annexes (cas
chant) ainsi que du rapport de
gestion / d'actvit

30

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Documenter son systme de contrle interne financier, pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1000000.

Tableaux des objectifs de matrise, risques et contrles


Domaine : Trsorerie

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :
Documenter son systme de contrle interne financier,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000'000.

Tableaux des objectifs de matrise, risques et contrles


Domaine : Trsorerie
Objectif de
matrise
Risques
Les pouvoirs de
Engagement financiers non autoriss
signatures sont
jour

Les oprations
bancaires sont
correctement
enregistres et
suivies
Les oprations de
caisse sont
correctement
enregistres / La
caisse est
correctement
gre

Dtournement de fonds
Erreur
Comptabilit errone

Les emprunts
et/ou placement
sont dment
autoriss

Engagement financiers non autoriss


Augmentation des frais financiers / manque
de liquidit
Risques de crdit, de liquidit

Le suivi de la
trsorerie est
efficace

Risque de manque de liquidit


Perte d'efficacti (trop de frais bancaires)

Le principe de
sparation des
fonctions est
respect tout le
long du processus
Trsorerie

Erreurs
Collusion
Copinage
Fraude

Dtournement de fonds
Erreur
Comptabilit errone

Contrles ou mesures en place pour


rduire le risque.
Responsable du contrle
Existence de document listant les
pouvoirs de signature par comptes
bancaires, moyens de paiement
Procdure d'octroi et de retrait des
pouvoirs de signature par une autorit
comptente
Signature collective deux pour tout
type d'opration de trsorerie
Rapprochement mensuel entre les avis
bancaires et la comptabilit
Validation des paiements bancaires
aprs vrification par des personnes
autorises
Contrle de caisse l'improviste et
rapprochement avec la comptabilit
Caisse sous cls et place dans un
endroit scuris
Seuils financiers ne pas dpasser
pour les oprations de caisse
Justification et enregistrement de
chaque opration d'encaissement et
de dcaissement
Existence d'une analyse financire
pralable chaque emprunt /
placement
Validation formelle des contrats
d'emprunt ou de placement aprs
vrification
Existence d'un tableau de trsorerie
prvisionnel jour
Ngociation rgulire des conditions
ngocis
"contrles" des quatres yeux
cf contrles de la procdure Trsorerie
Analyse de la sparation des activits
et identification des lacunes et
acceptation formelle de ces lacunes
cas chant
.

31
24 sur 28

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Documenter son systme de contrle interne financier, pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1000000.

Tableaux des objectifs de matrise, risques et contrles


Domaine : Informatique

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :
Documenter son systme de contrle interne financier,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000'000.

Tableaux des objectifs de matrise, risques et contrles


Domaine : Informatique
Objectif de
matrise
Les applications
informatiques de
l'organisation
considres
comme
"stratgiques"
(salaires,
comptabilit,
donateurs,
fournisseurs, etc.)
sont fiables

Risques
Autorisations daccs insuffisamment
contrles
Maintenir dans les systmes des donnes
non fiables
Danger pour la prennit de lapplication

Contrles ou mesures en place pour


rduire le risque.
Responsable du contrle
Par exemple :
Liste des applications "stratgiques" de
l'organisation (comptabilit, salaires,
donateurs, etc.)
Existence de mots de passes
Existence de champs protgs
Existence de procdures d'apurement
des donnes obsoltes
Existence de contrats de maintance
Existence d'une politique de
sauvegarde des donnes
Existence d'infrastructures de
protections des donnes par des
attaques externes (virus, vol)

Le
fonctionnement
des systmes
informatiques est
prennis et le
matriel et les
donnes protgs

Altration/destruction des quipements, des


programmes, des donnes
Reprise de l'exploitation difficile ou
impossible

Existence de plans de continuit / de


remise en marche
Existence d'une politique de scurit
Existence d'une documentation
dcrivant le systme d'information et
son exploitation
Tests (voire audits) de scurit
informatique effectus priodiquement

Les
environnements
de production, de
dveloppement et
de test sont
spars
Les projets
informatiques sont
matriss

Altration/destruction des donnes


Erreurs

Vrification et attribution des accs aux


diffrents environnements.

Dpassement des cots et/ou des dlais du


projet
Livrable finale ne correspondant pas aux
attentes initiales

Validations formelles des diffrentes


tapes cls du projet
Procdure de test
Suivi du budget
Formation des utilisateurs

Les relations avec Dpendance vis--vis des sous-traitants.


les fournisseurs
Perte de matrise des projets sous-traits
externes sont
matrises

Le principe de
sparation des
fonctions est
respect tout le
long du processus
Informatique

Erreurs
Collusion
Copinage
Fraude

Liste sur lesquelles peuvent intervenir


les sous-traitants
Revue priodique des contrats
Existence d'une stratgie/lignes
directrices en matire de soustraitance informatiques
Documentation disposition de
l'organisation
Formation des employ-e-s sur les
applicatifs concerns
"contrles" des quatres yeux
cf contrles de la procdure
Informatique
Analyse de la sparation des activits
et identification des lacunes et
acceptation formelle de ces lacunes
cas chant
.

25 sur 28

32

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Documenter son systme de contrle interne financier, pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1000000.

Tableaux des objectifs de matrise, risques et contrles


Domaine : .

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :
Documenter son systme de contrle interne financier,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000'000.

Tableaux des objectifs de matrise, risques et contrles


Domaine : .
Objectif de
matrise
.
.
.
.
.
.
.

Risques
.
.
.
.
.
.
.

Contrles ou mesures en place pour


rduire le risque.
.
.
.
.
.
.
.

33

Responsable du contrle
.
.
.
.
.
.
.

F
F

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Mettre en place un systme de gestion des risques, financiers et non
financiers, lis son activit pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure
ou gale CHF 1000000. Cette annexe est un complment de lannexe D Inventaire des risques
pour les organisations mentionnes ci-avant.

Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions municipales :
Mettre en place un systme de gestion des risques, financiers et non financiers, lis son activit
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000000.

annexe est un complment de lannexe D Inventaire des risques pour les organisations mentionnes ci-avant.
DescriptionCettesuccincte
du systme de gestion des risques

Description succincte du systme de gestion des risques


Annuellement, les risques financiers et non financiers de lorganisation sont identifis et
valus par xxx lors dateliers de travail spcifiques.
Des niveaux de probabilit et dimpact sont attribus chaque risque pour en dterminer la
gravit et les prioriser. Ils sont galement classs par catgorie : finances, informatique,
ressources humaines, . et font lobjet de mesures de rduction de risque si ncessaire.
Linventaire et la cartographie ainsi que les mesures des risques sont analyss et valids par
le Conseil de fondation / Comit de direction conformment au processus et la dmarche
de gestion des risques de lorganisation.
Par ailleurs, les risques les plus critiques font lobjet dun suivi trimestriel par le Conseil de
fondation / Comit de direction.
Certains risques peuvent donner lieu la comptabilisation dune provision comptable.
Description du processus de gestion des risques
Identificaton et valuation
des risques

Octobre - Novembre
Organisation d'ateliers
de travail ad hoc
Dtermination des
mesures de traitement
des risques
Analyse et priorisation
Livrable :
inventaire et
cartographie des
risques
rapport

Validation des risques

Dcembre
Analyse et validation
par le Conseil de
fondation / Comit
Livrable :
inventaire et
cartographie des
risques valids
procs-verbal de
sance

Suivi des risques critiques

Mars, Juin, Septembre


Mise jour des risques
critiques
Redfinitions des
mesures de rductions
des risques si
ncessaire.
Livrable :
inventaire et
cartographie mis
jour

26 sur 27

34

Exemple de texte pour un courriel ou un courrier adresser au service de la Ville de Genve concern
afin de linformer du respect des exigences de contrle interne indiques dans le rglement rgissant les
conditions doctroi des subventions municipales de la Ville de Genve.

Information sur les exigences de contrle interne

Exemple de texte pour un courriel ou un courrier adresser au service de la Ville de Genve concern afin de linformer du respect
des exigences de contrle interne indiques dans le rglement rgissant les conditions doctroi des subventions municipales de la
Ville de Genve.

Information sur les exigences de contrle interne


Madame, Monsieur,
Conformment lannexe 1 du Rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales de la Ville de Genve, nous vous informons que .
Opter pour la formulation la plus approprie
1. ntant pas soumis aux exigences indiques lannexe 1 dudit rglement nous navons
pas documenter le systme de contrle interne.
2. nous navons pas termin de documenter notre de systme de contrle interne.
3. nous remplissons les obligations en matire de systme de contrle interne.

si 2 ou 3 ci-dessus Le cas chant, la documentation relative aux exigences SCI peut vous
tre mise disposition sur demande.

Nous vous prsentons, Madame, Monsieur, nos meilleures salutations.

Signature de la direction :
..

35

Exigences de comptabilit

Etablissement dun rapport financier


prsentant les recettes et dpenses lies
au projet

Etablissement dun rapport financier


prsentant les recettes et dpenses lies
au projet

Comptabilit tablie selon des normes


reconnues (CO 962ss)

Type de projet

Projet dont le budget est infrieur ou


gal CHF 199999

Projet dont le budget est compris entre


CHF 200000 et CHF 999999

Projet dont le budget est suprieur ou


gal CHF 1000000

Contrle ordinaire (CO 727)

Contrle restreint (Review)

Contrle par vrificateurs non professionnels,


sur la base dun protocole rdig par la Ville de
Genve.

Exigences de rvision

36

En plus des exigences du seuil prcdent, le bnficiaire


documente son systme de contrle interne financier permettant de
garantir une tenue rgulire de la comptabilit et l'tablissement
d'un rapport financier adquat. Par ailleurs, il met en place un
systme de gestion des risques, financiers et non financiers, lis
son activit.

Le bnficiaire dcrit la structure de projet. Il adopte une dmarche


de gestion projet et utilise des outils adapts lenvergure du
projet. Il formalise les dcisions importantes. Il procde une
valuation des risques du projet.

Le bnficiaire n'est pas tenu de dcrire et documenter le systme


de contrle interne relatif son projet.

Exigences de contrle interne pour le projet

2. Rgles applicables aux bnficiaires dune subvention ponctuelle de la Ville de Genve, pour un projet (art. 7 al.1)

Annexe 1 du Rglement rgissant les conditions


doctroi des subventions municipales

Rgles applicables aux bnficiaires dune subvention ponctuelle


de la Ville de Genve, pour un projet (art. 7 al.1)

Comptabilit commerciale (CO 958 ss)

Organisations employant quelques


salaris et /ou prtendant loctroi
dune subvention allant de CHF 50000
CHF 199999

37

Comptabilit tablie selon des normes


reconnues (CO 962ss)

Organisations prtendant loctroi


dune subvention suprieure ou gale.
CHF 5000000.-.

Contrle ordinaire (CO 727)

Contrle ordinaire (CO 727)

Contrle restreint (CO 727a)

Contrle restreint (CO 727a)

Contrle par vrificateurs non professionnels,


sur la base dun protocole rdig par la Ville de
Genve.

Exigences de rvision

En plus des exigences du seuil prcdent, le subventionn


documente son systme de contrle interne pour ses
principaux domaines d'activit.

En plus des exigences du seuil prcdent, le bnficiaire


documente son systme de contrle interne financier
permettant de garantir une tenue rgulire de la comptabilit et
l'tablissement d'un rapport financier adquat.
Par ailleurs, il met en place un systme de gestion des risques,
financiers et non financiers, lis son activit.

Le bnficiaire dcrit l'organisation en place pour respecter la


sparation des tches. Il en explique les exceptions au besoin.
De mme, il dcrit les comptences financires lies la
gestion des comptes de liquidits. Il tablit galement les
cahiers des charges des fonctions cls de son organisation. Il
procde une valuation des risques principaux, financiers et
non financiers, de son activit.

Le bnficiaire dcrit l'organisation en place pour respecter la


sparation des tches. Il en explique les exceptions au besoin.
De mme, il dcrit les comptences financires lies la
gestion des comptes de liquidits. Il tablit galement les
cahiers des charges des fonctions cls de son organisation. Il
procde une valuation des risques principaux, financiers et
non financiers, de son activit.

Le bnficiaire n'est pas tenu de dcrire et documenter son


systme de contrle interne.

Exigences de contrle interne

Les seuils ne tiennent pas compte des subventions ponctuelles ou des gratuits que la Ville peut octroyer par ailleurs.

Comptabilit tablie selon des normes


reconnues (CO 962ss)

Organisations prtendant loctroi


dune subvention hauteur de CHF
1000000 et jusqu CHF 4999999.

Exercice commenant le 01.01.2017


Comptabilit tablie selon des normes
reconnues (CO 962 ss)

Exercice clos jusquau 31.12.2016


Comptabilit commerciale (CO 958 ss)

Comptabilit des recettes et des


dpenses ainsi que de patrimoine
(CO 957)

Organisations nemployant pas ou peu


de salaris et prtendant loctroi
dune subvention infrieure ou gale
CHF 49999

Organisations prtendant loctroi


dune subvention comprise entre
CHF 200000 et CHF 999999.

Exigences de comptabilit

Type dorganisation

1. Rgles applicables aux bnficiaires dune subvention montaire de la Ville de Genve, pour une activit gnrale ou spcifique (art. 7 al.1)

Annexe 1 du Rglement rgissant les conditions doctroi des subventions municipales

Annexe 1 du Rglement rgissant les conditions


doctroi des subventions municipales

Rgles applicables aux bnficiaires dune subvention montaire de la


Ville de Genve, pour une activit gnrale ou spcifique (art. 7 al.1)

Notes

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Ralisation: Etienne & Etienne


Impression: Centrale municipale dachat
Tir sur papier 100% recycl 250 exemplaires - novembre 2015
Ville de Genve
Reproduction autorise avec indication complte de la source.
Contact
Salvatore Macculi
Direction du Dpartement des finances et du logement
022 418 58 29
salvatore.macculi@ville-ge.ch

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