COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS

DE NEGCIO 1 Parte Introducao Conceitos

e Modelos
julho 3, 2011 por Aghatha Maxi Consulting

COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS

DE NEGCIO
Parte 1 Introduo, Conceitos e Modelos.

Como desenhar fluxograma de processos de negcio

parte 1 Introduo, Conceitos e Modelos.
Muitas vezes nos deparamos com a dificuldade que os responsveis
pelos processos nas organizaes tm ao demonstra-los
graficamente.
Com o objetivo de auxiliar os colegas nesta atividade vamos
descrever neste artigo um mtodo simples, mas que ao mesmo
tempo bastante til e prtico.
Vamos utilizar na confeco deste artigo, fluxos e grficos
desenhados com o uso do VISIO da Microsoft, no entanto o leitor
poder fazer uso de qualquer outra ferramenta disponvel no
mercado, inclusive ferramentas livres.
O nosso objetivo aqui no avaliar esta ou aquela ferramenta, ou
determinar se uma ferramenta melhor que a outra, ou ainda a
possibilidade de utilizao de outros modelos e formatos para a
documentao de processos.
O nosso objetivo descrever um mtodo que o leitor possa
aprender facilmente e aplicar na documentao de seus processos.

1 Introduo ao estudo de processos

Antes de abordar a tcnica a ser utilizada no desenho propriamente
dito dos processos necessrio que o nosso leitor tenha o
entendimento dos princpios bsicos dos processos, para isto vamos
abordar os tpicos principais e neste sentido nivelar os
conhecimentos.
1.1 Componentes Bsicos dos Processos
Por definio, um Processo deve possuir um conjunto de
componentes bsicos para ser considerado um processo, so eles:
Componente de entrada, com base neste componente
realizado as atividades de processamento, e como resultado
dever produzir uma sada qualquer.

1.2 Controle de qualidade entre os Componentes do

Processo
Como qualquer atividade destinada a produzir algo, o processo
requer a realizao de atividades de controle para assegurar a sua
qualidade e que dever ser aplicada em cada um dos seus
componentes (Entrada-Processamento-Sada). Agindo desta forma
estaremos evitando comunicao de eventuais erros ou falhas entre
os elementos que compem o processo, dentro do universo
compreendido pelo prprio processo.
Traduzindo isto de uma forma mais clara:

1.3 Controle de qualidade entre Processos

No entanto, um processo no um elemento absoluto e restrito a si
prprio, possivelmente em algum momento depender de outros

processos para ser alimentado e possivelmente, aps a execuo

de seu prprio processamento, passar a alimentar outro
processo atravs do seu produto e assim sucessivamente.
Diante disto, uma boa prtica considerar aes de controle de
qualidade tambm entre processos, e com isto garantir a qualidade
e a integrao entre os mesmos, ou seja, importante assegurar
que o produto gerado por um processo fornecedor seja validado
por ele mesmo antes de ser comunicado ao seu Processo Cliente.
Traduzindo isto de uma forma mais clara:

Em tese, quando agimos desta forma, o Processo Executor no

teria necessidade de validar os seus insumos no momento de
proceder o recebimento de sua entrada, uma vez que isto deveria
ter ocorrido previamente no Processo fornecedor, pouco antes do
mesmo proceder a liberao de sada.
No entanto,
Se verificarmos a qualidade apenas uma nica vez, estamos
sujeitos possiilidade de ocorrncia de alguma falha na
sada do Processo fornecedor e nem sempre a Qualidade
declarada na sada de um processo, atender plenamente
os requisitos de qualidade necessrios para atender a
entrada no processo seguinte.
Exemplo Prtico: Experimente executar o ciclo de vida de um
projeto de desenvolvimento de sistemas, onde cada etapa do ciclo
pode ser comparada a um processo. Quando no realizamos estas
verificaes de entrada e sada em cada uma das etapas do
processo de produo do sistema, o grau de variao do produto
resultante ser um fatorial das taxas de erro ocorridas em cada
etapa, (O Resultado ser medido pela multiplicao das taxas de
erro existentes em cada etapa, pelas taxas de erro das etapas
seguintes, e assim sucessivamente), esta a explicao
matemtica de possveis distanciamentos entre o requisito original
do negcio e o resultado do produto do projeto, note que antes
de mais nada uma Metodologia um Processo e pode-se utilizar
este conceito na formulao do controle de qualidade na formatao

de etapas ou fases de uma MDS.

Traduzindo isto de uma forma mais clara:

Uma vez entendido estes componentes e os critrios bsicos de

reviso de qualidade e integrao entre os componentes de um
processo e entre processos fornecedores e processos clientes,
retornaremos ao nosso objetivo inicial, que demonstrar
graficamente os processos de negcio atravs de fluxogramas.
2
Padro de Simbologia
Existem diversos padres de smbolos possveis para desenhar
fluxogramas de processos, e inclusive padres destinados a
especificaes e desenho tcnico de software, modelos de dados e
tantos outros. Vamos adotar aqui um modelo bastante simples e
composto por um nmero reduzido de smbolos, mas que so
suficientes para demonstrar um processo de negcio atravs de um
fluxograma.
So eles:

3
O Modelo de Estrutura do Fluxograma do Processo.
Existem diversos formas possveis de estruturar um fluxograma de
processo, a mais indicada para mapear processo a denominada
(CROSS-FUNCTIONAL), o que poderia ser traduzido mais ou menos
como fluxograma cruzado entre funes.
Neste formato, o fluxograma possibilita a incluso de informaes
adicionais, alm da sequncia de atividades proporcionada pelo
encadeamento dos smbolos, e possvel segmentar o desenho do
processo em setores/celulas como se fossem uma matriz,
sendo inseridos nas linhas os Atores ou funes responsveis pela
execuo das Atividades e nas Colunas as etapas existentes em um
determinado processo.
Veja como ficaria o desenho de um processo seguindo a estrutura
Cross-Functional na viso Horizontal:

O mesmo Processo, seguindo a viso Cross-Functional na viso

Vertical:

E ainda, o mesmo processo utilizando-se a forma Livre

normalmente utilizada. Note que as informaes adicionais
presentes nas duas opes anteriores fazem de fato a diferena no
entendimento do processo.

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2 Parte Instrues Passo-a-Passo para Desenhar um
Fluxo.
No prximo Artigo (Parte 2), trataremos as tcnicas a serem
utilizadas durante as Entrevistas para levantamento de informaes
dos processos a serem desenhados e alguns exemplos de como
devemos organizar e preparar o contedo das informaes obtidas
no levantado para facilitar a confeco do respectivo fluxograma.
Prximo Artigo : COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS
DE NEGCIO Parte 2 Levantamento, Analise e Desenho do
Processo de Negcio.
Veja Contedo em :
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Processos (Saiba como Calcular Esforo, Tempo e Custos)
Veja Contedo em:

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