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Expositor: JuanVillanuevaChang
23 y 24de Setiembre
EnfoquedeAuditoradeProcesos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Introduccin
Visinglobal dela gestinestratgicaenel negocio
Comprensindela perspectivadeprocesos
Implementacindela visinpor procesos
Elaboracindemapasdeprocesos
Aplicacindeprocesos enunaorganizacinfuncional
Identificaciny diseodel mapadeprocesos
auditables
Desarrollodeejerciciosprcticos
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Temario
Introduccin
La auditoradeprocesosescompleja,
sofisticaday adaptableaunagamade
actividades.
Aseguramiento
Riesgos
Control
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Auditorainterna
Perspicacia
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Auditorainternaescapazdeproporcionar una
evaluacinobjetivaconindependencia
profesional, integridady rendicindecuentas. La
objetividadimplicael conocimientoy
comprensinglobal delaorganizacin.
Objetividad
Aseguramiento
El diagramailustralostres factores
principales quedebecubrir el trabajo dela
auditora: aportar valor parael
aseguramientodelabuenagobernabilidad,
gestinderiesgosy control.
Gobierno
Objetivodelcurso:
Facilitar el anlisisde
procesos mediantela
diagramacinpara
determinar el alcancede
la auditora
E xpositor: Juan Villanueva Chang
No se tratarenel cursosobre
la Gestindeproceso
(Rediseodeprocesos, control
de calidad)
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
s
ro
cie
an
n
i
F
to
ie n
lim
mp
Cu
Actividades de Control
Subsidiaria
Actividad 1
Proceso 1
Unidad B
Unidad A
Ambiente de Control
nes
c io
era
Op
El enfoquedeprocesos
permiterealizar una
evaluacinefectivaal
validar el cumplimientodel
objetivode control interno
de eficaciay eficienciadelas
operaciones
Informacin y Comunicacin
Monitoreo
EnfoquedeAuditoradeProcesos
El enfoquedeauditorabasadoenprocesosproporcionabeneficios
msallqueunaauditorafuncional.
Estenuevoenfoqueenauditorageneravalor agregadoa la
empresaal verificar si el trabajoestaalineadoal cumplimiento
efectivodelasmetasy objetivos delaentidad.
Proporcionaunaimagenms verdaderadequtanbiense
encuentrafuncionandoactualmentelacompaaparamejorar el
producto, reducir errores, e incrementar lasatisfaccindel cliente.
Medianteestanuevametodologa, laAltaDireccinse apoyacon
mayor seguridadenlosauditoresinternosparaobtener fiabilidad
enlamarchadel control internoy eficienciadelasoperaciones.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
1. Visinglobal delavisinestratgicaenel
negocio
Gestinde
Riesgos
Procesos
Control de
Calidad
E xpositor: Juan Villanueva Chang
Gestin
Estratgica
Control
Interno
Procesos: herramientademedicinfundamental
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
Empresay Entorno
Econmico
Tecnolgico
Competidores
Proveedores
Poltico
Legal
Empresa
Social
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Clientes
Accionistas
Ecolgico
Nacional
e
internacional
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Evolucindel pensamientoenprocesos
Burocrtica/
Funcional/
Centralizada
Mixta/ matricial
Motivadaporlaproduccin
Motivadaporel mercado
Estructura
predominante
1900-1950
Era de la
industrializacinclsica
1950-1990
Era de la
industrializacin
neoclsica
Despus de 1990
Era de
la informacin
Por Procesos/
enfocados con
criteriosde valor
para el cliente
CAMBIOS YTRANSFORMACIONESENELESCENARIOMUNDIAL
Estructura
predominante
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
Situacinactual: Paradigmas
Externo
Interno
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Evolucindeherramientasdegestin
TECNICA
CARACTERSTICAS
Control presupuestal
1960
Planificacin de la produccin
1970
Planificacin estratgica
1980
Direccinestratgica
1990
Excelencia (Gestincalidad)
Excesivaorientacininterna
Concepcinsimpledela realidad
Toma dedecisinenprevisindel gasto
Inicio detcnica demarketing
Produccinestandarizada
EnfoquedeAuditoradeProcesos
PERIODO
1950
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Operacionesy cadenadesuministros
Todaslasorganizaciones, cono sinfinesdelucro, cumplensusmetasmediantela
La mayoradeempresasformanpartedeunacadenadesuministropara
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Dinmicadelasoperaciones
AMBIENTE
INSUMOS
Materiales
Capital
Manode obra
PRODUCTOS
Procesode
transformacin
Bienes o servicios
E xpositor: Juan Villanueva Chang
Informacin
Informacin
externa
Retroalimentacinde informacinpara
control de insumos del proceso
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
Sistemasproductivos
Insumos
Productos
Bancos
Servicios financieros
(Prstamos, captacinahorros)
Restaurante
Comidas, entretenimientos
Hospital
Servicios de salud
Planta manufactura
Productos terminados
Aerolnea
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Operacin
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Cambiospermanentesenlasoperaciones
Globalizacin
Serviciosy
manufactura
Cadenade
suministro
Operaciones
Manufactura
esbelta
Aspecto
ambientales y
sostenibilidad
Dirigidas
cliente
Integracin
funciones
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
Definicindepolticay estrategiaenuna
organizacin
Requisitos de los grupos
de inters
Informacin interna
Establecer factores
crticos del xito
Definir poltica y
estrategia
Establecer losobjetivos
estratgicos
Concretar el planestratgico
Establecer objetivosanuales
Desplegarlosobjetivos
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Plan alargoplazopara
abordar los factores
clavesque noestn
como deberan
Plan Anual
Acciones
concretas
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Quesplaneacinestratgica?
Es el procesodeconducir unaentidado readesdedondeseencuentra
actualmentehastadondesequierequeestenel futuro.
Requieredar respuestaa las siguientespreguntas:
Dndeestamosy qusomos?
A dndedebemosir y ququeremos ser?
E xpositor: Juan Villanueva Chang
Mediantelaplanificacinestratgicalaorganizacindebeimplementar acciones
paraaprovechar lasoportunidadesbasadasensusfortalezas, as comoprever
accionesparaevitar lasamenazasidentificadas.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Dinmicadelaplanificacinestratgica
AnlisisF
ODA
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Visin
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Quequeremosser?
Es el sueo delaEmpresa, laaspiracinmximaa lacual se
deseallegar.
Debeproyectar comodeseaactuar laEmpresahaciael futuro.
El Plandebeser conocidopor todossusmiembros.
Debetener metasdealcanceenuncontextorealizable.
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Misin
Debecontestar : Cual es nuestro negocio o servicio sobrela basede
estas 3 preguntas:
- A quien?
- Que?
- Como?
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Valores
Sonlos valores queregulanel accionar del personal dela
entidad.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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AnlisisFODA
Permiteconocer comovaa ser nuestrocampodeaccinen
adelantecomoEmpresahaciadiferentesaspectoscomola
competencia(tercerizacin), actuacinanteclientesinternosy
entidades externas.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Es laherramientaesencial queproveelosinsumosnecesarios a la
planeacinestratgica. Proporcionainformacinnecesariaparala
implantacindemejoras.
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Interno
-Fortalezas
Externo
-Oportunidades
-Debilidades
-Amenazas
E xpositor: Juan Villanueva Chang
Graficadel FODA
Empresa
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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ConceptosInvolucrados
Fortalezas: Sonaquellosfactoresqueseperciben
comoautnticaventajaenla Empresay quehayque
explotar al mximo.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Debilidades:Sonaquellosfactoresquepodrantraerle
inconvenientesa la empresaensuaccionar. Situacin
querepresentanunaactual desventajay quesonun
obstculoparael desarrollodelaEmpresa.
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ConceptosInvolucrados
Oportunidades: Serefierea situacionesexternasque
estnpresentesy quepuedenfavorecer el desarrollo
dela Empresa.
Amenazas:Sonsituacionesexternasqueestn
presentesenel medioy quepuedendificultar el logro
delosobjetivosdela Empresa.
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
Oportunidades(O)
Amenazas (A)
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Fortalezas (F)
Debilidades (D)
EstrategiasFO
EstrategiasDO
EstrategiasFA
MatrizFODA
EstrategiasDA
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ExplicacindelaMatrizFODA
Estrategiasde Fortalezas y Oportunidades (FO):Seutilizanlas
fortalezas internasdelaEmpresaparaaprovechar lasventajas delas
oportunidades externas.
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
Misin
Visin
Objetivooperativo
Objetivoestratgico
Meta Operativa
Meta estratgica
Alineamientooperativoy estratgico
Control de gestin
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Objetivosestratgicosyactividades
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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IndicadoresEstratgicos
Sonmedidas cualitativas o cuantitativas estimados entrminosde
tiempo, calidad, costo-beneficio, avancedeprogramao ms
indicadoresquepermitemedir el desempeoo cumplimientodelos
objetivos estratgicoa travsde actividadesestratgicas.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Se puedenutilizar medidasreferencialesdemercadoparaconocer
la efectividad.
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Fasesdeladireccinestratgica
Anlisis
Interno
Formulacinde la
Estrategia
Visin
Objetivos Ventaja
Competitiva Planes de
Inversin
Implementacinde
la Estrategia
Personas
Organizacin
Claves
Direccin
Areas
Sistemas
Control deGestin
Planes de Accin
Indicadores
Presupuestos
Anlisis
Externo
ProcesodeRetroalimentacin
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
Unagestinptimarequiere:
FORMULACION
IMPLEMENTACION
CONTROL
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Comoselogralaimplementacin
Personas
Sistemas de
Direccin
Areas Claves
Estructura
Organizacional
Clima-Cultura-Valores
Clima-Cultura-Valores
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
CuadrodeMandoIntegral (BalancedScorecard)
Conjuntode indicadores quepermitena la Direccinteneruna visingeneral de la gestinde la
empresa. Medidas de aspectos operacionalescausantes del desempeofinancierofuturo.
RelacinCausa-Efecto R.
Kaplan&D. Norton
Clientes
Rentabilidadsobre
el capital
Lealtaddel cliente
Finanzas
Entregapuntual
Procesos internos
Formacin ycrecimiento
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Calidaddel
proceso
Ciclotemporal
del proceso
Habilidadesdelosempleados
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CuadrodeMandoIntegral (BalancedScorecard)
PERSPECTIVAS
FINANZAS
Paraserexitosos
financieramentecmo
deberamosvernosfrentea
nuestrosaccionistas?
Visiny
Estrategia
PROCESOSINTERNOSPara
satisfacera nuestrosdueosy
clientesquprocesosde
negociodebenserexcelentes?
CLIENTES
Para
cumplirconnuestravisin
cmodeberamosvernos
frenteanuestrosclientes?
FORMACIONYCRECIMIENTOPara
cumplirlaVisin, cmo
sostendremosnuestrahabilidadpara
nejorarycambiar?
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Estrategiadeoperaciones
Es unpatrnconsistenteendecisionesparael sistemade
transformaciny lacadenadesuministrovinculadasa laestrategiadel
negocio.
La estrategiadeoperaciones debeasimilar los cambiosy
transformaciones delosnegociosglobales. Tantolasoperaciones y la
cadenade suministrodebenconcebirseconnaturalezaglobal.
Algunas empresastienenun enfoquehbridoconlaseconomasglobales
peropartendeunenfoquelocal. Ciertasfunciones(diseodeproducto)
se manejansobreunabaselocal;mientrasqueotras, comolalogsticae
inventariosseestandarizanaescalamundial.
Ejemplosde estrategiadeoperacionesconlaadaptacina lo largo del
tiempo es lacadenaMcDonald s que inici sus actividades en1955.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Estrategiadecadenadesuministro
Del mismomodoquelasoperaciones, el suministroseestaexpandiendohaciaun
La estrategiadecadenadesuministrotomaencuentanosloladeoperacionesdela
paralatomadedecisiones entodalaorganizacin.
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
Alineamientoestrategiadeoperaciones
Estrategia
corporativa
Estrategia
de negocio
Misin
Anlisis
interno
Ventajacompetitiva
Objetivos
(costos, calidad,
etc)
Estrategias
funcionales
E xpositor: Juan Villanueva Chang
Anlisis
externo
Decisiones
estratgicas
Patrn de
decisiones
Resultados
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Objetivosdelasoperaciones:
Sonel segundoelementodelaestrategiadenegocio: Costo, calidad, entregay
flexibilidad, innovacin, seguridady sustentabilidadambiental.
Los objetivosdebenderivarsedelamisiny constituir unreplanteamientodelamisin
en trminos cuantitativosy mensurables.
Paraqueseandenaturalezaestratgicadebenorientarsealargoplazo.
Decisionesestratgicas:
Tercer elemento, debeindicar lamaneraenqueselograrnlosobjetivosdelas
operaciones.
Misindeoperaciones:
Todaoperacindebetener unamisinqueseconecteconlaestrategiadel negocioy
de acuerdoa otras estrategias funcionales.
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
Ao actual
Objetivoa 5aos
Competidor
actual
COSTO
Manufactura como%ventas
Rotacininventario
55%
4.1
52%
5.2
50%
5.0
CALIDAD
Satisfaccincliente(%satisfaccin deproducto)
Porcentajede desperdicios y reprocesamiento
Costo degarantascomo%deventas
85%
3%
1%
99%
1%
0.5%
95%
1%
1%
ENTREGA
Porcentajede rdenes abastecidas luegoinventario
Tiempodeesperaparasurtirinventario
90%
3 semanas
95%
1 semana
95%
3 semanas
FLEXIBILIDAD
Nmerodemesesparaintroducirnuevos productos
Nmerodemesesparacambiar capacidaden+/-20%
10 meses
3 meses
6 meses
3 meses
8 meses
3 meses
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Desarrollodelavisinestratgica
Prcticas de excelenciade
gestinestratgica, personas,
recursos,procesosy liderazgo
Eficacia
Sistematizacinde la
gestin
Mejora continua de la
gestin
Cambiocultural
Formalizacinde
procesos
Identificacinde
procesos( Mapade
procesos)
Implantacin,
seguimientoy medicin
Gestiny mejorade
procesosclaves
Mejora continua
Auditoracomo
herramientademejora
Hacia la excelencia de la
gestin
Tiempo
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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2. Comprensindelaperspectivadeprocesos
Se partedel puntodevistaquetodotrabajopuedeversecomoproceso. Encada
Un sistemasedefinecomounacoleccindeelementosinterrelacionadoscuyotodoes
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Unaorganizacintambinpuedevisualizarsecomosistema: Mercadotecnia,
Lascondicionesparaqueunindividuotengaconcienciadeprocesosson:
Tener comprensindel funcionamientodel procesoy su entorno
Contar conreferencias parasuobservacindel entornoy conelementos de
medicin
Entender lalgicadesusacciones
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
El modeloclienteproveedorinterno
Laspersonasquevensutrabajocomoprocesoactandelasiguientemanera:
Producto
Informacin
Yo factores
del proceso
Feedback
Producto
Cliente
Feedback
Proveedor
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Informacin
C Proveedor
YO
Cliente
Producto
Cliente
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
A. El suministrador interno:
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B. El clienteinterno:
Comunicadeformaefectivasusnecesidades al proveedor
Solucionalosconflictos consuproveedor internomediantea justemutuo
Le proporcionarealimentacinparapermitirlemejorar sueficienciay eficacia
Es exigenteconsu proveedor internoy, a suvez, rigurosoconlasatisfaccindel
clienteinterno. Cadapersonaesa lavezclienteproveedor.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Ventajasdel modeloclienteproveedorinterno
informacin
Implantar criteriosdeeficienciay eficacia
Hacer msfluidolacomunicacininterna, baseparalaparticipacinenlamejora
Quelaspersonasdesplieguensucreatividady capacidaddeinnovacin
Incrementar lacohesininterna
Enfatizar enlas relacioneslateralesy enel compromisodel equipoconel producto:
calidad, servicioy costo
Descargar laestructurademano. Estructuraplanadelaorganizacin
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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El procesodesatisfaccindel cliente
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Visindel cliente
Sus necesidadessuelenser objetivasy fcilmenteexplicables
Lasexpectativassonbsicamentesubjetivasy cambiantesa lasnecesidades
Ejemplodecomportamientodeunserviciodereparacindeautomvil:
Accesibilidaddelapersonaresponsabledel taller. El clientetuvoqueestar
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Lasatisfaccindel cliente
Cliente
Recompra
Necesidades
(Objetivasexplcitas)
Satisfaccin
percibida
Expectativas
(Subjetivasimplcitas)
Medicin
satisfaccin
Feedback
Organizacin
Estrategia-cultura
Sistemas yprocesos
Estructura organizativa
Estilos de direccin
Diseo depuestos
Habilidades y
actitudes
Desempeo
tcnico
Suministrador
Procesosoperativos
Procesosde apoyo
Procesosde gestin
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
Satisfaccinquerequiereel cliente
Necesidadasatisfacer
Esquiar
ReparacindePc
Disponibilidad inmediata
Lavadora, detergente
Ropalimpia
Ahorro bancario
Rentabilidad
Crdito
Comprade unbien
Seguro
Tranquilidad
Formacin, capacitacin
Adaptacinalcambio. Desarrollopersonal
Asesoramiento inversiones
Rentabilidad futura
Producto/servicio
Funcionalidad
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Producto/servicioque compracliente
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Calidad
Servicio
Costo
Tiempo
Apoyo al cliente
Servicios a los productos
Flexibilidad para satisfacer demanda
de los clientes
Satisfaccin del cliente
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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3. Implementacindelavisindeprocesos
La palabraprocesoes antigua. Actualmentesonlabaseoperativadegranparte
de lasorganizaciones. Lacaractersticabsicaes queinteracten, esdecir que
compartanalgoy; quesegestionen.
La importanciadelos procesosfueapareciendodeformaprogresivaenlos
modelosdegestinempresarial, consideradocomounodelosmediostilespara
transformar a lasempresasy adecuarseal mercado.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Es un permanentedesafoenlaorganizacinefectuar esteanlisisdeprocesos
conindependenciaentrelasactividadeso empleodelosrecursosenlacostumbre
de actuar enestructurasorganizacionalescentradasensilosfuncionales oen
lgicasjerrquicas.
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Definicindeproceso
ISO9000: Conjuntode actividadesmutuamenterelacionadaso queinteractan, las
cualestransformanelementosde entradaenresultados
Secuencia ordenadade actividadesrepetitivas cuyoproductotiene valorintrnsecopara
su usuarioocliente
Secuencia de actividades que tiene unproducto
E xpositor: Juan Villanueva Chang
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
Proceso
Procedimiento
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Elementosbsicosdeunproceso
RECURSOS
SALIDA
E xpositor: Juan Villanueva Chang
ACTIVIDADESDEL
PROCESO
ENTRADA
CONTROLES
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
Dinmicadel proceso
Procesoproductivo
Proveedores
Produccin
en proceso
Materia
prima
Produccin
en proceso
Productos
terminados
Clientes
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Produccin
en proceso
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Interrelacionesentreprocesos
R
PROCESOA
C
E
PROCESOC
R
S
PROCESOB
PROCESOD
C
59
EnfoquedeAuditoradeProcesos
EnfoquedeAuditoradeProcesos
60
30
Dinmicadeunprocesosenempresa
Direccin
General
Ventas
Produccin
Finanzas
Attncliente
Operaciones
Caja
Entrega
Taller
Almacn
Orden
cumplida
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
Procesodecrditos
reade
Negocios
Ordendel
cliente
Gerencia
Crditos
Riesgos
Operaciones
Registro
Anlisis de
Balances
Autorizacin
Sectorista
Garantas
Contratos
Desembolso
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Solicitud
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
Proceso:Unmodelodetransformacin
Todaoperacinproduceservicios y/oproductos. Estosehacepor mediodela
transformacin.
Transformacin: Es el usoderecursosparamodificar unestadoo condicinde
algoparaobtener unservicioo producto.
INPUT
Empleados
Equipos / Facilidades
Recursos que ayudan a la
transformacin
EnfoquedeAuditoradeProcesos
OUTPUT
Proceso Productivo
Productosy
servicios
Transformacinfsica
Cambiode Dueo
CambiodeLugar
Almacenamiento
Materiales
Informacin
Clientes
Recursos
Transformados
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32
Diferentesnivelesdeprocesos
ALTA DIRECCION
DIRECCIONINTERMEDIA
Procesode produccin
Proceso gestineconmica
MANDOINTERMEDIO
Procesocontactoclientes
Procesomantenimiento
PERSONAL BASE
Tarea: Comprobacinde facturas
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Condicionesdeunprocesos
Se puedendescribir las entradasy salidas.
El procesocruzaunoo varioslmitesorganizativosfuncionales.
Unadelascaractersticassignificativasdelosprocesos esquesoncapacesdecruzar
COMO.
El procesotienequeser fcilmentecomprendidopor cualquier personasdela
organizacin.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
verticalmentey horizontalmentelaorganizacin.
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Responsablesdel procesos
Los procesosdebendesarrollarsedeformaquequedesuficientementeclaroqupasos
debendarsepararealizarlo. Es decir, sehacenecesariaunaexplicacin, fasepor fase,
de lasactividadesquecomponenel proceso.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Lmitesdeunproceso
No existeunainterpretacinhomogneasobrelmitesdeprocesos, varasegn
tamaodeorganizacin. El criterioqueprevalecees:
Los lmitesdel procesoestablecenel nivel deresponsabilidad
Puedenestar fueradelos departamentosparainteractuar conlosdems
proceso
El lmiteinferior puedeser unproductoconvalor
De acuerdoasu alcanceexistentrestiposdeprocesos:
Unipersonales
Funcionales
Interfuncionales
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Elementosdeunproceso
Input
Output
Productoque va destinado al
cliente o entrada a otro procesoo
cliente
Productodeproveedor internoo
externo; salidadeotroprocesoo
de procesode proveedor o cliente
Secuencia
actividades
Factores, medios y recursos para
ejecutar los input
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Factoresdeunproceso
Personas: Unresponsable, contratacindepersonasconcapacidades. Lodesarrollael
procesodeRR.HH.
proporcionael procesodecompras.
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35
Caractersticas
Objetivas
CRITERIOS
DE
EVALUACION
Proceso
PERSONAS
Responsablesdel proceso
Miembrosdel equipo
MATERIALES
Materiasprimas
Informacin
RECURSOSFISICOS
Maquinariay utillaje
Hardwarey software
METODO
CAUSAS
Operacin
Medicin/Evaluacin
MEDIDASDE
Eficiencia yeficacia
Salida/Output
Producto
Cliente
SATISFACCION
Caractersticas
Objetivas
CRITERIOS
DE
EVALUACION
E xpositor: Juan Villanueva Chang
Entrada/Input
Producto
EFECTOS
Cumplimiento
Satisfaccin
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
Mapeodeprocesos: Flujogramas
El mapeodeprocesoses una
representacingrficaquemuestra
pasoa paso cmoes procesadoun
productoo servicio.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Es unacercamientosistemticopara
modelar el estadoactual y futurode
un proceso.
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36
Versionesdeprocesos
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Comopensamosqueesel
proceso.
Comonosgustaraquefuera
el proceso.
Comose comportarealmente
el proceso.
73
Nivelesenlosprocesos
Nivel Alto
PROCESO
Nivel Medio
Nivel Bajo
PASOS
EnfoquedeAuditoradeProcesos
SUBPROCESO
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Diagramacindel Proceso
Es unaherramientaquepermiterepresentar enformagrficay lgicalosprocesode
unaempresa.
Diagramar esrepresentar grficamentehechos, situaciones, movimientos o
relacionesdetodotipopor mediodesmbolos.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Ventajasdeladiagramacin
Permite verificarla marcha del procesorespectoa lodiseadoinicialmente
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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38
Aspectosimportantesdeladiagramacin
Es importanteestandarizarlaelaboracindediagramas paraquetodospuedan
interpretarlos
Debencontenerfrases y palabras breves y entendibles por todas laspersonas
Es importantenodar demasiadosdetallesparaevita confusin
Se puedeutilizardiagramaformalese informalesdependiendolanaturalezadesuuso
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
Simbologaenladiagramacindel proceso
LEYENDA
Inicio/Final
Subproceso
Actividad
Decisin
Direccin
EnfoquedeAuditoradeProcesos
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Configuracindel proceso
En trminos prcticos, una entidades un conjuntode
procesos y redde transacciones. Las dimensiones de un
procesoobligana definir sus linderos, desde suinicioy
final as comolas interrelaciones internas.
Dimensiones
de un proceso
Fin
Linderos
Inicio
Tareas
Complejidad
Cort
e tra
nsve
rsal
en
orga
nigra
ma
Actividades
Proceso
Subprocesos
Actividades
Tareas
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EnfoquedeAuditoradeProcesos
Representacingrficadel proceso
El diagrama de flujomediante smbolos permite
representar las relaciones involucradas enun proceso.
Diagrama de un proceso
Inicio/Final
Subproceso
Actividad
Decisin
(Tcnica de la ameba)
L
A
R
T
N
E
C
O
C
N
A
B
N
O
IC
A
R
T
S
IN
M
D
IAA
IC
N
E
R
G
A
IR
O
E
S
TA
IC
N
E
R
G
D
A
ILIB
A
O
T
C
N
A
IC
N
E
R
G
EnfoquedeAuditoradeProcesos
80
40
EnfoquedeAuditoradeProcesos
81
Recomendacionesparael usoy
aplicacindesmbolos
No utilizar enunmismoladodel smbolovarias lneas deentraday salida
Por claridadnodebehaber ms deunalneadeunin
entredossmbolos
El smbolodedecisines el nicoquepuedetener hastatreslneasdesalida
Las lneasdeuninsedebenrepresentar conlneas rectas
Es convenientequelossmbolostenganuntamaouniforme
EnfoquedeAuditoradeProcesos
En cuantoal dibujo:
82
41
83
Clasificacindelosdiagramasdeflujo
a) Deacuerdoasu presentacin:
-De bloque:Serepresentanentrminos generalesconel objetodedestacar
determinadosaspectos
-De detalle:Plasmanlasactividadesensu msdetalladaexpresin
EnfoquedeAuditoradeProcesos
84
42
Clasificacindelosdiagramasdeflujo
- De formatotabular: Tambinconocidocomodeformatodecolumnaso
panormico, enel quesepresentaenunasolacartael flujototal delas operaciones,
correspondiendoa cadapuestoo unidadunacolumna
EnfoquedeAuditoradeProcesos
85
Clasificacindelosdiagramasdeflujo
- De forma: El cual seocupafundamentalmentededocumentosconpocao ninguna
descripcindeoperaciones
- De labores: Indicael flujoo secuenciadelasoperaciones, as comoquino endonde
se realizay enquconsistesta.
- De mtodo: Muestralasecuenciadeoperaciones, lapersonaquelasrealizay la
maneradehacerlas
- Analtico: Describenosloel procedimientoquinlohace, y cmohacer cada
operacin, sinoparaqusirven.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
C) Deacuerdoa supropsito:
86
43
Clasificacindelosdiagramasdeflujo
- De espacio: Indicael espaciopor el quesedesplazaunaformao unapersona
87
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Representacindealternativasdeprocesos
FISICO
VENDEDORDEMATERIALES
PROVEEDORDELASPLANTAS
ENSAMBLE
CLIENTE FINAL
LGICO
60
50
20
50
4
80
Datos de diseo
Datos de produccin
Fabricar el producto
Informacindeapoyo sobre el
producto
EnfoquedeAuditoradeProcesos
88
44
Tcnicasdesmbolosusadosenlosdiagramasdeflujo
AmericanSocietyof Mechanical Enginners (ASME)
AmericanNational StandardInstitute(ANSI)
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Mapadecaminos
Modelodeuna
compaade seguros
de vida
! Desempeoasel planificado
NEGOCIORENTABLEA
LARGOPLAZO
Nuevo para el negocio
! Producto
NEGOCIOBIENMANEJADO
! Apalancamiento de ydesdecompaasdel
grupo.
! Repetirel negocio
consistente con la
imgen
Estrategia comunicada
con claridad
PRODUCTOLDERENEL
MERCADO
RIESGOACEPTABLECON
RESPECTOALA
DEVOLUCIN
CLIENTESATISFECHO
! Liguidez
CARTERARENTABLE
Inversionista vs.
Accionista
Competencia
Medidasdel negocio
apropiadasoportunasc
Canalesapropiados
Calidad delossistemas
Tiempoparallegar al
mercado
EnfoquedeAuditoradeProcesos
90
45
Diagramadeflujoconlasimbologadel DIF(EstiloGane&Sarson)
SOLICITUDDEINFORMACINDEPRODUCTOS
ARCHIVO
CLIENTE
ALMACEN
ATENCINACLIENTES
IMPORTACIONES
VENTAS
91
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Diagramadebloque
PROCEDIMIENTODEADQUISICIN DE MATERIALES
Departamento solicitante
Pide material
mediante solicitudde
material
Almacn
Almacn
Material requerido?
NO
Origendel materia?l
Comunicadeficiencia
al proveedor
Almacn
SI
Existencia suficiente
Proveedor
SI
Surte material
Surte material
NO
A
Soicita material
mediante requ-isicin
de compra
Departamento solicitante
Proveedor
Departamento de compras
Material requerido?
Surte material
NO
Comunicadeficiencia
al almacn
SI
Pide material
mediante ordende
compra
Utiliza material
FIN
B
FORMUL
AUTORIZ
EnfoquedeAuditoradeProcesos
FECHA DE ELABORACIN
92
46
Diagramadedetalle
PROCEDIMIENTODEADQUISICIN DEMATERIALES
B
Departamentosolicitante
Pidematerial
mediantesolicitudde
material
Almacn
NO
Material requerido?
Almacn
Ex istencia suficiente
Surtematerial
Comunicadeficiencia
al proveedor
Almacn
SI
SI
Proveedor
Surtematerial
NO
A
Departamentosolicitante
Soicitamaterial
medianterequ-isicin
de compra
Proveedor
Departamentodecompras
Material requerido?
Surtematerial
NO
Comunicadeficiencia
al almacn
SI
Pidematerial
medianteordende
compra
Utilizamaterial
FIN
FORMUL
AUTORIZ
FECHA DEELABORACIN
EnfoquedeAuditoradeProcesos
93
Diagramadeformatovertical
PROCEDIMIENTOPARAELDESARROLLODEUNPLANESTRATGICO
LLEVARACABO
OPERACIONESENLA
FORMA
ACOSTUMBRADA
DETERMINAR
FACTORES DEL
ENTORNO
LLEVARACABOUNA
REVISINDELA
SALUDINTERNA
LLEVARACABOUN
PRONSTICODE
NEGOCIOS
AUTORIZ
EFECTUAREL
ANLISIS
DE
DIFERENCIAS
ESTABLECER
DIRECCIN
ESTRATGICA
FORMUL
EnfoquedeAuditoradeProcesos
CREARUNAVISIN
DESARROLLAR
PLANESANUALES
DE OPERACIONES
FECHADEELABORACIN
94
47
Ejemplosdeprocesosenunbanco
Nivel 1.MacroProcesos: BancaCorporativa, BancaEmpresarial, Banca
minorista. Direccindel Banco
EnfoquedeAuditoradeProcesos
ANLISISDEPROCESOS
PROCESODECOMPRAS
Requerimiento de
Materiales
Verificacion deMaterial
en Bodega
Aprobacion para
compra del Material
Compra deMaterial
Recepcion de
Materiales
Pago aProveedores
Cantidad
Operaciones
Inspecciones
Transporte
Demora
Almacenamiento
Total de Actividades
45
17
65
22
9
158
Cantidad
AgreganValor
No Agregan Valor
Total de Actividades
EnfoquedeAuditoradeProcesos
29
129
158
Porcentaje
28.5%
10.8%
41.1%
13.9%
5.7%
100.0%
Porcentaje
18,4%
81,6%
100%
Documentosoriginalesquesegeneran
Copias que se generan
Total de Documentos
Personas que participan en el proceso
Sistemas Informticos que utilizan
CaratersticasGeneralesdel Proceso
Cantidad
15
20
35
27
3
96
48
ANLISISDEPROCESOS
Macroproceso deCrdito
Solicitud
deCrdito
Anlisis
deRiesgo
Aprobacin
deCrdito
Administracin
y Desembolso
Operaciones
Inspecciones
Transporte
Demora
Almacenamiento
Total de Actividades
Cantidad Porcentaje
82
44.6%
16
8.7%
45
24.5%
34
18.5%
7
3.8%
184
100.0%
AgreganValor
No Agregan Valor
Total de Actividades
59
125
184
32.1%
67.9%
100.0%
Documentosoriginalesquesegeneran
Copias que se generan
Total de Documentos
Personas que participan en el proceso
Sistemas Informticos que utilizan
Entes externos que participan en el proceso
CARACTERSTICASGENERALESDELPROCESO:
Cantidad
42
11
53
13
3
10
EnfoquedeAuditoradeProcesos
97
4. Elaboracindemapasdeprocesos
No existeunaclasificacinnicadeprocesosni formademostrar unaempresa
vistacomounconjuntodeprocesos.
El organigramarepresentalajerarquaperonoreflejalos procesodelaempresa
ni susinteracciones. Al contrario, enel mapadeprocesos nosevenlasrelaciones
de dependenciadejerrquica.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Comolaformadeelaborar losmapasdeprocesosnoestanormalizadasedebe
utilizar lacreatividadparahacer uno, el quemejor reflejelarealidaddela
empresa, conel quetodossesientanidentificados.
98
49
Procesos estratgicos
Procesos operativos
Procesos deapoyo
Destinados a definir y
controlar las metas de la
empresa, sus polticas y
estrategias. Estos
procesosongestionados
directamente por la alta
direccinen conjunto
Destinados a llevar a
cabolas acciones que
permiten desarrollar las
polticas y estrategias
definidas por la empresa
para dar servicioa los
clientes. De estos
procesos se encarga la
plana ejecutiva de
direccinfuncional.
Procesos noligados
directamente a las
acciones de desarrollode
las polticas , perocuyo
rendimientoinfluye
directamente en el nivel
de los proceso
operativos.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Tiposdeprocesos
99
El mapadeprocesosylacadenadevalor
El Valor determinalacantidadqueloscompradoresestndispuestosa pagar por lo
queunaempresales proporciona.
La ventajacompetitivasurgedeunconjuntodeactividadesenlaorganizacin:
Diseo, produccin, marketing, distribuciny soportedepost-venta.
Cadaunadeestasactividadespuedeo debecontribuir a laposicindeliderazgoen
costos, y/oser baseparaladiferenciacin.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
100
50
CadenadeValor dePorter
PERSONAS
INFRAESTRUCTURA
IDENTIFICACION
DELMERCADO
(Competidores)
CREACION
PRODUCTOO
SERVICIO
VENTA
PRODUCCION
ENTREGA
SERVICIO
SA TISFA CCION
C L IE NTE S
A CCIONISTA S
M E RCADO
A CCIONISTA S
PROVEEDORES
Comunicacinconel CLIENTE
GESTION: Planificacinycontrol
EnfoquedeAuditoradeProcesos
101
HistoriadelaCadenadeValor
Michael Porter propusoel conceptode"cadenadevalor" paraidentificar formasde
generar ms beneficioparael consumidor y conelloobtener ventajacompetitiva.
El conceptoradicaenhacer el mayor esfuerzoenlograr lafluidezdelos procesos
centralesdelaempresa, locual implicaunainterrelacinfuncional quesebasaenla
cooperacin.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
La cadenadevalor esesencialmenteunaformadeanlisisdelaactividad
empresarial mediantelacual descomponemos unaempresaensuspartes
constitutivas, buscandoidentificar fuentes deventajacompetitivaenaquellas
actividades generadoras devalor.
102
51
MapeodeunaCadenadeValor
Unacadenadevalor sontodaslasacciones(tantodevalor agregado
comonoagregado) queserequiereparallevar un
productoa travs
de loscanalesesencialesparahacer:
1. Queel productofluyadesdelamateriaprimahastalasmanosdel
cliente.
2. Quesediseeel flujodesdesuconceptohastasu lanzamiento.
E xpositor: Juan Villanueva Chang
EnfoquedeAuditoradeProcesos
OPERATIVOS
Orientados de
manera expresaal
negocio
Establecer
polticas
Disponer
stocks
Planificar la
produccin
Controlar
impacto
ambiental
SOPORTE
Complementar los
dems procesos
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Optimizar el
mantenimiento
Formar
tcnicamenteal
personal
Mantener las
instalaciones
Suministrar la
materia prima
Gestionar el
entorno
Implantar y
revisar
polticas
Desplegar
polticas
Generar
producto
Suministrar
combustible
Comercializar el
producto
ESTRATEGICOS
Optimizar la
produccin
Gestionar
finanzas
Comprar
Controlar documentacin
Gestionar
RR.HH.
Auditar
Realizar acciones
104
52
Entenderlosprocesos
PRODUCTOS
INPUT
Proceso 1
Proceso 2
Proceso 4
Proceso 3
OUTPUT
RECURSOS
E xpositor: Juan Villanueva Chang
MACROPROCESO
Mapearyentenderelmacroproceso
Dividirelmacroprocesoenprocesos
Definirelinicioyfindecadaproceso
Identificarlosrecursosylosproductosquerequierecadaproceso
105
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Cadenadevalordeempresaindustrial
CadenadeValor:
Mercadeo
Desarrollode
Productosy Servicios
Produccinde
Productosy Servicios
Administracinde
la distribucin yla
logstica
Ventasy
Servicioal cliente
Mejoramiento deProcesos
AdministracinFinanciera
AdministracinAmbiental
Administracinde losRecursosHumanos
Administracinde RelacionesExternas
Administracinde ServiciosCorporativos
Compras
Planificacin
EnfoquedeAuditoradeProcesos
ProcesosdeSoporte:
106
53
CadenadevalordeunBanco
CadenadeValor:
1. Prstamos/
Administracin de
RiesgoCrediticio
2. Administracinde
InversionesyActivos
3. MercadosdeCapitales
GeneracinyMonitoreo
de Crditos(GC)
Administracinde
Inversiones(AI)
Mercadeoy
Venta
(MV)
Recuperaciones
(RP)
Mantenimiento
y
Procesesamiento
de Cuentas
(MP)
Serviciosal
Cliente
(SC)
4. Servicios
TransaccionalesyPagos
ProcesosdeSoporte:
(AR) Administracinde Riesgo /Anlisis dePortafolio
(MN) Mejoramiento Continuodel Negocio
107
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Anlisisdevaloragregado
Actividad
Contribuyea los
requerimientosdel
cliente?
Necesariapara
generar el output?
No
No
Actividades
discrecionales
Si
Si
Valor Agregado
real
Registrarlaorden
Completarlapliza
Investigarlosdatos
Contribuyea las
funcionesdela
empresa?
No
Valor agregadoparala
empresa
Registrarlafechaderecibo
Formatodepedidos
Prepararinformesfinancieros
Sin valor
agregado
Revisiny aprobacin
Transporteymovimiento
Archivoy almacenamiento
Repeticindetrabajo
Demoras
Si
108
54
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Herramientasparael anlisisdeprocesos
109
Diseodeprocesodeservicios
Los serviciosconsistenenpaquetesdebienesy servicios incluyendolosservicios
explcitos, implcitosy bienesqueseexpiden.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
110
55
Manufactura
El productoes tangible
La propiedadse transfiere conla venta
El productopuede serrevendido
El productose demuestra antes de la compra
El productopuede almacenarse
La produccinprecede al consumo
El productopuede sertransportado
Servicio
El servicioes intangible
La propiedadnose transfiere
No es posible la reventa
El servicionoexiste antes de la compra
El servicionopuedealmacenarse
La producciny el consumosonsimultneos
El servicionopudeser transportado
Diferenciaentremanufacturay servicio
111
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Fronteraentreprocesosdebienesyservicios
Bienes
100%
75%
50%
Servicios
25%
0%
25%
50%
75%
100%
Tiendadeabarrotes
Ventadeautos
Instalacindealfombras
Restaurantes decomidarpida
Restaurantes gourmet
Mantenimientodeautos
E xpositor: Juan Villanueva Chang
Peluquera
Serviciodeconsultora
EnfoquedeAuditoradeProcesos
112
56
Laevaluacindel proceso
EnfoquedeAuditoradeProcesos
113
Empleodepronsticos
Distintasdecisionesrequierendediferentes mtodosdepronsticoincluyendoa
las siguientedecisiones:
Diseodel proceso
Planeacindelacapacidad
Programacindeproduccin
Administracindeinventarios
Programadasdemarketingy precios
Estimacindecostos
Presupuestodecapital
EnfoquedeAuditoradeProcesos
114
57
Mtodosparaefectuar pronsticos:
Cualitativo
Seriedetiempos
Causales
Los mtodoscualitativossondeutilidadcuandosedisponededatoshistricos o
cuandostos nosonconfiablesparapredecir el futuro. Seempleanparael
pronsticodelargoplazo.
115
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Mtodoscualitativosdepronstico
Descripcin
Aplicaciones
Delphi
Estudiosdemercado
Analogaciclodevida
Criterioinformado
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Mtodos
116
58
Mtodospronsticodeseriesdetiempo
Mtodos
Descripcin
Aplicaciones
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Promediosmviles
117
5. Aplicacindeprocesosenunaorganizacinfuncional
El procesoeslaformanatural deorganizacindel trabajo.
La clsicaorganizacinverticalesy funcionalesnacenantenecesidaddecontrolar
y coordinar estos procesosbasadosenlosprincipiosde: jerarquay control o
supervisindirecta, dondesololosdirectivospuedentomar decisiones.
Parafacilitar el control internosedesarrollaronestructurasburocrticas como:
presupuestos, planificacin, control degestin, reuniones, etc
EnfoquedeAuditoradeProcesos
118
59
Caractersticasdeunaorganizacinpiramidal
Organizadasobrelabasededepartamentos (agrupanfuncioneshomogneasy
especializadas)
EnfoquedeAuditoradeProcesos
119
Tipshaciaunaorganizacinpor procesos
EnfoquedeAuditoradeProcesos
60
Losprocesosenlaorganizacin
FUNCION
A
FUNCION
B
FUNCION
C
FUNCION
D
Proceso1
Proceso2
121
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Pasosparaidentificar losprocesosclaves
Identificacinexpectativas cliente
Valoracinexpectativas
Servicioesperado
Valoracinsatisfaccinclientes
Benchmarking competencia
Anlisis de procesos
Indicadores de procesos
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Serviciopercibido
Identificacin de
procesos clave para la
satisfaccindel cliente
Servicioprestado
122
61
Cambiosdecomportamientoenmandosy directivos
Orientacinexternahaciael clientevs orientacininternaal producto
Fusionar enlaspersonas pensamientoy accindemejoravs lgicatayloriana. No
se tratadetrabajar mssinodetrabajar deotramanera
Compromisoconresultadosvs cumplimiento
E xpositor: Juan Villanueva Chang
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Cambiosenel enfoquemental
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Esenciadela
Gestin de
Procesos
Cmohacemos
mejor loque
hacemos?
124
62
Factoresdexitoenlagestinpor procesos
Alinear Procesos Objetivosy estrategiadeempresaEscenariocompetitivo
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Gestinporprocesos
Departamentos especializados
Jefes funcionales
Jerarqua, control
Burocracia, formalismo
Informacin: va jerrquica
Informacin compartida
Cumplimiento desempeo
Compromisocon resultados
Eficiencia, productividad
Eficacia, competitividad
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Gestinporfunciones
126
63
Variablesparalacompetenciadel entorno
Entornoinestabley complejo
Organizacin: Descentralizada
Estructura: Orgnica (Viva, cambiante)
Coordinacin: Ajuste mutuo(Procedimientos
generales)
Entornoinestabley sencillo
Organizacin: Centralizada
Estructura: Orgnica (Flexible)
Coordinacin: Supervisindirecta
Conocidacomoestructuramatricial
Ejemplo: personasquetrabajan encomerciales, ingenierosde
diseo, equipos deproyectos
EjemplodeunaPYME
Cliente
Entornoestableysencillo
Organizacin: Centralizada
Estructura: Burocrtica (Jerrquica)
Coordinacin: Normalizacin de procesos
(Procedimientos especficos)
Ejemplo: personas quetrabajanencontabilidad, compras,
administracinde personal
Dificultad parapredecir
necesidades yplanificar el trabajo
Entornoestableycomplejo
Organizacin: Descentralizada
Estructura: Burocrtica
Coordinacin: Normalizacin de habilidades
Ejemplotpico deEscueladeNegocios
127
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Enfoqueholsticoparael cambio
ESTRATEGIA
EMPRESARIAL
INNOVACION Y
MEJORAMIENTODE
PROCESOS
USO DE NUEVAS
TECNICAS
NUEVA ORGANIZACIN
Y CULTURA
EMPRESARIAL
EnfoquedeAuditoradeProcesos
128
64
Caractersticadenuevaorganizacin
Se reconocelimitacionesdelaorganizacinfuncional
Se integranlasactividadesenunapersonao equipo
El trabajoesorganizadoentornoa resultadosy productos
Empowerment atodonivel
Lasnuevas tcnicasrompenlatiranadelassecuenciasrectilneas
Se revisalaculturaempresarial
129
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Estratgico
1. Fidelidaddel cliente
2. Gestinde la calidad
3. Gestindel
conocimiento
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Tcnico
organizacional
Econmico
financiero
1. Creacin, fusin,
eliminacin y modificacin
de unidadorgnica
2. nfasis de tcnica oTI
3. Polticas de control
preventivo y concurrente
1. Tercerizacin
2. Desarrolloeconmicode
la poblaciny proyectos
empresariales
Criteriosdediseo
130
65
Definicindenuevospuestos
ACTUAL
NUEVO
Emisor de orden
Empleadode orden
Responsable de orden
Atencin al cliente
Asesor de crditos
Gerente de crditos
Jefe Almacn
Logstica
Despachador
Registrador
Despacho
Almacenero
131
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Laorganizacinpor procesos
Lder Estratgico
Lder de
Macroproceso
Procesos Bsicos
Lder deequipo
Equipo
Logstica
Equipo
Comercializacin
EnfoquedeAuditoradeProcesos
132
66
Evolucinaunaorganizacinpor procesos
A
Dondeestamos?
Procesos?
Qu procesos?
Identificamos nuestros
procesos y subprocesos
Redistribuimos nuestros
recursos a lo largo de
nuestros procesos
esenciales y asignamos
responsabilidades
Nuestra organizacin se
desempea por la lgica
de los procesos
esenciales
Comentarios
Esfuerzo aisladopor
encuadrar los procesos
en la estructura funcional
Adondevamos en
trminosde
negocio?
El trabajo es funcional y
el cambio de
perfeccionamiento radical
es limitado
Al perfeccionamiento y
obtencin demejoras de
eficiencia puntual
Al perfeccionamiento de
los procesos esenciales,
eliminadolas actividades
que no agregan valor
Gestin dealgunos
procesos aislados e
integrados a procesos
auxiliares
Gestin integrada de
procesos esenciales
ETAPAS
133
EnfoquedeAuditoradeProcesos
EnfoquedeAuditoradeProcesos
6. Identificacinydiseodel mapade
procesosauditables
134
67
Entendimientodel procesoauditable
135
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Pasosparaunaauditoraconenfoquedeprocesos
A. Situacindel proceso
B. Revisindedocumentacindel proceso
C. Descomposicindel proceso
D. Interrelaciny zonagrisdelproceso
E. Mtricasdel proceso
EnfoquedeAuditoradeProcesos
136
68
A. Situacindel proceso
El auditor debetener claridaddesaber enqueconsistenlos productoso serviciosdel
proceso.
El producto sepresentaencuatroformas:
1. Activos manufacturadostangibles(autos)
2. Artculos tangiblesprocesados(productosfarmacuticos)
3. Activos intangibles (software)
4. Actividadesdeservicios
Definir el alcancedel procesoaevaluar tomandoenconsideracin:
1. Ubicacinenlacadenadevalor
2. Alineamientoa losobjetivosoperativosy estratgicos
3. Statusdel entornointernoy externodel proceso
4. Identificacindeentradasy salidas
137
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Recepcin de
pedidos aser
atendido
Registros de pedidos de
produccin, insumos y
hoja de pedido
inicio
Proceso
pedidos
Equipo fiable
Tiempo mnimode
inactividad no
planificado
final
rdenes detrabajo
Archivos del equipo
Informedel tiempo de inactividad
de mquina
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Productos y servicios
aceptables entregados a
tiempo y aun precio
competitivo
final
Pedidos introducidos en el
sistemade produccin
inicio
Proceso
produccin
E xpositor: Juan Villanueva Chang
final
inicio
Proceso
mantenimiento
138
69
B. Revisindedocumentacindel proceso
Organigramas depuestos y responsabilidades
Entrevistascondueosdeprocesos
Manualesdeprocedimientos
Polticasrelacionadasconel proceso
Manual deFunciones del proceso
Reportesdeinformacinproducidapor el proceso
Informesdeauditorainternay/oexternadondeseidentifiquedebilidadesy
riesgosdel proceso
Revisindeseguimientoderecomendaciones
139
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Informacin(procedimientos, mtodos,
formularios, informacin, etc.)
Entradadepedidos
Pedidodel cliente
Cdigos del producto
Precios delproducto
Tiempos de entrega
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Procesodepedidos
140
70
Informacin(procedimientos, mtodos,
formularios, informacin, etc.)
Control del proceso
Instrucciones detrabajo
Especificaciones delproducto
Planes decontrol/hojas deespecificacindel proceso
Muestras delproducto
Planificacinde la produccin
Jefe deproduccin
Operarios
Jefe deplanta
Supervisores
Ingenieros deproceso
Procesodeproduccin
141
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Informacin(procedimientos, mtodos,
formularios, informacin, etc.)
Jefe demantenimiento
Personal de mantenimiento
Operarios
Ingenieros deproceso
Contratistasdemantenimiento externos
Mantenimientodeequipodel proceso
rdenes detrabajo
Planificacindel mantenimientopreventivo
Requisitosdel mantenimientopredictivo
ManualesdeoperacionesdeMant.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Procesode
mantenimiento
142
71
C. Descomposicindelproceso
1. El modeloclsicode: entradas, salidas, mandos, y recursos.
2. CausaEfecto(Ishikawa): Medir estadodelosmtodos, materiales
empleados, manodeobra, medidasdedesempeo, equiposy maquinarias,
entornoo influencias exterioressobreel proceso.
3. Diagramadetortugaconsidera: Catlogodelascosasqueentranenel
proceso.), lassalidaso qusehacambiadoy estnsiendopasadasa otro
proceso, quematerialessonusadosy el equipo, cuales sonlas exigenciasdelos
clientesparaesteproceso, cualessonlos procesos deapoyoy mtodosusados
paralatransformacin, Cualessonlosindicadoresdefuncionamientoparael
proceso
143
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Ejemplo:
Planeacin y
supervisin
Planeacin
Presupuesto
Tarea
Coordinacin
Proceso
mantenimiento
Lugar y
equipamiento
Sitio / alojamiento
Utensilios
Personal tcnico
Disponibilidad
Capacitacin
Servicios apoyo
Transporte
Etc, Etc,,,,
Actividad
Repuestos
EnfoquedeAuditoradeProcesos
144
72
CAUSA
Ejemplo:
EFECTO
Conectores de
materiales
Trabajadores
Tamao
Pequeo
Contenido
Grande
Faltadeexperiencia
Tuercas
Tamao
Fatiga
Manguera
Mtodo
Defectode
superficie
Medicin
Pelado
Tamao Trenzado
incorrecto
Conexiones
flojas
Errores
Herramientade
medicin
Criterio
Experiencia
Capacitacin
Torsin
Desgaste
Inspector
Mtodo
crtico
Ajuste
Presin deaire
Capacitacin
Inspeccin
Herramientas
145
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Ejemplo:
Pedidosdeusuarios
Efectuar la
compra
Aclaracin
especificaciones
Ciclodel
procesode
compras
E xpositor: Juan Villanueva Chang
Decisin:
fabricar o
comprar
Seleccin
proveedor
Evaluacin
mercado
EnfoquedeAuditoradeProcesos
146
73
147
EnfoquedeAuditoradeProcesos
DECISION
EJECUCION
VALIDACION
Conciliacin
Negociacin
Convenios
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Pagos y recibos
Directivas
Controles
148
74
E. Mtricasdel procesos
Se debetratar deentender todaslasmedidas involucradasenel procesoparauna
adecuadaprueba, talescomotiempos, tamao, forma, color, y temperatura, etc.
149
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Medicindel flujodeproceso
LeydeLittle: Ennmeropromediodecomponentesdeunsistema(I)esel
productodelatasapromediodellegadaal sistema(R) por el promediodetiempo
duranteel cual cualquier elementopermaneceenel sistema(T).
EnfoquedeAuditoradeProcesos
I =Tx R
150
75
Mtricasdel proceso
Comoresultadodemodelar el procesomedianteladiagramacin, recopilacinde
informaciny anlisisdeciertoselementosquepuedendar unaideadel estadodel
proceso, seconstruyenunaseriedemtricas, talescomo:
Persistente anulacinde
pedidos
Clasificacinde
problema
Efectividad
personas
Efectividad
personas
Falta publicidad
Ambiente laboral
inadecuado
Problemas comunicacin
interna
Aplicar cdigo
conducta
Mejorar relaciones
Medidas
Actual
Facturacin
40 fact. X hora
Expectativas
Reducir 40%
Anulacinfacturas 2 facturas a la
Reducir 50%
semana
Despacho
4 entregas no
Reducir 100%
despachadas de
cada 40 entregas
Respuestadepersonal
de Comercializacin
Mala toma de pedidos
151
EnfoquedeAuditoradeProcesos
CreditSuisse:Reingenieradecierredecuentas
Cliente
Correntista
Actualiza
Administrador
Enva indagaciones
Habla a o escribe
Enva indagaciones
Empleado de
Contabilidad
Actualiza
Base de datos de
pagos
EnfoquedeAuditoradeProcesos
152
76
MRPy lossistemasdeERP
Planeacinpara lasnecesidades de materiales MRP(Materials requerements planning)es
un sistemacomputarizadoquepermiteproyectar y controlarel procesodemanufacturas.
Existentres tipode MRP:
Sistemadecontrol deinventarios (emisinderdenes)
Sistemade control de la producciny del inventario(bucle cerrado)
Sistemade ERP
EnfoquedeAuditoradeProcesos
153
Un sistemaexitosodeMRPrequiere:
Planeacinde la implementacin
Apoyode cmputoadecuado
Datosexactos
Apoyode la administracin
Conocimientodel usuario
Los sistemas ERPintegranla MRPconinformacinagregada de marketing, ventas, finanzas,
contabilidady recursos humanos.
Los ERPse constituye la basepara lograruna integracininterfuncional y de la cadena de
suministro.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Representanunplanrealistadeformacindelacapacidaddelaempresamedianteel manejo
de unequipode planeacininterfuncional .
154
77
FuncionesdeunERPdel paqueteSAP
Recursos Humanos
Operaciones y
Logstica
Ventas y Marketing
Nmina desalarios
Documentacindepersonal
Desarrollodecapacitacin
Planeacindepersonal
Viticos
Beneficiossociales
Cumplimiento horarios
Descansomdicoy
vacaciones
Inventariode MRP
Administracindemateriales
Administracindeplanta
Administracindeproduccin
Administracindeproyectos
Compras
Control decalidad
Embarques
Evaluacindeproveedores
Control demermas
Programa demantenimiento
Administracindelasrdenes
Fijacindeprecios
Administracindeventas
Planeacindeventas
Satisfaccindel cliente
Estudiodemercado
E xpositor: Juan Villanueva Chang
Sistemas
Financieros
EnfoquedeAuditoradeProcesos
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Errorestpicosenel mapeodeprocesos
156
78
Simplificar trminos
INCORRECTO
ACTIVIDAD
Cumplimientonormas tcnicas y
correctousode equipos.
E xpositor: Juan Villanueva Chang
Difundiry controlar el
cumplimientode las normas
tcnicasde seguridady correcta
utilizacindeequipos terminales y
programasproductode propsito
general.
CORRECTO
157
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Simplificar trminos
Realizar encuestasperidicasa
los usuarios parainformara la
Subgerencia de Servicios de
Tecnologas de Informacinsobre
el nivel desatisfaccindelos
usuarios conrespectoa la
atencinrecibiday de los
recursosy servicios querecibede
la Gerencia.
EnfoquedeAuditoradeProcesos
ACTIVIDAD
CORRECTO
INCORRECTO
158
79
Debilidadenconectores
INCORRECTO
CORRECTO
CONECTOR
Documentos
AplicativoTI
Utilizarsmbolode
actividadpara sealar
un conectorde
documentos o
aplicativoTI
Existensmbolos que
identificanclaramente
este conector
159
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Lgicabloques
INCORRECTO
Decisin
Ejecucin
Decisin
Ejecucin
validacin
Decisin
CORRECTO
EnfoquedeAuditoradeProcesos
160
80
Descomposicin
CORRECTO
INCORRECTO
161
EnfoquedeAuditoradeProcesos
7. Desarrollodeejercicioprctico: ProcesodeCrditos
Decisin
Poltica
Lineamiento y
poltica de
crditos
Decisin
Ejecucin
Programacin
Ejecucin
Validacin
Control
Registro
Verificacin
documentacin
Niveles de
autorizacin
Cupo de
colocacin
Abono cuenta
corriente
Anlisis
crediticio
Garantas
crediticias
Verificacin
desembolso
Presupuesto
colocaciones
Solicitud crditos
Seleccin de
pedidos
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Sistema
contable
Aprobacin
crdito
Emisin de
reporte
Crditos colocados
Calificacin de
riegos
162
81
Verificar Acuerdos
Directorio
Verificar documentos
normativos:Estatuto, ROF,
Reglamentos, etc
Tomarconocimientode
acuerdodeComitde
Crditos
Determinarnivelesde
colocacinsectorial
Seleccinde
pedidos
Presupuesto
colocaciones
Verificar calificacin
preliminardesupervisor
Programar desarrollode
anlisis
Verificar afectacin
presupuestal colocaciones
Establecercalendariode
recuperacin
Calificacinde
riesgos
Nivel de
autorizacin
Verificar calificacin
crediticia
Recordcrediticio
Referenciascomerciales
Asignarnivel de
autorizaciny desarrollode
cronogramadedesembolso
Lineamiento y
poltica de
crditos
163
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Verificar y seleccionar
tipo desectoresprioritarios
paracolocaciones
Evaluacindenegocios
generalesconel grupo
Verificar lacapacidadde
pagoconanlisisdeflujo
de caja
Verificar historial de
deudor ensistema
financiero
Validacindetipode
crditocon normativa
interna
Recogeropininderea
de negocios
EnfoquedeAuditoradeProcesos
Garantas crediticias
Aprobacinde
crdito
Verificar lapropuestade
crditoy establecer
condicionesparasu
amortizacin
Verificar condicionespara
su desembolso y trminos
del crdito(plazos, tasade
inters)
E xpositor: Juan Villanueva Chang
Cupo decolocacin
164
82
Verificar queserealice
abonoencuentacorriente
autorizadayaprobada
Verificacin
desembolso
Verificar el
cumplimientodelos
trminosdel desembolso
Comprobar losnivelesde
autorizacin
Sistema contable
Constatar queseregistro
abonosencuentasdel
sistemacontable
Verificar validacin
contable
Emisinde
reporte
Verificar emisin
oportunodereportede
crditos
Verificar sudistribucina
personal autorizado
Verificar el sustentode
documentosdeaprobacin
y autorizacindeabonode
crdito.
Verificar resguardode
documentacinsustetatorial
Abonocuenta
corriente
EnfoquedeAuditoradeProcesos
165
83