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Gestion de Maintenance Assiste par Ordinateur

Support de Cours
Administration dOptiMaint

Tables des matires

TABLE DES MATIERES


2-

ADMINISTRATION DOPTIMAINT ............................................................................... 3

2.1 - GERER LE POSTE DE TRAVAIL ....................................................................................... 4


2.1.1 - INSTALLER OPTIMAINT ............................................................................................... 5
2.1.2 - CONTROLER LA BASE DE DONNEES (UTILITAIRES) ........................................................ 6
2.1.3 - METTRE EN PLACE ET UTILISER LE MONITEUR ............................................................10
2.2 - GERER LES ACCES A OPTIMAINT .................................................................................19
2.2.1 - GERER LES PROFILS .................................................................................................20
2.2.2 - GERER LES SOCIETES PAR PROFIL .............................................................................23
2.2.3 - GERER LA CONFIDENTIALITE PAR PROFIL ....................................................................24
2.2.4 - GERER LES UTILISATEURS .........................................................................................26
2.2.5 - GERER LACCES GENERAL A LAPPLICATION ...............................................................30
2.2.6 - GERER LES SESSIONS UTILISATEURS .........................................................................32
2.3 - GERER LA COMMUNICATION .........................................................................................34
2.3.1 - UTILISER LA MESSAGERIE UTILISATEUR ......................................................................35
2.3.2 - GERER LES MESSAGES AUTOMATISES ........................................................................39

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

2 - Administration dOptiMaint

SOMMAIRE
 Grer le poste de travail
 Grer les accs OptiMaint
 Grer la communication

Objectif :
Le module Administration a pour objectif de vous rendre autonome dans la mise
en place et dans lexploitation technique de la solution OptiMaint. Ce module se
dcoupe naturellement en trois parties :
1 Gestion du poste de travail : mettre disposition lapplication.
2 Gestion de lutilisateur : administrer les accs lapplication.
3 Gestion de la communication : grer les changes entre les acteurs de la GMAO

Public concern :
Chefs de projet ou Administrateurs G.M.A.O.
Responsable application
Responsable exploitation informatique

Pr requis :
Module 1 Environnement Gnral dOptiMaint
Module 3 Donnes de Base

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

2.1 -

Grer le poste de travail

SOMMAIRE
 Installer OptiMaint
 Contrler la base de donnes
 Mettre en place et utiliser le Moniteur

Objectif :
Le but de cette premire partie est de dcrire les tapes et outils dadministration
propres la prparation du poste de travail.

Dfinitions :
-

OptiMaint sappuie sur une architecture de type Client Serveur : Lapplication


repose sur un excutable principal, OptiMaint.exe, dialoguant avec une
base de donnes dont laccs est gr via une liaison de type ODBC (Open
Data Base Connectivity de Microsoft).

Pour la prparation du poste de travail, OptiMaint dispose doutils


complmentaires de contrle de la base de donnes.

Dautres excutables participent lutilisation dOptiMaint : le Moniteur


par exemple est un outil distinct permettant de dlguer des traitements
dOptiMaint une machine ventuellement spare.

Ces trois points sont dvelopps dans ce qui suit.

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

2.1.1 -

Installer OptiMaint

Multiposte
Bureau
distance

ODBC
ODBC

BdD
BdD

ODBC

Monoposte

ODBC

Dfinitions :
Pour utiliser OptiMaint il existe trois modes principaux dinstallation :
- Monoposte : linstallation reposant sur la mise en place de lapplication et de
la base de donnes sur un poste utilisateur unique.
- Rseau : mono ou multiposte, utilisation en mode client serveur avec un ou
plusieurs clients OptiMaint connects une base distante.
- Terminal Server : utilisation en mode client serveur avec le bureau
distance de Microsoft (client lger). Dans ce cas OptiMaint est utilis dans
des sessions Windows simultanes sur un serveur distant hbergeant
lapplication. La base de donnes peut avoir t installe sur la mme
machine ou sur une machine spare (PC, Serveur de donnes, toute unit
de stockage situe sur le rseau)

Principe gnral retenir :


Linstallation repose sur les trois tapes suivantes :
- Cration de la base de donnes
- Cration de la source de donnes ODBC
- Installation de lapplication

Accs aux informations :


Pour en savoir plus sur linstallation dOptiMaint, se reporter la procdure de
premire installation livre dans le cdrom fourni par APISOFT ou dans son contenu
tlchargeable partir du site internet dAPISOFT (Accs club utilisateur). Le choix de
la procdure utiliser se fera en fonction :
- du mode dinstallation (Monoposte / Rseau / Terminal Server)
- du SGBD (Systme de Gestion de Base de Donnes) choisi parmi la liste
suivante :
Microsoft Access
Microsoft SQL Server
Microsoft MSDE
DB2 (OS400)
MySQL
Oracle
PostgreSQL
Sybase

Accs CD : Info Installation / Premire Installation / GMAO OptiMaint - Procdures


installation et mise jour.pdf

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

2.1.2 -

Contrler la base de donnes (utilitaires)

Base
de
Donnes

Accs aux utilitaires :


Les utilitaires de contrle de la base de donnes sont installs par dfaut dans le
rpertoire dOptiMaint, et restent indpendants de lapplication principale.

Dfinitions :
Les utilitaires de contrle de la base de donnes dOptiMaint nont pas vocation se
substituer aux outils de gestion de base de donnes standard du march. Ces
utilitaires sont plus des accessoires participants la mise en uvre du logiciel.
-

Isql.exe : Excuter une srie dinstruction de mise jour SQL sur la base
dOptiMaint.
Init Registre.exe : Initialiser lentre du registre Windows de lapplication
OptiMaint.
TestBdD.exe : Outil de diagnostic, permettant notamment de tester la
connexion la base de donnes.

Description :
Utilitaire Isql.exe
Objet de lutilitaire
Excuter une Instruction SQL pour la mise jour dune base de donnes.
Contextes dutilisation
Lors de linstallation de la base de donnes Isql permet de lancer une instruction
SQL soit manuellement via un diteur, soit par linsertion dune requte enregistr
dans un fichier *.sql : la cration de la base de donnes initiale passe par linsertion
des enregistrements dune socit de dmonstration OptiCar. Cette opration peut
tre excute via cet utilitaire.
Dans le cadre de la maintenance courante, ladministrateur peut tre conduit
appliquer des corrections sur les donnes en fonction danomalies rencontres et dont
les solutions sont livres par lquipe Support dAPISOFT. Ces corrections sont
formalises par des scripts SQL quil suffit dexcuter via Isql

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

Lors des changements de version dOptiMaint, certaines oprations de mise jour de


la base de donnes sont prvues par le passage de scripts sql. L aussi
ladministrateur pourra trs directement excuter ces scripts via Isql
Bien sr il faut souligner ici, que Isql ne se substitue pas au produit standard du
march et se limite aux instructions de mise jour des donnes. Les instructions de
type Select ne sont pas intgres.
Mode opratoire
1) Dans le rpertoire dinstallation dOptiMaint, lancer lexcutable Isql.exe (par
double click)
Attention !
Si vous lancez cet utilitaire pour la premire fois sur votre poste, Isql vous
conduit configurer laccs au serveur de donnes.
Dans la fentre de configuration prciser les donnes suivantes :
- SGBD : Systme de Gestion de Base de Donnes cible
- DSN : le nom de la source de donnes utilise (source de type ODBC)
- Owner : en fonction du SGBD, le nom du propritaire de la base
- U.I.D : Le code utilisateur qui sera utilis par Isql pour laccs la base
- Mot de Passe : associ au code utilisateur
- Nom de la base de donnes (pour une base de type fichier, prciser le
chemin daccs la base)
Pour en savoir plus sur la configuration de laccs au serveur de donnes, se
reporter au paragraphe suivant traitant de lutilitaire Init Registre .
2) Pour insrer une requte en provenance dun fichier *.sql
- Dans le menu gnral, accder au menu Fichier | Ouvrir
- Dans lexplorateur de fichier, slectionner le fichier contenant la requte
insrer.
- A la fin de linsertion, vrifier que Isql affiche correctement le chemin daccs
cette requte
3) Pour lancer la requte
- Cliquer sur le bouton Valider
4) Pendant lexcution de la requte :
- Si Isql rencontre des anomalies, les codes et descriptions de ces anomalies
sont affiches dans la partie infrieure de la fentre.
re
- Si Arrt sur erreur est coch, le traitement sarrte la 1 erreur.
- Sinon le traitement continue en squence en affichant les erreurs.
- A dfaut danomalie, Isql rend compte de la fin dexcution du script par le
message Excution script termine sous la barre de titre de la fentre.

Utilitaire Init Registre.exe


Objet de lutilitaire
Cet utilitaire initialise lentre du registre Windows contenant les paramtres
standard de configuration daccs la base de donnes pour lapplication OptiMaint.
Important : Cet utilitaire na aucun impact sur les configurations spcifiques
dOptiMaint, ni sur la configuration utilise par Isql.exe . Init Registre.exe ne fait
que supprimer les paramtres de lID Configuration OptiMaint (configuration
standard)
Mode opratoire
1) Dans le rpertoire dinstallation dOptiMaint, lancer lutilitaire par double click

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sur Init Registre.exe


2) Le message Initialisation de la base de registre effectue apparat
3) Cliquer Ok pour fermer la fentre
4) Au prochain lancement dOptiMaint la fentre de configuration daccs la
base de donnes se prsente : il suffit alors de reprciser les paramtres puis
de valider :
Dans la fentre de configuration prciser les donnes suivantes :
- SGBD : Systme de Gestion de Base de Donnes cible
- DSN : le nom de la source de donnes utilise (source de type ODBC)
- Owner : en fonction du SGBD, le nom du propritaire de la base.
- U.I.D : Le code utilisateur qui sera utilis par Isql pour laccs la base
- Mot de Passe : associ au code utilisateur
- Nom de la base de donnes (pour une base de type fichier, prciser le
chemin daccs la base)
- Site Web PHP : En cochant cette case OptiMaint gnre le fichier de
configuration utilisable par la connexion au SGBD par lapplication DI
Web.
- Format des dates Base de donnes : prcision du format attendu par le
SGBD cible. Pour certains SGBD ce format nest pas modifiable.
Informations complmentaires sur le registre et lID Configuration
Pour lensemble des applications dAPISOFT INTERNATIONAL, la configuration
daccs aux bases de donnes est enregistre dans la base de registre de
Windows aux emplacements de cl suivants :
Pour une configuration Client Server classique :
HKEY_CURRENT_USER\Software\VB and VBA Program Settings\Apisoft
Pour une configuration Terminal server :
HKEY_USERS\{######}\Software\VB and VBA Program Settings\Apisoft
O {######} reprsente lidentification de la session terminal server utilise par
lutilisateur.
Linstallation standard dOptiMaint insre ce niveau du registre une cl OptiMaint
reprsentant l ID configuration standard de lapplication.
Par extension cet ID est utilisable par toutes les applications dAPISOFT pour
rcuprer les paramtres standard ou spcifiques de connexion au SGBD cible.
1) Par exemple lID configuration est utilisable par le Moniteur pour la dtection
de la base de donnes cible des traitements lancs. Pour en savoir plus se
reporter au chapitre concernant lutilisation du Moniteur.
2) Par ailleurs le premier lancement de lutilitaire Isql.exe, dcrit plus haut,
conduit une configuration spcifique enregistre dans un ID Configuration
ISQL .
3) Enfin, il est possible de spcifier lID Configuration en tant que paramtre de
la chaine de commande des raccourcis vers lapplication OptiMaint : la chaine
OptiMaint.exe [{id configuration}] conduit une nouvelle configuration. Il
devient alors possible de mettre la disposition de lutilisateur plusieurs bases
de donnes utilisant la mme application.

Utilitaire TestBdD.exe
Objet de lutilitaire
Cet utilitaire permet de lancer un test technique de connexion OptiMaint en prenant

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

comme rfrence lID Configuration standard OptiMaint .


Contexte dutilisation
En fin dinstallation standard dOptiMaint, ce test permet dexcuter une validation
technique de laccs la base de donnes ainsi que linsertion, la modification et la
suppression dun enregistrement test dans la base de donnes pour valider un
premier niveau de fonctionnement logiciel.
Mode opratoire
1) Dans le rpertoire dinstallation dOptiMaint, lancer lutilitaire par double click
sur TestBdD.exe
2) Dans la fentre OptiMaint : Test Base de Donnes , valider
le test

pour lancer

3) Une fois le test termin, un rsultat doit safficher en indiquant :


Tentative d'ouverture de la source de donnes :
Vos paramtres de configuration standard
Ouverture OK
Tentative d'insertion
Insertion OK
Tentative de lecture des donnes
Lecture des donnes OK
Tentative de modification
Modification OK
Tentative de suppression
Suppression OK
Tentative de relecture des donnes
Relecture des donnes OK
Tests termins

Si tel est le cas, la connexion est correcte, sinon, il est conseill de relancer
init registre.exe puis de reconfigurer laccs la base de donnes avant
dexcuter un nouveau test.
Information complmentaire
Loption Registre OptiMaint : Paramtres de connexion permet de lancer une
analyse approfondie de la base de registre et dditer un compte rendu de
configuration du poste utilisateur.

Petit Quizz :
Vrai/Faux
Lorsquun utilisateur ne parvient pas se connecter la base de
donnes il vaut mieux faire un test par TestBdD puis en cas danomalie
utiliser Isql pour reconfigurer la connexion

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2.1.3 -

Mettre en place et utiliser le Moniteur

Accs la fonction :
Optimaint_Moniteur.exe : programme excutable situ dans le rpertoire
dinstallation du logiciel (par dfaut C:/Program Files/Apisoft/OptiMaint).
Ou
Par le menu dOptiMaint : Prventif | Prventifs | Moniteur transactionnel
Remarque : les accs particuliers aux diffrents traitements du Moniteur sont
dcrits dans le dtail de la prsentation qui suit.

Dfinitions :
Le Moniteur a pour vocation dexcuter des traitements dOptiMaint de manire
asynchrone. En fonction du volume de donnes traiter et donc des ressources
machines allouer, le lancement de ces traitements doit tre planifi et dclench
automatiquement en dehors des plages horaires de travail.

Description :
Installation du Moniteur sur les postes clients
Linstallation du Moniteur, est commande par la validation dune option au cours de
linstallation gnrale dOptiMaint et correspond la mise disposition de lexcutable
Optimaint_Moniteur.exe dans le rpertoire dinstallation sur le poste de lutilisateur.
Pour en savoir plus, se reporter aux procdures livres dans le rpertoire Info
Installation du CD OptiMaint.
Le plus souvent le Moniteur dOptiMaint est mis en place sur une machine spare
pilote distance par lquipe dadministration du logiciel.
Utilisation gnrale du Moniteur
Les traitements du Moniteur sont dclenchs :
- En mode interactif via la fentre Moniteur
- Ou en mode batch via des lignes de commandes de type MS DOS.

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Dans le cas du mode interactif, chaque traitement est accessible par le menu du
Moniteur. Il est en outre possible de fixer des prfrences de dclenchement de
certains traitements.
Accder pour cela au menu Options | Prfrences.
- Une premire srie de paramtres vous permet de fixer la frquence de
dclenchement et le comportement de certains traitements.
- Une seconde srie vous permet de commander la cration de fichiers
journaux (historique de la transaction)
Dans le cas dune utilisation en mode batch, chaque traitement est dclench et
paramtr par une commande spcifique dont la syntaxe gnrale est :
Optimaint_Moniteur.exe [{ID configuration}][,{valeur}[,{socit}[,{dlai}[,{option}]]]]
Pour en savoir plus la description dtaille qui suit donne les diffrents cas demploi
de cette chaine de commande.
- Le paramtre {ID configuration} fait rfrence lentre du registre utiliser
pour la connexion du Moniteur OptiMaint. Ce paramtre tant optionnel, la
valeur par dfaut est optimaint .
Pour en savoir plus sur le registre se reporter au chapitre prcdent
Contrler la base de donnes .
- Le paramtre {valeur} correspond au type de traitement lancer
Traitement
B.T. prventifs
Moniteur Transactionnel
Moniteur dImpression
Calcul des charges
Calcul des besoins
Calcul du bilan
Epuration des donnes
-

{valeur}
1
2
3
4
5
6
Non Applicable

Le paramtre {socit} correspond la socit concerne par le traitement


Les paramtres {dlai} et {option} diffrent selon les traitements.

Les conditions demploi de ces paramtres sont dtailles par traitement dans ce qui
suit :
Traitement B.T. prventifs
Objet du traitement
Cration automatique des Bons de Travaux et Campagnes selon les rgles du menu
prventif.
Lancement
- Dclenchement manuel : accs direct louverture du moniteur ou bien par le
tableau de bord : Gnration B.T. prventifs ).
Dans la fentre Gnration B.T. prventifs
- Slectionner la socit concerne
- Puis valider
Remarque : cette fentre ne peut tre ferme par lutilisateur.
- Dclenchement automatique : mode interactif par le moniteur selon les prfrences
paramtres dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de commande
Optimaint_Moniteur.exe,1,{socit}
Fonctionnement et rsultat attendu
Au lancement, le traitement parcourt la liste des fiches de maintenance prventive et

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des modles de campagnes planifis.


Pour chaque fiche et modle ligible, c'est--dire dont la condition de dclenchement,
calendaire ou compteur, est vrifie, OptiMaint gnre :
- Un bon de Travail (fiche de maintenance prventive)
- Une ou plusieurs campagnes (modle de campagne)
Pour en savoir plus sur les aspects fonctionnels du prventifs se reporter au module
Gestion des Interventions
La liste des bons de travaux et campagnes gnrs est accessibles directement dans
le tableau de bord dOptiMaint et par les diffrents moyens de recherches lis ces
documents.
Pour en savoir plus se reporter au module Gestion des Interventions
Outre la gnration des documents B.T et Campagnes dans le logiciel, OptiMaint
fournit un fichier journal du traitement en fonction des prfrences du Moniteur. Ce
fichier est dpos dans le rpertoire dinstallation du Moniteur. Un accs direct au
journal est accessible partir du tableau de bord selon la personnalisation de celui-ci.
Pour en savoir plus se reporter au module Gestion des Profils .
Information importante : Les prfrences du Moniteur permettent de personnaliser le
comportement dOptiMaint la Gnration des B.T. Prventifs. En cas danomalie de
traitement le choix entre larrt et la continuit du traitement est conditionn par le
paramtre Traitement du prventif continuera malgr les anomalies rencontres .
Si le paramtre est coch il est recommand de cocher galement le paramtre de
cration du Journal pour le traitement de gnration des B.T. prventifs.
Traitement Moniteur Transactionnel
Objet du traitement
Gestion de donnes en masse partir de tables intermdiaires (tables TR
dOptiMaint) : Cration / Modification / Suppression denregistrement.
Pour en savoir plus sur la structure des tables TR , se reporter laide du Moniteur
Transactionnel (touche F1) partir de la fentre concerne.
Les tapes gnrales du traitement en masse de donnes sont les suivantes :
1) Prparation des donnes par lintermdiaire dun outil externe la base de
donnes (tableur, interface).
2) Intgration des donnes dans les tables TR correspondantes
3) Lancement du Moniteur Transactionnel
4) Exploitation des rsultats partir du Moniteur Transactionnel ou directement
dans OptiMaint
Ce qui suit ne dcrit que les tapes 3 et 4. En ce qui concerne les tapes 1 et 2,
APISOFT accompagne ses clients dans le choix dune solution adapte leur existant
et leur besoins.
Lancement du Moniteur
- Dclenchement manuel : accs par le moniteur : Menu Traitements | Moniteur
Transactionnel
Dans la fentre Moniteur Transactionnel , slectionner (ventuellement) la socit
concerne puis valider
- Dclenchement automatique : mode transactionnel par le moniteur selon les
prfrences paramtres dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de
commande Optimaint_Moniteur.exe,2,{socit}
Fonctionnement et exploitation des rsultats
Pour la socit slectionne le traitement parcourt les tables du moniteur (Tables TR)

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en ne slectionnant que les enregistrements traiter (c'est--dire dont le code


situation est positionn 0. Pour en savoir plus sur la structure des tables TR, se
reporter laide en ligne du Moniteur Transactionnel touche F1.
Pour chaque enregistrement le Moniteur excute lordre donn par un champ ddi de
la table concerne : il peut alors sagir dun ordre de cration, de modification ou de
suppression de la donne dcrite par lenregistrement.
A la fin de lexcution, le moniteur renseigne le code situation de chaque
enregistrement trait en stipulant une position erreur, le cas chant (code -1) en
renseignant littralement un message derreur dans un champ prvu cet effet. Si
lexcution na pas rencontr danomalie le code situation est positionn la valeur 1.
Un fichier journal est disponible en fin de traitement en fonction du paramtrage
du Moniteur Transactionnel (Accs Moniteur | Options | Prfrences). Ce fichier
dpos par dfaut dans le rpertoire dinstallation du Moniteur Transactionnel, peut
tre appel directement partir de celui-ci par le bouton
situ en bas gauche de
la fentre.
En cas danomalie ou dabandon du traitement une fonctionnalit de reprise
transactions permet pour certaines tables TR daccder aux contenu des
enregistrements restant traiter ou en anomalie.
Dans la fentre du Moniteur Transactionnel, cliquer sur le bouton
Dans la fentre Reprise Transactions :
- Slectionner la socit de travail
- Cocher le bouton radio correspondant aux type denregistrement grer
(erreur ou traiter)
- Dans la liste droulante, slectionner la table concerne.
Remarque : Les tables disponibles correspondent aux tables dinterface
spcifiques :
- les mouvements de sortie d'article (table TR_SORTIES)
- les mouvements de compteurs (table TR_CPT_MVTS)
- les activits sur BT (table TR_ACTIVITES)
- les bons de travaux (table TR_BTS)
- les demandes d'intervention (table TR_DIS)
- les mouvements d'entre d'article (table TR_ENTREES)
- les inventaires (table TR_INVENTAIRES)
-

La slection dun intervalle de dates


enregistrements selon leur date de cration.

permet

de

slectionner

les

Une premire validation


permet daccder la liste des enregistrements pour
modification selon les erreurs constates.
enregistre les modifications apportes en repositionnant
Une seconde validation
chaque enregistrement en situation traiter (code Situation = 0)
Une fonction Suppression Transactions permet de supprimer tout ou partie des
transactions :
Accs par le bouton
Transactions .

des fentres Moniteur Transactionnel et Reprise

Dans la fentre Suppression Transactions :


- Slectionner la socit de travail
- Cocher les types denregistrements supprimer (en erreur, correctement
traits, non traits, ou tous les enregistrements)
- Cocher la liste des tables TR cibles pour la suppression des transactions
- La slection dun intervalle de dates permet de slectionner les
enregistrements selon leur date de cration.
- A la validation
, le moniteur procde la suppression dfinitive des
enregistrements concerns

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Traitement Moniteur dImpression


Objet du traitement
Lancement dditions dportes des Demandes dIntervention et/ou Bons de Travaux
dans le cas o lutilisateur ne dispose pas de laccs aux imprimantes des
Destinataires.
Lancement
- Dclenchement manuel : accs par le moniteur : Menu Traitements | Moniteur
dImpression.
Dans la fentre Moniteur dImpression
- Slectionner la socit concerne
- Prciser les types de documents traiter : D.I. et/ou B.T.
- Puis valider
- Dclenchement automatique : mode transactionnel par le moniteur selon les
prfrences paramtres dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de
commande Optimaint_Moniteur.exe,3,{socit}
Fonctionnement
Pour la socit slectionne le traitement parcourt les tables correspondant aux DI et /
ou BT et procde au lancement de ldition des documents ladresse de leur
Destinataire (Imprimante et/ ou courrier lectronique).
Remarque : Les documents slectionns correspondent aux DI et BT ne possdant
pas de date dimpression au moment du traitement. Cette date dimpression est mise
jour par le traitement dimpression dans la mesure o celui-ci a correctement
dtect limprimante cible ou le server smtp cible
Traitement Calcul des charges
Objet du traitement
Calcul et mise disposition du planning de charges en main duvre sur un horizon
donn.
Lancement
- Dclenchement manuel : accs par le moniteur : Menu Traitements | Calcul des
charges.
Remarque : ce traitement oprationnel est aussi accessible dans le menu Traitement
dOptiMaint et ne ncessite pas dans ce cas linstallation spcifique du moniteur sur le
poste de lutilisateur.
Dans la fentre Calcul des Charges
- Slectionner la socit concerne (par le moniteur uniquement)
- Prciser une date dhorizon de planning : cette date servira de butoir au calcul
et bien sr laffichage des donnes de planning correspondantes.
- Prciser ventuellement la branche de la nomenclature analytique
concerne : permet de ne slectionner quune partie des quipements.
- Prciser ventuellement le code dun intervenant Destinataire.
- Puis valider
- Dclenchement automatique : mode interactif par le moniteur selon les prfrences
paramtres dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de commande
Optimaint_Moniteur.exe,4,{socit},{dlai} o dlai est fix en nombre de mois.
Fonctionnement
Pour la socit slectionne le traitement parcourt les fiches de maintenances

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

prventives, les modles de campagnes planifis, les campagnes ainsi que les bons
de travaux non clturs.
- Pour les donnes du prventif et des modles de campagnes planifis, le
traitement cre un enregistrement par occurrence calcule dans lhorizon
slectionn. Les occurrences sont positionnes en regard de la date de la
prochaine intervention et de la frquence des interventions prvues.
- Pour les donnes non planifies, c'est--dire non gnres par le moniteur, le
traitement cre un enregistrement par Bon de Travail.
Le rsultat est exploitable dans les fonctions suivantes :
- Planning des charges
- Edition Plan de charges hebdomadaire
- Synthse des charges et ressources
Pour en savoir plus, se reporter au module Gestion des Interventions

Traitement Calcul des besoins


Objet du traitement
Recensement des besoins articles lis aux actions prventives et curatives planifies
dans un horizon donn.
Lancement
- Dclenchement manuel : accs par le moniteur : Menu Traitements | Calcul des
besoins.
Remarque : ce traitement oprationnel est aussi accessible dans le menu Traitement
dOptiMaint et ne ncessite pas dans ce cas linstallation spcifique du moniteur sur le
poste de lutilisateur.
Dans la fentre Calcul des Besoin
- Slectionner la socit concerne (par le moniteur uniquement)
- Prciser une date dhorizon de calcul : cette date servira de butoir la prise
en compte des besoins articles.
- Prciser ventuellement la branche de la nomenclature analytique
concerne : permet de ne slectionner quune partie des quipements
- Prciser ventuellement le code dun magasin de stock.
- Puis valider
- Dclenchement automatique : mode interactif par le moniteur selon les prfrences
paramtres dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de commande
Optimaint_Moniteur.exe,5,{socit},{dlai} o dlai est fix en nombre de mois.
Fonctionnement
Pour la socit slectionne le traitement parcourt les fiches de maintenances
prventives, les modles de campagnes planifis, les campagnes ainsi que les bons
de travaux non clturs.
- Pour les donnes du prventif et des modles de campagnes planifis, le
traitement cre un enregistrement par article prvu (quantit) sur les gammes
concernes par occurrence calcule dans lhorizon slectionn. Les
occurrences sont positionnes en regard de la date de la prochaine
intervention et de la frquence des interventions prvues.
Pour les donnes non planifies, c'est--dire non gnres par le moniteur, le
traitement cre un enregistrement par article prvu (quantit) par Bon de Travail
concern.
Ce traitement est lun des points dentre des suggestions de rapprovisionnement en
stocks et donc du processus de gestion des achats.
Pour en savoir plus se reporter aux modules Gestion des Stocks et Gestion des
Achats

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Traitement Calcul du bilan


Objet du traitement
Consolidation des cots (Main duvre, Consommation Stocks, Factures) et calcul
dindicateurs (Nombre de panne, MTBF, MTTR, niveau de disponibilit)
Lancement
- Dclenchement manuel : accs par le moniteur : Menu Traitements | Calcul du bilan.
Remarque : ce traitement oprationnel est aussi accessible dans le menu Traitement
dOptiMaint et ne ncessite pas dans ce cas linstallation spcifique du moniteur sur le
poste de lutilisateur.
Dans la fentre Calcul du Bilan
- Slectionner la socit concerne (par le moniteur uniquement)
- Prciser un intervalle de date pour encadrer le calcul : la date de fin de cet
intervalle sera ventuellement utilise pour marquer la clture de la
priode considre.
- Prciser ventuellement la branche de la nomenclature analytique
concerne : permet de nintgrer quune partie des quipements (organes) de
lorganisation.
- Prciser ventuellement un mode de clture. Dune faon gnrale la clture,
globale ou partielle, permet dinterdire de saisir des vnements modifiant le
bilan dans la priode antrieure la date de clture. Pratiquement cette date
est mise jour dans les paramtres de la Socit courante et peut tre
ajuste manuellement.
- Prciser une ou plusieurs options de calcul pour slectionner les types de
cots, et les indicateurs de pannes et indisponibilit.
Pour en savoir plus se reporter aux modules Bilan de la Maintenance et
Personnalisation dOptiMaint
- Puis valider
pour lancer le calcul.
- Dclenchement automatique : en mode interactif par le moniteur selon les
prfrences paramtres dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de
commande Optimaint_Moniteur.exe,6,{socit},{dlai},{option}
{dlai} correspond au nombre de mois utilis pour le calcul.
1 = calcul du mois prcdent la date courante.
2 = calcul des 2 derniers mois prcdent la date courante, etc ..
{option} correspond l'option de clture :
0 = pas de clture
1 = clture globale
2 = clture partielle MO et Pannes
3 = clture partielle Article
4 = clture partielle Factures
Fonctionnement
Pour la branche de nomenclature et la priode slectionne, le traitement parcourt les
tables dOptiMaint pour consolider les informations relatives aux saisies dactivits,
mouvements de sortie darticles stocks, saisie de facture (articles non stocks, et
non rfrencs), ainsi que les donnes lies aux pannes et donnes dindisponibilit
calcule. Les donnes sont stockes dans une table ddie aux ditions de type
Bilan .
Pour en savoir plus se reporter aux modules Bilan de la Maintenance
Traitement Epuration des donnes
Objet du traitement
Suppression de donnes obsoltes (dure de rtention paramtrable par type de
donnes)
Procdure fortement conseille

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

1) Lancer un calcul de bilan (avec ou sans clture) sur lensemble de lhistorique


de donnes
2) Sauvegarder la base de donnes
3) Vrifier la personnalisation de lpuration
4) Vrifier dans les prfrences du Moniteur si le fichier journal de lpuration
sera cr.
5) Lancer lpuration des donnes
Personnalisation
Il sagit de fixer une dure de rtention par type de donnes purer.
Accs par le menu Fichier | Personnaliser | Socit | onglet puration : les dures de
rtention sont fixes en mois pour les lments suivants :
-

Donnes de base :
Budget par C.F.
Budgets par compte
Budgets par Equipement
Projets
Mouvements Flux Equipement
Mouvement Equipement (Transfert entre CF)
Mouvement Organe (Transfert organe identifi entre quipements)
Mouvement flux organe
Exceptions intervenant (Planning)
Gestion des interventions
Demandes dIntervention (D.I.)
Activits hors B.T.
Bon de Travaux (B.T.)
Campagne
Mouvement Compteur
Gestion des achats
Demande de prix
Demande dachat
Commandes
Bon de rceptions (B.R.)
Factures
Gestion des stocks
Mouvement Article
Suggestion rapprovisionnement
Administration
Transactions moniteur

Autre accs par le menu Fichier | Scurit | Application | Onglet divers : les dures de
rtention sont fixes en jours pour les lments suivants.
- Administration
Sessions utilisateurs
Messages
Journalisation
Pour obtenir un journal de lpuration, accder aux prfrences du Moniteur et cocher
le paramtre Journal pour le traitement de lpuration
Accs Menu Options | Prfrences, dans le Moniteur.
Le fichier journal sera cr lissue du traitement dans le rpertoire dinstallation du
Moniteur.
Lancement
Dclenchement manuel uniquement : accs par le moniteur : Menu Traitements |
Epuration des donnes.
Dans la fentre Epuration des donnes
- Slectionner la socit concerne
- Puis valider
pour lancer le calcul.

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

Fonctionnement
Pour la socit slectionne le traitement procde la suppression physique des
enregistrements selon une dure de rtention fixe (en mois ) par type de donnes
dans la personnalisation de la socit.

Petit Quizz :
Vrai/Faux
Le moniteur transactionnel permet de prparer laffichage du planning
des charges.
Le calcul du bilan impose dans tous les cas une clture complte de la
priode slectionne.
La clture provoque par le calcul du bilan est irrversible
Lpuration des donnes permet de supprimer les erreurs de saisie
Le calcul des besoins facilite grandement la planification des ressources
en main duvre.

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

2.2 -

Grer les accs OptiMaint

SOMMAIRE
 Grer les profils
 Grer la confidentialit
 Grer les profils / socits
 Grer les utilisateurs
 Grer les sessions utilisateurs

Objectif :
Le but de cette deuxime partie est de dcrire les tapes de configuration des accs
lapplication OptiMaint.

Dfinitions :
-

Les accs OptiMaint sont rgis par lattribution de droits par un


administrateur des utilisateurs.
Ces droits sont regroups dans la notion de profil : gnralement les profils
correspondent des fonctions dentreprise, par exemple : responsable de
maintenance, technicien de maintenance, magasinier, acheteur
Pour se connecter OptiMaint chaque acteur de la GMAO dispose dun code
utilisateur et dun mot de passe permettant lauthentification : ce code
utilisateur est rattach un profil qui lui confre naturellement des droits en
rapport directe avec sa fonction dentreprise.
Les droits applicables partir du profil sont de deux types :
1. Droits daccs une liste de socit : grer les profils par socit
2. Droits daccs une liste de fonctionnalits dOptiMaint : notion de
confidentialit.
Au niveau de chaque code utilisateur les droits peuvent tre affins :
1. Confidentialit par Centre de Frais, Famille dEquipement, Magasin
2. Accs aux modules : OptiMaint et/ou OptiCom

Le schma suivant illustre lapplication de droits par profil et au niveau de lutilisateur :

Pouvoir se
connecter
ZZ- OptiCar

Profil par
Socit
PROFIL

Crer un
nouveau
B.T.
Pour le pont
lvateur
01-PE

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Confidentialit
(Menu)

Confidentialits
(CF, Famille,
Magasin)

UTILISATEUR

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

2.2.1 -

Grer les profils

PROFILS
ACH
TM

RM

Accs quelles
fonctionnalits ?

MAG

Accs quelles
donnes ?

Gestion de la
CONFIDENTIALITE
par profil

Gestion des accs


SOCIETES
par profil

Accs la fonction :
Menu Fichier | Scurit | Profil

Dfinitions :
Un profil est un code regroupant des droits applicables des utilisateurs.
Remarque : les profils sont crs en dehors de toute socit.
Il existe trois types de profil :
- Profil de type administrateur : un tel profil tend les droits de lutilisateur
lensemble des donnes et fonctionnalits dOptiMaint. Ce profil permet
notamment de disposer de lensemble du menu Scurit et donc de grer
tous les profils et utilisateurs.
- Profil de type utilisateur avec pouvoirs : un utilisateur avec pouvoir est
administrateur dans un primtre rduit. Si laccs au menu scurit lui
est dlivr, un utilisateur avec pouvoir ne pourra cependant que crer et grer
des utilisateurs et profils (courants) : ces utilisateurs il peut dlivrer des
droits gaux ou infrieurs aux siens.
- Profil de type utilisateurs (courants) : Ce type de profil confre des droits
fonctionnels limits par un administrateur ou un utilisateur avec pouvoirs. Un
tel utilisateur na aucun accs au menu scurit.

Description :
La fentre Profil permet de :
- Crer, modifier, supprimer un enregistrement dans la liste des code Profil,
effectuer une recherche simple.
- Affecter et grer un tableau de bord (oprationnel)
Cration dun profil
Dans la fentre Profil :
- Saisir un code profil et une dsignation (rappel : en gnral le profil fait
rfrence une fonction dentreprise). Il est conseiller de crer des profils
indics de sorte de pouvoir grer des variantes de profil le cas chant. Le
cas demploi des variantes de profil le plus courant est la gestion multi-sites,
dans ce cas chaque site peut avoir besoin dune rpartition spcifique des

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

fonctionnalits par fonction dentreprise.


-

Dfinir le type de profil en cochant les cases Administrateur ou


Utilisateurs avec pouvoir : si aucune des deux cases nest coche le profil
est de type Utilisateur (courant)

La case cocher profil valide est coche par dfaut, et permet en la


dcochant dinvalider temporairement laccs OptiMaint pour les utilisateurs
de ce profil. Cas demploi : lorsquun administrateur veut appliquer une
modification un profil, il est recommander de d-valider provisoirement celuici pour viter les dfauts dinformations engendrs par les taches
dadministrations. Il est par exemple possible de faire basculer une population
dun profil un autre et pour cela davoir excuter des actions masques
pour lutilisateur jusqu la remise en service de lapplication pour cette
population.

Le paramtre Modif commande issue D.A. permet aux utilisateurs lis ce


profil de modifier une commande issue dune demande dachat, si elle est
valide. (Pour en savoir plus se reporter au Module Gestion des Achats)

Valider

, pour enregistrer le profil.

Paramtrage du tableau de bord


Le paramtre Tableau de bord donne laccs au Tableau de Bord pour le profil
courant. Si le paramtre Afficher le tableau de bord au dmarrage nest pas
coch, lutilisateur devra appeler le tableau de bord par le menu ou la touche de
raccourcis F3 , sous rserve de disposer du droit daccs cette fonctionnalit.
Le tableau de bord dresse un tat dynamique de lencours par fonction de gestion
puis par document et situation de gestion : le principe gnral est de prsenter une
ligne par situation de gestion, chaque ligne correspond :
- La quantit de documents concerns
- Un accs au dtail de la ligne sous forme de liste dynamique
- Pour certaines lignes un bouton processus , permet de lancer le traitement
associ : dans ce cas la date de dernier lancement du traitement peut tre
prsente au lieu dune quantit.
- Le tableau de bord permet dafficher des alertes colores selon deux seuils
de dpassement (pour chaque ligne). Pour en savoir plus sur le paramtrage
des couleurs par seuil de dpassement, se reporter au chapitre Gestion des
prfrences du module Environnement Gnral .
Pour le paramtrage, les lignes du Tableau de Bord ont t rassembles dans
quatre onglets de la fentre Profil :
- Interventions
- Achats
- Contrats
- Traitements
Pour chaque onglet :
- Une case cocher gnrale, situe en haut et gauche de longlet, permet
douvrir longlet et linsre dans le tableau de bord.
- Chaque ligne coche insre la ligne concerne dans le tableau de bord.
- Pour chaque ligne il est possible de saisir une ou deux valeurs de seuil de
dpassement (le dpassement dun seuil entrane une alerte colore)
Remarque : les valeurs de seuils lis des dates sont formuler en jours .

Petit Quizz :
Vrai/Faux
Un utilisateur avec pouvoirs ne peut pas donner tous ses droits un
autre utilisateur

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

Pour modifier son mot de passe lutilisateur doit contacter un


administrateur

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

2.2.2 -

Grer les socits par profil

PROFILS
ACH
TM

Accs quelles
fonctionnalits ?

RM

MAG

Accs quelles
donnes ?

Gestion de la
CONFIDENTIALITE
par profil

Gestion des accs


SOCIETES
par profil

Accs la fonction :
Menu Fichier | Scurit | Profil | Profil / Socit

Dfinitions :
Cette fentre permet dassocier un profil donn la liste des Socits accessibles
par les utilisateurs lis.

Description :
Dans la fentre Dfinition des socits autorises par profil , slectionner un profil
par la liste droulante.
A la validation du profil, OptiMaint prsente la liste des Socits
Pour donner accs une socit il suffit de double cliquer dans le champ
Accessible ? correspondant la socit cible. Le double click fait apparatre
alternativement oui / non .
Puis Valider

Petit Quizz :
Vrai/Faux
Pour les utilisateurs standard on ne peut autoriser laccs qu une
socit.

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

2.2.3 -

Grer la confidentialit par profil

PROFILS
ACH
TM

RM

Accs quelles
fonctionnalits ?

MAG

Accs quelles
donnes ?

Gestion de la
CONFIDENTIALITE
par profil

Gestion des accs


SOCIETES
par profil

Accs la fonction :
Menu Fichier | Scurit | Profil | Confidentialit

Dfinitions :
Grer la confidentialit cest associer un profil donn une liste de fonctionnalits
logicielles.
Rappel : la confidentialit nest pas grable pour les profils de type
Administrateur

Description :
Pour chaque fonctionnalit un niveau de droit est appliqu :
- Accs interdit : la fonctionnalit est occult dans le menu utilisateur.
- Accs autoris en lecture uniquement : la fonctionnalit est accessible mais
les actions de modification , et de suppression
sont inoprantes pour
tous les enregistrements accessibles. La fonction recherche reste disponible
le cas chant.
- Accs en lecture / criture : la fonction est accessible normalement et pour un
usage non restreint.
Grer la confidentialit (menu)
Dans la fentre Confidentialit , slectionner un code profil existant.
OptiMaint prsente la liste des fonctionnalits du menu sous forme arborescente :
- Pour slectionner une fonctionnalit : parcourir la structure de larbre en
droulant les sous-menus prcds par un signe + (double clic sur le niveau
dvelopper / rduire)
- Slectionner la fonctionnalit cible par un clic droit
- Affecter le niveau de droit requis en slectionnant la ligne correspondante
(Accs Interdit - Accs autoris en lecture uniquement - Accs en lecture /
criture)
Remarque importante : il est possible dappliquer un droit dun seul click pour
lensemble dun sous-menu : pour cela il suffit de cocher la case Mise jour
identique sur les menus fils .

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

Astuce : Le mode opratoire le plus pratique consiste dans ce cas attribuer le niveau
de droit le plus courant sur lensemble du menu ou par sous-menu, puis de procder
par exception pour affiner tel ou tel sous-menu.
Une fois personnalise, valider la confidentialit du profil
Grer la confidentialit (champ)
Il est possible pour les fiches de maintenance prventive de grer ce niveau
laffichage de certain champs.
Dans longlet Confidentialit Champs , pour chaque champ cocher la ligne
correspondante pour masquer celui-ci dans lenvironnement du profil concern.
Les boutons
toutes les lignes.

permettent respectivement de slectionner, dslectionner

La gestion de la confidentialit des champs dOptiMaint fait lobjet dune description


complte aborde dans le module Personnalisation dOptiMaint
Une fois personnalise, valider la confidentialit du profil
Copier la confidentialit dun profil
Pour acclrer ladministration des utilisateurs, il est possible de copier la
confidentialit tabli pour un profil vers un autre profil. Cette fonctionnalit est trs utile
lorsquon souhaite grer des variantes de profil partir dun profil gnrique.

Description :
Accs : Menu Fichier | Scurit | Profil | Copie confidentialit
Pour copier la confidentialit dun profil, dans la fentre Copie confidentialit :
- Dans le champ Copie du profil : saisir le code du profil copier
- Dans le champ Vers le profil : saisir le code du profil de destination
- Valider
pour lancer la copie.
- En interrogeant la Confidentialit du profil de destination, il est maintenant
possible den modifier les droits.

Petit Quizz :
Vrai/Faux
La confidentialit par profil permet de dfinir qui crera les utilisateurs
Un profil avec pouvoir ne fait pas lobjet de confidentialit particulire, la
diffrence dun profil administrateur.

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

2.2.4 -

Grer les utilisateurs

UTILISATEURS
PROFILS

ACH
TM

RM

MAG

Accs quelles
fonctionnalits ?

Accs quelles
donnes ?

Gestion de la
CONFIDENTIALITE
par profil

Gestion des accs SOCIETES


par profil

Accs la fonction :
Menu Fichier | Scurit | Utilisateur

Dfinitions :
Un utilisateur est toute personne amene utiliser tout ou partie du logiciel.
Le code utilisateur est un code daccs permettant de se connecter OptiMaint
avec une liste de droits et valeurs par dfaut dtermins par un administrateur.
Remarque importante : il faut bien distinguer la notion dutilisateur de la notion
dintervenant :
-

Intervenant est toute personne ou organisation fonctionnelle de lentreprise


participant la chane de maintenance. Le code dintervenant prcise
lacteur impliqu dans une action de gestion. Lintervenant nest pas
ncessairement amen se connecter OptiMaint.
Lutilisateur se connecte OptiMaint, un code intervenant peut lui tre
affect par dfaut.
Par exemple : Si on convient que les responsables de services de lentreprise
font appel la maintenance pour les interventions, deux dispositifs sont
possibles pour les demandes dintervention :
1. Chaque responsable de service se connecte avec son code utilisateur
pour saisir ses demandes dintervention en y prcisant son code
dintervenant metteur.
2. Ou bien : Chaque responsable de services appelle un central qui
collecte les demandes dintervention et saisit celles-ci dans OptiMaint
en prcisant le code de lmetteur (origine de lappel).
er

Dans le 1 cas chaque responsable de services a besoin dun code


utilisateur dans le second cas le code intervenant suffit.
Remarque : Un utilisateur peut saisir les actions de plusieurs intervenants

Description :
La fentre Utilisateur permet de crer, modifier, supprimer, rechercher des codes
utilisateur

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

Pour crer un nouvel utilisateur :


-

Dans le champ Utilisateur , saisir le nouveau code utilisateur (identifiant


de connexion)
Prciser obligatoirement le nom de la personne concerne
Prciser son prnom

Onglet Gnral : Attribution des droits gnraux


Dans longlet gnral :
- Renseigner obligatoirement le profil de lutilisateur : ce code attribue les droits
daccs aux fonctionnalits et socits dtermins dans la gestion du profil.
- Prciser obligatoirement la langue de travail de lutilisateur : linterface
graphique dOptiMaint est alors traduite dans la langue de lutilisateur. Les
langues de travail disponible sont le Franais, lEspagnol et lAnglais.
- Donnes de connexion :
1. Nombre de sessions maxi : limite le nombre de connexions
simultanes possibles pour lutilisateur : lutilisateur pourra ouvrir
autant de sessions OptiMaint sur des postes diffrents (ou session
Windows). Par dfaut le nombre maxi est le nombre de connexions
simultanes accord par la licence.
2. Verrouillage de lintervenant metteur sur les recherches des
D.I. : si cette case est coche lutilisateur naura pas accs la liste
droulante du champ metteur des recherches de D.I., autrement dit
cet utilisateur ne pourra consulter que la liste de ses Demandes
dIntervention, condition davoir prcis une valeur dintervenant par
dfaut dans longlet prvu cet effet.
3. Utilisateur Valide : Si cette case est dcoche, lutilisateur concern
naura pas accs OptiMaint.
4. Date limite de connexion : au-del de cette date lutilisateur ne
pourra pas se connecter lapplication
5. Dure validit du mot de passe : permet de saisir le nombre de
jours pendant lesquels le mot de passe sera valide. Lorsque le mot de
passe est prim, OptiMaint oblige l'utilisateur le changer.
6. Mot de passe / Confirmez le mot de passe : Saisie aveugle dun
mot de passe provisoire par ladministrateur. A la prochaine
connexion lutilisateur sera invit modifier son mot de passe.
7. Dernire mise jour le : indique la date de dernier changement de
mot de passe par l'utilisateur.
8. Nombres dchecs de connexion : indique le nombre d'erreurs de
saisie du mot de passe par l'utilisateur. Si ce nombre atteint le
Nombre maximum de tentatives de connexion dfini au niveau de
l'Application, alors l'utilisateur est automatiquement d-valid. Pour en
savoir plus se reporter au chapitre Grer laccs gnral
lApplication .
9. Modules accessibles : Si les deux modules OptiMaint et
OptiCom son cochs, la fentre didentification prsentera
lutilisateur le choix de se connecter lun des modules. Vous devez
prciser ici au moins un module daccs. Si un seul module est coch
lutilisateur est automatiquement dirig vers celui-ci la connexion.
Pour en savoir plus sur OptiCom se reporter au manuel Gestion
des Interventions
Pour dfinir la liste des utilisateurs par modules :
- Cliquer sur le bouton
- Dans la fentre Liens Utilisateurs / Modules , rechercher la
liste des utilisateurs grer en prcisant ventuellement les
critres de recherches (Profils, Langue), puis valider
- Dans la liste affiche cocher les cases correspondantes aux
choix des modules affecter aux utilisateurs. Les boutons
et

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

permettent de cocher / dcocher lensemble des lignes pour


un module donn, puis procder ventuellement par exception.
- Puis valider
Onglet Adresse : Gestion de la communication
Dans longlet adresse :
- Prcision des donnes dadresse administrative standard : Adresse / Code
postal / Ville / Tlphone / Tlcopie
- E-Mail : Adresse e-mail utilise pour lenvoi de messages externes. Cette
adresse est couple au serveur SMTP prcis ci-dessous.
- Autorisation denvoi de message : Si cette case est coche, OptiMaint
pourra grer lenvoi de courriers lectronique partir dune session de cet
utilisateur. Pour en savoir plus se reporter la partie Grer la
communication de ce module.
- Serveur courrier sortant (SMTP) : Ce paramtre est utiliser pour lenvoi des
message. Une valeur par dfaut peut provenir des paramtres de la Socit si
celle-ci a t pralablement renseigne. Pour en savoir plus se reporter au
module Personnalisation dOptiMaint .
- Port : Le port de communication requis pour le SMTP dsign.
- Mon SMTP requiert une authentification : le cas chant (case coche) il
est alors possible de prciser un code utilisateur et un mot de passe requis
pour laccs au serveur de courrier sortant (Ces paramtres peuvent tre
renseigns par dfaut au niveau de la Socit). Pour en savoir plus se
reporter au module Personnalisation dOptiMaint .
Onglet Valeurs par dfaut : Aide la saisie
Pour les donnes suivantes les valeurs sont renseignes par dfaut selon certains
contextes (fentres dOptiMaint) :
-

Intervenant : fentres D.I., B.T., D.A., Signature D.A., Commande, B.R.,


Facture, Mise jour des compteurs, Incident, Saisie d'activits multiples.
Magasin principal : fentres Entre exceptionnelle, Sortie unitaire, Sorties
multiples, Ligne de bon de rception et Ligne de Commande.
Secteur : fentres D.A. et Commande
Division : fentres D.A. et Commande.
C.F. : fentres D.A., Commande, Sortie unitaire et Sorties multiples.
Rubrique : fentres D.A., Commande, Sortie unitaire et Sorties multiples.
Imputation : fentres D.A. et Commande.
Fournisseur : fentres D.A. et Commande.
Destinataire D.I. / B.T. : fentres D.I., B.T.
Acheteur : fentres D.A. et Commande.

Onglets C.F., Familles Equipement, Magasin


Ces onglets permettent dappliquer une confidentialit par Centre de Frais ,
Famille dEquipement ou/et Magasin chaque utilisateur.
Principe de fonctionnement :
- La confidentialit nest applicable qu des utilisateurs non administrateur.
- Lorsque cette confidentialit est gre par un administrateur, le primtre de
gestion nest pas limit.
- Lorsque cette confidentialit est gre par un utilisateur avec pouvoir, le
primtre de gestion est restreint ses propres droits. Pour en savoir plus, se
reporter au chapitre Grer les profils
- Le principe est le mme pour les trois onglets :
1. Cocher la case Confidentialit pour accder au paramtrage des
lignes de confidentialit : les trois colonnes Lecture/Ecriture ,
Lecture Seule et Invisible apparaissent alors modifiables.

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

2. Pour rendre inaccessible un ou plusieurs lments, les trois cases


des lignes correspondantes doivent tre dcoches : la case
Invisible doit alors rester grise. Dans ce cas les lments
concerns sont exclus ou occults de tout traitement ou recherche.
3. Sinon cocher la case correspondante au droit accorder :
- Une restriction Lecture Seule implique de ne pas pouvoir
effectuer de modification sur les donnes dpendantes de
llment concern. Par exemple : pour interdire la modification
des Bon de Travaux lis aux quipements dune Famille donne,
accder longlet Famille dEquipement et cocher le champ
choix de la colonne Lecture seule de la famille concerne.
- Un droit en Lecture/ Ecriture autorise toutes les actions de
gestion sur les donnes dpendantes de llment concern.
- Si aucune case nest coch, alors llment concern demeurera
invisible et inutilisable pour lutilisateur.
- Si enfin une des case Lecture / Ecriture ou Lecture Seule est
coche, il reste possible de cocher la case Invisible pour limiter
les listes droulantes associes dans les fentres dOptiMaint
sans pour autant limiter le droit daccs et dcriture aux donnes.
Remarque : ce niveau de confidentialit vient complter la
confidentialit par profil applique lutilisation des fonctions du
logiciel. Pour en savoir plus se reporter au chapitre Grer la
confidentialit par profil

Petit Quizz :
Vrai/Faux
La confidentialit par CF est bloquante pour la gestion multi-site
La confidentialit par magasin ne peut en aucun cas bloquer les
transferts de stock entre les magasins

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

2.2.5 -

Grer laccs gnral lApplication

Accs la fonction :
Menu Fichier | Scurit | Application

Dfinitions :
Ce menu permet dadministrer au plus haut niveau les conditions de connexion des
utilisateurs.

Description :
Onglet Gnral
-

Accs lapplication : fixer laccs actuel lapplication pour une catgorie


dutilisateur. Cette option permet dinterdire provisoirement lutilisation
dOptiMaint pendant les oprations dadministrations particulires.
Identification Utilisateur au dmarrage :
1. Cocher Liste droulante Utilisateurs pour donner accs la liste
des utilisateurs dans la fentre de connexion.
2. Cocher Champ Utilisateur vide par dfaut pour forcer la saisie
dun code chaque connexion. Permet de ddier un poste une
quipe tournante, et dinviter les utilisateurs prciser leur identifiant
systmatiquement. Si loption nest pas coche le dernier utilisateur
est propos par dfaut.
Message de bienvenue : Se message peut servir de moyen de
communication entre un responsable dapplication ou un administrateur et les
utilisateurs. Ce message est affich au bas de la fentre de connexion
OptiMaint.

Onglet Gestion Mots de Passe


-

Mot de passe obligatoire : Interdit les mots de passe blanc


Nombre maximum de tentatives de connexion : Aprs ce nombre de
tentatives infructueuses, lutilisateur concern est d-valid et doit prendre
contact avec son administrateur.
Nombre de mots de passe historiss : Ce paramtre contrle la
modification des mots de passe. Au changement de mot de passe OptiMaint
interdit le nouveau mot de passe si celui-ci est prsent dans lhistorique.

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

Longueur minimum du mot de passe : permet dinterdire les mot de passe


ne respectant pas la taille prcise ici.
Contrle si temps inactivit >= nb minutes : Si une valeur est saisie
1. La slection du bouton radio Verrouillage session implique un
verrouillage de la session de lutilisateur obligeant celui-ci sidentifier
nouveau aprs le dlai dinactivit. (Les donnes en cours de saisie
ne sont pas perdues)
2. La slection du bouton radio Fermeture implique la dconnexion
de lutilisateur, le nombre daccs disponible(s) est alors rajust.

Onglet Divers
-

Dure rtention messages : fixe la dure en jours, compter de la date


courante, au-del de laquelle le traitement puration des donnes supprime
les messages crs par la messagerie dOptiMaint (la date de rfrence est la
date de cration de chaque message)
Dure rtention sessions : fixe la dure en jours, compter de la date
courante, au-del de laquelle le traitement puration des donnes supprime
lhistorique des vnements de connexion OptiMaint / OptiCom.

Petit Quizz :
Vrai/Faux
OptiMaint dconnecte systmatiquement tous les utilisateurs toutes les
dix minutes.
Si un utilisateur change son mot de passe, il ne peut rutiliser le
prcdent utilis quau bout de dix jours calendaires

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

2.2.6 -

Grer les sessions utilisateurs

Accs la fonction :
Menu Fichier | Scurit | Sessions
Remarque : cette entre de menu appelle un excutable indpendant de lapplication
Session.exe situ dans le rpertoire dinstallation dOptiMaint.

Dfinitions :
La fonction Sessions est un utilitaire de pilotage des sessions utilisateurs et de
visualisation de leur historique.
Lorsquun utilisateur se connecte dans OptiMaint, OptiCom ou le module PDA une
session est cre dans la base de donnes. Cette session est suivie par un statut.

Description :
La fentre OptiMaint : Pilotage des sessions est dabord une fentre de recherche.
-

A louverture de la fentre, les critres de slection sont positionns pour


accder ltat actuel des connexions. Il suffit donc de valider pour obtenir
ltat de sessions actives concernant lensemble des modules (OptiMaint :
OptiCom / Module PDA)
Par cette fentre ladministrateur peut interrompre une ou plusieurs
session(s) active(s) , pour cela :
1. Cocher le champ choix correspondant aux lignes des sessions
concernes.
. OptiMaint oblige
2. Puis arrter la ou les sessions par le bouton
ladministrateur accompagner dun message court cette interruption
3. Pour envoyer un message toutes les sessions sans les interrompre
cliquer sur , taper un message puis valider

Les sessions peuvent cependant avoir un statut diffrent et il est possible de


slectionner les sessions selon ce statut (ou tous les statuts la fois)
1. Statut Actives : concerne les sessions en cours, utilis par les
personnes connectes actuellement (le nombre de sessions actives
est limit par la quantit daccs simultans dcerne par la licence
dutilisation du logiciel).
2. Statut Interrompues : concerne les sessions pour lesquelles on a

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

demand larrt. Pour en savoir plus se reporter au chapitre Grer


laccs gnral lApplication.
3. Statut Termines : concerne toutes les sessions termines.
4. Statut Anomalies : concerne les tentatives de connexion
inabouties. Pour chacune delles le motif de lanomalie est indiqu.
-

Pour visualiser lhistorique on peut encore prciser et valider


la
recherche selon les critres suivants :
1. Par utilisateur / profil / socit
2. Par type danomalie si on recherche les sessions en statut
Anomalie
3. Par date ou priode
4. Par module utilis

Petit Quizz :
Vrai/Faux
Il est impossible de connatre lheure de dconnexion normale dun
utilisateur

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

2.3 -

Grer la communication

SOMMAIRE
 Utiliser la messagerie utilisateur
 Grer les messages automatiss

Objectif :
Le but de cette troisime partie est de dcrire les outils de communication par
messages disponible dans OptiMaint.

Dfinitions :
Rappel pralable : dans OptiMaint on distingue les notions dutilisateur et
dintervenant :
- Un utilisateur se connecte dans OptiMaint avec des droits incluant
ventuellement lutilisation des outils de communication.
Un intervenant est un code attribu un acteur impliqu dans la chane de
maintenance : ce code peuvent tre associs des paramtres denvoi de
courrier lectronique.
La fonction messagerie est un outil de communication parallle au processus de
gestion dOptiMaint, permettant des utilisateurs de communiquer entre eux.
(Procdure manuelle)
La fonction messages automatiss est un outil de communication intgr aux
processus de gestion dOptiMaint, permettant des utilisateurs de communiquer avec
des intervenants.

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

2.3.1 -

Utiliser la messagerie utilisateur

Groupe A
Utilisateur 1
Utilisateur 2

Utilisateur 3

Utilisateur 4

Groupe B

Accs la fonction :
Menu Fichier | Messagerie
Ou par le bouton

de la barre de raccourcis

Dfinitions :
La messagerie est un outil de communication permettant tout
utilisateur deffectuer :
- Lenvoi de messages textes un ou plusieurs utilisateurs ou groupes
dutilisateurs.
- Le suivi courant de ses messages.
- Des recherches sur le contenu et les proprits sur lensemble des
messages selon les rgles de confidentialit (tous les messages tant
enregistrs dans la base de donnes).
Le groupe permet de rassembler plusieurs utilisateurs sous un mme code
utilisable comme destinataire (par analogie avec la notion de liste de diffusion connue
sur ce type doutils).
Attention !
La messagerie dOptiMaint reste un outil simple, dont la vocation nest pas de se
substituer aux outils de messagerie spcialiss prsents dans lentreprise.

Description :
Gestion des groupes utilisateurs
Accs : Menu Fichier | Scurit | Groupe Utilisateurs
Dans la fentre Groupe Utilisateurs
Dans longlet Gnral :
- Saisir le Code de Groupe Utilisateurs et sa Dsignation (notion de liste
de diffusion)
- La coche Groupe valide permet de dajouter ou de retirer un groupe dans
la liste droulante qui sera utilise par la suite.
Dans longlet Utilisateurs :
- Cocher les utilisateurs joindre au groupe concern
- Les boutons
permettent de cocher ou dcocher lensembles des

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

lignes pour grer ensuite la liste par exception.


Puis valider pour finaliser la cration du groupe
Envoi dun message
Dans la fentre messagerie ,
-

Accder la fentre Nouveau message en cliquant sur le bouton


Dans la fentre Nouveau Message
1. Dsigner le(s) destinataire(s) du message : pour cela slectionner un
ou plusieurs destinataires dans les champs Utilisateur(s) et/ou
Groupe(s) . Les listes droulantes permettent de cocher les choix
multiples. Ces choix multiples se traduisent par la succession des
codes slectionns, spars par des points virgules ; . La saisie
manuelle est bien entendu possible.
2. Pour envoyer le message lensemble des utilisateurs cocher la case
Tout le monde
3. Prciser le degr d Importance du message : lImportance sera
un critre de recherche et de tri pour la recherche des messages.
4. Prciser ventuellement un Type denvoi , Immdiat ou Diffr :
dans le cas dun envoi diffr, le message sera visible pour les
destinataires une fois que la date et lheure prcises auront t
atteinte.
5. Prciser obligatoirement un Objet .
6. Dvelopper un Commentaire dans le champ (multi-lignes) prvu
cet effet.
7. Enfin, valider , pour envoyer le message.

Rception dun message


Pour prendre connaissance de ses nouveaux messages, lutilisateur peut :
- Aller chercher ses messages en accdant la fentre Messagerie
- Eventuellement obtenir une alerte darrive contenant les nouveaux
messages
A louverture de la fentre Messagerie , OptiMaint rafraichit et prsente la liste des
messages reus dans longlet Messages Reus .
- Les messages non lus apparaissent en caractre gras.
- Il est alors possible de filtrer les messages reu selon le code de lutilisateur
metteur : slectionner le code via la liste droulante dans le champ utilisateur
puis cliquer le bouton
- Trier selon la date denvoi du message dans lordre croissant ou dcroissant
en cochant le bouton radio prvu cet effet
- Trier de la mme manire par ordre dimportance ou par code utilisateur
metteur
- Ouvrir un message par double clic sur la ligne correspondante
Dans la fentre Message reu :
1. Pour envoyer une rponse, cliquer sur le bouton rpondre
.
OptiMaint libre la zone de commentaire du message dorigine pour
accueillir la rponse de lutilisateur. Valider
pour envoyer la
rponse lmetteur.
2. Pour archiver le message en cours, cliquer sur le bouton archiver
:
le message reste prsent dans la base de donnes mais disparait de
la liste des nouveaux messages.
-

Actualiser la liste des messages en cliquant sur le bouton


Archiver tout ou partie des nouveaux messages :
1. Slectionner les messages en cochant unitairement le champ archive
de chaque message ou bien en cochant la coche gnral Archive
pour slectionner lensemble des messages.
2. Cliquer sur le bouton archiver
: les messages slectionns restent

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

prsents dans la base de donnes mais disparaissent de la liste des


nouveaux messages.
La rception des messages via lalerte est conditionne par les prfrences de
messagerie de lutilisateur connect. Pour paramtrer ces prfrences :
- Accder vos prfrences par le Menu Fichier | Prfrences.
- Dans longlet messagerie fixer les paramtres suivants :
1. Frquence de recherche des nouveaux messages (en minutes) :
selon cette frquence de recherche, OptiMaint rafraichit la liste des
messages non lus de lutilisateur connect.
2. Cocher loption Mavertir lors de larrive dun nouveau message
permettra de dafficher automatiquement la fentre Alerte :
Message(s) non lu(s) contenant les messages non-lu de lutilisateur.
Cette option est ajustable par le filtre Importance qui permet de ne
slectionner que les messages correspondant aux niveaux
dimportance demands par lutilisateur.
3. Cocher loption Effectuer une recherche de nouveaux messages
la connexion permettra de faire en sorte quOptiMaint rafraichisse la
liste des messages non lu de lutilisateur ds louverture de session.
4. Cocher le paramtre Recevoir les nouveaux messages par e-mail
lorsque je ne suis pas connect OptiMaint , permettra de faire
suivre le contenu du message vers la messagerie standard de votre
organisation. A condition davoir renseigner ladresse de courrier
lectronique dans la fiche de lutilisateur concern. Pour en savoir
plus sur la gestion des utilisateurs se reporter la sous partie Grer
les utilisateurs .
pour appliquer les paramtres.
- Puis valider
Pour en savoir plus sur la gestion des Prfrences se reporter au module
Environnement Gnral .
Suivi des messages (messages envoys)
Cet onglet affiche la liste des messages que vous avez envoys depuis la date saisie
dans le champ Depuis le (pr-charg par dfaut avec date du jour - 1 mois)
Pour chaque message sont prciss :
- La Date d'envoi
- L'objet
- La situation du message envoy : le rapport ( Nombre de lectures ou
archivages / Nombre de destinataires ) est affich en complment pour
information .
- Les utilisateurs destinataires et / ou les groupes destinataires
- Le niveau d'importance
Pour consulter un message envoy, double-cliquez sur la ligne correspondante.
Si vous souhaitez affiner la slection des messages envoys, vous disposez des
critres suivants :
- Destinataire(s) : Lorsquun utilisateur et/ou un groupe sont saisis, la liste
rsultat ne montrera que les messages mis destination de ces utilisateurs.
- Options de tri : La liste rsultat peut tre trie par date d'envoi (tri croissant
ou dcroissant), importance ou destinataire(s).
- Depuis le : Permet la saisie de la date dpart partir de laquelle les
messages seront recherchs pour la liste rsultat. Par dfaut, OptiMaint
propose une date permettant d'afficher les messages envoys depuis un
mois. Si aucune date n'est saisie tous les messages envoys seront
proposs.
- Lus / Non lus : L'utilisation de ces cases cocher permet d'obtenir les
combinaisons suivantes :
1. N'afficher que les messages qui ont t lus par tous les destinataires
(Lus coche, Non lus dcoche).

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Module 2 : Administration dOPTIMAINT

2. Nafficher que les messages qui n'ont pas encore t lus par tous les
destinataires (Lus dcoche, Non lus coche).
3. Afficher tous les messages (Lus coche, Non lus coche).
Une fois vos critres saisis, utilisez le bouton
pour afficher la liste rsultat
Recherche des messages
Pour effectuer une recherche dans lhistorique des messages, accder la fentre de
recherche par le bouton
. Pour en savoir plus sur les recherches standard
dOptiMaint se reporter au module Environnement Gnral .
Les critres de slection sont les champs standard des messages.
Remarque sur loption Situation :
- Situation Diffr : Correspond aux messages diffr dont les date/heure
denvoi nont pas t atteintes.
- Situation Cr : Messages non lu
- Situation En cours : messages envoys plusieurs destinataires et non lu
par au-moins un destinataire.
- Situation Lu : messages lus par tous les destinataires
- Situation Archiv : messages archiv
Attention !
L'cran de recherche respecte les rgles de confidentialit suivante :
- Si le profil de l'utilisateur connect est de type administrateur, tous les
messages pourront tre consults.
- Dans le cas contraire seuls les messages dont l'utilisateur connect est
l'metteur ou le destinataire seront consultables.

Petit Quizz :
Vrai/Faux
Les messages archivs sont supprims de la base.
Les messages diffrs sont supprims partir dune date paramtrable
Tous les messages sont visibles par tout le monde

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2.3.2 -

Grer les messages automatiss

DI
DI

BT
BT

ACTIVITE
ACTIVITE

CLOTURE
CLOTURE

Accs la fonction :
Menu Fichier | Personnaliser | Messages automatiss

Dfinitions :
Au-del de la gestion des donnes il est souvent utile de rendre dynamique la gestion
de linformation, et donc de mettre en place des automatismes permettant de faire
circuler cette information entre les acteurs de la maintenance.
La fonction messages automatiss contribue cela en permettant de paramtrer
des rgles denvoi de courrier lectronique la validation des principaux vnements
des processus dIntervention et dAchat.
Une rgle denvoi de message est un code associant un vnement
dclencheur , un contenu et des destinataires .

Description :
Principe de mise en place des rgles denvoi de messages automatiss
Dans la fentre Messages automatiss :
- Saisir obligatoirement un code et une dsignation pour la rgle
-

Dans longlet gnral dfinir le dclencheur :


1. Slectionner obligatoirement le sujet de la rgle : le sujet est lun des
quatre types de documents de gestion suivants : D.I., B.T., D.A et
Commande
2. Pour le sujet slectionn cocher le bouton radio correspondant
lvnement dclencheur souhait.

Dans longlet destinataires : la liste des destinataires possible est


conditionne par le sujet et lvnement slectionns.
1. Pour chaque destinataire cocher le cas chant sil sera destinataire
principal, en copie ou en copie cache du message. (A, Cc, Cci)
2. Dans la partie basse de longlet, il est possible dajouter des
destinataires choisir parmi les intervenants dont ladresse e-mail a

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t renseigne. Pour cela cliquer sur


: dans la fentre Liens
Rgles / Intervenants slectionner les intervenants souhaits,
cocher le mode denvoi pour chacun puis valider
pour importer la
liste dans la rgle.
-

Dans longlet Corps de message dfinir le contenu : la liste des contenus


possibles est conditionne par le sujet et lvnement slectionns.
1. Slectionner les lignes de contenu souhaites
2. Dans la partie basse de longlet, il est possible dajouter des
commentaires en texte libre associ au message.

Dans longlet Documents joints dfinir les documents insrer dans le


message : la liste des dcouments possibles est conditionne par le sujet et
lvnement slectionns : slectionner les lignes de documents souhaites

Puis valider

, pour enregistrer la rgle.

Principe de communication
Rappel : un message automatis est envoy par un utilisateur un intervenant. La
mise en place des messages automatiss implique donc de renseigner correctement
les fiches des utilisateurs et des intervenants.
- Dfinir les paramtres de messagerie de la socit : Personnaliser | Socit
- Dfinir les donnes de communication des utilisateurs : Fichier | Securit |
Utilisateurs | Onglet Adresse :
1. Autorisation denvoi de message
2. Serveur SMTP (si celui-ci est diffrent du paramtre de la socit)
3. Adresse e-mail
- Renseigner les adresses e-mail des intervenants : Base | Intervenants |
Intervenants | Onglets Complments.

Petit Quizz :
Vrai/Faux
Les envois de messages automatiss sont pilots par le moniteur
dOptiMaint
Les intervenants metteurs de messages doivent forcment se connecter
OptiMaint
Les utilisateurs peuvent tre destinataires de leur propre messages

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PROPRIETE ET USAGE :
Tout usage, reprsentation ou reproduction intgral ou partiel,
fait sans le consentement de la socit Apisoft est illicite
(Loi du 11 mars 1957 - loi du 3 juillet 1985).
Ils constitueraient une contrefaon sanctionne
par les articles 425 et suivants du code pnal.
Tous droits rservs dans tous pays.
Logiciel original dvelopp par la socit Apisoft
CONFORMITE ET MISE EN GARDE :
Compte tenu des contraintes inhrentes sous forme de papier,
les spcifications vises dans la prsente documentation
constituent une illustration aussi proche que possible des spcifications.
Il appartient au client, paralllement la documentation,
de mettre en uvre le progiciel pour permettre de
mesurer exactement l'adquation de ses besoins aux fonctionnalits.
Il est important, pour une utilisation sre et oprationnelle du progiciel,
de lire pralablement la documentation.
La documentation correspond la version rfrence.
Entre deux versions, des mises jour du logiciel peuvent tre opres
sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut tre joint la documentation
existante pour prsenter les modifications
et amliorations apportes ces mises jour.
Apisoft recherche une constante amlioration du progiciel et de sa documentation. Nous
invitons notre clientle nous faire parvenir ses suggestions
et les ventuels dfauts ou erreurs qu'elle pourrait relever.

Pour de plus amples informations contacter votre revendeur.

OptiMaint est un progiciel de GMAO dvelopp par la socit

www.apisoft.fr

Les marques cites dans ce document sont la proprit de leur dtenteur respectif.

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