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CDIGO:DIES-MC-01
VERSIN: 03
FECHA: 24/11/2014
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO, ALCANCE Y EXCLUSIONES ............................................................................................................................................. 3
1.1
1.2
1.3
OBJETO ......................................................................................................................................................................................... 3
ALCANCE ....................................................................................................................................................................................... 3
EXCLUSIONES......................................................................................................................................................................................... 3
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO................................................................................................................................................ 4
2.1 RESELA HISTTICA ................................................................................................................................................................................... 4
2.2 DESCRIPCIN FSICA Y GEOGRFICA ............................................................................................................................................................ 4
2.3 DIVISIN POLTICO ADMINISTRATIVA........................................................................................................................................................... 6
2.3. MARCO LEGAL DE LA ALCALDA MUNICIPAL DE FACATATIV......................................................................................................................... 7
2.4 MISIN ................................................................................................................................................................................................. 8
2.5 VISIN .................................................................................................................................................................................................. 8
2.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................................................................................................................................. 8
2.5 PRODUCTOS Y SERVICIOS........................................................................................................................................................................... 8
3. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ................................................................................................................................................ 10
3.1 GENERALIDADES .................................................................................................................................................................................... 10
3.2 MAPA DE PROCESOS .............................................................................................................................................................................. 10
3.3 SECUENCIA E INTERACCIN DE PROCESOS O ACTIVIDADES ENTREGADOS A TERCEROS ........................................................................................... 15
3.4 POLTICA DE CALIDAD ............................................................................................................................................................................. 15
3.5 OBJETIVOS DE CALIDAD........................................................................................................................................................................... 16
3.6 PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS DOCUMENTADOS. .................................................................................................................................... 16
4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ................................................................................................................................................ 17
4.1 CONTROL DE DOCUMENTOS .................................................................................................................................................................... 18
4.1.1 Elaboracin, Revisin y Aprobacin del Manual ...................................................................................................................... 18
4.1.2 Manejo y Control de la Documentacin Oficial del Sistema ..................................................................................................... 18
4.2 CONTRO DE REGISTROS........................................................................................................................................................................... 19
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN ........................................................................................................................................... 19
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN ............................................................................................................................................................... 19
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE ............................................................................................................................................................................. 19
5.3 POLTICA DE CALIDAD ............................................................................................................................................................................. 20
5.4 PLANIFICACIN ..................................................................................................................................................................................... 20
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN ...................................................................................................................................... 20
5.6 REVISIN POR LA DIRECCIN.................................................................................................................................................................... 21
6. GESTIN DE RECURSOS ................................................................................................................................................................. 21
6.1 POVISIN DE RECURSOS.......................................................................................................................................................................... 21
6.2 TALENTO HUMANO................................................................................................................................................................................ 22
6.3 INFRAESTRUCTURA ................................................................................................................................................................................. 22
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO........................................................................................................................................................................... 23
7. REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO ........................................................................................................ 23
7.1 PLANIFICACIN DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO ......................................................................................................................................... 23
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL USUARIO ............................................................................................................................................... 23
7.3 DISEO Y DESARROLLO ........................................................................................................................................................................... 24
7.4 ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICOS ......................................................................................................................................................... 24
7.5 PRESTACIN DEL SERVICIO....................................................................................................................................................................... 24
DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
ALCALDA MUNICIPAL DE FACATATIV
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y GESTIN
ESTRATGICA
MANUAL DE CALIDAD
CDIGO:DIES-MC-01
VERSIN: 03
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OBJETO
1.2
ALCANCE
1.3
EXCLUSIONES
Este Manual no presenta exclusiones ya que todas las actividades de la norma hacen
parte integral de los servicios prestados por la Alcalda de Facatativ y estn
enmarcados dentro de los lineamientos de la normatividad vigente, segn el rgimen
municipal y lo dispuesto en la Constitucin Poltica.
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2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
2.1 Resela Histtica
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La variada topografa produce una amplia gama de tipos de suelos por morfologa y
por composicin fisicoqumica que permite muchas posibilidades de uso
agropecuario, as como para la proteccin y conservacin de los recursos naturales,
actividades ecolgicas y tursticas.
La temperatura promedio es de 12.9C con elevaciones mximas de 22C y mnimas
de 6C, con variacin a la poca del ao. Los vientos soplan generalmente en
direccin sur-este con velocidades promedio de 2,6 mts/seg; la humedad relativa
corresponde al 76% y presenta una precipitacin pluvial entre 600 y 1.400 mm, con
un promedio anual de 829,9 mm, de acuerdo a las pocas de invierno.
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2.4 Misin
Asumimos el compromiso misional de liderar un proceso de administracin, colectivo,
incluyente y gerencial, poniendo en marcha polticas pblicas eficientes que aseguren la
democracia participativa y propicien las condiciones adecuadas para el desarrollo
integral de la poblacin.
2.5 Visin
En el ao 2025 Facatativ ser una Ciudad Contempornea, segura y amble,
posicionada como referente de alto significado histrico y cultural, con una sociedad del
conocimiento que avanza en armona ambiental, para asegurar la sostenibilidad de las
generaciones venideras.
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Comunicacin
(estratgico)
Gestin
(Misional)
Pblica
Social
OBJETIVO
Formular las directrices a
travs de los instrumentos
de planeacin que orienten
la gestin de la Alcalda
Municipal de Facatativ y a
sus partes interesadas,
hacia el logro de una ciudad
ms humana, equitativa,
con valor de lo pblico,
responsable
con
el
ambiente y la alianza
regional para trascender
con potencialidades de la
dependencia
a
la
autonoma, a una ciudad
emprendedora, innovadora,
atractiva y competitive
Crear y ejecutar acciones
de
comunicacin
que
permitan
interactuar,
informar, crear, educar,
motivar y comprometer a la
ciudadana y el gobierno
local en la responsabilidad
de lo pblico.
ALCANCE
Inicia con el anlisis
de
las
directrices
nacionales, pasando
por la concertacin y
aprobacin
de las
directrices y planes y
termina
con
el
seguimiento a los
resultados
de
la
gestin de la Alcalda.
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de los Facatativeos.
Formular
y
ejecutar
acciones integrales en lo
concerniente a: asistencia
tcnica
agropecuaria
y
forestal, infraestructura y
obras civiles, ordenamiento
territorial
y
proyectos
productivos que permitan el
desarrollo sostenible de
Facatativ.
Gestin
de
la
Educacin (Misional)
Administrar y desarrollar
procesos
educativos
tendientes a la formacin
integral del ser humano
mediante la Planeacin,
Direccin y Control de la
educacin formal e informal.
Vigilar y adelantar acciones
que
aseguren
el
mejoramiento de la salud
integral de los facatativeos
a travs de la gestin de
planes,
programas
y
proyectos.
Gestin de la Salud
(Misional)
Gobierno, Movilidad y
Convivencia (Misional)
Implementar y administrar
eficazmente las politicas
gubernamentales
en
ejercicio del poder de
polica,
seguridad,
movilidad,
proteccin
familiar
y
convivencia
ciudadana del municipio de
facatativ garantizando el
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los
programas
y
proyectos
que
redundan
en
el
mejoramiento de la
calidad de vida de los
Facatativeos.
Inicia
con
la
identificacin
y/o
planteamiento de las
necesidades para el
desarrollo
de
la
poblacin urbana y
rural del municipio y
termina
con
la
ejecucin
de
los
proyectos formulados
para tal fin.
Inicia
con
las
actividades
de
Calidad,
Cobertura,
Pertinencia, Eficiencia
y Finaliza con la
mejora continua.
inicia
con
la
identificacion de las
necesidades de salud
integral del municipio
y termina con la
evaluacion
de los
planes
programans
planes y proyectos
propuestos.
Inicia
con
la
identificacin de las
necesidades
en
materia de gobierno,
movilidad
y
convivencia y termina
con su satisfaccin.
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Gestin
(Apoyo)
Financiera
Gestin
(Apoyo)
Jurdica
Gestin Administrativa
(Apoyo)
acceso a la administracin
de la justicia.
Realizar el cobro y recaudo
de impuestos y administrar
los ingresos y gastos de la
entidad a travs de los
instrumentos
presupustales, contables y
financieros establecidos en
la normatividad vigente que
permita el uso ptimo de los
recursos financieros de la
Entidad Territorial.
Desarrollar
y
ejecutar
estrategias que permitan
asegurar la competencia del
talento humano de la
Alcalda
Municipal
de
Facatativ con base en la
educacin,
formacin,
habilidades y experiencia
apropiadas
de
los
servidores
pblicos
en
busca del logro de los
objetivos institucionales.
Realizar
los
procesos
contractuales
para
la
adquisicin de bienes y
servicios y representar a la
Entidad en los asuntos
judiciales y administrativos
que permitan el logro de los
objetivos institucionales.
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Abarca
desde
la
identificacin
de
necesidades
de
talento humano e
incluye aspectos de
ingreso, permanencia
y retiro del servicio,
as como la formacin
y capacitacin de los
funcionarios.
Inicia
con
la
Indentificacin
o
notificacion de las
necesidades
de
bienes, servicios o
asuntos legales y
termina
con
la
contratacin del bien,
servicio o la defensa
de los intereses de la
Entidad Territorial..
Inicia con la recepcion
de las solicitudes por
parte
de
los
funcionarios
dela
administracion
municipal
de
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satisfaccion
de
las
necesidades de los mismo
en busca del logro eficiente
de
los
objetivos
institucionales.
Brindar
atencin,
informacin y orientacin
verbal o virtual a los clientes
internos y externos de
manera oficial directa y
actualizada,
manteniendo
informada a la comunidad
sobre
los
programas,
planes, proyectos, eventos
y actividades que desarrolla
la administracin municipal,
recibiendo y direccionando
las solicitudes, quejas y
requerimientos
a las
distintas dependencias de la
administracin municipal
Gestin Tecnolgica y
de
la
Informacin
(Apoyo)
Asegurar la disponiblidad,
integridad, oportunidad y
confidencialidad
de
la
informacin, que sirve de
base para la toma de
decisiones y el logro de los
objetivos de la entidad,
soportada
en
una
plataforma tecnolgica.
Control y Evaluacin al
Sistema Integrado de
Gestin
AGIL.
(Evaluacin)
Monitorear
la
gestin
integral de la Alcalda, con
el fin de tomar decisiones
adecuadas para ajustar el
direccionamiento
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facatativa, terminando
con la
ejecucion
efectiva
de los
requerimientos
realizados
Inicia con la recepcion
de la informacion ,
requerimientos,
solicitudes, derechos
de
peticion,
que
provienen a solicitud
de usuarios de la
administracion
municipal
y
las
dependencias de la
alcaldia,
direccionando
las
mismas
a
las
dependencias que les
corresponda atender
y
verificar
las
solicitudas
El proceso inicia con
la identificacin de las
necesidades
y/o
requerimientos de los
usuarios en materia
de informacin y/o
soporte, para lo cual
debe determinar las
polticas, programas,
recursos
humanos,
tecnolgicos,
seguridad y finaliza
con la disponibilidad
de la informacin a las
partes interesadas.
Cubre las etapas de
planeacin, ejecucin,
informes, planes de
mejora y seguimiento
a su cumplimiento.
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documentos aplicables en los puntos de uso; define la forma de asegurar que los
documentos permanecen legibles y fcilmente identificables, de identificar los
documentos de origen externo y controlar su distribucin, y de prevenir el uso no
intencionado de documentos obsoletos, aplicndoles una identificacin adecuada en
el caso de que se mantengan.
Control de registros: Este procedimiento define la forma de identificar, almacenar,
proteger, recuperar, retener y disponer de los registros generados en el Sistema
Integrado de Gestin de la Alcalda.
Auditoras internas integrales: En este procedimiento se establece la metodologa
para planificar, realizar, e informar los resultados de las auditorias
internas
integrales realizadas en Alcalda Municipal de Facatativ, para determinar si el
Sistema Integrado de Gestin GIL: es conforme
con
las
disposiciones
planificadas, con los requisitos de la NTCGP 1000:2009 y se ha implementado y
se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.
De igual forma, en este procedimiento se incluye una metodologa para la seleccin y
evaluacin de auditores internos de la Alcalda Municipal de Facatativ.
Control del Servicio No Conforme: En este procedimiento se especifica la forma de
controlar el servicio no conforme, para prevenir su uso o entrega no intencional, y
las acciones a tomar en el caso de detectar el producto o servicio no conforme
despus de la entrega. Adems se definen las responsabilidades y autoridades
relacionadas con el tratamiento del producto o servicio no conforme y la forma de
verificar su conformidad con los requisitos despus de una correccin.
Acciones Preventivas y Correctivas: En este procedimiento se definen requisitos
para revisar las no conformidades reales y potenciales determinar sus
causas,
adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a
ocurrir o se materialicen determinar e implementar las acciones necesarias,
registrar los resultados de las acciones tomadas, y revisar las acciones tomadas.
Estos documentos se encuentran relacionados en el Listado Maestro de Documentos
con sus diferentes instrumentos.
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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1 Compromiso de la Direccin
La Alcalda de Facatativa ha asumido el compromiso con la implementacin,
mantenimiento y mejora del Sistema de Gestin de Calidad para mejorar la
prestacin de los servicios y ejecucin de los procesos, cuenta con canales de
comunicacin para difundir requisuitos en procura de la satisfaccin de los usuarios.
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5.4 Planificacin
En la Alcalda de Facatativ se definen los Objetivos de Calidad acorde a la poltica
de calidad.
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6. GESTIN DE RECURSOS
6.1 Povisin de Recursos
La Alcalda Municipal de Facatativ mediante su principal instrumento de
planificacin Plan de Desarrollo Todos Somos Facatativ, ha designado
recursos para la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad; en el Eje 3:
Territorio Sostenible, sector D. Planeacin, Programa 2: Trabajamos con Calidad,
cuyo objetivo es mejorar los niveles de eficiencia, eficacia y efectividad del
desempeo institucional satisfaciendo los requerimientos del cliente externo e interno.
Adicional a esto, a travs del Consejo Municipal de Poltica Fiscal COMFIS determina
y prioporciona los recursos necesarios para el cumplimiento de las metas
institucionales de las diferentes dependencias que la conforman.
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6.3 Infraestructura
La Alcalda de Facatativ ha determinado la infraestructura necesaria para la
prestacin de los productos y/o servicios
o Infraestructura y mantenimiento de sedes: Los espacios de trabajo de la
Alcalda Municipal de Facatativ, cuentan con iluminacin natural y artificial,
ventilacin y puestos de trabajo adecuados, los cuales ofrecen condiciones
ambientales y ergonmicas, para el desarrollo de las actividades relacionadas
con la prestacin del servicio y la atencin a nuestros usuarios.
o Infraestructura Tecnolgica: Considerando, que la informacin generada por
la Alcalda Municipal de Facatativ, es parte fundamental de los servicios
proporcionados a los usuarios, se evidencia que la Entidad cuenta con la
infraestructura necesaria de equipos y sistemas (hardware y software) para la
gestin de los procesos.
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CONTROL DE CAMBIOS
Versin
Fecha
01/08/2011
23/07/2012
18/11/2014