Unidad

Gestin Administrativa y
de Tesorera en la Ejecucin
Contractual
Lic. Hugo Vallejos Campbell

Actualizado a octubre 2010

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Lic. Hugo Vallejos Campbell

Jefe de la oficina de Administracin y Finanzas del OSCE
Licenciado en administracin de empresas, estudios de post
grado en contratacin pblica en la universidad de Lima, fue
jefe de logstica en COSUCODE, hoy OSCE. Cuenta con una
experiencia de ms de 12 aos en el sector pblico, capacitador
del OSCE y universidades como: San Ignacio de Loyola y la
universidad de Lima.

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Gestin Administrativa y de Tesorera en la

Ejecucin Contractual
Lic. Hugo Vallejos Campbell

Introduccin
Los aspectos que se desarrollan a continuacin buscan complementar diferentes temas
relativos a las diferentes fases de la contratacin estatal que han sido expuestos durante
el presente Mdulo, proponindose definiciones sobre la conduccin de la contratacin
estatal, con un enfoque que toma en cuenta normas de aplicacin supletoria a la Ley de
Contrataciones (Decreto Legislativo N 1017) y su Reglamento (aprobado por Decreto
Supremo N 184-2008-EF), hacindose hincapi en aspectos especficos que han sido
objeto de modificacin respecto de la normativa anterior.
Tambin hay que tomar en cuenta la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo que indica los
sistemas administrativos y quines son los responsables de normarlas y su relacin con la
contratacin pblica.
El principio de legalidad contemplado en la Ley N 27444, Ley del Procedimiento
Administrativo General
A la actuacin de los funcionarios pblicos, al gestionar o conducir los sistemas
administrativos, resulta aplicable lo dispuesto por el numeral V del Ttulo Preliminar de la
Ley N 27444, norma que dispone que las autoridades administrativas deben actuar con
respeto a la Constitucin, la ley y al derecho, dentro de las facultades que le estn atribuidas
y de acuerdo con los fines para los que les fueron conferidas.
Facultades de los rganos y dependencias de cada entidad
Segn la Ley cada entidad debe establecer en su Reglamento de Administracin y Funciones
u otro instrumento de gestin el rgano u rganos responsables de programar, preparar,
ejecutar y supervisar los procesos de contrataciones, debiendo sealar las actividades que
competen a cada funcionario con la finalidad de establecer las responsabilidades que le
son inherentes.
La asignacin clara de funciones permite desconcentrar funciones, lo que redunda en
transparencia en la gestin, y, en la asignacin de responsabilidades por potenciales
incumplimientos a la normativa.
Son rganos o dependencias involucrados en la gestin del proceso de seleccin y de la
contratacin, los siguientes:
De la relacin precedente slo los Comits Especiales se encuentran excluidos en todo
supuesto de la Gestin Administrativa del Contrato, pues sus funciones culminan con el
consentimiento de la Buena Pro o la cancelacin del proceso.

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Esta diapositiva explica el procedimiento que vamos a seguir a lo largo de toda la exposicin
sobre los sistemas de gestin administrativa.
En un primer momento vamos a dar alcances respecto a conceptos generales, luego vanos
a desarrollar los roles e instancias que hay en la contratacin estatal y su relacin con los
diferentes sistemas y finalmente vamos en detalle a la relacin que existe entre los sistemas
administrativos y la contratacin estatal.

Que es administracin?
Es un proceso sistemtico cuyo objetivo es lograr la eficiencia a travs de la distribucin
de todos los recursos con base en la adecuada toma de decisiones para el logro de los
objetivos trazados.

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La administracin es la ciencia, el arte y la profesin que nos permite coordinar los factores
humanos y los recursos tecnolgicos, fsicos, materiales y financieros para el logro de los
objetivos
Segn Idalbereto Chiavenato, la administracin es la conduccin racional de las actividades
de una organizacin, con o sin nimo de lucro. Ella implica la planeacin, la organizacin,
la direccin y el control de todas las actividades diferenciadas que la divisin del trabajo
presente en una organizacin
RECORDEMOS
En el Sector Pblico, tambin se administra y los funcionarios y servidores pblicos tienen
la obligacin de dar cuenta de los recursos pblicos que administra
Los recursos pblicos tienen que ser administrados de manera eficiente y eficaz.
Los servidores pblicos tienen el deber de cumplir las normas que le son aplicables bajo
responsabilidad.

Como se haba mencionado en la lmina anterior para conducir correctamente una

organizacin pblica o privada se debe realizar las actividades de planificacin, organizacin,
direccin y finalmente debe existir un control.

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La administracin publica es un instrumento de gobierno el cual est conformado por las

entidades pblicas, que la conforman en todo el territorio nacional sean del Gobierno
Central, Gobierno Regional o Gobierno local (municipalidades), etc.
Las entidades deben producir bienes, servicios u obras para lograr los objetivos trazados
en sus planes estratgicos en un ano fiscal, para lo cual deben tener su presupuesto
debidamente aprobado as como su Plan Anual de Contrataciones (PAC). Para conseguir
sus bienes, servicios u obras deben aplicar la Ley de Contrataciones del Estado (sistema).

Gestin Administrativa en la Administracin Pblica

La Gestin Administrativa, en sede de la Administracin Pblica, puede ser definida como
la conduccin de los sistemas administrativos, conduccin que involucra su planificacin,
organizacin, coordinacin y control y que se evidencia en la expedicin de actos de

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administracin interna, actos administrativos, tanto durante los actos previos al proceso
de seleccin, durante la seleccin en si e incluso durante la ejecucin de contratos.
Es en el marco de la conduccin de dichos sistemas que se desarrolla la contratacin
por parte del Estado de bienes, servicios y ejecucin de obras, que regula la Ley de
Contrataciones.
Debe tenerse en cuenta que la Gestin Administrativa se ejerce en apoyo al cumplimiento
de las funciones sustantivas de una entidad, no siendo una finalidad en s misma, al estar
referida a la utilizacin eficiente de medios (procedimientos) y recursos materiales (bienes/
servicios), econmicos (fondos pblicos) y humanos (funcionarios y servidores).

Definicin de Entidades segn la Ley de Contrataciones

Consideracin adicional que resulta relevante es que el artculo 3 de la Ley, dispone que
se encuentren dentro de su mbito de aplicacin, bajo el trmino genrico de entidades,
las siguientes:
El Gobierno Nacional, (incluyendo sus dependencias y reparticiones);
Los Gobiernos Regionales, (incluyendo sus dependencias y reparticiones);
Los Gobiernos Locales, (incluyendo sus dependencias y reparticiones);
Los Organismos Constitucionales Autnomos;
Las Universidades Pblicas;
Las Sociedades de Beneficencia y las Juntas de Participacin Social;
Las Fuerzas Armadas y la Polica Nacional del Per;

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 Los Fondos de Salud, de Vivienda, de Bienestar y dems de naturaleza anloga de las

Fuerzas Armadas y de la Polica Nacional del Per;
Las empresas del Estado de derecho pblico o privado, ya sean de propiedad del Gobierno
Nacional, Regional o Local y las empresas mixtas bajo control societario del Estado; y,
Los proyectos, programas, fondos, rganos desconcentrados, organismos pblicos del
Poder Ejecutivo, instituciones y dems unidades orgnicas, funcionales, ejecutoras y/o
operativas de los Poderes del Estado; as como los organismos a los que alude la Constitucin
Poltica del Per y dems que sean creados y reconocidos por el ordenamiento jurdico
nacional.
En ese sentido, toda entidad que se encuentre comprendida en el detalle precedente
deber observar las disposiciones de la Ley y su Reglamento al contratar bienes, servicios
u obras.

El artculo 46 define a los sistemas administrativos como un conjunto de principios, normas,

procedimientos, tcnicas e instrumentos mediante los cuales se organiza la administracin
pblica y se regulan la utilizacin de recursos. Solo por ley se crea un Sistema. Para su
creacin se debe contar con la opinin favorable de la Presidencia del
Consejo de Ministros.
El Artculo 45 define a los Sistemas Funcionales como aquellos que tienen como finalidad
asegurar el cumplimiento de polticas pblicas que requieren la participacin de todas o
varias entidades del Estado. El Poder Ejecutivo es responsable de reglamentar y operar los
Sistemas Funcionales.

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Como bien seala la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, los sistemas administrativos tienen
por finalidad regular la utilizacin de los recursos en las entidades de la administracin
pblica, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso.
La finalidad es clara para los servidores y funcionarios pblicos, por lo cual debemos
cumplirla y respetarla. La ley de Contrataciones del Estado tambin menciona en su objeto
(articulo 2) que se debe maximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones
que realicen las entidades del sector pblico.
Para tal efecto se debe cumplir con los procedimientos establecidos en la Ley y su
Reglamento. En buena cuenta no cumplir con los procedimientos no nos hace ms
eficientes ni eficaces o buenos gestores sino por el contrario estaramos frente a una
negligencia y por consiguiente asumir las responsabilidades del caso.

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La Ley de contrataciones del Estado D.L. No 1017 y su Reglamento aprobado por Decreto
supremo No 184-2008-EF establece el mbito de aplicacin en la contratacin de bienes,
servicios y obras. En ese sentido, las fases de contratacin estatal son preclusivas y deben
de cumplirse a cabalidad bajo responsabilidad, para una eficiente gestin por parte de los
responsables. Cuando se menciona a los responsables no solo corresponde a la rgano
encargado de las contrataciones OEC sino tambin a los dems actores y sus roles que
tienen asignado.
Ejemplo
Podemos citar por ejemplo al rea usuaria quien formula su requerimiento (Actos
preparatorios), el Comit Especial que conduce el proceso de seleccin correspondiente
(Seleccin) y el rea Usuaria cuando se ejecuta la prestacin que ha requerido (Ejecucin
Contractual).

Como bien se haba sealado en la diapositiva anterior la norma de contratacin pblica

seala los actores, sus responsabilidades y roles que tienen asignados para delimitar la
responsabilidad.
Asimismo como parte de la gestin administrativa, estos actores tienen que coordinar
permanentemente para cumplir sus objetivos que es la de contar de forma oportuna con sus
bienes, servicios u obras y cumplir con sus metas. Para tal efecto la norma de contratacin
pblica ha establecido herramientas de gestin para cumplirlas como por ejemplo el Plan
Anual de Contrataciones.
Como podemos observar en la diapositiva, la definicin de la necesidad e inicio de toda
contratacin debe ser formulada por el rea usuaria, la disponibilidad presupuestal es
otorgada por el rea de presupuesto o quien haga las veces, la determinacin del valor
referencial le corresponde a la rgano encargado de las contrataciones OEC, la aprobacin
del expediente de contratacin a la mxima autoridad administrativa o en quien delegue
dicha funcin.

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Recordemos
El artculo 5 del Reglamento de la Ley de contrataciones seala los Funcionarios y rganos
encargados de las contrataciones:
1. Titular de la Entidad
2. Area usuaria
3. Organo encargado de las contrataciones
4. Comit Especial

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Los Sistemas Administrativos son creados por Ley y cuentan con legislacin especfica.
De conformidad con lo dispuesto por la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, Ley No 29158 en
su artculo 46 los sistemas administrativos son los siguientes:
Abastecimiento
Presupuesto Pblico
Tesorera
Endeudamiento Pblico
Contabilidad
Inversin Pblica
Gestin de Recursos Humanos
Planeamiento Estratgico
Defensa Judicial del Estado
Control
Modernizacin de la Gestin Pblica
El Poder Ejecutivo tiene la rectora de los Sistemas Administrativos, con excepcin del
Sistema Nacional de Control.
El Sistema Nacional de Planeamiento Estratgico se rige por la ley de la materia. En
ejercicio de la rectora, el Poder Ejecutivo es responsable de reglamentar y operar los
Sistemas Administrativos, aplicables a todas las entidades de la Administracin
Pblica,
independientemente de su nivel de gobierno y con arreglo a la Ley de Procedimiento
Administrativo General.
Esta disposicin no afecta la autonoma de los Organismos Constitucionales, con arreglo
a la Constitucin Poltica del Per y a sus respectivas Leyes Orgnicas. El Poder Ejecutivo
adeca el funcionamiento de los Sistemas Administrativos al proceso de descentralizacin.
Todos estos sistemas se encuentran interrelacionados y los servidores pblicos deben
tomar en cuenta.
El sistema de bienes nacionales que si bien no se menciona en la Ley del Poder Ejecutivo,
en su Ley de creacin lo considera como un sistema el cual interacta con el sistema de
abastecimiento, con el sistema de contrataciones, con el sistema de contabilidad, etc.
Ejemplo
Si una entidad va adquirir servidores, lo que debe hacer para su adquisicin es efectuar su
adquisicin a travs de la aplicacin de la normativa de contratacin pblica (sistema de

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contrataciones), una vez que se firme el contrato y se emita la orden de compra el bien debe
internarse en el almacn para la conformidad. Una vez que cuente con la conformidad, el
bien a travs del sistema de control patrimonial se le asignara en uso (cdigo patrimonial) a
una persona del rea de sistemas o quien haga sus veces quien tendr la responsabilidad de
velar por el bien (sistema de bienes nacionales) y se le comunicara a contabilidad (sistema
de contabilidad) para incorporarlo como activo. Como podemos ver en este simple ejemplo
cmo interactan los sistemas administrativos.

Resumiendo, debemos tener en cuenta que los que nos desempeamos en el sector
publico en cualquier rea debemos conocer los sistemas administrativos y su interrelacin
con los dems sistemas para no infringir las leyes, reglamentos, directivas, etc. la adecuada
aplicacin nos permitir efectuar una mejor gestin.

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Cuando estn involucrados recursos pblicos y como bien lo seala el artculo 2.- Objeto del
Decreto legislativo N 1017, el objeto de la Ley de Contrataciones del Estado es establecer las
normas orientadas a maximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones
que realicen las Entidades del Sector Publico, de manera que estas se efecten en forma
oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad, a travs del cumplimiento de
los principios sealados en el artculo 4 de la Ley, el abastecimiento como el de compra
resulta estratgico en su conjunto para maximizar el valor del dinero.
Ejemplo
Una entidad requiere de un servicio de fotocopiado. Para ustedes que opcin es la mejor
para un eficiente abastecimiento; comprar fotocopiadoras o alquilarlas.
Lo que se debe hacer es efectuar una comparacin de costo-beneficio, no solo del precio
unitario por copia sino tambin de los costos durante su utilizacin tales como, papel,
tner, mantenimiento preventivo, reparaciones, etc. y con ello realizar la comparacin de
ambas opciones y decidir para mi entidad cual es la mejor opcin.
Ojo: Tambin hay que tomar en cuenta que este tipo de anlisis vara de acuerdo al lugar
donde se encuentre ubicada la entidad, necesidad real, presupuestos, costos, etc. por lo
que estandarizar este tipo de decisiones no sera correcto.

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Actividad 2
Luego de visualizar los videos y leer los textos, ingrese
a su aula virtual: www.utrivium.com para desarrollar la
actividad calificada asignada en esta unidad.

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