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"MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ECHARATI"

lllll.ECTIVA

Normas para la Administracin de Fondos bajo la modalidad

de Encargo al Personal de la Municipalidad Distrital de


Hcharati.
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VALDERR~MA

DE

CPC. LIZANDRO FEHNANDEZ B/\CA


DIRECTOR DE LA OFICINA DE ADMIN ISTRACION Y

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GERENCIA DE iNFRAE STRUCTURA Y DES/\RROLLO TERr~IT1_:v:;t;\llt'


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OFICINA DE SUPERV!SION Y LIOUIDJl..CION DE PFWYECTO S l
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GERENCIA DE DESARROLLO ECONMICO
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GERENCIA DE DESNmOLLO SOCif-l..L Y SEFN MUNICIPALE~ HORA: .J./..: ~s. FOLIO: ... .::: ... ... .
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~: ._ -tU: i7LJ7 JEFE DE DIV19!QN DE DES.I\RROLLO URBANO Y RUR/\L
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JEFE DE DIVISIN DE ESTUDIOS Y PROYECTOS
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DIRECTOR DE Lr-\ OFICINA DE ASESORIA JURDICA
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JEFE DE LA OFICINA DE PROGRAMACIN E INVERSIONES (OPI)
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DIRECTORA DE LA OFICINA DE PLANEAMIENTO, PPTO. Y RACIONALIZACIN. SECf~ETARA GENEF<AL
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JEFE DE INFOR ~AT I CA Y SIS T E~ATIZACIN DE PROCESQ~;; \ ~:.: '':_~: .. .. "Ji'"~~.([}
JEFE DE DIVISION DE LIQUIDACION DE OBRAS
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"'= =" - JEFE DE LA UNIDAD OPERATIVA DE ECHARA TI


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JEFE DE U\ UNID!-\D OPERATIVA DE P;\LMA REAL
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JEFE DE L/\ UNIDAD OPERATIVA DE KITEN!
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JEFE DE L.A UNID;\D OPER;\TIV!\ DE IVOCHOTE
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JEFE DE LA UNIDAD OPEf~ATIV/\ DE KEPASHIATO
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JEFE DE LA UNIDAD OPERATIVf\ DE BAJO URUBAMBA- NORTE
JEFE DE LA UNIDAD OPEI~ATIVf\ DE BAJO UF<UBAMBA - SUf~
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JEFE DE UN IDAD DE TESORERA y RENTAS
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JEFE DE UNIDAD DE CONTABILIDAD
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JEFE DE UNID.A.D DE LOGISTICA
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JEFE DE UNiDAD DE RECURSOS HU~.;lANOS
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JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL
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REG. W:
JEFE DEL AREA DE RENTAS
JEFE
DE LA UNIDAD GESTIN PATRIMONIAL
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JEFE DEL AREA DE REGISTRO CIVIL
COORDINADOR DEL PROGRAMA VASO DE LECHE
SECRETARIO TCNICO DEL COMIT DISTRITAL DE DEFENSA CIVIL
RESPONSABLE DE LA DEFENSORIA MUNICIPAL DEL NIO Y ADOLESCEf\.!TE

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ASUNTO

: Entrega Directivas Internas para su cumplimiento

REFERENCIA

: Acuerdo de Concejo W094-2012-A-MDE/LC

FECHA

: Echarati, 20 de Diciembre del 2012

Mediante el presente me dirijo a Usted. con la finalidad de remitir adjunto un (01) eJemplar de las
Directivas Internas aprobada mediante Acuerdo de Concejo N''094-20.12-/\-MDEILC de fecha 22 de Noviembre dei
2012, siendo los siguientes:

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MEMORANDUM ML T. N 01311 -2012-MDE-LC/OAF-03

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MUNICI PALI DAD DIST r-\ITAL DE E C HARATI


LA CONVENCIN- CUSCO
OFICINA. DE ADMINISTRACIN Y FIN A NZAS

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DOCUMENTOS RECIBIDOS

SECRETARIA

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REG . N?.. .2~1~... FOLJO: --~?~- ~ --

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NORMAS PARA LA ADMINISTRACIN DE FONDOS BAJO LA MODALIDAD DE ENCARGO


AL PERSONAL DE LA MUNIC IP?.LIDAD DISTRITAL DE ECHARA TI.
NORMAS PARA EL MANEJO Y CONTROL DE FONDO FIJO PAR.A. CAHA CHICA DE LA
MUNICIPALIDAD DiSTRITAL DE ECHARAfl .

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que. comunico para su debido cumplimief2_tO

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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ECHARATI

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VISTOS:

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El Informe N" 150-2012-00AF-MDE/l..C del Director de la Oficina de Administracin y Finanzas. Opinin legal W 0212012-MDE-OAJ/JAL de la Direccin de Asesora Jurdica. y:
CONSIDERANDO:
Que. de acuerdo a lo dispuesto por el Artculo 194 de la Constitucin Poltica del Pen. modificada por la Ley de
Reforma Constitucional Ley N" 27680, concordante con el Articulo JI del Titulo Preliminar de la Ley Orgnica de Municipalidades Ley
N" 27972. establece que las Municipalidades Provinciales y Dstritales son rganos de Gobierno Local. que emanan de la voluntad
'.?,~ ':~.-(" pular. con personera jurdica de derecho pblico y autonoma polit1ca. econmica y administrativa en los asuntos de su
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Qua, con Informe N" 150-2012-DOAF-MDEJLC el Director de la OfiCina de Adrn1nistracin y Finanzas. remite
opuestas para la implementacin de la Directiva 'NORMAS PARA LA ADMINISTRACIN DE FONDOS BAJO LA MODALIDAD DE
NCARGO INTERNO A FUNCIONARIOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ECHARA r- y de la Directiva 'APERTURA,
MANEJO Y CONTROL DE FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA DE LA MUNICiPALIDAD DISTRITAL DE ECHARA TI-. las que refieren
cuentan con la Op1nin Legal favorable de la Ofteina de Asesora Jurdica. y que las mismas se encuentran enmarcadas dentro de la
Ley General del Sistema de Tesorera Ley N" 28693 y la Direct1va General de Tesorera N" 001-2007-EFf77 .15 y dems normas
conexas. para lo cual cumple con adjuntar las m1smas;

Cf'l't . :-

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Que. el Articulo 400 de la Directiva N" 001-2007-EFf77 .15. "Directrva de Tesorera para los Gob1ernos Locales
Correspondiente al Ao Fiscal2007" aprobada mediante Resolucin D1rectoral N" 002-2007-EFf77 15 de la Direccin Nacional del
Tesoro Pblico del Ministerio de Economia y Finanzas. establece las d!spos1ciones sobre el manejo de fondos por la Modalidad de
"Encargos. sealando que puede utilizarse excepcionalmente la modalidad de "Encargo' a personal expresamente designado para
la eecuc1n del gasto que haya necesidad de realizar, atendiendo a la naturaleza de determinadas funciones. al adecuado
cumplimiento de los objetivos institucionales. entre otros; y que el uso de esta modalidad debe regularse mediante Resolucin y que
para cada caso debe rea~zarse. la descripcin de! objeto del Encargo. los conceptos del gasto. sus montos maximos las
condiciones. etc

Que. el numeral 10 del Articulo 10 de la Resolucin Diredoral W 001-2011-EFf77 15. que dicta disposiciones
complementanas a la Directiva de Tesorera aprobada porla Resolucin Directora! N" 002-2007-EFf77 .15 y sus modificatorias .
se1~ala que la Caja Chica es un fondo en efectivo que puede ser constituido con Recursos Publiccs de cualquier fuente que financie
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.
el presupuesto institucional para ser destinado unicamente a gastos menores que demanden su cancelacin 1nmediala o que. por su
, . . / .'' .{::;'-. final1dad y caracleristica . no puedan ser debidamente programados: que asimismo el inciso d} del Articulo 36" de la Direcliva N"
002-2007 -EFf77 .15, establece que el Director General de Administracin, o quien haga sus veces. debe aprobar una Directiva para
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.~ \la admimstracin del Fondo de Pagos en Etec!lvo. en la m1sma oportunidad de su constitucin .. y disponer la realizacin de arqueos
~~}nopinados. sin perjuicio de las acciones de fiscalizacin y control a cargo del rgano de Control Institucional. El obeto de la
\ /j. . ,>. j ,_'~ Directiva es racionalizar los gastos con cargo a los recursos del Fondo Fijo para Ca a ChJCa. promoviendo el uso eficiente y
responsable por parte de las Unidades Organicas de la Mumcipalidad Distrital de Echarati. asimismo se seala en el Artculo 37" se
podr utilizar el Fondo Fio para Caja Chica para gastos con cargos a fuentes de f1nanciamiento distintas a la de Recursos
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Ordinarios, y su administracin se sueta a las normas generales de Tesorera 06 y 07 aprobadas por la Resolucin Directora! W
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026-80-EFf77 15 y las disposiciones que regulan el Fondo para pagos en Efectivo de la Dired1va.
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Que. mediante Opinin Legal N" 021-2012-MDE-OAJ/JAL de la Direccin de Asesora Jurdica. venhcado el contenido
o. 1 pmpoos" ilo Dimdi'" ''"''"" mooif.,l qoo 1" "'"""" io>ioc 'k"'"'" y oboi.o. P"' lo oo.l '"o m y PI""'<"
har que se camine ordenadamente. opinando que la misma sea debatida en Ses1n de ConceJO Mun1c1pai;
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Ove. el Artculo 39 de la Ley Orgnica de Municipalidades Ley . N" 27972 establece que. Los Concejos Mun1apales
eercen sus funciones de Gobierno mediante la aprobacin de Ordenanzas y Acuerdos. los asuntos Adrnnistralivos concernientes a
su organi zacin Interna. los resuelven a tr avs de Resoluciones de Conceo.

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... ,JtJISpensa de la aprobacin del Acta, los ml8mbros del Conceo por unamm1dad de votos de los seno res Reg,dores. se

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Que . el Art icu!o 41 de la Ley N" 27972 ley Orgn1ca de MuniCipalidades. establece que "Los acuerdos son
uec1510nes que toma el Conceo refendas a asuntos espec 1flcos de mters pbliCO vecmal o mst1tUc1onal . que expresan la voluntad
del organo de gob1erno para practicar un delermmado acto o suetarse a una conducta o norma InStitUCional'

"

. : ; ACUERDA :
ARTCULO 1".- APROBAR . la Direct1va W 01 -r,ORIM S PAP.A LA ADMINISTRACIN DE FONDOS BAJO LA MODALIDAD DE
ENCARGO INTERNO A FUNCIONARIOS DE LA MUNiCIPALIDAD DISTRITAL DE ECHARA TI . el m1smo que consta de 10 y 03
:nexos, y que como anexo forma parte del presente Acuerdo

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094 - 2012-A-MDE/LC.

ARTICU LO 2. APROBAR, la Directiva N" 02 APERTURA. MANEJO Y CONTROL DE FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA O
MUNICIPALIDAD DI STRITAL DE ECHARA. TI. , el mismo que como anexo forma parte integrante del presente Acuerdo
ARTCULO 3 _. AUTORIZAR, al Alcalde de la Municipalidad Dislrita! de Echarati. para que mediante Decreto de Alcaldla. impleme
aprobado en los Artculos precedentes.
ARTICULO 4" ENCARGAR. a Gerencia Municipal y a ia OfiCina de Administracin y Finanzas. adoptar todas las medida
correspondan para el cumplimiento del presente Acuerdo.

REGISTRESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE


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-DIRECTIVA: NORMAS PARA LA AOMINISTRACIN DE FONDOS BAJO LA MODALIDAD DE


ENCARGO INTERNO Al PERSONAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ECHARATI.

CAPITULO 1
ASPECTOS GENERALES

La Municipalidad Distrital Echarati es un ente de gobierno local, regido bajo la


constitucin Poltica del Per, Ley Orgnica de Municipalidades y Ley de Procedimiento
administrativo General, quien debe dictar normas para la buena marcha de fa Gestin
Municipal, correspondiendo en el presente caso fas instrucciones relacionadas al otorgamiento
de encargos al personal de la Entidad, su autorizacin, control y oportuna rendicin de cuenta
documentariamente;
Que la Directiva de Tesorera W 001-2007-EF/77.15 y modificatorias Resolucin Directora!
W 004-2009-EF-77.15 seala en su Art. 402- "Encargos" a Personal de la Institucin- incisos
40.1) Consiste en la entrega de dinero mediante cheque o giro bancario a personal de la
Institucin para el pago de obligaciones que, por la naturaleza de determinadas funciones o
caractersticas de ciertas tareas o trabajos indispensables para el cumplimiento de sus
objetivos institucionales, no pueden ser efectuados de manera directa por la Direccin de
Administracin y Finanzas o la que haga sus veces en la Municipalidad. Tales como: a)
Desarrollo de eventos, talleres o investigaciones, cuyo detalle de gastos no pueda conocerse
con precisin ni con la debida anticipacin . b) Contingencias derivadas de situaciones de
emergencia declaradas por Ley. e) Servicios bsicos y alquileres de dependencias que por
razones de ubicacin geogrfica ponen en riesgo su cumplimiento dentro de los plazos
esta blecidos por los respectivos proveedores. d) Adquisicin de bienes y servicios, ante
restricciones justificadas en cuanto a la oferta local, previo informe de la Unidad de Logstica u
oficina que haga sus veces. Inciso 40.2) Se regula mediante Resolucin del Director de
Administracin y Finanzas o de quien haga sus veces, establecindose el nombre de la(s)
persona(s), la descripcin del objeto del "Encargo", los conceptos del gasto, los montos, las
co ndiciones a que deben sujetarse las adquisiciones y contrataciones a ser realizadas y el
ti empo que tomar el desarrollo de las mismas y el plazo para la rendicin de cuentas
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debidamente documentada. Inciso 40.3) la rendicin de cuenta no debe exceder los tres (3)
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ell as hbiles despus de concluida la actividad materia del encargo, excepcionalmente de hasta
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~.\>~ ~ 08 das debidamente justificado, salvo cuando se trate de actividades desarrolladas en el
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cxt1:!rio r del pas en cuyo caso puede ser de hasta quince (15) das calendario. inciso 40.4) La
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utili zlc in de esta modalidad de ejecucin es para fines distintos de los que tienen
!s tabl ecidos el Fondo para Pagos en Efectivo o Fondo Fijo para Caja Chica y los viticos, no
ex im e del cumplimiento de los procedimientos de adquisicin aplicables de acuerdo a Ley, y es
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el e excl usiva competencia y responsabilidad de la Municipalidad. In ciso 40.5) No procede fa
.0.,'};~ entrega de nuevos "Encargos" a personas que tienen pendientes fa rendicin de cuentas o
.;... . .~ devolucin de montos no utilizados de " Encargos" anteriormente otorgados, bajo
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;:.' res ponsabilidad del Director de Administra cin y Finanzas o de quien haga sus veces.

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inci:~ es~abfec:

Que la Resolucin directo,ral N" 036-2010-E:/77.15 en _e l Art. 4


1)
que .- El
monto del encargo no debera exceder de las d1ez (10) Un1clades lmpos1t1vas Tnbutanas- UIT,
con excepcin de los destinados a la compra de alimentos para personas y animales, al pago
ele jornales o propinas y a las acciones a que se contrae el inciso e) del numeral 40.1) del
artculo 40 de la Directiva de Tesorera.

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Artculo 12 Finalidad .
Establecer los lineamientos para el otorgamiento de recursos mediante la modalidad de
encargo interno.

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Artculo 22 Objetivo .
Establecer las normas y procedimientos a seguir para la ejecucin y control de los recursos
otorgados a travs de la modalidad de encargo al personal en la Municipalidad Distrital de
Echarati para la ejecucin de gastos urgentes .
Artculo 32 Alcance
Estn comprendidas y obligadas al cumplimiento de la presente Directiva todas las
unidades orgnicas de la Municipalidad .
Artculo 42 Vigencia

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La presente Directiva entra en vigencia a partir del da siguiente de su Aprobacin,


debiendo ser pub licada en la Pgina Web de la Institucin .

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Artculo 52 Base Legal

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Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades

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Ley N 29812 Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2012
Ley N 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorera y actualizada al
31/12/2011.

Decreto Legislativo W 1017 y su modificatoria Ley W 29873 Ley de Contrataciones del


Estado y su Reglamento D.S. W 184-2008-EF y su modificatoria D.S. W 138-2012-EF.
Decreto Supremo N 054-99-EF- Texto nico ordenado de Impuesto a la Renta
R.M N 801-81 EFC/76.01 Normas Generales del Sistema de Contabilidad
Resolucin de Contra lora 320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno.
Resolucin N 007-99/SUNAT y modificatorias que aprueba el Reglamento de
Comprobantes de Pago .

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Resolucin Directora ! N 002-2007-EF/77.15, que aprueba la Directiva N 001 -2007EF/77.15 - Directiva de Tesorera y modificatorias RD. N 004-2009-EF/77 .15, R.D.
026-2010, 001-2011 y 004-2011-EF/77.15.
CAPTULO 11
DEL ENCARGO Y RESPONSABILIDADES

rtculo 62: Encargo y custodia

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Co nsiste en la entrega de dinero mediante cheque al personal de la Municipalidad Distrital


de Ec harat i para el pago de obligaciones que por la natura leza de determinadas funcion es o
carac terfsticas de ciertas tareas o trabajos indispensab les para el cumplimiento el e sus
ob jetivos institucionales, no pueden se r contratadas de manera directa por la Unidad de
Lo gs tica, tales corno:

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Desarrollo de eventos, talleres o investigaciones, cuyo detalle de gastos no pueda
conocerse con precisin ni con la debida anticipacin .

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...

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Contingencias derivadas de situaciones de emergencia declaradas por Ley .


Servicios bsicos y alquileres de dependencias que por razones de ubicacin geogrfica
ponen en riesgo el cumplimiento de su obligacin dentro de los plazos establecidos por los
respectivos proveedores .
Adquisicin de bienes y servicios ante restricciones justificadas en cuanto a la oferta
locaC con informe previo de la Unidad de Logstica u oficina que haga sus veces.
6.2 Custodia de los Fondos por Encargo
Los responsables de los Encargos debern custodiar adecuadamente el dinero en efectivo y
los comprobantes de pago que sustenten los desembolsos efectuados. La Unidad de Tesorera
proporcionar a los responsables de la custodia de fondos, los mecanismos necesarios para
salvaguardar los fondos a su cargo. En caso de prdida de dinero, este hecho ser informado la
Direccin de Administracin y Finanzas de tal modo que gestione la determinacin de la
responsabilidad del caso .
Artculo

]Q

Responsabilidades

7.1- De la Ofici na de Tesorera


La Unidad de Tesorera, efectuar el seguimiento del procedimiento y utilizacin de los
Encargos al personal en la Municipalidad Distrital de Echarati a travs de reportes de control,
que permitirn tomar las medidas correctivas pertinentes .

7.2- Responsabilidad del Encargado del Fondo


El personal designado mediante la resolucin correspondiente es el responsable de la
;1dministracin de los Encargos, quien deber cumplir con lo siguiente:
J-

Efectuar la rendicin de cuentas del Encargo asignado (Conforme Anexo 03) .

b-

En caso de efectuarse pagos afectos a renta de cuarta categora (Recibos por


HonorariosL el encargado bajo responsabilidad efectuar la retencin del 10% del
Impuesto a la renta cuando el importe supere a los S/. 1,500.00 Nuevos Soles. Procede
la suspensin de retenciones cuando la SUNAT as lo autorice, para cuyo efecto deber
ad juntar la Solicitud de suspensin de retenciones Formulario NQ 1609 emitido por
SUNAT; La retencin debe ser depositada en la misma cuenta corriente que fue
otorgado el encargo al momento de efectuarse la liquidacin de fondos. Todos los
casos de pagos de honorarios (con o sin retencin) deben informarse a la Unidad de
Hecursos Humanos dentro del perodo tributario por el Encargado para ser incluidos en
la Declara cin PDT 601 4ta Categora , bajo responsabilidad del titular del fondo; y
como conformidad deber tener el sello: DECLARADO PDT, adems de indicar mes y
alo de declaracin . Si por incumplimiento se generasen multas, estas se rn pagada s
co n su peculio por el responsable. El encargado directamente o a travs de un
respo nsable, ingresar los datos de los Recibos por Honorarios en el Mdulo PDT 4ta.
Categora del Si stema General de Trabajadores - SIGTA para lo cual solicitar a la
Direccin ele Administracin y Finanzas la autorizacin de acceso correspondiente .

e-

El monto de cada comprobante de pago por la adquisicin de bienes, prestacin de


servicios y otros conceptos, no debe exceder de 3 Unidades Impositivas Tributarias
(UIT) Vigente.
d- Para el caso de Actividades que conlleven un espacio de tiempo prolongado debern
llevar el control detallado del movimiento del fondo encargado, a travs del formato
Auxiliar Estndar, segn Anexo formato No 04 de acuerdo a lo establecido en la
presente directiva.

7.3- De la Oficina de Contabilidad


La Oficina de Contabilidad controlar la adquisicin de bienes, cuya vida til estimada ser
mayor de un (01) ao en un registro Auxiliar de bienes patrimoniales, sacar copias de los
comprobantes de pago que la sustenten y remitir a la Unidad de Gestin Patrimonial para su
codificacin, registro y conciliacin, bajo responsabilidad.

CAPITULO 111
DE LA SOLICITUD Y OTORGAMIENTO DEL ENCARGO
Artculo go -Solicitud y Otorgamiento del Encargo

8.1.- Personal Autorizados a Solicitar Encargos


El personal autorizado a solicitar encargos lo harn, salvo necesidades urgentes, con cinco
das hbiles de anticipacin, de acuerdo con las necesidades de las actividades de sus unidades
orgnicas.
8.2.- Solicitud de Encargo
a)

El Responsable de la Unidad Orgnica dirige el requerimiento de bienes y/o serv1c1os


mediante informe debidamente detallado a la Direccin de Administracin y Finanzas
indicando fecha de inicio y culminacin de la actividad a realizarse, para su visacin
correspondiente, la solicitud detallara lo siguiente:

Indicacin de la Actividad

Descripcin del objeto del encargo

Presupuesto referencial del gasto por concepto: Monto, Secuencia Funcional y


clasificador de gastos.
Monto del encargo, el cual QQ..._deber exceder de las W UIT.
Plan de trabajo: Periodo de ejecucin.
Fecha de culminacin de la actividad.

La Direccin de Administracin y Finanzas exigir el Formato denominado "Autorizacin


de Encargo Interno a personal de la Institucin" (Anexo N" 01) para atender el
requerimiento formulado por la Unidad Orgnica.
~~A" r La Direccin de Administra-cin y Finanzas remite~a la Unidad de Logstica el requerimiento
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para su evaluacin e informe sobre la factibilidad de atenci_n.

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8.3.- Viabilidad de la Solicitud

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a)

La aprobacin de la solicitud corresponde a la Direccin ele Administracin y Finanzas,


quien emitir la Resolucin Administrativa otorgando el Encargo, previamente
requerir el informe respectivo de la Direccin de Planeamiento, Presupuesto y
Racionalizacin, respecto a la certificacin presupuesta!. De no contar con presupuesto
o ante la denegatoria de los puntos a) y b) comunicar por escrito al solicitante.

b)

La Unidad de Contabilidad verificara si el solicitante cuenta con Encargos pendientes


por rendir " .. no se otorgaran Encargos al personal que tengan pendientes la
rendicin de cuentas o devolucin de montos no utilizado de Encargos
anteriormente otorgados ... " .

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.......
.......
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8.5.- Otorgamiento y Entrega del Encargo


La Direccin de Administracin y Finanzas firma la resolucin y remitir a la Unidad de
contabilidad para el Registro SIAF y este a su vez remitir a la Unidad de Tesorera, para el
girado y entrega de cheque al personal designado, previa firma del Anexo N 02 (Autorizacin
de descuento)
Si por caso fortuito o fuerza mayor se posterga la fecha de inicio de las actividades materia
del encargo interno, mediante informe debidamente motivado el encargado informar al
Director de Administracin y Finanzas, con copia a la Unidad de Contabilidad y Unidad de
Tesorera, seguidamente mediante cargo proceder a la devolucin de los fondos otorgados,
bajo responsabilidad .

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CAPITULO IV

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1114AN/A

DE LA UTILIZACIN Y RENDICIN DE CUENTAS DEL ENCARGO

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Artculo go- Utilizacin del Encargo


a)

El gasto del Encargo se realizar de acuerdo a las condiciones a las que deben
sujetarse las contrataciones a ser realizadas siempre que se demuestre que la
solicitud no puede ser atendida por los servicios internos de la Institucin .

L)1~~-- b) 1 El encargo ser utilizado por el solicitante exclusivamente para gastos establecidos
en la Resolucin aprobada sin exceder el lmite autorizado y dentro del perodo
sealado .

e)

El gasto del encargo se efectuar con criterio de eficiencia y transparencia.

d)

Los comprobantes de pago no debern presentar enmendaduras, borrones no


correcciones y debern estar debidamente llenados y cancelado s.

e)

No se admitirn gastos que se efecten por conce ptos distintos a los solicitados y
autoriza dos, bajo responsabilidad del solicitante .

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Artculo 10- Rendicin de Cuentas del Encargo


La Rendicin de Cuentas del Encargo se efectuar de acuerdo al Formato de Rendicin de
Fondos. (Anexo 3)

SI

a)

b)

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El personal responsable del Encargo, efectuar la rendicin de cuentas de los


gastos efectuados, debidamente documentados, dentro del plazo que no deber
exceder los tres (3) das hbiles, despus de haber concluido la actividad, materia
del Encargo, excepcionalmente de hasta 08 dasdebidamente justificado.
Los gastos efectuados por Encargo, sern sustentados ton comprobantes de pago,
autorizados por la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria,
emitidas a Nombre de la Municipalidad Distrital de Echarati.

e)

La presentacin de Declaracin Jurada slo procede para gastos de movilidad o


cuando no es posible obtener facturas, boleta de venta, ticket de mquina
registradora, entre otros, y no debe exceder del 10% de la UIT vigente,
excepcionalmente en el caso de gastos efectuados en la zonal del Bajo Urubamba
ser hasta por un 20% de la UIT.

d)

El perso nal responsable del encargo, deber visar al reverso de cada comprobante
de pago, asimismo estos debern ser firmados y sellados por el Gerente de lnea
y/o jefe inmediato, en sea l de conformidad .

e) Excepciona lmente podrn adquirirse plantones u otros bienes agrcolas .


f)

No sern reconocidos gastos realizados por bebidas alcohlicas, conforme lo


establece el Decreto Supremo W 012-2007-PCM, publicado el 22 de Febrero del
2007.

g)

De existir saldo no utilizado del Encargo, ste ser devu elto ante la en tidad,
debiendo presentar el Informe correspondiente a la Unidad de Tesorera a travs
de la Direccin de Administracin y Finanzas.

h)

La Oficina de Con tabilidad revisar los documentos sustentados de la rendicin de


cuentas del encargo y efectuar el Control previo dentro de los tres (3) das hbiles
subsiguientes, luego de recepcion ados. De no encontrarse conforme, los devolver
para la regularizacin respectiva en un plazo no mayor de veinti cuatro {24) horas.
La Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Racionalizacin, realizar la verificacin
de la Rendicin de fondos respecto a la disponibilidad presupuesta!.

f,o 1~~

Lu ego del contro l previo y verificacin de la Rendicin de fondos, esta ser visada
por el Director de Administracin y Finanzas y remitida a la Unid ad de Tesorera,
para su archivo debidamente foliada y adjuntada con su correspondiente
comprobante de pago, bajo responsabilidad .

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17

RfA ; ,ISPOSICIONES COMPLEMENTAR IAS FINALES

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~ "}i~RIMERA: Queda sin efecto cualquier disposicin que contravenga la presente.
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SEGUNDA: En todo lo que no est estipu lado en la presente Directiva se considerarn


supletoriamente, respecto a la materia, las normas vigentes pertinentes .

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ANEXO W 01: AUTORIZACIN DE ENCARGO INTERNO AL PERSONAL DE LA INSTITUCION


ANEXO W 02: AUTORIZACIN DE DESCUENTO POR PLANILLA DE; REMUNERACIONES Y/0
COMPENSACIN POR TIEMPO DE SERVICIOS- CTS O CUALQUIER RETRIBUCION ECONOMICA.
ANEXO W 03: RENDICION DE FONDOS BAJO LA MODALIDAD DE ENCARGO

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ANEXO WOl

AUTORIZACIN DE ENCARGO INTERNO AL PERSONAL DE LA INSTITUCIN

DATOS DEL ENCARGADO

Apellidos y Nombres: ...................................... .... ............ ... ... ... ... ............... .. ......................... ... .
D.N.I-N .... ..... .....,................................... ............................................................ ... ............ ......
Fecha de la Solicitud: ............ ... ...... ...... ...... ... ........................ ........................... .................... .
Dependencia a la que pertenece: .................. ........................ ............... ............................. ..
Cargo que desempea: .............................. ..................... ......... ........................................... .
Objeto del Encargo Interno: ............ .................................... ........................... ............ ........... .
Resolucin de Autorizacin: ... .................. ......... ................................................................... .
PERIODO DEL ENCARGO:
Fecha de Inicio de la Actividad (Da/Mes/Ao): ................................................................ .
Fecha de Trmino de la Actividad (Da/Mes/Ao): ..................... ......... ............................. .
Fecha de Rendicin (Da/Mes/Ao) : ............................................................... ... ................. .
PRESUPUESTO AUTORIZADO:
IMPORTE:
ACTIVIDAD/PROYECTO:

TOTAL:
SON: ... ,.............. ....................................... ..
CERTIFICACIN DE CRDITO PRESUPUESTARIO:

Solicitante

V B Gerencia Municipal

VB Gerencia Administracin

,.,,
....
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......
......

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ANEXOW02

AUTORIZACIN DE DESCUENTO POR PlANILLA DE REMUNERACIONES Y/O


COMPENSACIN POR TIEMPO DE SERVICIOS- CTS O CUALQUIER RETRIBUCION ECONOMICA

Yo

DNI W

identificado con

autorizado a la Municipalidad Distrital de Echarati, se me descuente

por la Planilla nica de remuneraciones Y/o compensacin por Tiempo de Servicios que me
corresponda el monto total recibido en la Modalidad de "Encargo" al personal mediante la
Resolucin

de

Gerencia

_ _ } _ _____ _ _---'

No

-------

-GAYF/MDE,

de

fecha

en caso de no rendir cuenta en el plazo establecido en la

Directiva Normas para la administracin de Fondos bajo la Modalidad de Encargos al personal


de

la

Municipalidad

Distrital

de

Echarati,

- - - - - - - - - - - - - - d e fecha

aprobado

mediante

_ _ ;_ _

Resolucin

Firma del Solicitante ... ........................... ................


DNI : ............. .............. ......... ... ... ... ......... ......... ...... ..

Fecha: ......... ............... ........................ ...... ...... ...... .

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MODELO OEHENDICIN OEGASrOs

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RAZON SOCIAL Y/0 PROVEEDOR LDETAI.LE DEL GASTO

IMPORTE

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SALDO

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V\lij!lf)IRECCIO N L)F. AOMINISlRACIOI'J Y fiNNJV\S

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Al MES DE

201_
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FECHA

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