GUA PARA LA ELABORACIN

DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

de GESTIN DE ARCHIVOS
Ministerio Secretara General de la Presidencia

DIRECCIN DE BIBLIOTECAS,
ARCHIVOS Y MUSEOS

NDICE DE CONTENIDOS
1. Tabla de contenidos

2. Directrices generales

3. Gestin documental

4. Procedimientos en archivos locales

4.1. Organizacin documental

4.2. Traspaso de documentos (para aquellas reparticiones que posean un archivo central)
5. Procedimientos en archivo administrativo central del servicio
5.1. Consideraciones importantes del proceso de catalogacin e instalacin

7
8
9
9

5.2. Eliminacin y disposicin de documentos

10

5.3. Consideraciones para la eliminacin de documentos

11

5.4. Consulta y prstamo de documentos

11

6. SITUACIONES ESPECIALES

12

6.1. Traslado de oficinas

12

6.2. Cese de funciones del personal

12

6.3. Documentos y/o archivos siniestrados

12

7. GLOSARIO

13

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1.

DIRECCIN DE BIBLIOTECAS,
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TABLA DE CONTENIDOS

En el marco de la Ley N 20.285 sobre Acceso a la Informacin Pblica, la Comisin de Probidad y Transparencia, dependiente del
Ministerio Secretara General de la Presidencia, ha elaborado una Gua para la Elaboracin de un Manual de Procedimientos de Gestin
de Archivos, cuyo objetivo es entregar herramientas para organizar y describir los archivos de documentos de los distintos organismos
de la Administracin del Estado y facilitarles el cumplimiento de la nueva normativa. El desarrollo de este documento ha contado con el
apoyo de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos, DIBAM.
Esta gua detalla los contenidos mnimos con que debe contar un manual de gestin de archivos y la idea es que cada servicio elabore
el suyo de acuerdo a su realidad particular. Las herramientas y consideraciones incluidas deben ser entendidas slo como recomendaciones
a los servicios y organismos pblicos para la gestin de sus archivos.

REVISIONES DE GUA
N REVISIN

FECHA

MOTIVO DE LA REVISIN

PGINA ELABORADA O MODIFICADA

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2.

DIRECTRICES GENERALES

El manejo y proceder respecto a la documentacin de una institucin

contempla entre sus lineamientos bsicos, lo siguiente:
Todos los documentos generados por funcionarios de un servicio
pblico en cumplimiento de sus funciones como tales y los
documentos generados por mandato del servicio a personas
naturales y jurdicas externas, se consideran parte integrante del
patrimonio documental de dicho servicio.
En el patrimonio documental del servicio estn respaldadas sus
polticas, responsabilidades legales y administrativas, as como su
desarrollo y evolucin institucional. En este sentido, todo documento
tiene informacin y, consecuentemente, se hace necesario su control.

Para hablar efectivamente de archivos, los documentos han de

estar organizados y su informacin accesible para su uso, en
instalaciones adecuadas y bajo direccin de un funcionario de la
misma reparticin, nombrado especialmente para tal cometido, el
cual se denomina habitualmente como encargado de archivos.
Esta persona puede tener a su cargo un equipo de apoyo en
aquellos casos en que el volumen de los documentos generados
y administrados por el servicio as lo amerite.
Se debe tener presente que los documentos de carcter personal
y/o privados no deben ser conservados en conjunto con los
institucionales.

Los documentos de una institucin son nicos, en tanto cada

trmite es producto de una accin administrativa. El hecho de ser
nicos y constituir una fuente primaria de informacin y prueba
jurdica de ello, demanda cuidados especiales de conservacin.

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3.

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GESTIN DOCUMENTAL

La gestin documental es el conjunto de acciones asociadas al

manejo y proceder respecto de la documentacin que genera
una institucin. Normalmente incluye una primera fase, cuando
los documentos estn en proceso de tramitacin, y una segunda
fase, cuando los documentos ya se encuentran tramitados. Las
tareas y procedimientos que se realizan en esta segunda fase
son, propiamente, gestin de archivos.

El ciclo de vida de un documento incluye

fundamentales:

cinco instancias

Unidad generadora del documento

Oficina encargada de la tramitacin
Archivos locales o de oficina
Archivo administrativo central del servicio
Archivo histrico

La gestin documental se inicia a partir de la generacin y/o

recepcin del documento, y se extiende por todo el ciclo de vida
que tiene la documentacin.

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Ciclo de vida de un documento

Unidades generadoras
(dependencias u oficinas del servicio)

Son las instancias administrativas que generan un documento.

Oficina encargada de la tramitacin

Es la instancia que valida la recepcin y emisin oficial de la

documentacin de la institucin. Entre sus funciones figura el
control del flujo documental.

Archivos locales o de oficina

Es el conjunto de documentos que se conserva en las oficinas de

la institucin. Debieran estar integrados slo por documentos que
generan un alto nivel de consultas por parte de los funcionarios
que trabajan en la oficina.
Es importante comprender que estos documentos no son
archivos personales, es decir, propiedad de l o los funcionarios
que trabajan en la oficina correspondiente, sino que pertenecen
a la institucin y, como tales, deben estar sujetos a la normativa
que la institucin establezca respecto de su gestin y control.

Archivo administrativo central del servicio

(para aquellos servicios en que exista)

Es la oficina o unidad que rene toda la documentacin de consulta

de nivel medio y bajo. Entre las funciones que habitualmente se
les asignan administrativamente se encuentra el participar en
la clasificacin, valoracin y seleccin de la documentacin, as
como realizar su catalogacin, instalacin, conservacin, envo
al archivo histrico y atencin de su consulta, entre otras.

Archivo histrico

Conserva para la posteridad los documentos cuya informacin

resulta esencial para la investigacin histrica. En el caso de la
documentacin de los servicios y rganos de la administracin
del Estado, el Archivo Nacional, por regla general, es el
depositario final de estos documentos.

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4.

PROCEDIMIENTOS
EN ARCHIVOS LOCALES

Los archivos locales de una institucin, en tanto centros

productores de informacin primaria, son la base de una eficiente
gestin documental. Consecuentemente se hace necesario
unificar los procedimientos de comn aplicacin, para lo cual se
recomiendan las siguientes prcticas:

4.1. Organizacin documental

Es recomendable que en los diversos rganos y servicios se
designe a un funcionario encargado de la gestin de archivos,
con el fin de mantener organizada la documentacin que se
conserva en su propia oficina.
Para lo anterior, existen dos operaciones bsicas que permiten
organizar la documentacin: clasificacin y ordenacin.

Clasificacin:
En su sentido ms simple, clasificar es dividir o separar un
conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de

tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte

de la estructura de un todo.
En el caso de la clasificacin documental, sta debe responder
en primera instancia al organigrama institucional, y en segunda,
al tipo de documento (serie documental), trtese de oficios,
memorandos, egresos, entre otros.

Ordenacin:
Ordenar es el segundo procedimiento que debe aplicarse a los
documentos. Es la accin de reunir los documentos de una serie
documental, relacionndolos unos con otros, de acuerdo a una
unidad-orden establecida previamente.
Cada serie de documentos tendr su propio criterio de
ordenamiento, segn sea su contenido.
Normalmente, los criterios de ordenamiento son de orden
cronolgico, alfabtico, geogrfico y numrico.

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4.2. Traspaso de documentos

(para aquellas reparticiones que posean un

archivo central)
Para el caso de aquellos organismos que dispongan de un archivo
central distinto del archivo local1, se sugiere que peridicamente
los archivos locales remitan su documentacin a dicho archivo
administrativo central del servicio. La periodicidad del traspaso
variar segn el nivel de consulta que tienen los documentos,
definindose el correspondiente cronograma. Para aquellas
reparticiones que no tengan definido un procedimiento al respecto,
se recomienda seguir las siguientes pautas generales:

se especifique la unidad y el funcionario que est haciendo dicha

tarea, el inventario de los documentos que estn siendo remitidos
(serie documental y perodo), la fecha del traspaso y el funcionario
responsable del archivo administrativo central que recibe la
documentacin.

Documentacin administrativa y contable, se remite al

comienzo del segundo ao calendario de haber sido generada.
Por ejemplo, la correspondencia enviada del ao 2006 se
traspasa a comienzos del ao 2008; la del 2007, a comienzos
del ao 2009.
Documentacin tcnica 2, se remite a partir del segundo
ao calendario de haber finalizado la ejecucin de los
proyectos. En estos casos, la documentacin que forma parte
del expediente de un proyecto debe ser mantenida en el archivo
local, bajo el resguardo y control del funcionario a cargo, hasta
que el proyecto est finalizado. Slo entonces, es traspasable
al archivo administrativo central del servicio.
Una vez traspasado el documento al archivo administrativo
central es de responsabilidad de este ltimo la conservacin y la
disponibilidad para su consulta.
Por lo anterior, y con el objetivo de tener un adecuado control de
los traspasos de documentacin, se recomienda que el archivo
administrativo central disponga de una Ficha de Traspaso, donde

1 Se entiende como archivo local el que se mantiene en la misma oficina en la cual se gener el documento y al interior de la misma reparticin.
2 Generalmente la documentacin tcnica es aquella asociada a proyectos.

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5.

PROCEDIMIENTOS EN ARCHIVO
ADMINISTRATIVO CENTRAL DEL SERVICIO

Para el caso que el servicio u organismo cuente con un archivo

administrativo central, le corresponde a dicha unidad:

administrativo central, sin perjuicio de las polticas internas de

cada organismo o servicio.

Recibir peridicamente documentacin proveniente de los

archivos locales.
Realizar su catalogacin, identificacin e instalacin fsica en el
depsito del archivo.
Mantener la documentacin y el depsito de archivo en buen
estado.
Satisfacer las consultas de informacin que las unidades
realicen.

5.1. Consideraciones importantes

del proceso de catalogacin e
instalacin

Habitualmente las acciones referidas al cumplimiento de las

obligaciones impuestas por el Decreto con Fuerza de Ley N 5.200
del ao 19293, sobre el envo de documentos al Archivo Nacional,
y las normas sobre disposicin y eliminacin de documentos
contenidas en el Oficio Circular N 28.7044 de la Contralora
General de la Repblica, le son delegadas tambin al archivo

3
4

Al traspasar la documentacin desde los archivos locales al archivo

administrativo central del servicio, es importante considerar las
siguientes acciones:
Limpieza de las unidades documentales.
Retiro de notas y materiales que formen parte de la
documentacin.

Ver link: http://www.bcn.cl/leyes/129136

Ver link: http://www.dibam.cl/archivo_nacional/pdf/circular_28704.pdf

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Retiro de elementos corrosivos como clips, apretadores

metlicos y otros.
La eventual eliminacin de duplicados (siempre que est el
original).
Verificar que la documentacin se encuentre completa,
incluyendo los antecedentes.
Descripcin del contenido de los documentos en una base de
datos.
Instalacin de la documentacin en archivadores en buen
estado o, idealmente, en carpetas.
Proceder al empaste de las series documentales que debern
ser enviadas al Archivo Nacional.
Identificacin de empastes, carpetas y archivadores.
Almacenamiento de la documentacin en cajas (excepto
empastes), e identificacin.

5.2. Eliminacin y disposicin

de documentos
La eliminacin de documentos es el procedimiento mediante
el cual se determina y ejecuta la destruccin fsica de la
documentacin de un archivo, un proceso que slo puede llevarse
a cabo tras el correspondiente anlisis de las caractersticas
histricas, administrativas, jurdicas, fiscales e informativas de la
documentacin, y dejando un registro del material eliminado5.
Las principales disposiciones legales e indicaciones asociadas al
proceso de eliminacin de documentos estn contenidas en el
Oficio Circular N 28.704 (1981)6 de la Contralora General de la
Repblica. Dicha norma seala que la autorizacin para eliminar
documentos de los rganos de la Administracin del Estado debe
darla, por regla general, el Presidente de la Repblica, en su
calidad de Jefe de Estado, y en el caso de los rganos que gozan
de autonoma administrativa, procede que dicha autorizacin
la confiera la respectiva Jefatura Superior, dictndose para ello

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la correspondiente resolucin7. Lo anterior, sin perjuicio de las

modalidades especiales contempladas en la ley8.
a. Se distingue en dicha Circular aquella documentacin no
oficial que ha perdido las condiciones que la hacan til o
aprovechable por el servicio respectivo (Prrafos II N3 y V), a
la cual se le aplica las prescripciones del Decreto N577, de
11 de octubre 1978, del ex Ministerio de Tierras y Colonizacin
(hoy Ministerio de Bienes Nacionales).
El mencionado Decreto seala en sus artculos 30, 31 y 32
que el material de desecho como el papel, cartulina, cartn,
tarjetas perforadas, celuloide y cualquier otro elemento en
desuso o no aprovechable, ser enajenado por el Ministerio
citado, en representacin del Fisco, mediante subasta pblica
o privada, fijando al efecto las modalidades o condiciones ms
favorables.
En caso calificado, la Seremi respectiva podr autorizar la
venta directa del material de desecho, o bien su destruccin
o incineracin.
Ante cualquier duda, corresponde a dicho Ministerio determinar
si el material rene las condiciones antes mencionadas.
En este punto cabe recordar que el artculo 13 del Decreto Ley
N 2.341, del 7 de octubre de 1978, autoriz a los Servicios de
la Administracin Pblica para enajenar directamente el papel
de desecho y archivos en desuso, sealando que el producto
de tales enajenaciones tendr el carcter de ingresos propios
del servicio respectivo9.
b. En cuanto a la documentacin oficial de los rganos o servicios
pblicos, y de conformidad a lo dispuesto en el artculo 14 del
Decreto con Fuerza de Ley N5.200, debe ingresar al Archivo
Nacional cuando haya cumplido 5 aos de antigedad, no
procediendo su destruccin o disposicin.

5
6
7
8

Circular N 051 de 2009 de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos.

Ver link: http://www.dibam.cl/archivo_nacional/pdf/circular_28704.pdf
Dictamen N15.231/96 C.G.R
Ejemplo de ello es el artculo 6 del DL N2859/79, Ley Orgnica de Gendarmera de Chile, que autoriza al Director Nacional para tal fin (aplica Dictamen N1908/92 C.G.R.) y el artculo 17 del DFL N830/80, Ley Orgnica
del Servicio de Impuestos Internos, que radica en el Secretario General tal facultad.
9 Sobre el particular, ver el N2 del Oficio Circular N4.369/87 de Servicio de Impuestos Internos.

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c. En cuanto a los documentos de la deuda pblica, libros,

documentos y cuentas aprobadas, documentos tributarios,
previsionales y situaciones especiales, las normas que rigen
en este caso estn contenidas en los artculos 14, 21 y 42
de la Ley N 10.336 Orgnica de la Contralora General de la
Repblica, artculos 17 y 97 del Cdigo Tributario, artculos 3 y
26 de la Ley N 16.395, entre otros.
d. Sin perjuicio de las normas anteriores, la Contralora General de
la Repblica sugiere, en su Oficio Circular N28.704, algunas
directrices sobre la documentacin relativa al personal,
documentos del rea operacional, documentos representativos
de obligaciones pendientes, documentos de fiscala, entre
otros.

5.3. Consideraciones para la

eliminacin de documentos
Para la eliminacin de documentos, se recomienda considerar los
siguientes aspectos:
1. Definir un cronograma de eliminacin con cada una de las
unidades que forman parte del servicio.
2. Segn el cronograma, realizar un proceso de consulta y
valoracin de los documentos con las reas involucradas en
su generacin, teniendo en cuenta la normativa legal y criterios
institucionales, dependiendo del tema y la importancia que la
documentacin puede haber adquirido con el transcurso del
tiempo.

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5. Tramitar una resolucin que apruebe la eliminacin, la que

debe estar acompaada por el inventario de la documentacin
seleccionada para eliminar y el acta de eliminacin
correspondiente.
6. El jefe del servicio debe firmar la resolucin.
7. Proceder a la eliminacin fsica de la documentacin mediante
un mecanismo que garantice su total destruccin.
8. Hacer un acta que deje constancia de la eliminacin. Se
recomienda incluir material visual (video/fotografa).

5.4. Consulta y prstamo de

documentos
El encargado del archivo administrativo central del servicio, para
efectos de respaldo y control de cualquier consulta y/o prstamo
de documentos, debe llevar un Registro de Consulta y/o Prstamo.
Cualquier usuario que realice una consulta debe completar este
registro en forma obligatoria.
Como mnimo, este formulario debe indicar el documento que se
est solicitando, quin lo solicita, fecha de la solicitud y fecha
de devolucin. Una recomendacin ineludible es que ningn
documento original salga del depsito del Archivo. En caso
contrario, es aconsejable que la solicitud sea firmada por quien
retira el documento.

3. Realizar un inventario de los documentos que sern

eliminados.
4. Hacer un Acta de Eliminacin, donde se expongan los
procedimientos llevados a cabo. El acta debe ser firmada
por todos quienes participaron en el proceso de valoracin y
seleccin.

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6.

Situaciones especiales

6.1. Traslado de oficinas

Ante la eventualidad del traslado de las dependencias del
servicio a otras instalaciones, o ante procesos de remodelacin y
reacondicionamiento de oficinas, es necesario proceder al traslado
y/o almacenamiento provisorio de la documentacin, de manera
secuencial a la numeracin de las unidades documentales, con
el propsito de mantener la organizacin de la documentacin y
evitar prdidas.
En el caso de la documentacin instalada en cajas de archivo, sta
se debe mantener almacenada, lo mismo que su orden secuencial.
En estos casos, se sugiere la confeccin de un inventario de
las unidades documentales existentes y su revisin, una vez
instaladas en las nuevas dependencias.

6.2. Cese de funciones del

personal
Ante el cese de funciones de un funcionario del Servicio, se debe
10

confeccionar un acta de entrega o de traspaso de la documentacin

asociada a la gestin del funcionario que se retira.
En los casos de documentacin correspondiente a procesos
cerrados y que cumpla con las condiciones para su incorporacin
al archivo, se debe proceder a su procesamiento para su traspaso
correspondiente.

6.3. Documentos y/o archivos

siniestrados
Respecto a los documentos y/o archivos que por diversos
imprevistos, tales como inundaciones, anegamientos, incendios,
terremotos, entre otros, queden inutilizados, se deber proceder
a su disposicin a travs de los mecanismos correspondientes,
por tratarse de material de desecho y a fin de evitar su mal uso y
otros eventuales efectos nocivos para la salud.
Sobre el particular, la misma Contralora General de la Repblica10
ha sealado que tales circunstancias son imprevistos imposibles
de resistir y constituyen un caso fortuito o fuerza mayor, regulado
en el Cdigo Civil.

Ver dictamen N 39.565 de 2007

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7.

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GLOSARIO

Archivo

Conservacin de documentos

Dependiendo de su valoracin o consulta, los archivos pueden ser

de tres tipos:

Documentos11

Conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos en el

ejercicio de sus funciones por las personas naturales o jurdicas,
sean esta pblicas o privadas.

Archivos locales (archivo de oficina): con documentacin

de consulta diaria o frecuente.
Archivo Intermedio (archivo administrativo central): con
documentacin de consulta media o baja.
Archivo Histrico: con documentacin de inters para la
investigacin histrica.

Clasificacin-Ordenamiento

Identificacin y ordenacin de documentos de acuerdo a categoras

y caractersticas formales y de contenido, tendientes a generar
una adecuada organizacin de las unidades documentales.

11
12

Conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar, por

una parte, la preservacin o prevencin de posibles alteraciones
fsicas en los documentos, y por otra, la restauracin de stos
cuando la alteracin se ha producido.

Todo escrito, correspondencia, memorndum, plano, mapa, dibujo,

diagrama, documento grfico, fotografa, microforma, grabacin
sonora, video, dispositivo susceptible de ser ledo mediante la
utilizacin de sistemas mecnicos electrnicos o computacionales
y, en general, todo soporte material que contenga informacin,
cualquiera sea su forma fsica o caractersticas, as como las
copias de aquellos.

Documentos oficiales

La jurisprudencia administrativa ha considerado como sinnimos

los trminos documentacin oficial e instrumentos pblicos o
autnticos12.

Artculo 3 letra e) del reglamento de la ley N 20.285.

Dictamen N 3191/04 y Dictamen N 2921/87 de la Contralora General de la Repblica.

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Documentos no oficiales

Que no cumplen con los requisitos de los documentos oficiales13.

Fondo documental

Conjunto de documentos de cualquier formato o soporte,

producidos orgnicamente y/o reunidos y utilizados por una
persona particular, familia u organismo en el ejercicio de las
actividades de ese productor.

Organizacin

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Valoracin documental

Conjunto de acciones tendientes a calificar intelectual y

tcnicamente las cualidades, servicios y contenidos de la
informacin de las unidades documentales.

Valores de la documentacin

Conjunto de atributos que poseen los contenidos y formalidades

de los documentos. Estos valores pueden ser:
1. Primarios o inmediatos: Administrativo, Legal, Contable, Fiscal.
2. Secundarios o permanentes: Informativos e Histricos.

Proceso mediante el cual se debe estructurar internamente el

material de un archivo o fondo documental, para lo cual se debe
clasificar y ordenar la documentacin.

Serie documental

Conjunto de documentos especficamente organizados que se

mantienen y usan juntos, como un sistema, en el organismo
generador. Por ejemplo, la serie Expedientes de personal.

Soporte

Elemento fsico en el que se contiene o soporta la informacin

registrada, por ejemplo, papel, cintas magnticas, disco compacto
y otros.

Traspaso de documentacin

Corresponde al traslado, desde una dependencia a otra, e incluso

a una instancia externa, de un cierto cmulo de documentos,
respecto de los cuales el servicio mantiene su dominio y tutela.

13

Dictamen N 3191/04 de la Contralora General de la Repblica

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