I.

La

INTRODUCCIN

comunicacin de proyectos efectiva asegura que la persona adecuada

dispone, en el momento apropiado, de la informacin requerida, utilizando los

medios y los formatos adecuados; y ya que, normalmente un responsable de
un proyecto invierte la mayor parte de su tiempo en comunicarse con su
equipo de trabajo, los clientes del proyecto, los proveedores o los compaeros
de trabajo con los que interacta, la importancia de una buena comunicacin
se ha convertido en algo indispensable para lograr el xito en los proyectos y
en la gestin de las organizaciones suponiendo una parte importante de
nuestro da a da a la que debemos prestarle la atencin que merece.
Este trabajo hace uso de la metodologa del PMBOK, especficamente la gestin
de las comunicaciones en un proyecto de Construccin de una florera con
Invernadero donde los procesos requeridos son:

Identificar a los Interesados: Identificar a todas las personas u

organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar informacin
relevante relativa a sus intereses, participacin e impacto en el xito del
mismo.

Planificar

las

Comunicaciones:

Determinar

las

necesidades

de

informacin de los interesados en el proyecto y definir cmo abordar las

comunicaciones con ellos.

Distribuir la Informacin: Poner la informacin relevante a disposicin de

los interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.

Gestionar las Expectativas de los Interesados: Es el proceso de

comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer
sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan.

Informar el Desempeo: Recopilacin y distribucin de la informacin

sobre el desempeo, incluyendo los informes de estado, las mediciones
del avance y las proyecciones.

II.

DESCRIPCION DEL PROYECTO

Para la gestin de comunicaciones segn la gua del PMBOK se ha seleccionado

el proyecto de mejora continua del proceso productivo de una empresa de
calzado.
A continuacin se detalla el acta de constitucin que suministra informacin
sobre las partes internas y externas que participan en el proyecto y se ven
afectadas por ste.
CUADRO N 1: Acta de Constitucin de Proyecto
Construccin de un florera con
Proyecto
Preparado

Invernadero

por :
Iniciacin

Grupo 15
25/10/2014
Capacitar 5 Supervisores, 26 trabajadores

Sinopsis

de construccin.
Determinar estndares de operacin.
Duracin, inicio y costo
Brindar un servicio de calidad a precios
competitivos,

teniendo

como

principal

objetivo, la satisfaccin de las necesidades

de

nuestros

clientes.

Por ello trabajamos por una innovacin

Propsito

continua, a travs de una comercializacin

seria

responsable,

disposicin,

empleados

capacitados

para

requerimientos.

poniendo

su

altamente

atender

sus

Personas capacitadas (5 Supervisores ,26

trabajadores de Construccin )
Descripcin del Capacitar supervisores: Elaboracin
procedimientos,
determinacin
producto y
entregables

estndares,

tcnicas

conformacin

de
de
de

equipos. Registro de Evaluaciones.

Certificacin de asistencia con evaluacin.
Todo el personal esta accesible para iniciar
Supuestos

el programa de capacitacin en la fecha

que se programe.
Capacitacin. Material de estudio.

Recursos

Propuesta

Material didctico.
Aulas.
Certificados.
Etapa de capacitacin:

Supervisores

Aprobacin
Gestin de

operarios.
Gerente de produccin
Los cambios se solicitaran

cambio

formatos y el procedimiento respectivo

mediante

En el siguiente cuadro se detalla un breve resumen del alcance del proyecto

con la finalidad de

comprender las actividades orientadas a garantizar el

cumplimiento de las tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto.

CUADRO N 2: Plan de alcance del Proyecto

METAS DEL PROYECTO

Capacitar 5 Supervisores, 26 trabajadores de construccin
ALCANCE
Capacitacin de:
Capacitar 5 supervisores en: Diseo de procedimientos y aplicacin de
los protocolos de trabajo.
Capacitar 5 supervisores y 26 trabajadores de construccin en :
Mejora Continua Kaizen
Elaboracin de 5 Instructivos de trabajo en las 5 reas de trabajo.
Contenido capacitacin Kaizen:
1. Introduccin a Mejoramiento Continuo.
2. Tipologa de Mejoramiento Continuo.
1.1 Metodologas.
2.2 Estructuras de Equipo.
2.3 Herramientas.
2.4 Cultura de mejoramiento.
3. Principios de Variabilidad y Desperdicio.
4. Elementos de Eventos Kaizen.
5. Tipos de Eventos Kaizen.
6. Estructura de planificacin
7. Gua metodolgica y de herramientas.
8. Consideraciones sobre escogencia de participantes en el equipo
9. Organizacin del evento.
10. Casos, Videos.
11. Evaluacin-Examen.
12. Ejecucin de Evento Kaizen.
Elaboracin de instructivos de trabajo con estndares de
medicin :
1. Estndar de Limpieza y orden en el rea de trabajo.
2. Mantenimiento de herramientas y maquinas.
PLAN DE TRABAJO
Registro de participantes, entrega de materiales y evaluacin de
entrada.
Proponer un plan de contenidos ajustado a la evaluacin efectuada.
Capacitacin en Kaizen supervisores, y trabajadores.
Evaluacin de capacitacin I.
Capacitacin en Procedimientos y estndares a supervisores.
Evaluacin de capacitacin II.
4
ENTREGABLES :
A los dos das de iniciada la capacitacin:

CUADRO N 3:

NOMBRES
JAIME TORRES
CLAUDIA LIZARRAGA

EQUIPO DEL PROYECTO

ROL
Jefe de proyecto
Facilitador de Kaizen

JOSUE CORNEJO
MARIA URQUIZO

Coordinador
Facilitador estndares, calidad

III.

OFICINA
Desarrollo industrial
Asesor Kaizen.
Desarrollo
organizacional
Desarrollo industrial

GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL

PROYECTO

1. Identificar a los Interesados

En este tipo de gestin llevamos a cabo un registro de los interesados
(Stakeholders), el cual contendr todos los detalles relacionados con

los

interesados identificados en el proyecto.

El registro de interesados presentado a continuacin agrupa a los
interesados basndose en su nivel de autoridad y su participacin activa,
adems brinda informacin sobre ubicacin en la empresa como grupo.

CUADRO N 4
5

INTERESADOS
PUESTO EN LA
NOMBRES
UBICACIN
ORGANIZACIN
Gerencia General
Alto
Alta direccin
Gerencia de Produccin
Alto
Alta direccin
Supervisores
Medio
rea de produccin
Personal.
Bajo
rea de produccin
Miembros del proyecto
Alto
Direccin externa
Inversionistas
Alto
Directorio

ROL EN EL
PROYECTO
Alta
Alta
Media
Media
Alta
Bajo

En el (Anexo 1: registro de interesados se puede apreciar la cantidad de

interesados cargo y forma telefnica de contacto.
La identificacin de los interesados se registra

para gestionar la

comunicacin a fin de satisfacer las necesidades de todos los Stakeholders

y resolver polmicas con ellos. Gestionar activamente aumentara la
probabilidad de que el proyecto no se desvi de su curso, ya que se podra
presentar polmicas sin resolver con los interesados, adems ayudara a
mejorar la capacidad de las personas de trabajo de forma sinrgica y limita
las

interrupciones durante el proyecto. Las funciones que cumplen los

interesados dentro del proyecto son las siguientes:

CUADRO N 5: Funciones de los Interesados

Nombre

Funciones dentro del proyecto

Gerencia General
Gerencia de

Promover la realizacin de programas y proyectos corporativos.

produccin
Supervisores

Prestar apoyo para la ejecucin del plan general del proyecto.

Personal.
Miembros del

Cumplir y colaborar para el cumplimiento del proyecto.

proyecto

Cumplir y colaborar para el cumplimiento del proyecto.

Encargados de llevar a cabo todas las actividades del proyecto (plan).

Inversionistas

Promover la realizacin de programas y proyectos corporativos

La matriz de permite evaluar el modo en que los interesados clave pueden

reaccionar o responder en diferentes situaciones, a fin de planificar cmo influir
en ellos para mejorar su apoyo y mitigar los impactos negativos potenciales.

CUADRO N 5: Matriz de de poder/inters de los interesados

MIEMBROS
DEL

SUPERVISO
RES

GERENT
E

GERENTE
DE
PRODUCCI

PERSO
NAL
INVERSIONI

Clasificar a los interesados:

Defensores y apoyo : VERDE
Crticos y bloqueo: ROJO
Neutrales: NARANJA

Por ltimo la estrategia de gestin de los interesados define un enfoque para

aumentar el apoyo y minimizar los impactos negativos de los mismos a lo largo
de todo el ciclo de vida del proyecto, muestra

Gerencia de Produccin
Supervisores
Personal.
Miembros del proyecto
Inversionistas

X
X
X
X

DESEMPEO

ACTUALIZACIN

Gerencia General

CAMBIOS

Nombre

INCIDENTES

CUADRO N 6: Matriz de Anlisis de los interesados

X
X
X
X

X
X
X
X
X

2. Planificar las Comunicaciones

OBJETIVOS
Regular las comunicaciones al interior del proyecto y externamente
dentro de la empresa.
Medios de comunicacin
Medio

Smbolo

Reuniones de planificacin y seguimiento

Reunin

Correo electrnico

e-mail

Banners

Banner

Presentacin Oral

Exposicin

Documentos impresos

Documento

Telfono

Telfono

Documento

Contenido

Realizado por:

Requerimiento o
materiales

Recursos requeridos por el

provecto

Josu Cornejo
Coordinador

Frecuencia

Una vez al inicio Doc

Informe inicial
Informe de
desarrollo
contenidos Kaizen

Situacin de participacin
relacin a metodologa
Kaizen
Desarrollo de contenidos
del curso

Claudia Lizrraga
Asesor Kaizen

Una vez

Doc

Claudia Lizrraga
Asesor Kaizen

Semanal

Cada sesin de
estudio

Registro participante

Asistentes al curso

Josu Cornejo
Coordinador

Registro evaluacin I

Evaluacin Individual

Claudia Lizrraga
Asesor Kaizen

Al final del curso

Doc
y/o Taller

Informe Final

Informacin de logros
alcanzados en Kaizen

Claudia Lizrraga
Asesor Kaizen

Al final del curso

Doc
Kaizen

Registro evaluacin
II

Evaluacin Individual

Mara Urquizo
Asesor Estndares

Al final del curso

Doc
y/o Taller

Informe de
desarrollo Manual

Informacin de logros
alcanzados en taller

Mara Urquizo
Asesor Estndares

Certificados

Certificados con calificacin

individual del curso

Jefe del proyecto

Manual de
Instructivo de operaciones
Mara Urquizo
instructivos y
y estndares de evaluacin. Asesor Estndares
estndares
CUADRO N 7: Plan de Gestin de Comunicaciones

10

Semanal

Doc

Al final del curso

Doc
y/o Taller
Al final de
redaccin

Doc

TIPOS DE REUNION:
1. Todas las sesiones de capacitacin debern seguir las siguientes pautas:
Se debe empezar en el horario sealado, teniendo una tolerancia de
10 minutos.
Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el
proceso).
Se debe emitir el Registro de Participantes, (Anexo 1: Formato de
Lista de participantes),
2. Las reuniones del equipo se darn a requerimiento del Jefe de Proyecto
con un mnimo semanal cuya agenda ser:
Informe de avance del plan.
Medidas correctivas a tomar.
Cuando sean realizadas se deber registrar el acta de reunin (ANEXO 4:
Acta de reunin)
DOCUMENTOS IMPRESOS
Los documentos deben ser enviados en las frecuencias antes descritas y en
los siguientes plazos:
En el caso del informe final,

los certificados y los registros de

evaluacin se tiene como mximo un plazo de dos das despus

de finalizado el Curso.
El Informe Inicial y los registros de participantes tienen como
mximo un plazo de 1 da despus de finalizada cada sesin.
El manual de instructivos y estndares de cada rea tiene como
mximo un plazo de 3 das despus de finalizada el curso.
El plazo de recepcin de comentarios y/o observaciones es de 2 das (da
til) despus de enviados, si no se recibe ningn comentario y /o
observacin en este plazo establecido se darn por aprobados.
CORREOS ELECTRNICOS
La informacin va correo electrnico del proyecto (Informes de desarrollo de
contenidos) se realizaran estrictamente siguiendo el flujo establecido en la

matriz de comunicaciones. Todo correo

electrnico deber llevar la

siguiente estructura en el asunto: Cdigo del proyecto/ (Asunto).

3. Distribuir la Informacin
El enfoque est puesto principalmente en el proceso de ejecucin, que
incluye la implementacin del plan de gestin de las comunicaciones, as
como la respuesta a solicitudes de informacin inesperadas.
Ya que los registros del proyecto incluyen informes, registro de sesiones
y otros documentos que describen el proyecto. Esta informacin debera,
en la medida en que sea posible y apropiado, mantenerse de manera
organizada, para eso :
Guas para Codificacin de Documentos
La codificacin de los documentos del proyecto se realizara en base al sistema
de gestin de calidad de la empresa de calzado.
Guas para Almacenamiento de Documentos
Durante la ejecucin del proyecto se mantendr en una carpeta con el cdigo
del proyecto las versiones de los documentos que vayan generando.
Al cierre del proyecto se eliminaran los informes temporales, para quedarse
con las versiones finales.
Guas para Recuperacin y Reparto de Documentos
El acceso a informacin del proyecto por parte de personas ajenas al rea de
produccin requerir autorizacin del gerente.
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin
Entre los activos de los procesos de la organizacin que pueden
actualizarse, se incluyen:
Notificaciones

los

interesados.

Informacin

que

puede

suministrarse a los interesados sobre incidentes resueltos, cambios

aprobados y estado general del proyecto.
Informes del proyecto. Los informes de la capacitacin, los registros
de incidentes (Anexos 2: Registro de incidentes)
Registros del proyecto. Los registros del proyecto incluye el Registro
de Participantes, (Anexo 1: Formato de registro de participantes),

4. Gestionar las Expectativas de los Interesados

Consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados
para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida
que se presentan.

ENTRADAS
Plan de Gestion de las
Comunicaciones
Activos de las procesos
de la organizacin

HERRAMIENTAS
SALIDAS

Mtodos de
comunicacin
Registros de polmicas Polmicas resuletas
Solicitudes de cambio
Formatos
aprobadas
Acciones correctivas
aprobadas
Activos de los procesos de la
organizacion
(actualicaciones)
Plan de Gestion del proyecto

Una correcta gestin de las expectativas de los interesados controla

las interrupciones del proyecto, tanto por correcciones o solicitudes
de cambio, actualizaciones, etc.
Registro de Interesados: Se puede apreciar la cantidad de
interesados cargo y forma telefnica de contacto. (Anexo 1: Registro
de Interesados)
Estrategia de Gestin de Interesados: En el siguiente cuadro se
resume los informes que deben de tener los participantes del
proyecto, Ver cuadro N 6
Registro de Incidentes: El registro de incidentes ser llenado por la
persona que sea participe del incidente, testigo. Una vez dado el
incidente se procede a evaluar y describir la medida a tomar (media
correctiva), esta evaluacin y puesta en marcha esta dado por la
gerencia de produccin que debe de hacer de conocimiento a todos

los supervisores y gerencia con la mayor prontitud posible (mediante

telfono o comunicacin directa) (Anexos 2: Registro de incidentes)

Registro de Cambios: El registro de cambios ser llenado por la

persona que evale el cambio en la actividad del proyecto, para que
este registro sea valido debe de tener la validacin mediante la firma
de los interesados. Una vez validado se procede a la comunicacin va
reunin. (Anexos 4: Registro de cambios)
Actualizacin de los Procesos: Para la actualizacin de los
procesos se har de conocimiento mediante una reunin y detallado
por escrito.
Actas de Reunin: Las reuniones sern programadas para llevar el
control y seguimiento del proyecto, as mismo habr casos en los que
las reuniones se harn conforme las necesidades de coordinacin
(extraordinarias). Este formato nos permitir hacer evaluaciones
peridicas

del

proyecto

facilitar

la

comunicacin

entre

los

interesados.

5. Informar el Desempeo
Informar el Desempeo es el proceso de recopilacin y distribucin de
informacin sobre el desempeo, incluidos informes de estado,
mediciones del avance y proyecciones. El proceso de informar el
desempeo implica la recopilacin y anlisis peridicos de datos
reales y su comparacin con la lnea base a fin de comprender y
comunicar el avance y desempeo del proyecto, as como proyectar
los resultados del mismo.

ENTRADAS
Polmicas resuletas
Solicitudes de cambio
aprobadas
Acciones correctivas
aprobadas
Activos de los procesos
de la organizacion
(actualicaciones)
Plan de Gestion del
proyecto

HERRAMIENTAS
Analisis de Variacion
Proyecciones
Sistemas de Informes

SALIDAS
Informe de Desempeo
Solicitud de Cambio
Analisis de Solicitud
Resolucion de Solicitud
Registro de Cambio del
Proyecto

ANALISIS DE LA VARIACION
Este debe de verificar la calidad de la informacin recopilada
anteriormente a fin de asegurarse de que est completa y de que sea
coherente con datos anteriores, as como de que sea creble al
compararla con otro proyecto o informacin de estado Los informes
de desempeo organiza y resumen la informacin recopilada con las
tcnicas utilizadas

INFORME DE DESEMPEO
Los informes de desempeo organizan y resumen la informacin
recopilada con las tcnicas utilizadas, estos presentan los resultados
de los anlisis realizando comparando la lnea base para la medicin
del desempeo. Los informes de desempeo se emiten de manera
semanal, y se presentan en cada reunin de equipo que se realice.

VALORES
WBS
Element

VARIACION

Valor

Valor

Costo

Planead

Consegui

Actua

do

Program
a

Costo

NDICE DE
RENDIMIENTO
Progra
ma

Costo

Totales

SOLICITUDES DE CAMBIO

El anlisis del desempeo del proyecto generara solicitudes de

cambio. Estas solicitudes se procesan a travs del proceso realizar el
control integrado de cambios. Las acciones correctivas que se
propongan deben incluir cambios que se ajusten al desempeo futuro
del proyecto alinendolo con el plan para la direccin del proyecto.
Ver ANEXO: 3

ANEXO N 1
Formato lista de Participantes

LISTA DE PARTICIPANTES
CURSO:
NOMBRE DEL ASESOR:
APELLIDOS

NOMBRES

CARGO

FIRMA

ANEXO N 2
Registro de Incidentes

REGISTRO DE INCIDENTES N______

INCIDENTE:
Descripcin del Incidente:

AREA Y/O ACTIVIDAD AFECTADA

DESCRIPCIN DE LA MEDIDA A TOMAR

INFORMO DEL INCIDENTE

MEDIDA EVALUADA Y APROBADO

POR
Gerencia de Produccin

Nombre:
Fecha:

Nombre:
Fecha:

ANEXO N 3
Acta de cambio

REGISTRO DE CAMBIOS N______

ACTIVIDAD ACTUAL:
OBSERVACIONES

SOLUCIONES CAMBIOS
PLANTEADOS

Notas:

PREPARADO POR
Supervisor o miembro
del proyecto

REVISADO POR
Gerencia de Produccin

APROBADO POR
Gerencia General

Nombre:
Fecha:

Nombre:
Fecha:

Nombre:
Fecha:

ANEXO N 4
Acta de Reunin

ACTA DE REUNIN N______

Asunto:
Fecha:
Hora de Inicio
Lugar:
Coordinador de la Reunin:
Asistentes (Nombre Cargo)

Hora de Fin

Notas:

Agenda:

Acuerdo o Decisiones

Fecha de Control

Responsables