BAB I

PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Rumah sakit merupakan sarana pelayanan umum bagi masyarakat di
bidang kesehatan. Dalam penyelenggaraannya, rumah sakit berusaha
memberikan pelayanan terbaiknya sebagai bagian dari penilaian mutu
pelayanan suatu sistem. Mutu pelayanan harus selalu ditingkatkan baik dari
sisi medis maupun non medisnya. Faktor lain yang harus diperhatikan adalah
bagaimana rumah sakit menyelenggarakan rekam medis bagi pasiennya, baik
pasien rawat inap maupun rawat jalan. Rekam medis adalah suatu berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan
kesehatan (PermenkesNo. 269 / Menkes/ Per/ III/ 2008 Bab I pasal 1).
Sistem pelaporan rumah sakit dibagi menjadi laporan internal dan
laporan eksternal. Laporan disusun oleh Sub B

agian Monitoring Evaluasi

bagian Perencanaan. Laporan disusun berdasarkan data yang didapat dari

masing-masing unit kerja. Laporan internal ditujukan untuk semua direksi dan
unit kerja rumah sakit, sedangkan laporan eksternal ditujakan pada instansi
terkait baik pusat, provinsi, maupun kota. Pelaporan disusun secara bulanan
dan tahuanan.
Dengan adanya sistem pelaporan rumah sakit yang baik maka
diharapkan dapat menjadi suatu bahan informasi bagi pihak manajemen dalam
pengambilan keputusan yang baik mulai dari perencanaan sampai dengan
monitoring dan evaluasi.
Oleh karena itu, pada kesempatan PKL (Praktek Kerja Lapangan) ini
bertujuan untuk mengetahui gambaran sistem informasi dan pelaporan rekam
medis di RSUD Dr Moewardi serta mengamati situasi dan proses yang ada
sehingga dapat meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mahasiswa serta

mampu memberikan masukan bagi Manajemen Rumah Sakit untuk lebih

meningkatkan mutu dan pelayanannya.
B. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Kegiatan magang bertujuan untuk mendeskripsikan hasil observasi dan
kegiatan selama magang sebagai bentuk aplikasi disiplin ilmu khususnya
Biostatistika dan Kependudukan.
2. Tujuan Khusus
a. Mempelajari proses rekam medis di RSUD Dr. Moewardi.
b. Memberikan penilaian terhadap permasalahan di Instalasi

Rekam

Medis di RSUD Dr. Moewardi.

C. MANFAAT
1. Bagi Mahasiswa
a. Memberi

pengalaman

langsung

bagi

mahasiswa

dalam

mengaplikasikan berbagai teori dan konsep yang didapatkan dalam

bangku kuliah ke dalam dunia kerja.
b. Memperoleh pengetahuan, keterampilan dan pengalaman kerja
khususnya dalam bidang sistem informasi dan rekam medis Di RSUD
Dr. Moewardi.
2. Bagi Fakultas Kesehatan Masyarakat
a. Mendapatkan tambahan informasi dan referensi terkait gambaran
sistem informasi dan rekam medis di RSUD Dr. Moewardi.
b. Mendapatkan masukan tentang perkembangan bidang keilmuan dan
teknologi yang telah diterapkan dalam kegiatan magang di RSUD Dr
Moewardi.
3. Bagi RSUD Dr. Moewardi.
Menambah masukan dan membantu proses kegiatan dalam hal sistem
informasi dan rekam medis di Instalasi Rekam Medis RSUD Dr.
Moewardi melalui deskripsi permasalahan yang ditemukan mahasiswa
selama kegiatan magang.
D. METODE DAN WAKTU PELAKSANAAN
Magang dilaksanakan selama 30 hari kerja di Instalasi Rekam Medis dan Sub
Bagian Monitoring Evaluasi dari tanggal 20 Juni 2016 - 20 Juli 2016 di RSUD
Dr. Moewardi. Metode pelaksanaan magang adalah mahasiswa bekerja

langsung di instalsai rekam medis setelah mendapatkan bimbingan dari

coordinator lapangan.
E. RUANG LINGKUP
1. Lingkup penelitian
Bidang ilmu yang terkait dengan penelitian ini adalah kesehatan
masyarakat khusunya sistem informasi ruamh sakit sub bagian rekam
medis rumah sakit.
2. Lingkup masalah
Masalah hanya dibatasi pada gambaran sistem informasi dan pelaporan
rekam medis di RSUD Dr. Moewardi
3. Lingkup lokasi
Magang dilaksanakan di RSUD Dr. Moewardi khususnya bagian instalasi
Rekam Medis.
4. Lingkup waktu
Magang dilkasanakan selama satu bulan dari tanggal 20 juni 2016-23juli
2016.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. SISTEM INFORMASI KESEHATAN
Sistem infomasi kesehatan merupakan suatu pengelolaan informasi
diseluruh tingkat pemerintah secara sistematis dalam rangka penyelenggaraan
pelayanan

kepadfa

menyebutkan

sistem

masyarakat.
infomasi

Peraturan
kesehatan

perundang-undangan
adalah

Kepmenkes

yang
nomor

004/Menkes/SK/I/2003 tentang kebijakan dan strategi desentralisasi bidang

kesehatan dan Kepmenkes Nomor 932/Menkes/SK/VII/2002 tentang petunjuk
pelaksanaan

pengembangan

sistem

laporan

informasi

kesehatan

kabupaten/kota.
Menurut Kusumadewi, dkk (2009) secara fungsional Sistem Informasi
Kesehatan dapat dikelompokkan menjadi tiga macam Sistem Informasi, yaitu :
5. Sistem Informasi Rumah Sakit, sistem ini merupakan sistem yang mampu
melakukan integritas dan komunikasi aliran informasi baik didalam
maupun di luar rumah sakit. Sistem informasi ini meliputi : sistem rekam
medis elektronik, sistem informasi laboratorium, dan lain sebagainya yang
terdapat pada fungsi dukung operasional dan medis di ruang lingkup
rumah sakit.
6. Sistem Informasi Kesehatan Publik, jika Sistem Informasi Rumah Sakit
terbatas pada fungsi dukung operasional dan medis dilingkup rumah saki,
Sistem Informasi Kesehatan Publik mempunyai cakupan yang lebih luas.
Kantor-kantor pemerintah yang mengurusi kesehatan dan lembaga layanan
kesehatan non rumah sakit.
7. Sistem Informasi Klinis, pada sistem ini tidak hanya membantu dokter
dalam menangani masalah administrative pasien, tetapi lebih dari itu,
untuk meningkatkan kualitas layanan kepada pasien. Sistem Informasi
Kesehatan Klinis dapat didukung dengan sistem pendukung keputusan,
yang diantaranya membantu dalam diagnose penyakit dan menentukan
tindakan medis.

Sistem Informasi Kesehatan sangat erat kaitan nya dengan sistem

informasi rumah sakit. Sistem informasi rumah sakit adalah sistem yang
mampu melakukan integrasi dan komunikasi aliran informasi baik didalam
maupun di luar ruamh sakit. Salah satu subsistem sistem informasi kesehatan
adalah sistem rekam medis. Perekaman data pasien mutlaj diperlukan untuk
meninjang proses peningkatan perawatan kesehatan terhadap pasien.
Elektronik Medical Record (EMR) adalah suatu media elektronik yang
digunakan untuk menyimpan informasi klinis. Fungsi untama EMR adalah
untuk merekam informasi, mengakse informasi, membantu pengambilan
keputusan, menggunakan data atau informasi

secara

bersama-sama,

identifikasi pasien, menangani keamanan dan etentifikasi data, serta

membantu auditing.

Melalui sistem rekam medis yang baik dan efektif

diharapkan kualitas perawatan kesehatan bagi seorang pasien juga akan

meningkat, memudahkan manajemen dan professional dalam menetapkan
keputusan.
Pelaporan

SIRS

menurut

PERMENKES

RI

NOMOR

117/1/MENKES/PER/VI/2011 ditetapkan oleh direktur Jenderal bina Upaya

Kesehatan. Formulir pelaporan SIRS terdiri dari 5 (Lima) rekapitulasi Laporan
(RL) diantaranya:
1. RL 1 berisikan data dasar rumah sakit yang dilaporkan setiap waktu
apabila terdapat perubahan data dasar dari rumah sakit sehingga data ini
dapt dikatakan data yang bersifat terbarukan setiap saat.
2. RL 2 berisikan data ketenaga kerjaan yang dilaporkan periodic setiap
tahun.
3. RL 3 berisikan data kegiatan pelayanan rumah sakit yang dilaporkan
secara periodic setiap tahun.
4. RL 4 berisikan Data Morbiditas/Mortalitas Pasien yang dilaporkan
periodic setiap tahun.
5. RL 5 yang merupakan data bulanan yang dilaporkan secara periodic setiap
bulan, berisikan data kunjungan dan data 10 (sepuluh) besar penyakit.
B. REKAM MEDIS
1. Sejarah Rekam Medis
5

rekam medis dimulai pada zaman batu (Paleolithic) lebih kurang

2500 SM dengan ditemukan nya lukisan purba tentang terhipnasi dan
amputasi di dinding gua di spanyol, hal ini menunjukkan bahwa sejak
zaman pra sejarah praktik rekam medis dilakukan bersamaan dnegan
praktik kedokteran ( DEPKES RI 1997:1).
Pada tahun 1137, rekam medis pertama kali dilaksanakan di rumah
sakit St. Bathelomeew di London. Di Indonesia, kegiatan pencatatan mulai
dilakukan pada masa kemerdekaan, hanya saja masih belum dilakukan
dengan baik, penataannya mengikuti sistem informasi yang benar. Dengan
dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1960, kepada
semua

petugas

kesehatan

diwajibkan

untuk

menyimpan

rahasia

kedokteran, termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun 1972

dengan keputusan mentri kesehatan republik Indonesia

nomor

034/birhup/1972,ada kejelasan bagi rumah sakit menyangkut kewajiban

untuk menyelenggarakan rekam medis kesehatan. Pada bab I pasal 3
menyatakan bahwa guna menunjang terselenggaranya rencana induk
(master plan) yang baik, maka setiap rumah sakit :
a. Mempunyai dan merawat statistic yang terkini
b. Membuat rekam medis yang berdasarkan ketentuan yang telah
ditetapkan
2. Defenisi Rekam medis
Menurut Peraturan Mentri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269/MENKES/PER/III/2008 adalah berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas, pemeriksaan, pengobatan,tindakan, dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Sedangkan menurut
Departemen Kesehatan Republik Indonesia, rekam medis adalah
keterangan

baik

yang

tertulis/terekam

tentang

identias

pasien,

anamnesa,penetuan fisik, laboratorium diagnose segala pelayanan dan

tindakan yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik di rawat jalan,
rawat inap, dan gawat darurat.
Pengertian rekam medis

menurut

IFHRO

(International

Federation Health Record Organization) adalah a health record contains

6

all information about a patient, his illines and treathment and the end
enteries in it are recorded in the order in which event of care occurs
(rekam medis berisi semua informasi mengenai pasien, penyakit,
pengobatan, dan rekaman yang didalam sesuai dengan urutan pelayanan
/perawatan).
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang

identitas,

anamnesis,

diagnosis

pengobatan,

pemeriksaan,

pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien

pada sarana pelayanan kesehatan meliputi pendaftaran pasien yang dimulai
daritempat penerimaan pasein kemudian bertanggung jawab untuk
mengumpulkan, menganalisa, mengolah dan menjamin kelengkapan
berkas rekam medis dari unit rawat jalan, rawat inap, unit gawat darurat
dan unit penunjang lainnya (Hatta, 1985; Suwarti;1999,Watson, 1992).
Rekam medis adalah siapa, apa, dimana, dan bagaimana perawatan
pasien selama di rumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus
memilki data yang cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna
menghasilkan diagnosis, jaminan pengobatan dan hasil akhir. Rekam
medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang
identitas pasien, anamneses penetuan fisik laboratorium, diagnose segala
pelayanan dan tindakan medic yang diberikan kepada pasien dan
pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan, maupun medapatkan
pelayanan gawat darurat (Rustiyanto,2009).
Tujuan dari rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka uapaya meningkatkan pelayanan kesehatan di
rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang
baik dan benar. Tertib administrasi merupakan salah satu faktor dalam
rangka menentukan upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
3. Kegunaan Rekam Medis
Dalam peraturan mentri kesehatan

No. 749 a tahun 1989

menyebutkan bahwa Rekam Medis memiliki 5 manfaat, yaitu :

a. Sebagai dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien
b. Sebagai bahan pembuktian dalam perkara hukum

c. Bahan untuk kepentingan penelitian

d. Sebagai dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan
e. Sebagai bahan untuk menyiapkan statistic kesehatan
Menurut International Federation Health Organization (1992:2), rekam
medis disimpan dengan tujuan :
a. Fungsi komunikasi
Rekam medis disimpan untuk komunikasi diantara dua orang yang
bertanggung jawab terhadap kesehatan pasien untuk kebutuhan saat ini
dan yang akan datang.
b. Kesehatan pasien yang berkesinambungan
Rekam medis dihasilkan atau dibuata untuk penyembuhan pasien
setiap waktu dan sesegeara mungkin.
c. Evaluasi kesehatan pasien
Rekam medis merupakan salah satu mekanisme yang memungkinkan
evaluasi terhadap standar penyembuhan yang telah diberikan.
d. Rekam sejarah
Rekam medis merupakan contoh yang menggambarkan tipe dan
metode pengobatan yang dilakukan pada waktu tertentu.
e. Medikolegal
Rekam medis merupakan bukti dari opini yang bersifat prasangka
mengenai kondisi, sejarah dan prognosi pasien.
f. Tujuan statistic
Rekam medis dapat digunakan untuk menghitung jumlah penyakit,
prosedur pembedahan dan insiden yang ditemukan setelah pengobatan
khusus.
g. Tujuan penelitian dan pendidikan
Rekam medis di waktu yang akan datang dapat digunakan dalam
penelitian-penelitian kesehatan.
4. Bentuk pelayanan rekam medis
Pelayanan rekam medis memilki berbagai bentuk, pelayanan rekam
dapat dilihat dari level terendah sampai pada level yang lebih tinggi dan
canggih.
Menurut DEPKES RI (2008:10) , bentuk pelayanan rekam medis
meliputi:
a. Pelayanan rekam medis berbasis kertas

Rekam medis manual (paper based document) adalah rekam medis

yang

berisi

lembar

administrasi

dan

medis

yang

diolah

didata/assembling dan disimpan secara manual.

b. Pelayanan rekam medis manual dan registrasi komputerisasi
Rekam medis berbasis komputerisasi, namun masih terbatas hanya
pada pendaftaran (admission), data pasien masuk (transfer), dan pasien
keluar termasuk meninggal (discharge). Pengolahan masih terbatas
pada sistem registrasi secara komputerisasi. Sedangkan lembar
administrasi dan medis masih diolah secara manual.
c. Pelayanan manajement informasi kesehatan terbatas
Pelayanan rekam medis yang diolah menjadi informasi dan
pengolahannya secara komputerisasi yang berjalan pada satu sistem
secara otomatis di unit kerja manajemen informasi kesehatan.
d. Pelayanan sistem informasi terpadu
Computerized patient record (CPR) yang disusun dengan mengambil
document

langsung

dari

sistem

image

dan

struktur

sistem

dokumenyang telah berubah.

e. Pelayanan MIK dengan rekam medis Elektronik (WAN)
Sistem pendokumentasian telah berubah dari electronic Medical
Record (EMR) menjadi electronic patient record sampai dengan
tingkat yang paling akhir dari pengembangan helath information
sistem, yakni electronic helath record (HER) Rekam kesehatan
elektronik.
5. Sistem Pengelolaan Rekam Medis
a. Sistem Penamaan Rekam Medis
Sistem penamaan rekam medis

pada

dasrnya

adalah

untuk

memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan

antara pasien satu dengan pasien lainnya, sehngaa mempermudah
dalam memberikan pelayanan rekam medis kepada psie yang datang
berobat kerrumah sakit. Penulisan nama pasien pada rekam medis
menurut buku petunjuk penyelenggaraan rekam medis rumh sakit
(1991:1) adalah sebagai berukut

1) Nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dari dua suku kata,
dengan demikian ada nenerapa kemungkinan dalam penulisan
nama pasien yaitu :
a) Nama pasien sendiri apa bila sudah terdiri dari 2 suku kata
b) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami bila
seorang perempuan bersuami
c) Nama pasien sendiri dilengkpi dengan nama orang tua,
biasanya ayah
d) Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga didahulukan baru
diikuti nama sendiri.
2) Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang
disempurnakan
3) Bagi pasien perempuan diakhir nama lengkap ditambah Ny.atau
Nn sesuai dengan statusnya.
4) Pencantuman title selalu diletakan sesuah nama lengkap pasien.
5) Perkataan tuan, bapak, saudara tidak dicantumkan.
b. Sistem penomoran rekam medis
Rekam medis disimpan menurut nomor, yaitu berdasarkan nomor
pasien masuk (admission number). Menurut buku petunjuk teknis
penyelenggaraan rekam medis rumah sakit (1991:13) ada 3 macam
sistem pemberian nomor pasien masuk :
1) Pemberian nomor cara seri
Dengan sistem ini pasien mendapat nomor setiap kali berkunjung
kerumah sakit. Jika pasien berkunjung 5 kali maka pasien
mandapat 5 nomor berbeda. Semua nomor dicatat pada Kartu
Indeks Utama Pasien (KIUP) pasien yang bersangkutan. Rekam
medisnya disimpan diberbagai temapt sesuai nomr yang diperoleh.
2) Pemberian nomor cara unit
Dengan sistem ini memberikan satu unit rekam medis kepada
setiap pasien baik pasien tersebut berobat jalan maupun rawat inap.
Pada saat seorang pasien berkunjung pertama kali ke rumah sakit
apakah pasien berobat sebagai pasien berobat jalan atau dirawat,
kepadanya diberikan satu nomor (admitting number) yang akan
dipakai setiap kali kunjungan berikutnya, sehingga pasien tersebut
hanya mempunyai satu rekam medis yang tersimpan di bawah satu
nomor.
10

3) Pemberian nomor cara seri unit

Sistem ini merupakan gabungan antara sistem seri dan sistem unit.
Setiap pasien yang berkunjjung kerumah sakit diberikan satu
nomor baru tetapi rekam medis nya yang terdahulu digabungkan
dan disimpan di bawah nomor yang paling baru sehingga
terciptalah satu unit rekam medis. Apa bila satu rekam medis lama
diambil dan dipindahkan ke nomor yang baru, ditempat yang lama
diberi tandaa pertunjuk yang menunjukkan kemana rekam medis
tersebut

dipindahkan.

Tanda

petunjuk

tersebut

diletakkan

menggantikan rekam medis yang lama.

Dari ketiga macam sistem penomoran berdasarkan nomor pasien
masuk tersebut, pemberian nomor cara unit lah yang paling baik
digunakan, karena dengan cara ini seorang pasien hanya memiliki satu
nomor setiap berkunjugn kerumah sakit, dan rekam medis nya baik
rawat jalan maupun rawat inap terkumpul dalam satu map (folder)
sehingga dengan cepat memberikan gambaran yang lengkap megeni
riwayat penyakit dan pengobatan seorang pasien kepada rumah sakit
maupun staf medis lainnya. Selain itu juga menghilangkan kerepotan
mengumpulkan rekam medis pasien yang terpisah-pisah seperti pada
sistem seri, menghilangkan kerepotan mengambil rekam medis lama
untuk disimpan kenomor baru seperi dalam sistem seri unit.
c. Sistem penyimpanan rekam medis
Kegiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha melindungi
rekam medis dari kerusakan fisik da nisi dari rekam medis itu sendiri.
Ada 2 cara penyimpanan rekam medis yaitu :
1) Sentralisasi
Sentralisai adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam satu
kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selam
seorang pasien dirawat, disimpan pada satu tempat yaitu bagian
rekam medis.
2) Desentralisai
Desentralisai adalah penyimpanan rekam medis pada masingmasing unit pelayanan. Terkadi pemisahan antara rekam medis
pasien poliklinik dengan rekam medis pasien dirawat. Rekam
11

medis polikilinik disimpan pada polikilinik yang bersagkutan,

sedangkan rekam medis pasien diarawat disimpan pada bagian
rekam medis.
Sistem penyimpanan rekam medis yang dipergunakan adalah
sistem

numeric

(berdasarkan

angka

/nomor)

ada

macam

penyimpanan dengan sistem numeric yaitu :

1) Sistem nomor langsung (straight numerical filing system)
Penyimpanan dengan sistem nomor langsung adalah penyimpanan
berkas rekam medis dalam rak secara berurutan sesuai dengan
urutan nomor rekam medis. Misalnya, 225023, 225024, 225025,
225026.
Kebaikan dari sistem ini adalah :
a) Sangat mudah mengambil sejumlah rekam medis sekaligus
dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu diperlukan,
juga untuk mengambil rekam medis yang tidak aktif.
b) Mudah melatih petugas yang melaksanakan pekerjaan
penyimpanan.
Kelemahannya adalah :
a) Kesibukan tidak merata. Pekerjaan paling sibuk terjadi pada
rak penyimpanan yaitu rekam medis dengan nomor terbaru.
b) Perlu konsentrasi petugas yang sangat tinggi, karena harus
memperhatikan seluruh angka dari nomor rekam medis untuk
menghindari tertukarnya angka-angka yang bisa menyebabkan
rekam medis salah simpan.
c) Pengawasan kerapian sukar dilakukan.
2) Sistem angka akhir (terminal digit filing system)
Sistem ini menggunakan nomor dengan 6

angka,

yang

dikelompokkan menjadi 3, masing-masing terdiri dari 2 angka.

Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling
kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak di
tengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak
paling kiri.
Contoh : 22
angka ketiga
(tertiary digits)

50
angka kedua
(secondary digits)

23
angka pertama
(primary digits)
12

Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 kelompok

angka pertama yaitu 00 sampai dengan 99. pada waktu
menyimpan, petugas harus melihat angka pertama dan membawa
rekam medis tersebut kedaerah rak penyimpanan untuk kelompok
angka pertama yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama
ini rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua,
kemudian rekam medis dimpan didalam urutan sesuai dengan
kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok
penyimpanan nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu
berlainan.
Contoh : 22-50-23
23-50-23
24-50-23
25-50-24
26-50-25
Kebaikan sistem angka akhir ini adalah :
a) Pertambahan rekam medis merata ke 100 kelompok (section) di
dalam rak penyimpanan.
b) Pekerjaan penyimpanan dan pengambilan rekam medis dapat
dibagi secara merata.
c) Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak
penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam
medis baru di setiap section tersebut.
d) Jumlah pertambahan rekam medis terkontrol, memudahkan
perencanaan rak.
e) Kekeliruan menyimpan dapat di cegah, karena petugas hanya
memperhatikan 2 (dua) angka akhir saja dalam memasukkan
rekam medis kedalam rak.
Sedangkan kelemahannya adalah perlu waktu yang cukup lama
untuk melatih dan membimbing petugas penyimpanan.
3) Sistem angka tengah (middle digit)
Dalam sistem penyimpanan angka tengah, rekam medis diurutkan
dengan pasangan angka-angka. Angka yang terletak ditengah
menjadi angka pertama, angka yang terletak paling kiri menjadi
angka kedua, dan angka paling kanan menjadi angka ketiga.
13

Contoh :

22

Angka kedua

23
angka pertama

50
angka

ketiga
Kebaikan sistem angka tengah adalah :
a) Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang
nomornya berurutan.
b) Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka
tengah lebih muda daripada penggantian sistem nomor
langsung ke sistem angka akhir.
c) Penyebaran nomor-nomor lebih merata jika dibandingkan
dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai
sistem angka akhir.
d) Petugas dapat dibagi pada section penyimpanan tertentu
sehingga kekeliruan menyimpan dapat di cegah.
e) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi
petugas.
f) Terjadi rak lowong pada beberapa section, bila rekam medis
dialihkan ke tempat penyimpanan in-aktif (DEPKES, 1991 :
19).
d. Tata Cara Pengambilan Rekam Medis
Pengambilan rekam medis juga memiliki tata cara tertentu. Adapun
tata cara pengambilan rekam medis pasien yang dibutuhkan dari ruang
penyimpanan rekam medis adalah sebagai berikut:

1) Pengeluaran rekam medis

Ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah:
a) Rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan reka medis, tanpa
tanda keluar/kartu permintaan.

14

b) Apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam

keadaan baik dan tepat waktunya. Seharusnya setiap reka
medis kembali lagi keraknya pada setiap akhir kerja pada hari
yang bersamaan.
c) Rekam medis tidak di benarkan diambil dari rumah sakit,
kecuali atas perintah pengadilan.
d) Permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari
poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan
kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah
ditentukan. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama
pasien dan nomor rekam medisnya.
2) Petunjuk Keluar (Outguide)
Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi
penggunaan rekam medis. Petunjuk keluar ini digunakan sebagai
pengganti pada tempat rekam medis yang diambil dari rak
penyimpanan dan tetap berada di rak tersebut sampai rekam medis
yang diambil kembali.
3) Kode warna untuk map (sampul) rekam medis
Kode warna adalah untuk memberikan warna tertentu pada sampul,
untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari map
yang salah simpan. Garis-garis warna denga posisi yang berbeda
pada pinggiran folder, menciptakan bermacam-macam posisi
warna yang berbeda-beda untuk tiap section penyimpanan rekam
medis.

Terputusnya

kombinasi

warna

dalam

satu

seksi

penyimpanan menunjukkan adanya kekeliruan menyimpan. Cara

yang digunakan adalah 10 macam warna untuk am angka pertama
dari nol sampai Sembilan (dep.Kes,1991:27).
e. Pengangkutan Rekam Medis
Ada berbagai cara untuk mengangkut rekam medis. Ada yang
dilakukan dengan tangan dari satu tempat ke tempat lainnya, sehingga
bagian rekam medis harus membuat jadwal pengiriman dan
pengambilan untuk berbagai poliklinik yang ada di rumah sakit.
15

Frekuensi pengiriman dan pengembalian ini ditentukan oleh jumlah

pemakaian rekam medis. Rekam medis yang dibutuhkan secara
mendadak oleh bagian tertentu harus mengambilnya secara langsung
ke bagian rekam medis. Beberapa rumah sakit saat ini menggunakan
pneumatic tube (pipa tekanan udara) yang dapat mengantarkan dengan
cepat rekam medis ke berbagai bagian (Dep.Kes, 1991 :30).
f. Perencanaan terhadap Rekam Medis yang Tidak Aktif
Sebagian besar rekam medis selalu menghadapi masalah
kurangnya ruang penyimpanan. Satu rencana yang pasti tentang
pengelolaan rekam medis yang tidak aktif (in active records) harus
ditetapkan sehingga selalu tersedia tempat penyipanan untuk rekam
medis yang baru. Patokan utama untuk menentukan rekam medis aktif
atau tidak aktif adalah besarnya ruangan yang tersedia untuk
menyimpan rekam medis yang baru. Suatu rumah sakit menentukan 5
tahun adalah batas umur untuk rekam medis aktif, sedangkan di rumah
sakit lain rekam medis yang berumur 2 tahun sudah dinyatakan tidak
aktif, karena sangat terbatasnya ruang penyimpanan.
Pada umumnya rekam medis dinyatakan tidak aktif apabila
selama 5 tahun terakhir rekam medis tersebuit tidak digunakan lagi.
Apabila tidak tersedia tempat penyimpanan rekam medsi aktif, harus
dilaksanakan kegiatan menyisihkan rekam medis yang aktif seirama
dengan pertambahan jumlah rekam medis baru dan pada saat
diambilnya rekam medis tidak aktif, di tempat semula harus diletakkan
tanda keluar, untuk, mencegah pencarian yang berlarut-larut pada saat
diperlukan. Rekam medis yang tidak aktif dapat disimpan di ruangan
lain yang terpisah dari bagian rekam medis atau dibuat microfilm. Jika
digunakan microfilm, rekam medis aktif dan tidak aktif dapat disimpan
bersamaan, karena penyimpanan microfilm tidak banyak memakan
tempat. (Dep.Kes, 1991 :30).
Retensi atau lamanya penyimpanan rekam medis diatur
berdasarkan Surat Keputusan Nomor : YM.00.03.3.3683 tanggal 16

16

Agustus 1991 tentang jadwal retensi/lama penyimpanan rekam medis.

Pemusnahan rekam medis mengacu kepada Surat Edaran Dirjen
Yan.Med Nomor HK.00.05.001.60 tahun 1995 tentang petunjuk teknis
pengadaan formulir rekam medis dan pemusnahan berkas rekam medis
di rumah sakit. Berikut ini adalah jadwal retensi/lamanya penyimpanan
rekam medis.
6. Ruang pengelolaan rekam medis
Lokasi ruangan rekam medis harus dapat memberi pelayanan yang cepat
kepada seluruh pasien, mudah dicapai dari segala penjuru dan mudah
menunjang pelayanan administrasi. Alat penyimpanan yang baik,
penerangan yang baik, pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan,
perhatian terhadap faktor keselamatan petugas, bagi suatu ruangan
penyimpanan rekam medis sangat membatu memelihara dan mendorong
kegairahan kerja dan produktivitas pegawai. Penerangan atau lampu yang
baik, menghindari kelelahan penglihatan petugas. Perlu diperhatikan
pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu dan pencegahan
bahaya kebakaran.
7. Petugas rekam medis
Petugas rekam medis menjadi aspek utama dalam sirkulasi rekam
medis sebuah rumah sakit. Petugas rekam medis mempunyai tugas dan
tanggung jawab yang besar dalam menjaga keutuhan sebuah rekam medis.
Petugas rekam medis diharapkan benar-benar mengetahui seluk beluk dari
rekam medis secara luas dan mendalam.
Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2007 :7),
seorang pegawai rekam medis harus memiliki kualifikasi pendidikan
sebagai berikut :
a. Diploma 3 (D3) Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang
ditempuh selama 6 (enam) semester, dengan gelar Ahli Madya.

17

b. Diploma 4 (D4) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh

selama 8 (delapan) semester, dengan gelar Sarjana Sains Terapan MIK.
c. Strata 1 (S1) Manajemen Informasi Kesehatan yang di tempuh selama
8 (delapan) semester, dengan gelar Sarjana Manajemen Informasi
Kesehatan
d. Strata 2 (S2) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama
4 (empat) semester, dengan gelar Megister Manajemen Informasi
Kesehatan.

18

BAB II
PROFIL LOKASI MAGANG
A. GAMBARAN UMUM
1. Sejarah
Sebelum menjadi Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi seperti
sekarang ini, terjadi 3 (tiga) tahap pembentukan dalam prosesnya, yaitu :
b. Jaman penjajahan Belanda sampai Tahun 1942
Pada waktu itu di Kota Surakarta terdapat 3 (tiga) buah rumah sakit
partikelir atau swasta :
1) Zieken Zorg, berkedudukan di Mangkubumen dengan nama
Inslandsch Ziekenhuis der Verreniginging Zieken Zorg dengan
besluit tertanggal 1 Oktober 1942 atas nama : Karl Lodewijk
Nouman Jacobus Geroundus (R.V.O.569 dan 570)
2) Zending Ziekenhius berkedudukan di Jebres milik Zending atau
yayasan Kristen yang sampai sekarang terkenal dengan nama
Yayasan Kesehatan Kristen untuk Umum (YAKKUM)
3) Panti Rogo, adalah rumah sakit milik pemerintah Kasunanan
Kraton Surakarta. Pada waktu permulaan berdirinya rumah sakit
tersebut hanya digunakan untuk perawatan bagi kerabat serta adi
dalem Keraton Surakarta. Akan tetapi akhirnya dipergunakan juga
untuk pelayanan serta perawatan bagi masyarakat umum.
c. Jaman pendudukan Jepang
Waktu itu Rumah Sakit Zieken Zorg juga dipakai sebagai rumah sakit
Inttemeringakemp tetapi pindah ke Jebres menempati Zending
Ziekenhius yang kemudian bernama bernama Rumah Sakit Dr.
Moewardi. Sedangkan Zending Ziekenhius harus pindah ke belakang
dimana didirikan Rehabilitasi Centrum (RC) Prof. Dr. Soeharso.
d. Jaman Kemerdekaan
1) Tahun 1945-1948 rumah sakit atau Zieken Zorg digunakan sebagai
rumah sakit tentara sampai dengan tanggal 19 Desember 1948.
2) Dengan Surat keputusan Komandan Kesehatan Tentara Jawa
tanggal 26 November 1948 No :

46/ Sie/ MBKD/ 48

membubarkan dan meniadakan Rumah Sakit Tentara Surakarta

mulai tanggal 19 Desember 1948. Dalam surat pemerintah tersebut

19

memerintahkan Kepala Rumah Sakit Tentara Surakarta untuk

menyerahkan rumah sakit kepada Palang Merah Indonesia Daerah
Surakarta.
3) Pada masa peralihan tersebut tidak dapat bertahan lama, Palang
Merah Indonesia Daerah Surakarta menyerahkan kembali rumah
sakit tersebut kepada Perhimpunan BaleKu Surakarta pada tanggal
1 Februari 1949, ini merupakan lanjutan dan partikelir Inslandsch
Ziekenhuis der Verreniginging Zieken Zorg dengan direkturnya Dr.
R. Soemarmo. Disamping Rumah Sakit Bale KuSurakarta di
Surakarta massih terdapat 2 rumah sakit Partikelir.
2. Penggantian Nama
Sering terjadi perbedaan pendapat di kalangan masyarakat mengenai
nama Rumah Sakit Pusat dan Rumah Sakit Surakarta maka Inspektur
Kepala Jawatan Kesehatan Provinsi Jawa Tengah mengusulkan pada
Gubernur Jawa Tengah untuk mengganti nama rumah sakit di Surakarta
antara lain:
a. RS Pusat menjadi Rumah Sakit Mangkubumen
b. RS Surakarta menjadi RSU Jebres
Penggantian nama ini dikukuhkan dengan Surat Keputusan Menteri
Kesehatan RI tanggal 19 Juli 1954 No.44751/RS. Dan pada akhirnya
Gubernur Jawa Tengah melalui SK No. 445/29684 tanggal 24 Oktober
1988 menetapkan nama Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi
Wilayah Surakarta oleh Pemerintah Provinsi Dati 1 Jawa Tengah
ditetapkan sebagai wilayah pengembangan Jawa Tengah sehingga Rumah
Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi yang merupakan satu-satunya rumah
sakit pemerintah terbesar di wilayah tersebut harus menyesuaikan dan
mampu menjadi pusat rujukan wilayah Surakarta dan sekitarnya. Atas
pertimbangan tersebut, pada lokasi Jebres kemudian dibangun bangunan
fisik baru yang memenuhi standar rumah sakit sekaligus rumah sakit
pendidikan. Baru pada tanggal 28 Februari 1997 RSUD Dr. Moewardi
Jebres diresmikan penggunaannya oleh presiden Soeharto dan sejak itulah
seluruh kegiatan rumah sakit Dr. Moewardi menjadi satu lokasi.
3. Falsafah

20

Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi

adalah rumah sakit yang

memberikan pelayanan kesehatan dengan mutu yang setinggi-tingginya

dan melaksanakan fungsi pendidikan kesehatan di rumah sakit dengan
sebaik-baiknya yang diabdikan bagi kepentingan peningkatan derajat
kesehatan masyarakat.
4. Profil Umum
Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi adalah rumah sakit milik
Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Tengah yang terletak di Kotamadya
Surakarta dan merupakan rumah sakit tipe A. RSUD Dr. Moewardi
berlokasi di Jl.Kolonel Soetarto No.132 Surakarta dengan luas bangunan
56.542 m2. Berbagai pelayanan yang maksimal diberikan di RSUD Dr.
Moewardi.
B. VISI
Sesuai dengan Rencana Strategis (Renstra) 2008-2013 RSUD Dr. Moewardi
dan program akreditasi internasional (JCIA), RSUD Dr. Moewardi
mempunyai visi yang mengandung makna cita-cita yang harus diwujudkan
oleh seluruh civitas hospitalia rumah sakit dalam rangka untuk memenuhi
tuntutan masyarakat dan pasar industri perumahsakitan dalam pelayanan
kesehatan. Visi RSUD Dr. Moewardi adalah Rumah Sakit Terkemuka
Berkelas Dunia.

C. MISI
1. Menyediakan pelayanan kesehatan

berbasis pada keunggulan Sumber

Daya Manusia, kecanggihan dan kecukupan alat serta profesionalisme

manajemen pelayanan
2. Menyediakan wahana pendidikan dan penelitian kesehatan yang unggul
berbasis pada perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi kesehatan
yang bersinergi dengan mutu layanan
D. JENIS PELAYANAN
Di RSUD Dr. Moewardi jenis pelayanan dibagi sebagai berikut:
1.

Poliklinik
21

Poliklinik merupakan tempat pelayanan, pengobatan, dan pemeriksaan

pasien rawat jalan. Saat ini RSUD Dr. Moewardi menyediakan berbagai
poliklinik dengan pelayanan sub spesialis.
2.

Ponek
Merupakan ruang pelayanan tindakan kebidanan untuk kasus obstetric dan
gynekologi serta bayi baru lahir. Ponek terdiri dari lantai 1 dan 2 yang
diperuntukkan untuk semua kelas VIP, 1,2, dan 3 dengan kapasitas tempat
tidur 15 TT, karena banyak nya jumlah pasien ruang ponek dapat
menampuang 26 TT dengan rata-rata pelayanan 3 jam sampai 3 hari baik
yang bersifat emergency dan non emergency.

3.

Instalasi Rawat Inap Pasien

Instalasi Rawat Inap Pasien adalah ruang-ruang yang digunakan untuk
tempat tidur pasien yang sedang mengalami perawatan selama di rumah
sakit. Instalasi Rawat Inap Pasien dibagi dalam beberapa bagian yaitu
Instalasi Rawat Inap Anggrek, Melati,Mawar dan Cendana dengan
berbagai fasilitas. Untuk jumlah bed (tempat tidur) yang tersedia saat ini
sebanyak 774 TT (tempat tidur).

4.

Instalasi Cendana
Merupakan instalasi untuk pelayanan umum dan kerjasama, instalasi
cendana memilki pelayanan 24 jam dengan jenis pelayanan dan
kemampuan medis semua jenis penyakit. Pelayanan Instalasi Cendana
terdiri dari poliklinik, pelayanan rawat inap (VVIP, VIP-A,VIP-B, HCU,
ODC), dan Home Visit.

5.

Instalasi Perawatan Intensif

Instalasi Perawatan Intensif RSUD Dr. Moewardi terdiri dari ICU,
PICU/NICU, dan HCU. Instalasi Perawatan Intensif adalah ruang
perawatan

yang

digunakan

untuk

merawat

pasien-pasien

yang

memerlukan perawatan intensif dan tidak dapat dicampur dengan pasien

lain karena akan membahayakan keadaan pasien tersebut. Ruangan ini
selalu dijaga dalam keadaan steril dengan memperhatikan suhu dan
kelembaban ruangan, serta kebersihannya.

22

6.

IGD (Instalasi Gawat Darurat)

Instalasi Gawat Darurat merupakan bagian dari RSUD Dr. Moewardi yang
siap memberikan pelayanan medis selama 24 jam, dari berbagai macam
penyakit kegawat daruratan, secara cepat, tepat disukung dengan SDM
yang professional, fasilitas yang memadai/ lengkap dan peralatan yang
canggih.
Instalasi Gawat Darurat memiliki lokasi yang strategis, dapat dijangkau
dari berbagai arah dan memilki jalur khusus masuk pasien sehingga dapat
mempercepat pelayanan pasien yang mengalami keadaan gawat darurat.
Instalasi Gawat Darurat memilki pelayanan dan fasilitas yang lengkap,
selain tersedia ambulans khusus dengan telepon yang bisa dihubungi yaitu
118.

7.

IBS (Instalasi Bedah Sentral)

Pelayanan Instalasi Bedah Sentral (IBS) terdiri dari Bedah Kebidanan dan
Penyakit Dalam, Saraf, Thorax Dan Kardiovasikuler, Urologi, Anak, THT,
Mata, Onkologi, Orthopedic, Digestive, Plastic Dan Radiokonstruksi Gigi
Dan Mulut, Laparascopy, Broncoscopy. Pelayanan di IBS didukung oleh
69 orang dokter spesialis, 10 orang dokter anastesi, dan 60 orang perawat.

Fasilitas yang terdapat di IBS terdiri dari

a. 12 kamar opersai lengkap dengan peralatannya
b. Ruang sadar dengan kapasitas 12 tempat tidur yang dilengkapi dengan
close circuit television.
c. Peralatan bedah (Endo Urologi, Endo Laparascopy, Fluroscope,
Liposuction, Arthroscopy, dan Phaeco).
8.

Instalasi Pelayanan Ginjal (HD,CAPD) & Hipertensi

Merupakan instalasi yang terdiri dari pelayanan Hemodialisa, CAPD,
pendidikan dan pelatihan Ginjal Intensif untuk dokter umum, dan perawat,
Biopsi Ginjal, dan transplantasi ginjal.

23

Instalasi Pelayanan Ginjal memiliki fasilitas 38 mesin hemodialisa dengan

3 vendor (Fresenius, B Braun, Nipro). 38 tempat tidur, close circuit
televisison dan earphone, dan ruang diskusi baik untuk dokter maupun
perawat.
9.

Ruang Rehabilitasi Medik

Pelayanan Rehabilitasi Medis merupakan pelayanan yang bertujuan untuk
mempertahankan dan meningkatkan kualitas hidup. Kegiatan yang
dilakukan

pada

Instalasi

Rehabilitasi

Medik

adalah

melakukan

pemerikasaan dan assesmen, memberikan program untuk tindakan sub unit

rehabilitasi medis, dan melakukan terapi medika mentosa.
10.

Instalasi Radiologi
Instalasi Radiologi terdiri dari pelayanan :
a. Radiodiagnostik tanpa kontras
b. Radiodiagnostik dengan kontras
c. CT Scan
d. MRI (Brain, Abdomen, Spine, Head and Neck)
e. USG

11.

Instalasi Radioterapi
Instalasi Radioterapi di RSUD Dr. Moewardi terdiri dari pelayanan
Poliklinik, tindakan Radioterapi Eksterna dengan Pesawat Teleterapi
Cobalt 60, tindakan Simulator Radioterapi, dan Dosimetri (kalkulasi
Dosis) dengan computer TPS.

12.

Instalasi Laboratorium Patologi Klinik

Kegiatan Instalasi Laboratorium Patologi Klinik :
a. Pemeriksaan laboratorium rutin.
b. Pemeriksaan laboratorium khusus.
c. Tindakan konsultasi Bone Marrow Puncture.
d. Laboratorium rujukan flu burung (PCR)
e. Laboratorium (Flowcytometer).

13.

Instalasi Mikrobiologi Klinis

24

Instalasi

Mikrobiologi

Klinis

adalah

instalasi

yang

melakukan

pemeriksaan Mikroskopis, Kultur Dan Sensitivitas Terhadap Antibiotik,

GeneXpert MTB/ RIF untuk mendeteksi Multi drug Mycobacterium
Tuberculosis (MDR-TB) dan Kepekaannya terhadap rifampicin dengan
menggunakan System GeneXpert MTB/RIF, Sero Imunologi/ Rapid test/
Biologi Molekuler untuk berbagai penyakit infeksi, dan pemeriksaan
Mikrobiologi untuk Pengendalian Infeksi Nosokomial.
14.

Instalasi Parasitologi dan Mikologi Klinik

Adalah instalasi yang memberikan pelayanan Histopatologi, Sitologi,
Potong Beku, FNAB(aspirasi Jarum Halus) dan pemeriksaan H. Pylori.

15.

Instalasi Gizi
Instalasi Gizi RSUD Dr. Moewardi adalah instalasi yang melayani asuhan
gizi klinik dan penyelenggaraan makanan rumah sakit mulai dari
perencanaan, penyimpanan, persiapan, dan pengolahan bahan makanan
hingga pendistribusian makanan kepada pasien guna mendukung
tercapainya status kesehatan yang optimal melalui pemberian diet yang
tepat.
Proses pemberian makanan RSUD Dr. Moewardi sudah bersertifikat ISO
22000;2005 (food safety management system) dimana Hazard Analysis of
Critical Control Points (HACCP) menjadi program yang dilaksanakan
dengan konsisten dan teratur serta diaudit oleh Guardian International
Certification (GIC).
Instalasi Gizi menyediakan pelayanan untuk penyelenggaraan makanan
dengan diet yang beraneka ragam, asuhan gizi rawat inap, dan asuhan gizi
rawat jalan (khusus untuk poliklinik regular dan cendana) selain itu
instalasi gizi RSUD Dr. Moewardi juga memilki layanan unggulan yaitu
caf sehat yang melayani makanan bagi pasien penunggu atau karyawan
serta pemesanan diet bagi pasien pasca mondok.

16.

Instalasi Farmasi
Instalasi farmasi terdiri dari :
a. Pengelolaan Perbekalan Farmasi

25

b. Farmasi Klinik
17.

Instalasi Kedokteran Forensik dan Medikolegal (IKF-ML)

IKF-ML merupakan Instalasi yang dapat melakukan pengecekan identitas
pasien, peternitas, keracunan, perkosaan, kekerasan dalam rumah tangga,
kecelakaan lalu lintas dan lain-lain pada pasien yang masih hidup.
Penentuan

identitas

(klinik/forensic/bencana

massal)

pengawetan,

keracunan, pemeriksaan tempat kejadian perkara, penentuan penyebab

meninggal di Rumah, Rukti dan penguburan klien terlantar, rukti klien
klinis atau forensik, otopsi klinik, otopsi forensic, penitipan jenazah dan
pembongkaran makam. Selain itu IKF-ML juga melakukan pembuatan
visum et repetrum, pembuatan surat keterangan medic, dokumentasi,
ruang duka, transportasi ambulance, konsultasi medikolegal, laboratorium
penunjang, dan packaging serta pengiriman jenazah.
18.

Instalasi Rekam Medis

Instalasi Rekam Medis adalah instalasi yang menangani catatan medis
pasien di Rumah Sakit. Instalasi rekam medis terdiri dari pelayanan rekam
medis rawat jalan, rekam medis IGD dan rawat inap, pengelolaan
dokumen rekam medis, serta administrasi pelaporan dan pendidikan
penelitian.

19.

Instalasi Pengelola Data Elektronik (IPDE)

Instalasi Pengelola Data Elektronik adalah instalasi yang menglola dan
mengembangkan Sistem Informasi Mangement Rumah Sakit (SIM RS),
pemeliharaan, perbaikan Hardware Sistem Informasi Managemen Rumah
Sakit (SIM RS), mengelola dan mengembangkan jaringan internet Sistem
Informasi Manajement Rumah Sakit (SIM RS) dan mengelola Web RS.

20.

Instalasi Pengelolaan Aset

Instalasi Pengelolaan Aset adalah instalasi yang melakukan penataan
barang miliki Negara/daerah yang berdasarkan permendagri No.17 tahun
2007 yang diperjelas dengan pergub no. 875.1/ 05327 tanggal 2 Januari

26

2010,

yakni

merencanakan,

mengkoordinasikan,

mengawasi

dan

melaporkan tentang :
a. Tertib administrasi penerimaan dan penggunaan aset tetap
b. Inventarisasi aset tetap
c. Distribusi/mobilisasi aset tetap
d. Keamanan aset tetap.
21.

Instalasi Pencuci Hama dan Cuci Jahit

Instalasi pencuci hama dan cuci jahit merupakan tempat pengambilan
linen kotor, penerimaan linen kotor, pencucian, pengeringan, setrika,
pelipatan dan pendistribusian. Terdiri dari 2 sub yaitu sub instalasi jahit
dan sub instalasi pencuci hama.

22.

Instalasi Sanitasi
Jenis kegiatan pelayanan instalasi sanitasi :
a. Penyehatan ruang dan bangunan
b. Penyehatan dan minuman
c. Desinfeksi ruangan
d. Pengawasan kualitas biologi alat medis dan linen bersih
e. Pengendalian serangga dan binatang pengganggu
f. Pengelolaan limbah padat medis dan non medis
g. Pengelolaan limbah cair
h. Pengelolaan air bersih
i. Pengelolaan kualitas udara lingkungan rumah sakit
j. Pengelolaan limbah bahan berbahaya dan beracun (LB3) umum

23.

Instalasi Pemeliharaan Fasilitas Non Medik (IPFNM)

Instalasi pemeliharaan non medic adalah seluruh peralatan yang digunakan
untuk pelayanan medik, prasarana, dan fasilitas non medik.

24.

Instalasi Pemeliharaan Fasilitas Medik (IPFM)

Adalah instalasi yang bertugas untuk :
a. Melangsungkan

kegiatan

inspeksi/pemantauan

pengoperasian,

pemeliharaan, perbaikan, dan kalibrasi alat kesehatan di Rumah sakit

27

b. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan pemeliharaan fasilitas medic

secara professional berdasarkan prosedur yang ditetapkan.
c. Melaksanakan komunikasi, informasi, dan edukasi, pengoperasian dan
dasar pemeliharaan ke user.
d. Memberi pelayanan bermutu melalui analisa, dan evaluasi untuk
meningkatkan mutu pemeliharaan, material bantu dan suku cadang
sesuai prosedur yang berlaku.
e. Melakukan

pengelolahan

pengadaan

dan

pemasangan

bahan

pemeliharaan, material bantu dan suku cadang sesuai prosedur yang

berlaku
f. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan di bidang fasilitas medik.
g. Mengadakan penelitian dan pengembangan dibidang fasilitas medik.
E. STRUKTUR ORGANISASI RSUD Dr. MOEWARDI
(Terlampir )

F. DATA KEPEGAWAIAN
Tabel 2.1 Data Kepegawaian RSUD Dr. Moewardi berdasarkan tingkat
pendidikan per Juni 2016
PNS
Kepegawaian berdasar pendidikan
Honor Jumlah
Full
Part
time
time
Dokter
Dokter Umum
14
0
8
22
PPDS
669
0
0
669
Dokter Spesialis
212
0
8
22
Dokter Gigi
4
0
0
4
Perawat
S3 keperawatan
0
0
0
S2 keperawatan
0
0
0
0
S1 Keperawatan
302
0
72
374
SPK
11
0
0
11

28

D3 Perawat
205
Bidan
DIV Kebidanan
4
DIII Kebidanan
30
Tenaga medis lainnya
Kefarmasian
61
Kesehatan masyarakat
19
Tenaga gizi
16
Keterampilan fisik
25
Ketrampilan medis
29
Tenaga non kesehatan menurut tingkat pendidikan
Sarjana
92
Sarjana muda
12
Sekolah menengah tingkat atas
154
SLTP dan SD ke bawah
24
Total
1906
Berdasarkan tabel data kepegawaian RSUD

279

484

0
0

0
56

4
86

0
0
0
0

53
3
5
4
56

114
22
21
29
45

0
0
0
0

72
164
33
45
222
376
0
24
891
2797
Dr. Moewardi bulan

Juni tahun 2016 diatas dapat diketahui jumlah pegawai full time PNS
sebanyak 1906 orang dan tenaga honor sebanyak 891, jadi total pegawai
RSUD Dr. Moewardi adalah 2797 pegawai. Tidak pegawai part time yang
bekerja di RSUD Dr. Moewardi.

29

BAB III
HASIL PENGAMATAN
A. KEGIATAN MAGANG
Tabel 3.1 Flowchart Kegiatan Magang
April
Juni
Kegiatan
II V I II II I
magang
I
I
I
V
Perijinan dan

V I

II

Juli
II I
I

Agust
V I II

proposal magang
Pelaksanaan
Laporan
Magang dilaksanakan selama tiga puluh hari kerja yaitu pada tanggal
20 Juni 2016 20 Juli 2016 di RSUD Dr. Moewardi.
Jam kerja rumah sakir RSUD Dr. Moewardi :
Senin - Kamis
: 07.00-14.00 WIB
Jumat
: 07.00-11.00 WIB
Sabtu
: 07.00-12.30 WIB
Mahasiswa melakukan berbagai kegiatan yang terbagi dalam beberapa
bagian di Instalasi Rekam Medis, dan Sub Bagian Monitoring Evaluasi.
Adapun jadwal Rolling bagian yang telah dilaksanakan selama magang adalah
sebagai berikut.
Tabel 3.1.2 Rolling Bagian Kegiatan Magang
Juni
Bagian
III
IV
Instalasi Rekam Medis
Sub Bagian Monitoring Evaluasi

Juli
II

III

(pelaporan)

Adapun kegiatan yang dilakukan mahasiswa di masing-masing bagian tersebut

antara lain:
1. Instalasi Rekam Medis
a. Koding rawat jalan
1) Melakukan Coding penyakit sesuai ICD X dan ICD 9
2) Mengentry hasil Coding pada Sistem Informasi Manajement
Rumah Sakit (SIM RS)

30

3) Menggrouper data yang sudah dientry.

b.Koding rawat inap
1) Mempelajari proses pengCodingan penyakit pasien rawat inap
sesuai ICD X dan ICD 9.
2) Mengentry data registrasi

pasien

pada

Sistem

Informasi

Manajemen Rumah Sakit (SIM RS)

3) Pengecekan data surat eligibilitas pasien RS Moewardi.
4) Mengkategorikan data BPJS surat elegibilitas pasien rumah sakit
c. Auditing
1) Memeriksa kelengkapan data pasien dilihat dari nomor Rekam
Medis yang dicocokkan antara nomor pada dokumen dengan yang
tersimpan pada database komputer.
2) Mengecek kelengkapan data pasien, mulai dari tindakan medis,
tidakan non medis sesuai penanganan yang diterima pasien.
3) Mengecek kelengkapan penanggung jawab tindakan medis
4) Memberi tanda bagi pasien yang meninggal pada dokumen.
5) Mengembalikan dokumen ke doketer/bangsal yang bertanggung
jawab apabila data tidak lengkap.
6) Mengembalikan dokumen ke bagian filling utuk disimpan.

d. Filling
1) Out get
a. Out get rawat jalan / rawat inap
(1) Mencari dokumen pasien sesuai nomor Rekam Medis yang
tertulis pada tracer dari bagian pendaftaran.
(2) Mengeluarkan dokumen dari penyimapanan sesuai nomor
Rekam Medis, untuk dikirm kebagian yang yang tertulis
pada tracer
(3) Memberi tanda

(tracer)

pada

bagian

penyimpanan

dokumen yang sedang di pinjam.

(4) Mengentry nomor Rekam Medis pada file outget di Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM RS)
(5) Mengirim dokumen Instalasi Rekam Medis ke distributor
untuk di antarkan poli/bangsal.
b. Out get dokumen penelitian dan pasien one day care ODC

31

(1) Mencari dokumen pasien sesuai nomor Instalasi Rekam

Medis yang tertulis pada Tracer dari bagian pendaftaran.
(2) Mengeluarkan dokumen dari penyimapanan sesuai nomor
Instalasi Rekam Medis, untuk dikirm kebagian yang tertulis
pada Tracer
(3) Memberi tanda (Tracer) pada bagian penyimpanan
dokumen yang sedang di pinjam.
(4) Menuliskan data pada buku catatan keluar.
2) Tracking
a) Mendata nomor Instalasi Rekam Medis dokumen yang sudah
dikembalikan.
b) Mengembalikan dokumen ke tempat penyimpanan sebelumnya
sesuai Tracer.
3) Pelaporan
a) Mempelajari jenis-jenis laporan dari bagian Instalasi Rekam
Medis (laporan terlampir)
b) Mempelajari cara mengupload RL1-RL5.
4) Asuransi
a) Mempelajari system penggunaan asuransi di RSUD Dr.
Moewardi
b) Mempelajari kendala-kendala penggunaan asuransi
c) Mempelajari kelengkapan persyaratan penggunaan asuransi
2. Sub Bagian Monitoring dan Evaluasi
a. Pelaporan
1) Merevisi laporan internal bulan sebelumnya.
2) Melakukan validasi data kematian 3 bulan terakhir (April,Mei dan
Juni) tahun 2016.
b. Instalasi PDE
Mempelajari cara kerja Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
(SIM RS) yang digunakan di RSUD Dr. Moewardi.
B. HASIL OBSERVASI
1. INPUT
Input adalah segala sumber daya yang digunakan dalam kegiatan
manajemen data yang selanjutnya akan menjadi bahan untuk diproses.
Input bisa dilihat dari Man, Money, Material, Method, And Machine (5M).
a. Man

32

Sumber daya manusia yang dimiliki RSUD Dr. Moewardi yang

berkaitan dengan pengolahan data mulai dari sumber data tenaga yang
berhubungan dengan pelayanan meliputi dokter perawat, tenaga gizi,
tenaga pelayanan medis dan lain-lain sebagai sumber data dan petugas
instalasi rekam medis sebagai perekap, pengolah, penganalisis dan
penyimpan data rekam medis pasien.
Sumber daya manusia di unit kerja Instalasi Rekam Medis RSUD
Dr. Moewardi sebanyak 30

orang dengan kategori pendidikan

secara umum adalah sarjana muda rekam medis. Petugas instalasi

rekam medis sudah terampil, profesional, terlatih, berkualitas dan
berkompetensi karena di RSUD Dr. Moewardi dirancang programprogram yang menunjang peningkatan keterampilan dan kemampuan
(profesionalitas). Hal tersebut berguna untuk meningkatkan kualitas
sumber daya manusia di unit kerja Instalasi Rekam Medis.
b. Dana/Biaya
Biaya menjadi salah satu faktor penting yang mendukung
terselenggaranya program kerja Instalasi Rekam Medis suatu rumah
sakit. Biaya operasional Instalasi Rekam Medis didapat dari anggaran
RSUD Dr. Moewardi. Dalam kurun waktu tertentu Instalasi Rekam
Medis di RSUD Dr. Moewardi mengajukan kebutuhan perlengkapan
yang berhubungan dengan Instalasi Rekam Medis ke Unit Layanan
Pengadaan (ULP) RSUD Dr. Moewardi.
c. Material
Data yang menjadi materi rekam medis tersimpan dalam sistem
informasi rekam medis RSUD Dr. Moewardi. Data tersebut meliputi
jumlah sisa pasien hari sebelumnya, pasien masuk rawat inap, pasien
pindahan dari ruang rawat lain, pasien dipindahkan ke ruang rawat
lain, pasien rawat jalan, pasien gawat darurat, pasien keluar perawatan,
pasien meninggal, dan pasien yang masih dirawat.
d. Metode
Seluruh kegiatan Instalasi Rekam Medis berjalan setiap harinya pada
jam kerja. Tempat pendaftaran pasien rawat jalan dimulai lebih awal
daripada yang lain yakni pada pukul 06.30 WIB sedangkan untuk

33

pelayanan IGD dilakukan selama 24 jam penuh. Metode dalam rumah

sakit ini sudah sesuai dengan standar rumah sakit, sehingga dapat
disimpulkan tidak terdapat permasalahan dalam bagian tersebut.
e. Mesin/Sarana
RSUD Dr. Moewardi menggunakan sistem informasi yang terdapat
dalam seluruh jajaran Instalasi rekam medis rumah sakit. Sistem
informasi menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen
rumah sakit, terdiri dari alur proses pasien masuk hingga keluar
ataupun pasien lama yang masuk kembali. Seluruh data yang masuk
tersimpan secara rahasia dalam sistem informasi RSUD Dr. Moewardi
tersebut.
2. PROSES
a. Sistem informasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi
Sistem informasi Rekam Medis terdiri dari penerimaan pasien
(TPPRJ, TPPRI, TPPGD), pengelolaan data (Coding, tracking,
assembling dan auditing,), pelaporan (internal dan eksternal), dan
penyimpanan dokumen Rekam Medis (filling). Sistem informasi
Rekam Medis di RSUD Dr. Moewardi menggunakan sistem
penomoran Unit Numbering System dimana setiap pasien mendapatkan
satu nomor untuk berobat dan digunakan setiap kali berkunjung.
Sistem informasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi sudah
menggunakan sistem komputerisasi, sistem informasi Rekam Medis
dimulai dari bagian pendaftaran, pada bagian ini pasien akan
mendapatkan nomor Rekam Medis yang digunakan untuk menyimpan
dokumen pasien baik dalam sistem maupun secara manual. Bagian
Rekam Medis selanjutnya adalah Coding, di RSUD Dr. Moewardi
Coding terbagi 2 yaitu Coding rawat jalan dan Coding rawat inap.
Hasil Coding dapat digunakan sebagai bahan laporan rumah sakit, dan
bahan untuk membuat klaim ke BPJS.
Dokumen pada bagian Coding akan diteruskan ke bagian Tracking
(penerimaan dokumen) dan dilanjutkan ke bagian Assembling atau
perakitan dokumen pasien. Pada bagian Assembling dilakukan
pengecekan kelengkapan data pasien. Setelah Assembling pengolahan
34

data selanjutnya adalah Auditing, pada bagian Auditing dilihat

kelengkapan isi dokumen, jika pengisin dokumen tidak lengkap maka
dokumen harus dikembalikan pada Poli/ Dokter yang bertanggung
jawab. Selain itu, pada bagian Auditing juga bertugas untuk menandai
pasien yang meninggal. Serta menandai bagian dokumen yang tidak
lengkap. Setalah bagian Auditing dokumen yang sudah lengkap
dikembalikan lagi pada bagian Filling untuk disimpan kembali pada
tempat penyimpanan dokumen.
b. Statistik Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi.
Statistik rumah sakit adalah statistik kesehatan yang bersumber pada
rekam medis sebagai informasi kesehatan yang digunakan untuk
memperoleh kepastian bagi praktisi kesehatan, manajemen kesehatan
dan tenaga medis dalam pengambilan keputusan.

Informasi yang

dihasilkan berdasarkan statistik tersebut di antaranya pemanfaatan

tempat tidur dalam 1 periode (BOR), rata-rata pemakaian tempat tidur
dalam periode tertentu (BTO), rata-rata lama perawatan (AVLOS), dan
lamanya tempat tidur tidak diisi (TOI) di suatu Rumah Sakit dan
jumlah pasien rawat inap selama 1 tahun di suatu Rumah Sakit.
Jumlah keseluruhan tempat tidur di RSUD Dr Moewardi yaitu 774
Bed yang digunakan dalam proses penghitungan statistik Rekam
Medis. Rekapitulasi harian dikirim ke unit perawatan untuk melihat
indikator mutu pelayanan (BOR, LOS, BTO, dan TOI) di masingmasing

unit

perawatan.

Informasi

tersebut

digunakan

untuk

menentukan berapa lama pasien tinggal di rumah sakit, menentukan

rata-rata hari rawat inap pasien, menentukan interval penggunaan
tempat tidur serta frekuensi penggunaan tempat tidur. Rekapitulasi
tersebut kemudian digunakan sebagai bahan laporan bulanan
peningkatan mutu pelayanan RSUD Dr. Moewardi.
c. Pengolahan data
Pengolahan data di RSUD Dr. Moewardi sudah menggunakan
computer. Pengolahan data dengan menggunakan komputer terkenal
dengan nama Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data
Processing (EDP). Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari
35

suatu kenyataan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf atau

simbol-simbol khusus atau gabungan beberaa dokumen. Data mentah
masih belum bisa sepenuhnya digunakan sehingga perlu diolah lebih
lanjut.
Pengolahan data (Data processing) adalah manipulasi dari data ke
dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih berarti berupa suatu
informasi. Informasi (information) adalah hasil dari kegiatan
pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu
kejadian. Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data
Processing (EDP) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang
lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat
elektronik, yaitu komputer.
SIM RS di RSUD Dr. Moewardi menggunakan aplikasi yang
bekerja sama dengan pihak ketiga yaitu dari perusahaan Software
Krakatau System Technologi. Laporan yang dihasilkan dari aplikasi
yang digunakan dapat memenuhi permintaan laporan dari Dinkes,
Kemenkes, maupun WHO.
Gambaran kegiatan Instalasi PDE di RSUD Dr. Moewardi:
a.

Menyiapkan program/sarana yang berhubungan dengan SIM RS

b.
c.
d.
e.
f.

yang dibutuhkan rumah sakit

Mengontrol jaringan rumah sakit
Mengontrol peralatan komputer rumah sakit
Menghandle sistem informasi rumah sakit
Melakukan update informasi SIM RS secara berkala
Melakukan update blog rumah sakit

3. OUTPUT
Pelaporan di RSUD Dr. Moewardi dilakukan secara Internal dan
Eksternal. Pelaporan internal ditujukan kepada Direksi Rumah Sakit dan
seluruh pimpinan unit kerja. Sedangkan pelaporan eksternal ditujukan
kepada Pemerintah Provinsi Jawa Tengah yaitu Gubernur dan Pejabat yang
terkait, Dinas Kesehatan Kota Provinsi Jawa Tengah, dan Dinas Kesehatan
Kota Surakarta (khusus untuk pelaporan kematian, kelahiran dan KLB).
Pelaporan dilakukan secara berkala baik bulanan, truwulan, maupun

36

tahunan. Pelaporan bertujuan untuk peningkatan mutu, membandingkan

pelayanan saat ini dengan pelayanan sebelumnya, pengambilan keputusan
serta promosi kesehatan. Pelaporan di RSUD Dr. Moewardi saat ini lebih
mudah karena tidak menggunakan secara manual saja, namun sudah
dibantu dengan adanya sistem informasi yang dilakukan secara
komputerisasi. Kelebihan adanya sistem informasi adalah lebih cepatnya
pengolahan data yang ada, perekapan data tidak perlu dilakukan sejak
awal/ diulang namun bisa langsung dilihat dari data harian yang masuk
dalam kurun waktu satu bulan.
Berikut adalah gambaran kegiatan Sub Bagian Monitoring dan Evaluasi:
1)
2)
3)
4)

Membuat laporan rutin bulanan

Membuat laporan tahunan, trimester, dan tahunan
Melakukan validasi data statistik rumah sakit
Melakukan kontrol terhadap PDE

37

BAB IV
PEMBAHASAN
Untuk menghasilkan output yang baik, suatu sistem membutuhkan
input dan proses yang mendukung atau pengolahan data yang baik.
Pengelolaan data yang baik akan menghasilkan informasi yang berkualitas
dan mendukung dalam pengambilan keputusan. Berikut analisis input,
proses, output pengolahan data yang berhubungan dengan sistem
informasi di RSUD Dr. Moewardi.
A. INPUT
Di RSUD Dr. Moewardi, dalam manajemen bagian input hanya
bermasalah pada Mesin/Sarana. Dalam penginputan data RSUD Dr. Moewardi
menggunakan Sistem Informasi Rumah Sakit yang sudah memadai, namun
masih terdapat kendala yaitu koneksi jaringan online yang terkadang error.
Hal tersebut mampu menambah dampak negatif dalam penginputan data yaitu
data tidak dapat segera terkirim dan diolah atau bahkan di bagian pendaftaran
pasien, pasien tidak dapat segera mendapatkan pelayanan kesehatan/ tindakan
kedokteran karena sistem terganggu. Penyebab buruknya koneksi jaringan
online sistem informasi tersebut adalah masih barunya penggunaan sistem
informasi tersebut yakni <10 tahun sehingga koneksi masih dalam tahap
perbaikan. Oleh sebab itu, keteraturan pemakaian sistem informasi serta
perbaikan yang terus dilakukan oleh pihak rumah sakit perlu terus
dikembangkan dan ditingkatkan agar dengan sendirinya sistem dapat
dipergunakan secara cepat, tepat dan mudah.
B. PROSES
1. Sistem Informasi Rekam Medis
Kegiatan magang meliputi

hal-hal

yang

berkaitan

dengan

pengelolaan data rekam medis yaitu Koding, Auditing, Filling, Pelaporan,

Asuransi dan bagian Monitoring Evaluasi. Berdasarkan pengamatan dan
pelaksanaan magang yang telah dilakukan di RSUD Dr. Moewardi,
masing-masing bagian mempunyai beberapa permasalahan.
a. Koding

38

Bagian koding dibagi menjadi dua, yaitu Koding awat inap dan
Koding rawat jalan. Permasalahan yang terdapat di bagian ini adalah
penulisan diagnosa yang kurang spesifik sehingga menyebabkan pengkoding kebingungan dalam menentukan ICD X dan ICD 9 pasien.
Petugas koding hanya terdiri dari tiga orang sehingga dengan jumlah
pasien yang banyak menyebabkan petugas kewalahan dalam
menjalankan tugasnya, dan mereka merasa sangat terbantu dengan ada
nya mahasiswa magang dibagian koding Instalasi Rekam Medis.
Kelengkapan data manual dari ruangan yang menyebabkan petugas
rawat inap harus bolak balik mengkonfirmasi data ke ruangan atau
kepada Dokter yang bertanggung jawab.
b. Auditing
Sebagai tempat pengecekan kelengkapan dokumen pasien sebelum
masuk ke Filling secara umum Auditing di RSUD Dr. Moewardi tidak
mengalami banyak permasalahan. Masalah yang biasanya terjadi
adalah tanda tangan dokter yang tidak lengkap / diagnosa pasien yang
belum diisikan oleh Dokternya sehingga dokumen harus dikembalikan.
Secara teori dokumen harus dikembalikan lagi kebagian Audit setelah
24 jam namun tidak semua Dokter yang mematuhi peraturan tersebut
akibatnya bagian Audit terlambat mengebalikan data ke bagian Filling/
penyimpanan.
c. Filling
Filling adalah tempat penyimpanan dokumen Rekam Medis pasien.
Pada bagian Filling RSUD Dr. Moewardi sering terjadi permasalahan
seperti kesalahan dalam pengembalian dokumen, kehilangan dokumen
karena keterlambtan pengembalian, kurang maksimalya penyimpanan
untuk data yang sudah lama/ data yang di retensi seperti tidak
terdapatnya salinan dari dokumen yang sudah diretensi. Hal ini dapat
menyulitkan pihak Rumah sakit bila sewaktu-waktu diperlukannya
kembali dokumen yang sudah diretensi misalnya untuk bahan
penelitian, pembuatan ahliwaris, pembuatan surat kematian jika
keluarga pasien membutuhkan.

39

2. Statistic rekam medis RSUD Dr.Moewardi

Statistic informasi rekam RSUD Dr. Moewardi dapat dilihat dari
pelaporan yang disusun internal dan eksternal. Pelaporan Internal
ditujukan kepada Direksi Rumah Sakit dan seluruh pimpinan unit kerja di
rumah sakit. Sedangkan untuk pelaporan eksternal ditujukan kepada
Kemenkes RI, Pemerintah Provinsi Jawa Tengah mulai dari Gubernur dan
pejabat yang terkait serta Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah dan
Dinas Kesehatan Kota Surakarta seperti pelaporan kematian, kelahiran dan
KLB. Pelaporan dilakukan secara berkala baik bulanan, triwulan maupun
tahunan.
Pelaporan bertujuan untuk peningkatan mutu, membandingkan
pelayanan saat ini dengan pelayanan sebelumnya, pengambilan keputusan
serta promosi kesehatan. Pelaporan di RSUD Dr. Moewardi dilakukan
oleh dua orang petugas pelaporan dan pelaporan saat ini lebih mudah
karena tidak menggunakan secara manual saja namun juga dibantu dengan
adanya sistem informasi yang dilakukan secara komputerisasi. Kelebihan
adanya sistem informasi adalah lebih cepatnya pengolahan data yang ada,
perekapan data tidak perlu dilakukan sejak awal/ diulang namun bisa
langsung dilihat dari data harian yang masuk dalam kurun waktu satu
bulan.
Permasalahan yang masih sering terjadi di bagian pelaporan yaitu
keterlambatan data yang dikirim dari unit kerja namun keterlambatan
masih dalam batas yang bisa ditoleransi. Dimana seharusnya pelaporan
dilakukan sebelum tanggal 10 setiap bulan namun pada kenyataannya
laporan dari unit kerja biasanya dilakukan sekitar tanggal 10-15 setiap
bulannya.
Bagian analisis Rekam Medis Rumah Sakit masih memilki banyak
permasalahan, diantaranya dalam proses analisis data karena banyaknya
perbedaaan data yang dihasilkan SIM RS yang digunakan di rumah sakit
diantaranya selisih jumlah tempat tidur yang digunakan antara laporan
bulanan berdasarkan bangsal dengan laporan bulanan berdasarkan KSM.
Perbedaan data pasien berdasarkan jenis pelayanan antara data hari

40

perawatan dengan BOR berdasarkan Ruang dan Kelas pada setiap bulan
nya selama beberapa tahun terahir. Namun belum ditemukan penyebab
pasti penyebab perbedaan data tersebut. Ketidakvalidan data harus segera
diatasi karena dapat mempengaruhi statistic rumah sakit.
Tingginya NDR rumah sakit, dimana NDR RSUD Dr. Moewardi
masih 61,88% sedangkan batas maksimal toleransi NDR adalah kurang
25% NDR rumah sakit 33,88% lebih tinggi dari standar yang ditentukan.
Angka GDR rumah sakit juga masih melewati batas minimal GDR dimana
batas maksimal GDR adalah 45% sedangkan GDR rumah sakit masih
82,62% GDR rumah sakit 37,62%.
Data yang tidak valid terjadi karena bebrapa faktor, diantaranya
dari penginput data menjadi dasar pengolahan data. Input data yang
kurang baik misalnya pasien masuk terdaftar sebagai pasien IGD,
kemudian pasien masuk ke ruang ICU sehingga pasien di pindah ke ICU,
setelah keluar dari ICU pasien di pindah ke bangsal namun petugas tidak
langsung menginput data sehingga pasien dalam SIM RS terdaftar di ICU.
Hal tersebut merupakan salah satu contoh penyebab data yang tidak valid
di RSUD Dr.Moewardi. Hal yang sama terjadi pada kasus tinggi nya NDR
dan GDR di RSUD Dr. Moewardi dimana pasien meninggal diperjalanan
seharusnya tidak masuk IGD dan terdaftar di IGD melainkan hanya
terdaftar di IKF-ML dalam hal ini masih terdapat pasien yang dibawa ke
IGD terlebih dahulu kasus ini dapat meningkatkan GDR rumah sakit.
meskipun belum diketahui penyebab pastinya namun untuk mengatasi
permasalahan seperti tingginya NDR dan GDR rumah sakit diperlukan
pengelolaan manajemen rumah sakit.
Selain itu di RSUD Dr. Moewardi juga terdapat bangsal bayangan,
bangsal bayangan terjadi ketika pasien rawat inap mendaftar ke rumah
sakit hari rabu 03 agustus 2016 untuk di rawat di bangsal anggrek III
ternyata bangsal anggrek III penuh sedangkan pasien sudah membutuhkan
perawatan, untuk itu pasien akan di didaftarkan pada bangsal lain sebagai
pasien anggrek III. Pasien ini memiliki data yang berbeda dalam SIM-RS
misalnya untuk gizi pasien akan di daftarkan di bangsal ditempatkan,

41

sedangkan untuk biaya atau pendaftaran pasien akan terdaftar di bangsal

asal. Sehingga dalam analisis nya petugas akan bingung karena data sudah
pasti berbeda. Seyogyanya tidak ada bangsal bayangan seperti ini, untuk
mengtasi masalah seperti ini dapat dilakukan dengan adanya ruangan
khusus bagi pasien sehingga data yang masuk dalam SIM-RS jelas dan
sama untuk semua bagian.
C. OUTPUT
Output dari pengolahan data rekam medis berupa informasi yang
dikerjakan di bagian pelaporan. Pelaporan internal diserahkan kepada Direksi
RSUD Dr. Moewardi. Sedangkan pelaporan eksternal diserahkan ke Dinas
Kesehatan Provinsi Jawa Tengah, dan Departemen Kesehatan (secara online).
Pelaporan berpusat pada koding yang kemudian diolah untuk menghasilkan
informasi. Informasi tersebut tersaji dalam bentuk tabel, grafik, diagram,
gambar, dan bentuk penyajian data lainnya. Salah satu contohnya adalah data
kegiatan rawat inap RSUD Dr. Moewardi periode Juni 2016 yang tersaji
dalam bentuk tabel (tabel terlampir).
Dalam prosesnya, yang menjadi permasalahan di bagian ini adalah
keterlambatan data dari unit kerja, kurang dipahami pentingnya laporan
kinerja dari masing-masing unit kerja, kurang patuhnya jadwal pengiriman
laporan yang sudah ditentukan, dan belum silakukannya validasi data oleh unit
kerja. Data atau laporan sebaiknya bisa divalidasi agar laporan akurat dan
akuntable. Selain itu adanya sistem error pada jaringan RSUD Dr. Moewardi
sehingga data tidak bisa dikirim Sub Bagian Monitoring Evaluasi.

42

BAB V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Berdasarkan uraian yang telah dipaparkan, maka dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut :
1. Proses pengolahan data rekam medis di RSUD Dr. Moewardi adalah
Coding, Tracking, Assembling, Auditing pelaporan dan Anlysing. RSUD
Dr. Moewardi menggunakan SIM-RS. Laporan internal dan eksternal
RSUD Dr. Moewardi disusun oleh Sub Bagian Monitoring Evaluasi.
Laporan internal dan eksternal disusun secara rutin setiap bulan, triwulan,
dan tahunan.
2. Dalam pelaksanaannya masih banyak terdapat permasalahan pada Instalasi
Rekam Medis dan Sub Bagian Monitoring Evaluasi. Pada Instalasi Rekam
Medis, permasalahan masih banyak terjadi terutama pada bagian
Analysing, karena banyaknya data yang tidak valid menyebabkan petugas
mengalami kesulitan dalam menganalisis data rekam medis untuk laporan
rumah sakit. Demikian pula dengan Sub Bagian Monitoring Evaluasi,
masalah yang terjadi yaitu kurang tervalidasinya data yang dikirim oleh
unit kerja dan keterlambatan penyerahan laporan ke Sub Bagian
Monitoring Evaluasi menyebabkan bagian Monitoring Evaluasi terlambat
dalam pembuatan laporan bulanan.

43

B. SARAN
Selama kami menjalankan kegiatan magang di RSUD Dr. Moewardi,
kegiatan pada Instalasi Rekam Medis dan Sub Bagian Monitoring Evaluasi
Rumah Sakit sudah berjalan dan terlaksana dengan baik.
Namun kami masih menemukan beberapa kekurangan, oleh sebab itu
kami memberikan saran sebagai berikut :
1. Penambahan kuantitas sumber daya Manusia di bagian Coding rawat jalan.
2. Petugas Instalasi Rekam Medis agar lebih teliti dalam melakukan
pencatatan berkas rekam medis pasien.
3. Lebih disiplin dalam penggunaan SIM RS sesuai dengan program.
4. Memaksimalkan manajemen waktu dalam penyerahan data sebagai bahan
laporan.

DAFTAR PUSTAKA

44

Anonim.

2000

Pentingnya

Instalasi

Instalasi

Rekam

Medis

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/21393/4/Chapter%20II.pdf
diakses tanggal 2 September 2014
Data Kepegawaian RSUD Dr Moewardi bulan Juni 2016
Dewi

1999.

Pengaruh

Motivasi

Dalam

Kerja

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20836/5/Chapter%20I.pdf
diakses tanggal 2 September 2014
Prasetya, Handyka. 2010. Sistem Informasi Pelaporan Rumah Sakit, Surabaya:
Program Studi Sistem Informasi. STIKOM Surabaya
Profil RSUD Dr. Moewardi tahun 2016
Rano Indradi Sudra. 2010. Pengantar Statistik Rumah Sakit, Semarang. Statistik
Rumah Sakit. Graha Ilmu

45