Documentos

de Gestin
Son instrumentos tcnicos normativos que orientan la organizacin
y el funcionamiento de las entidades estatales. Observemos el siguiente
cuadro donde encontraremos todos los documentos de gestin segn
su utilidad.

Reglamento de Organizacin y Funciones -ROF

Se materializa en el organigrama donde se definen funciones y
responsabilidades primero de la entidad en general, y luego de cada
una de las reas que componen su estructura. Es muy importante que
toda entidad cuente con este documento para que funcione.

Plan Estratgico Institucional - PEI

Este documento tiene como fin dar especificidad a las funciones
que la entidad pblica posee, en objetivos y metas. Es importante tener
en cuenta que estos planes no son rgidos, dependen del contexto y de
factores externos que pueden afectar a las entidades.

Plan Operativo Institucional POI

Es un documento de planificacin a corto plazo. En este
documento se definen las metas inmediatas y metas para el ao a las
que se deben l legar, a travs de actividades y proyectos, para cumplir
con el Plan estratgico institucional.

Cuadro de Asignacin de Personal CAP

En este documento se definen los puestos o cargos que existen en
la entidad. Todos esos cargos estn vinculados al ROF.
Para acceder a un puesto o cargo, las entidades deben
convocar a concurso pblico para seleccionar a su personal, y verificar
que cumplan con los requisitos. Sin embargo, existen algunos cargos
que no. Por ejemplo: La seleccin de los Ministros o los denominados
puestos de confianza, lo cual tiene un tope de 5% del personal.

Presupuesto Analtico de Personal PAP

Es un documento complementario al CAP, donde se determina el
presupuesto aprobado para pagar a las personas que ocupan puestos
establecidos en el CAP. Evala solo costos en personal.

Cuadro de Puesto de la Entidad CPE

Es un nuevo documento de gestin que consolida el contenido
del CAP y el PAP en un solo documento. Se aplicar para las entidades
que se vayan acogiendo al nuevo rgimen de servicio civil.

Manual de Organizaciones y Funciones

MOF
Es un documento ms detallado, de cada puesto establecido en
el CAP. Seala las funciones y responsabilidades de cada puesto. Este
documento sirve para verificar que todas las responsabilidades y
funciones estn asignadas y se cumplan a cabalidad.

Manual de Perfiles de Puestos MPP

Este es un documento, que con el nuevo rgimen del servicio civil
estar sustituyendo al MOF. Describe de manera estructurada los perfiles
de puestos de una entidad, desarrollados a partir del ROF, CAP (o CPE).

Manual de Gestin
Procedimientos

de

Procesos

Describe los procesos que se realizan en una entidad. En un

proceso intervienen diferentes sujetos y reas. Este documento define
en cada proceso o flujo, quines intervienen, los pasos o acciones que
se realizan y a dnde se deriva. Este es un documento que todas las
entidades deberan tener.

Texto
nico
de
Administrativos - TUPA
Es

un

compendio

consolidado

Procedimientos

de

los

procedimientos

administrativos que los ciudadanos pueden seguir ante una entidad. En

el TUPA se hace referencia a los requisitos,

plazos de resolucin,

autoridad, ante la que se inicia el trmite, el pago que se debe realizar

y otras obligaciones que tienen sustento legal.