INTRODUCCIN

En Sudamrica, la gestin pblica se ve abordada por diversas

tareas, con escasos recursos. Una reforma del Estado en los
pases de la regin y mejora de la calidad de las intervenciones
gubernamentales contiene necesariamente impulsar un cambio
sobre los modelos de gestin, desarrollando desde modelos
burocrticos tradicionales hacia esquemas ms modernos.
En este proceso, un objetivo estratgico es el transformar la
gestin del Estado enfocndonos en gobiernos abiertos y
transparentes, planes nacionales de desarrollo y finanzas
pblicas de calidad. De igual forma, mejorar la capacidad de
asignacin de los recursos pblicos, constituye otra importante
meta para progresar en los sistemas de gestin pblica.

De

igual forma, un tercer objetivo se fundamenta en lograr una

provisin eficaz y eficiente de bienes y servicios pblicos,
fortaleciendo, al mismo tiempo, el desempeo operacional de
los

organismos

pblicos.

La

recuperacin

del

ciclo

presupuestario, como instrumento transparente y democrtico

de asignacin del gasto pblico, sera tambin fundamental
dentro de la transformacin de la gestin del Estado.
Ahora, conociendo esto, tenemos la ventaja para la iniciativa al
cambio, y para capitalizar estas ventajas y hacer frente a los
muchos desafos que todava persisten, sobre todo en cuanto al
mejoramiento de la calidad de vida y a la reduccin de la
pobreza y las desigualdades, el Estado puede y debe jugar un
papel fundamental: creando empleos de calidad; consolidando
sistemas fiscales slidos, transparentes y justos; apostando por
la formacin y capacitacin de la poblacin; aumentando la
eficacia de las inversiones en infraestructuras, y apoyando la
innovacin y el desarrollo productivo.

A todo este proceso, se le denomina Modernizacin de los

Sistemas de Gestin de Polticas Pblicas, a travs del cual se
prueban, evalan y aplican distintas polticas y modelos de
gestin como los sistemas de gestin y mecanismos de
planificacin enfocados en resultados (Gestin por resultados),
crear incentivos y mecanismos para la coordinacin (vertical y
horizontal) entre niveles de gobierno y entre los sectores pblico
y privado, establecer estndares claros y mecanismos de
reglamentacin que permitan la implementacin de los acuerdos
alcanzados, invertir en el fortalecimiento institucional y en la
formacin de capacidades en la gestin pblica, y, generar
informacin, indicadores e instituciones para la toma de
decisiones de polticas pblicas.
En ese contexto, se han dado importantes avances en el marco
normativo para la implicacin de trmites como la Ley del
Silencio Administrativo No. 29060 y la Ley de Publicacin de
dispositivos legales en Portales del Estado e Institucionales No.
29091, entre otras. Sin embargo, en trminos generales an no
se ha logrado que las instituciones pblicas -incluyendo las
municipalidades- se adecuen a lo dispuesto por estas normas y
establezcan procedimientos ms sencillos que beneficien a los
empresarios y ciudadanos en general quienes podrn realizar
sus principales trmites de manera ms gil y simple.
Este proceso de cambio se orienta, entre otros, a que cada una
de las entidades del Estado cuente con instrumentos que
brinden informacin clara y veraz a los ciudadanos sobre los
distintos procedimientos y servicios bajo su responsabilidad. De
esta forma, se busca que los ciudadanos tengan certeza sobre
qu servicio le brinda efectivamente determinada entidad y lo
que le cuesta a sta proverselo.

TEXTO NICO DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS - TUPA
El Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA) es el
documento de gestin pblica que compila los procedimientos
administrativos y servicios exclusivos que regula y brinda una
entidad pblica. Este documento debe estar a disposicin de los
ciudadanos de acuerdo a ley, a fin de que stos puedan hacer
las gestiones que consideren pertinentes en igualdad de
condiciones y con suficiente informacin.
En otros trminos, el TUPA es un cuadro que comprende los
procedimientos

administrativos

servicios

prestados

en

exclusividad la Entidad que lo elabor, para facilitar que los

administrados puedan conocerlos, incluyendo sus requisitos, las
instancias que decidirn sobre los procedimientos o prestarn
los servicios, los plazos de resolucin y dems detalles
relevantes de su tramitacin.
Su importancia radica en que ordena de manera homognea un
conjunto de trmites que son brindados por las instituciones
pblicas, precisa su tiempo y costo, reduce la discrecionalidad y
parcialidad de los funcionarios y permite agilizar diversos
trmites que los usuarios deben realizar. El TUPA brinda claridad
de qu cosas deben hacer los usuarios para realizar la gestin
ante la entidad respectiva.
Su gnesis se remonta a la disposicin establecida en el ttulo IV
del Decreto Legislativo N 757 Ley Marco para el Crecimiento
de la Inversin Privada y su respectivo reglamento, que
determin que no bastaba con la existencia de las normas de
simplificacin administrativa, sino que era necesario brindarle a
los inversionistas y ciudadanos en general la informacin sobre

los procedimientos administrativos que se tramitan ante las

entidades (requisitos, costos, plazos), en un documento nico
que los ordene y sistematice, ya que se encontraban en normas
diversas y dispersas que creaban y regulaban los respectivos
procedimientos.
En la actualidad todas las entidades cuentan con TUPA y los
ciudadanos reciben a travs de l, informacin relevante
respecto de los procedimientos y servicios prestados en
exclusividad de todas las entidades del Estado
Esto le permite a las entidades dar un mejor servicio a los
ciudadanos y las empresas, con trmites simples y rpidos. As,
se trata de ordenar, actualizar y hacer ms simples los
procedimientos, en especial aquellos muy largos y engorrosos.
La actualizacin y ordenamiento de procedimientos incide en la
reduccin de requisitos ilegales e innecesarios, la reduccin de
costos y el pago de las tasas, as como la eliminacin de
instancias y pasos que internamente se dan por unidades
orgnicas

que

no

tienen

competencia

respecto

del

procedimiento o servicio que se brinda.

Objetivos
Podemos decir entonces, que los objetivos del TUPA son los
siguientes:
Ordenar y poner en un solo documento la informacin
adecuada sobre los procedimientos administrativos y
servicios prestados en exclusividad que la entidad brinda a
los ciudadanos y ciudadanas.
Habilitar a las municipalidades

para

tramitar

los

procedimientos administrativos y cubrir los costos que ello

conlleva;

de

lo

contrario

pueden

estar

sujetas

cuestionamientos por realizar trmites sin sustento.

Ordenar y racionalizar los requisitos que se solicitan para
los procedimientos.
Dar a conocer los plazos legales de resolucin de los
procedimientos.
Definir las autoridades que resuelven las solicitudes de los
ciudadanos y ciudadanas.
Determinar cunto cuesta procesar una solicitud y segn
ello, cunto se debe cobrar por el procedimiento.
Reducir la corrupcin, al establecerse la obligacin de
publicar los trmites que ofrecen a la ciudadana, los
requisitos estrictamente necesarios que deben presentar
por estos trmites y los costos.
El cumplimiento de estas metas garantizar que los ciudadanos
cuenten con la informacin necesaria sobre los trmites que
desean realizar: el plazo, costos, requisitos y unidad que les
resuelve el trmite, al tener acceso al conjunto ordenado de
trmites que son brindados por las entidades, obligando a los
funcionarios a establecer de manera razonable e imparcial los
requisitos, plazos y costos.
Entidades que utilizan el TUPA
De conformidad a lo establecido en la Ley 27444 1, debern
aprobar o gestionar la aprobacin de sus TUPAS, siempre que
tramiten procedimientos administrativos y brinden servicios en
exclusividad:
Los Ministerios.
Los Organismos Pblicos Descentralizados OPD.

1Artculo 37 y I del Ttulo Preliminar de la Ley 27444

 Las dems entidades, organismos, proyectos y programas

del Estado cuyas actividades se realizan en virtud de
potestades

administrativas,

siempre

que

tengan

personera jurdica propia, por ejemplo las universidades

pblicas.
El Poder Legislativo.
El Poder Judicial.
Los Organismos Constitucionales Autnomos OCAS.
Los Gobiernos Regionales.
Los Gobiernos Municipales provinciales y distritales.

ELABORACIN DEL TEXTO NICO DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS - TUPA
La elaboracin y aprobacin del TUPA se realiza a nivel de la
Entidad, y se elabora solo uno para esta y sus oficinas
desconcentradas. En ese sentido, las oficinas desconcentradas
de una entidad no aprueban un TUPA independiente, es el caso,
por ejemplo, de los Gobiernos Regionales, los cuales no
aprobarn

un

TUPA

independiente

para

las

Direcciones

Regionales, sino que integrarn tales procedimientos a su TUPA.

Dicho esto, debemos traer a colacin que en el 2011 la
Presidencia del Consejo de Ministros public la GUA PARA EL
TEXTO NICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS TUPA, el
cual, entre otros, explicaba de manera didctica los principales
pasos a seguir para la elaboracin del TUPA, estos se resumen
en:
1. Induccin y gua bsica
La induccin y gua bsica para la formulacin del TUPA se
encuentra a cargo del grupo de trabajo o persona
responsable de la elaboracin del TUP, el cual a su vez
est bajo la direccin del rea de planificacin.
En esta primera etapa, es recomendable que una sola
gerencia, oficina, direccin o rea sea la responsable de
administrar y expedir un determinado derecho solicitado a
travs de un procedimiento; para evitar pasos y plazos
innecesarios en las distintas reas.
Las tareas a realizar en esta fase son bsicamente las de:
revisar

tener

presente

las

fases

del

proceso

de

elaboracin, y la normatividad actual; se debe contar con

los formatos que cada unidad orgnica de la entidad o sus

encargados

llenar,

identificar,

travs

la
de

ms
cada

importante,
unidad

se

debe

orgnica,

los

procedimientos administrativos y servicios en exclusividad

que la entidad presta a la ciudadana, explicando qu se
entiende por un procedimiento administrativo y servicio en
exclusividad, para evitar que se incluyan procedimientos o
servicios que deben ir en otros documentos de gestin.
Finalmente, se debe sealar que con la actualizacin del
TUPA no se busca agregar ms procedimientos, aumentar
sus costos o ampliar el nmero de requisitos, sino ms
bien, mejorar los procedimientos existentes, depurar las
barreras burocrticas, e implementar nuevos servicios que
se correlacionen con la finalidad ltima de la entidad.
2. Desarrollo de cada proceso
En sntesis, este paso consiste en juntar y ordenar la
informacin

para

administrativo

desarrollar
servicio

en

cada

procedimiento

exclusividad;

siendo

responsables directos de este paso son los encargados de

tramitar los procedimientos administrativos o brindar los
servicios en exclusividad.
Para desarrollar esta etapa, responsable de rea debe
identificar la lista de procedimientos administrativos bajo
su responsabilidad, los pasos del procedimiento que se
realizan dentro de su rea, los tiempos que toman cada
uno de estos pasos y las personas o reas responsables
que participan en cada paso.
En otras palabras, esta fase se orienta a construir un
diagrama

que

refleje

el

proceso

interno

de

cada

procedimiento o servicio, desde que ingresa la solicitud

hasta que sta se resuelve.

3. Determinacin de costos
Este paso se refiere al clculo del costo de cada
procedimiento o servicio en exclusividad; a este costo se le
denomina derecho de tramitacin, vale decir, es el costo
que debe pagar la ciudadana por el trmite; el cual no es
otra cosa que el costo que implica expedir el derecho que
se est solicitando.
Para realizar una correcta determinacin de este monto,
las oficinas y oficina a cargo debern tener en cuenta que
se deben incorporar en el costo del procedimiento
administrativo

servicio

prestado

en

exclusividad

nicamente las actividades que desarrolla la entidad para

otorgar el derecho solicitado.
As mismo, solo se deben tomar en cuenta los costos
realizados

por

las

reas

oficinas

ligadas

con

el

procedimiento

4. Revisin, calificacin y fundamento legal de cada

procedimiento
Esta etapa, involucra la revisin, calificacin y verificacin
del fundamento legal de cada procedimiento.
En este punto, se evaluarn todos los formatos de los
procedimientos administrativos, este anlisis deber ser
hecho desde un punto de vista jurdico, por lo que la
oficina de Asesora Jurdica es la ms indicada, pues esta

etapa est orientada a comprobar la legalidad de cada

requisito y procedimiento del TUPA.
En caso se identifique que algn requisito no cuenta con
sustento legal, debe eliminarse dicho requisito o bien
eliminarse el procedimiento respectivo, toda vez que lo
que no cuenta con sustento legal no debe ir en el TUPA.

MARCO
LEGAL
DEL
TEXTO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

NICO

DE

El conjunto de normas que regula la aprobacin,difusin y

aplicacin de los TUPAS est constituido en primer trmino por
la LeyN 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General,
publicada el 11 deabril de 2001 y en vigencia desde el 11 de
octubre del mismo ao.
Esta ley reemplaz, e hizo parte de si (integr), un conjunto de
normas

queregulaban

el

procedimiento

administrativo,

introduciendo mejoras en suregulacin: el Texto nico Ordenado

de

la

Ley

de

Normas

Generales

delProcedimientos

Administrativos, aprobado mediante DecretoSupremo N 02-94JUS, la Ley de Simplificacin Administrativa N 25035 y

sureglamento, y el ttulo IV del Decreto Legislativo N 757 Ley
Marco para elCrecimiento de la Inversin Privada y su
respectivo reglamento. Siendo este Decreto Legislativo el que
incorpor la obligacin de las entidades estatalesde aprobar y
publicar TUPAS.
Otras normas que hanservido para complementarla son tambin
aquellas donde se le otorga competencia a la Comisin
deAcceso al Mercado del INDECOPI - CAM, mereciendo esta
especial

mencin,

ya

que

laCAM

constituye

el

principal

mecanismo de aseguramiento del cumplimiento delas normas

de la Ley N 27444. De igual forma, las atribuciones y facultades
de la Comisin seencuentran establecidas en el artculo 26 BIS
del Decreto Ley N 25868,adems del artculo 48 de la Ley N
27444 y en la Ley N 28032. Asimismo,tenemos la Ley N
28335, que cre el ndice de Barreras Burocrticas deAcceso al
Mercado impuestas a nivel local que afecten indebidamente
lacompetitividad de los agentes econmicos y la ley de MYPES

N 28015 y sureglamento otorgan tambin facultad a la CAM y a

la PCM para asegurar elcumplimiento de sus normas relativas a
la simplificacin del trmite de licenciade funcionamiento .

CONTENIDO DEL TEXTO NICO DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS
De conformidad con lo establecido en la Ley 27444 Ley del
Procedimiento Administrativo General, el TUPA de cada Entidad
debe contener2:

Todos los procedimientos de iniciativa de parte requeridos

por los administrados para satisfacer sus intereses o
derechos

mediante

el

pronunciamiento

de

cualquier

rgano de la entidad, siempre que esa exigencia cuente

con

respaldo

legal,

el

cual

deber

consignarse

expresamente en el TUPA con indicacin de la fecha de

publicacin en el Diario Oficial.
La descripcin clara y taxativa de todos los requisitos
exigidos

para

la

realizacin

completa

de

cada

procedimiento.
La calificacin de cada procedimiento segn corresponda
entre

procedimientos

de

evaluacin

previa

de

aprobacin automtica.
En el caso de procedimientos de evaluacin previa si el
silencio administrativo aplicable es negativo o positivo.
Los supuestos en que procede el pago de derechos de
tramitacin, con indicacin de su monto y forma de pago.
El monto de los derechos se expresar con relacin a la
UIT, publicndose en las entidades en moneda de curso
legal.
Las vas de recepcin adecuadas para acceder a los
procedimientos contenidos en los TUPA, de acuerdo a lo
dispuesto por los Artculos 116 y siguientes de la presente
Ley.
2Artculo N 37 Ley 27444.

 La autoridad competente para resolver en cada instancia

del procedimiento y los recursos a interponerse para
acceder a ellas.
Los formularios

que

sean

empleados

durante

la

tramitacin del respectivo procedimiento administrativo.

Como ya se explic, la implementacin del TUPA en las
entidades pretende corregir algunas de las deficiencias
mostradas por las normas anteriores sobre simplificacin
administrativa.
En ese sentido, de acuerdo a la doctrina, el contenido de los
TUPA se encuentra conformado por dos elementos3:
Los procedimientos de iniciativa de parte requeridos por
los administrados para satisfacer sus interese o derechos
mediante el pronunciamiento de cualquier rgano de la
entidad.
Los servicios prestados en exclusividad por las entidades,
cuando

el

administrado

no

tenga

la

posibilidad

de

obtenerlos acudiendo a otra dependencia.

3 MORON URBINA, Juan Carlos. Comentarios a la Ley del Procedimiento

Administrativo General. Decima Edicin. Gaceta Jurdica. Lima Per. Pg.
266

FORMULACIN Y APROBACIN DEL TUPA

Cada entidad aprueba un solo TUPA. En ese sentido, las oficinas
desconcentradas

de

una

independiente.

Por

aprobarn

TUPA

un

entidad

ejemplo,

los

no

aprueban

Gobiernos

independiente

para

un

TUPA

Regionales
las

no

Direcciones

Regionales, sino que integrarn tales procedimientos a su TUPA.

Como ya se detall los pasos para la elaboracin del TUPA, nos
abocaremos a enumerar los pasos a seguir para la aprobacin
de este instrumento, los cuales se encuentran enumerados en el
MANUAL METODOLGICO PARA LAELABORACIN DEL TEXTO
NICO DEPROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS TUPA, del
Programa de Modernizacin yDescentralizacin del Estado del
Presidencia del Consejo de Ministros:
Paso 1: La entidad definir en su norma de organizacin y
funciones una unidad orgnica responsable de la preparacin
del proyecto de TUPA, la cual disear un formato que recoja la
informacin sealada en el paso 3 siguiente y la distribuir
entre todas las unidades orgnicas de la entidad. El anexo 1
incluye un modelo de cuadro de TUPA para procedimientos
administrativos y servicios en exclusividad.
Paso 2: En el proceso de preparacin del TUPA participarn
todas las unidades orgnicas de la entidad que tramitan
procedimientos

administrativos

prestan

servicios

en

exclusividad
Paso 3: Cada unidad orgnica que tramite procedimientos
administrativos o preste servicios en exclusividad definir los
servicios exclusivos de la entidad a ser integrados en el TUPA.

Paso 4: La informacin determinada en el paso 3, ser incluida

en el formato que la unidad orgnica responsable de la
preparacin del proyecto de TUPA ha diseado y distribuido.
Paso 5: La unidad orgnica encargada de preparar el proyecto
de TUPA integrar y consolidar la informacin recibida de las
diferentes unidades orgnicas, segn el paso 3. Si es necesario,
solicitar precisiones o informacin adicional de las diversas
unidades orgnicas de la entidad.
Asimismo, completar el contenido del TUPA conforme a lo
dispuesto en el captulo IV. La informacin respecto de los
derechos

de

tramitacin

la

recibir

de

la

Oficina

de

Administracin de la Entidad.
Paso 6: La Oficina de Asesora Jurdica de la Entidad, revisar el
proyecto de TUPA preparado hasta el paso 5. Esta unidad
orgnica es la responsable de sustentar ante terceros el
cumplimiento

de

las

normas

de

la

Ley

27444

complementarias, en la parte referida a la legalidad de los

procedimientos.

As,

le

corresponde

elaborar

un

informe

sustentatorio de la legalidad de todos sus procedimientos,

requisitos y la base legal de los mismos, que acompaar como
sustento el proyecto de TUPA.
Paso 7: La Oficina de Administracin de cada entidad elaborar
por si o coordinar la determinacin del monto de los derechos
de tramitacin.
Esta oficina es la responsable de sustentar el monto de los
derechos de tramitacin de la entidad ante terceros4. Los
derechos de tramitacin deben haber sido creados como tasas
por Decreto Supremo en el Poder Ejecutivo o por Ordenanza
Regional o Municipal5. La entidad contar para tal efecto con un

estudio de costos de todos y cada uno de los procedimientos

administrativos y servicios prestados en exclusividad que
contenga el TUPA, segn las pautas del captulo VIII.
Paso 8: Finalmente, la Oficina de Asesora Jurdica de la Entidad
formular su proyecto de norma aprobatoria del TUPA y se
seguir el trmite respectivo para su aprobacin.
Paso 9: Las entidades del Poder Ejecutivo enviarn a la SGP su
proyecto de TUPA para revisin, incluyendo i) el informe de
asesora jurdica, ii) el de sustento del monto de los derechos de
tramitacin; y iii) el proyecto normativo.
Paso 10: Tratndose de OPDs de sectores diferentes a la PCM,
el Ministerio del sector respectivo revisar, previamente a la
remisin a la SGP, la legalidad del proyecto de TUPA y la
conformidad de su estructura de costos, emitiendo un informe
aprobatorio que acompaar al proyecto de TUPA que enviar a
la SGP. Si tiene observaciones, las mismas sern absueltas por
la OPD, previamente a la elaboracin del informe aprobatorio.
Los proyectos de TUPA de las OPDs del sector PCM sern
revisados directamente por la SGP.

Publicacin del TUPA

Una vez aprobado el TUPA, se realizar la publicacin de: la
norma aprobatoria del TUPA; el mismo TUPA (cuadro de
procedimientos y cuadro de servicios prestados en exclusividad);
y, los formularios respectivos, salvo que se pueda hacer
referencia de la ubicacin de los mismos en los portales de las
entidades.
Utilizaran para este fin los medios dispuestos en la Ley 27444 4:
4Artculo 38.3 de la Ley 27444

a. Para el caso de las entidades con alcance nacional deber

hacerse a travs del Diario Oficial El Peruano.
b. Para el caso de las entidades con alcance

menor

(Gobiernos Regionales o Municipales), deber publicarse

en el diario encargado de avisos judiciales en la capital de
regin o provincia.
c. Adicionalmente, cuando se encuentre implementado, las
entidades difundirn su TUPA a travs del Portal del
Estado.
Luego de esto, cada dos aos la entidad debe volver a publicar
en su Portal el TUPA5. Ello no implica la aprobacin de norma
alguna sino slo la publicacin del cuadro del TUPA consolidado
que

cada

entidad

realice,

salvo

que

se

introduzcan

modificaciones
Sin embargo, las entidades podrn publicar el TUPA antes de los
dos aos, cuando consideren que las modificaciones producidas
as lo ameriten. Si la entidad no cuenta con portal, cumplir esta
disposicin difundiendo el TUPA en lugar visible de la entidad, de
manera que asegur su conocimiento por los administrados.
Asimismo, cuando se encuentre efectivamente implementado,
las entidades difundirn su TUPA a travs del Portal del Estado.
Sin perjuicio de lo antes expuesto, adems, de la publicacin y
publicidad antes mencionada, cada entidad realizar la difusin 6
de su TUPA mediante la preparacin de material informativo
respecto de cada procedimiento (folletos) que pueda ser
fcilmente distribuido. La entidad desarrollar estos y otros
medios de difusin de la informacin que contiene el TUPA para

5Artculo 38.2 de la Ley 27444

6Artculo 38.4 de la Ley 27444

que los ciudadanos tomen conocimiento de los procedimientos y

requisitos que tramita la entidad

DOCUMENTACIN PROHIBIDA DE SOLICITAR

Para efectos de este acpite, la Ley 274447, establece lo
siguiente:
Documentacin prohibida de solicitar
Para el inicio, prosecucin o conclusin de un procedimiento, las
entidades quedan prohibidas de solicitar a los administrados la
presentacin de la siguiente informacin o la documentacin
que la contenga:
Aquella que la entidad solicitante posea o deba poseer en
virtud de algn trmite realizado anteriormente por el
administrado en cualquiera de sus dependencias, o por
haber sido fiscalizado por ellas, durante cinco (5) aos
anteriores inmediatos, siempre que los datos no hubieren
sufrido

variacin

ni

documento entregado.

haya

vencido

la

vigencia

del

Para acreditarlo, basta que el

administrado exhiba la copia del cargo donde conste dicha

presentacin, debidamente sellado y fechado por la
entidad ante la cual hubiese sido suministrada.
Aquella que haya sido expedida por la misma entidad o por
otras

entidades

pblicas

del

sector,

en

cuyo

caso

corresponde recabarlas a la propia entidad a solicitud del

administrado.
Presentacin de ms de dos ejemplares de un mismo
documento ante la entidad, salvo que sea necesario
notificar a otros tantos interesados.
7Artculo 40 de la Ley 27444

 Fotografas, salvo para obtener documentos de identidad,

pasaporte o licencias o autorizaciones de ndole personal o
por razones de seguridad nacional.

Los administrados

tendrn libertad de escoger la empresa en la cual sean

obtenidas las fotografas, con excepcin de los casos de
digitalizacin de imgenes.
Documentos de identidad personal distintos a la Libreta
Electoral o Documento Nacional de Identidad. Asimismo,
slo se exigir para los ciudadanos extranjeros carnet de
extranjera o pasaporte segn corresponda.
Recabar sellos de la propia entidad, que deben ser
acopiados por la autoridad a cargo del expediente.
Documentos o copias nuevas, cuando sean presentadas
otras, no obstante haber sido producidos para otra
finalidad, salvo que sean ilegibles.
Constancia de pago realizado ante la propia entidad por
algn trmite, en cuyo caso el administrado slo queda
obligado a informar en su escrito el da de pago y el
nmero de constancia de pago, correspondiendo a la
administracin la verificacin inmediata.
Las disposiciones contenidas en este artculo no limitan la
facultad

del

espontneamente

administrado
la

documentacin

para

presentar

mencionada,

de

considerarlo conveniente.
Si bien el trmino prohibido acarrea un tono de restriccin
contundente, debemos entender que no se trata solo de

documentacin a la que no se debe o puede tener acceso por

algn nivel de seguridad funcional; sino ms bien a una forma
de

cautelar

la

correcta

atencin

garanta

de

los

procedimientos seguidos ante y contra los administrados, toda

vez

que

en

muchos

casos

las

solicitudes

aluden

requerimientos inoficiosos, incoherentes, innecesarios, y hasta

irrisorios.
Por ello tenemos que en primer trmino este artculo hace
referencia a la documentacin preexistente en la entidad (Art.
40.1.1); la cual explica que la Entidad no deber solicitar a los
particulares la informacin o documentacin que posea o deba
poseer en sus archivos en virtud a algn trmite realizado
anteriormente por el administrado en cualquiera de sus
dependencias o por haber sido fiscalizado por ellas durante los
ltimos cinco aos.
De igual forma es el tema de los documentos expedidos por el
sector o la propia entidad (40.1.2), pues es obvio que al igual
que en el caso anterior, si se trata de documentacin que emite
la propia Entidad, es inoficioso requerir al administrado dicha
informacin.
Otro

punto

esencial

trata

de

las

copias

adicionales

de

documentos (Art. 40.1.3), la ley en este aspecto busca equilibrar

la

balanza

responsabilidad

respecto
de

del

obtener

administrado,
copias

de

la

pasando

la

documentacin

presentada bajo costo de la misma administracin, salvo el caso

de los procedimientos trilaterales, en la etapa de traslado, que si
debe correr por cuenta del administrado.
As mismo, requerir fotografas en trmites que podran ser
realizados sin estas, exigir documentos de identidad distintos al
Documento Nacional de Identidad, sellos de la misma Entidad a

la que se tramita el acto, y hasta constancias de pago ante la

propia entidad, son actos que la ley claramente determina como
innecesarios; sin embargo, es claro que la realidad es otra.

PRESUNCIN DE VERACIDAD
De acuerdo a nuestra normativa, las entidades tendern a
privilegiar

la

simplificacin

de

sus

procedimientos

administrativos, calificando progresivamente los mismos para

que opere la presuncin de veracidad y la fiscalizacin posterior
Es as que en un proceso sobre la base de la presuncin de
veracidad de las declaraciones y documentos presentados por
los administrados, es necesario tener un mecanismo de
verificacin ex post del cumplimiento de los requisitos.
Por eso existe la fiscalizacin posterior que es un mecanismo
selectivo al azahar (de muestreo), segn el porcentaje que fija la
Ley (no menos del 10% de expedientes con un mximo de 50
expedientes

por

semestre),

lo

cual

puede

incrementarse

teniendo en cuenta el impacto que en el inters general, en la

economa, en la seguridad o en la salud ciudadana pueda
conllevar la ocurrencia de fraude o falsedad en la informacin,
documentacin o declaracin presentadas.
En ese sentido, la Ley 274448, establece sobre la Presuncin de
veracidad:
Todas las declaraciones juradas, los documentos sucedneos
presentados y la informacin incluida en los escritos y
formularios que presenten los administrados para la realizacin
de procedimientos administrativos, se presumen verificados por
quien hace uso de ellos, as como de contenido veraz para fines
administrativos, salvo prueba en contrario.
En caso de las traducciones de parte, as como los informes o
constancias

profesionales

8Artculo 42 de la Ley 27444

tcnicas

presentadas

como

sucedneos de documentacin oficial, dicha responsabilidad

alcanza solidariamente a quien los presenta y a los que los
hayan expedido.

VALOR DE LOS DOCUMENTOS PBLICOS Y PRIVADOS

Al respecto, la Ley bajo comentario establece que:
Son considerados documentos pblicos aquellos emitidos
vlidamente por los rganos de las entidades.
La copia de cualquier documento pblico goza de la misma
validez y eficacia que stos, siempre que exista constancia
de que es autntico.
La copia del documento privado cuya autenticidad ha sido
certificada por el fedatario, tiene validez y eficacia plena,
exclusivamente en el mbito de actividad de la entidad
que la autntica.
Este artculo plantea que los documentos emitidos vlidamente
por los rganos de la administracin son documentos pblica,
entendindose como sus elementos determinantes: i) que haya
sido otorgado, autorizado o suscito por una autoridad pblica; ii)
que cumpla las formalidades legales previstas; y iii) que la
autoridad lo haya otorgado en ejercicio de sus funciones.
En tal sentido, el documento pblico tiene valor probatorio pleno
y da fe de su otorgamiento, de su 18 de noviembre de 2014 y de
las declaraciones que haga el funcionario que lo autoriza.
Situacin distinta a la de los documentos privados, los cuales
para obtener estas caractersticas deben de pasar por distintos
filtros y certificaciones.

RGIMEN

DE

ENTIDADES

SIN

TEXTO

NICO

DE

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS VIGENTE

Cuando la entidad no cumpla con publicar su Texto nico de
Procedimientos

Administrativos,

procedimientos, los

administrados,

lo

publique

omitiendo

sin perjuicio

de hacer

efectiva la responsabilidad de la autoridad infractora, quedan

sujetos al siguiente rgimen9:
1.

Respecto

de

los

procedimientos

administrativos

que

corresponde ser aprobados automticamente, los administrados

quedan liberados de la exigencia de iniciar ese procedimiento
para obtener la autorizacin previa, para realizar su actividad
profesional, social, econmica o laboral, sin ser pasibles de
sanciones por el libre desarrollo de tales actividades. La
suspensin de esta prerrogativa de la autoridad concluye a
partir de la publicacin del TUPA, sin efecto retroactivo.
2. Respecto de las dems materias sujetas a procedimiento de
evaluacin previa, se sigue el rgimen previsto en cada caso por
este Captulo.
Estamos

ante

la

estrategia

punitiva

de

la

Simplificacin

Administrativa, adoptada para forzar a las autoridades a lograr

un avance simplificador a sus procedimientos.
Sin embargo, deberamos de intentar revisar otras alternativas a
la va de la coaccin normativa, como la de los pactos
interadministrativos, donde el rgano eje de la simplificacin
establece

peridicamente

9Artculo49de la Ley 27444

convenios

de

avance

con

las

entidades pblicas para lograr la simplificacin sostenida de sus

procedimientos.

CONCLUSIONES
El TUPA es un instrumento de uso vital para las entidades
del Estado, sin ellas se haran ms tedioso e inseguro los
trmites

administrativos; es

el TUPA la

herramienta

destinada a ordenar e informar a los administrados de los

servicios a los que tienen derecho por parte de la Entidad.
La elaboracin del TUPA debe ser realizada de la manera
ms minuciosa y cuidadosa posible, no se debe escatimar
en

detalles

al

momento

de

enumerar

los

servicios

brindados por la entidad, pues de ser de otra manera, no

cumplira su finalidad esencial, adems de generar un
perjuicio a los ciudadanos.
La determinacin de los costos de los servicios contenidos
en

el

TUPA

debe

ser

clara,

real

transparente,

correspondiendo un monto equivalente al gasto que realiza

la entidad para brindar el servicio. El cobro excesivo,
innecesario,

ilegal,

atenta

contra

derechos

fundamentales de la persona.
Es necesario que el TUPA de una Entidad se mantenga en
constante actualizacin e implementacin, toda vez que
las necesidades de los administrados, las circunstancias, el
entorno, y el Derecho mismo est en constante cambio y
los instrumentos de atencin al usuario deben mantener
en ese ritmo para cautelar la finalidad de la simplificacin
administrativa.
Si bien existe amplia aplicacin del principio de presuncin
de veracidad dentro de la aplicacin del TUPA en los
procedimientos administrativos, esto no implica que la
Entidad deje de aplicar los controles de fiscalizacin
posterior para corroborar la veracidad presumida en la
atencin de los requerimiento.

BIBLIOGRAFA

Ley 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General

MORON URBINA, Juan Carlos. Comentarios a la Ley del
Procedimiento Administrativo General. Dcima Edicin.
Gaceta Jurdica. Lima Per. 2014
ANACLETO GUERRERO, Vctor. Gua de Procedimientos
Administrativos. Editorial Gaceta Jurdica. Lima - Per.
2004.
DEFENSORIA

DEL

PUEBLO.

Descentralizacin y

Buen

Gobierno: Compendio de Normas. Lima Febrero 2005.

PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS. Gua para el
Texto

Unico

de

Procedimientos

Administrativos.

Ed.

Cooperacin Alemana al Desarrollo-GIZ. Lima. 2011

PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS - PROGRAMA DE
MODERNIZACIN Y DESCENTRALIZACIN DEL ESTADO.
Manual Metodolgico para La elaboracin el Texto nico De
Procedimientos Administrativos TUPA. Ed. Programa de
Modernizacin y Descentralizacin del Estado. Lima. 2006