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Logiciels de gestion

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Prise en main - sgbd Prote - version 2.2 du 27 juin 2014

TABLE
PRSENTATION DES BASES DE DONNES PROTE......................................................................... 4
Pourquoi cette documentation gnrale ?......................................................................................... 4
Quest-ce quune base de donnes ?................................................................................................. 5
Ergonomie......................................................................................................................................... 6
Progiciel vertical..................................................................................................................... 6
Ergonomie fonctionnelle......................................................................................................... 6
Lancer le logiciel............................................................................................................................... 7
Les tables, listes et fiches.................................................................................................................. 8
La palette des tables.......................................................................................................................... 9
Mode base de test............................................................................................................... 9
OUTILS ET FONCTIONNEMENT.................................................................................................... 10
Bulles d'aides........................................................................................................................ 10
Important.............................................................................................................................. 10
La barre des outils........................................................................................................................... 10
Le mode Liste.................................................................................................................................. 12
La barre doutils du mode Liste............................................................................................. 12
Le menu contextuel du mode Liste....................................................................................... 13
Fonctionnement du mode Liste....................................................................................................... 14
Marquer des fiches............................................................................................................... 14
Marquer par le clavier.......................................................................................................... 14
Trier des fiches...................................................................................................................... 15
Rechercher des fiches........................................................................................................... 15
Report de slection............................................................................................................... 16
Mmorisation de slections.................................................................................................. 17
Gnrateur dexport de 4D................................................................................................... 18
Editions................................................................................................................................. 19
Option gnration des aperus pdf....................................................................................... 20
Les menus du mode liste................................................................................................................. 22
Gnralits........................................................................................................................... 22
Le menu Actions............................................................................................................................. 23
Gnralits........................................................................................................................... 23
Export / Import..................................................................................................................... 24
Encodage.............................................................................................................................. 24
Export................................................................................................................................... 24
Import sur colonnes.............................................................................................................. 25
Gestion de la civilit lors de limport.................................................................................... 25
Le mode Fiche................................................................................................................................. 26
Verrouillage des fiches.......................................................................................................... 26
La barre doutils du mode fiche............................................................................................ 26
Les alertes............................................................................................................................. 27
Les onglets............................................................................................................................ 28
Le menu contextuel du mode Fiche...................................................................................... 28
Prise en main - sgbd Prote

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Listes incluses de fiches ....................................................................................................... 28


Liste incluse avec slection multiple..................................................................................... 29
Report des fiches lies en mode liste.................................................................................... 30
Listes incluses de liens (lien N-N)......................................................................................... 30
Fonctionnement dune fiche................................................................................................. 31
Les pop-ups .......................................................................................................................... 33

Prise en main - sgbd Prote

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Prsentation des bases de donnes Prote


Pourquoi cette documentation gnrale ?
Cette prise en main est commune aux outils de gestion dvelopps par Prote.
En effet, nos outils sont bass certes sur le produit 4D de la socit 4D SAS, qui est un excellent RAID - outil de dveloppement rapide. Mais surtout, Prote a construit par dessus un framework propritaire, sorte de terreau de procdures
gnriques afin de crer un environnement dutilisation exceptionnel, une ergonomie rflchie, des fonctionnalits
avances, qui font toute la spcificit des outils de gestion chez Prote.
Un framework est un ensemble cohrent de composants logiciels structurels, qui sert crer les fondations et modeler larchitecture des logiciels
applicatifs. Il est caractris par :
son caractre gnrique, faiblement spcialis.
le cadre de travail quil impose, guidant larchitecture logicielle.

Lavantage est que les fonctionnalits ralises au niveau le plus bas, dans le Framework, sont communes tous nos
outils de gestion, que les amliorations apportes ce Framework sont ensuite reportes tous nos produits, donc tous
nos clients, donc vous. Et ce dans le cadre dun achat de produit comme dans le cadre dun suivi logiciel dassistance
annuelle. Nous sommes tous gagnants.
En ce sens, cette documentation dcrit lusage et le mode demploi des outils Prote, une sorte de permis de conduire
informatique pour les volontaires et nouveaux venus dans lusage dun de nos produits de gestion.
Cette prise en main, hors quelques captures dcran contextuelles, est gnrale et commune tous nos outils de gestion.

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Quest-ce quune base de donnes ?


Une base de donnes est un ensemble dinformations ou donnes, susceptibles dtre saisies, structures, tries, modifies, consultes et imprimes. Cest un outil qui permet dentrer et dorganiser les informations afin de mieux les analyser et les exploiter.
La base est divise en plusieurs tables contenant des groupes dinformations relatives au mme sujet (ex: familles, lves,
enseignants, disciplines, salles, etc.). Les tables sont elles-mmes composes de fiches individuelles, elles-mmes composes de champs.
Les tables sont connectes entre elles par des relations, appeles liens. Il existe deux types de liens:
Les liens de type N vers 1. Exemple: entre les tables Familles et Elves, il peut y avoir plusieurs (N) lves pour une
(1) seule famille. Par contre un lve ne peut avoir quune seule famille responsable.
- Pour modifier les liens du ct 1, vous trouverez dans la fiche la liste des (N) fiches de la table lie et pourrez
alors laide de boutons ajouter, modifier et supprimer les fiches de cette liste.
- Pour modifier les liens du ct N: vous trouverez dans la fiche licne de la table lie. Un clic sur celle-ci
ouvre une fentre de choix unique.
Il est impossible de modifier ce lien quand vous tes arriv dans cette fiche partir des boutons dajout ou modification de la fiche 1.

Les liens de type N vers N. Exemple: entre les tables Elves et Cours, un lve peut tre inscrit plusieurs cours, et
un cours peut comporter plusieurs lves.
Une table intermdiaire invisible est utilise par le logiciel (elle sert de table N pour les deux autres tables). Les fiches de liens peuvent comporter
des champs qui leur sont propres (ex: lheure de passage dun lve un cours).

- Pour modifier ces liens, la marche suivre est la mme des deux cts. Les modifications se font laide des
boutons Ajouter, Modifier et Supprimer Liens situs ct de la liste incluse des liens. Pour ajouter des liens,
vous passez par une fentre de choix unique ou multiple.
Note: dans les relations N vers N, vous ajoutez, modifiez et supprimez uniquement les liens, mais en aucun cas les donnes des fiches ellesmmes: si vous supprimez un lve dun cours, vous enlevez lattribution du cours cet lve, mais vous ne supprimez pas cet lve.

Le logiciel a t conu pour garantir lintgrit rfrentielle. En particulier, lors des suppressions de fiches.
Gnralement, dans les bases amateur, la connexion des liens se fait laide de champs utilisateurs (ex: le nom, la
date, ...), ce qui a pour consquence que ces champs ne doivent plus tre modifiables pour que les liens restent intacts.
Votre logiciel possde un mode de numrotation interne des fiches , et cette procdure, utilise dans toutes les bases de
donnes usage professionnel, prsente de nombreux avantages. Notamment, la connexion des liens se fait dans tous
les cas grce au numro des fiches, ce qui permet tous les champs utilisateurs de rester modifiables.
En conclusion, lorganisation utilise permet:
une prsentation structure,
un lieu de stockage des donnes unique,
une mise jour automatique de tous les lieux o sont utilises les donnes.
Tout lart des dveloppeurs de bases de donnes consiste crer cette organisation efficace et pertinente.

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Ergonomie
Ce qui fait rellement la diffrence entre votre logiciel Prote et les autres logiciels du march, c'est son ergonomie, qui
a t rflchie et implmente dans le sens d'un usage au quotidien. Voici la liste (non exhaustive) des fonctionnalits
avances des logiciels Prote.
Progiciel vertical
Votre logiciel s'appuie sur un outil de dveloppement tiers, ici 4D de la socit 4D SA. Les fonctionnalits gnrales
de cet outil tiers s'effacent au profit de fonctionnalits spcifiques au mtier que le logiciel supporte ! Cela est particulirement visible pour les fentres de recherche et les ditions. Dans le mme esprit, votre logiciel est conu dans
le sens du paramtrage : la configuration pralable du logiciel vous permet d'obtenir un gain de temps considrable
au quotidien.

Ergonomie fonctionnelle
Couleurs : partout, la couleur est utilise dans un sens fonctionnel, pour une visualisation instantane du mode d'utilisation (modification/consultation), de l'tat des fiches (actif/ inactif) et de leurs champs. Ces couleurs sont bien sr
paramtrables votre got.
Listes avec marquage au clavier : dans les listes, vous tapez le dbut d'un nom, d'un libell de discipline ou de salle,
et la liste marque les fiches commenant par ce que vous avez entr et se dcale sur la premire. Trs pratique pour
trouver rapidement la ou les fiches que vous cherchez.
Tri sur colonnes : la colonne de tri courant est visualise en gras, et un clic sur une autre colonne la slectionne
directement comme nouvelle colonne de tri.
Barre d'outils : Les boutons gnriques, cest--dire communs toutes les fonctionnalits du logiciel (comme les tris,
recherches et la navigation) sont placs dans cette barre doutils en haut de lcran. Double avantage : permet un
accs rapide aux fonctions du logiciel, et les listes et les fiches ne sont pas surcharges car elles ne contiennent que
les donnes elles-mmes.
Multi-listes, et multi-fiches : pour un meilleur accs aux donnes. Vous pouvez ouvrir simultanment autant de listes
et de fiches que vous le souhaitez, et mme plusieurs instances de liste de la mme table. Indispensable pour laisser
un travail en l'tat et traiter ponctuellement d'autres donnes.
Lieu unique des donnes : la fiche comporte toutes les donnes ncessaires. Pour une meilleure lisibilit, elle peut
tre divise en onglets lorsqu'elle contient beaucoup d'informations.
Saisie non localise : partout o la donne est prsente, sa saisie est possible.
Mode Consultation/Modification/Ajout/Duplication : le mode consultation est trs important. Il permet la scurit des
donnes (pas de modification non intentionnelle), et ne bloque pas inutilement la fiche aux autres en client-serveur.
De plus, une fiche ouverte en modification sur un poste pourra tre consulte sur tous les autres.
Privilges et droits d'accs : chaque utilisateur est associ un groupe de privilges et comporte aussi ses propres
prfrences pour utiliser le logiciel.
L'interface reflte les droits d'accs : Chaque utilisateur peut manipuler uniquement les boutons contrlant des
actions qui correspondent a ses droits daccs. Les autres boutons sont griss et inactifs.
Recherches : elles sont systmatiquement implmentes pour votre mtier et remplacent avantageusement la fentre
standard de 4D. Les fentres de recherche sont sensibles au contexte et vous proposent donc les critres de recherche
correspondant la table dans laquelle vous travaillez.
Archivage de soi : pas de mthodes d'archivage complexes, les listes s'ouvrent juste sur une slection rduite, celle
des fiches actives. Les fiches d'archive sont donc accessibles immdiatement aux recherches.
Editions : spcifiques et performantes. Votre logiciel intgre un grand nombre de modles de listings, courriers,
e-mails, tiquettes, etc. Bien sr, l'diteur d'tat est conserv, ainsi que le module de mailing et de cration de
maquette de 4D Write qui permet toutes les fantaisies.

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Lancer le logiciel

Une fois que vous avez localis licne du logiciel (monoposte) ou du client (en serveur), vous pouvez lancer lapplication en double-cliquant sur cette icne. A louverture, la fentre de connexion apparat lcran :
Slectionnez votre nom dutilisateur dans la liste, puis
tapez votre mot de passe dans le champ situ en dessous.
Dans le cas dutilisateurs nombreux, il est possible
de rduire la liste en choisissant un groupe sur la
liste de gauche.
Attention: le mot de passe est sensible la casse,
cest--dire aux majuscules/minuscules.
Appuyez sur la touche Retour ou cliquez sur le bouton
Ok pour valider.

A ce niveau, vous entrez directement dans le logiciel. Cependant, si une mise jour a eu lieu, chaque utilisateur sera
prvenu de ce changement et a la possibilit de lire et, si besoin est, dimprimer les notes de mise jour :

Cochez cette case pour que ce


message napparaisse plus jusqu
la prochaine mise jour.
Ferme la fentre sans affichage des
notes de mise jour. Celles-ci sont
cependant toujours disponibles
via le menu Accs.

Ouvre la fentre des


notes de mise jour...

Imprime les notes


de mise jour.
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Les tables, listes et fiches


Une liste vous prsente les fiches dune table. Dans cette fentre, vous pourrez effectuer des oprations de recherche,
de tri et de slection de fiches.
Certaines listes ne prsentent pas ncessairement toutes les fiches de la table. Par exemple, la table des Programmes
souvre sur les fiches des programmes du mois en cours et ceux dans le futur. A linverse, la table des Compositeurs,
uvres souvrent sur la totalit des fiches.

Dans un second temps, vous pourrez ouvrir une ou plusieurs fiches pour consulter ou modifier leurs donnes. Un
double-clic sur une liste ouvre la fiche.

Astuce : la barre de titre des fentres vous renseigne en permanence sur la table utilise, son tat (Modification, Consultation, Ajout, Dupliquer),
et son mode (Liste, Fiche, Choix).

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La palette des tables


Cette palette situe en haut gauche de lcran est toujours prsente. Elle vous propose " porte de clic" les tables les
plus couramment utilises. La voici :

Un clic sur licne de votre choix ouvre la fentre de la table qui lui correspond. Si la table est dj ouverte, la liste
et/ou ses fiches passent au premier plan.
Pour les tables ne prsentant pas toutes les fiches l'ouverture (notion d'archive), il suffit d'appuyer sur Majuscule en mme temps que le clic pour ouvrir la table dans son intgralit.
Pour ouvrir une nouvelle instance de liste, cliquez sur son icne en maintenant la touche Alt enfonce.
Toutes les tables ne sont pas affiches sur la palette ; vous les retrouvez en intgralit dans le menu Fichier de la
barre des menus.

Icne d'information : place en haut gauche, elle reprsente le logo de votre logiciel.
Un clic sur l'icne ouvre une fentre divise en plusieurs onglets qui vous permettent de
retrouver nos coordonnes, les informations gnrales ainsi qu'un rcapitulatif de l'architecture, des fonctions et des boutons du logiciel.
Un clic avec enfonce fera souvrir ou se fermer la palette des process.

Mode base de test


Le logiciel peut tre une version de test/validation, et une indication visuelle permet de
lever toute ambiguit sur la version que vous avez lcran. En effet, vous pouvez fort
bien avoir deux versions sur un mme poste, lune dexploitation et lautre de test.
Cette indication est visible dans la palette des tables par un hachurage. Le rglage seffectue dans Paramtres -> Rglages.

Astuce : la mmorisation nest pas lie au fichier de donnes lui-mme mais au dossier qui le contient (
laide dun fichier indicateur), ainsi, vous pouvez rafrachir des donnes en copiant nouveau un fichier
dune base de production vers le dossier de test, lindication de test restera.

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Outils et fonctionnement
Bulles d'aides
Une aide visuelle est intgre votre logiciel, au survol des icnes et boutons apparaissent des bulles d'aide qui vous
renseignent sur l'objet sur lequel se trouve la souris.

Important
Lorsquune fentre active se trouve masque par une autre inactive, le pointeur prend la forme suivante:
Un appui sur la touche Retour fait repasser la fentre active au premier plan et vous permet de la valider.

La barre des outils


Votre logiciel propose une barre qui regroupe tous les outils dont vous avez besoin. La palette des outils est sensible au
contexte : elle affiche automatiquement les outils qui correspondent au mode de travail dans lequel vous vous trouvez
(Liste, Fiche, Choix, ...). Vous trouverez dans ce chapitre un descriptif des outils de la base ainsi quune brve explication
du fonctionnement de chaque mode.
Quand aucune liste nest ouverte, la barre doutil comporte deux icnes seulement. Une sert choisir le positionnement
des palettes, lautre sert dfinir le comportement du gestionnaire de positionnement des listes dans lcran.

Positionnement des palettes : cette icne permet de choisir le positionnement des palettes.
Actuellement, vous avez le choix entres :

Haut - les deux palettes de tables et doutils en haut

Bas - les deux palettes de tables et doutils en bas

Gauche - les deux palettes sur la gauche lune au dessus de lautre

Droite - les deux palettes sur la droite lune au dessus de lautre

Prfrences : chaque utilisateur peut dfinir un positionnement personnalis par dfaut dans sa fiche utilisateur. Cela est
ensuite modifiable ponctuellement par licne.
Position des listes : cette fonctionnalit gre le positionnement automatique des listes leur ouverture, selon un
algorythme puissant.
Actuellement, vous avez le choix entres :

Sans - toutes en haut gauche

Tuilage - ordonnes comme des tuiles, de gauche droite et de haut en bas des fentres dj existantes, si
une place est trouve. Revient au mode sans si plus de place.

Cascade - ordonnes en cascade de haut gauche bas droit. Revient au mode sans si plus de place.

Les deux - ordonnes dabord en tuilage, puis en cascade, puis en mode sans.

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Mode sans : toutes au mme endroit

Mode tuilage : recherche de place disponible droite en en bas de chaque liste


dj existante. Disposition en tuiles.

Mode cascade : descendent


vers le bas droite

Mode Les deux : dabord le tuilage, puis ensuite la cascade.

Prfrences : chaque utilisateur peut dfinir le mode de positionnement personnalis par dfaut dans sa fiche utilisateur.
Cela est ensuite modifiable par licne.

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Le mode Liste
Les tables de la base souvrent en mode liste qui affiche une slection par dfaut des fiches quelles contiennent : certaines listes prsentent toutes les fiches de la table, d'autres une slection de fiches seulement, ceci pour des notions
d'archivage.
Chaque liste ajoute un menu de mme nom que la table dans la barre des menus. Ce menu comprend des commandes
et outils spcifiques cette table. Voir le fonctionnement plus bas.
Si vous ouvrez une liste avec la touche Alt enfonce (via le menu Fichiers ou via l'icne de la palette), une nouvelle
instance de la liste est ouverte. Il est donc possible d'avoir plusieurs listes de la mme table ouverte, avec des slections diffrentes.
Pour les tables ne prsentant pas toutes les fiches l'ouverture, il suffit d'appuyer sur la touche Majuscule en mme
temps que le clic sur l'icne de la table ou de l'outil "Tout slectionner" pour ouvrir la table dans son intgralit.

La barre doutils du mode Liste


La palette est situe en haut de votre cran, la droite de la palette des tables. La voici :

Fermer (W) : ferme la fentre de liste.

Bascule Consultation / Modification (Y) : deux tats, Consultation (icne de gauche) ou Modification
(icne de droite). Ltat de la liste dtermine ltat dans lequel les fiches qu'elle contient seront ouvertes.
Lintrt douvrir une fiche en consultation est de ne pas risquer de la modifier par inadvertance, mais aussi de ne pas la bloquer pour
d'autres utilisateurs en rseau. Vous pouvez tout moment passer dun tat un autre en cliquant sur licne (dans la mesure o vos privilges vous autorisent passer en modification pour cette table).

Supprimer (S) ; Nouvelle fiche (N), Dupliquer Fiche (Maj N)

Supprimer : permet de supprimer dfinitivement les fiches marques de la liste. Lorsque vous cliquez sur licne,
deux types de messages peuvent apparatre, une alerte dimpossibilit, ou une de confirmation.
Ce message dalerte fait linventaire de toutes les fiches des tables lies qui
empchent la suppression.

Ce message de confirmation indique le nombre de fiches que vous allez supprimer,


ainsi que celles dautres tables qui le seront obligatoirement puisque lies celles
que vous supprimez.

Nouvelle fiche : cliquez sur licne pour crer une nouvelle fiche de la table courante.
Dupliquer fiche : Avec Maj enfonce, vous tes en mode duplication de fiche, la fiche slectionne avec toutes ses
fiches lies sont dupliques, vous donnant un nouveau bloc complet.

Tout montrer (B), Tout slectionner (Maj B), Diffrence ; Rduire (R) ; Exclure (E)

Tout montrer / slectionner : affiche la slection par dfaut des fiches de la liste active - montrer. Cette fonction
permet notamment de retrouver la liste de dpart des fiches dune table.
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Rappel : Pour les tables dont la slection par dfaut n'est pas l'intgralit des fiches de la table, il suffit d'appuyer sur Majuscule en mme temps que
le clic sur l'icne "Tout slectionner" pour ouvrir la table dans son intgralit (ou Maj++B)

Diffrence : un clic avec enfonce vous propose un menu de choix. Vous retrouvez les options Tout montrer et
Tout slectionner, ainsi que les options de soustraire Tout montrer - liste et Tout slectionner - liste. Ces soustractions permettent dinverser une liste. Vous pouvez viter le menu en utilisant les touche Alt et Maj :
Alt mode soustraction
Maj sans depuis la slection Tout montrer. Avec depuis la slection Tout slectionner.
Rduire : rduit la slection aux seules fiches marques dans la liste (celles dont les lignes sont surbrilles).
Exclure : exclut de la slection courante les fiches marques (en surbrillance dans la liste).

Report (O) : cette fonctionnalit puissante gre les transversalits de la table courante vers les tables qui lui
sont lies. Par exemple une liste de programmes correspond une slection dartistes (tous les artistes ayant jou dans
au moins un des programmes lists), une liste duvres joues, de lieux, etc.

Dupliquer Liste : un clic avec Alt enfonce permet de dupliquer la liste courante. Ainsi, vous pouvez utiliser le
rsultat dune recherche complexe plusieurs fois facilement.

Mmoriser (M) : outil pratique qui permet de mmoriser les slections de fiches de chacune des tables. Vous
pourrez ensuite les rcuprer et effectuer des oprations densembles (intersection, runion, etc.).

Trouver (T) : ouvre la fentre de recherche. (voir plus loin les autres recherches)

Astuce : (+Maj+T) ou un clic sur licne avec Maj permet de marquer dans la liste courante le rsultat de la recherche.

Edition (P) : ouvre la fentre d'impression (spcifique la table) pour la slection courante.
Astuce : Cliquez sur licne ddition avec la touche Maj enfonce pour que limpression porte uniquement sur les fiches marques. Un
clic sur licne avec la touche Alt ouvre directement la fentre des Autres ditions.

Informations permanentes : situes tout droite de la palette des outils de liste.


- Le nombre de fiches marques (marques).
- Le nombre de fiches de la slection courante (slection).
- Le nombre total de fiches de la table (total).

Le menu contextuel du mode Liste


Le logiciel intgre un menu contextuel accessible via le bouton droit de la souris qui reprend
les commandes de la barre doutils.

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Fonctionnement du mode Liste


Les fiches dune table sont reprsentes chacune par une ligne de la liste. Vous pouvez drouler la liste en vous servant
des barres de dfilement de la fentre.
Marquer des fiches
Pour marquer une fiche, cliquez sur la ligne correspondante dans la liste.
Vous avez galement la possibilit en mode liste de marquer plusieurs fiches adjacentes (marquage continue) ou qui ne
se suivent pas dans la liste (marquage discontinue). Voici les diffrentes faons de procder :
Marquage continu :
- Cliquez sur la premire fiche que vous souhaitez marquer.
- Appuyez sur la touche Majuscule et cliquez sur la ligne qui correspond la dernire fiche.

Toutes les fiches comprises entre ces deux fiches sont dsormais marques.

Marquage discontinu :
- Cliquez sur la fiche de votre choix en maintenant la touche enfonce. Une fiche non marque devient marque, une fiche marque devient en non-marque.

Il est aussi possible de combiner les deux touches (Maj et ) afin dajouter une zone votre marquage.

Combines aux outils de tri et de recherche de la barre des outils, et de rduction et exclusion, ces diffrentes manipulations vous amneront rapidement la slection dsire.
Marquer par le clavier
Vous pouvez marquer des fiches en tapant le dbut du texte au clavier, avec moins dune seconde entre les frappes. La
liste se dcale directement sur la premire fiche marque. Cette manipulation est idale pour trouver directement un
nom, sans passer par une recherche. Le marquage se fait en cherchant dans le champ de la colonne de tri active. Ce

Prise en main - sgbd Prote

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marquage n'est pas perdu si vous changez ensuite de colonne de tri.


Trier des fiches
A louverture d'une liste, un des titres de colonne est en gras, indiquant par l que le tri se fait sur celle-ci. Par dfaut le
tri est ascendant, vous pouvez par contre cliquer sur le titre de la colonne en maintenant la touche Majuscule enfonce
pour obtenir un tri descendant.

Pour trier diffremment les fiches, cliquez sur len-tte de colonne de votre choix.
Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier U pour accder la fentre de tri.
Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier Alt U pour accder au tri 4D qui propose des tris multi-critres.
Rechercher des fiches
Trois types de recherche existent. La premire est simple et rapide, elle permet de chercher des fiches grce la ou les
premire(s) lettres(s) du champ principal. La seconde donne la possibilit de trouver une ou plusieurs fiches en fonction
de critres que vous dterminez vous-mmes.
Recherche rapide (F): cette fonction nest pas reprsente directement par une icne dans la barre des outils. Pour
y accder, utilisez son raccourci clavier. La fonction propose une recherche par le libell du champ principal, le
crateur et les dates de cration et modification des fiches.
Entrez dans le champ le nom, ou dbut
du nom de la fiche ou du groupe de
fiches que vous recherchez.
Pour faire une recherche sur le contenu (et non sur le dbut), placez @
en dbut de recherche.
Mode de la recherche: mode normal
(recherche sur toutes les fiches de la
base), OU (runion de la liste active
et de la recherche), ET (intersection de
la liste active et du rsultat de la recherche), SAUF (liste moins recherche),
SAUF inverse (recherche moins liste).

Dates de cration & modification: recherche sur priode. Quand le dbut nest pas
spcifi, la recherche se fait jusqu la date
entre en fin ; quand cest la date de fin qui
nest pas rentre, la recherche se fait depuis
la date de dbut. Quand les deux champs
sont renseigns, la recherche porte sur la
priode.
User: entrer les initiales de lutilisateur.
Dans cet exemple: recherche sur les instruments dont les fiches ont t cres depuis le
1er janvier 2007 par Nicolas Dagan.

Recherche 4D ($): ouvre la fentre de recherche gnrique 4D (pour les requtes rares et non prvues).

Liste des critres de recherche.

Enregistrement ou chargement de
recherche.

Liste des champs de la table,


des tables lies ou de toutes
les tables de la base selon
loption choisie dans le menu
droulant.

Comparaisons (entre le champ


slectionn et la valeur rentre)

Valeur lie champ

Boutons dinsertion, dajout et


de suppression des lignes de recherche.

Oprateurs logiques
Choix de recherche

Prise en main - sgbd Prote

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Trouver (T) : fentre de recherche avance. Beaucoup plus conviviale et simple dutilisation que la recherche
gnrique 4D. Les critres sont prsents sous forme dobjets interactifs (menus droulants, cases cocher, boutons
radio, listes incluses). La fentre de recherche est sensible au contexte, son contenu varie en fonction de la table
dans laquelle vous effectuez votre recherche. Les diffrentes options du mode de recherche permettent deffectuer
des oprations densemble. Pour y accder, cliquez sur licne de la barre des outils ou utilisez son raccourci clavier.
Note : Si vous appelez la recherche avec la touche Maj enfonce, vous nobtiendrez que le marquage du rsultat dans la liste en tant quaction.
Voici un exemple de fentre :
Affichage de pr-slection : cet outil lance
une pr-recherche. Il affiche dans le champ
Fiches le nombre de fiches trouves pour
les critres entrs dans la fentre. Pratique
pour savoir dj le nombre de fiches
qui rsultera de la recherche. Note: Ce
calcul peut tre activ automatiquement
chaque modification de champ (voir les
Prfrences utilisateur)
Tout slectionner : cet outil vide tous les
champs de la fentre de recherche ; il
permet dannuler les critres slectionns
et de repartir de zro, spcialement utile
pour les menus droulants.

Recherche 4D : un clic sur cette icne


ouvre lditeur de recherche fournit par
4meDimension qui permet deffectuer
des recherches qui ne sont pas dusage
courant.

Menu des modes : vous avez la possibilit


de choisir le mode de recherche grce ce
menu droulant.
Normal : le rsultat de la recherche constitue la nouvelle slection.
OU (runion) : ce mode ajoute la slection courante le rsultat de la recherche.
ET (intersection) : Ce mode permet de
rechercher dans la slection courante les
fiches qui correspondent aux critres.
SAUF trouver : la fentre qui saffiche
aprs validation de votre recherche comporte la slection de dpart laquelle est
enlev le rsultat de la recherche.
SAUF liste : la fentre qui saffiche aprs
validation de la recherche prsente une
liste compose des fiches rsultant de la
recherche auxquelles sont soustraites les
fiches de la liste de dpart.

Vous pouvez maintenant entrer tous les critres de recherche dont vous avez besoin. En fonction des champs, les critres
sont saisis, cochs ou slectionns dans des menus droulants.
Note : Dans les champs alphanumriques, vous pouvez entrer le libell complet, ou simplement le dbut de celui-ci. Le moteur de recherche cher-

chera les fiches commenant par ce champ. Pour faire une recherche sur contient et non sur commence), placez @ en dbut de recherche.

- Annuler la recherche : cliquez sur Annuler pour retourner la liste. Dans ce cas, la slection reste inchange.
- Valider la recherche : cliquez sur OK pour lancer la recherche avec les critres dfinis dans la fentre. Lorsque
le rsultat de la recherche comporte plusieurs fiches, la fentre prsente les fiches sous forme de liste. Lorsque
Concerto ne trouve quune seule fiche correspondant aux critres, celle-ci est automatiquement ouverte. Si le
rsultat de la recherche est vide, la liste est vide.

Report de slection
La fonction Report est loutil qui permet de reporter la slection de la table courante vers les tables lies de la base, par
les trois types de liens dune base de donnes (1<- table ; table<-N ; table <-via-> N). Vous pouvez par exemple, partir
dune slection de Concerts obtenir la liste des Salles dans lesquels ils ont lieu, ou partir dune slection de Pupitres
obtenir la liste des Instruments associs, etc.
Cette transversalit vous permettra de jongler sans limite avec les recherches et votre imagination. Quel que soit le point
de dpart, vous arrivez toujours vos fins.

Liste des tables en jointure:


1 fiche de dpart -> 1 fiche
darrive
Ex: un instrument nest rattach qu une famille, un concert na quun lieu.

Prise en main - sgbd Prote

Liste des tables en retour de slection:


1 fiche de dpart -> N fiche(s) darrive
(aucune, une ou plusieurs).
Certaines tables sont lies celle de
dpart via une sous-table indique entre
parenthses et qui nest pas prsente dans
le menu Fichier.
Ex: un instrument est jou par plusieurs
artistes et un artiste peut jouer plusieurs
instruments. Les tables sont lies ici par la
table Instr_Artistes.

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Un exemple simpose... A partir dune slection duvres, vous voulez la liste de tous les instruments jous dans ces
uvres. Utilisez pour cela la slection retour depuis la table des uvres vers celle des Instruments (via la sous-table
OEU_Nomenclature).

Douze fiches en slection dans


la table des uvres.

Appel de la fonction Report


Choix de la jointure Instruments (via OEU_Nomenclature) : le logiciel cherche les instruments jous dans les
uvres. Le nombre de fiches trouves peut tre infrieur ou suprieur au nombre duvres (un instrument
peut tre jou dans plusieurs uvres et une uvre
peut contenir plusieurs instruments).

On obtient ici une liste de 34 instruments correspondant aux douze uvres.

Astuce: si vous ne choisissez pas de cible aller et retour, le nom de la table courante saffiche dans le bouton, indiquant un report sur elle-mme,

ce qui correspond une duplication de la liste, avec la mme slection. Trs pratique pour partir dune slection vers dautres recherches sans
perdre cette slection ou passer par la mmorisation.

Mmorisation de slections
Le logiciel embarque un outil trs utile de mmorisation. Il permet de mmoriser toute slections dune liste, et ce pour
toutes les tables. On peut donc stocker des rsultats de recherches complexes, les rcuprer, puis ventuellement y
appliquer des oprations densembles. Voici la fentre :
Rappel du
nombre de
fiches

Boutons
utilisation, de modification, dajout et de
suppression des
mmoires.

Champ de
libell de la
mmoire
Liste des
mmoires de
la table.
Choix daffichage: mes mmoires, les mmoires de (choix simple dans la liste des utilisateurs
de la base), toutes les mmoires.

Mmoriser une slection: une fois la liste voulue lcran, cliquez sur licne de mmorisation
, remplissez le
libell, choisissez de la partager ou non (par dfaut, sur mes mmoires) puis cliquez sur licne dajout. La nouvelle
mmorisation apparat dans la liste : on y retrouve le crateur, les dates de cration et modification et le libell.

Prise en main - sgbd Prote

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Utiliser une slection: ouvrez la liste de la table, cliquez sur licne de mmorisation, slectionnez la mmoire voulue
dans la liste, cliquez sur licne utiliser
puis fermez la fentre. Vous retrouvez la liste lcran.

Effacer une slection : slectionnez la mmoire, cliquez sur licne effacer

, celle-ci est immdiatement vide.

Modifier une slection (


) : vous pouvez appliquer des oprations densembles en utilisant les options du menu
droulant du haut. Lopration se fait sur la liste courante et la mmoire slectionne, le rsultat de lopration modifie
la mmoire. Avec loption OU (runion), le rsultat sera la runion des fiches de la mmoire et la liste active (fiches
mmoire OU liste). Avec ET (intersection), on obtient uniquement les fiches qui sont la fois dans la mmoire et la liste
(fiches mmoire ET liste). SAUF trouver soustrait la mmoire slectionne les fiches de la liste courante (mmoire
moins liste) alors que SAUF liste soustrait aux fiches de la liste courante les fiches de la mmoire slectionne (liste
moins mmoire).
Gnrateur dexport de 4D
Pour accder au gnrateur dexport 4D, utilisez le raccourci clavier G. Pour la description complte de la fentre et
des fonctions, se reporter la documentation 4D.

Liste des champs de la table choisie


dans le menu droulant.

Onglets des diffrents formats et options dexport.

Boutons dajout et suppression des


champs exporter.
Enregistrement et chargement des
prfrences.
Champs exporter.

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Editions
Votre logiciel intgre un grand nombre de modles de listings, courriers, e-mails, tiquettes, etc. Pour accder la fonction ddition du logiciel :
Cliquez sur licne Edition de la barre des outils. L'impression porte sur la liste courante, n'oubliez donc pas de
rduire celle-ci au pralable.
Astuce: Si vous cliquez sur licne en appuyant sur la touche Maj, seules les fiches marques sont imprimes (les fiches dont les lignes sont
affiches en couleur de contraste). Le titre de la fentre vous indique le nombre de fiches marques.

Dans la fentre ddition qui apparat lcran, un certain nombre doptions vous sont proposes. Vous pouvez aussi
choisir la sortie dsire parmis aperu, pdf, imprimante, email.

La fentre est sensible au contexte. Elle affiche donc les options relatives aux listes que vous souhaitez imprimer pour la table courante.

ATTENTION : sur Windows, aperu, pdf et email pour fonctionner ncessitent linstallation de lutilitaire (gratuit) PdfCreator.

Vous pouvez dfinir une ligne


de titre dans len-tte de votre
document en saisissant du
texte dans le champ titre. Pour
entrer un saut de ligne, tapez
Majuscule et Return.

emails individuels : il est possible,


pour certaines tables, denvoyer un
email fiche par fiche de ldition
souhaite. Ainsi, il est possible ici
denvoyer le cumul des excutions
de chaque compositeur chaque
compositeur. Dans ce cas, vous renseignez le Sujet ainsi que le corps du
message. Ldition sera un pdf joint
au message, fiche par fiche. Le bouton devient email fiches.

Choix et options ddition

Cette icne vous donne accs aux autres ditions


(Etats, tiquettes, mailings,
envois).

Popup des titres. Chaque table comporte sa propre liste


spare. Voir les popups plus loin ce sujet.

Ce bouton permet de lancer laction de sortie demande. Les


sorties possibles sont aperu, pdf, imprimante, email.
Le choix de la sortie de fait laide dun clic sur la flche, ou
bien dun clic long sur le bouton

Aprs avoir fait votre choix dans les modes proposes, cliquez sur le bouton de laction pour lancer limpression.
Astuce : Si vous validez limpression tout en maintenant la touche Majuscule enfonce, un saut de page sera effectu chaque changement de fiche.
Modes
- aperu : affiche un aperu pdf ou xps gnr dans le programme daffichage par dfaut (Adobre reader, aperu...)
- pdf : gnre un pdf, le logiciel vous demandera o sauvegarder le fichier gnr.
- imprimante : provoque la sortie sur limprimante
- email : envoi de limpression (en pdf joint) une liste de destinataires (voir ci-dessous)
Astuce: Si vous validez limpression tout en maintenant la touche enfonce, les dialogues de choix et de rglages dimprimante apparaissent. Sinon,
la dernire imprimante est utilise.

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Option gnration des aperus pdf

Mac OS gre les aperus en pdf nativement, donc cette option na pas vraiment dincidence, dans les deux cas un pdf
est gnr (soit par le systme soit par lapplicatif) et affich dans aperu.
Pour windows, vous devez passer par linstallation dun logiciel de gnration de pdf : pdfcreator. Celui-ci est gratuit mais
malheureusement trs lent. Loption des aperus par pdf est donc peu recommande.
Cette option est disponible dans Paramtres => Rglages et, dcoche, rend la main au moteur daperu de 4D, qui
donc utilisera xps. Pour windows XP, linstallation de Framework.net est requise si lon souhaite du xps, ou dfaut le
prvisualisateur basic de 4D prendra le relais.
- email : avec ce choix, une fentre vous demande ensuite de choisir les listes dintrts du GRC pour dterminer qui
envoyer le fichier pdf gnr.
Choix des listes des personnes destinataire. Choix multiple possible, mais bien
entendu les personnes dans deux listes ne seront envoyes quune seule fois.

Options : avec nom ajoute le nom aux emails. tous les emails
trouvs permet denvoyer tous les emails possibles du GRC. Sinon,
le premier renseign sera utilis. envoi en Cci permet de cacher la
liste des destinataires.

Personnes : nombre trouv.


Sans email : dont sans aucun email.
Les deux icnes droite permette douvrir la liste des
GRC Personnes concernes, et ceux sans email.

Autres ditions
Astuce : Il est aussi possible d'aller directement sur cette fentre depuis l'icne d'dition, en cliquant sur cette dernire tout en maintenant la
touche Alt enfonce.

Voici la fentre d'options qui apparat. Vous pouvez accder au gnrateur dtiquettes de 4D, ou au gnrateur dtat,
ainsi qu' l'export fax qui effectue des choix de fax automatiquement pour vous selon ceux qui sont renseigns. Le choix
"rien" permet d'utiliser l'option "gnrer un envoi" seule (voir plus loin).

mailing : Le logiciel comporte un traitement de texte intgr compatible Word, vous permettant de crer des lettres
types qui sont stockes dans la table Lettres. En choisissant mailing, vous pouvez imprimer un publipostage sur le
modle de lettre que vous slectionnerez dans le menu droulant. Si vous cochez lcran, celle-ci sera d'abord prsente lcran, vous permettant de la visualiser et de la modifier avant le mailing lui-mme.

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e-mailing : avec cette option, vous choisissez un modle de lettre qui sera joint au mail, puis rentrez lobjet et le
message de l'e-mail, et vous pouvez attacher une pice jointe. Un mail est aussi automatiquement envoy lexpditeur.
La configuration de ladresse de lexpditeur se fait dans les fiches dutilisateurs, (voir le chapitre ddi au Rglages).

email rapide : sert faire un envoi group pour lequel vous rentrez le sujet, puis le corps du message, et vous pouvez
attacher une pice jointe. Une copie du mail est aussi adresse lexpditeur (vous).

e-mailing externe : avec cette option, vous passez la main votre logiciel de messagerie par dfaut, avec une fiche
remplie par les destinataires et prte envoyer.

Vous pourrez, pour certaines tables seulement, choisir de gnrer un envoi. Cette fonction permet de crer un historique ddition pour les fiches slectionnes de la table. La fentre ci-dessous souvre, dans laquelle vous entrez la date
(par dfaut, la date du jour est propose), et le libell de lenvoi. Une fiche dhistorique denvoi sera gnre pour toutes
les fiches de la slection de la table courante :

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Les menus du mode liste


Gnralits
Les tables se grent laide dune palette doutils gnriques et communs toutes les tables sans distinctions de comportements. Pour agir de faon spcifique sur chaque table, il suffit dutiliser les menus qui sont attachs chaque liste.

Il sagit des menus :


Table : de mme nom que la table (ici Sries), il permet dafficher plusieurs formulaires de visualisation quand
ils existent. La table GRC_Personnes comporte par exemple deux formulaires possibles.

Slections : propose des slections combines complexes qui demanderait beaucoup de temps raliser, voire
mme seraient impossibles (car bases sur des formules).

Trier : propose des tris combins complexes qui demanderait beaucoup de temps raliser, voire mme seraient
impossibles (car bases sur des formules).

Actions : actions sur la table, comme des modifications en lot, des affectations, des recalculs, et les exports / imports
exclusifs de Prote.

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Le menu Actions
Gnralits
Ce menu va effectuer des actions globales et complexes sur un nombre impotant de donnes, et fonctionne donc avec
des alertes. Vous devrez rester vigilant sur les fiches qui vont tre modifies. Un traitement que lon retrouve partout est
le Chgt options... pour changer dans des fiches les champs les plus usuels pour des modifications de lot, traitement qui
serait vraiment pnible fiche par fiche.
Seuls les utilisateurs avec des droits traitements dlicats et/ou administrateur seront mme dutiliser ces actions.
Ensuite, laction va dterminer les fiches cible. Dans la slection, si aucune fiche nest marque, il sagira de toute la
slection. Par contre, si N sont marques, il sagira de ces N et un message vous prvient en vous demandant si cest
bien sur ces N fiches que vous souhaitez travailler.

Ensuite, vous rglez les valeurs modifier dans la fentre de changement doptions. En haut de la fentre est indiqu le
nombre de fiches concernes.

Vous validez, et une nouvelles alerte apparat pour savoir si vous tes bien sr - et vous rappelle le nombre de fiches qui
vont tre modifies.

A la fin du traitement par lot, la slection et le marquage des fiches sont inchangs.
Astuce : si vous aviez des fiches marques, ce sont celles qui ont t modifies et vous pourrez ventuellement rduire la slection sur celles-ci.

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Export / Import
Un gestionnaire dexport / import dvelopp par Prote permet de grer les champs par les titres des colonnes. Actuellement, ils fonctionnent plat, cest dire sans notion structure, seule la table correspondante ainsi que des champs
lis ventuels ; les colonnes sont prdfinies. La premire ligne de lexport est un en-tte (quelle table, la date et heure,
ltablissement) et la deuxime le titre des colonnes.
Encodage
En appel dun import ou dun export, si la touche Pomme est enfonce, la fentre de choix de lencodage apparat.
Vous pourrez choisir le format de sortie ou dentre souhait parmis un choix important.
Par dfaut, il est utilis lencodage dfini dans les Paramtres -> Rglages de la base.
Astuce : sachez que Excel, pour ce qui est de lunicode, ne connat en pratique que le UTF-16LE.

Le paramtre filtre doit correspondre au nom IANA du jeu de caractres utiliser, ou lun de ses alias. Par exemple,
les noms iso-8859-1 ou utf-8 sont des noms valides, ainsi que les alias latin1 ou l1. Pour plus dinformations sur
ces noms, reportez- vous ladresse http://www.iana.org/assignments/character-sets.
Exemple : UTF-16BE ; UTF-16LE ; UTF-8 ; UTF-7 ; US-ASCII ; x-mac-roman ; windows-1252 ; x-mac-ce ; windows-1250
; ISO-8859-1 ; ISO-8859-2 ; ISO-8859-3 ; ISO-8859-4 ; ISO-8859-5 ; ISO-8859-6 ; ISO-8859-7 ; ISO-8859-8 ; ISO8859-9
Export
Chaque export comprend un set prdfinie de colonnes. Ainsi un mme menu actions peut comporter plusieurs menu
dexport pour avoir des sets prdfinis. Lors de lexport, il vous est demand quelles colonnes vous souhaitez utiliser
en les cochants. Le bouton en bas gauche permet de tout cocher / dcocher.
Exemple de choix pour les GRC_Personnes -> Actions -> Export Personne :

Vous choisissez ensuite o enregistrer le fichier dexport et sous quel nom - fentre de sauvegarde standard.

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Import sur colonnes


Limport va importer plat (cest dire sans notion de structure) les colonnes indiques dans la deuxime ligne du fichier
dimport. La premire ligne doit correspondre ce quattend le logiciel. Dans la deuxime ligne, lordre des colonnes
est sans importance, ainsi que leur nombre.
Une premire fentre vous demande de choisir le fichier importer et va vrifier lentte de la premire ligne (sa correspondance). Vous pouvez utiliser licne douvertue ou bien glisser-dposer le fichier sur la zone du fichier dimport.

Cliquez sur Importer.


Ensuite, une fentre de choix vous indique les colonnes trouves ainsi que celle inconnue de Orem et pourtant prsente
dans le fichier dimport. Deux options sont prsentes en bas.

ne pas importer les doublons : cette option coche fera que Orem testera si une fiche nest pas dj identique
pour les colonnes importer (toutes), et le cas chant najoutera pas la fiche en cours dimport.
colonnes inconnues placer dans infos : cette option coche fera que les colonnes inconnues seront places
limport dans le champ infos de la fiche.
En fin dexport, la slection courante est augmente des fiches importe, et ces dernires sont en surbrillance.
Gestion de la civilit lors de limport
La civilit est stocke comme un nombre, et qui plus est sexporte en franais. Limport est capable de reconnatre les
civilits suivantes, et va tenter de trouver la correspondance.
Export

Import

Monsieur

Monsieur ; M. ; Herrn ; Sir

Madame

Madame ; Mme ; Madam

Mademoiselle

Mademoiselle ; Fraulin ; Miss

Docteur

Docteur ; Doktor ; Doctor

Madame et Monsieur

Madame et Monsieur ; M. et Mme ; M. ou Mme ; Mme et M. ; Mme ou M. ; Mmes&Mrs. ;


Herrn und Frau ; Sir and Madam

En cas de civilit inconnue, celle-ci est ajoute dans le champ infos.

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Le mode Fiche
Pour ouvrir une des fiches de la table, un double-clic sur la ligne qui lui correspond dans la liste suffit. La fiche est alors
ouverte dans une fentre en Modification ou en Consultation, et ce en fonction de ltat de la liste (et des autorisations
daccs du groupe utilisateurs dont vous faites partie). Le logiciel, grce son ergonomie, vous fera gagner un temps
prcieux. En effet, la saisie est non localise : partout o une donne est prsente, sa modification est possible.
Attention : Lorsquune fentre active se trouve masque par une autre inactive, le pointeur prend la forme suivante:

. Cliquez sur la touche Re-

tour du clavier pour faire repasser la fentre active au premier plan.

Verrouillage des fiches


Dans le cas dune utilisation du logiciel en serveur, une fiche dj ouverte en modification sur un poste est verrouille
pour les autres utilisateurs. Les donnes dune fiche ne peuvent donc jamais tre modifies en mme temps sur des
postes diffrents. Lors dune tentative douverture dune fiche en modification dj ouverte dans le mme tat sur un
autre poste, le message dalerte suivant apparat lcran :

Essayer nouveau douvrir la


fiche en modification en cliquant
sur Re-essayer.

Ouvrir la fiche en consultation en cliquant


sur le bouton. Dans ce cas, vous ne pourrez pas modifier le contenu de la fiche.

La barre doutils du mode fiche

Fermer (W) : cliquez sur licne pour fermer la fiche. Si vous avez modifi les donnes de la fiche, la zone de
dialogue suivante apparat lcran :

Abandonnez les modifications en cliquant sur


ce bouton ou en appuyant sur la touche esc.

Annulez la fermeture de la fiche en cliquant sur Annuler.


La fiche rapparat alors au premier plan.
Validez les modifications apportes la fiche en cliquant
Enregistrer ou en appuyant sur la touche Retour.

Consultation / Modification (Y) : cliquez sur licne pour passer dun tat lautre.
Annuler (esc) ; Valider (Entre).

Annuler : cliquez sur licne pour annuler les modifications apportes la fiche et fermer celle-ci.
Valider : cliquez sur licne pour enregistrer les modifications apportes la fiche et fermer celle-ci.
Astuce : si vous validez avec la Pomme enfonce, la fiche sera enregistre mais restera ouverte la saisie.

Premire fiche ( ) ; Fiche prcdente ( ) ; Fiche suivante ( ) Dernire fiche ( )

Premire fiche : cliquez sur cette icne pour revenir la premire fiche de la slection.
Fiche prcdente : cliquez sur licne pour passer la fiche prcdente de la slection.
Fiche suivante : cliquez sur licne pour passer la fiche suivante de la slection.
Dernire fiche : cliquez sur licne pour passer directement la dernire fiche de la slection.
Note: le passage dune fiche une autre laide des boutons de navigation revient fermer une fiche pour en ouvrir une autre. Cest pourquoi
une zone de dialogue identique celle de fermeture de fiche apparat lorsque des modifications ont t faites.

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Alerte : ouvre la fentre de gestion des alertes - choix des listes dintrts du GRC pour envoyer un email.

Maquette (M) : ouvre la liste des maquettes disponibles pour la table de la fiche.

Edition (P) : ouvre la fentre d'impression (listings, courrier, tiquettes, etc.) pour la fiche.

Calendrier : ouvre la palette de choix de priode. Utilise pour laffichage des sous-listes des fiches, quand elles
continennent des dates, afin de filtrer la priode active.

Informations permanentes : le rang de la fiche dans la slection gauche, le nombre de fiches de la slection courante
(slection), le nombre total de fiches de la table (total).

Les alertes
Cet outil permet denvoyer un message par email une liste de destinataires du GRC, en slectionnant une ou plusieurs
listes de centres dintrts. La main est donn votre logiciel de messagerie par dfaut, avec un corps demail dj
prpar et qui dpend de la table.
Choix des listes des personnes destinataire. Choix multiple possible, mais bien
entendu les personnes dans deux listes ne seront envoyes quune seule fois.

Personnes : nombre trouv.


Sans email : dont sans aucun email.
Les deux icnes droite permette
douvrir la liste des GRC Personnes
concernes, et ceux sans email.

Options : avec nom ajoute le nom aux emails. tous les emails
trouvs permet denvoyer tous les emails possibles du GRC. Sinon,
le premier renseign sera utilis. envoi en Cci permet de cacher la
liste des destinataires.

Voici un exemple demail gnr, que vous pouvez ensuite modifer selon les besoins.

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Les onglets
Cet lment dinterface apparat sur les fiches dont les donnes ont t rparties sur plusieurs pages. Cliquez sur un des
onglets pour passer la page correspondante. Le dernier onglet consult est mmoris et les fiches suivantes souvrent
automatiquement sur celui-ci. De plus, un astrisque sur longlet indique la prsence de donnes consultables.

Le menu contextuel du mode Fiche
Un menu contextuel est accessible via le bouton droit de la souris qui reprend les
commandes de la barre doutils. Un clic droit affiche le menu, un clic gauche dans
le menu contextuel lance la commande slectionne.

Listes incluses de fiches


Les fiches de certaines tables peuvent contenir des listes incluses de fiches d'une autre table lie (ex : les N pupitres d' 1
uvre). Ces fiches sont lies sur la fiche de base ouverte l'cran. Il est possible, directement depuis celle-ci, d'ajouter,
modifier et supprimer les fiches de la table lie.

Ajouter une fiche : cet outil permet de crer une fiche dans la table lie. La fiche est automatiquement lie la
fiche courante et apparatra donc dans la liste incluse des fiches lies (relation 1-N).

Dupliquer fiche : Avec Maj enfonce, vous tes en mode duplication de fiche, la fiche slectionne avec toutes ses
fiches lies sont dupliques, vous donnant un nouveau bloc complet.

Modifier une fiche : cliquez sur la fiche modifier dans la liste incluse des fiches lies, puis cliquez sur licne.
La fiche s'ouvre, vous permettant ainsi de la modifier directement, sans avoir y accder par sa table.
Astuce: un double-clic sur une ligne de la liste incluse ouvre directement la fiche en modification

Supprimer une fiche : cet outil supprime la fiche slectionne dans la liste incluse. Pour plus de scurit, une
bote de dialogue souvre alors :

Annulez la suppression en cliquant


sur "Annuler".

Confirmez la suppression en cliquant sur "OK" ou en appuyant


sur la touche Retour.

Suprimer slection : Avec Maj enfonce, vous pouvez supprimer toutes les fiches de la slection dun coup. Mais pour
cela, vous devez avoir les droits traitements dlicats. Slectionnez une fiche au hasard, puis faites un Maj clic sur
le bouton : une alerte vous indique le nombre de fiches qui vont tre supprimes.
Rappel: il est important de ne pas confondre les notions de fiches et de liens. Une fiche est un ensemble de donnes, alors quun lien est un
pont ou une relation tablie entre deux fiches de tables diffrentes. Il sagit bien ici de la suppression relle de la fiche lie.

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Liste incluse avec slection multiple


Les listes incluses de certaines fiches peuvent avoir un marquage multiple. Cest dire quil est possible de marquer
plusieurs lignes laide des touches Maj et Pomme ou Ctrl, comme pour les listes racines.
Dans ce cas, vous pourrez aussi effectuer des modifications et/ou suppression sur la slection indique par les fiches
marques. Ce mode est visible laide des icnes des boutons.

Modifier des fiches : au lieu douvrir une fiche pour la ligne slectionne, cela ouvre une fentre de modification en lot, ddie la table concerne et appele Changements. Chaque table a donc sa fiche de modification
approprie.
Note: si une seule ligne est slectionne, vous ouvrez la fiche comme dans le mode normal.

Ici, vous pouvez choisir les champs modifier, et ceux laisser inchangs.

Supprimer des fiches : cet outil supprime la slection des fiches marques dans la liste incluse. Pour plus de
scurit, une bote de dialogue souvre alors :

Annulez la suppression en cliquant


sur "Annuler".

Prise en main - sgbd Prote

Confirmez la suppression en cliquant sur "OK" ou en appuyant


sur la touche Retour.

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Report des fiches lies en mode liste


Concerto vous offre une navigation sans limite. Lorsque vous double-cliquez sur ces listes incluses en maintenant la
touche "Alt" enfonce, vous transformez la sous-liste en liste principale : la liste est ouverte avec la mme slection, le
mme tri que loriginale. Vous pouvez ensuite travailler dessus avec les outils standards de liste.

Double-cliquez sur la liste N-1


avec "Alt" enfonce.

Listes incluses de liens (lien N-N)


Les fiches de certaines tables peuvent contenir des listes incluses de liens vers une autre table lie (ex : les N lves de
N cours, car ils peuvent tre aussi dans plusieurs cours). Ces fiches sont lies sur la fiche de base ouverte lcran
travers une autre table invisible de relation. Directement depuis cette fiche, il est possible dajouter et supprimer sur la
table de relation. Pensez bien que supprimer une relation ne supprime pas la fiche relie mais uniquement la relation
celle-ci (llve enlev dun cours existe toujours !). Pour certaines relations, des donnes incluses dans la table de
relation peuvent tre modifies (comme la prsence un cours, une note...).

Ajouter un lien : cliquez sur cette icone pour insrer un nouveau lien (relation N-N) dans la liste des inclus. Cette
ajout se fait laide des choix unique ou multiple, dcrits ci-aprs.

Supprimer un lien : un clic sur licne vous permet de supprimer le lien (relation N-N) slectionn dans la liste.
Lorsque vous activez loutil, la zone dalerte apparat pour confirmer la suppression. Validez la suppression en cliquant sur OK ou annulez la commande en cliquant sur Annuler.
Astuce: Si vous souhaitez supprimer tous les liens de la liste incluse, slectionnez un lien puis cliquez sur licne en maintenant la touche Majuscule enfonce.

Note: Gardez toujours lesprit que lorsque vous supprimez un lien, vous ne supprimez en aucun cas les donnes de la fiche rfrence mais
uniquement le lien tabli.

Lien principal : vous pouvez souvent dfinir une des fiches lies comme principale (par exemple la discipline
principale dun enseignant. Pour cela, cliquez sur une ligne de la liste incluse, puis sur cette icne.
Note: Pour que cette icne soit active, la fiche qui contient ce bouton doit tre en modification. Noubliez pas ensuite de valider les modifs

Mise jour dun lien : licne est prsente prs dune liste incluse lorsquun lien comporte des champs qui lui
sont propres, par exemple la prsence dun lve un cours, ou son heure de passage. Aprs modification des donnes du lien, dans les champs rpts en bas de liste, cliquez sur licne pour valider.

Ces listes incluses, en double-clic, ouvrent dans une nouvelle fentre la fiche N-N lie et dans le mme contexte de
slection et de tri.
Prise en main - sgbd Prote

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De plus, si vous double-cliquez avec la touche Alt appuye, une nouvelle instance de liste de la table N-N lie est
ouverte, avec la mme slection, le mme tri, ainsi que la fiche double-clique slectionne. Ceci vous permet ensuite
de travailler collectivement sur cette slection avec les outils de liste standard.

Double-cliquez sur la
liste N-N et une instance
de la fiche lie s'ouvre
dans
une
nouvelle
fentre.

Double-cliquez sur la liste N-1


avec "Alt" enfonc et une instance de la table lie s'ouvre
dans une nouvelle liste.

Fonctionnement dune fiche


Une fiche se compose dun ensemble dinformations que vous pouvez saisir, consulter, modifier ou supprimer grce aux
diffrents champs de la fentre. Vous trouverez ci-dessous les types dobjets que vous pouvez rencontrer dans une fiche.
Informations sur la fiche : toutes les fiches prsentent en bas de leur fentre les informations qui suivent.
Date, heure et nom de lutilisateur qui
a cr la fiche

Date, heure et nom de lutilisateur qui


a modifi la fiche en dernier

Champ de saisie : pour remplir ce type de champ, vous devez rentrer les donnes laide du clavier. Le libell situ
ct du champ vous renseigne sur son contenu.
Astuce: vous pouvez passer dun champ de saisie au suivant en appuyant sur la touche Tabulation, et au prcdent en appuyant sur Majuscule
et Tabulation.

Menu droulant : lorsque vous cliquez dessus, le menu droulant apparat. Faites votre choix en dplaant le curseur
dans la liste et relchez le bouton de la souris sur la ligne souhaite.
Case cocher : le libell situ droite de la case indique la fonction associe celle-ci. Cochez la case pour lactiver
ou cliquez sur la case pour la dsactiver lorsquelle est dj coche.
Icne de table : certaines tables sont lies dans une relation N-1 et sont reprsentes dans la fentre de la fiche courante par leur icne et le libell de la fiche lie (ex : pour un Pupitre, le choix de lartiste). Cliquez sur celle-ci pour
ouvrir une fentre de choix unique qui vous permettra de lier une fiche (pour un cours, choisir la salle o il a lieu).
- Cliquez sur licne de table dans la fiche. La fentre de choix apparat.

Prise en main - sgbd Prote

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Ces zones permettent de rduire la slection


courante pour une recherche rapide. Ici, la
salle et l'tablissement. Le dbut du champ
seulement peut-tre saisi, tout ce qui commence par cette saisie sera propos.

- Cliquez sur la ligne de votre choix.


- Cliquez sur licne

Annuler (esc) ; Valider (Entre).

Astuce: un double-clic sur une ligne de la liste valide directement le choix.

Note : si vous validez alors quaucune ligne nest slectionne, le champ de la fiche sera vide (permet d'effacer un choix).

- Cliquez sur licne


choix.

pour crer directement une nouvelle fiche de la table cible partir de cette fentre de

Exemple du choix de la fiche de Famille dun instrument. Ici, le Violon choisit Cordes.

Cliquez sur licne et la fentre


de choix de la fiche lier.

Ouvrir une fiche lie : le logiciel vous offre une navigation sans limite. Un clic avec Alt sur licne dune fiche lie
(celle de la famille dans lexemple ci-dessous) ouvre la fiche dans une nouvelle fentre. Extrmement pratique pour
consulter tous les paramtres de la fiche ou de faire de modifications.
Cliquez sur licne avec "Alt" enfonce et la fiche lie s'ouvre dans
une nouvelle fentre.

Prise en main - sgbd Prote

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Choix multiples: relation N-N. Cette fentre permet de marquer simultanment plusieurs liens. Dans cette fentre de
choix, la slection multiple se fait de la mme faon que dans le mode liste. Pour rduire la liste de choix, on peut entrer
les premires lettes du champ principal, ici le nom.
Exemple de relation N-N : dterminer les Intervenants prsents dans un Service, sachant quun Intervenant peut galement tre prsent dans plusieurs Services.

Astuce: un double-clic sur une ligne de la liste valide directement le choix, unique dans ce cas.
Les pop-ups
Prsents dans toute la base, ils permettent de saisir du texte rgulier sans avoir le retaper chaque fois, comme les
professions, les pays, les titres d'ditions...
Ils sont reprsents pas une icne de flche vers le bas, verte ou rouge.
utiliser une entre : choisissez-la dans la liste qui apparat aprs un clic sur licne
supprimer une entre : choisissez-la dans le menu avec la touche enfonce.
vider toute la liste dun pop-up : cliquez dans la liste en maintenant les touches et Maj enfonces.
reconstruire toute la liste avec les donnes existantes : cliquez dans la liste avec et Alt enfonces.

Gestion des pop-ups de plus de 80 caractres (et jusqu 32000). En cration, un titre court (40 caractres maxi)
est demand.

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