Cmo gestionar

la contabilidad de
tu empresa, una
visin gerencial.
Olga Roco
Romero Rey

Ao: 2011

Objetivo general
Proveer al empresario o emprendedor el conocimiento de los
aspectos legales y funcionales de la contabilidad, en forma
de una visin gerencial de la misma, as como de
herramientas que le permitan definir y estructurar una
adecuada gestin contable en su empresa e interactuar con
su contador y otros terceros en torno a este asunto.

Objetivos especficos
Identificar los aspectos legales base para dar estructura a la
contabilidad en tu empresa.
Estructurar adecuadamente el rea financiera de tu empresa.
Comprender las caractersticas o cualidades que debe reunir
una adecuada informacin contable.
Conocer la estructura y las utilidades de la contabilidad.

Definir de forma pertinente la relacin con tu contador.

Interactuar con tu contador, otras empresas o entidades y
otros terceros relacionados con el asunto contable.
Seleccionar el software de gestin contable apropiado para tu
empresa.

Contenido
La normatividad que regula la gestin contable:
PCGA locales.
NIIF.
Qu es la contabilidad?
Utilidades de la informacin contable
Cualidades de la informacin contable
Taller 1
Deberes formales
Actividades mercantiles
Documentos contables
Estructura de la funcin contable en tu empresa

Estructuracin del rea contable en tu empresa:

El equipo humano.
Las TIC Software contable y otros instrumentos
tecnolgicos
Taller 2
Referencias

SESIN 1

La normatividad que regula la

gestin contable
PCGA locales
NIIF

PCGA:Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados en
Colombia
Los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados en Colombia (PCGA) son el conjunto
de conceptos bsicos y de reglas contenidos en
el Decreto 2649 de 1993 y que deben tenerse en
cuenta al registrar los hechos econmicos de las
personas jurdicas y naturales, para informar
contablemente.

PCGA

Aplicacin

Estos principios sern de obligatorio cumplimiento

para todos aquellos que se encuentren sujetos a
llevar contabilidad o para quienes sin encontrarse
obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla
valer como prueba.

PCGA

Su relevancia
Adems de la importancia que significa dar
cumplimiento a la normatividad, y evitar de
esta forma posibles sanciones, la verdadera
relevancia,
para
el
empresario
o
emprendedor, radica en poder definir
apropiadamente las polticas contables que
sern base para obtener informacin
verdaderamente til y confiable.

NIIF:Normas Internacionales de
Informacin Financiera
Las Normas Internacionales de Informacin
Financiera (NIIF o IFRS, por su sigla en ingls)
son un conjunto de normas con enfoque
financiero que buscan dar una estructura
uniforme a la informacin financiera y a la
contabilidad de las empresas y, por tanto, sern
en el corto tiempo el lenguaje contable
financiero universal.

NIIF

Implementacin en Colombia
Colombia, mediante la Ley 1314 de 2009, decide que el pas
deber implementar las NIIF (o IFRS) como tcnica para la
gestin de la contabilidad y de la informacin financiera en
las empresas.
El Consejo Tcnico de la Contadura Pblica (CTCP) emiti el
cronograma de convergencia y adopcin de las NIIF en
Colombia.

NIIF

Cronograma

Qu es la contabilidad?
Es la ciencia o tcnica encargado de obtener,
clasificar, procesar, analizar e interpretar de
forma sistemtica la informacin originada en
la ejecucin de la actividad econmica, con el
propsito
de
suministrar
informacin
financiera til, dirigida a personas naturales y
jurdicas que tengan inters en conocer
acerca de la salud financiera de la actividad
empresarial.

Utilidades de la informacin
contable
Tu reto como empresario es asumir la informacin contable como la
materia prima o la fuente de datos, para evaluar y proyectar tu
empresa. Por tanto, esta informacin es til en:
La planeacin financiera.
La proyeccin de flujos de caja.
El anlisis de costos.
La obtencin de financiamiento.
La vinculacin a redes empresariales o clusteres.
La interpretacin de la situacin financiera.
La planeacin tributaria.
La preparacin de presupuestos.
La consolidacin de cifras sectoriales y nacionales.
Artculo 4, Decreto 2649 de 1993.

Utilidades de la informacin contable

La diferencia entre usar la contabilidad en forma

apropiada y no hacerlo se refleja en los resultados
que obtendrs. Por tanto, usarla en forma
apropiada te garantiza una mejor gestin de la
actividad empresarial y la posibilidad de:
Obtener
mejores
resultados
(mayores
utilidades).
Incrementar la rentabilidad.
Optimizar los costos y los gastos.
Planear la tributacin.
Realizar una gestin estratgica de los recursos.
Mitigar los riesgos financieros e incluso
operativos.
Proyectar el crecimiento de tu empresa.

Cualidades de la informacin
contable
Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la
informacin contable debe ser comprensible y til. En ciertos
casos se requiere, adems, que la informacin sea comparable.
La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de
entender.
La informacin es til cuando es pertinente y confiable.
La informacin es pertinente cuando posee valor de
realimentacin, valor de prediccin y es oportuna.
La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y
en la medida en la cual represente fielmente los hechos
econmicos.
La informacin es comparable cuando ha sido preparada
sobre bases uniformes.

Artculo 4, Decreto 2649 de 1993.

Taller 1
Responde S o No:
1. La informacin rene las cualidades antes definidas?
_____
2. La contabilidad se usa para fines diferentes de liquidar
impuestos?______
3. Se realizan proyecciones financieras a partir de los estados
financieros ?______
4. Se evalan los resultados, a partir de un modelo de
anlisis financiero? ______
5. Se evalan peridicamente los resultados, por lo menos
una vez al ao? ______
6. La informacin contable es la realidad econmica de tu
empresa? ______
7. Te resulta fcil comunicarte con tu contador ?_____
8. Fijas precios a partir del anlisis de la estructura de costos
de tus productos? _____
9. Preparas presupuestos a partir de la informacin contable
histrica ?_____

SESIN 2

20

Deberes formales.

Obligados a llevar contabilidad:

Todos los comerciantes; considerndose comerciante a toda persona
natural o jurdica que realice cualquier tipo de actividad mercantil de
forma regular y profesionalmente.
Estn excluidos de esta obligacin:

Los asalariados.
Quienes ejerzan una profesin liberal.
Agricultores y ganaderos que enajenen sus productos en estado
natural (quienes los transformen o los comercialicen mediante una
empresa, estarn obligados).
Los contribuyentes del rgimen simplificado la normatividad fiscal no
les exige llevar contabilidad, sin embargo la legislacin comercial si.
Artculo 19, Cdigo de Comercio.

Actividades mercantiles
Al conocer las que no son actividades mercantiles (artculo 23,Cdigo
de Comercio), conocers las que se consideran actividades mercantiles:
1. La adquisicin de bienes con destino al consumo domstico o al
uso del adquirente, y la enajenacin de los mismos o de los
sobrantes;
2. La adquisicin de bienes para producir obras artsticas y la
enajenacin de estas por su autor;
3. Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines
de servicio pblico;
4. Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o
ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado
natural.
Tampoco
sern
mercantiles
las
actividades
de
transformacin de tales frutos que efecten los agricultores o
ganaderos, siempre y cuando que dicha transformacin no
constituya por s misma una empresa, y
5. La prestacin de servicios inherentes a las profesiones liberales.

Documentos contables
La totalidad de los hechos econmicos reconocidos
en la contabilidad tendr que estar debidamente
soportada, en pro de garantizar su verificabilidad;
es
decir,
cada
transaccin
se
consignar
contablemente en un comprobante de contabilidad,
siendo as este un documento interno que estar
soportado por el documento normalmente externo,
emitido por la contraparte en esa transaccin.

Documentos contables

Contenido

La informacin mnima que debe contener un

documento soporte y su respectivo comprobante de
contabilidad es:

Fecha de emisin.
Numeracin consecutiva.
Identificacin del emisor del documento.
Detalle de la transaccin.
Valor de la transaccin.

Documentos contables

Libros de contabilidad
Los
libros
de
contabilidad,
tambin
denominados libros de comercio o libros
oficiales, son documentos en los que los entes
econmicos registrarn la totalidad de los
hechos econmicos o transacciones con valor
monetario, que sern la base de emisin de los
estados financieros.

Artculo 125,
Decreto 2649 de 1993.

Documentos contables

Para qu registrar los libros

de contabilidad?
Para que puedan servir de prueba. Para ello,
deben haberse registrado previamente ante las
autoridades o entidades competentes en el lugar
de su domicilio principal; esto es, en la cmara
de comercio de su jurisdiccin, entidades en las
que el Gobierno ha delegado la funcin del
registro mercantil.
En su defecto, debern
registrarse ante la autoridad designada para
surtir estas funciones.
Artculo 126,Decreto 2649 de 1993.

Documentos contables

Utilidades de los libros de

contabilidad
Asentar en orden cronolgico todas las operaciones, bien en
forma individual o por resmenes globales no superiores a un
mes.
Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones
por cada cuenta, sus movimientos debito y crdito, combinando
el movimiento de los diferentes establecimientos.
Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes
de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal
fin, se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:

Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos

colegiados de direccin, administracin y control del ente
econmico.
Cumplir las exigencias de otras normas legales.

Documentos contables

Cules son los libros de

contabilidad?
Los libros de contabilidad que deben diligenciarse son:
Inventario y balances.
Mayor y balances.
Diario.
Auxiliar.
De actas de Junta de Socios o Asamblea de
Accionistas.
De actas de Junta Directiva.
De Socios o Accionistas

Documentos contables

Por cunto tiempo debes

conservarlos?
Los libros de contabilidad, as como los
comprobantes de contabilidad y los documentos
que los soportan, la correspondencia relacionada
con sus operaciones, debern conservarse y solo
podrn destruirse despus de 20 aos contados
desde el cierre del periodo (31 de diciembre);
sin embargo, si estos documentos han sido
reproducidos por cualquier medio tcnico,
podrn destruirse luego de diez (10) aos de
conservacin.
Artculo 134,Cdigo de Comercio.

Documentos contables

Qu hacer en caso de prdida?

En caso de prdida total o parcial, de los libros de
contabilidad, adems de la respectiva denuncia es
necesario reconstruir, a partir de copias digitalizadas,
copias de los documentos en poder de terceros o
cualquier otro medio, la totalidad de la informacin
contable.
Si la prdida obedece a destruccin por caso fortuito
como incendio o inundacin, por ejemplo, este hecho
deber ser demostrado con los documentos que lo
certifiquen; el procedimiento
de reconstruccin o
recuperacin ser el mismo.

Documentos contables

Irregularidades en la
contabilidad
ARTCULO 654. Hechos irregulares en la contabilidad. Habr
lugar a aplicar sancin por libros de contabilidad, en los siguientes
casos:
a. No llevar libros de contabilidad si hubiere obligacin de llevarlos;
b. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si
hubiere obligacin de registrarlos;
c. No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades
tributarias lo exigieren;
d. Llevar doble contabilidad;
e. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan
verificar o determinar los factores necesarios para establecer las
bases de liquidacin de los impuestos o retenciones, y
f. Cuando entre la fecha de las ltimas operaciones registradas en
los libros, y el ltimo da del mes anterior a aquel en el cual se
solicita su exhibicin existan ms de cuatro (4) meses de atraso.
Estatuto Tributario

Irregularidades

Cunto puede costarle a tu

empresa?
Artculo 655. Sancin por irregularidades en la contabilidad.
Rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables,
exenciones, descuentos tributarios y dems conceptos que carezcan
de soporte en la contabilidad.
Sancin por libros de contabilidad ser del medio por ciento (0,5%)
del mayor valor entre el patrimonio lquido y los ingresos netos del
ao anterior al de su imposicin, sin exceder de 20.000 UVT (2011
$...)
Pargrafo. No se podr imponer ms de una sancin pecuniaria por
libros de contabilidad en un mismo ao calendario, ni ms de una
sancin respecto de un mismo ao gravable.
Estatuto Tributario

Irregularidades

Cunto puede costarles a ti y

a al revisor fiscal?
Artculo 658-1.Cuando en la contabilidad o en las declaraciones
tributarias de los contribuyentes se encuentren irregularidades
sancionables, el representante legal ser sancionado con una multa
equivalente al veinte por ciento (20%) de la sancin impuesta al
contribuyente, sin exceder la suma de 4.100 UVT, la cual no podr
ser sufragada por su representada.
Inciso 2. Adicionado. Ley 863 de 2003, artculo 26. La sancin
prevista en el inciso anterior ser anual y se impondr igualmente al
revisor fiscal que haya conocido de las irregularidades sancionables
objeto de investigacin, sin haber expresado la salvedad
correspondiente.

Estatuto Tributario

Reportes a Entes de Control

Respecto de la funcin de la contabilidad, de servir en la consolidacin
de cifras sectoriales y nacionales, las entidades a cargo de esta funcin
exigen el suministro de los saldos a 31 de diciembre de cada ao; entre
otros:
DIAN, envo de informacin exgena detallada por terceros
Secretarias de Hacienda, en los municipios que asi lo requieran
DANE, Departamento Administrativo Nacional de Estadsticas
Superintendencias de:
Sociedades
Salud
De Puertos y Transportes
Financiera
De Economa Solidaria
Segn el sector al que pertenezcas

SESIN 3

35

Estructura de la funcin contable

en tu empresa
Funcin del contador
La gestin contable

36

El equipo
humano

La funcin
contable

Recursos
tecnolgicos

Normas,
polticas y
procedimientos

Estructura de la funcin contable en tu empresa

Funcin del contador

El contador da fe pblica. Esto significa que cualquier documento

firmado por contador pblico es considerado pblico y veraz.
Velar por que la informacin contable se prepare conforme a la
normatividad legal y sea til.
Integrar a su ejercicio, como objetivo fundamental en la funcin
financiera, la incorporacin de las polticas definidas por el
empresario o la gerencia.
Deber tambin propender a que la informacin fluya eficiente y
oportunamente hacia el rea contable.
Buscar estructurar un equipo de trabajo, apropiado, de acuerdo
con las caractersticas y necesidades de la empresa, que realice su
labor en busca del logro de los objetivos corporativos y de los
lineamientos legales.
En general, el contador adems actuar conforme al cdigo de tica
de su profesin, contenido en la Ley 43 de 1990, en lo que al
ejercicio de su profesin se refiere, as como a la relacin que debe
mantener con su cliente.

Estructura de la funcin contable en tu empresa

La contratacin del contador

La relacin con el contador debes definirla de la forma ms precisa,
en un contrato bien sea de trabajo o de servicios profesionales,
conforme a la modalidad de contratacin; y en este deben detallarse
con precisin los entregables y el alcance del mismo, adems de
duracin, valor, identificacin de las partes y dems.

El contador tiene acceso a informacin reservada y confidencial de la

empresa, por lo que es prudente que se delimite un acuerdo de
confidencialidad.
El tiempo y la dedicacin contratados deben ser cuidadosamente
estimados; depende en gran parte de este aspecto que logres los
resultados propuestos, subestimar o al contrario sobreestimar el
alcance de la contratacin, siempre terminar en costos adicionales
para la empresa.

Estructura de la funcin contable en tu empresa

La gestin contable

Tu rol como empresario es fundamental en la funcin contable. De ti

depende:
La fijacin de polticas financieras, contables y tributarias.
Plantear tus objetivos en cuanto a utilidad de la informacin
contable para tu gestin permitirn definir una pertinente
estructura contable, comprensible, oportuna, pero sobre todo til,
que facilitar la preparacin de informes de evaluacin y la de
proyeccin financiera.
Garantizar que los documentos y la informacin fluyan
adecuadamente en la empresa hacia el rea contable.
Es muy importante que uses la informacin, la interpretes, la
comprendas y retroalimentes a tu equipo contable; en conclusin,
le des uso para que sea de utilidad.

Estructura de la funcin contable en tu empresa

Cuanto ms til y confiable la

informacin contable, ms
precisa y confiable la
evaluacin y las proyecciones
obtenidas.

Estructuracin del rea contable

en tu empresa
El equipo humano
Las TIC. Software contable y otros
instrumentos tecnolgicos

42

Estructuracin del rea contable en tu empresa

El equipo humano
Gerente

Rev Fiscal

rea Financiera

Contabilidad

Tesorera

Cartera
Cuentas por
Pagar
Facturacin

Impuestos

rea
Administrativa

rea Comercial

rea Operativa
/ Produccin

Esta estructura del rea contable debers

ajustarla
a
las
caractersticas
y
necesidades de tu empresa.

Integrar
un
equipo
apropiado,
adecuadamente calificado, segn los
requerimientos especficos de cada cargo,
te permitirn obtener los resultados
previstos.

Estructuracin del rea contable en tu empresa

Manuales de funciones

Contar con manuales de funciones y procedimientos,

claramente definidos, te permitirn tener un apropiado
control de la gestin contable de tu empresa y obtener
en consecuencia la informacin con las cualidades
requeridas, en el momento adecuado y dar a esta la
utilidad para la cual est preparada.
Y a tu equipo contable, le permitir gestionar con
eficiencia la informacin, entregando por tanto
informacin con las cualidades antes sealadas, que
puedas utilizar en la gestin gerencial de tu empresa.

Estructuracin del rea contable en tu empresa

Las TIC. Software contable y otros

instrumentos tecnolgicos
La eleccin de un adecuado software debe considerar las necesidades y
caractersticas propias de tu empresa y de tu actividad econmica.Para
ello, debes formularte preguntas como:
Clasifica la actividad de tu empresa como industrial, comercial o de
servicios?
Cul es el tamao de mi empresa?
Cul es el tamao de la operacin?
Cuntas son las personas a cargo de la gestin, cules son sus
competencias y requerimientos en cuanto a funcionalidad e
informacin?
La mejor opcin para tu empresa no depende de la complejidad del
software; es una eleccin de caractersticas que satisfagan las
necesidades de la empresa en su justa medida, sin demandar
infraestructura innecesaria extra.

Estructuracin del rea contable en tu empresa

Cmo elegir el software?

Que aspectos debers tener en cuenta a la hora de seleccionarlo:
Nivel de complejidad al usarlo.
Evita la comisin de errores? Si se cometen, es fcil corregirlos?
Nivel de dificultad en su aprendizaje y uso.
Los reportes y consultas estn bien estructurados y son
suficientes?
El proceso de parametrizacin es fcil y permite corregirse?
Integra las diferentes reas de la empresa?
Genera informacin a nivel gerencial?
El soporte tcnico es apropiado?
Es posible referenciar el software con empresas que ya estn
usndolo?
La plataforma tcnica sobre la que est desarrollado garantiza el
aseguramiento de la informacin?
Se adapta el software al crecimiento futuro de tu empresa?
Est preparado o preparndose para la convergencia con las NIIF?

Estructuracin del rea contable en tu empresa

A continuacin se listan algunas de las opciones de

software en el mercado. El orden en el que se exponen
no es una ponderacin de su calidad o funcionalidad, o
el haberse incluidos en este documento NO es garanta
de calidad o confiabilidad, ni representa ningn
compromiso de la Cmara de Comercio de Bogot.

Estructuracin del rea contable en tu empresa

Gratuitos

UNION PYME
http://solucioncontable.com/opiniones/opiniones_c
olombia.html

MONICA
http://www.monica8.com.co/?gclid=CND_p66rlKw
CFQtU7Aod_xN_pg
CONTASOL
http://www.sdelsol.com/es/contasol.php

Estructuracin del rea contable en tu empresa

Software contable

TNS
http://www.tns-software.com/ventasweb/index.php
SIIGO
http://www.siigo.com/
HELISA
http://www.catalogodesoftware.com/producto-helisa-gw-479
WORLDOFFICE
http://www.worldoffice.com.co/
NOVASOFT
http://www.novasoft.com.co/
MECOSOFT
http://www.mecosoft.com.co/

Estructuracin del rea contable en tu empresa

Enterprise Resources Planning,ERP

Suite OSS
www.suiteoss.com
AFFINITTY
http://www.aspaffinity.biz/
AURORA
http://www.heinsohn.com.co/index.php?option=com_cont
ent&view=article&id=35&Itemid=15&lang=es
NEW PYME
http://www.newpyme.co/erpnewpyme.php?gclid=CMz0gr
eqlKwCFYpb7Aodcx1Utw
SAP BUSSINES ONE
http://www.sap.com/colombia/index.epx

Taller 2
Dibuja la estructura del la funcin contable en
tu empresa.
Crees que es adecuada a las necesidades y
caractersticas de tu empresa? Por qu?
Haras algn cambio? Cul?
Tu software es el adecuado?

Referencias
Decreto 2649 de 1993 Reglamento General de la Contabilidad
http://www.supersociedades.gov.co/ss/drvisapi.dll?MIval=sec&dir=46&id=3348&m
=td&a=1993&d=depend
Decreto 2650 de 1993 Plan nico de Cuentas para comerciantes
http://www.supersociedades.gov.co/ss/drvisapi.dll?MIval=sec&dir=46&id=21490&
m=td&a=td&d=depend
Ley 43 de 1990 Estatuto del Contador
http://www.mineducacion.gov.co/1621/articles-104546_archivo_pdf.pdf
Normas Internacionales de Informacin Financiera Colombia
http://www.niif.co/
Cdigo de Comercio de Colombia
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo/codigo_comercio.html
Estatuto Tributario de Colombia
http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/etributario?openview
Informacin Tributaria de Actualidad
www.totalconsulting-co.com

Gracias

53