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Manual de elecciones
Organizacin Comunal

L ib ertad

y O rd e n

JUAN MANUEL SANTOS CALDERN


Presidente de la Repblica
AURELIO IRAGORRI VALENCIA
Ministro del Interior
NATALIA GUTIRREZ JARAMILLO
Viceministra para la Participacin e Igualdad de Derechos
JUAN PABLO CASTRO MORALES
Director para la Democracia, la Participacin Ciudadana y la Accin Comunal
WILLIAM PERSI GAITN MEDINA
Coordinador Nacional de Accin Comunal
IMPRENTA NACIONAL
Impresin
2013-2014
MINISTERIO DEL INTERIOR
Sede Bancol: Carrera 8 No. 12B-31
servicioalciudadano@mininterior.gov.co
PBX: (57) 1 242 74 00 Ext.: 2970

Repblica de Colombia Ministerio del Interior

L ib ertad

y O rd e n

Contenido

Elecciones en la organizacin comunal. ...................................................... 5


La eleccin de dignatarios .................................................................................... 6
Perodo de los dignatarios, procedimientos y fecha de eleccin. ............................... 6
Junta de accin comunal y junta de vivienda comunitaria ....................................... 6
Asociaciones de juntas de accin comunal ............................................................ 6
Federaciones de accin comunal ........................................................................... 6
Confederacin nacional de accin comunal ............................................................ 6
Eleccin parcial de dignatarios ............................................................................... 7
Calidad de dignatario ............................................................................................ 7
Comisiones de trabajo ........................................................................................... 7
Sistema para la eleccin de dignatarios .................................................................. 7
Procedimiento para la eleccin .............................................................................. 9
Orden del da para la Asamblea General de eleccin de afiliados o delegados ........... 13
Proceso aplicado en el orden del da para la eleccin directa ................................... 13

ANEXOS ...................................................................................................... 14
ANEXO 1: Modelos de acta de eleccin del tribunal de garantas............................... 14
Acta de eleccin de dignatarios............................................................................... 16
ANEXO 2. Modelos de plancha................................................................................ 18
ANEXO 3 Modelo de convocatoria.......................................................................... 20
ANEXO 4. Modelo de listado de asistencia a la Asamblea para eleccin del
Tribunal de Garantas............................................................................................. 21
ANEXO 5. Ejemplo de un proceso de eleccin y asignacin de cargos por
cuociente electoral................................................................................................. 22

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Presentacin

Elecciones en la organizacin comunal


La organizacin comunal fundamenta su quehacer en dos principios fundamentales: el de
participacin y el democrtico. En torno a
ello, deber tomar sus decisiones, y adelantar
los procesos de renovacin de sus cuadros directivos, evento que promueve para designar
sus representantes en cada uno de sus rganos de esta manera reafirman lo definido en
el artculo 1 de la Ley 743 de 2002; all establece que su objeto es: promover, facilitar,
estructurar y fortalecer la organizacin democrtica, moderna, participativa y representativa en los organismos de accin comunal en
sus respectivos grados asociativos y, a la vez,
pretende establecer un marco jurdico claro
para sus relaciones con el Estado y con los
particulares, as como para el cabal ejercicio
de derechos y deberes.
Sus procesos eleccionarios exigen que la accin
comunal en cada uno de sus grados organi-

zacionales forjen un nuevo liderazgo, con una


visin diferente sobre el accionar en la accin
comunal, con un norte claro sobre los fines que
los motivan, no permitiendo que los medios desven el objetivo propuesto. Es hora de entender
que el verdadero liderazgo no es sinnimo de
controversia, rivalidades o polmicas; por el contrario, este se ejerce mediante un trabajo dedicado, con un ejercicio planificado para promover
desde sus barrios y veredas la integracin social
y el esfuerzo colectivo, y comprender as que la
unin es la fuerza necesaria para lograr el fin
deseado.
De tal modo, que el presente documento tiene
como finalidad orientar a los lderes comunales
a la hora de abordar un proceso eleccionario,
para lo cual cuenta con las guas, formatos para
conformar los bloques y la orientacin para el
abordaje del escrutinio y la asignacin de los
cargos por couciente.

DIRECCIN PARA LA DEMOCRACIA, LA PARTICIPACIN CIUDADANA


Y LA ACCIN COMUNAL

La eleccin de dignatarios
La eleccin de los cuadros directivos de la organizacin comunal debe ser abordada en un escenario democrtico, participativo, responsable
y autnomo, con el mayor respeto y armona,
donde afiliados o delegados elijan a sus representantes para un periodo de cuatro aos.
Para adelantar un proceso de eleccin dentro de
las juntas de accin comunal y sus grados superiores, es importante incentivar la participacin
de jvenes y mujeres, como una oportunidad de
propiciar la renovacin en los cargos directivos
y as garantizar el carcter democrtico de la
estructura organizacional y el funcionamiento de
los rganos de la accin comunal, sin olvidar
que la postulacin a cargos ser por el sistema
de planchas o listas y la asignacin de cargos
por cuociente.

Elecciones en la organizacin comunal.

Perodo de los dignatarios,


procedimientos y fecha
de eleccin
De acuerdo con lo dispuesto en el artculo 30,
el perodo de los directivos y los dignatarios de
los organismos de accin comunal es el mismo
de las corporaciones pblicas nacionales y territoriales, segn el caso.
La Ley 743 de 2002 establece en el artculo 31,
el procedimiento de eleccin de los dignatarios,
el que necesariamente debe ser hecho por los
rganos de la misma o directamente por los afiliados, segn lo determinen los estatutos y conforme
al procedimiento que estos establezcan, bien sea
por asamblea de los afiliados o de delegados.
Quince (15) das antes de la eleccin de dignatarios, para cualquier organismo de accin comunal, cada organizacin constituir un tribunal
de garantas, integrado por tres (3) afiliados a
la misma, quienes ni deben aspirar, ni ser dig-

natarios, Pargrafo 1 artculo 31 de la Ley 743


de 2002, entendiendo su alcance como quince
das hbiles.
De acuerdo con lo establecido en la Ley, las funciones y los mecanismos de eleccin se estipularn en los estatutos; de todas maneras la asignacin de cargos ser por cuociente y en por
lo menos cinco (5) bloques separados, a saber:
directivos, delegados, secretaras ejecutivas, o
comisiones de trabajo, fiscal y conciliadores Pargrafo 2 artculo 31 de la Ley 743 de 2002.
La legislacin comunal vigente en su artculo 32
Ley 743 de 2002, establece las fechas de eleccin de dignatarios; all se determina que a partir
del 2001 la eleccin de nuevos dignatarios se
llevar a cabo en el ao siguiente a aquel en
que se celebren las elecciones para corporaciones pblicas territoriales, en las siguientes fechas:

Junta de accin comunal


y junta de vivienda comunitaria
El ltimo domingo del mes de abril y su perodo
inicia el primero de julio del mismo ao;

Asociaciones de juntas de accin comunal


El ltimo domingo del mes de julio y su perodo
inicia el primero de septiembre del mismo ao;

Federaciones de accin comunal


El ltimo domingo del mes de septiembre y su perodo inicia el primero de noviembre del mismo ao;

Confederacin nacional de accin comunal


El ltimo domingo del mes de noviembre y su perodo inicia el primero de enero del ao siguiente.
Cuando sin justa causa no se efecte la eleccin dentro de los trminos legales, la autoridad
competente podr decretar la Suspensin del
registro hasta por 90 das; y la Desafiliacin de
los miembros o dignatarios, para lo cual junto
con la sancin se fijar un nuevo plazo para

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la eleccin de dignatarios cuyo incumplimiento


acarrear la cancelacin del registro.
La entidad gubernamental que ejerce el control y
vigilancia, con fundamento en las facultades desconcentradas mediante las Leyes 52 de 1990 y
136 de 1994, puede otorgar el permiso hasta
por un plazo mximo de dos (2) meses, para
lo cual el organismo de accin comunal podr
solicitar autorizacin para elegir dignatarios por
fuera de los trminos establecidos siempre que
exista justa causa, fuerza mayor o caso fortuito
para no hacer la eleccin.
En el proceso de eleccin, la legislacin comunal consider que cuando coincida el mes con la
eleccin de corporaciones pblicas, Presidente
de la Repblica, gobernadores o alcaldes municipales, la fecha de eleccin se postergar para
el ltimo sbado o domingo del mes siguiente.

Eleccin parcial de dignatarios


En la organizacin comunal sus afiliados o
delegados pueden entrar en una situacin de
renuncia, desafiliacin, sancin, cambio de
residencia o remocin del cargo en cualquier
tiempo, novedad que genera en esta la necesidad de convocar a una asamblea de eleccin parcial, por lo que se debe acoger el
mismo procedimiento que para una eleccin
total y, su perodo termina en la fecha establecida por la Ley.
El organismo comunal deber reportar ante la
entidad responsable de la inspeccin, vigilancia
y control, para que se proceda a la actualizacin del auto de reconocimiento y expedicin de
su certificado.
En caso de que el presidente no pueda continuar
ejerciendo su cargo, el vicepresidente asumir
en propiedad. Si el vicepresidente no asume esa
responsabilidad, la junta directiva nombrar por
un trmino de dos meses un dignatario ADHOC,
tiempo en que le corresponder convocar a asamblea de eleccin con el fin de normalizar la situa-

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cin en la organizacin comunal. Para dar una


mayor seguridad en el actuar de la organizacin
es conveniente que los estatutos establezcan los
respectivos criterios y procedimientos.

Calidad de dignatario
Se adquiere con la eleccin efectuada por el
rgano competente y se acredita de acuerdo al
procedimiento establecido por los estatutos, con
sujecin al principio de la buena fe, referido en
el artculo 33 de la Ley 743 de 2002.

Comisiones de trabajo
Son los rganos encargados de ejecutar los
planes, programas y proyectos que defina la
comunidad. El nmero, nombre y funciones de
las comisiones deben ser determinados por la
asamblea general. En todo caso los organismos
de accin comunal tendrn como mnimo, tres
(3) comisiones que sern elegidas en asamblea
a la que por lo menos deben asistir la mitad ms
uno de los miembros, o en su defecto, por el organismo de direccin; su perodo ser de un (1)
ao renovable, tal como lo determina el artculo
41 de la ley comunal.
Es de vital importancia registrar lo dispuesto en su
pargrafo del artculo 41 que precisa que la direccin y coordinacin de las comisiones de trabajo estarn a cargo de un coordinador elegido
por los integrantes de la respectiva comisin; alli
cada comisin le corresponde darse su propio reglamento interno de funcionamiento, el cual debe
ser aprobado por el organismo comunal.

Sistema para la eleccin de dignatarios


De acuerdo con lo dispuesto en el artculo 31
de la Ley 73 de 2002, ser hecha por los rganos de la misma o directamente por los afiliados,
bien sea por asamblea de los afiliados o de delegados, segn lo determinen los estatutos y conforme al procedimiento que estos establezcan.
La eleccin en Asamblea General (afiliados o
delegados) es la que se realiza en una reunin
con la presencia de los afilados o delegados

en un lugar definido, donde previamente se


debe verificar el qurum para dar inicio al
proceso. Para el caso de la Asamblea de
delegados, estos son nombrados por los afiliados, segn lo determinado en los estatutos
de la respectiva organizacin; la eleccin se
lleva a cabo en una reunin con la presencia
los delegados en un lugar previamente definido y la candidatizacin ser por plancha o
por lista, y la votacin secreta.
La candidatizacin por Planchas se entiende
que su postulacin se hace a un cargo determinado y no podr aparecer en ms de una plancha y, debe contener la siguiente informacin:
Cargos, nombres, documento de identidad y
firma de aceptacin de candidatos.
Nombre, documento de identidad y firma de
quienes presentan la plancha.

Elecciones en la organizacin comunal.

Fecha y hora de presentacin de la plancha


La candidatizacin por Lista se entiende como la
postulacin de nombres para ser elegidos, pero
no para un cargo determinado y su asignacin deber hacerse por va democrtica prevista en los
estatutos y debe contener la siguiente informacin:
Nombres de los candidatos (de acuerdo con
los cargos que existan en cada bloque).

Para la aplicacin de este sistema es importante


definir lo siguiente:
Nmero de mesas (puede ser una por
cada cien afiliados). En cada mesa se tendr la lista de los nombres de los afiliados
que pueden sufragar.
Nmero de urnas: una para los votos por
directiva o consejo comunal; una para
conciliadores; una para delegados a la
asociacin y una ltima para fiscal.
Plazo, ante quin y quines deben presentar los contenido de las planchas o listas.
Contenido de los votos o tarjetones.
Contenido de las actas de escrutinio parcial. Estas las deben diligenciar los jurados de cada mesa.

Nmero de orden de postulacin.

Contenido de las actas y procedimientos


del escrutinio general. Estos sern elaborados por el presidente de cada mesa.

Documento de identidad y firma de aceptacin de postulacin de cada candidato.

Horario de votacin (como mnimo 4,


mximo 8 horas) y ubicacin de las mesas.

Nombre, documento de identidad y firma de


quienes presentan la lista.

Jurados (quienes presentan cada plancha


o lista podrn postular un jurado por cada
mesa de votacin).

La eleccin directa es la que se realiza sin la


necesidad de reunir a los afiliados en asamblea, se debe establecer un horario para la
votacin, nmero de mesas, lugar o lugares
de votacin y nmero de urnas por cada

mesa. Se recomienda que la organizacin


comunal considere la posibilidad de adoptar este sistema de eleccin cuando el nmero de afiliados o delegados sea superior a
200. Para que sea vlida deben votar mnimo el 30% de los afiliados que componen la
asamblea general y se verificar el qurum
al final con el escrutinio.

Los documentos requeridos para este sistema de


eleccin son:
Listado de sufragantes, mesa por mesa.

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Registro de votantes, que sern entregados


a los miembros del Tribunal de Garantas.
Actas de escrutinio parcial por mesa y por
cargo. Estas sern firmadas por los miembros del Tribunal de Garantas.
Acta de escrutinio total de las elecciones.
Elaborada y suscrita por los presidentes
de las mesas.
Una vez finalizada la eleccin, la documentacin de la misma ser entregada al Secretario(a)
de la junta, quien responder por su custodia,
para cualquier caso de investigacin y tendr a
su cargo la elaboracin de los documentos para
la inscripcin de los nuevos dignatarios ante la
entidad competente.

Procedimiento para la eleccin


Se recomienda:
Verificacin del libro de afiliados,
Nombramiento del tribunal de garantas,
Determinar la logstica para las elecciones,
La inscripcin de planchas o listas.
Verificacin del libro de afiliados: es importante
que la directiva de la organizacin comunal, meses antes a la eleccin, lleve a cabo un proceso
de revisin del libro de afiliados, se haga claridad sobre el radio de accin, la residencia de
afiliados, la depuracin del libro y vigencia de
sanciones a delegados o afiliados. Con ello seda
lugar al cierre del libro, por lo que se recomienda
que se haga ocho das antes de la eleccin, situacin que debe estar establecida en los estatutos.
Adems es aconsejable verificar que sus residentes
hayan contado con las garantas sobre el derecho
de inscripcin en el libro de afiliados, este debe
llevarse exclusivamente por el secretario de la organizacin; no es aconsejable que el libro est

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de casa; en casa, deber existir un sitio fijo para


hacer la inscripcin. En el evento que se detecte
alguna anomala se debe informar a la Comisin
de Convivencia y Conciliacin y a la entidad responsable de la inspeccin, vigilancia y control.
1. Actualizacin o depuracin del libro de
afiliados: Este contiene los nombres, identificacin, fecha de nacimiento, direccin de la
residencia, profesin u oficio, comit al que
pertenece, y firma; as como las observaciones respecto de las novedades originadas
en desafiliaciones, sanciones y delegaciones
ante organismos pblicos o privados. El registro de los Libros, en el caso de las Juntas de
Accin Comunal, se solicitar ante la institucin que ejerce control y vigilancia.
2. Reemplazo del libro de afiliados: El libro
podr reemplazarse y registrarse por las siguientes causas debidamente comprobadas:
Por utilizacin total: En cuyo caso bastar con
aportar el libro utilizado y agotado para que en
el nuevo se contine con el registro de los datos.
Por extravo o hurto: Con el nuevo libro debe
adjuntarse copia del denuncio respectivo.
Por deterioro: En el nuevo libro deben aparecer
insertados los datos ciertos, refrendados con la
firma del Fiscal.
Por retencin: Debe anexarse copia del Fallo
de la Comisin de Conciliacin y Convivencia,
en el cual conste la sancin al afiliado retenedor
del libro.
Por exceso de enmendaduras o inexactitudes:
Se debe presentar evidencia que soporte el estado del libro.
En el evento de reemplazo del libro de registro
de afiliados, cualquiera que fuese su razn, el
secretario proceder a transcribir los afiliados
hbiles del libro reemplazado al nuevo.

3. Actualizar y depurar el libro de registro de


afiliados de la Organizacin: Es el proceso
mediante el cual se pone al da el listado de
afiliados a esta, lo que permite saber con
cuntas personas cuenta la organizacin
para el cumplimiento de sus objetivos. Existen
tres procesos que permiten mantener actualizado el libro de registro de afiliados, a saber:
Revisin secretarial: Corresponde al Secretario
de la Organizacin mantener actualizado el libro de registro de afiliados, por lo que debe
adelantar las siguientes tareas:
Revisar que los afiliados a la Organizacin se encuentren registrados en el libro
solo una vez. En caso que encuentre ms
de un registro de la misma persona, deber anular los registros repetidos y dejar
como nico registro el ms antiguo o el
que contenga los datos ms actualizados.

Elecciones en la organizacin comunal.

Verificar que los registros contengan todos


los datos requeridos y actualizados. En
caso de encontrar registros incompletos,
procurar su consecucin.

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Proceso declaratorio: Se lleva a cabo


para excluir de la Organizacin a aquellos
afiliados que, a pesar de no haber violado
las normas, no pueden seguir perteneciendo a la Organizacin, por fallecimiento
y/o cambio de residencia por fuera del
territorio de la Organizacin. Este proceso
lo debe adelantar el Comit de Comisin
y Convivencia de la Organizacin, y se
desarrolla de la siguiente manera:
El Secretario de la Organizacin elabora
una lista de los afiliados que presuntamente han fallecido y de aquellos que ya no
residen en el territorio de la Organizacin.
Se entrega el listado a la Comisin de
Convivencia y Conciliacin de la Junta,
para que la misma, de forma inmediata
inicie el debido proceso que garantice
los principios de publicidad, celeridad,
imparcialidad, as como el derecho de
defensa.

Verificar la existencia de cartas de renuncia en la cual el afiliado expresa su voluntad de renuncia y/o retiro de la organizacin. De encontrarse tales documentos se
deben cancelar dichos registros.

Una vez en firme el fallo, la Comisin de


Convivencia y Conciliacin de la Organizacin, lo remitir al Secretario de la
Organizacin para que proceda con las
respectivas exclusiones y deje las anotaciones correspondientes en el libro. Despus de adelantar el proceso, el secretario
de la organizacin presentar a la entidad de Inspeccin, Control y Vigilancia el
nuevo listado de afiliados con las novedades del proceso para que esta proceda a
la actualizacin del registro.

Revisar que la numeracin (nmero de orden) de los registros no presenten inconsistencias, a fin de determinar el nmero total
de afiliados al libro. De hallar inconsistencias se deben hacer las correcciones y
dejar constancia en el libro, debidamente
firmada por el Secretario y el Fiscal de la
Organizacin.

Proceso disciplinario: Se adelanta para


desafiliar, mediante sancin, a quienes
han violado las normas o han incumplido
deberes como miembros de la organizacin comunal. Este proceso lo adelanta la
Comisin de Convivencia y Conciliacin
de la Junta Comunal, el cual contempla los
siguientes pasos:

Revisar que cada registro est debidamente firmado o que se haya puesto la huella
(Caso de afiliados que no saben escribir).

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El Secretario de la Junta relaciona las personas que presuntamente han violado las
normas, o han incumplido deberes como
miembros de la organizacin, como es
el caso de aquellos afiliados que no asisten o no atienden las citaciones a tres (3)
asambleas o reuniones consecutivas del
rgano del cual hacen parte, segn lo establecido en los estatutos de la Organizacin y/o dems normas legales vigentes.
El Secretario de la Organizacin remite
el listado con las pruebas existentes a la
Comisin de Convivencia y Conciliacin
de la Junta Comunal, para que este inicie
el proceso disciplinario, para lo cual debe
adelantar el proceso conforme a lo previsto en sus estatutos.
Una vez en firme el fallo, la Comisin
de Convivencia y Conciliacin de la
Junta Comunal, lo remitir al Secretario
de la Organizacin para que proceda
con las respectivas exclusiones y anotaciones en el libro, de los respectivos
sancionados.
4. Afiliacin o inscripcin de nuevas personas: La afiliacin es la manifestacin personal, voluntaria e inequvoca de formar parte
del organismo de accin comunal; esta implicado adquirir derechos como elegir y ser
elegido, participar, opinar, votar, tomar parte
en las decisiones, fiscalizar la gestin del organismo; y deberes como conocer y cumplir
los estatutos, reglamentos, disposiciones legales, inscribirse en una comisin de trabajo y
participar en las reuniones de los rganos de
los cuales forme parte.
La afiliacin se materializa con la solicitud por escrito, el registro efectuado por
el Secretario(a) de la junta y la firma en el
libro que para tal efecto lleva la junta de
accin comunal.

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Excepcionalmente proceder la inscripcin mediante solicitud escrita y radicada


con la firma de recibido por el secretario(a)
de la organizacin o en su defecto ante la
personera municipal o la entidad pblica
que ejerce el control y vigilancia.
Es obligacin del secretario(a), ante quien
se solicita la inscripcin, o quien haga sus
veces, inscribir al peticionario, a menos
que, segn los estatuto, exista justa causa para no hacerlo, situacin que deber
resolver la Comisin de Convivencia y
Conciliacin dentro de los tres (3) das
hbiles siguientes. Si dentro de este trmino no hay pronunciamiento alguno, se
inscribir automticamente al peticionario.
Afiliacin a una Junta de Accin Comunal: De conformidad con lo establecido
en el artculo quinto 5 del Decreto reglamentario 2350 de 2003, para afiliarse a
una junta de accin comunal se requiere:
Ser persona natural;
Residir en el territorio de la junta;
Tener ms de catorce (14) aos
No estar afiliado a otra junta de accin comunal, excepto cuando se trate
de una junta de vivienda comunitaria,
o quienes hayan sido desafiliados o
suspendidos de cualquier organismo
de accin comunal, mientras la sancin subsista.
Poseer documento de identificacin.
Se entiende por residencia el lugar donde
est ubicada la vivienda permanentemente de la persona que solicite la afiliacin
o desarrolla actividad econmica permanente en la calidad de propietario de un

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establecimiento de comercio ubicado en


el territorio de la junta de accin comunal.
5. Periodo de inscripcin o afiliacin: Teniendo en cuenta que el libro de afiliados se encuentra abierto desde el da siguiente de la
ltima asamblea general, la persona interesada en afiliarse a una junta de accin comunal
lo podr hacer desde dicha fecha hasta el
da en que se ordene la convocatoria a una
nueva asamblea general.

Elecciones en la organizacin comunal.

6. Cierre de inscripciones o afiliaciones: El da


que se efecte la convocatoria a una asamblea general, el secretario(a) junto con el fiscal
de la junta de accin comunal procedern a
cerrar la inscripcin de afiliados, mediante
una anotacin al final de la ltima inscripcin
en la cual dejan constancia del total de afiliados aptos para votar y fecha y hora del cierre
del libro, refrendndolo con sus firmas.

Es responsabilidad del tribunal de garantas


adoptar medidas complementarias que aseguren a sus electores su participacin en el proceso, para lo cual debe considerar: Nmero de
urnas, jurados, diseo de papeletas o tarjetones
electorales, nmero de mesas si es del caso, lugar o lugares de votacin, horarios de votacin,
la forma de dirimir los empates, la publicacin
de listados de afiliados o delegados aptos para
participar y votar en las elecciones, as como
de las planchas o listas, verificar el cumplimiento
de trminos de convocatoria determinados por la
ley y estatutos, condiciones y plazos para inscripcin de planchas o listas.

Nombramiento del tribunal de garantas: De


acuerdo con lo dispuesto en pargrafo 1 artculo 31de la Ley 743 de 2002 quince (15) das
hbiles antes de la eleccin de dignatarios, para
cualquier organismo de accin comunal, cada
organizacin constituir un tribunal de garantas,
integrado por tres (3) afiliados a la misma, quienes ni deben aspirar, ni ser dignatarios.

Funciones del tribunal de garantas:

Se recomienda que en los estatutos se determine


el rgano responsable de elegir dicho tribunal
de garantas, que tenga confiabilidad, credibilidad y agilidad; este puede ser la Junta Directiva,
la Asamblea General, el Fiscal o el 10% de los
afiliados o delegados. En cada caso se debe
contar con el registro de asistentes y el acta. Lo
anterior en razn a que la ley no estableci ningn criterio y se entiende como una materia de
responsabilidad estatutaria.

Velar por la divulgacin de la convocatoria.

Al tribunal de garantas le corresponde velar


por la transparencia antes y durante la eleccin, verificar el cumplimiento de la ley (inscripciones, convocatoria, presentacin de

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planchas o listas, qurum de las elecciones,


votacin, escrutinios, refrendar las actas, establecer la armona entre los candidatos y dems
aspectos que aseguren las garantas para el
proceso de eleccin.

Velar por el cumplimiento del derecho de afiliacin de las personas interesadas de pertenecer
a la junta.
Velar por la organizacin para la realizacin de
las elecciones.

Velar por el cumplimiento de las garantas electorales durante el proceso de eleccin de dignatarios.
Velar por el pleno ejercicio de los derechos de
todos los afiliados y la trasparencia en el proceso eleccionario.
Adelantar el proceso de escrutinio y firmar las
actas del proceso de eleccin.
Dar testimonios sobre el proceso de la eleccin
y sus resultados.

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Verificar el cumplimiento de la presentacin de


planchas y su aceptacin previo cumplimiento
de formalidades.

Determinar la logstica para las elecciones:


Es responsabilidad de la Junta Directiva y el Tribulan de Garantas asegurar la preparacin de todos los aspectos y mecanismos necesarios para
que el proceso de eleccin sea exitoso, como
por ejemplo tener presente:
Sitio de eleccin (local, mesas, urnas, sillas, sonido), carteleras y avisos de orientacin, composicin de planchas o listas, orden del da, listados ordenados de afiliados habilitados para
el proceso, identificacin de mesas, formatos
para registros de resultados, lapiceros, cinta,
marcadores, papel, papelgrafo, tijeras, personal de apoyo.
De otra parte, es importante determinar ante
quin se presentan o inscriben las planchas o
listas, quines sern responsables de asignar los
nmeros para cada plancha o lista de acuerdo
al orden en que se entregaron con la respectiva
fecha y hora, y velar por el cumplimiento de los
plazos establecidos en los estatutos u rgano de
la organizacin y que generalmente vence el da
anterior a la eleccin.

La inscripcin de planchas o listas


Al momento de la presentacin de las planchas
o listas ante el responsable autorizado, debe verificar su validez, observando lo dispuesto en la
ley, reglamentos y estatutos, a fin de brindar las
garantas y derechos de sus afiliados o delegados, segn sea el caso:
Que las planchas o listas cumplan con el
lleno de los requerimientos fijados, como
nombre, documento de identidad y firma de
aceptacin,

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Que todos los candidatos sean afiliados y no


tengan inhabilidades o sanciones,
Que ningn candidato est inscrito en ms de
una plancha o lista,
Que la Plancha o Lista cuente con la firma
de postulacin de parte de los afiliados a la
organizacin.
En el caso de presentarse novedades a la hora
de la inscripcin, debe ser notificada por escrito
a los afiliados que presentaron la plancha o lista
para que estos hagan los ajustes dentro del plazo lmite de presentacin.

Orden del da para la Asamblea General de


eleccin de afiliados o delegados
Toda Asamblea General deber establecer un
orden del da, el cual debe desarrollar el siguiente proceso:
1. Comprobacin del qurum.
2. Nombramiento del presidente y secretario de
la asamblea.
3. Presentacin del tribunal de garantas.
4. Presentacin de candidatos por planchas o
listas.
5. Votacin.
6. Escrutinios - Acta.
7. Juramento de los elegidos.
8. Levantar la sesin.

Proceso aplicado en el orden del da


para la eleccin directa
Para llevar a cabo la eleccin directa se plantea
el siguiente proceso:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Instalacin de mesas, urnas y jurados,


Apertura de votacin,
Votacin,
Cierre de votaciones,
Escrutinios Acta.
Validacin del qurum.

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ANEXOS
ANEXO 1:

MODELOS DE ACTA DE ELECCIN DE TRIBUNAL DE GARANTAS

ACTA N_____ DE ASAMBLEA GENERAL DE AFILIADOS/DELEGADOS A LA ORGANIZACIN


COMUNAL DE _______________________________ DEL MUNICIPIO DE _______________.

Siendo las ______ del da ____ del mes de _____ del ao ____, en el saln comunal de la vereda/barrio _________________ del municipio de ________se reunieron los afiliados/delegados
de la organizacin comunal de la __________________________ en cumplimiento a la convocatoria ordenada por el Presidente. Acto seguido los asistentes designaron como presidente de la
asamblea al seor ___________________________ y como secretario de la misma al seor
____________________________, quienes aceptaron el cargo.
El secretario(a) procedi a dar lectura al orden del da as:
1.
2.
3.
4.

Llamada a lista y verificacin del qurum


Eleccin de tribunal de garantas.
Preparacin de las elecciones comunales
Lectura y aprobacin del acta de la reunin y cierre de la Asamblea.

El presidente puso a consideracin de la asamblea el orden del da el cual fue aprobado por todos
los asistentes.

Elecciones en la organizacin comunal.

DESARROLLO DEL ORDEN DEL DA


1. El secretario procedi a llamar a lista habiendo constatado la presencia de _____ afiliados de un
total de _____, existiendo qurum decisorio.
2. El presidente toma la palabra e informa a todos los afiliados de la junta de accin comunal que el
objetivo de la reunin es la eleccin del tribunal de garantas, para la eleccin de los dignatarios
a realizarse el da _____ del mes de _____________, la cual exige la ley y los estatuto se nombre
con quince (15) das hbiles de anticipacin, quienes ni deben aspirar ni ser dignatarios.
Acto seguido los afiliados procedieron a elegir a los miembros del Tribunal de Garantas, resultando electas las siguientes personas:
1. _____________________ C.C. _________________.
2. _____________________ C.C. _________________.
3. _____________________ C.C. _________________.
3. El presidente solicita a la asamblea opinar sobre la preparacin de las elecciones del prximo
da______ mes______ ao_______, en torno a definir si las elecciones sern por medio de Planchas o listas; hasta cuando hay plazo para presentar los candidatos; color de los votos o sistema
de eleccin y dems aspectos pertinentes (ESCRIBIR LAS DECISIONES DE LA ASAMBLEA).

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y O rd e n

4. El Presidente solicit un receso de media (1 /2) hora para que el secretario(a) elabore el acta
respectiva.
Una vez transcurrido el tiempo de receso solicitado, se reuni nuevamente la asamblea y el
secretario(a) dio lectura al acta de eleccin del Tribunal de Garantas, la cual puesta en consideracin por el presidente de la asamblea, fue aprobada por unanimidad.
Agotado el orden del da el Presidente de la asamblea dio por finalizada la reunin, siendo las
_____ del mismo da.
En constancia se firma la presente acta por el Presidente y el Secretario(a) como aparece:

_____________________

_______________________.

Presidente Asamblea
C.C

Secretario Asamblea
C.C

CONSTANCIA SECRETARIAL
El suscrito secretario(a) de la Junta de Accin Comunal de la vereda/barrio ___________________
del municipio de _______________ hace constar que el presente ejemplar es fiel copia tomada de su
original que reposa en el libro de actas que lleva la junta.

_______________________
Secretario

15

ACTA DE ELECCIN DE DIGNATARIOS


ACTA N ______ DE ASAMBLEA GENERAL DE AFILIADOS/DELEGADOS ORGANIZACIN COMUNAL DE _________________________ DEL MUNICIPIO DE _________________________
Siendo las ______ del da ______del mes _____ del ao ___, en el saln de la escuela de la vereda/barrio ____________________ del municipio de ___________ , se reunieron los afiliados/
delegados a la organizacin comunal de _____________________ en cumplimiento a la convocatoria ordenada por el Presidente. Acto seguido los afiliados designaron como presidente de la
asamblea al seor ______________________________ y como secretario de la misma al seor)
______________________________, quienes aceptaron los cargos.
El Secretario(a) procedi a dar lectura al orden del da as:
1. Llamada a lista y verificacin del qurum.
2. Eleccin de los dignatarios de la Junta de Accin Comunal.
3. Lectura y aprobacin del acta de la reunin y cierre de la Asamblea.
El presidente puso a consideracin de la asamblea el orden del da el cual fue aprobado por todos
los asistentes.
DESARROLLO DEL ORDEN DEL DA

Elecciones en la organizacin comunal.

1. El Secretario procedi a llamar a lista habiendo constatado la presencia de _____ afiliados/delegados de un total de _____, existiendo qurum decisorio.
2. El Secretario procedi a dar lectura a las planchas o listas y una vez verificado el lleno de los
requisitos, las enumera de acuerdo al orden de la presentacin, as:
_________ N Uno encabezada por ________________________.
_________ N Dos encabezada por ________________________.
El Presidente tom la palabra para solicitar a la asamblea la designacin de los escrutadores, siendo designadas las siguientes personas quienes apoyarn a los miembros del tribunal de garantas:
Por la _____ N Uno a _____________________.
Por la _____ N Dos a _____________________.
Acto seguido los escrutadores verificaron la urna, la cual fue mostrada a los asistentes y se procedi a la votacin, en el orden en que fueron llamados por el secretario(a) de la asamblea.
El resultado de la votacin fue el siguiente:
Por la _______ N Uno _________ Votos.
Por la _______ N Dos _________ Votos.
Votos en blanco _______________ Votos.

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Votos nulos __________________ Votos.


3. Los miembros del tribunal de garantas adelantarn el proceso de escrutinio y procedern a la
asignacin de cargos por cociente, dejando constancia en el acta de su conformacin.
4. El presidente procedi a tomar el juramento a los dignatarios electos y solicit un receso de media
(1/2) hora para que el secretario elabore el acta respectiva.
Una vez transcurrido el tiempo de receso solicitado, se reuni nuevamente la asamblea y el
secretario(a) dio lectura al acta de eleccin de los dignatarios, y puesta en consideracin por el
presidente de la asamblea, fue aprobada por unanimidad.
Agotado el orden del da el Presidente de la asamblea dio por finalizada la reunin, siendo las
_____ del mismo da.
En constancia se firma la presente acta por el Presidente y el Secretario(a) y los miembros del Tribunal de Garantas, como aparece:
______________________.
Presidente Asamblea
C.C
____________________________
Miembro del Tribunal de Garantas
C.C.

______________________
Secretario Asamblea
C.C
_____________________________
Miembro del Tribunal de Garantas
C.C.
_____________________________
Miembro del Tribunal de Garantas
C.C.

17

ANEXO 2. Modelos de plancha


J.A.C______________ Municipio __________________ P.J N_____________
ELECCIN DE DIGNATARIO
PLANCHA N _________
BLOQUE N 1 DIRECTIVO
CARGO

NOMBRE

CDULA

FIRMA

Presidente
Vicepresidente
Tesorero
Secretario

BLOQUE N 2 COMISIONES DE TRABAJO


COMISIN

NOMBRE COORDINADOR

CDULA

FIRMA

BLOQUE N 3 FISCALA
CARGO

NOMBRE

CDULA

FIRMA

Elecciones en la organizacin comunal.

FISCAL PRINCIPAL

BLOQUE N 4 COMISIN DE CONVIVENCIA Y CONCILIACIN


CARGO

NOMBRE

CDULA

FIRMA

Conciliador 1
Conciliador 2
Conciliador 3

BLOQUE N 5 DELEGADOS
CARGO

NOMBRE

CDULA

FIRMA

Delegado 1
Delegado 2
Delegado 3

DELEGADOS

Plancha presentado por:


NOMBRE

CDULA

FIRMA

Se procede a votacin bloque por bloque conforme a lo determinado en el tarjetn.

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MODELO DE UNA LISTA

J.A.C______________ Municipio __________________ P.J N_____________


ELECCIN DE DIGNATARIO
LISTA N
BLOQUE N 1 DIRECTIVO
NOMBRE

CDULA

FIRMA

BLOQUE N 2 COMISIONES DE TRABAJO


NOMBRE

CDULA

FIRMA

BLOQUE N 3 FISCALA
NOMBRE

CDULA

FIRMA

BLOQUE N 4 COMISIN DE CONVIVENCIA Y CONCILIACIN


NOMBRE

CDULA

FIRMA

BLOQUE N 5 DELEGADOS
NOMBRE

CDULA

FIRMA

CDULA

FIRMA

Presentado por:
NOMBRE

Se procede a adelantar el proceso lista por lista.

19

ANEXO 3. Modelo de Convocatoria


EL PRESIDENTE DE LA JUNTA DE ACCIN COMUNAL DE
___________________________________________
DEL MUNICIPIO DE _____________
CONVOCA:
A LOS AFILIADOS/DELEGADOS DE LA ORGANIZACIN COMUNAL

ASAMBLEA GENERAL
Con el objeto de (Eleccin del Tribunal de Garantas) o (Asamblea General para la eleccin de Dignatarios) de la organizacin comunal.
Orden del Da

Elecciones en la organizacin comunal.

1. Instalacin.
2. Llamado a lista y verificacin del qurum.
3. Inicio del trmite de eleccin del (Tribunal de Garantas) o de (dignatarios de la junta de accin
comunal).
4. Elaboracin y aprobacin del acta.
La asamblea se llevar a cabo en _____________________________,
a las ___________del da _______ del mes _________ .

Fecha:

_____________________________________
PRESIDENTE

LA PRESENTE CONVOCATORIA DEBE SER COMUNICADA A TODOS LOS AFILIADOS/DELEGADOS POR EL SECRETARIO DE LA ORGANIZACIN.

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Anexo 4. Modelo de listado de asistencia a la Asamblea para eleccin del Tribunal de Garantas
LISTADO DE LOS AFILIADOS DE LA JUNTA DE ACCIN COMUNAL DE __________________
DEL MUNICIPIO DE _____________________, QUE ASISTIERON A LA ASAMBLEA GENERAL DE
AFILIADOS O DELEGADOS EL DA ______ DEL MES DE ___________ DE _______
No.

Nombre

No. Cdula

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ANEXO 5. EJEMPLO DE UN PROCESO DE ELECCIN Y ASIGNACIN


DE CARGOS POR CUOCIENTE ELECTORAL
En cada plancha o lista debern postularse tantas personas como cargos a proveer. Es decir en una
plancha o lista no pueden aparecer renglones en blanco. Un candidato no podr aparecer en dos
planchas o listas, ni aspirar a ms de un cargo.

Procedimiento para la eleccin


Es necesario que se adelante la preparacin con la debida anticipacin, labor que ser asumida por
el tribunal de garantas, el que se debe designar quince das antes, los cuales se contabilizan como
hbiles, quienes sern responsables de asegurar las garantas para que afiliados o delegados hagan
su eleccin bajo los principios democrticos y participativos.

Aplicacin del sistema de asignacin de cargos

Elecciones en la organizacin comunal.

El sistema de asignacin o reparto de cargos no lo puede escoger la Asamblea de Afiliados porque la


Ley 743 de 2002 seala que se har por cuociente electoral, el cual se calcula de la siguiente manera:

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a. Se suman todos los votos obtenidos por las planchas o listas inscritas en cada bloque ms los votos
en blanco.
b. El total obtenido en la suma anterior se divide por el nmero de cargos a proveer en cada bloque,
la divisin es lo que se denomina cuociente electoral.
c. Luego se divide el nmero de votos que obtuvo cada plancha o lista por el cuociente, en cada
uno de los bloques. El resultado en nmeros enteros corresponde al nmero de cargos a que tiene
derecho cada plancha o lista, y se asignan en estricto orden de postulacin (descendente). Si el
cuociente no alcanza para proveer todos los cargos, los que queden deben asignarse por el nmero de residuo, de mayor a menor.
El siguiente Ejemplo del bloque de Junta Directiva, nos servir para ser ms explcitos:
BLOQUE JUNTA DIRECTIVA

PLANCHA N 1

Presidente

Maritza Prez

Vicepresidente

Gloria Paz

Tesorera

Soraya Mora

Secretaria

Beatriz Ruiz

BLOQUE JUNTA DIRECTIVA

PLANCHA N 2

Presidente

Jorge Fonseca

Vicepresidente

Dionisio Duarte

Tesorera(o)

Andrs Ros

Secretaria

Marleny Casallas

Repblica de Colombia Ministerio del Interior

L ib ertad

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Total de votos por cada plancha:


Plancha N 1: 70

Plancha N 2: 46

Total de votos en bl anco: 12

Se suman los votos vlidos obtenidos en la eleccin


Plancha N 1:

70

Plancha N 2:

46

Total de votos en blanco:

12

Total de votos nulos (estos votos no cuentan para el cuociente)

Total de votos vlidos:

128

El total de votos vlidos se divide entre el nmero de cargos a proveer. De acuerdo al ejemplo los
cargos a proveer en el bloque de Junta Directiva son CUATRO (4)
128
08
0

4
32

Cuociente Electoral (por cada 32 votos un cargo)

El nmero de votos obtenidos por cada plancha se divide entre cuociente electoral:
La Plancha N 1 obtuvo 70 votos:
70
06

32
2

Nmero de cargos que le corresponde por cuociente


Este es el residuo (que es menor al de la plancha dos) por lo
que a la plancha N 2 le corresponde un cargo por residuo

La Plancha N 2 obtuvo 46 votos:


46
14

32
1

Nmero de cargos que le corresponde a la plancha N 2


Residuo (que es mayor al de la plancha N 1)

A la plancha N 1 se le asignarn dos (2) cargos (ambos por cuociente), de acuerdo con la postulacin para los cargos concretos al momento de inscribir la plancha.
A la plancha N 2 se le asignarn dos (2) cargos (uno por cuociente y otro por residuo), es decir
los dos restantes, tesorera y secretaria, en consideracin que presidente y vicepresidente ya fueron
asignados a la plancha N 1. En el presente ejemplo la junta directiva quedara conformada, as:
DE LA PLANCHA N 1 QUEDARON ELEGIDOS:
Presidente

Maritza Prez (elegida por cuociente)

Vicepresidente

Gloria Paz (elegida por cuociente)

DE LA PLANCHA N 2 QUEDARON ELEGIDOS:


Tesorera(o)

Andrs Ros (elegido por cuociente)

Secretaria

Marleny Casallas (elegida por cuociente)

23

As se procede con los dems bloques, donde


los candidatos son en nmero plural, o cuando
solo se elige un dignatario, es el caso del fiscal
quien no tiene suplente, el fiscal electo es el de
mayora de votos.

Elecciones en la organizacin comunal.

Para los bloques de delegados, comisin empresarial y Comisin de Convivencia y Conciliacin


se abordar bajo la misma metodologa de asig-

nacin de cargos por cuociente y ser de manera descendente, quiere decir, que se asignarn
de cada plancha o lista el nmero de cargos que
le corresponde a la plancha, de acuerdo al cociente. Por ejemplo, si la primera le corresponde
dos cargos y la segunda uno, se asignarn en
orden descendente para los dos primeros de la
plancha o lista uno y el primero de la plancha o
lista de la dos.

Carrera 66 No. 24-09


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