Cursogramas

Introduccin
El anlisis y diseo de sistemas de informacin es un proceso por el cual se investiga
n los siste-mas actuales de la organizacin con el fin de detectar necesidades y p
roponer sistemas mejores. Un sistema de informacin es un sistema que procesa dato
s, en forma manual o computarizada, para obtener informacin. Los componentes de u
n sistema de informacin son personas, datos, formularios, mquinas, procedimientos,
controles, etc.
Para poder detectar las necesidades actuales, es necesario conocer los distintos
componentes del sistema para lo cual se utiliza el relevamiento de informacin. P
ara facilitar el relevamiento se dispone de herramientas que son diferentes para
procesos manuales y computarizados. Las herramientas que se utilizan son import
antes durante la etapa de relevamiento de informacin y tambin se utilizan en la et
apa de diseo cuando se necesite describir claramente el nuevo siste-ma.
Entre esas herramientas se encuentran los cursogramas que nos permitirn mostrar g
rficamente procedimientos manuales.
Cursogramas
Un cursograma permite representar grficamente procedimientos administrativos.
Constituyen instrumentos importantes para la visualizacin global y esquemtica del
conjunto de tareas administrativas.
A travs de los cursogramas se puede determinar si la descripcin del procedimiento
es comple-ta, detectar errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones de ta
reas a fin de subsanarlos y lograr procedimientos ms eficientes.
Informacin que brindan
Los cursogramas permiten conocer:
Unidades funcionales: Son todas las unidades tanto de la organizacin como fuera d
e ella que participan en el procedimiento.
Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los proce
dimientos y las decisiones que se toman como consecuencia de los controles.
Formularios y soportes de informacin involucrados en el procedimiento: cuntos formularios se emiten cada vez, cmo se distribuyen y hacia dnde se dirigen.
Distintos cursos de accin posible dentro del procedimiento.
Cmo se ordenan los archivos y de qu tipo son.
Antecedentes de los cursogramas
Antes de la aparicin de los cursogramas se utilizaban los diagramas sinpticos y an
alticos para graficar los procedimientos administrativos. Estos diagramas surgier
on para describir en forma grfica procedimientos fabriles, razn por la cual podr ad
vertirse que la simbologa utilizada no era suficiente para mostrar aspectos impor

tantes en los procedimientos administrativos. De todas

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maneras resultaron una herramienta de utilidad para representar grficamente proce

dimientos ac-tuales y las mejoras propuestas.
Diagrama sinptico
El nombre es cursograma sinptico pero lo llamaremos diagrama para diferenciarlo d
e los cursogramas.
El diagrama sinptico presenta un cuadro general de cmo se suceden las principales
opera-ciones e inspecciones.
Muestra la secuencia cronolgica de todas las operaciones y las inspecciones que s
e realizan para comprobar los resultados de esas operaciones.
Utiliza nicamente los smbolos de operacin y de inspeccin.
Smbolo Denominacin

Descripcin

Indica que se altera el estado de un elemento con el

que se est trabajando. En procedimientos adminis-Operacin trativos, brindar inform
acin, emitir un formulario,
etc.
Inspeccin
Indica verificar calidad y cantidad conforme a especificaciones preestablecidas.

Diagrama analtico
El nombre es cursograma analtico pero lo llamaremos diagrama analtico para diferen
ciarlo de los cursogramas.
Muestra la trayectoria de un producto o procedimiento sealando todos los hechos s
ujetos a examen mediante el smbolo correspondiente.
Los smbolos que utiliza son los siguientes:
Smbolo Denominacin

Descripcin

Indica que se altera el estado de un elemento con

el que se est trabajando. En procedimientos Operacin administrativos, brindar info
rmacin, emitir un
formulario, etc.

Indica que se verifica la calidad, la cantidad o Inspeccin ambas conforme a espec

ificaciones preestablecidas.
Indica el traslado fsico de los trabajadores, materiales y equipo de un lugar a otro. En procedi-Transporte mientos administrati
vos el traslado de un formulario.

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Smbolo Denominacin

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Descripcin

Indica que hay un elemento dado detenido espe-rando a que se produzca un acontec
imiento de-Espera
terminado. Periodo de tiempo en el que se regis-tra inact
ividad ya sea en los trabajadores, materiales o equipo
Indica depsito de un objeto bajo vigilancia en
Almacenamiento un almacn segn un criterio determinado de clasificacin.
Las formas de graficacin de estos diagramas son:
a)
Utilizar ramales que representan las distintas unidades. A la informacin
que dan de por s los smbolos y su sucesin se aade paralelamente una breve nota junto
al smbolo segn su naturaleza. Tambin pueden colocarse nmeros dentro de los smbolos p
ara ser referenciados a la derecha del diagrama.
Unidad 1
1
3
2

Unidad 2

Unidad 3

11
4
12

Referencias
1

10

13
b) Un esquema sencillo como el siguiente:
CURSOGRAMA ANALITICO DE PROCESO
Proceso:
Mtodo: Actual/Propuesto
Smbolo Actividad
Distancia
(metros)
Almacn
Emite Solicitud de Compras por
Enva original a Compras
Archiva el duplicado por fecha

Tiempo
duplicado
115
5 min.
5
3 min.

10 min.

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Smbolo Actividad

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Distancia
(metros)

Tiempo

Compras
Consulta el fichero de Proveedores
2
Emite Pedido de Cotizacin por duplicado
2
12 min.
Archiva el duplicado del Pedido de Cotizacin y el

10 min.

original de la Solicitud de Compras por nmero de So3

5 min.
licitud
----------------------------------Total

127

45 min.

c)
Cuando se usan regularmente diagramas analticos, resulta ms prctico emplear
hojas im-presas como la que sigue:
CURSOGRAMA ANALITICO DE PROCESO
Diagrama N
Actividad
Actual Propuesta Economa
Proceso:
Operacin
Transporte
Actividad:
Espera
Inspeccin
Mtodo: Actual/Propuesto
Almacenamiento
Tiempo
Realizado por: Distancia
Descripcin
Smbolo Distancia
Tiempo
Almacn
Emite Solicitud de Compras por duplicado

10 min.

Enva original a Compras

Archiva el duplicado por fecha
5

115

5 min.

3 min.

Compras
Consulta el fichero de Proveedores
Emite Pedido de Cotizacin por duplicado
2
12 min.
Archiva el duplicado del Pedido de

10 min.

Cotizacin y el original de la Solicitud de Compras por nmero de Solicitud

Total
4

3
127

5 min.
45 min.

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Normas IRAM
Para graficar los cursogramas vamos a tener en cuenta las normas dictadas por el
Instituto Ar-gentino de Normalizacin y Certificacin (en sus comienzos Instituto A
rgentino de Racionaliza-cin de Materiales) referidas a cursogramas.
Las normas son:
a)
Norma 34501
Smbolos para la representacin grfica: se refiere a la simbologa
a utilizar en los cursogramas
b)
Norma 34502
e diagra-macin

Tcnicas para la representacin grfica: se refiere a las tcnicas d

c)
Norma 34503 Lineamientos generales para el diseo de los formularios para
la representa-cin grfica: se refiere a los formularios utilizados para dibujar los
cursogramas
Norma IRAM 34501
Esta norma establece los smbolos a utilizar para graficar cursogramas y son los s
iguientes:

Smbolo Denominacin
Operacin

Control

Descripcin

Representa toda accin de elaboracin, modificacin o in-corporacin de informacin, por e

jemplo: emisin de un do-cumento, incorporacin de informacin sobre el mismo, au-tori
zaciones, firmas, consultas.
Representa toda accin de verificacin: cotejo entre com-probantes, comprobacin, cons
tatacin, examen sobre los datos contenidos en un soporte de informacin, verificacin
de clculos, validez de autorizaciones, etc.
Demora

Archivo Transitorio

Archivo Definitivo
Representa toda detencin transitoria del procedimiento en espera de un acontecimi
ento determinado.
Representa el almacenamiento sistemtico en forma tempo-raria de elementos portado
res de informacin. En estos tipos de archivos se realizan consultas sistemticas po
r lo que de-ben presentar un ordenamiento adecuado a fin de ser posible efectuar
modificaciones o procesamientos.
Representa el almacenamiento sistemtico en forma perma-nente de elementos portado
res de informacin. El carcter de permanente se refiere a que la documentacin se ret
iene prolongadamente por disposiciones legales o a los fines de consultas durant
e los procedimientos.
Destruccin
Alternativa
Documento o soporte de informacin
Representa la eliminacin de la informacin, se destruya o no el elemento portador d
e la misma.
Se utiliza para indicar que en el procedimiento pueden ori-ginarse distintos cur
sos de accin.
Representa el elemento portador de la informacin.

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Smbolo Denominacin

Descripcin

Representa el conjunto de acciones que se desconocen o

Proceso no represenque, definidas, no interesa representar.
Normalmente comprende procedimientos que se realizan fuera de la organi
zatado
cin o que no se explicitan a fin de simplificar la grafic
acin
o por falta de informacin acerca del procedimiento.
Traslado

Tiene 2 utilidades: a) Representa el desplazamiento fsico

del elemento portador de informacin, b) Une los sm

bolos
La flecha indica el sentido de la circulacin.
Representa el desplazamiento de la informacin sin desplaToma de informacin
zamiento fsico del elemento portador de l
a informacin. Se
utiliza para indicar todo dato que se extrae de un archi
vo,
listado, etc. para ser incorporado al circuito administr
ativo.

Conector

Representa la unin entre:

Distintas unidades funcionales de un procedimiento
en la misma pgina.
Distintas pginas de un procedimiento.
Distintos procedimientos graficados en distintas pginas.

Norma IRAM 34502

Esta norma establece las tcnicas a utilizar en la representacin grfica de procedimi
entos admi-nistrativos.
Direccin del diseo:
La representacin grfica del procedimiento se realiza en sentido descendente (cuand
o las opera-ciones se efecten dentro de una misma columna o unidad funcional) y e
n forma horizontal (cuando el desarrollo del proceso determine un pase de unidad
funcional) . La direccin puede ser ascendente para indicar un retroceso en el pr
ocedimiento o por razones de economa de espa-cio en el diseo.
Ubicacin de smbolos:
El cursograma es un diagrama multicolumnar. Los smbolos se ubican dentro de colum
nas que representan, cada una, una unidad funcional. Ntese que se denomina unidad
funcional y no uni-dad de organizacin porque pueden graficarse unidades que no p
ertenecen a la organizacin pero que participan en el procedimiento, por ejemplo:
Proveedores, Bancos, Clientes, etc. Las colum-nas se separan con rayas, y los smb
olos deben graficarse en cada columna donde se desarrollen las actividades que r

epresentan.
Lneas de traslado o de toma de informacin:
Se dibujan utilizando lneas rectas continuas o de trazos segn corresponda, indican
do el sentido con una flecha. La colocacin de la punta de flecha es optativa cuan
do el sentido de graficacin sea de arriba hacia abajo o lateral de izquierda a de
recha y ser obligatoria cuando se utilice el sentido ascendente o lateral de dere
cha a izquierda.

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Cruce de lneas:
En lo
ales.
entes
a la

posible debe evitarse el cruce de lneas de secuencias verticales y horizont

Cuando sea inevitable, se utilizan puentes de media circunferencia. Los pu
deben trazarse de forma que la concavidad tenga el mismo sentido de la lnea
que corta. Por ejemplo:

Uniones de lneas de secuencia:

Las uniones de lneas de secuencia se efectan formando ngulo recto.

Entrada y salida de lneas a los smbolos:

La entrada de lneas a los smbolos puede efectuarse por la parte superior o lateral
y su salida por la parte inferior o lateral. En el caso del smbolo de alternativ
a, la entrada se realiza nicamente por el vrtice superior.
Smbolos iniciales, medios o finales

Los smbolos se clasifican en funcin de la entrada y salida de lneas en:

a)

Smbolo inicial: Aqul del cual parten una o ms lneas, pero ninguna llega a l.

b)
Smbolo medio: Aqul al cual llegan y del cual parten lneas.
c)
Smbolo final: Aqul al cual llegan una o ms lneas de entrada pero del no part
en lneas
De acuerdo con lo expuesto, los smbolos pueden ser empleados de la siguiente form
a:
Tabla de posibilidades de ubicacin de los smbolos
Smbolo Inicial Medio

Final

Operacin

Control

Demora

Archivo transitorio

Archivo definitivo

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Smbolo Inicial Medio

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Final

Destruccin

Alternativa

Soporte de informacin

Proceso no representado x

Traslado

Toma de informacin

Conector

Emisin de formularios:
Cuando la emisin es de un formulario nico, se representa con el signo de operacin y
a conti-nuacin la designacin del formulario.

Solicitud
0

Cuando la emisin es de dos o ms formularios con recalco simultneo, se representa co

n el signo de operacin y se indica la cantidad de ejemplares de cada uno de ellos
.

Factura
0
1
Remito
0
1
Nota: El dibujo representa un conjunto de 4 ejemplares y 2 formularios de 2 ejem
plares cada uno de ellos
Ejemplares superpuestos
Cuando haya que dibujar varios ejemplares de un mismo formulario, se dibujan sup
erpuestas y desplazadas hacia abajo y hacia la derecha tantas figuras como ejemp
lares intervengan en la ac-cin. Pueden utilizarse los otros sentidos de desplazam
iento cuando as lo justifique una mejor representacin.

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1 2
3

2
1

Mara Josefina Castilla

1
2

Identificacin de varios ejemplares de un mismo formulario

Cada uno de los ejemplares se identificar mediante un nmero, una letra, un color u
otro smbo-lo.
Distribucin de ejemplares
Se dibujan las lneas de salida partiendo de cada uno de los ejemplares, o de cada
grupo de ellos que tenga el mismo destino. En este caso, se une con una lnea dia
gonal los vrtices de los ejem-plares, de cuyo centro partir la lnea de traslado.
1 2
3 4
Operacin sobre un ejemplar
Sobre la lnea de secuencia del ejemplar afectado se consigna el smbolo correspondi
ente a la ac-tividad y luego se une con las lneas de los dems ejemplares.
1 2
3 4

Fraccionamiento de un ejemplar
Se indica con lneas de secuencias divergentes que parten del smbolo de operacin, re
presentn-dose a continuacin de stas los documentos correspondientes. Debe identific
arse cada una de las partes en que se fracciona el formulario.
NP
11

NP

NP
1-1

Operacin y control

1-2

Si se realiza una operacin y un control simultneos, se representa de la siguiente

manera:

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Descripcin de los smbolos:

Existen dos alternativas para graficar los cursogramas segn cmo se describen los sm
bolos:

Con columna de descripcin: Dentro del smbolo se coloca un nmero cardinal, describi
dose el tipo de operacin, control, etc. en una columna marginal. No es indispensa
ble en el smbolo de destruccin.

Sin columna de descripcin: La descripcin se realiza junto a cada smbolo de acuerdo

a lo siguiente:
Smbolos de operacin, control, demora y proceso no representado:
Se indica junto al smbolo, en forma sinttica el tipo de operacin, control, demora o
proceso no representado.
Smbolos de archivo transitorio y archivo definitivo:
Se indica junto al smbolo, en forma sinttica, su forma de ordenamiento.
Smbolo de destruccin:
No es indispensable especificar la descripcin.
Smbolo de alternativa:
El tipo de alternativa se indica cercano al borde superior izquierdo del smbolo y
junto a cada una de las lneas de salida, la alternativa de que se trate.
Las lneas de salida se indicarn:
a)
hasta tres opciones, mediante el trazado de tantas lneas como salidas hay
a, desde cada uno de los vrtices hacia los otros smbolos.
Monto
< 1000 > 1000

= 1000

b)
ms de tres opciones, mediante el trazado de una sola lnea desde el smbolo,
la cual se ramifica en forma horizontal o vertical, con el nmero de lneas necesari
as.

A
A

B C

C
D
Smbolo de formulario u otro soporte de informacin:
Se indica la denominacin del formulario u otro soporte de informacin junto al smbol
o, en forma sinttica o codificada. Por ejemplo: factura, nota de crdito, etc.
La denominacin del elemento portador de la informacin se indica dentro del smbolo.
Por

10
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ejemplo: CD. No es necesario identificar el soporte cuando se trate de un formul

ario de pa-pel.
Proveedores
CD
Smbolo de conector:
Se coloca dentro del smbolo un cdigo que sirve para identificarlo.
Adems del cdigo:
a)
Si une distintas pginas de un procedimiento, junto al conector de salida
se coloca: A P-gina y en el correspondiente conector de entrada De Pgina
De pgina 23
A pgina 23

b)
Si une distintos procedimientos graficados en distintas pginas, junto al
conector de sali-da adems de colocar A Pgina , se coloca A Procedimiento y en el corr
espondiente conector de entrada De Pgina , De Procedimiento
A pgina 23

De pgina 23

1
De Proc. Ventas

A Proc. Compras
1

Norma IRAM 34503

Esta norma establece los lineamientos generales para disear los formularios en lo
s que se repre-sentaran los cursogramas.
Formato de formularios
Los formatos de los formularios pueden ser alguno de los siguientes:
IRAM
A4 de 210 mm x 297 mm
IRAM
A3 de 297 mm x 420 mm
IRAM 3A4 de 297 mm x 630 mm IRAM 4A4 de 297 mm x 840 mm
Las hojas pueden utilizarse en sentido vertical o apaisado, prefirindose el senti
do vertical para el formato A4 y apaisado para el resto de los formatos.
Mrgenes
Debe considerarse un margen de sujecin no menor a 25 mm y los restantes mrgenes la
terales apropiados a las necesidades y presentacin.
Plegado de formularios
Cuando el formulario deba ser plegado, deben tenerse presentes los siguientes re
quisitos:

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a)

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que quede libre el margen de sujecin

b)
que en el formulario plegado quede visible el encabezamiento que sirve p
ara acceder al for-mulario
c)
que el formato del formulario plegado sea el A4
Componentes del formulario
1)
Encabezamiento: Se coloca en el ngulo superior izquierdo o en el margen i
zquierdo y pue-de contener los siguientes datos: denominacin de la organizacin, de
nominacin del proce-dimiento, caracterstica de relevado, propuesto o aprobado y fe
cha correspondiente a la ca-racterstica del trabajo.
Encabezamiento Unidades funcionales

Unidades funcionales
Encabezamiento

2)
Acciones: La inclusin de esta columna es optativa, de acuerdo al criterio
de diseo utiliza-do, es decir, si es con columna de descripcin o sin columna de d
escripcin
3)
Datos complementarios: Es conveniente reservar un espacio para los datos
complementa-rios como referencias de nombres de formularios, etc. Para ello se
utilizarn ngulos libres

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BIBLIOGRAFIA
Normas IRAM 34501, 34502 y 34503
OIT (Organizacin Internacional del Trabajo), Introduccin al estudio del trabajo (G

inebra, OIT)

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