PREFACIO

La documentacin generada y recibida como producto de las funciones y atribuciones

de las empresas e instituciones pblicas o privadas, viven en primera instancia en sus
archivos de trmite, es ah donde La organizacin documental sustentada en los
principios y procesos archivsticos establecidos garantiza una eficiente disposicin
documental, potenciando de forma controlada, todo el carcter informativo que esta
porta; En consecuencia est actividad se vuelve necesidad bsica y relevante para el
desarrollo de las funciones administrativas y sustantivas dentro de las mismas. Del
mismo modo, las actividades relativas a procesos de control documental tienen sus
primeras manifestaciones mediante instrumentos de control documental, como son el
Cuadro General de clasificacin archivstica, inventario general, que forman los
cimientos para garantizar la organizacin documental en todas las edades e instancias
por las que deben atravesar los documentos de archivo y que adems, consolidan la
parte de servicios prestados dentro de las actividades administrativas y de la institucin,
hasta que los documentos cumplen sus plazos de conservacin establecidos tanto en
concentracin como en la fase terminal o definitiva de estos . En relacin a esta opinin
es un hecho que en la actualidad la organizacin administrativa de las diferentes
instituciones esta auxiliada por los avances en materia computacional. Los archivos
como parte de ellas , no han quedado fuera de este fenmeno trasformador de
organizacin , su influencia en el registro descriptivo (identificacin) , clasificatorio, de
catalogacin de los expedientes, de control y dems procesos que se llevan a cabo
dentro de ellos, utilizan desde programas simples de los llamados de paquetera office,
hasta sofisticados softwares, diseados especficamente para las necesidades
requeridas en la organizacin archivstica, dando como resultado una recuperacin de
la informacin casi inmediata, lo cual no exenta, sino que al mismo tiempo exige, la
aplicacin de principios y procesos archivsticos establecidos en la teora archivstica
ya que establecen la base de una correcta administracin documental.
En relacin a los documentos de archivo generado o recibidos en el actuar de la vida de
cada institucin, resulta obvio mencionar la importancia de conservarlos y mantenerlos
de manera organizada, ya que cada uno de ellos se est en relacin directa con sus
predecesores y sucesores para constituir y concluir en un todo del asunto o serie de
que se trate (unidades documentales compuestas o expedientes). Esto contribuye a
una adecuada y eficiente toma de decisiones dando su razn de ser a toda la funcin
de organizacin en la archivstica.
Lo anterior como prembulo a lo que se presentara como trabajo de Informe Laboral
denominado Organizacin y Control del Archivo de Trmite en el Bufete de Abogados
Leyva, Montenegro, Trigueros S.C. Y que sustentara mi proceso de titulacin
profesional.

Captulo I

LEYVA, MONTENEGRO, TRIGUROS, ABOGADOS S.C.

Leyva, Montenegro, Trigueros Abogados, S.C., empresa prestadora de servicios
jurdicos, tiene como funcin primordial prestar asistencia a nuestros clientes,
inspirados en los principios ticos de la ms alta calidad profesional.
Atendiendo a este compromiso ha conformado un equipo de profesionistas, internos y
aliados estratgicos, multidisciplinarios, especializados, con amplia experiencia y en
continua preparacin en prestigiadas Universidades nacionales y extranjeras para
satisfaccin completa de las necesidades de sus clientes 1 por lo mismo, Los socios
del Bufete participan en la enseanza del Derecho, tanto en universidades pblicas
como privadas, y debido a su preparacin en materias novedosas han intervenido en
foros de discusin para la propuesta de reformas legales, particularmente en materia
jurdico-deportiva2. La sociedad presenta como uno de sus principales objetivos, la
prestacin de toda clase de servicios relacionados con las materias Jurdica,
informtica, actuaria, y de administracin as como la imparticin de clases cursos y
seminarios en estos rublos. Brinda servicios a clientes como pueden ser deportistas,
directivos, tcnicos, rbitros, jueces, Asociaciones Deportivas, Federaciones,
autoridades de Cultura Fsica y Deporte, organismos deportivos, entes de promocin
deportiva, patrocinadores y promotores deportivos, y, en general, cualquier persona
vinculada al deporte, adems Corporativos, y clientes de asuntos jurdicos de
particulares siendo en la actualidad una institucin con grandes posibilidades de
expansin, esto debido a su profesionalismo y dedicacin de cada uno de sus socios y
colaboradores. Para consolidar su crecimiento ha invertido en la capacitacin del capital
humano e infraestructura como son adecuacin de instalaciones muebles y
tecnolgicas adems de contar ya con un archivo de trmite organizado lo que le
significa servicios de recuperacin y consulta de informacin eficiente como apoyo en el
cumplimiento de las actividades y tramites de todos sus asuntos, de manera continua.
1 Leyva, Montenegro, Trigueros, Abogados, S.C. NOSOTROS [en lnea] 4 Marzo 2012
Central Standard Time Mxico D.F. < http://www.lmt.mx/nosotros1.htm> [Consulta:
18 marzo de 2015]
2 Ibdem.

Esta es de manera general un acercamiento actualizado del estado que esta empresa
mexicana por excelencia se encuentra.

ANTECEDENTES
Como y cuando surge.
Atendiendo a conversacin con la Lic. Sadara Montenegro Gonzlez, y al contrato de
sociedad por el que se constituye de manera legal Leyva, Montenegro, Trigueros,
Abogados, S.C. (mencionada en lo sucesivo como L, M, T, S.C.), la empresa presenta
dos etapas de desarrollo. Comienza sus actividades en el ao 2010 con una primera
formalidad de sociedad bipartita entre la Lic. Sadara Montenegro Gonzlez y el Lic.
Pablo Valente trigueros Maldonado (primera etapa) misma que en el ao 2012 (segunda
etapa) ampla el nmero de socios al incorporar a esta firma como socios a los
licenciados Mario Leyva Gmez y Jos Ramn Trigueros Prez. El objeto de dicha
sociedad es la prestacin de servicios jurdicos, informtica, actuarial y de
administracin.
En la primera etapa, los servicios van dirigidas a un mnimo de clientes mismos que con
el paso del tiempo y gracias a la calidad de los servicios fueron recomendando a la
firma, la que en la actualidad se jacta ya, de tener clientes de renombre los cuales le
consolidan y dan fuerza y sus actividades principales van dirigidas a la atencin de servicios
en dos campos del derecho.

-Derecho deportivo
1. Federaciones deportivas
2. Litigios nicos de las reas:
a) penal,
b) familiares
c) civil
d) administrativos

La firma inicia actividades funcionales sustantivas atendidas totalmente por sus

asociados, abogados, y el apoyo de un gestor de asuntos en trmite. En cuanto a las
funciones comunes o de organizacin administrativa primordiales, tambin sern
realizadas por ellos. La documentacin generada en este tiempo es controlada de
manera personificada por cada representante encargado del asunto de que se trate.
Aqu es donde de crean los primeros expedientes que para su control son manejados
en los espacios particulares de cada representante legal del asunto encomendado.
En el ao 2012 se da un cambio trascendental a la firma al pactarse de manera formal
la aceptacin de dos nuevos socios en esta empresa; Uno de los cuales trae nuevos
servicios jurdicos que son los de

propiedad intelectual,

derechos de autor,

marcas

patentes,

Mismas que a la fecha se mantienen con espacios crecientes en Mxico y el extranjero.

Cuando los clientes y sus asuntos aumentan, ao 2012, la empresa se fortalece pero al
mismo tiempo requiere de una participacin mayor de personal para controlar tanto la
administracin como de apoyo a los tres socios participantes en atencin de servicios
prestados, por lo que se da la apertura y contratacin de dos puestos importantes y
claves de esta organizacin, un jefe de administracin que llevara todo el control de
organizacin administrativa y el rea de pasantes que contara con una persona
encargada de correspondencia y apoyo a gestora o trmites ante los diferentes
organismos de administracin pblica con las que L, M, T, S.C. se relaciona para
cumplir con los diferentes compromisos en el desahogo del asunto reflejo del servicio
prestado a cliente en su gestin. As se mantiene la organizacin hasta que en el ao
2014, cuando la consolidacin de la firma hace posible y necesaria la organizacin,
control y adecuacin del archivo de trmite, y la apertura del rea de abogados.se
contara con la participacin laboral de dos abogados de reconocida trayectoria
profesional y que apoyaran todos los trmites de los asuntos de esta organizacin y
adems con un pasante de Archivonoma que ocupar el puesto de encargado de
archivo.

MISIN Y VISIN
L, M, T, S.C. Tiene como misin
Proteger los intereses de los clientes y trabajar activamente para prevenir riesgos y
obtener soluciones favorables, eficaces y oportunas en los asuntos que le son
encomendados.
Resolver los conflictos de sus clientes con una visin rpida y definitiva, conforme a lo
que sistema jurdico nacional le permite, proponiendo
*
*
*

soluciones estratgicas que resulten ms viables

agotar todos los medios jurdicos necesarios para una solucin justa de los
asuntos a nuestro cargo, siempre en beneficio de nuestros clientes.
mantener informado a nuestros clientes del desarrollo de sus encomiendas en
todo momento, aportando la documentacin de importancia de forma oportuna
respecto del desarrollo de sus encomiendas.

Todo esto con miras a establecer siempre una mejor posicin dentro de las firmas de
servicios jurdicos en Mxico

Estructura orgnica

Organizacin de la estructura administrativa de L, M, T, S.C.

La implementacin un sistema de organizacin administrativa esta siempre ligado al
cumplimiento de metas y objetivos trazados por toda institucin o empresa.
Todas ellas
presentan para su organizacin administrativa al personaje principal
encargado de llevar a buen fin las actividades de la empresa, su Direccin. L, M, T, S.C.
establece su sistema de organizacin administrativa de forma Jerrquica-Funcional
encabezado por un consejo de Direccin General, constituida por tres de sus socios a
los que se subordina el rea Administrativa y la jefatura de rea Legal.
El rea administrativa, tendr apoyo de un asistente administrativo as como del archivo
de trmite para el cumplimiento de sus actividades
La Subdireccin de rea legal, estar apoyada por rea de abogados y el rea de
pasantes a las que del mismo modo se subordina el rea de correspondencia y archivo
de trmite. Todo este sistema de organizacin se representa en el organigrama
presentando a continuacin. La estructura funcional y actividades de las mismas que
detallaremos ms adelante.

Organigrama Leyva, Montenegro, Trigueros, Abogados, A.C.

Realizado el 20 de marzo de 2014 por la Direccin Administrativa del despacho

Funciones
Funciones Comunes o Administrativas
Describir las funciones comunes y sus actividades son para la organizacin archivstica
de suma importancia ya que en ellas se hace evidente las series documentales del tipo

administrativo que se generaran y que tendrn relevancia en la comprobacin y

justificacin administrativa, contable y financiera de la empresa. Para ello y aun cuando
el archivo de trmite no controle esta documentacin y solo auxilie en la apertura de
expedientes, se detalla a continuacin las actividades propias de las funciones
administrativas.
Funciones Generales encargadas a esta rea son:
1) Planificar, organizar, dirigir y controlar de los recursos Financieros, materiales,
humanos y tcnicos, as como elaboracin y ejecucin de programas, y planes
que sean diseados dentro de la empresa, orientados optimizar los procesos
de y estrategias que permita alcanzar la misin y objetivos de la firma llevando a
cabo las siguientes actividades administrativas.
2) Aplicacin del presupuesto asignado para as cumplir lo establecido en la
normatividad interna conforme a la actividad de esta empresa.
3) Realiza actividades administrativas en las reas de: Tesorera, Contabilidad,
Recursos Humanos, Adquisiciones y Mantenimiento, y el Archivo; de acuerdo a
las polticas internas establecidas. De estas se derivan actividades como:
4) Control e integracin de la informacin presupuestal, contable, financiera y
logstica para la toma de decisiones y rendicin de cuentas a las instituciones
fiscales correspondientes.
Tesorera:
Sus funciones y actividades estn integradas al rea Administrativa de la firma.
Presenta las siguientes Actividades Especficas:
I.

El Departamento de Tesorera y Caja se encarga de instrumentar y operar las

polticas, normas, sistemas y procedimientos de control, necesarios para
salvaguardar los recursos financieros de la firma, optimizando el control de
gestin, y atendiendo con oportunidad las solicitudes de pago de los diferentes
compromisos contrados por el despacho de acuerdo a lo establecido cuidando
que la documentacin que soporta los egresos cumpla con los requisitos de
carcter fiscal y de control interno.

Descripcin de Actividades
Atender todos los aspectos relativos a la obtencin de los servicios bancarios
que requiera la operacin financiera del despacho.
Asegurar que la documentacin soporte de la salida de efectivo cumpla con los
requisitos de carcter fiscal y de control interno.

 Remitir al Departamento de Contabilidad, el informe mensual de las operaciones

bancarias, de dispersin de fondos, ingresos y egresos, respaldada con los
documentos comprobatorios y justificativos originales, que garantice su
adecuado registro dentro de la contabilidad del despacho.
Atender al control de la expedicin y entrega de cheques.
Elaboracin de plizas, fichas de depsito y todo lo relacionado con el corte
mensual.
Realizar las actividades relativas al personal habilitado para pago de nminas.
Elaborar los informes peridicos sobre el estado de posicin financiera de las
cuentas bancarias y de los flujos de caja de la empresa.
Realiza el arqueo de caja chica diario.
Entrega a contabilidad los comprobantes de pagos correspondientes de los
depsitos.
Elabora relacin e imprime los cheques y recibos para el pago de los diferentes
proveedores y nmina del personal.
rea de Contabilidad
Es la encargada de supervisar y coordinar las funciones de la contabilidad
general, prepara los informes y estadsticas que reflejan con fidelidad la situacin
contable de la empresa, consolida las cuentas y desarrolla los procedimientos
contables. (Despacho externo)
rea de Recursos Humanos:
Sus funciones y actividades estn integradas al rea Administrativa de la firma.
Sus Actividades Especficas son:
*
*
*
*
*
*
*

Esta encargada del reclutamiento y seleccin del personal de la empresa

Elabora los recibos de nmina para el pago de personal y los entrega a
la funcin de caja.
Elabora los reportes de nmina a contabilidad para generar el pago de impuestos
ante las instituciones correspondientes.
Controla los expedientes de personal.
Cumple con los pagos correspondientes ante el IMSS (Instituto Mexicano del
Seguro Social) de los trabajadores, adems de realizar las diferentes gestiones
ante este instituto.
Establece el control de las vacaciones, permisos, faltas del personal.
Registro de inasistencias mensualmente.

rea de Adquisiciones y Mantenimiento.

De igual forma Sus funciones y actividades estn integradas al rea Administrativa de
la firma.

Sus Actividades Especficas son:

Realiza gestiones de compra con los proveedores y proporciona los recursos de

limpieza, despensa, papelera y materiales varios necesarios en las actividades
del despacho.
Realiza inventarios de manera sistemtica en el tiempo, de los diferentes
insumos que se han consumido.
Lleva cabo los reportes de mantenimiento del inmueble ante la persona
encargada y nombrada por el propietario del mismo para tal efecto.

Funciones sustantivas
Funciones del rea Deportiva

Prstamo de servicios a nivel nacional inherentes al Derecho Deportivo, los que pueden
ser:

Auditoras legales.
Constitucin, control y seguimiento (corporativo y operativo) de Asociaciones y
Federaciones.
Trmites ante autoridades del Deporte y vinculadas al mismo, organismos
deportivos, Federaciones, Asociaciones y entes deportivos.
Elaboracin de Estatutos y Normas Reglamentarias.
Contratacin deportiva.
Convenios de coordinacin y colaboracin.
Procesos electorales deportivos.
Prevencin y defensa en cuestiones relacionadas con el uso de sustancias
prohibidas y mtodos no reglamentarios en el deporte (dopaje).
Derechos de imagen, retransmisiones televisivas y Ambush Marketing
Proyectos legislativos, reglas de operacin y fideicomisos deportivos
Representacin en procedimientos deportivos, administrativos y judiciales
(incluyendo los disciplinarios y de impugnacin).

Funciones de Litigio y Consultora ante tribunales federales y del fuero comn.

o
o
o
o
o
o

Civil,
Mercantil,
Familiar,
Administrativa,
Penal
Laboral,

Funciones Propiedad Intelectual

Proteccin de Derechos intelectuales
Prevencin y defensa de procedimientos de infraccin materia de Propiedad
Intelectual Cuyas reas principales son: Industria farmacutica, (entre otros a
Pfizer, Inc.)
Defensa de invenciones en la mayora de las reas de produccin, desde la
industria de la Tecnologa de Informacin (IT) hasta la industria del
entretenimiento.
Funciones Derechos de Autor
-El registro de obras literarias y artsticas
* obtencin de un registro adecuado, as como su administracin y seguimiento

*
*
*

licenciamiento y redaccin de contratos de alto nivel tcnico/jurdico.

Representacin de Federaciones Deportivas y personas fsicas y morales en
proyectos de generacin de valor y en los procedimientos de avenencia,
arbitrales, judiciales y administrativos respectivos.
En cuestiones de software representamos a diversas empresas en la adquisicin
de licencias hasta el licenciamiento de productos.

Funciones de Marcas
Registro marca y proteccin
Registro de marcas a nivel nacional e internacional,
El desarrollo y la administracin de marcas no concluyen con el registro; por lo que
ofrecemos una diversidad de posibilidades para la generacin de valor sobre marcas,
incluyendo
o licenciamiento,
o franquicias o cesiones de derechos
o elaboracin de contratos con la claridad y certeza que requiere el mbito
comercial
o Asesoramos a clientes de cualquier industria respecto de infracciones y
prevencin de las mismas, particularmente en las reas farmacutica,
metalrgica, transportista y de entretenimiento.
Funciones de Patentes
La identificacin y proteccin de invenciones
Seguimiento y la obtencin de patentes,
Modelos de utilidad o diseos industriales. En esta materia, asesoramos y
representamos a diversas empresas de la industria farmacutica, de la
construccin y del transporte tanto nacional como internacional.
Desarrollamos y redactamos contratos especializados en licenciamiento,
distribucin y servicios asociados, incluyendo la investigacin y el desarrollo de
nuevas tecnologas o su transferencia, tendentes a la generacin de valor sobre
los activos intangibles de nuestros clientes.
Representamos a clientes en esquemas contra infracciones y usos no
autorizados de patentes, modelos de utilidad o diseos industriales, en diversos
litigios del pas y en el extranjero.

Captulo II

ARCHIVO DE TRMITE.
PRINCIPIOS Y PROCESOS TCNICOS APLICADOS EN LA ORGANIZACIN Y
MANEJO DE LA DOCUMENTACIN ACTIVA.
El desarrollo de este captulo, tratara de los principios y conceptos archivsticos
relacionados a la organizacin y control en un archivo de trmite, anunciando primero
los principios fundamentales y continuando con la idea de informacin, concepto clave
para cimentar la razn de documento-documento de archivo, archivo-archivo de trmite,
organizacin en archivo de trmite, etc.
Sern presentados conceptos de dos autores, todos archivonomos prestigiados y una
opinin personal, obtenida a partir de ellas.
Para redondear los conceptos se tomaran prestadas si son necesarias, algunas
imgenes de los mismos u otros. Esta exposicin servir como respaldo a la exposicin
del siguiente captulo III.
INFORMACIN.
Este concepto es presentado de manera inicial en la obra de AGUILERA MURGUA,
Ramn y Nacif Mina, Jorge. Aqu los mencionados argumentan que La
informacin es producto de un proceso, de una valoracin y de una seleccin.
El principio de la informacin es el deseo de transmitir y la necesidad de conocer 3. Y
concluyen el concepto de la forma siguiente:
Informacin es conocimiento, es resultado de un proceso intelectual. 4
As la informacin como resultado de un proceso intelectual debe referirse a un
fenmeno, accin o acto especfico, al cual se le posibilita su significado, es decir, su
comprensin valorada, y la obtencin de una sntesis o extracto selectivo de la misma
optimizando as su utilidad.
Por otro lado ALDAY Garca, Araceli, se pregunta Que es la informacin?
La informacin es el conocimiento que los hombres perciben por medio de uno o ms
de sus sentidos.5 Y agrega, La informacin permanece intangible hasta que est
representada de una manera formal con datos. Cuando la informacin est

3 AGUILERA MURGUA, Ramn, Nacif Mina, Jorge.: Los Archivos Pblicos: Su

Organizacin y Conservacin. Mxico: ed. Porra, 2006.P.2
4 Ibd.
5 ALDAY Garca, Araceli. Introduccin a la Operacin de los Archivos en las
Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. Mxico: A.G.N, 2004. P.17

representada como datos en un documento puede ser guardada, comunicada y

usada.6
Ella trata a la informacin como conocimiento almacenado por medio de los sentidos
humanos y aade que este conocimiento, se hace presente al transformar el mismo en
datos asentados en algn medio para su posible transmisin.
Si juntamos las dos expresiones en relacin a este concepto tenemos que informacin
es:
Conocimiento, resultado de un proceso realizado a travs de los sentidos humanos y
que se sujeta a la necesidad de poder ser conservado, transmitido y utilizado.
Para cumplir esta necesidad es representado como datos asentados en algn soporte
fsico. Esta definicin de informacin nos conecta directamente con el siguiente
concepto denominado comnmente como documento.
DOCUMENTO.
En la definicin de Informacin tratada en prrafos anteriores, se establece que este
concepto expresa conocimiento, producto de la actividad de los sentidos humanos y
que necesita ser conservada, trasmitida y utilizada; Para cumplir con esta necesidad se
crea el documento segn lo expresan primeramente, ALDAY Garca, Araceli quien lo
define como:
todo registro de informacin, independientemente del soporte fsico 7
Agrega,
(un libro, una revista, un mapa, una pieza arqueolgica, una moneda, una escultura, un
cuadro, etc.)8
Hasta aqu, la informacin se plasma en una variedad de soportes para ser leda o
interpretada, conservada y usada por un sin nmero de personas y en un tiempo
indeterminado.
BARNARD Amozurrutia, Alicia lo identifica como:
Unidad que contiene informacin registrada en un soporte 9
6 Ibd.
7 ibd.
8 ibdem
9 BARNARD Amozurrutia, Alicia. Gua para la organizacin y control de expedientes
de archivo. Mxico: A.G.N, 2002. P.19

Por lo que documento es:

-Toda informacin registrada sobre un soporte fsico, cualquiera que sea su forma y
constitucin.Y dado que los documentos se han generado en diferentes pocas de la historia
humana, estos han evolucionado en cuanto al uso de soportes que registran esa
informacin; en la etapa en que aparece el soporte papel, los documentos encuentran
un medio para extender su uso en muy diferentes mbitos de la estructura social, en
especial en las instituciones pblicas y privadas, las que debido a sus funciones y
organizacin administrativa registran en este tipo de soporte todo aquello que es de su
incumbencia, necesaria para su desarrollo adems de documentos auxiliares de uso
informativo o apoyo . Esto ha dado lugar a seleccionar y separar documentos de
importancia esencial y con caractersticas especiales que requieren un tratamiento
orgnico el cual posibilite su control integral, estas caractersticas son las que los
definen y se les denomina dentro de la archivstica como Documentos de archivo el cual
ser tratado a continuacin.
DOCUMENTO DE ARCHIVO.
Documento de archivo, lo presenta BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia como:
Documento que sin importar su forma o medio, ha sido creado, recibido, manejado y
usado por un individuo u organizacin en el cumplimiento de sus obligaciones legales o
en el ejercicio de su actividad o funcin.10
Adems establece las caractersticas que los hacen diferentes a cualquier otro tipo de
documentos diciendo:
*

*
*
*

Los Documentos de Archivo tienen un carcter seriado, ya que cada documento

se produce uno por uno, y constituyen con el paso del tiempo series
(documentos sobre un asunto o temas tales como jutas, acuerdos, etc.)
Los Documentos de Archivo se generan dentro del proceso natural de una
actividad y surgen como producto o reflejo de las tareas de su productor; es
decir, no son ajenos a l.
La informacin que contiene el documento de archivo es nica, por ende no
existen documentos de archivo iguales11
Un Documento de Archivo es esttico. Esto quiere decir que es definitivo y no
puede ser cambiado o corregido
Un Documento de Archivo tiene autoridadproporcionan la evidencia oficial de
la actividad que registran, por lo cual deben ser confiables. Su confiabilidad
estar vinculada a su creacin al generador y a la autoridad que tiene para

10 Ibd.
11 Ibd.

producirlo. Las firmas, encabezamientos y sellos son indicadores de la

naturaleza oficial de los documentos de archivo
las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentidola razn del
Documento de Archivo es por su perteneca a un conjunto. Al unidad documental,
o expediente, serie o seccin- y por las relaciones que entre los documentos se
establece.12

Estas caractersticas son expresadas por ella misma de la forma sig.:

aquellos que tienen un carcter seriado, se generan dentro del proceso natural de una
actividad o funcin, son nicos, tienen autoridad, son estticos y se interrelacionan
entre s.13
ALDAY Garca, Araceli. Hace diferencia de los documentos; como documentos vistos de
manera genrica y documentos vistos de manera estricta. A estos ltimos son a los que
denomina, -Documentos de Archivo- y los define como:
La informacin contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y
conservada por cualquier organizacin (pblica o privada) o persona en el ejercicio de
sus competencias o en el desarrollo de su actividad. 14
Si observamos esta definicin expresa lo que ya se ha definido como documento es
decir: -la informacin contenida en cualquier soporte- y agrega otra caracterstica como
es el tipo documental.
Entonces reareglando y uniendo estas dos opiniones tenemos que documento de
archivo es:
Documento que independiente de su tipo, es producido, recibido, usado, manejado y
conservado por cualquier persona u organizacin (pblica o privada), en el ejercicio de
sus competencias (actividades o funciones) y para el cumplimiento de sus obligaciones
legales.

Definicin de archivo
Documento de archivo
Ciclo vital del documento
12 Ibdem.p.20
13 Ibd.

14 Op.cit.p.17

Concepto de archivo de trmite

Procesos tcnicos archivsticos aplicados en el archivo de trmite
Recepcin documental
Organizacin documental
Clasificacin
Ordenacin
Descripcin documental
Apertura del expediente
Transferencia
Prstamo y consulta

Mejor respuesta: Se utilizan en citas textuales de autores, ibd. refiere a un libro que
ha sido el inmediato anterior citado solo que con otra pgina ej. Elena Garro, Ins,
Madrid, Ed. Castalia 29, si lo citas de nuevo enseguida de la cita anterior: Ibd., p 48.
Refieres el mismo libro pero otra pgina. En el caso de ibdem es el mismo libro y la
misma pgina, si citas dos frases de la misma pgina usas ibdem; en el caso de p.

Cit, refiere antes citado o sea si ocupas de nuevo el libro de Elena Garro ms adelante
solo pones Garro, op. Cit, p 56.

LOS FUNDAMENTOS
DOCUMENTOS

DE

LOS

ARCHIVOS

LA

ADMINISTRACIN

DE

ARCHIVO DE TRMITE.
PRINCIPIOS TCNICOS DEL MANEJO DE DOCUMENTACIN ACTIVA

Los documentos debern elaborarse en Microsoft Word; el tipo de letra a utilizar es

Times New Roman o Arial; el tamao de fuente es 12; y el interlineado puede ser
sencillo, o bien a 1.5, en funcin de la extensin del propio trabajo.

En todos los casos se debern utilizar hojas tamao carta con margen superior e
inferior de 2.5 cm, margen izquierdo de 3 cm y margen derecho de 2 cm.

______________________________________________________________________
Citas de referencia
ARVALO JORDAN, Vctor. Diccionario de trminos archivsticos. Argentina: Asociacin
de archiveros de Santa Fe, 2002 pp. 27-32

TANODI, Aurelio. Manual de archivologa hispanoamericana. Argentina: Universidad de

Crdoba, 1961. pp. 9-38
SCHELLENBERG, Teodoro. Archivos modernos: Principios y tcnicas. AGN-SEGOB,
Mxico. 1987 pp. 21-23

RAMREZ, Celia. La archivologa una disciplina desconocida. En Gustavo Villanueva,

coord., Teora y Prctica archivstica II: Mxico: CESU-UNAM, 2000PP. 8-35 Cuadernos
del AHUNAM.12

HEREDIA Herrera Antonia. Archivstica general: teora y prctica. 7. Edicin. 1995.

Diputacin Provincial de Sevilla.

Ley Federal de Archivos. [En lnea]. [Consultado el 6 de abril de 2013]. Disponible en:
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFA.pdf.

GLOSARIO DE TERMINOLOGA ARCHIVSTICA Y DE CIERTAS EXPRESIONES DE

ADMINISTRACIN: SEP. ENBA. Mxico. 1980. p. 23

GARCA HERNNDEZ, Oscar Eduardo, Gua de autoaprendizaje. Organizacin de

archivos 1. Modalidad de Educacin a Distancia. SEP. ENBA. Mxico, 2000. p. 86. 24
Ibdem, p. 86

CRUZ MUNDET Jos Ramn y MIKERALENA PEA, Fernando. Informacin y

documentacin

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS UNIDADES DE DOCUMENTACIN EN

TRMITE. Los Sistemas Red de Archivo del Gobierno Federal. No. 4. Archivo General
de la Nacin. Mxico, 1999. p.
GONZALEZ RAMREZ, Luis. Archivonoma: El registro dela informacin. Mxico: Eca,
1961. pp.
CRUZ NAVARRETE, Claudia. Situacin de la licenciatura en Archivonoma periodo
1975-1990. Tesis, Mxico1993. pp. 5-18, 90
BERNAD AMOZORRUTIA, Alicia. Gua para la organizacin y Control de Expediente de
Archivo.