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ANEXO 1

FICHA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL DE ARCHIVO DE OFICINA A


ARCHIVO CENTRAL
Divisin, Unidad, Oficina
Nombre
responsable
Archivo de Oficina
Fecha de Transferencia
Serie Documental
Ordenanamiento
Fechas extremas
Catastro
documentos

de

los Indicar la cantidad de hojas anexadas (base de


datos en Excel)

Nmero
total
de
archivadores, o cajas
Memphis
Cajas N
Estado de conservacin
de los documentos
Buena:
(Marcar con equis)
Soporte en que se
encuentra la informacin
(Marcar con equis)
Papel:
Observaciones

Funcionario/a
responsable del Archivo
Central que recibe los
documentos.
Funcionario/a
responsable del Archivo
de Oficina

Archivadores N
Regular:

Mala:

CD:

Otros:

ANEXO 2
FONDO

SUBFONDO

SUB-SUBFONDO

SERIE
DOCUMENTAL

CONTENIDO

VOLUMEN
UNIDADES

CRONOLOGIA

INSTALACION

ORDENAMIENTO

GLOSARIO

FONDO

Se refiere al Servicio Pblico

SUB FONDO

Se refiere a la dependencia (Divisin, Departamento, Programa u otra) que tiene documentos en el depsito que se detalla

SUB SUB FONDO


SERIE
DOCUMENTAL

Se refiere a la sub-dependencia (Departamento, Programa u otra) que tiene documentos en el depsito que se detalla

CONTENIDO
VOLUMEN
UNIDADES

Breve descripcin del contenido de la serie documental que se describe

CRONOLOGIA

Aos extremos que tiene la serie documental que se describe; Idealmente, precisar las fechas extremas; dd/mm/aaaa

INSTALACION

Tipo de instalacin; archivador, carpeta, empaste u otro, que tiene la serie documental que se describe

ORDENAMIENTO

Orden que tiene la serie documental que se describe (cronolgico, onamstico, geogrfico, por materia, etc,)

UBICACIN FISICA

Sealar en qu depsito se encuentra la serie documental, y especificar en qu sector y/o estante. (Esta informacin la ingresa el Archivo que recibe los documentos)
Clasificacion alfanumerica que identifica la
instalacion

CLASIFICACION

UBICACIN
FISICA

Conjunto orgnico de documentos que poseen caractersticas homogneas; por ejemplo: Resoluciones, actas, minutas, oficios, proyectos, etc.)

Cantidad de unidades documentales (expedientes, empastes, carpetas) que tiene la serie documental que se describe

RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL INGRESO DE LA INFORMACION


1 Revisar que la informacin ingresada en cada campo corresponde a la solicitada segn el glosario
2 No utilizar siglas y/o abreviaturas
3 No utilizar la categora OTROS y/o VARIOS, como serie documental
4 En el campo Ubicacin Fsica, precisar con el mayor detalle la ubicacin fsica de la serie documental que se est describiendo

Nombre de quien entrega

Nombre de quien recibe

Unidad a la que pertenece

Archivo Central
Fecha:

CLASIFICACION

ANEXO 3
FORMULARIO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Se debe completar un formulario por cada tipo documental que se transfiere.

INFORMACIN GENERAL
Organismo remitente
Organismo generador
Nombre funcionario/a responsable
Direccin
Telfono
Fecha de la transferencia
INFORMACIN DE LOS DOCUMENTOS
Serie Documental
Rango de numeracin de los documentos.
Consignar por ao
Rango de Numeracin de los volmenes.
Consignar por ao
Fechas de los documentos. Consignar fecha de
inicio y cierre
Nmero total de unidades de instalacin. Como
volmenes, legajos o cajas.
INFORMACIN DE CONSERVACIN
Papel

Otros

Soporte de los documentos


Buena

Regular

Calidad de conservacin de los


documentos
OBSERVACIONES

FIRMA Y TIMBRE DE FUNCIONARIO /A RESPONSABLE

Mala

ANEXO 4

INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES A


UNIDADES DEPENDIENTES DE LA SUBDIRECCIN DE ARCHIVOS NACIONALES
1- Para verificar una transferencia documental por primera vez, las instituciones
debern solicitar una visita en terreno a la Oficina del Sistema Nacional de Archivos, en
el caso de las que se encuentran localizadas en la Regin Metropolitana, o a sus
Archivos Regionales en lo que se refiere a organismos pblicos de la regiones de
Tarapac y de la Araucana.
2- Como resultado de dicha visita, la Unidad respectiva se pronunciar, mediante
informe por escrito, sobre las condiciones de organizacin y conservacin documental,
recomendando los procesos tcnicos exigidos para aceptar el depsito documental.
3- Una vez realizados los procesos tcnicos recomendados en el informe derivado de la
visita o del catastro, la institucin productora proceder a realizar el inventario
automatizado de la documentacin a transferir, en un programa acordado mutuamente
o en el sistema proporcionado por el Archivo Nacional. Si las instituciones as lo
estiman necesario, podr convenirse una actividad de entrenamiento en el uso del
sistema empleado por el Archivo Nacional.
4- Adicionalmente, se completarn los formularios de transferencia, en los que se debe
resumir la informacin por cada tipo documental que se transfiere.
5- Una vez separados los volmenes por tipos documentales, deben ordenarse
correlativamente por aos, es decir, desde lo ms antiguo hasta lo ms reciente, y
disponerlos en ese orden en las cajas o paquetes de embalaje.
NORMAS DE CONSERVACION PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

Para verificar una correcta mudanza del material documental, la organizacin deber
considerar las siguientes exigencias definidas e informadas por el Archivo Nacional.
Los documentos deben remitirse encuadernados de acuerdo al estndar de
conservacin
en
aplicacin.
Los volmenes deben ordenarse por ao y tipo documental, formando conjuntos de no
ms de 10 libros.
Dichos conjuntos de volmenes, deben ser instalados en cajas o recubiertos con
cartn corrugado, y sellados con cintas de embalaje y/o cordeles.
Cada paquete con volmenes, debe ser numerado siguiendo el orden cronolgico de
la documentacin, es decir, el paquete con la documentacin ms antigua debiera llevar
el N 1, y as sucesivamente. Ello, con el fin de facilitar su instalacin en las estanteras
del
archivo
Nacional.
Nunca se debe amarrar los libros o legajos en forma directa, las cintas o cordeles
deben ir por s obre la proteccin que se elija.
6- El funcionario responsable de la transferencia debe dirigir un oficio al Conservador
del Archivo Nacional, , indicando los aos extremos y volumen de la documentacin
transferida, comunicacin que acompaa como antecedentes los formularios de

transferencia respectivos. El da de la transferencia, dichos documentos deben


presentarse en original y una copia.
7- Para acordar la definicin del da y hora en que va a efectuarse el traslado de los
documentos, la institucin productora se contactar, va telefnica o por correo
electrnico, con la Oficina del Sistema Nacional de Archivos.
8- El traslado hacia y la descarga de los documentos en el rea de depsito reservada
por el Archivo Nacional de la Administracin, sern de responsabilidad de la institucin
que entrega los documentos.
9- Con posterioridad, y no despus de dos meses, le ser remitido un oficio de
recepcin definitiva, con indicaciones del material faltante si es que fuera el caso.
10- El Archivo Nacional se reserva el derecho de devolver a la institucin de origen
aquellos documentos que son transferidos sin atenerse a las presentes instrucciones.

ANEXO 5
NORMAS DE ENCUADERNACION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Los documentos transferidos al Archivo Nacional tienen importancia patrimonial y con el propsito de
preservar su estructura fsica y contenido informativo, deben encuadernarse de acuerdo a las siguientes
normas:
I. Costura
Para unir los documentos, se pueden emplear dos tipos de costura:
1. Costura picado a telar para los documentos que tengan ms de 3 cm. de margen interno.
2. Costura por el lomo para los documentos que tengan menos de 3 cm. de margen interno. En este
caso, se deben formar cuadernillos de 8 hojas.
3. No obstante, previa evaluacin del Archivo Nacional, se aceptarn otras costuras que sean firmes y
aseguren una amplia apertura del tomo de documentos.
II. Formacin del lomo del cuerpo del libro
El lomo no debe exceder los 8 cm. de grosor y debe llevar tres refuerzos que servirn para unir el cuerpo
del libro con la cubierta:
1. En toda su extensin el lomo debe protegerse con papel libre de cido de 104 gramos, o un papel de
calidad equivalente.
2. Instalar un refuerzo de esterilla, tela de algodn con apresto, cuyo tamao debe superar el ancho del
lomo en 6 cm. por lado. En cuanto al largo, dicha esterilla debe quedar a 2 cm. del borde superior e
inferior del libro.
3. Agregar un sobre refuerzo de papel libre de cido, adherido slo por los bordes, al lomo del cuerpo del
libro. Al momento de empalmar la cubierta al cuerpo del libro, debe quedar una separacin entre el lomo
del cuerpo del libro y el lomo de la tapa.
III. Hoja de guarda
1. Corresponde a una hoja doble que se agrega al principio y al final del cuerpo del libro y debe
confeccionarse con papel libre de cido de 104 gramos o un papel de calidad equivalente.
IV. Cubierta
1. Las tapas y el lomo deben confeccionarse con cartn piedra importado pues presenta mayor rigidez
y durabilidad que el cartn nacional.
2. Para las tapas su espesor debe ser de 3 mm.
3. Para el lomo su espesor debe ser de 1,5 mm.
4. Las dimensiones de las tapas deben considerar una ceja de 0,5 cms. adicionales al
tamao de los documentos.
5. Entre el cartn del lomo y el cartn de la tapa se debe dejar una bisagra de 1 cm. de separacin.
6.
Tanto el lomo como las tapas deben recubrirse con vinilo importado. No debe usarse
vinilo nacional porque se ha constatado que reacciona negativamente ante las fluctuaciones de humedad
ambiental.
V. Rtulo
En el lomo se debe consignar la siguiente informacin respecto a los documentos encuadernados y en el
orden que se indica a continuacin:
INFORMACIN

EJEMPLO

NOMBRE DE LA REPARTICIN

MINISTERIO DE ECONOMA
SUBSECRETARA DE ECONOMA
DECRETOS SUPREMOS

SERIE DOCUMENTAL
RANGO NUMERICO DE LOS
DOCUMENTOS
FECHAS CON INDICACIN DE
AO, MES,
DA, SEGN CORRESPONDA

N DE VOLUMEN DENTRO DE LA
SERIE

100-150
2000
2000 FEB.-MAR.
2000 FEB. 01 MAR. 12

VI. Otras indicaciones


Usar adhesivo S 600
Usar hilo de algodn N 0
Para el rtulo, usar folia dorada
Nunca recortar los bordes de los documentos
Cuidar que los documentos de gran tamao (como los planos), que pueden estar incluidos en los
expedientes que se transfieren, queden cosidos al libro slo por un borde, de tal forma que permita su
completa apertura y extensin.

ANEXO 6
FORMULARIO SOLICITUD EXPURGO DE DOCUMENTOS

ARCHIVO CENTRAL
MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE

Nmero de Solicitud

Fecha de solicitud

Datos del Solicitante

Nombre Responsable :
Telfono
:
Correo
:
Datos del Documento

Serie o fraccin de serie

Firmas:

Fecha Desde

Fecha Hasta

Unidad productora

ANEXO 7

ACTA DE EXPURGO DE DOCUMENTOS


Los abajo firmantes, ., , .., ., .,
, .., ., acogen la proposicin de expurgo formulada por el
Archivo Central del Ministerio del Medio Ambiente.
Esta propuesta fue estudiada a partir de reuniones efectuadas por el Comit de Expurgo del Ministerio
del Medio Ambiente efectuada (indicar fechas de reuniones) cuyas actas se acompaan.
Adems se anexa Cuadro de Seleccin firmado por todos/as los integrantes del Comit de Expurgo, cuya
propuesta de eliminacin es la siguiente:
Nombre Serie o
fraccin de serie

Fechas
extremas

Unidad
productora

Tipo de Seleccin

Porcentaje o
dimensin
retenida

Las razones por las cuales los abajo firmantes concuerdan con la propuesta y recomiendan la eliminacin
de los referidos documentos, son las siguientes:
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
________________________________________________
Firman integrantes Comit de Expurgo del Ministerio del Medio Ambiente.

10

ANEXO 8
CUADRO DE SELECCIN
COMIT DE EXPURGO MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE

ANTECEDENTES DEL DOCUMENTO N1


Nombre Serie o fraccin de serie:
N de documento:
Fechas extremas:
Unidad productora:
Funcin relacionada:
Valores primarios
Administrativo
Probatorio
Contable
Histrico
Observaciones:

VALORES DEL DOCUMENTO


SI

NO

SI

NO

Valores secundarios
Testimonial
Informativo
Observaciones:

En virtud de la valoracin efectuada, se propone lo siguiente:


Conservacin
(Si o No)

Total
Parcial

Tipo de Seleccin
Total o Parcial

Fecha lmite de conservacin


en
MMA
para
posterior
transferencia al ARNAD

Fecha conservacin para


posterior eliminacin

Porcentaje
retenida

Porcentaje a eliminar

dimensin

Firman integrantes Comit de Expurgo del Ministerio del Medio Ambiente.

Breve fundamentacin:

11

ANEXO 9
ACTA DE ELIMINACION

Los documentos cuya destruccin autoriza la Resolucin Exenta N XXXX, en virtud del proceso de
expurgo llevado a cabo por el Comit de Expurgo del Ministerio del Medio Ambiente, con fecha XX del
XX del ao XX han sido eliminados conforme a lo dispuesto en la mencionada resolucin y el
procedimiento vigente para tales efectos.

Nombre Funcionario

Fecha del acta

12

ANEXO 10
Datos de contacto.
A continuacin, se presenta un cuadro con los contactos del Archivo Nacional, tanto del
Nivel Central como de las regiones de la Araucana y Tarapac:

Archivo Nacional de la Administracin Central del Estado (ARNAD).


Matucana 151, Ciudad de Santiago, telfonos: 7155100 y 7155104, correo
electrnico: arnad@dibam.cl
Archivo Regional de la Araucana. Lautaro 1171 Comuna de Temuco,
Telfonos: (45) 316500 (45) 316501 / Fax: 45 274839. Correo electrnico:
archivo.araucania@dibam.cl

Archivo Regional de Tarapac. Avenida Arturo Prat 2120 - Comuna de Iquique,


Campus Playa Brava UNAP, Ciudad de Iquique, Telfonos: (57) 394151 - (57)
394615, correo electrnico: archivo.tarapaca@dibam.cl