TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

El desarrollo de las tecnologas de la informacin (TI) facilita mucho el

control organizacional a un costo relativamente bajo. El modelo sistmico de
administracin muestra que, para realizar las funciones gerenciales y
enlazar la organizacin con su ambiente externo, se requiere de la
comunicacin; sta y el sistema de informacin de gestin (SIG) son el
enlace que hace posible la administracin
Los datos son hechos crudos que pueden no ser muy tiles hasta que se
convierten en informacin, es decir, una vez procesados se vuelven
significativos y comprensibles para el receptor si bien esto se aplica a la
comunicacin interpersonal, tambin es vlida para las TI, que abarca una
variedad de tecnologas, incluidos diversos tipos de hardware, software y
tecnologas de cmputo y comunicacin de hecho, tecnologas como la 3G
que ampla y mejora las capacidades de las TI, se desarrollan con rapidez:
aun antes de que la tecnologa 3G se instrumentara con amplitud, ya se
habr desarrollado la de cuarta generacin
Las TI han promovido el desarrollo del SIG; la definicin del concepto
sistema de informacin de gestin vara, aqu se define como un sistema
formal para recopilar, integrar, comparar, analizar y difundir informacin
interna y externa a la empresa de manera oportuna, efectiva y eficiente
para apoyar a los gerentes en el desempeo de sus tareas. El SIG tiene que
adaptarse a las necesidades especficas y puede incluir informacin de
rutina, como reportes mensuales; informacin que seale excepciones,
sobre todo en puntos crticos, e informacin necesaria para predecir el
futuro
Expansin de los datos bsicos
La concentracin en la administracin de la informacin, aunada a su mejor
procesamiento, condujo a la reduccin de viejas limitaciones.
Durante aos los administradores han reconocido que la informacin
contable tradicional, enfocada en el clculo de utilidades, ha tenido un valor
limitado para el control, aunque en muchas compaas han sido
virtualmente el nico tipo de datos recopilados y analizados con
regularidad. Los administradores necesitan todo tipo de informacin no
contable sobre el ambiente externo, como acontecimientos sociales,
econmicos, polticos y tcnicos; adems, requieren informacin no
contable sobre las operaciones internas, la informacin debe ser cualitativa
y cuantitativa
Exceso de informacin y servicios de inteligencia
Los administradores que han experimentado el efecto de contar con un
mejor y ms rpido procesamiento de datos, tienen razn para temer a
sufrir un exceso de informacin: habindose despertado su apetito por las
cifras, los dispositivos generadores y procesadores de datos producen
material a una tasa casi atemorizante; los gerentes se quejan de quedar
sepultados bajo impresiones, reportes, proyecciones y pronsticos que no

tienen tiempo de leer, no pueden comprender o no satisfacen sus

necesidades particulares.
El servicio lo proporcionan especialistas que saben (o averiguan) qu
informacin necesitan los administradores y cmo digerirla e interpretarla
para su uso gerencial. Algunas compaas han establecido unidades
organizacionales con los nombres de servicios administrativos o anlisis y
servicios de administracin para hacer la informacin comprensible y til.

OPORTUNIDADES Y RETOS CREADOS POR LAS

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN
Prevenir el uso no autorizado de la informacin es slo uno de los muchos
retos creados por las TI; otros retos, as como oportunidades, incluyen
superar la resistencia al uso de las computadoras, adaptar dispositivos de
reconocimiento de voz, trabajo a distancia (teleconmutacin), instalar redes
de computadoras y utilizar internet.
Resistencia al uso de computadoras
Dispositivos de reconocimiento de voz
Una forma de fomentar el uso de las computadoras es mediante dispositivos
de reconocimiento de voz, cuyo objetivo es ingresar los datos en la
computadora al hablar de manera natural en lugar de utilizar el teclado;
varias compaas trabajan en esos dispositivos.
Despus de un arranque lento, el reconocimiento de voz se emplea cada
vez ms en los centros de llamadas de las compaas telefnicas, aerolneas
y empresas de servicios financieros.
Teleconmutacin
El amplio uso de las computadoras y la facilidad de enlazarlas a travs de
lneas telefnicas a la computadora central de una compaa han llevado a
la teleconmutacin, es decir, que una persona pueda trabajar en una
terminal de computadora desde su casa en lugar de desplazarse al lugar de
trabajo. Algunas de sus ventajas son mayor flexibilidad en la programacin
del trabajo, evitar los congestionamientos de trnsito y la menor necesidad
de espacios de oficina.
Con la creciente complicacin del trnsito, en especial en las reas
metropolitanas, puede verse un mayor uso de la teleconmutacin, pero se
duda que reemplace a la oficina como hoy se conoce.
Redes de computadoras
El amplio uso de las computadoras independientes a menudo genera una
duplicacin de esfuerzos; por ejemplo, puede que la base de datos que est
en la mainframe o minicomputadora no sea accesible desde el equipo de
escritorio, por lo que se han desarrollado redes que enlazan las estaciones
de trabajo entre s, con computadoras ms grandes y con equipo perifrico.
La interconexin permite a varios usuarios de diferentes estaciones de

trabajo comunicarse entre ellos y tener acceso a otras computadoras; ms

an, las estaciones de trabajo se conectan a un costoso hardware que
puede ser subutilizado por un usuario nico, por ejemplo, pueden
compartirse impresoras lser o unidades de respaldo para guardar archivos
de datos.
Hay muchas aplicaciones ms de las redes de computadoras, como el
correo electrnico y la recopilacin, difusin e intercambio de datos,
informacin y conocimientos; las redes de computadora avanzan de forma
continua por lo que surgen nuevos desarrollos tecnolgicos que cambian
rpidamente el sistema de manejo de la informacin.

Internet
Es la mayor red de computadoras, y en realidad una red de redes que va
desde redes formales grandes en AT&T, hasta redes informales que
cualquiera puede consultar.
Internet est transformando muchas industrias que van desde las
telecomunicaciones hasta los viajes; no es costosa, pronto se encontrar en
todas partes y es un sistema abierto.
Tambin est transformando la forma en que se hacen los negocios y se
entregan los servicios; por ejemplo, se puede recibir un servicio de noticias
personalizado a travs del software PointCast, que se conecta a intervalos
regulares mediante internet al servidor de PointCast para recopilar el tipo de
informacin solicitada.
La comunicacin electrnica tambin tiene un fuerte efecto en el idioma; un
nuevo ciberlenguaje tcnico ha creado conceptos como navegador de red
(un programa para explorar la red), grupo de noticias, World Wide Web,
netiqueta y, por supuesto, internet.
Internet tambin tiene implicaciones polticas y sociales
Otros tipos de redes
Adems de internet existen otros tipos de redes: intranet es una red que
aplica tecnologas de computadora e internet a una organizacin o grupos
determinados dentro de la empresa, y extranet tambin usa tecnologas de
computadora e internet, pero conecta a determinados usuarios dentro y
fuera de la organizacin; por ejemplo, un agente de compras se enlaza con
ciertos vendedores para realizar transacciones de compra y venta.
Groupware (software de grupo)
Las redes facilitan el proceso de administracin y otras actividades
comerciales; un grupo de personas en una red puede colaborar a grandes
distancias al mismo tiempo utilizando groupware, software que permite
mostrar un documento a varios usuarios en sus monitores para que ellos
comenten o realicen cambios, de manera que personas ubicadas en

diferentes partes del mundo colaboran en la misma tarea en forma

simultnea.
Freeware: la bsqueda de un modelo de negocios
No existe un acuerdo general sobre el trmino freeware, por lo general se
refiere a un software completamente funcional sin costo; sin embargo,
puede imponer restricciones al usuario, como que sea para uso
exclusivamente personal y no con fines comerciales. El freeware es
diferente del shareware, que generalmente requiere un pago despus de un
periodo inicial o al escalar a funcionalidades extra.

USO DE LAS COMPUTADORAS EN EL MANEJO DE

INFORMACIN
La computadora almacena, recupera y procesa datos para convertirlos en
informacin. A menudo se distingue entre los tipos de computadoras: la
central, o mainframe, es una computadora a gran escala, casi siempre
cuesta millones de dlares y es capaz de manejar enormes cantidades de
datos; las ms poderosas son las supercomputadoras que se utilizan para
ingeniera, simulaciones y manipulacin de grandes bases de datos.
La minicomputadora tiene menos memoria y es ms pequea que la
mainframe, y a menudo est conectada a equipo perifrico. La
microcomputadora es an ms pequea y puede ser de escritorio, para el
hogar, personal, porttil o pequea para un sistema de negocios; sin
embargo, cada vez ms las grandes organizaciones utilizan
minicomputadoras, independientes o como parte de una red.
La utilizacin plena del hardware (las computadoras) depende tambin del
desarrollo de los programas de software.
La computadora tambin ayuda al diseo y la ingeniera, una aplicacin que
hizo posible el programa espacial de Estados Unidos. Por supuesto, tambin
estn los muchos usos en el procesamiento de informacin financiera como
cuentas por cobrar y pagar, nmina, asignacin de presupuestos de capital
y planeacin financiera. La comunicacin asistida por computadora tiene
efecto no slo en la toma de decisiones, sino tambin en el diseo
organizacional.
Efecto de las computadoras en las funciones de los administradores
de diferentes niveles organizacionales

La informacin necesita variar a diferentes niveles organizacionales, por lo

que el efecto de las computadoras tambin ser diferente: a nivel
supervisor, casi siempre las actividades son muy programables y
repetitivas, y en consecuencia el uso de computadoras est muy difundido;
programacin, planeacin diaria y control de las operaciones son slo
algunos de sus usos.
Los administradores de nivel medio, como jefes de departamento o gerentes
de planta, a menudo son responsables de la administracin y coordinacin,
y mucha de la informacin importante para ellos ahora tambin est
disponible para la alta gerencia si la compaa tiene un amplio sistema de
informacin; por lo que algunos creen que la computadora reducir la
necesidad de los administradores de nivel medio, aunque otros predicen
que sus funciones pueden ampliarse y cambiar.
Aplicacin y efectos de las microcomputadoras
La computadora personal se vuelve cada vez ms atractiva para los
gerentes porque es flexible y relativamente poco costosa, y puede utilizarse
con mayor rapidez que la computadora central o mainframe.
Sus aplicaciones incluyen hojas de clculo, presentaciones grficas, anlisis
financieros, preparacin de presupuestos, pronsticos, modelado de
simulacin, procesamiento de palabras, correo electrnico (e-mail), acceso a
bases de datos y uso compartido de recursos. Las implicaciones del
creciente uso de la microcomputadora son mltiples: surge la necesidad de
personal de soporte especializado, capacitacin de administradores y no
administradores, y redefinicin de las tareas.
La informacin que antes era recopilada por el personal administrativo
ahora la pueden obtener con facilidad los administradores de lnea cuando
acceden a una base de datos comn; en cambio, la informacin que antes
era prerrogativa de los gerentes de alto nivel hoy puede estar disponible
para el personal de niveles inferiores, generando quiz un cambio de poder
a estos niveles de la organizacin, aunque no toda la informacin estar
disponible para todas las personas de la compaa; as, uno de los
problemas que hoy enfrentan muchas empresas es mantener la seguridad
de la informacin.