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MANEJO DE DOCUMENTOS

ARCHIVO DE GESTION EN
LA OFICINA DE
CONTRATACION

CDIGO:

I-SA-10

VERSIN:

01

PGINA:

1 DE 8

INSTRUCTIVO MANEJO DE DOCUMENTOS EN EL


ARCHIVO DE GESTION EN LA OFICINA DE
CONTRATACION

REVIS
SECRETARIO DE SALUD

APROB
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

MANEJO DE DOCUMENTOS
ARCHIVO DE GESTION EN
LA OFICINA DE
CONTRATACION

CDIGO:

I-SA-10

VERSIN:

01

PGINA:

2 DE 8

1. OBJETIVO:
Dar a conocer a todo el personal contratista y funcionarios de la Secretaria de
Salud del Meta las instrucciones correspondientes al procedimiento de la Gestin
documental en el archivo de gestin como lo es el conjunto de actividades
administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de
la documentacin producida y recibida, desde su origen hasta su destino final con
el fin de facilitar su utilizacin y conservacin de acuerdo a la ley general de
archivos y la normatividad vigente.

2. ALCANCE:
Comprende desde la produccin y recibo de los documentos por parte de cada
uno de los contratistas y funcionarios quienes deben participar en la labor de la
gestin documental, y en el caso de la oficina de contratacin de acuerdo al
procedimiento P-BS-01 Etapa Precontractual y Contractual V5 y el formato F-BS08 Control de legalidad hasta liquidacin V2, documentos debidamente revisados
por el personal de la oficina de contratacin y el supervisor del contrato, hasta
quedar debidamente depurados, foliados y archivados por carpetas.

3. DEFINICIONES:

Acceso a los Archivos: Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin


que conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por la ley.
Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos
transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad
respectiva, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de
consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
Archivo de Gestin: Tambin llamado archivo de oficina, archivo activo y es
aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los
asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las
mismas oficinas u otras que las soliciten.
Archivo Histrico: Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo
central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de
archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigacin, la ciencia y la cultura.

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Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte


material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica
o privada, en el transcurso de su gestin.
Carpeta: Cubierta con la que se resguardan los documentos para su
conservacin.
Consulta de Documentos: Derechos de los usuarios de la entidad productora de
documentos y de los ciudadanos en general a consultar la informacin contenida
en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.
Depuracin: Operacin por la cual se separan los documentos que tienen valor
permanente de los que no lo tienen, como ejemplo de los que no lo tienen estn
los duplicados, constancias, borradores de documentos, documentos sin firmas,
etc.)
Documento de Apoyo: Es aquel de carcter general (leyes, decretos,
resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la informacin que contiene,
incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa.
Pueden ser generados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman
parte de las series documentales de las oficinas.
Documento de Archivo: Registro de informacin producida o recibida por una
persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o cultural y
debe ser objeto de conservacin.
Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que
constituyen una unidad archivstica. Unidad documental formada por un conjunto
de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora
en la resolucin de un mismo asunto.
Folio Recto: Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a
sta.
Folio verso o vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual NO se le escribe
numeracin.
Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos
pginas.
Nmero que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto, revista.

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Ordenacin Documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las


respectivas series en el orden previamente acordado.
Organizacin de Archivos: Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas
cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con
criterios orgnicos o funcionales para revelar su contenido.
Organizacin de Documentos: Proceso archivstico que consiste en el desarrollo
de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los
documentos de una entidad.
Principio de Orden Original: Ordenacin interna de un fondo documental
manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
Principio de Procedencia: Conservacin de los documentos dentro del fondo
documental al que naturalmente pertenecen.
Principio fundamental de la teora archivstica que establece que los documentos
producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros.
Registro de Entrada: Instrumento que controla el ingreso de documentos a un
archivo, siguiendo el orden cronolgico de entrada.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida
o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
Tabla de Retencin Documental: Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia
en cada fase de archivo.
Las Tablas de retencin documental pueden ser generales o especficas de
acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos
administrativos comunes a cualquier institucin. Las especficas hacen referencia
a documentos caractersticos de cada rgano.
Transferencias Documentales: Remisin de los documentos del archivo de
gestin al central y de este al histrico de conformidad con las tablas de retencin
documental adoptadas.

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Valor Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y


secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases de archivo.
Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los
involucrados en el tema o en el asunto.
Valor secundario: Es el que interesa a los investigadores de informacin
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los
documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

4. RESPONSABLES:

Coordinador de la Oficina de Contratacin


Profesionales de la Oficina de Contratacin
Profesionales Responsables de archivos de gestin
Supervisores de Contratos
Personal Tcnico y auxiliar responsable de archivos de gestin

5. DESARROLLO
No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

FLUJOGRAMA

REGISTRO

INICIO

Responsable del
archivo de
gestin

Abrir carpeta para iniciar


expediente rotulndola y
utilizando
gancho
legajador plstico

Abre carpeta y
rotla, utilizando
gancho legajador
plstico

F-BS-08 Control
de Legalidad
hasta
liquidacin V2
en el caso de la
Oficina de
Contratacin

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Contratista

Allegar
la
documentacin
correspondiente
de
acuerdo al formato FBS- 08 Control de
Legalidad
hasta
liquidacin V2

Entrega
documentacin
requerida

Documentos
requeridos de
acuerdo a FBS-08 Control
de
Legalidad
hasta
liquidacin V2

Supervisor de
contrato

Exigir la entrega de los


documentos
cronolgicamente
de
acuerdo a su produccin
y dentro de los tiempos
establecidos,
debidamente firmados y
foliados a la oficina de
contratacin

Exige la entrega de
documentacin
dentro del tiempo y
foliados

Copia de
Recibido de la
oficina de
Contratacin

Ordena
documentalmente
los documentos

Documentos de
la serie
documental

Verifica el Orden de
acuerdo a los
principios
archivsticos

Carpetas de la
Serie
Documental

Responsable del
archivo de
gestin

Responsable del
archivo de
gestin

Ordenar
documentalmente
ubicando
fsicamente
los
documentos
entregados
por
los
contratista en cada una
de
las
carpetas,
respetando
su
cronologa
Verificar la Ordenacin
de la serie documental
retirando
los
documentos duplicados,
sin firmar, con tachones
o sin ningn valor
documental, foliando en
la
parte
superior
derecha y retirando
materiales
metlicos
como
ganchos
de
cosedora o de legajar y
conservando los CD u
otro
tipo
de
conservacin magntica
o digital

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FIN

6. REGISTROS
Registro

Responsabl
e

Como
conservarlo

Donde
conservarlo

Tiempo
conservacin

Disposicin
final

F-BS-08
Control de
Legalidad
hasta
liquidacin
V2 en el
caso de la
Oficina de
Contrataci
n

Responsable
del archivo
de gestin

Medio fsico

Archivo de
Gestin

Segn tabla de
retencin
documental

Destruccin

Documento
s
requeridos
de acuerdo
a F-BS-08
Control de
Legalidad
hasta
liquidacin
V2

Contratista

Medio fsico
y electrnico

Archivo de
Gestin

Segn tabla de
retencin
documental

Archivo
central

Copia de
Recibido de
la oficina de
Contrataci
n

Supervisor
de contrato

Medio fsico

Archivo de
gestin

Segn tabla de
retencin
documental

Archivo
central

Documento
s de la serie

Responsable
del archivo

Medio
electrnico y

Archivo de
Gestin

Segn tabla de
retencin

Archivo
central y

MANEJO DE DOCUMENTOS
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LA OFICINA DE
CONTRATACION

Registro
documental

Responsabl
e
de gestin

Carpetas de Responsable
la
Serie del archivo
Documental de gestin

Como
conservarlo

Donde
conservarlo

fsico
Medio
electrnico y
fsico

Archivo de
Gestin

CDIGO:

I-SA-10

VERSIN:

01

PGINA:

8 DE 8

Tiempo
conservacin

Disposicin
final

documental

computador

Segn tabla de
retencin
documental

Archivo
central

7. MARCO LEGAL
Ley 594 de 2000
Decreto 2578 y 2609 de Diciembre de 2012
Acuerdo 011 de 1996
Acuerdo 42 de 2002
Acuerdo 038 de 2002

8. HISTORIAL
VERSIN

VIGENCIA

IDENTIFICACIN DE LOS
CAMBIOS

01

15/05/2014

Versin inicial

NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.