PLANIFICACIN

DEL PROYECTO

La planificacin de un proyecto debe servir para responder a las

siguientes preguntas:
QU hay que hacer?
CMO hay que hacerlo?
QUIN lo va a hacer?
CUNDO hay que hacerlo?
CUNTO costar?

Los tems que debe incluir por escrito un PLAN DE PROYECTO son:
1.

Definicin del problema

2.

Misin

3.

Objetivos

4.

Necesidades del cliente traducidas en productos o servicios

5.

Alcance del proyecto (justificacin, descripcin del producto, entregables y

objetivos)

6.

Requerimientos contractuales

7.

Estructura de divisin del trabajo

8.

Agendas y cronogramas de trabajo

9.

Recursos necesarios (personas, equipamiento, materiales, servicios de

apoyo)

10. Anlisis de riesgo y sistemas de control

Para una planificacin efectiva es necesario:

Definir con claridad el PROBLEMA que se quiere resolver.
Hacer participar en la elaboracin del plan a los RESPONSABLES de
implementar las tareas del proyecto.
Utilizar la ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO para dividir el proyecto
en menores tareas.

El paso siguiente ser:

Estimar en forma apropiada la DURACIN de cada tarea, el costo y los
recursos necesarios para cada una.
Analizar el RIESGO inherente al proyecto para anticipar los inconvenientes
que pudieran ocurrir durante su desarrollo.
Elaborar siempre el plan B para el caso de IMPREVISTOS.

Procesos de Gestin para el alcance del proyecto

Los procesos necesarios para asegurar completar el proyecto en forma exitosa
son 5:
1. Planificacin: se documenta cmo se definir, verificar y controlar el
alcance del proyecto. Adems, se menciona cmo se crear la estructura de
desglose del trabajo (EDT).
2. Definicin: se elabora en detalle el plan del proyecto.
3. Creacin de la EDT: se divide el proyecto en componentes menores y ms
fciles de manejar.
4. Verificacin: se formaliza la aceptacin de los entregables del proyecto.
5. Control de cambios: se controlan los cambios del proyecto.

CRITERIOS DE SELECCIN DE PROYECTOS

Para seleccionar los mejores proyectos primero se deben identificar las
alternativas de proyecto posibles.
Luego, se debe determinar la necesidad u oportunidad de cada proyecto y
establecer los presupuestos y el cronograma de trabajo.
Una vez obtenida esta informacin, se deber analizar la viabilidad tcnica,
financiera, de gestin y legal de cada alternativa, as como tambin el riesgo
asociado a cada una de ellas.
Antes de tomar una decisin, es fundamental lograr el consenso de los
interesados acerca de las caractersticas evaluadas, para comprometerlos en la
seleccin. De esta forma se evitarn conflictos futuros entre el director del
proyecto y los directivos.
Por ltimo, se deben excluir todos aquellos proyectos inapropiados o
inviables y SELECCIONAR LOS QUE RESULTEN MS IMPORTANTES.

FICHA PRCTICA PARA LA SELECCIN DE PROYECTOS

Supongamos que tienen que elegir entre 4 alternativas de proyectos (A, B, C y D)
para diversificar la produccin actual de sus empresas.

Qu proyecto seleccionara como el mejor? Por qu?

Para seleccionar el mejor proyecto se deben definir las pautas que se utilizarn.
Por ejemplo se podra otorgar distinto peso relativo a cada criterio seleccionado
(Rentabilidad, Incremento de la participacin de mercado, Mejora en la imagen
empresarial, Adquisicin de nuevos conocimientos para la empresa).
Luego, se pdefine una calificacin para cada evaluacin: muy malo =1, malo =2,
regular = 3, bueno = 4, muy bueno = 5.
Mediante la multiplicacin del peso por la calificacin, se obtiene el puntaje de
cada criterio. La sumatoria total de puntajes indica cun bueno o malo es el
proyecto.

Matriz de seleccin de proyectos

muy malo =1, malo =2, regular =3, bueno =4, muy bueno =5

Los CRITERIOS que a tener en cuenta para seleccionar cada alternativa son:
Rentabilidad (lo ms importante)
Incremento de la participacin de mercado (muy importante)
Mejora en la imagen empresarial (importante)
Adquisicin de nuevos conocimientos para la empresa (poco importante).

DISPARADORES DE PROYECTOS
A continuacin se mencionan algunas causas que suelen ser disparadores
de proyectos:
Demanda: una bodega crea una nueva lnea de vino orgnico para satisfacer
la creciente demanda del mercado.
Cambio tecnolgico: una universidad crea cursos on-line como consecuencia
de una reduccin en los costos de conexin a Internet.
Requerimiento legal: una mina de oro crea una escombrera para residuos
txicos a los efectos de cumplir con la legislacin sobre impacto ambiental.
Necesidad social: una organizacin filantrpica no gubernamental crea un
hospital para tratar a nios desnutridos.

ELEMENTOS DEL INICIO

Elementos bsicos que debera cubrir el inicio del proyecto:
El problema se puede definir como la brecha con obstculos que separa el
lugar donde uno est de donde le gustara estar.
La misin provee las bases para alcanzar las metas y objetivos del proyecto.
El objetivo es el resultado esperado de un proyecto.
Las metas detallan cules son los bienes y servicios que se deben producir
para lograr esos objetivos.
El plan estratgico sirve para identificar las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas que enfrenta el proyecto para especificar cmo deben
alcanzarse con xito los objetivos.

Caractersticas de las metas y objetivos

Los objetivos del proyecto se deben dividir en menores metas, que debern ser
claras, realistas, temporales y mensurables.
Claras: deben posibilitar que cualquier director competente pueda guiar el
proyecto sin mayores inconvenientes.
Realistas: deben estar dentro de las restricciones de tiempo, alcance,
recursos y calidad.
Temporales: deben ser definidas con una fecha de inicio y de finalizacin.
Mensurables: deben ser fciles de medir para poder verificar el xito en el
cumplimiento del proyecto.

TRABAJO PRCTICO N1
Definir los elementos del inicio del Proyecto:
EL PROBLEMA
LA MISIN
LOS OBJETIVOS
LAS METAS

EL PROBLEMA:
Definir con claridad el problema que se quiere resolver.
El problema se puede definir como la brecha con obstculos que separa el
lugar donde uno est de donde le gustara estar.
LA MISIN:
La misin define principalmente, cual es nuestra labor o actividad en el
mercado, adems se puede completar, haciendo referencia al pblico hacia el
que va dirigido y con la singularidad, particularidad o factor diferencial,
mediante la cual desarrolla su labor o actividad. Para definir la misin de
nuestra empresa, nos ayudar responder algunas de las siguientes preguntas:
qu hacemos?, cul es nuestro negocio?, a que nos dedicamos?, cul es
nuestra razn de ser?, quines son nuestro publico objetivo?, cul es nuestro
mbito geogrfico de accin?, cul es nuestra ventaja competitiva?, qu nos
diferencia de nuestros competidores?

LOS OBJETIVOS:
Un objetivo es el planteo de una meta o un propsito a alcanzar.
Intencin: Redactar a travs de un verbo en infinitivo. Ejemplo: captar,
alcanzar, desarrollar, etc.
Medida: Es expresada nmeros o porcentaje. Ejemplo: Captar el 5% del
mercado. Vender 100 unidades.
Plazo: Es el tiempo que se tomar para cumplir con dicho objetivo. Ejemplo: 6
meses. 1 ao.
LAS METAS:
Detallan cules son los bienes y servicios que se deben producir para lograr
esos objetivos. Los objetivos del proyecto debern dividirse en menores metas,
que deberan ser claras, realistas, temporales y mensurables.

DIFERENCIA ENTRE META Y OBJETIVO

Las metas son los procesos que se deben seguir y terminar para poder llegar al
objetivo. Todo objetivo est compuesto por una serie de metas, que unidas y
alcanzadas conforman el objetivo.
Entonces podeos decir que el objetivo es la sumatoria de todas las metas.
Un objetivo es por ejemplo construir una computadora. Para eso es preciso
construir una serie de partes como por ejemplo el disco duro, el procesador, la
memoria ram. La meta ser construir cada una de esas partes.
Otro ejemplo puede ser un campeonato de ftbol donde el objetivo es ganar el
ttulo. Las metas sern ganar cada uno de los partidos.

TRABAJO PRCTICO N1
Definir los elementos del inicio del Proyecto:
EL PROBLEMA
LA MISIN
LOS OBJETIVOS
LAS METAS