Decreto 2578

2012

Constitucin Poltica, numeral 11 del artculo 189

Ley 80 de 1989, artculo 3

Ley 594 de 2000, artculo 5.

La Ley 1437 de 2011, Captulo

Cuarto del Ttulo III Utilizacin de medios electrnicos en el

procedimiento administrativo

4 Captulos

33 Artculos

 Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder

Pblico del orden nacional, departamental, distrital,
municipal; las entidades territoriales indgenas, de los
territorios especiales biodiversos y fronterizos y dems que se
creen por Ley; las entidades privadas que cumplen funciones
pblicas; las entidades del Estado en las distintas ramas del
poder; y dems organismos regulados por la Ley 594 de
2000.

Adoptar, articular y difundir las polticas,

estrategias, metodologas, programas y

disposiciones en materia archivstica y
de gestin de documentos y archivos

 Objetivo principal Coordinar y desarrollar la poltica

archivstica en los archivos de las entidades de su
territorio, de acuerdo con los lineamientos
impartidos por el Archivo General de la Nacin
(AGN).
Recibir las transferencias documentales que, de
acuerdo con la tabla de retencin o valoracin
documental
hayan
sido
valoradas
para
conservacin
permanente,
as
como
los
documentos de valor histrico .

Garantizar el acceso de los

cudanos a los documentos
pblicos.

Cumplir y hacer cumplir en su

jurisdiccin, las normas
existentes en materia
archivstica.

Apoyar y estimular la
investigacin en los distintos
archivos del ente territorial

Promover la formacin y
capacitacin del personal

Imponer, las sanciones

Coordinar y dirigir la red de

vinculado a los archivos en los

respectivas de que trata la Ley

archivos de su jurisdiccin

diferentes niveles y reas de

594 del 2000

territorial

trabajo.

Emplear las nuevas tecnologas

en el desarrollo de sus funciones
y actividades.

Evaluar las tablas de RTD y de TVD de las entidades publicas y privadas.

Funciones de
los Consejos
Departamenta
les y Distritales
de Archivos

Presentar semestralmente, informes de su gestin al Archivo General de la

Nacin y a los archivos generales territoriales.

Evaluar y presentar al Archivo General de la Nacin las solicitudes de

declaratoria de archivos y documentos como bienes de inters cultural.

Apoyar la gestin de programas y proyectos de los archivos de su jurisdiccin.

Informar al Archivo General de la Nacin las irregularidades en el cumplimiento

de la legislacin archivstica y sobre cualquier situacin que a su juicio atente
contra el patrimonio documental del pas.

Facilitan el desarrollo de la funcin

archivstica de acuerdo con las

necesidades de la poltica archivstica

 Los archivos histricos que no estn adscritos a

entidades pblicas sern responsables por el
patrimonio documental que tienen a cargo, as
como por la adecuada organizacin y custodia de
sus fondos y la prestacin de los servicios
archivsticos y de consulta sin ningn tipo de
restriccin. Sin embargo, al estar separados de la
administracin departamental, distrital o municipal
NO podrn recibir transferencias secundarias
provenientes de organismos de la administracin
pblica.

 El Archivo General de la Nacin, establecer y reglamentar el

Sistema Integral Nacional de Archivos Electrnicos SINAE
como un programa especial de coordinacin de la poltica
nacional de archivos electrnicos del Estado Colombiano, de
conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, la Ley
527 de 1999 y la Ley 1437 de 2011.

 El Archivo General de la Nacin desarrollar la plataforma

tecnolgica para evaluar y hacer seguimiento en lnea al
desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.
El Archivo General de la Nacin implementar un
OBSERVATORIO NACIONAL que permita hacer seguimiento
al cumplimiento de la poltica

Responsabilidad de la Evaluacin de Documentos de Archivo.

Elaboracin y aprobacin de las Tablas de Retencin Documental y las
Tablas de Valoracin Documental.
Planes de accin de los archivos territoriales.

Inventarios de documentos

Eliminacin de documentos

Las personas naturales o jurdicas de

derecho privado, que estn bajo vigilancia
del Estado debern contar con un archivo
institucional

creado,

organizado,

preservado y controlado, teniendo en

cuenta las normas que regulen a cada

sector as como las establecidas en la Ley

594 de 2000.

Es el conjunto de los archivos pblicos y privados articulados, integrados e interconectados del

nivel nacional, departamental y municipal, as como los Archivos histricos de titularidad pblica,
con el propsito de brindar una amplia cobertura de los lineamientos y la poltica archivstica del
Pas

El Archivo General de la Nacin desarrollar el Proyecto RED NACIONAL DE ARCHIVOS, con el fin
de articular, integrar e interconectar mediante el uso de tecnologas de la informacin, sistemas
de informacin y software especializado, a los diferentes archivos del nivel nacional,
departamental y municipal, as como a los archivos histricos de titularidad pblica y a los

archivos que conserven documentos declarados como Bienes de Inters Cultural.

El CENSO GUA DE ARCHIVOS Responsabilidad del AGN y de los Archivos Generales Territoriales.