CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

1. OBJETIVO GENERAL
Apoyar el cumplimiento de las funciones en las diferentes dependencias de la Clnica Nuestra
Seora de la Paz, con el fin de establecer, organizar y dirigir la Gestin Documental de tal manera
que se garantice la identidad fsica y organizacin funcional de toda la documentacin desde el
momento de su emisin, hasta su disposicin final, teniendo en cuenta la Ley General de Archivos y
dems normas que regule el tema.
1.1 Objetivos Especficos

Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeracin de documentos en las

oficinas y descargndolas de aqullos cuyo uso es poco frecuente.
Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestin, conservacin (temporal o
indefinida), acceso y consulta de los documentos.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos de la Clnica de Nuestra Seora de la Paz que
necesiten transferirse al Archivo Central y/o al Archivo Histrico de la Entidad. Inicia con la solicitud
de transferencias documentales y termina con el archivo de estas.
3. DEFINICIONES

Eliminacin: Es el proceso mediante el cual, se descartan de los archivos todos aquellos

documentos que ya no requieren su permanencia en stos; ya sea porque han cumplido su
ciclo vital en los archivos de gestin o porque su conservacin no es indispensable para la
entidad, al no guardar valores administrativos, legales, contables, fiscales, tcnicos o
histricos.
Tabla de retencin documental: Listado de series y subseries con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del

Vo. Bo. Elabor

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

No. P

Ori
Actua

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

ciclo vital de los documentos. La tabla de retencin documental tambin define el destino del
documento al finalizar su vigencia administrativa, legal o fiscal.
Transferencia documental: Actividad consistente en el traslado de documentacin
organizada e inventariada entre archivos, segn su etapa de actividad o tiempo de retencin.
Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestin,
conservados para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.
Archivo Histrico: Es aquel que se transfiere desde el Archivo Central los documentos de
conservacin permanente
Ciclo vital de los documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccin o recepcin en la Oficina (Archivo de gestin) y su conservacin
temporal (Archivo central), hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente
(Archivo histrico).
Conservacin Total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir,
los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en
testimonio de su actividad y trascendencia.
Principio de Orden Natural: Hace relacin al orden que conservan los documentos dentro
de cada serie, de acuerdo a la secuencia que origin el documento y en el orden en que se
dieron, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia especfica.
Principio de Procedencia: Es aquel segn el cual cada documento debe estar situado en el
fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad de
independencia de cada fondo y en ste la integridad y carcter seriado de los documentos.

Vo. Bo. Elabor

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

No. P

Ori
Actua

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

Transferencias Primarias: Son los traslados de documentos del archivo de gestin al archivo
central, sin alteracin de sus propiedades, para su conservacin.
Transferencias Secundarias: Son los traslados de documentos que se hacen del archivo
central al archivo histrico
Clasificacin documental: Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnicofuncional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos).
Depuracin: Operacin, dada en la fase de organizacin de documentos, por la cual se
retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminacin.
Folio: Hoja.
Foliacin: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta // Operacin incluida en los
trabajos de ordenacin que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada
unidad documental
Inventario documental: Instrumento de recuperacin de informacin que describe de manera
exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Ordenacin documental: Fase del proceso de organizacin que consiste en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificacin.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por
el cual se establece que la disposicin fsica de los documentos debe respetar la secuencia
de los trmites que los produjo. Es prioritario para la ordenacin de fondos, series y unidades
documentales.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas especficas.
Unidad de conservacin: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantice su preservacin e identificacin. Pueden ser unidades de conservacin, entre otros
elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Vo. Bo. Elabor

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

No. P

Ori
Actua

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

No. P

Ori
Actua

Unidad documental: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin

documental. Puede ser simple, cuando est constituida por un solo tipo documental, o
compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

4. RESPONSABLE

Gestor de logstica
Auxiliar de Archivo

5. REQUISITOS LEGALES

NORMA

DESCRIPCION

Ley 594 del 2000

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones

Decreto 1382 de Tablas de retencin documental y transferencias al Archivo General de la Nacin de Colomb
1995
Decreto
2004.

4124

de

Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposicio

Privados.

Resolucin 81 de Adopta el Programa de Gestin Documental y se aprueba la actualizacin de la Tabla de

AGN.
2001.

6. POLTICAS GENERALES Y NORMAS ESPECFICAS

El Comit de Archivos, ser el encargado de regular la poltica archivstica interna de la

Clnica de Nuestra Seora de la Paz, garantizando el manejo adecuado del patrimonio
archivstico.

Vo. Bo. Elabor

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

El archivo general se llevar anualmente y por cada proceso. Cada proceso dentro de la
Clnica archivar la informacin y documentos por un periodo de dos aos, luego pasar al
archivo general y este tiene un tiempo segn tablas de retencin o lo que se estipule con cada
gestor.

La valoracin documental la realiza cada gestor, definiendo el tiempo de conservacin de los

registros en sus archivos de gestin.

Tipos de registros: En la Clnica de Nuestra Seora de la Paz se manejan los siguientes

tipos de registros, los cuales reposarn en Archivo General:
Correspondencia
Libros de Contabilidad
Facturacin
Actas
Formatos diligenciados
Contratos vencidos
Otros registros: Son aquellos documentos que no se encuentran descritos en el
procedimiento, pero que de

acuerdo a los estndares establecidos por cada gestor

deben mantenerse para consulta.

Qu documentos se han de transferir: Se han de transferir los documentos de archivo,

entendiendo por tales todos los documentos originales, sea cual sea su soporte, que
constituyan un testimonio de las funciones y actividades que Cada rea de la Clnica de
Nuestra Seora de la Paz.

Por lo tanto, no se transferirn al Archivo General, pudiendo ser eliminadas, las copias
(siempre que se tenga constancia de la existencia del original), las reproducciones y los

Vo. Bo. Elabor

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

No. P

Ori
Actua

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO
borradores de documentos, as como los documentos que contengan datos que ya se recojan
en documentos recopilatorios.

Cada rea debe conservar aquellos documentos que por funcin les corresponde custodiar,
los dems sern trasladados al Archivo Central para garantizar la integridad y unidad de la
informacin
Historia Laboral: Para el manejo de la historia laboral con criterio tcnico establecido por el
archivo general de la nacin, cada expediente de historia laboral debe contener como mnimo
los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculacin laboral de cada entidad:
Contrato
Induccin Puesto de Trabajo
Induccin General
Document de identidad
Hoja de vida
Documento de idoneidad para el cargo ( tarjeta profesional, acta de grado)
Documento de experiencia laboral
Afiliacin a seguridad social
Otros (vacaciones, licencias, llamados de atencin).
Acto de retiro o desvinculacin del servicio de la entidad, donde conste la razn de la
desvinculacin por cualquiera de las siguientes causas:

Pensin por vejez

Pensin por invalides

Renuncia

Liquidacin del contrato.

se debe garantizar la transparencia de la administracin de la historia laboral y la

responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de talento humano,
para solicitar la historia laboral de cualquier funcionario se debe diligenciar el formato

Vo. Bo. Elabor

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

No. P

Ori
Actua

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

No. P

Ori
Actua

autorizado por las direcciones administrativa o cientfica y el gestor del proceso.

Los

documentos deben permanecer en el proceso de talento humano 5 aos despus de la

desvinculacin del empleado.

Archivar Historia Laboral

Por lo anterior y de conformidad con lo dispuesto en el artculo 16 de la ley 594 de 2000 del
proceso de organizacin de archivo general se debe archivar de la siguiente forma:
En cada expediente los documentos deben ir ordenados atendiendo la secuencia
propia de su produccin: y su disposicin refleje el vnculo entre el funcionario y la
entidad.
Los documentos de cada historia laboral deben estar colocados en una unidad de
conservacin (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente la
primera fecha sea el que registre la fecha ms antigua y el ultimo el que registre la
fecha ms reciente.
Los espacios destinados al archivo de historias laborales deben

ser de acceso

restringido y con medidas de seguridad y condiciones medio ambientales que

garanticen la integridad y conservacin fsicas de los documentos. La historia laboral
tiene custodia 20 aos partir de la transferencia documental.

Las

Areas de la

Clnica de Nuestra Seora de la Paz deben comprometerse a la

racionalizacin en el incremento de sus archivos fsicos, por lo que el Comit y el Grupo de

Gestin Documental promovern mecanismos que incentiven la cultura del ahorro y no
reproduccin de documentos innecesarios.

El encargado del archivo es responsable de la organizacin, conservacin, uso y manejo

adecuado de la documentacin que se encuentra en su custodia.

Vo. Bo. Elabor

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

El Archivo Central y cada dependencia debern conformar el inventario documental el cual

debe permitir la bsqueda y recuperacin futura de los documentos, para salvaguardar los
intereses de la Clnica de Nuestra seora de la paz.

Cada rea estipula las series o subseries que se han de recibir y los tiempos de retencin de
cada archivo mediante el Formato de transferencia documental FR - PARF-03 V:01

La documentacin que se catalogue como histrica ser digitalizada desde el momento de su

reproduccin con el fin de evitar su posterior deterioro por manipulacin.

El Comit de Gestin Documental es el encargado de determinar los mecanismos de

eliminacin posibles (picar, donar, destruir, etc.).

Toda la documentacin ir introducida en cajas archivadoras de cartn normalizadas, segn

el modelo establecido por el Archivo Central el cual corresponde a la caja de cartn X300 ver
anexo 3. En el caso de que haya que transferir documentacin de dimensiones especiales,
como planos, carteles, etc., o bien en soportes diferentes del papel, se utilizar el formato
ms conveniente, de acuerdo con el Archivo.

Las cajas X300 no debern estar excesivamente llenas o vacas, pues es una forma de daar
fcilmente a la documentacin.

La documentacin deber remitirse sin grapas, clips, gomas, carpetas suspendidas, etc., que son
elementos perjudiciales para la correcta conservacin de la documentacin en papel.

No se remitir al Archivo documentacin suelta, expedientes incompletos o expedientes cuyo

trmite administrativo no haya finalizado, ni se aceptarn denominaciones de series tipo varios,
documentacin general etc.

Todas las cajas archivadoras X300, se identificarn nicamente con un nmero correlativo
(del 1 en adelante, de acuerdo con el nmero total de cajas que compongan la transferencia)
que se anotar a lpiz en el lomo de la caja archivadora y que se corresponder con el
nmero de caja que figure en el impreso de Relacin de Entrega que, imprescindiblemente,
debe acompaar a toda transferencia, de manera que puedan ser identificadas con facilidad y
sin posibilidad de error.

Vo. Bo. Elabor

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

No. P

Ori
Actua

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

No. P

Ori
Actua

El Archivo General no admitir documentacin suelta ni guardada en contenedores que no

sean las cajas normalizadas (X300).

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

QUE?

1. Contactar
archivo
general

Vo. Bo. Elabor

COMO?
Descripcin de
la actividad

QUIEN?
Cargo / rea
responsable

RUTA
Pasos en el
sistema

El
gestor
de
rea
encargado debe ponerse
en contacto con el Archivo
General para acordar las
fechas de traslado y
aclarar dudas respecto a
la forma de enviar la
documentacin;
debe
solicitar el Formato de
transferencia documental
FR - PARF-03 V:01

Gestor de rea solicitante

N/A

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

PUNTO DE
CONTRO

Formato
transferencia
documental F
PARF-03 V:01

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

QUE?

No. P

Ori
Actua

COMO?
Descripcin de
la actividad

QUIEN?
Cargo / rea
responsable

RUTA
Pasos en el
sistema

PUNTO DE
CONTRO

N/A

2.

Preparar los
documentos
que
han
cumplido
su
ciclo
como
Archivo
de
Gestin.

El
colaborador
debe
seleccionar
la
documentacin
a
transferir, revisarla que
esta se encuentre en
condiciones optimas de
almacenaje :
Realizar limpieza
de documentos
Revisar y depurar
la documentacin
innecesaria
Clasificar y foliar la
documentacin
Organizar
la
documentacin
Descartar
documentacin
para
su
eliminacin.

Colaborador

N/A

3.

Diligenciar el
Formato
de
transferencia
documental
FR - PARF-03
V:01

Se debe diligenciar el
Formato de transferencia
documental FR - PARF-03
V:01, verificando que los
documentos a inventariar

Colaborador

N/A

Vo. Bo. Elabor

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

Formato
transferencia
documental F
PARF-03 V:01

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

QUE?

COMO?
Descripcin de
la actividad

No. P

Ori
Actua

QUIEN?
Cargo / rea
responsable

RUTA
Pasos en el
sistema

PUNTO DE
CONTRO

Gestor de rea

N/A

N/A

Colaborador

N/A

N/A

estn
correctamente
clasificados, ordenados y
foliados.
4. Solicitar cajas El gestor encargado de
X300
rea debe solicitar al
archivo el nmero de
cajas X300 necesarias
para almacenar el archivo
dependiendo
de
la
cantidad de documentos
inventariados.
5.

Guardar Se debe guardar el

archivo
en archivo
Foliado
y
cajas X300
clasificado en las cajas
X300
marcando
los
campos de la parte frontal
de la caja (Ao, Mes,
Dependencia,
Guardar
hasta y Contenido) que
corresponde a la primera
parte de la rotulacin.
Nota:
Las cajas debern
llenarse sin llegar
a estar apretadas,
evitando dejarlas

Vo. Bo. Elabor

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

COMO?
Descripcin de
la actividad

QUE?

No. P

Ori
Actua

QUIEN?
Cargo / rea
responsable

RUTA
Pasos en el
sistema

PUNTO DE
CONTRO

Colaborador

N/A

N/A

semivacas.

6. Entregar
Cajas

Vo. Bo. Elabor

Los
expedientes
se guardarn de
forma
ordenada
siguiendo un orden
ascendente
y
cronolgico
en
cajas correlativas.

El rea remitente
comunicar
al
Archivo General el
da de la entrega
de
la
documentacin, al
objeto de estar
presente en el acto
de entrega y poder
comprobar
la
conformidad
del
envo.

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

COMO?
Descripcin de
la actividad

QUE?

7. Confirmar
entrega

El
Auxiliar
de
archivo
debe
Comprobar
la
conformidad entre
lo reseado en el
Formato
de
transferencia
documental FR PARF-03 V:01 y la
documentacin
recibida.

RUTA
Pasos en el
sistema

Auxiliar de Archivo

N/A

Si lo entregado no
corresponde
a
lo
descrito en el formato de
transferencia
documental pasar a la
actividad 8

Vo. Bo. Elabor

En el supuesto de

Vo. Bo. Valid

Ori
Actua

QUIEN?
Cargo / rea
responsable

Si
lo
entregado
corresponde
a
lo
descrito en el formato de
transferencia
documental pasar a la
actividad 9.

No. P

Vo. Bo. Aprob

PUNTO DE
CONTRO

Formato
transferencia
documental F
PARF-03 V:01

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

COMO?
Descripcin de
la actividad

QUE?

No. P

Ori
Actua

QUIEN?
Cargo / rea
responsable

RUTA
Pasos en el
sistema

Colaborador

N/A

PUNTO DE
CONTRO

que
no
haya
coincidencia,
el
Formato
de
transferencia
documental FR PARF-03
V:01
ser devuelta a su
remitente para que
este confirme los
errores
detectados.

8. Realizar
Correccin

Vo. Bo. Elabor

En el supuesto de
que
no
haya
coincidencia,
el
Formato
de
transferencia
documental FR PARF-03
V:01
ser devuelto a su
remitente para que
este confirme los
errores detectados
y
proceda
a
realizar los ajustes;
y
as
entregar

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

Formato
transferencia
documental F
PARF-03 V:01

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

QUE?

COMO?
Descripcin de
la actividad

No. P

Ori
Actua

QUIEN?
Cargo / rea
responsable

RUTA
Pasos en el
sistema

Auxiliar de Archivo

N/A

PUNTO DE
CONTRO

nuevamente
las
cajas y el formato
ajustado.
9. Entregar
Copia
de
Formato
de
transferencia
documental
FR - PARF-03
V:01

El auxiliar de Archivo debe

devolver
al
rea
correspondiente una copia
del
Formato
de
transferencia documental
FR - PARF-03 V:01,
firmada por el archivo
general,
como
confirmacin de que la
transferencia
ha
sido
realizada.
Las copias del Formato
de
transferencia
documental FR - PARF-03
V:01
han
de
ser
guardadas y ordenadas
por el rea remitente y
conocidas por su personal
para que tengan en
cuenta que esta ser
utilizada como referencia
siempre que se solicite

Vo. Bo. Elabor

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

Formato
transferencia
documental F
PARF-03 V:01

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

Ori
Actua

QUIEN?
Cargo / rea
responsable

RUTA
Pasos en el
sistema

El auxiliar de archivo
termina de diligenciar la
segunda parte de la
rotulacin de las cajas
(caja, ubicacin y cdigo)
confrontndolo mediante
el Formato de ubicacin
documental FR - PARF-04
V: 01
para tener un
control de ubicacin de
cada caja para que esta
sea ubicada de forma
organizada
segn
el
diagrama de ubicacin de
estibas. Ver anexo 4

Auxiliar de Archivo

N/A

Registrar Se debe registrar en la

base de datos base
de
datos
lo
enunciado en el Formato
de ubicacin documental
FR - PARF-04 V: 01 para
tener el control del archivo
total de todas las reas.

Auxiliar de Archivo

Base de datos

QUE?

COMO?
Descripcin de
la actividad

No. P

PUNTO DE
CONTRO

una consulta o prstamo

de
documentacin
al
Archivo General.
10. Almacenar y
archivar
la
documentaci
n

11.

Vo. Bo. Elabor

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

Formato d
ubicacin
documental F
PARF-04 V:

Formato
ubicacin
documental F
PARF-04 V: 01

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

No. P

Ori
Actua

8. FLUJOGRAMA

9. INDICADORES
DENOMIN
ACION
DEL
INDICADO
R

OBJETIVO

FORMULA

Describir el aspecto Escribir la

Nombre
que se pretende
formula
con el que
medir con el
numrica
se identifica
indicador y el
que permite
el indicador objetivo con el cual
el clculo
est relacionado
del indicador

ESTANDAR
DE GESTIN

Optimo
Aceptable
No aceptable

FUENTE DE
DATOS

PERIODICIDAD

RESPON
E DE D

Aplicativo,
consulta, archivo Periodicidad con
o planilla de
la que se mide el
donde se obtiene
indicador
la informacin

Carg
respon
del repo
la obten
reporte
informa

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Vo. Bo. Elabor

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

CODIGO DEL
DOCUMENTO
FR - PARF-03 V:01
FR - PARF-04 V: 01

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Formato de transferencia documental
Formato de ubicacin documental

11. ANEXOS
Anexo 1: FR - PARF-03 V:01 Formato de transferencia documental

Vo. Bo. Elabor

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

No. P

Ori
Actua

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

Anexo 2: FR - PARF-04 V: 01 Formato de ubicacin documental (el Formato se encuentra en tres

partes enumeradas del 1 al 70, ya que es el tope mximo en el que se puede estibar en el archivo
General)
Parte 1
Parte 2
Parte 3

Vo. Bo. Elabor

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

No. P

Ori
Actua

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

Anexo 3: Caja de Cartn X300

AO:

Medidas: 40x31x27

MES:

DEPENDENCIA:
CAJA:
UBICACION
CODIGO
GUARDAR HASTA:
CONTENIDO:
______________________________
______________________________
Vo. Bo. Elabor
Vo. Bo. Valid
______________________________

Vo. Bo. Aprob

No. P

Ori
Actua

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

No. P

Ori
Actua
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Xxxxx
xxxxx

xxxx

Anexo 4: Organizacin de estibas

Vo. Bo. Elabor

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

CODIGO Y NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO
PROCESO
GRUPO DE SUBPROCESOS
SUBPROCESO

No. P

Ori
Actua

12. CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS

VERSIN

FECHA

DESCRIPCIN DE CAMBIOS

ELABORADO POR

01

27/05/2015

Versin inicial

Michael Martin Lpez

Vo. Bo. Elabor

Vo. Bo. Valid

Vo. Bo. Aprob

Jime