UNIVERSIDAD LAICA ELOY ALFARO DE MANAB

FACULTAD DE GESTIN, DESARROLLO Y

SECRETARIADO EJECUTIVO
NOMBRE:
QUIROZ GENDE MAYRA ALEJANDRA
MATERIA:
CONTABILIDAD BSICA
CURSO:
2do. SECRETARIADO EJECUTIVO A

CAJA CHICA
La cuenta caja chica pertenece al activo corriente, es un fondo destinado para cubrir gastos urgentes y por montos
pequeos, que no justifican la emisin de cheques as, como para agilitar el desenvolvimiento de la empresa.
Se debita por la apertura del fondo o incremento.
Se acredita por la disminucin o supresin del fondo
El saldo es deudor, representa el valor que se dispone para el manejo de caja chica.

APERTURA DE CAJA CHICA

Octubre 20. Por disposicin de la Gerencia de la empresa, se realizara la creacin del fondo de caja chica del valor
asignado, se emite un cheque a favor de la secretaria de la empresa.

Fecha
Octubre 20

Detalle
---------------xx--------------Caja chica

Parcial

Debe

Haber

$100,00

Bancos

$100,00

P/r. la creacin del fondo de caja chica,

se emite cheque a favor de la secretaria
de la empresa, responsable del manejo
del fondo

REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA

Para el manejo correcto del fondo de caja chica es indispensable contar con ciertas normas y controles mnimos que deben
constar en un reglamento de caja chica.
La Junta General de Accionista de la Empresa Azuay Ca. Ltda., con el propsito de ordenar la atencin de los gastos
miscelneos por diferentes conceptos, emite la presente norma reglamentaria.
Art.1.- Caja chica se crea con la finalidad de satisfacer necesidades urgentes de menor cuanta; y, para evitar la emisin de
cheques por cantidades pequeas.
Art. 2-. El monto del fondo ser autorizado por el director de acuerdo a las necesidades de cada oficina.
Art. 3.- Del manejo del fondo de caja chica se encargara la asistente, quien ser responsable del buen uso de los recursos.
Art. 4.- Los gastos que se cubran con el fondo de caja chica no podran ser superiores al monto asignado de caja chica.
Art. 5.- Todo gasto deber estar sustentado mediante comprobante de venta o factura, adems se realizara las retenciones
en la fuente del impuesto a la renta y las retenciones del IVA, en los casos que proceda, emitiendo el respectivo
comprobante de retencin en la fuente.

Art. 6.- La reposicin de caja chica se efectuara una vez que los gastos alcancen el 80% del fondo, para lo cual se
presentara el formulario Reposicin de caja chica. Adjuntando los documentos soportes.
Art. 7.- La persona encargada de la administracin el fondo de caja chica, ser responsable del buen uso de los recursos,
cualquier anomala que se presente est obligada a informar inmediatamente a su jefe, a fin de tomar las acciones
correctivas que la situacin amerite.
Art. 8.- La persona encargada de la administracin del fondo de caja chica asume responsabilidad personal de no permitir
uso distinto del fondo, para el que ha sido creado.
Art. 9.- El fondo caja chica estar sujeto a control, por tanto se efectuara arqueos sorpresivos de los valores entregados a la
encargada del manejo del fondo.
Art. 10.- En caso de existir faltantes al momento del arqueo de caja chica sern cobrados a la persona responsable a
travs de anticipo de sueldo, caso contrario debe ser depositado en forma inmediata en el banco.

SOPORTE CONTABLE DE CAJA CHICA

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una
empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos

RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO

El Recibo de Caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la
empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan as:
Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con dbito a la cuenta caja y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto
del pago recibido. General mente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa
por conceptos diferentes de ventas de contado ya que para ellas el soporte es la factura.

RECIBO DE CONSIGNACIN BANCARIA.

Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El
original queda en el Banco y una copia con el sello del cajero que lo recibe o el timbre de la mquina
registradora. Sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de formularios: Uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar
remesas o cheques de otras plazas.

COMPROBANTES DE DEPSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORRO

Las corporaciones de ahorro y crdito han diseado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretos para
que sean diligenciados al depositar o retirar dinero de sus cuentas de ahorros.
Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una: deposito en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en
efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuanta y exigencia del cliente.

FACTURA DE VENTA
La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos generales de los soportes de
contabilidad, la descripcin de los artculos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las
condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra.
Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra
para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

REQUISITOS DE LA FACTURA:
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso).

Numeracin en orden consecutivo. (preimpreso).
Apellidos y nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso).
Apellidos y nombre o razn social del adquiriente los bienes o servicios.
Fecha de expedicin.
Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados.
Valor total de la operacin
El nombre o razn social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA:

Son documentos equivalentes a la factura:

Los tiquetes de mquinas registradoras

Las boletas de ingreso a espectculos pblicos
Los tiquetes de transporte.
Los recibos de pago de matrculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educacin reconocidos por el

gobierno
Plizas de seguros, ttulos de capitalizacin y los respectivos comprobantes de pago

Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversin, fondos de inversin extranjera, fondos mutuos

de inversin, fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantas.

Facturas electrnicas: entindase por factura electrnica el documento computacional que soporta una transaccin
de venta de bienes o prestacin de servicios, transferido bajo un lenguaje estndar universal denominado EDIFACT
de un computador a otro

QUIENES NO ESTN OBLIGADOS A FACTURAR:

No se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:

Las Cooperativas de ahorro y crdito, los fondos de empleados en relacin con las operaciones financieras que

realicen
Los responsables inscritos en el rgimen simplificado.
Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petrleo, en lo referente a estos productos.
Quienes presten servicios de baos pblicos en relacin con esta actividad
Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operacin no sobrepase la

cuanta sealada para cada ao por el gobierno nacional

Las personas naturales vinculadas por una relacin laboral en relacin con esta actividad
Las empresas que prestan el servicio de transporte pblico urbano o metropolitano de pasajeros

FACTURA DE VENTA DE MERCANCA AL CONTADO.

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor, si la mercanca no
est gravada; si est gravada se acredita tambin la cuenta impuesto sobre ventas por pagar.
Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercanca no est gravada se debita adems impuesto sobre
las ventas por pagar, y se acredita bancos o caja

FACTURA DE VENTA DE MERCANCA A CRDITO:

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organizacin contable, as: original para cartera, una
copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. La empresa
que compra mercanca al contado o a crdito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artculos de acuerdo con la
calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. Despus de estudiar las solicitudes de mercanca de
su almacn, efectan los pedidos de mercancas mediante una orden de compra para el proveedor elegido, por haber,
presentado la mejor cotizacin.

COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRDITO

La tarjeta de crdito (o dinero plstico) es un medio de pago que utiliza la tarjeta habiente en los establecimientos
afiliados al sistema.

La tarjeta de crdito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilizacin de tarjeta de crdito, suscrito
mediante entidad financiera y una persona natural o jurdica. Por medio del contrato, la tarjeta habiente se
compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar peridicamente a la entidad
financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a travs de este medio
El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con la entidad financiera, mediante el
cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crdito como un medio de pago de sus clientes; y, a sus
vez, la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjeta
habientes, deducido por el servicio un porcentaje de comisin que oscila entre el 5% y el 10%.

COMPROBANTES DE EGRESO (CHEQUE - EFECTIVO)

Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de
una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de
contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia
del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.
Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones
que diariamente se realizan en una empresa.

LETRA DE CAMBIO
Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada

"

girador" a otra llamada " girado ", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en
una fecha determinada.
En el comienzo se utiliza la letra de cambio como garanta de pago en compras y ventas a crdito. El vendedor
hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus
proveedores y se llaman letras por pagar.

PAGAR
Este es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha
determinada. Este documento se utiliza para respaldar los crditos bancarios.
Un pagar es un documento que contiene la promesa incondicional de una persona -denominada suscriptora-, de
que pagar a una segunda persona -llamada beneficiaria o tenedora-, una suma determinada de dinero en un
determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la declaracin de obligaciones: "debo
y pagar".

NOTA DBITO

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto
de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago
de sus obligaciones.

NOTA DE CRDITO
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en la factura o cuando los clientes
hacen devoluciones totales o parciales de mercancas, para su contabilizacin se utiliza un comprobante llamado
nota crdito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

RECIBO DE CAJA MENOR:

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantas mnimas que no requieren el
giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

REEMBOLSOS DE CAJA MENOR

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a reembolsar el dinero
utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos
para que le sea reembolsado su valor y as recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

EJERCICIO
1.- 8 de noviembre del 2013 a las 17:00 se realizara el arqueo de caja, el seor Manuel Miranda, custodio ha
obtenido las siguientes resultados:

BILLETES

MONEDAS FRACCIONARIAS
80 de 0,25

15

14 de 0,50

SUMAN

$22

CHEQUES
27273 Banco Austro
467686 Banco

935
515

Pichincha
SUMAN

$ 1450

Total encontrado: $ 6.117, un comprobante de energia electrica por $345.

3 illetes de 100 son falsos y la empresa asume la prdida.
Cualquier otro tipo de faltante se descontara al empleado.
El sueldo del libro de caja es de $6.462
Total encontrado

$6.117

El saldo del libro de caja

$ 6.462

Faltante

$ 345

*Se elabora el acta de arqueo de caja

Arqueo de caja
Empresa xyz
Ruc. 1313243477001
08-11-13

40 de 100

4000

10 de 50

500

10 de 10

100

8 de 5

40

5 de 1

SUMAN

$4645

Fecha: 08-11-13

Hora: 17:00 pm

Saldo segn Libro Caja

Detalle de arqueo: Monedas

Cantidad

Valor

Valor Total

60
14

0,25
0,50

15
7

Valor Total:

$22

Detalle de Arqueo: Billetes

Cantidad
40
10
10
8
5

Valor

Valor Total

100
50
10
5
1

4000
500
100
40
5

Valor Total:

$ 4654

Detalle de arqueo: Cheques

Nmero

Banco

27273
467686

Valor Total

Austro
Pichincha

935
515
$1450

Valor Total:

Total de Arque:

6117

3 billetes falsos:

300

Faltante:

345

_____________

_____________

Cajero

Contado

*Se registra el asiento de ajuste en el libro diario

Empresa xyz
RUC. 131323477001
FECHA

08-11-2013

DETALLE

DEBE

---------x--------Documento por pagar

$345

HABER

$345

Caja
P| comprobante de energia electrica
TOTAL

$345

$345

Libro Diario

WEB GRAFA
Libro Contabilidad General --- Lupe Beatriz Espejo Jaramillo
http://lossoportesdecontabilidad.blogspot.com/2010_11_01_archive.html
http://www.gestiopolis.com/soportes-contables/