DIRECTIVA

NORMAS PARA EL USO DEL SERVICIO DE CORREO

ELECTRNICO EN EL SERVICIO DE ADMINISTRACION
TRIBUTARIA -TARAPOTO

RESPONSABLES

NOMBRE

JERARQUIA

FECHA

ELABORACION

ING. WILLIAN GALLEGOS

AREVALO

ING. CONSULTOR EXTERNO

09.12.2015

REVISION INICIAL

LIC. ADM. FREDY HERRERA

RENGIFO

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

ABASTECIMIENTO, PATRIMONIO Y
RECURSOS HUMANOS

15.12.2015

REVISION FINAL

ABOG. ROSA ELIZABETH

ANGELDONES VIGO

JEFE DE LA OFICINA DE ASUNTOS

JURIDICOS DEL SAT-T

17.12.2015

CONFORMIDAD

CPC LUIS BERLIN LINARES

BOCANEGRA

GERENTE DE ADMINISTRACION

18.12.2015

APROBACION

CPC LUIS BERLIN LINARES

BOCANEGRA

JEFE DEL SAT-T

21.12.2015

DIRECTIVA N

-2016-MPSM/SAT-T -NORMA PARA EL USO DE LOS CORREOS ELECTRONICOS EN EL SAT-T

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DIRECTIVA N 000-2016-MPSM/SAT-T
NORMAS PARA EL USO DEL SERVICIO DE CORREO ELECTRNICO
EN EL SERVICIO DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA -TARAPOTO

GENERALIDADES
Los correos que se crean en las instituciones tanto pblicas y privadas permiten el intercambio
rpido y econmico de la informacin que se desea transmitir o recibir. Su uso generalizado ha
hecho que hoy sea una herramienta imprescindible en la vida actual de las personas, poniendo
tambin a las personas en la disyuntiva de su uso correcto y, en otras formas, a su uso
incorrecto o casi delictivo.
El uso del correo ha devenido en una forma de conocer la calidad e idoneidad de las personas.
La forma cmo redacta, cmo enva y responde a los mensajes, es un indicador casi
indubitable del nivel de aquellas. Por la universalizacin de su uso, prcticamente el contar con
un correo individual dentro de las organizaciones de las que forma parte el individuo, se ha
convertido en un derecho. Tal vez, exponiendo en esta Directiva del Servicio de Administracin
Tributaria Tarapoto, podemos afirmar por primera vez que el usar correcta e incorrectamente
los correos personales o corporativos asignados, es un signo de la libertad individual y cmo
hacemos uso de ella.

CAPITULO I
FINALIDAD
Normar los procedimientos de gestin de los servicios de correo electrnico en el Servicio de
Administracin Tributaria -Tarapoto.

CAPITULO II
OBJETIVO
Dar lineamientos para el uso correcto del servicio de correo electrnico oficial establecido.

CAPITULO III
ALCANCE
3.1 La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio por todas las unidades de la Servicio
de Administracin Tributaria de -Tarapoto.
3.2 Cada colaborador del Servicio de Administracin Tributaria -Tarapoto deber tener una
firma en el correo electrnico institucional. Las firmas se presentarn en el siguiente orden:
nombre completo y apellidos, cargo, dependencia, nombre de la institucin, telfono de
contacto, direccin del Servicio de Administracin Tributaria -Tarapoto, correo electrnico y
pgina web: www.sat-t.gob.pe.

CAPITULO IV
BASE LEGAL

DIRECTIVA N

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 Decreto Legislativo N 604 - Ley de Organizacin y Funciones del Instituto Nacional de

Estadstica e Informtica.
Decreto Supremo N 043-2001-PCM - Reglamento de Organizacin y Funciones del
Instituto Nacional de Estadstica e Informtica.
Directiva n 005-2003-INE/DTNP - Normas para el uso del servicio de correo
electrnico en las entidades de la administracin pblica.
Resolucin Jefatural N 088-2003-INEI, que aprueba Directiva No. 005-2003INEI/DTNP -Normas para el uso del servicio de correo electrnico en las entidades de
la Administracin Pblica.
Normas Tcnicas de Control Interno, aprobadas por Resolucin de Contralora N 3202006-CG.
Ley N 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley N 27269 Ley de Firmas y Certificados Digitales.
Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades.
Decreto Supremo N 019-2002-JUS - Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados
Digitales.
Directiva No. 005-2012-CG/GAF Normas el uso de las computadoras, internet y
correo electrnico.
Resolucin de Contralora No. 0235-2012CR, de 06 de julio de 2012.
Ordenanza Municipal No. 008-2007-A/MPSM, que aprueba el Reglamento de
Organizacin y Funciones (ROF) de la Municipalidad Provincial de San Martn.
Ordenanza Municipal No. 009-2007-A/MPSM, que aprueba el Estatuto del Servicio de
Administracin Tributaria Tarapoto, de la Municipalidad Provincial de San Martn.

CAPITULO V
DISPOSICIONES GENERALES
5.1 El correo electrnico institucional es una herramienta de comunicacin e intercambio de
informacin oficial entre personas, por lo que debe utilizarse para comunicaciones especficas
en lo relativo a la transmisin de informacin, pudindose crear grupos de inters segn como
el usuario defina su trabajo.
5.2 El nombre de la cuenta de correo electrnico institucional para cada usuario debe estar
formado por la letra inicial del nombre del usuario seguido inmediatamente del apellido paterno,
ligado con el smbolo @ al nombre de dominio de la institucin, sat-t.gob.pe (establecido por la
Directiva N 010-2002-INEI/DTNP Normas Tcnicas para la Asignacin de Nombres de
Dominio de las entidades de la Administracin Pblica). En caso de existir dos construcciones
similares, el Responsable del rea de Tecnologa de la Informacin, en coordinacin con las
personas involucradas, definir el nombre de la cuenta tratando de seguir la regla aqu definida.
5.3 El rea de Tecnologa de la Informacin es la responsable de capacitar en forma
permanente al personal en el uso del correo electrnico institucional, sobre cmo asignar
contraseas a su correo y sobre las diferencias entre el correo electrnico institucional y el
correo electrnico privado.
5.4 El tener una cuenta de correo institucional compromete y obliga a cada usuario a aceptar
las normas establecidas por la institucin y a someterse a ellas.
5.5 Los usuarios de las cuentas de correo electrnico son responsables de todas las
actividades que realizan con sus cuentas de correo electrnico proporcionado por la institucin
donde laboran. Cualquier usuario que deje su cuenta de correo abierta en un lugar pblico es
responsable de todo aquello que se realice desde dicha cuenta.
5.6 Las cuentas de correo para empleados de las instituciones pblicas deben usarse para
actividades que estn relacionadas con el cumplimiento de su funcin en la institucin.
5.7 La institucin debe garantizar la privacidad de las cuentas de correo electrnico institucional
de todos los usuarios. Slo en el caso de que se detecte que un usuario est cometiendo una
falta grave contra lo establecido por la institucin por medio de su cuenta de correo, el rea de
Tecnologa de la Informacin podr tomar las medidas que ms le convenga respecto de dicha
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cuenta de correo. El rea de Tecnologa de la Informacin establecer los procedimientos para

la deteccin de faltas graves cometidos por los usuarios mediante correo electrnico.
5.8 El usuario slo podr acceder al correo electrnico institucional mientras est vinculado con
la institucin.
5.9 El rea de Tecnologa de la Informacin es responsable de:

Capacitar al personal en el uso del correo electrnico institucional.

Capacitar al personal en la seleccin de contraseas seguras.
Disponer las medidas de seguridad necesarias para garantizar la integridad,
confidencialidad y disponibilidad del servicio de correo electrnico.

5.10 El correo electrnico asignado a un usuario ser usado solamente para el envo/recepcin
de documentos relacionados con la actividad que se realiza en la institucin, llmese notas
informativas, notas de coordinacin, memorndums, memorndum mltiples, informes,
conformidad de servicio u otros similares, considerados de uso obligatorio dentro del
procedimiento administrativo en la gestin pblica, cuando la urgencia de su remisin est
ampliamente justificada; en todo caso, se preferir el envo fsico y tangible de optarse por el
procedimiento indicado.
5.11 El usuario que tiene asignado una cuenta de correo, es el nico y directo responsable de
todas las acciones y mensajes que se lleven a cabo en su nombre y desde su correo.
5.12 El manejo de las direcciones de correo electrnico genricas (otorgadas a la oficina:
Ejemplo: sat-t@gob.pe) es responsabilidad del jefe de la unidad orgnica y podr delegar la
atencin de dicha cuenta de correo, sin eximirse de la responsabilidad por el cumplimiento de
la presente norma e independientemente del accionar del personal en el cual delegue tales
funciones.
5.13 Es de responsabilidad estricta del Funcionario, Jefe de Oficina o la persona delegada de la
atencin del correo electrnico genrico, quien responder en el ms breve plazo, los
requerimientos de los usuarios en general.
5.14 En caso de que un usuario considere importante un mensaje deber imprimirlo o en su
defecto almacenarlo en un medio de almacenamiento (disco duro, CD o memoria USB).
5.15 Los usuarios de las cuentas de correo electrnico institucional son responsables de todas
las actividades que realizan desde su cuenta de correo electrnico, por lo que se considerar
como oficial todo documento enviado o recibido en forma interna.
5.16 Los correos electrnicos que adjunten documentos que no son propios del remitente,
debern citar siempre la fuente de origen y/o los autores, con la finalidad de respetar los
derechos de propiedad intelectual.
5.17 Para el caso del usuario que por motivo de vacaciones, comisiones u otros sucesos tenga
que ausentarse por un perodo definido del Servicio de Administracin Tributaria -Tarapoto,
deber comunicarse mediante un correo electrnico al rea de Tecnologa de la Informacin
para evitar el bloqueo de su respectiva casilla de correo electrnico por saturacin de la misma.

CAPITULO VI
DISPOSICIONES ESPECFICAS
6.1 DEL BUEN USO DEL CORREO ELECTRNICO
6.1.1 Uso de Contraseas
- Los usuarios que tienen asignada una cuenta de correo electrnico institucional,
deben establecer una contrasea para poder utilizar su cuenta de correo, y esta
contrasea la deben mantener en secreto para que su cuenta de correo no pueda ser
utilizada por otra persona.
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- Cuando el usuario deje de usar su estacin de trabajo deber de cerrar el software de

correo electrnico, para evitar que otra persona use su cuenta de correo.
6.1.2 Lectura del Correo
- Los usuarios del Servicio de Administracin Tributaria -Tarapoto debern mantener
una secuencia lgica de lectura del correo electrnico asignado, independientemente
de si el correo est disponible durante la jornada de labores: 1) al inicio de la jornada
de trabajo, 1) a las 10.00 horas; a las 12:00 horas; a las 15: horas, a las 16:45 horas
y, finalmente, antes de retirarse del centro de labores.
- El rea de Tecnologa de la Informacin deber activar para todos los correos la
opcin de avisar cuando un nuevo mensaje llegue al correo del usuario, que le
permita leer el mensaje.
- Los usuarios debern eliminar permanentemente los mensajes que consideren
innecesarios.
- Se debe mantener los mensajes que se desea conservar, agrupndolos por temas en
carpetas personales.
- Al recibir un mensaje que se considere ofensivo, se debe reenviar el mensaje hacia el
rea de Tecnologa de la Informacin, con el fin de que se pueda tomar las acciones
respectivas.
6.1.3 Envo de Correos
- Utilizar siempre el campo asunto a fin de resumir el tema del mensaje, segn los
criterios establecidos en la Directiva de Gestin Institucional.
- Expresar las ideas completas, con las palabras y signos de puntuacin adecuados en
el cuerpo del mensaje.
6.1.4 Criterios generales en la redaccin de correos electrnicos.
- Los usuarios deben ser bastante cuidadosos en la redaccin de los mensajes
teniendo en cuenta que un mensaje correctamente redactado es el reflejo de su
propia formacin personal, as como de respeto al destinatario del mensaje.
- Los mensajes deben ser breves, puntuales y precisos, con prrafos cortos.
- Enviar mensajes bien formateados y evitar el uso generalizado de letras maysculas.
- Evite usar las opciones de confirmacin de entrega y lectura, a menos que sea un
mensaje muy importante, ya que la mayora de las veces esto provoca demasiado
trfico en la red.
- Evite enviar mensajes a personas que no conoce, a menos que sea por un asunto
oficial que los involucre y concierna.
- Evite enviar mensajes a listas globales, a menos que sea un asunto oficial que
involucre a toda la institucin, como es el caso de destinatarios mltiples.
- Antes de enviar el mensaje revisar el texto que lo compone y los destinatarios, con el
fin de corregir posibles errores de ortografa, forma o fondo.
6.1.5
-

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Reenvo de Mensajes

Para el reenvo de un mensaje, incluir el mensaje original, para que el destinatario

conozca el contexto en que se est dando el mensaje que recibe.
No incluir ningn archivo adjunto que se pueda haber recibido originalmente, a no ser
que se haya realizado modificaciones al(los) archivo(s).
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6.1.6 Autofirmas
- La firma debe ser breve e informativa, no debiendo ocupar ms de tres lneas.
- No incluir la direccin de correo en la firma, porque sta ya fue incluida de manera
automtica en la parte superior del mensaje.
-

Incluir en la configuracin de su firma de correo el siguiente prrafo de advertencia y

seguridad, que se estila en directivas de este tipo:
La informacin contenida en este correo electrnico y en todos los archivos
anexos es confidencial y privilegiada, y no necesariamente transmite el
pensamiento o convicciones del Servicio de Administracin Tributaria de
Tarapoto. Si por algn motivo recibe esta comunicacin y usted no es el
destinatario autorizado srvase borrarlo de inmediato, notificarle de su error
a la persona que se lo envi y abstenerse de divulgar su contenido y
anexos, ya que esta informacin solo puede ser utilizada por la persona a
quien est dirigida. Est prohibido cualquier uso inadecuado de esta
informacin, as como la generacin de copias de este mensaje.
6.1.7 Tamao de los mensajes
- El tamao mximo que deben tener los mensajes del correo electrnico institucional,
no debe ser mayor de cinco prrafos con no ms de sesenta (60) palabras cada uno,
independientemente del archivo que anexe.
6.1.8 Vigencia de los mensajes
- Los mensajes tendrn una vigencia no mayor de treinta (30) das desde la fecha de
envo o recepcin de los mismos, o de acuerdo a la poltica establecida por el rea de
Tecnologa de la Informacin. Superada la fecha de vigencia, los mensajes debern
ser eliminados del servidor de correo.
- Cuando se trate de mensajes muy importantes, los usuarios debern imprimir los
mensajes enviados y/o recibidos y guardarlos en un archivo digital personal.
6.1.9 Listas de Correos
- Al enviar un mensaje a una lista o grupo de usuarios, revisar que el mensaje sea
enviado a los usuarios correctos.
- Evitar en lo posible enviar mensajes con archivos adjuntos a grupos de usuarios.
- Evitar suscribirse por Internet a listas ajenas a la funcin institucional, para evitar
saturacin en la recepcin de mensajes.
6.1.10 Uso del Correo Institucional desde fuera del local de la Institucin

Los usuarios del Servicio de Administracin Tributaria -Tarapoto estn autorizados

para usar sus correos desde otros equipos de cmputo externos a la institucin.

6.2 DEL MAL USO DEL CORREO ELECTRNICO

6.2.1 Se considera falta grave facilitar u ofrecer la cuenta y/o buzn del correo
electrnico institucional a terceras personas. Los usuarios deben conocer la diferencia
de utilizar cuentas de correo electrnico institucionales y cuentas privadas ofrecidas por
otros proveedores de servicios en Internet.
6.2.2 Se considera como mal uso del correo electrnico institucional las siguientes
actividades:

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- Utilizar el correo electrnico institucional para cualquier propsito comercial o

financiero ajeno a la institucin.
- Participar en la propagacin de mensajes encadenados o participar en esquemas
piramidales o similares.
- Distribuir mensajes con contenidos impropios y/o lesivos a la moral.
- Falsificar las cuentas de correo electrnico.
- Utilizar el correo electrnico institucional para recoger los mensajes de correos de otro
proveedor de Internet.
6.2.3 Se penalizar con la cancelacin de la cuenta de correo el envo de mensajes a
foros de discusin (listas de distribucin y/o newsgroups) que comprometan la
informacin de la institucin o violen las leyes del Estado Peruano, sin perjuicio de
poder ser sujeto de otras sanciones y/o penalidades derivadas de tal actividad.
6.2.4 Se considera, adicionalmente, malas prcticas en el uso de correo electrnico:
6.2.4.1 Difusin de contenido inadecuado.
- Son considerados contenidos inadecuados todo lo que constituya complicidad
con hechos delictivos, por ejemplo: apologa del terrorismo, uso y/o distribucin
de programas piratas, todo tipo de pornografa, amenazas, estafas, esquemas
de enriquecimiento piramidal, virus o cdigo hostil en general.
- Contenido fuera de contexto en un foro temtico.
6.2.4.2 Difusin a travs de canales no autorizados.
- Uso no autorizado del servidor de correo institucional para enviar correo
personal. Aunque el mensaje en s sea legtimo, se estn utilizando los
recursos de la institucin sin consentimiento de directiva interna que la autorice.
6.2.4.3 Difusin masiva no autorizada
- Enviar de forma masiva publicidad o cualquier otro tipo de correo no solicitado,
spam.
6.2.4.4 Ataques con objeto de imposibilitar o dificultar el servicio, mail bombing.
- Dirigir a un usuario o al propio sistema de correo electrnico, mensajes que
tengan el objetivo de paralizar el servicio por saturacin de las lneas, de la
capacidad del servidor de correo, o del espacio en disco del usuario.
- Suscripcin indiscriminada a listas de correo. Es una versin de mail bombing,
en que los ataques no vienen de una sola direccin, sino de varias, los cuales
son mucho ms difciles de controlar.
6.3 DE LA SEGURIDAD DEL CORREO ELECTRNICO
6.3.1 Como un mecanismo de seguridad de los correos institucionales del Servicio de
Administracin Tributaria Tarapoto se cuenta con una poltica de seguridad para
el uso del correo electrnico creado por el rea de Tecnologa de la Informacin.
6.3.2 Uso del Antivirus
- Para garantizar la seguridad de los correos electrnicos del Servicio de
Administracin Tributaria - Tarapoto, el rea de Tecnologa de la Informacin
ha establecido los procedimientos que deben seguirse para que los servidores
de correo cuenten con programas antivirus.
- Los usuarios deben revisar en forma constante la computadora que se les ha
asignado para la deteccin de virus.

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- Los usuarios debern evitar remitir virus al momento de enviar documentos

adjuntos. En tal sentido, se responsabilizar a los usuarios por los archivos
adjuntos que enven.
- Los antivirus de la institucin para servidores y estaciones de trabajo, deben
activarse de tal forma que se verifiquen todos los archivos, an los que se
encuentren compactados, y la accin por defecto a seguir ser la de eliminar el
virus automticamente.
- El rea de Tecnologa de la Informacin se encargar de verificar la presencia
de virus en el servidor de correo y coordinar con los usuarios la eliminacin de
virus de cada uno de sus softwares.
- Los servidores de correo deben contar con antivirus para correo. Si el mensaje
que detecta contiene un virus o troyano caballo de Troya-- que no puede
ser removido, debe eliminarse el mensaje inmediatamente. Asimismo, se
deber informar al destinatario de correo, el nombre del remitente y que su
mensaje fue borrado por contener virus.
6.4 DE LA VALIDEZ OFICIAL DEL CORREO ELECTRNICO
6.4.1 Mediante la presente Directiva se da validez oficial de los mensajes que se
transmitan entre sus trabajadores, as como la validez en el intercambio de informacin
entre otras instituciones pblicas y los ciudadanos, siempre y cuando se hagan por los
correos institucionales.
6.4.2 A partir de la entrada en vigencia de la presente Directiva, los documentos
oficiales dirigidos con el carcter de mltiples, como oficios, notas informativas, notas
de coordinacin, memorndums, etc., cuyos destinatarios se encuentren en diferentes
sedes o localidades se enviarn, previamente escaneados, a los destinatarios. El
remitente del mensaje deber guardar una copia fsica del documento, as como la
pgina del correo que acredite el envo del mensaje.
6.4.3 Los documentos que se remiten por correo electrnico debern tener un sello
rectangular de enviado por correo electrnico, del formato y dimensiones siguientes,
en letras Arial, tamao diez puntos:
ENVIADO POR CORREO
ELECTRONICO
6.4.4 Para el intercambio de informacin entre instituciones pblicas, se deber utilizar
la firma y certificados digitales u otro medio de seguridad y verificacin
6.4.5 Los mensajes de correo electrnico y sus archivos adjuntos, tendrn validez legal
si estn firmados digitalmente, bajo el marco de la Ley No. 27269, Ley de Firmas y
Certificados Digitales, y de su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo 0192002-JUS.

CAPITULO VII
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
7.1 Las notificaciones institucionales pueden efectuarse mediante correo electrnico conforme
el numeral 20.1.2 de la Ley N 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General.
7.2 Si se recibe algo cuestionable o ilegal, comunicar al rea de Tecnologa de la Informacin,
para que se tome las acciones del caso segn la implicancia que pudiera tener el mensaje
recibido, siempre y cuando proceda de un tercero ajeno a la institucin. En el caso de
comunicaciones o mensajes impropios, el usuario se comunicar con el jefe inmediato, dando a
conocer al remitente del curso que ha seguido su mensaje.
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7.3 El rea de Tecnologa de la Informacin es la responsable de la administracin del correo

electrnico del Servicio de Administracin Tributaria -Tarapoto.
7.4 El Departamento de Abastecimiento, Patrimonio y Recursos Humanos comunicar al rea
de Tecnologa de la Informacin la relacin de trabajadores que hayan ingresado a laborar y de
los que han dejado de hacerlo, para la activacin o desactivacin de las cuentas de correo
respectivas.
7.5 El rea de Tecnologa de la Informacin es la responsable de que el personal de la
institucin cumpla con lo dispuesto en la presente Directiva y podr elaborar un cdigo de tica
adicional a sta.
Tarapoto, 09 de diciembre de 2015

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