ARCHIVO DE EXPEDIENTES

Para conservar el orden de los expedientes de los

alumnos de esta facultad, siempre se ha utilizado el
sistema alfabtico por considerarse el ms prctico,
aunque tambin se puede utilizar el sistema numrico
el cronolgico, pero dada la clase de documentos que
se tiene que guardar, el sistema alfabtico es el que
ms se utiliza pues es fcil, prctico y eficaz. La
finalidad que se persigue al conservar hasta el ms
mnimo
documento
o papelito relacionado
con
cualquiera de las personas que una vez inscritos ya son
parte del alumnado de esta institucin, es darle forma
al historial que en el futuro se agregara al acervo
documental de esta universidad.
Por lo tanto, la manera o ms bien dicho el sistema que
se utiliza en este caso para conservar todos y cada uno
de los datos referentes a las personas que una vez
inscritos ya son considerados como alumnos de esta
institucin, es el sistema alfabtico y se procede de la
siguiente manera:
Al iniciar su inscripcin al futuro alumno se le
requieren los siguientes documentos:
Certificado de Preparatoria (o constancia de haber
cursado la prepa)
Certificado de Secundaria
Acta de nacimiento
Certificado mdico y de sangre
Dos fotografas
Tarjeta del curp, etc.
Una vez inscrito, si se presenta el caso de que no
haya aportado todos los documentos solicitados
anteriormente, se le da una prrroga para que en
un tiempo razonable los presente.

 Enseguida, se le elabora expediente y se archiva

alfabticamente en el archivero de los expedientes
de alumnos aun vigentes o que no han terminado
su carrera.
Para evitar el hacinamiento de expedientes, esto
es el sobrecupo de los expedientes en los
archiveros de alumnos vigentes, peridicamente se
tiene que estar revisando el cupo de las gavetas y
efectuar una depuracin, remitiendo al local del
archivo general los expedientes de alumnos que
por algn motivo ya no estn en vigencia, tales
como expedientes de alumnos que ya terminaron
su carrera, alumnos que se dieron de baja por
equis motivo, alumnos que cambiaron de facultad,
etc. etc.
Todo lo anterior se debe revisar continuamente,
para en caso de ser necesario el traer a la vista el
expediente de un alumno o alumna que est
vigente o que haya cursado tal o cual carrera hace
quince o veinte aos, tenerlo a la mano en el
menor tiempo posible.
Una cosa muy importante sera guardar en el
expediente correspondiente, todos los documentos
relativos al alumno interesado, as sea hasta el
ms pequeo recibito que se le haya extendido,
como son boletas, recibos de pago, recibos de
adeudos de libros, etc. etc.