Vous êtes sur la page 1sur 8

RESUMEN Y MAPA MENTAL DE CUENTAS POR COBRAR

MAPA MENTAL

RESUMEN
RESUMEN

Cuentas por cobrar:

Se tiene una cuenta por cobrar cuando se vende a crédito bienes o servicios a un cliente. La cuenta por cobrar es el derecho del vendedor sobre el monto de la transacción. También se tiene una cuenta por cobrar cuando se presta dinero a otra parte. Cualquier transacción de cuentas por cobrar implica dos partes:

El acreedor, quien obtiene la cuenta por cobrar (un activo)

El deudor, quien asume una obligación/cuenta por pagar (un pasivo)

Tipos de cuentas por cobrar

Cuentas por cobrar

Documentos por cobrar

LAS CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar, las cuales se denominan también cuentas comerciales (al cobro), son cantidades de dinero que deben recolectarse de los clientes como resultado de las ventas hechas a crédito. Las cuentas por cobrar sirven como una cuenta de control, porque resumen el total de todas las cuentas por cobrar de los clientes.

Cuentas de control

es una cuenta del mayor general que resume las cuentas

auxiliares relacionadas.

LOS DOCUMENTOS POR COBRAR

Los documentos por cobrar suelen tener un plazo más largo que las cuentas por cobrar. Los documentos por cobrar representan el derecho a recibir cierta cantidad

de efectivo en el futuro, ya sea de un cliente o de otra parte. El deudor de un documento promete pagarle al acreedor una suma definida en una fecha futura

denominada fecha de vencimiento.

Pagare: sirve como evidencia del endeudamiento, y es firmado tanto por el acreedor como por el deudor. Los documentos por cobrar pagaderos dentro de un año o menos son activos circulantes. Los documentos que van más allá de un año son a largo plazo.

Contabilidad de las cuentas incobrables (cuentas

malas)Como expusimos anteriormente, una venta a crédito (a cuenta) crea una cuenta por cobrar. La creación de dicha cuenta por cobrar es en realidad el primer paso del proceso. Sin embargo, si la compañía vende únicamente en efectivo, no tiene cuentas por cobrar y, por lo tanto, tampoco tendrácuenta malas por incumplimiento de pago de los clientes. Una venta a crédito produce tanto un beneficio como un costo:

El beneficio: un incremento en los ingresos y las utilidades mediante la realización de ventas a una gama de clientes más amplia.

El costo: algunos clientes no pagan, y ello crea un gasto denominado gastos por cuentas incobrables, gastos por cuentas de cobro dudoso o gastos por cuentas malas.

Hay dos métodos para la contabilidad de cuentas incobrables:

El método de provisiones

Método de cancelación directa

MÉTODO DE PROVISIONES

El método de provisiones se basa en el principio de realización; por lo tanto, el

concepto clave es registrar los gastos por cuentas incobrables en el mismo periodo que los ingresos por ventas.

Estimación de cuentas incobrables

Las empresas hacen una predicción educada, la cual se denomina estimación. hay

dos formas básicas de estimar las cuentas incobrable:

Porcentaje de ventas

Antigüedad de cuentas por cobrar

Porcentaje de ventas

El método de porcentaje de ventas calcula el gasto de las cuentas incobrables como

un porcentaje de las ventas netas a crédito.

Antigüedad de cuentas por cobrarEste método también se denomina enfoque del balance general, porque se concentra en la antigüedad real de las cuentas por cobrar y determina un saldo fijado como meta para la provisión a partir de esa antigüedad.

MÉTODO DE CANCELACIÓN DIRECTA

Con el método de cancelación directa no se usa la provisión para cuentas incobrables al registrar el gasto con base a una estimación, en vez de ello se debe esperar hasta que se determine que nunca se hará un cobro de un cliente especifico.

Ventas con tarjetas de crédito, con tarjetas bancarias y con tarjetas de débito.

Ventas con tarjetas de crédito

Las ventas con tarjetas de crédito son comunes en el comercio minorista. Los clientes presentan tarjetas de crédito como American Express. Las tarjetas de crédito ofrecen la ventaja de hacer compras sin tener que pagar en efectivo inmediatamente.

Ventas

Flujograma de Proceso

Propósito

Crear y procesar una factura hasta entregar los artículos vendidos. Presentar en forma resumida el proceso general de ventas.

Condiciones de entrada

Para Generar una Factura, se deben cumplir las siguientes condiciones previas:

Los módulos Tesorería, Documentos y Almacén, deben estar correctamente configurados. Ver procesos Configurar Tesorería, Definición de Rutas y Configurar Almacén.

Debe haberse ejecutado el proceso Definir Clientes, en el cual se registran los datos del mismo y el almacén de entrega.

Se deben Definir Grupos de Artículos, los cuales a su vez contienen los artículos que serán vendidos a los Clientes.

Se deben Definir Artículos, ya que los mismos son los que se reflejarán en la factura.

Las ofertas deben estar establecidas para un determinado artículo y por un tiempo limitado. Ver proceso Definir Ofertas

Se deben Definir

de

Renglones. Los descuentos de las facturas pueden aplicarse a un tipo de cliente, una cantidad mínima de artículos o a un monto mínimo.

Pasos a seguir

Paso

Fase

Descripción

 

Crear factura

Desde el módulo Ventas en el menú "Ventas I Ventas", acceder a la pantalla TFACTURAS - Facturas.

1

nueva

 

Presione el botón [Insertar] para crear un nuevo registro.

 

Estando en la pantalla FFACTURAS - Factura, seleccione la pestaña Factura.

Ubique el cursor en el campo "Nombre del Cliente". Seleccione de la lista de valores el cliente requerido.

Seleccionar un

  • 2 cliente

En caso de que el cliente no exista en la lista de valores, puede

crearse

un

cliente

nuevo

desde

 

esta

pantalla.

Ver

el

 

Si no desea crear el cliente en la pantalla donde se genera la factura, ver el procedimiento Definir Clientes.

En el bloque "Renglones de la Factura", ubique el cursor en el campo "Artículo" y seleccione de la lista de valores el artículo que

Seleccionar

  • 3 artículos

será cargado en la factura.

Si

no

existe

el

artículo,

debe

crearlo;

para

ello

ver

el

procedimiento Definir Artículos.

 

Seleccionar
4 descuento u

Para aplicar un descuento u oferta al renglón, en el campo "Oferta/Descuento", seleccione de la lista de valores el descuento u oferta. Esto se puede ejecutar, siempre que exista al menos un descuento u oferta factible para el artículo o tipo de cliente.

oferta para el artículo

Si la lista de valores no presenta el descuento para el renglón, ver el procedimiento Definir Descuentos para Renglones.

 

Si no existe la oferta para el artículo que se está cargando en la factura, ver el procedimiento Definir Ofertas.

Indicar la

 

  • 5 cantidad de

En

el

campo

"Cantidad",

indicar

 

la

cantidad

de

artículos

artículos

requeridos.

 

Repetir los pasos

3

al

5

en nuevos

registros del bloque de

Ingresar otros

  • 6 renglones

reglones, hasta completar todos los artículos que se venderán en la factura.

Seleccionar

  • 7

Para aplicar

un

descuento

a

la

factura,

en

el campo

descuento para

"Descuento" seleccione de la lista de valores el descuento

factura

requerido. Esto se puede ejecutar, siempre que exista al menos un descuento factible para la cantidad de artículos, el monto total y/o el tipo de cliente.

Si el descuento es ajustable manualmente, debe indicarse en el campo ubicado arriba del campo "Total", el monto de descuento. El porcentaje de descuento se calcula automáticamente.

 

Si la lista de valores no presenta el descuento para el renglón, ver el procedimiento Definir Descuentos para Renglones.

Seleccionar

En caso de que se desee cambiar el almacén de entrega de los artículos de la factura, ubique el cursor en el primer campo del cuadro de "Almacén de Entrega".

  • 8 almacén de

entrega

Seleccione de la lista de valores el almacén local, asociado al punto de venta correspondiente al usuario (valor inicial por omisión) o el almacén principal asociado al punto de venta.

Presione

el botón

[Emitir]. La factura se coloca en estatus

"PAP" (pendiente por aprobación) y se genera un documento dirigido al módulo Tesorería para procesar en caja el pago de la factura. El sistema presenta el identificador de este documento.

Una vez activado el botón [Emitir], se presenta el formato de la

  • 9 Emitir la factura

factura para su impresión. Imprimir la cantidad de copias que sean necesarias.

Cerrar el formato de impresión de la factura.

Presionar el botón [OK] de la pantalla de la factura para salvar los cambios realizados.

  • 10 Procesar el pago de la factura

Este paso se ejecuta por el personal encargado del cobro de la factura; este podría coincidir con el mismo personal que genera la factura (el mismo personal de ventas se encarga de cobrar las facturas).

Seguir los pasos del proceso Aprobar Pago de Factura.

Luego de procesar el pago de la factura, esta queda en estatus "COB" (cobrada o pendiente por entrega).

En la pantalla TFACTURAS - Facturas, localice la factura cuyo pago fue procesado en el paso anterior y presione el botón [Ficha].

Solicitar entrega

  • 11

de artículos

Presione el botón [Solicitar Entrega]. La factura se coloca en estatus "PEN" (pendiente por entrega) y se genera un documento

dirigido

al módulo Almacén para procesar la entrega de los

artículos de la factura. Se presenta

el identificador de este

documento.

Presionar el botón [OK] para salvar los cambios realizados.

  • 12

Procesar el

Una vez que se ha solicitado la entrega, aparece la pantalla

movimiento de

para el despacho de los items de almacén. Para este paso existen

almacén

dos opciones:

   

o Cuando se procesan entregas para el almacén definido

 

para

el punto

de venta,

el cual es procesado

por

el

mismo personal de ventas. (Se explica en el punto 13).

 

o

Cuando

se

procesan

entregas

para

el almacén

 

principal,

el

cual

es

procesado por el personal del

almacén. (Se explica en el punto 13).

 
 

Cuando la entrega es procesada por el mismo personal de Ventas, realice los siguientes pasos:

 

o

Verifique

en

pantalla

los

items

de

almacén

a

 

despachar.

 

Entregar los

o

Presionar el botón [Procesar]. De esta manera se procesará la entrega desde el módulo Ventas.

13

items

 

Cuando la entrega es realizada por el personal de Almacén, ejecute los siguientes pasos:

 

o

Presione el botón [Cancelar]. De esta manera se procesará la entrega en el módulo Almacén.

o

Continúe con los pasos del proceso Aprobar Entrega de Factura.