CICLO DE COMPRAS

Debido a que en casi todas las empresas las funciones relacionadas con la nmina
son distintas de las funciones de compra, se ha considerado conveniente mostrar
separadamente dichas funciones en dos ciclos, para facilitar la revisin del control
interno del ciclo de egresos.
El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se
requieren llevar a cabo para:

La adquisicin de bienes, mercancas y servicios.

El pago de las adquisiciones anteriores.
Clasificar, resumir e informar lo que se adquirir y lo que se pag.

El ciclo de compras contiene la adquisicin y el pago de:

Inventarios
Activos fijos
Servicios externos
Suministros o abastecimientos

En este ciclo se clasifica la adquisicin de los recursos antes mencionados entre

diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias en
tiempo entre la recepcin de los recursos y el pago de los mismos, deben considerarse
tambin como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados
derivados de la adquisicin de dichos recursos.
Las funciones tpicas, asientos contables comunes, formas y documentos
importantes, etc., del ciclo de compras que se describen ms adelante, son aqullas
que podran considerarse como tpicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en
cuenta que las mismas debern servir tan slo como un gua general que oriente al
auditor cuando lleve la revisin del control interno, ya que la identificacin y
determinacin de estas funciones, asientos contables comunes, formas y
documentos importantes, etc., se deber efectuar para cada caso en particular.

Funciones tpicas
Las funciones tpicas de compras podran ser:

Seleccin de proveedores
Preparacin de solicitudes de compra
Funcin especfica de compras
Recepcin de mercancas y suministros
Control de calidad de las mercancas y servicios adquiridos
Registro y control de las cuentas por pagar y tos pasivos acumulados.
Desembolso de efectivo

Asientos contables comunes

Dentro del ciclo de compras podramos distinguir los siguientes asientos contables
comunes:

Compras
Desembolso de efectivo
Pagos anticipados
Acumulaciones de pasivos
Ajustes de compras

Formas y documentos importantes

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de compras podran ser:

Requisiciones de compra
rdenes de compra y contratos
Documentos de recepcin de mercancas
Facturas de proveedores
Notas de cargo y de crdito
Solicitudes de cheques
Recibos de servicios
Pliza cheque

Bases usuales de datos

Las bases usuales de datos, estn representadas por archivos, catlogos, listas,
auxiliares, etc., que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las

transacciones dentro de un ciclo, o bien informacin que se produce como resultado

del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se
les da, se pueden clasificar como sigue:
a. Bases de referencias. Representadas por informacin que se utiliza para el
proceso de las transacciones.
b. Bases dinmicas. Representadas por informacin resultante del proceso de las
transacciones y que como tal se est modificando constantemente.
Las bases usuales de datos para compras podran ser las siguientes

Archivos de proveedores conteniendo nombre, direccin, productos que

ofrece, precios, etc.

Archivos de cuentas por pagar que contenga las cuentas pendientes de pago

(auxiliares) e historial de pagos efectuados.

Los pedidos a proveedores pendientes de surtir

Objetivos
Para efectos de este ciclo se han identificado 18 objetivos especficos de control
interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:

De autorizacin
De procesamiento y clasificacin de transacciones
De verificacin y evaluacin
De salvaguarda fsica

a) Objetivos de autorizacin
Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben
establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo las polticas y criterios
establecidos por la administracin, estos objetivos para este ciclo son:
1. Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas
establecidas por la administracin.

2. El precio y condiciones de los bienes, mercancas y servicios que han de

proporcionar los proveedores deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas
establecidas por la administracin.
3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y
cuentas de los proveedores, cuentas de pagos anticipados y pasivos acumulados
deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la
administracin.
4. Todos los pagos por bienes, mercancas y servicios recibidos deben efectuarse de
acuerdo a polticas adecuadas establecidas por la administracin.
5. Los procedimientos de proceso del ciclo de compras deben de estar de acuerdo
con polticas adecuadas establecidas por la administracin.
b) Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones
6. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para
asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e
informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes a
stas. Estos objetivos para el ciclo de compras son:
7. Slo deben aprobarse aquellas rdenes de compra a proveedores por bienes,
mercancas o servicios que se ajusten a las polticas establecidas para la
administracin.
8. Slo deben aceptarse mercancas y servicios que se hayan solicitado
9. Los bienes, mercancas y servicios recibidos, deben informarse con exactitud y en
forma oportuna.
10. Los montos adecuados a proveedores por bienes, mercancas y servicios
recibidos, as como la distribucin contable de dichos adeudos debe calcularse con
exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.

11. Todos los pagos por bienes, mercancas y servicios recibidos, deben basarse en
un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.
12. Los importes adeudados a proveedores y acreedores deben clasificarse,
concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
13. Los pagos y los ajustes relativos a compras deben clasificarse, concentrares e
informarse correcta y oportunamente.
14. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben
aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada proveedor y
acreedor.
15.

Deben

prepararse

asientos

contables

por

las

cantidades

adeudadas

a proveedores y acreedores, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en
cada

periodo

contable.

16. Los asientos contables de las compras deben concentrar y clasificar

las transacciones de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la
administracin.
17. La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades
de compras debe producirse correcta y oportunamente.
c) Objetivos de verificacin y evaluacin
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y
evaluacin peridica de los saldos que se informan, as corno de la integridad de los
sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de compras son:
18. Deben verificarte y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de
cuentas por pagar y las actividades de transacciones relativas.

d) Objetivos de salvaguarda fsica

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,
registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.
Estos objetivos para este ciclo son:
19. El acceso a los registros de compras, recepcin y pagos, as como a las formas
importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse nicamente de
acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin.
CICLO DE RECURSOS HUMANOS
El ciclo de recursos humanos de una empresa incluye aquellas funciones que se
requiere llevar a cabo para:

La contratacin y utilizacin de mano de obra

El pago de mano de obra
Clasificar, resumir e informar lo que se utiliz y pag de mano de obra

El ciclo de nminas contiene la contratacin, utilizacin y pago de servicios

personales como por ejemplo nminas de mano de obra directa, mano de obra
indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.
En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepcin de los servicios del
personal y el pago de los mismos, estn relacionados como parte de este ciclo las
cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtencin de dichos
recursos.
Las funciones tpicas, asientos contables comunes, formas y documentos
importantes, etc., del ciclo de nminas que se describen ms adelante, son aqullas
que podran considerarse como tpicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en
cuenta que las mismas debern servir tan slo como una gua general que oriente al
auditor cuando lleve a cabo la revisin del control interno, ya que la identificacin y

determinacin de estas funciones, asientos contables, formas y documentos

importantes, etc., se deber efectuar para cada caso en particular.
Funciones tpicas
Las funciones tpicas de nminas podran ser:

Reclutamiento y seleccin de personal

Contratacin de personal
Llevar las relaciones laborales
Preparar informes de asistencia
Registro, informacin y control de la nmina
Desembolso de efectivo
Promocin y evaluacin de personal.

Asientos contables comunes

Dentro del ciclo de nminas podramos distinguir los siguientes asientos contables
comunes:

Pago de nminas
Anticipos de sueldos y prstamos al personal
Distribuciones de mano de obra
Otras prestaciones al personal
Ajustes de nminas

Formas y documentos importantes

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de nminas podran ser:

Solicitud de empleo
Contratos de trabajo
Informes de tiempo
Tarjetas de reloj
Autorizacin de ajustes de nmina
Autorizacin de pagos especiales
Recibos de pago
Cheques.

Bases usuales de datos

Las bases usuales de datos estn representadas por archivos, catlogos, listas,
auxiliares, etc., que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las
transacciones dentro de un ciclo o bien informacin que se produce como resultado del
proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les
d, se pueden clasificar como:
a. Bases de referencia. Representadas por informacin que se utiliza para el proceso
de las transacciones.
b. Bases dinmicas. Representadas por informacin resultante del proceso de las
transacciones

que

como

tal

se

est

modificando

constantemente.

Las bases usuales de datos para nminas podrn ser las siguientes:

Archivo maestro de personal conteniendo nombres e informacin de

referencia, tipos de retribucin, prestaciones a empleados, etc.

Registros de salarios de empleados

Objetivos
Para efectos de este ciclo se han identificado 17 objetivos especficos de control
interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:

De autorizacin
De procesamiento y clasificacin de transacciones
De verificacin y evaluacin
De salvaguarda fsica

a) Objetivos de autorizacin
Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben
establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo las polticas y criterios
establecidos por la administracin, los cuales debern ser razonables de acuerdo a las
caractersticas y necesidades de cada empresa mismas que debern ser evaluadas
por el auditor. Estos objetivos para este ciclo son:

1. El personal debe contratarse de acuerdo con las polticas establecidas por la

administracin.
2. Los tipos de retribucin y las deducciones de nmina deben autorizarse de
acuerdo con polticas establecidas por la administracin.
3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y
cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarte de
acuerdo con polticas establecidas por la administracin
4. Todos los pagos de nminas deben efectuarse de acuerdo a polticas establecidas
por la administracin.
5. Los procedimientos del ciclo de nminas deben de estar de acuerdo con polticas
establecidas por la administracin.
b) Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben 13 establecerse para el
correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las
transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes de stas.
Estos objetivos para el ciclo de nminas son:
6. Slo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilizacin de mano de obra que se
ajusten a las polticas establecidas por la administracin.
7. La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna.
8. Los montos adeudados al personal, as como la distribucin contable de dichos
adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma
oportuna.
9. Todos los pagos relacionados con la nmina deben basarse en un pasivo
reconocido y prepararse con exactitud.

10. Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e

informarse con exactitud y en forma oportuna.
11. Los pagos y los ajustes relativos a nminas deben clasificare, concentrarse e
informarse con exactitud y en forma oportuna.
12. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben
aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal.
13. Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal,
por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada perodo contable.
14. Los asientos contables de la nmina deben concentrar y clasificar las
transacciones de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.
15. La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades
de nminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna
c) Objetivos de verificacin y evaluacin
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a 14 la verificacin y
evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los
sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nminas son:
16. Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de
cuentas de nminas y las transacciones relativas.
d) Objetivos de salvaguarda fsica
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,
registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.
Estos objetivos para este ciclo son:

17. El acceso a los registros de personal, nminas, formas, documentos importantes

y lugares de proceso debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas
establecidas por la administracin. (Blanco, 2004)
Blanco L., Y. (2004). Normas y procedimientos de la auditora integral. Bogot: ECOE
Ediciones.