Temario

Generalidades de auditoria
Planificacin y realizacin
Programa de auditora
Plan de auditora
Video y taller de anlisis
Lista de verificacin
Evaluacin de hallazgos y redaccin de No conformidades
Informe de auditoria

Objetivos del curso

Conocer la metodologa de planificacin, ejecucin, verificacin y

control de las auditoras correspondientes al Sistema de Gestin en
Control y Seguridad BASC.

Desarrollar habilidades para la preparacin de los documentos

correspondientes a la Auditora.

Generar habilidades en la realizacin de las auditoras.

Qu es una auditora?

Proceso sistemtico, independiente y documentado

para obtener evidencias y evaluarlas de manera
objetiva, con el fin de determinar la extensin en que
se cumplen los criterios de la auditora y as
proporcionar informacin sobre la cual una
organizacin puede actuar para mejorar su
desempeo.

Objetivo de una auditora

Determinar el
grado
de
conformidad o cumplimiento de
la Normas del sistema o
proceso de los criterios
definidos de la auditora.

Determinar si los controles del

Sistema de Gestin son
efectivamente implementados
y mantenidos.

Qu se entiende por auditora?

Situacin Real
Lo que se
Va a auditar

Verificar

Referencia
Criterio
de la
Auditora

Establecer si hay cumplimiento.

Informar resultado a quien solicita la auditora

Diferentes clases de auditora

segn quien la solicite

Segunda Parte
Primera Parte
Cliente

Organizacin

Segunda Parte

Organismo Independiente
Tercera Parte

Proveedor

Para qu hacer auditoras BASC?

Conocer si la organizacin est cumpliendo sus obligaciones en relacin
con el control y la seguridad en el comercio internacional.
Evaluar las fortalezas y debilidades del SGCS BASC.

Detectar si la organizacin (o
est haciendo lo que dice hacer y lograr.

parte

de

ella)

realmente

Detectar oportunidades para la mejora continua del SGCS.

Evaluar el compromiso del recurso humano con el SGCS.
Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones: correctivas,
preventivas y de mejora.

Quines intervienen en una

auditora?

Auditor

Auditado

Persona con la competencia

para la realizacin de
auditoras.

Equipo auditor
Experto tcnico
Acompaante

Organizacin auditada.

Cliente
Quien solicita la auditora

Requisitos del SGCS BASC

4.5.2 Norma BASC
La organizacin debe tener un procedimiento documentado para realizar auditoras internas a los
elementos del SGCS con el fin de verificar que est conforme con:
a) Los requisitos de la Norma y los Estndares de seguridad BASC.
b) Los requisitos del Sistema de Gestin en Control y Seguridad establecidos e
implementados por la organizacin.
La organizacin debe elaborar y ejecutar un programa de auditoras internas, su enfoque y periodicidad
debe ajustarse a la madurez del SGCS, resultados de auditoras anteriores, importancia y criticidad de
los procesos identificada en el anlisis y evaluacin de riesgos con una frecuencia mnima de una vez al
ao.
Las auditoras internas al SGCS BASC, deben ser realizadas por un equipo de auditores competentes,
independientes a los procesos auditados, formados por instructores aprobados por WBO. Estos
Auditores Internos deberan ser propios de la organizacin con el fin de garantizar la continuidad del
SGCS y el seguimiento de los resultados obtenidos en los procesos de auditora.
Los auditores internos deben ser capacitados y entrenados, en temas relacionados con auditoras de
sistemas de gestin y seguridad de la cadena de suministro y reentrenados cuando existan cambios
procedimientales o normativos en la WBO.

Quin es el auditado en una

auditora interna?

Organizacin
Procesos
Productos
Prcticas
Procedimientos
Resultados

NO SE AUDITAN
PERSONAS

Quines son los auditores en una

auditora interna?
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.

Cmo se sabe si un auditor es Competente?

Porque cuenta con unos atributos (educacin, formacin, experiencia,
y habilidades), que se manifiestan en su comportamiento y que estn
directamente relacionados con el xito de una auditora.

Principios de auditora

Conducta tica

Presentacin
justa
Cuidado
profesional

Independencia

Evidencia

Son esenciales: la confianza,

confidencialidad y la discrecin.

la

integridad,

la

La obligacin de informar verazmente y con exactitud.

La aplicacin de diligencia y juicio en la auditora.

La base de la imparcialidad y objetividad de las

conclusiones de la auditora.
La base racional para llegar a conclusiones de
auditora confiables y reproducibles en un proceso de
auditora sistemtico.

Proceso de auditora

1. Auditor

2. Programa de
auditora

3. Actividades de
auditora

Atributos personales

Justo

Honesto

Sincero

Perceptivo

Discreto

Verstil

El Auditor

COMPORTAMIENTO
Tranquilo
Respetuoso
Confianza
No menospreciar o superioridad.
Hablar claro y con cuidado.
No apartarse del tema.

El Auditor

Hablar poco
Evitar malentendidos
No polemizar
Felicitar
Preparado
Puntual
Insistente
Diplomtico

El Auditor

Seguro.

Administrador del tiempo.

Cuidado profesional.

Independiente.
Orientado a la evidencia.

tica del auditor

Sinceridad
La verdad sobre lo auditado.
La fidelidad a la palabra dada
(no retractarse de lo dicho,
debido a presiones).

tica del auditor

Confidencialidad
Un auditor no debe Divulgar Informacin.
A nivel de procesos.
A nivel personal.

Debilidades del auditor

No Debe
Ser controvertido.
Ser negativo.
Ser critico.
Comparar al auditado.
Ser sarcstico.
Discutir tpicos causando
disputas.

NO ES:
Un Juez.
Un Verdugo.
El que manda en la
auditora

2. Programa de auditora

Generalidades

El propsito de un programa es planear el tipo

y nmero de auditoras, determinando las fechas
y horas de ejecucin.

El programa de auditora puede incluir auditoras

con una variedad de objetivos. Dependiendo del
tamao, naturaleza y complejidad de la
organizacin por auditar.
El programa de auditora puede incluir una, algunas
o muchas auditoras, y auditoras conjuntas o
combinadas.

Los objetivos pueden

basarse en:

Prioridades de la direccin.
Requisitos del sistema de gestin.
Necesidad de evaluacin de proveedores.
Requisitos de los clientes.
Riesgos potenciales para la organizacin

Objetivos y
alcance

Responsabilidades,
recursos y
procedimiento

Las personas a quienes se asigne la responsabilidad

de dirigir el programa de auditora, deberan:

Definir,
implementar,
Definir,
hacer
seguimiento,
revisar y mejorar
el programa de
auditora.

Identificar y
suministrar los
recursos para el
programa de
auditora.

Al identificar los recursos para el programa de

auditora, se deberan considerar:

a) Recursos financieros
b) Los procesos para lograr y mantener la competencia de los
auditores, y mejorar el desempeo de estos.
e) Los auditores y expertos tcnicos
f) El tiempo de desplazamiento, el alojamiento y otras necesidades
durante la realizacin de la auditora.

PLANIFICACIN
REVISIN DOCUMENTAL

PLAN AUDITORA

LISTA VERIFICACIN

REALIZACIN
REUNIN DE APERTURA

TRABAJO DE CAMPO

REUNIN DE CIERRE

VERIFICACIN DE LO REALIZADO
INFORME DE AUDITORA

REVISIN POR LA DIRECCIN

ACCIONES A TOMAR
ACCIONES CORRECTIVA

SEGUIMIENTO

Gestin de la auditora

Revisin de documentos

Manual de Control y Seguridad y base documental del sistema.

Registros auditoras anteriores.
Validacin del alcance, objetivo y mtodos.

Identificar problemas potenciales.

PLAN DE AUDITORA

Objetivo

Suministra informacin necesaria.

Facilita la programacin y coordinacin de actividades.

Plan de
auditora

Contenido Plan de auditora

Objetivo
Grado de conformidad.

Verificar el mantenimiento.
Cumplimiento con los
requisito.

Eficacia del SGCS.

Identificar reas de
mejora

Alcance

Localizacin fsica.
Sector.

Criterio
Polticas.

Procedimientos.
Normas.
Leyes y regulaciones
Requisitos contractuales

Contenido Plan de auditora

Equipo auditor y auditado

Metodologa de comunicacin
Confidencialidad

XYZ

XYZ

LISTA DE
VERIFICACIN

Lista de verificacin

Herramienta que permite la

facilitacin en el proceso de
auditora y permite que se
realice de acuerdo a los
objetivos planteados.

Utilidad de la lista de
chequeo
Ayuda a la gestin del
tiempo, indicando
lo que ha de
descubrirse en cada
proceso.

Recopila las evidencias de la auditora

en orden lgico.

Facilitar el cubrimiento de
cada actividad, obteniendo
respuesta para los
requerimientos.

Preguntas en la lista
de chequeo

En lenguaje de la compaa y orientadas

al SGCS.
Deben estar dirigidas a la verificacin del
propsito y al alcance de la auditora.
Asegurar que produzcan respuestas que
permitan al auditor valorar efectivamente
la situacin evaluada.

Cmo peguntar?

Tipos de preguntas
Abiertas (descriptivas).
De sondeo.
Simulacin.
Cerradas.
Capciosas (Engaosa).
Agresivas.
Mltiples.
Abogado del diablo, hipotticas

Tipos de preguntas
Abiertas
(Descriptivas)
Cmo, Qu, Cundo, Por qu, Dgame, Mustreme, Descrbame.
Resumen :

Extrae informacin sin crear comportamiento defensivo.

Permite desviar la conversacin.

Estimula al auditado a expresar su punto de vista.

Preguntas de sondeo

Preguntas cerradas

Preguntas capciosas

Preguntas Agresivas

Preguntas Mltiples

VIDEOS

VIDEO AUDITORIA PARTE 1

VIDEO AUDITORIA PARTE 2

Hacer la auditora

Reunin de apertura

Recopilacin de informacin
Generacin de hallazgos

Cierre de auditora

Objetivo de la reunin
de apertura

Establecer un escenario de
confianza y consolidarlos cuando no
exista.
Aclarar (si es necesario) los
conceptos bsicos de la auditora
(criterios).
Confirmar la logstica

Contenido de la reunin de
apertura
Presentacin del auditor

Establecer confianza

Presentacin de asistentes

Solucin de inquietudes

Confirmacin plan acordado

Confidencialidad

Confirmacin auditado ser informado de

Funciones de acompaantes

hallazgos
Entrega del informe

Clasificacin anotaciones en el informe

(M, m, O, OM)

2.5
Realizacin
auditora

Reunin de apertura

Recopilacin de informacin
Generacin de hallazgos

Cierre de auditora

Recopilacin de informacin

Entrevistas:

(Preguntar, Escuchar,
Observar, Analizar, Evaluar)

Registros:
Listas de chequeo
Minutas
Actas de reunin
Informes auditorias
Programas de seguimiento
Resultado mediciones

Observacin:

Personas (actitud).
Ambiente trabajo.
Condiciones del medio
Almacenamiento

Documentos:

Manual de Control y Seguridad

Procedimientos
Instrucciones
Licencias y permisos
Contratos y pedidos
Registros

Indicadores:

REALIZACIN

PROCESO DE ENTREVISTA ACTIVIDADES

PROCESO DE ENTREVISTA

BLOQUEOS DE LA COMUNICACIN
IMPACIENCIA

DESCONFIANZA

DOMINIO DE S MISMO Y DE LA AUTORIDAD

Cmo seleccionar las

muestras?
No pida documentos
siempre le darn lo mejor.

tpicos,

Solicite una lista o registro.

Solicite ver archivos y seleccione de
la mitad, adelante y atrs.
Seleccione muestras de condiciones
normales y anormales.
Si encuentra una desviacin tome
varias muestras para comprobar si
es algo genrico.

2.5
Recopilacin
de informacin

Tcticas del auditado

Prdida de tiempo: charlatn,

diplomtico, almuerzos largos,
llegadas tardes, interrupciones
repetidas.
Manejar al auditor; el auditado
tiene su propio plan de auditora.
La situacin no usual asuntos
que distraen al auditor.
Respuestas limitadas

2.5
Realizacin
auditora
(apertura,
recopilacin
Info, Hallazgos,
Cierre, informe

Reunin de apertura

Recopilacin de informacin
Generacin de hallazgos

Cierre de auditora

Generacin de hallazgos

Resultado de la evaluacin de la
auditora recopilada frente a los
criterios de la auditora.
Los hallazgos no se pueden sacar
de la nada.

Las desviaciones se pueden

presentar cuando:

Generacin de hallazgos

Observacin exacta de
los hechos

Dirigida al qu, cundo,

dnde?

Ayuda a lograr la
implementacin eficaz
de la accin correctiva

Genera acciones que aumentan la

satisfaccin del cliente y mejora el
desempeo de la organizacin.

Redaccin del hallazgo

La redaccin del hallazgo debe incluir:

1)Los hechos observados: Describe lo que se ha visto /encontrado.

2)El criterio: Que elemento de la gestin del proceso est relacionado en

los hechos observados.
* El elemento del SGCS de la empresa : cul elemento ha presentado la
No conformidad o la oportunidad de mejoramiento.
* El requisito de la norma o el referencial : el elemento de la
norma relacionado con el hallazgo.

3)Los riesgos para el SGCS si se trata de una NC real o potencial, o el

beneficio que puede representar, si se trata de una oportunidad de
mejoramiento (el desempeo, el logro de objetivos, imagen, etc.).

Redaccin de no
conformidades y observaciones

Redaccin de no conformidades
y observaciones

Redaccin de hallazgos

Expresin de opiniones
La metodologa de evaluacin de riesgos debera hacerse
ms dinmica para que los empleados se sientan ms
reflejados con la misma.

Identificacin de requisitos equivocados

No se evidenci la competencia del equipo auditor
(reportada contra el estndar 2.6)

Redaccin de NC y
observaciones

Ejemplo de hallazgos

La empresa no realiz la revisin por parte de la

gerencia para ao 2013.
Redactar el hallazgo

Tener en cuenta

Observacin O
Buenas prcticas.
Si no se tratan pueden convertirse en una NC en el futuro.
Una NC en la cual el auditor le da el beneficio de la duda a
la organizacin.
Oportunidad para mejorar el sistema.
Fortaleza F
Buenas prctica dentro del SGCS BASC que se deben
resaltar

Tener en cuenta

Oportunidad de mejora OM
Valor agregado de la auditora.
Sugerencias para mejorar el sistema.
Mejora continua.

Tener en cuenta

No conformidad Mayor M

Falla total de un proceso o procedimiento crtico.

Incumplimiento total de un requisito.
Numerosas NC menores que al unirse constituyen una falla
importante.
Una NC menor de una auditora anterior que no se haya cerrado.
No conformidad menor m
Una deficiencia que no es tan grave como para ser mayor.
Incumplimiento parcial de un requisito.

REGLAMENTO PARA LA AFILIACIN Y

CERTIFICACIN BASC

68

2.5
Realizacin
auditora
(apertura,
recopilacin
Info, Hallazgos,
Cierre, informe

Reunin de apertura

Recopilacin de informacin
Generacin de hallazgos

Cierre de auditora

Reunin de cierre

Asegura que la organizacin auditada comprenda todos los hallazgos,

las no conformidades y otros comentarios.
Responsable: auditor lder

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Agradecimientos.
Objetivo y alcance de la auditora.
Fortalezas de lo encontrado.
Presentacin de hallazgos.
Aceptacin de hallazgos.
Solicitud de AC y fechas
Informe de auditora.

Informe de
auditora

Elaboracin del informe

Quin lo va a
leer y para qu?

Qu tan
especfico se
requiere?

Cul era el
objetivo de la
auditora?

Elaboracin del informe

Contenido.

Objetivo, alcance y criterios.

Fechas y lugares de realizacin de las actividades de la auditora.
Procesos de auditados.
Responsables de las actividades.
Personal entrevistado.
Auditor lder y equipo.
Aspectos favorables y dbiles de la actividad auditada.
Conclusiones de la auditora.

Lo que no debe incluir un

informe de auditora

Opiniones subjetivas.
Informacin confidencial.
Crtica a individuos.
Declaraciones ambiguas.
Detalles triviales.
Observaciones, hallazgos, NC, que no fueron discutidos en la
reunin de cierre.

Redaccin de informes de auditora

Evitar decir:

Algunos.
Muchos.
Pocos ..
Casi todos..
Varios.
Ciertos

Equipos estn licenciados.

Registros no tienen los resultados de..
Auditores tienen independencia
Los acuerdos estn vencidos.
Reclamos muestran despachos tardos
operarios desconocen donde estn los
instructivos.

Termino de la auditora

La auditora est concluida cuando:

Todas las actividades del plan de auditora se han
llevado a cabo, incluyendo la distribucin del reporte
de auditoria.

Actividades complementarias
Verificacin de
acciones tomadas
Responsable: Auditor lder, equipo auditor
y auditado.

Accin Correctiva

Accin para determinar la causa raz de una

no conformidad detectada u otra situacin no
deseada.

Seguimiento de SACs y SAPs

Verificar las respuestas a las

solicitudes de acciones
correctivas y preventivas.
Elaborar programa de
seguimiento a hallazgos de
la auditora.
Verificar la eficacia de las
acciones implementadas.

A
V

Registros soportes del proceso

de auditora

Programa de auditora.
Plan de auditora.
Listas de verificacin.
Registros de asistencia a reuniones de apertura y de cierre.
Informes de auditora.
Respuestas a las SAC Y SAP.
Seguimiento y verificacin de la AC/AP
Calificacin del auditor (cuando aplique)
Correspondencia interna asociada al proceso de auditora.

Gracias por su atencin

Kandy Escobar Carmona.

Jefe de Formacin y Capacitacin
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Telfonos: 612 83 00 anexo 2278
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