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Hlio Roberto Hekis Correio, Bruno Csar Linhares da Costa Silva Correio, Ana Luiza Santos Ribeiro Correio,

Raissa Targino Dantas Barbosa Correio, Lana Viviane Linhares da Costa Silva Correio

ANLISE DO FLUXO INFORMACIONAL DE UMA EMPRESA


DO RAMO ALIMENTCIO DO RIO GRANDE DO NORTE
INFORMATIONAL FLOW ANALYSIS OF A FOOD INDUSTRY
COMPANY FROM RIO GRANDE DO NORTE
Data de recebimento: 02-09-2012
Hlio Roberto Hekis
Data de aceite: 06-06-2013
Departamento de Engenharia de Produo, Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN, Natal (RN), Brasil.

Bruno Csar Linhares da Costa Silva


Departamento de Engenharia de Produo, Universidade Federal do Rio Grande do Norte Natal (RN), Brasil.
Ana Luiza Santos Ribeiro
Departamento de Engenharia de Produo, Universidade Federal do Rio Grande do Norte Natal (RN), Brasil.
Raissa Targino Dantas Barbosa
Departamento de Engenharia de Produo, Universidade Federal do Rio Grande do Norte Natal (RN), Brasil.
Lana Viviane Linhares da Costa Silva
Departamento de Engenharia de Produo, Universidade Federal do Rio Grande do Norte Natal (RN), Brasil.

RESUMO
O artigo tem como objetivo verificar a possibilidade de incrementar melhorias no fluxo informacional entre os setores Comercial
e de Planejamento e Controle da Produo de uma empresa do ramo alimentcio do Rio Grande do Norte para atendimento s
demandas. O mtodo de pesquisa foi baseado em entrevistas, coleta de dados mercadolgicos, pesquisas bibliogrficas, pesquisas
documentais e visitas tcnicas, por meio dos quais foi possvel identificar o problema de pesquisa, conhecer o estado da arte
sobre esse problema e analisar o fluxo de informao na tica do processo de negcio. Como resultados alcanados, prope-se
a adoo de relatrios de cortes a fim de atingir o atendimento da demanda disponvel e otimizar o fluxo informacional entre
os setores de PCP e comercial. Como resultados, percebe-se que mediante as melhorias propostas, os setores de PCP e vendas
podem apresentar melhorias em termos de competitividade, qualidade e reciprocidade das decises tomadas e implementadas,
nos processos internos, nivelando as vendas de forma a atender a demanda oferecida. A pesquisa conclui que as organizaes
precisam gerir as informaes de modo eficiente e eficaz, j que estas so um insumo indispensvel sua sobrevivncia. Assim,
precisam se preocupar com os processos de busca, produo, tratamento, armazenamento e disseminao das informaes.
Palavras-chave: fluxo informacional; processo; demanda; capacidade.

Abstract
The article aims to examine the possibility of increasing improvements in information flow between sectors and business
planning and controlling the production of a food company from Rio Grande do Norte to meet the demands. The research
method was based on interviews, gathering market data, library research, desk research and technical visits, through which
it was possible to identify the research problem, to know the state of the art on this issue and analyze the information flow
in perspective of the business process. As results, we propose the adoption of reports of cuts to achieve up to meet the
demand and optimize the available information flow between the PCP and commercial sectors. As a result, we can see that
through the proposed improvements, the PCP and sales sectors can provide improvements in terms of competitiveness, quality
and reciprocity of decisions taken and implemented internal processes, evening sales in order to meet the demand offered.
The survey concludes that organizations need to manage information efficiently and effectively, as this is an essential input to
its survival. So need to worry about the search processes, production, processing, storage and dissemination of information.
Keywords: flow informational; process; demand; capacity.
Endereos dos autores:
Hlio Roberto Hekis
hekis1963@gmail.com

Ana Luiza Santos Ribeiro


analuizaaaa@hotmail.com

Bruno Csar Linhares da Costa Silva


brunoclcs@yahoo.com.br

Raissa Targino Dantas Barbosa


raissa_targino@hotmail.com

Gesto & Regionalidade - Vol. 29 - N 86 - mai-ago/2013

Lana Viviane Linhares da Costa Silva


lanaviviane7@yahoo.com.br

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ANLISE DO FLUXO INFORMACIONAL DE UMA EMPRESA DO RAMO ALIMENTCIO DO RIO GRANDE DO NORTE

1. INTRODUO
As informaes so um dos muitos recursos de
entrada, insumos, em um processo de transformaoem produtos ou servios. Apesar disso, elas perpassam por todos os setores de uma organizao,
inclusive nos setores de apoio, suporte e administrativo que no esto ligados diretamente ao processo
de transformao, e assim no ocorrem apenas como
insumos do processo produtivo principal. Logo, as
informaes esto a todo tempo seguindo fluxos
dentro daorganizao, sendo insumos de pequenos
processos organizacionais, mas que esto sempre
voltados para permitir a consecuo de um objetivo
produtivo, o produto ou servio que se quer oferecer.
Nesse sentido, embora seja senso comum a necessidade de gerenciamento das informaes nas empresas,
ainda so recorrentes os problemas de delineamento
dos percursos das informaes pelos setores ou, ainda,
quando se tem esse percurso delineado, no se suprir
todas as necessidades de informaes que devem passar por esse trajeto. Assim, para a primeira situao,
previsvel a ocorrncia de retrabalho para a correo do
percurso. E, para o segundo caso, a consequncia so
falhas e inconformidades nos resultados dos processos.
Todos os elementos de uma empresa giram em torno
da troca, da obteno e da anlise das informaes.
O ambiente de negcios, atualmente, depende do
sistema de informaes. No ambiente externo, este
sistema pode funcionar como arma competitiva para
a empresa, de forma a agregar valor s informaes,
direcionando e tornando as decises cada vez mais
confiveis. No ambiente interno, facilita a disseminao da informao, tornando as funes existentes em cada empresa mais integradas e a tomada de
decises mais rpida e eficiente.
O estudo proporcionou uma anlise em uma empresa
do setor de alimentos do estado do Rio Grande do
Norte, no espao interfuncional dos setores Comercial
e de Planejamento e Controle da Produo, tendo em
vista a ocorrncia de problemas quanto ao alinhamento informacional entre a captao de clientes pelo
setor Comercial e a capacidade de produo definido
pelo setor de Planejamento e Controle da Produo.
Nesse sentido, pretende-se responder ao seguinte problema de pesquisa: possvel incrementar melhorias

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no fluxo informacional e atingir eficincia operacional na interface funcional dos setores Comercial e
de Planejamento e Controle da Produo? Assim, o
objetivo geral do estudo verificar a possibilidade de
incrementar melhorias no fluxo informacional entre
os setores Comercial e de Planejamento e Controle
da Produo de uma empresa do ramo alimentcio do
estado do Rio Grande do Norte, para atendimento s
demandas. Especificamente, almeja-se (i) descrever o
fluxo informacional entre os setores comercial e de
PCP; (ii) modelar e analisar esse fluxo informacional;
(iii) e propor melhorias nesse fluxo para aumentar a
eficincia operacional entre os setores.
O artigo est organizado da seguinte forma: alm
desta seo de carter introdutrio, as sesses 2, 3 e
4 que, respectivamente, definem fluxo de informao e logstica da informao, processos empresariais
e a importncia da relao entre o Planejamento e o
Controle da Produo com o Comercial; a seo 5,
que delineia a metodologia utilizada; em seguida, na
sesso 6, inicia-se o estudo de caso, caracterizando
a empresa, analisando o fluxo informacional e apresentando as propostas de melhorias. Por fim, tem-se
a sesso 7, na qual so feitas as consideraes finais.
2.

FLUXO DE INFORMAO
E LOGSTICA DA INFORMAO

A gesto da informao um ativo estratgico vital


e primordial. Ela agregar valor ao cliente pela melhoria
contnua do desempenho e ao transferir a informao
correta a fim de atender uma necessidade especfica
dele, mas intil se no for compartilhada (JAGERSMA,
2011; HKIS et al., 2011).
Compartilh-la o grande desafio das organizaes,
pois torna o gerenciamento de informaes um processo
complexo e confuso, utilizando-a apenas para reproduo, sendo difcil de controlar e, mais importante ainda,
de explorar a disseminao de fontes e os avanos da
tecnologia. Por isso, a importncia de se conhecer o
fluxo de informaes que so provenientes e que passam atravs das organizaes. Compartilhamento de
informaes na cadeia de abastecimento o compartilhamento de conhecimentos entre os parceiros para
atender os clientes a jusante de forma eficaz e eficiente
(VANPOUCKE et al., 2009; JAGERSMA, 2011).

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Segundo Savi et al. (2009, p. 178), o fluxo da


informao o processo envolvido na transferncia
da informao de um emissor para um receptor e
que, por meio de um processamento, recuperao e
uso poder ser transformado em conhecimento pelo
receptor medida que a informao utilizada para
transformar uma situao existente.
Correia et al. (2002) acrescenta ainda que as informaes desses fluxos muitas vezes so originadas, processadas, utilizadas e destinadas de forma imprpria.
Isso, porque os responsveis por realizar esses processos
tm sido pouco valorizados, trazendo consequncias
para a qualidade das informaes geradas. Entretanto,
o fluxo de informaes deve ser priorizado, tendo em
vista que constitui ferramenta para avaliar determinados processos empresariais.
Conceitualmente, a logstica da informao atua
no planejamento do fluxo de informaes em toda a
rede de valor de uma organizao, buscando otimizar os valores adicionados e os custos dispendidos na
gerao, transferncia, manipulao, armazenamento
e controle de informaes. Logo, faz-se uso do planejamento da aquisio, dos processos de deciso e
dos sistemas que integram os fluxos de informao,
facilitando-os para diferentes possibilidades de uso
pelas pessoas certas (HKIS, 2001; JAGERSMA, 2011).
A ideia de combate a inatividades para que os
valores adicionados sejam evidenciados. Isso possvel
a partir da integrao de locais isolados quanto informao, e da coordenao e distribuio de informaes para onde so realmente necessrias. Fazer isso,
geralmente, exige mudanas organizacionais internas,
de relaes de trabalho, de sistemas de informao e
controle e de hierarquia (JAGERSMA, 2011).
A implementao nas organizaes da abordagem
da melhoria da logstica da informao perpassa pela
definio de um objetivo estratgico, avaliando o
retorno dos gastos de tempo e esforo nesse processo.
Aumento de mix de produtos, aumento na quantidade de produtos que requerem cada vez mais dos
sistemasde informao ou aumentos nas aquisies,
tornando as empresas dependentes de recursos compartilhados com outros competidores, so indcios de
necessidade de melhoria na logstica da informao.

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Depois, faz-se necessrio analisar todo o processo


de logstica da informao atual da organizao, elaborando possveis maneiras de melhorar o desempenho empresarial sob essa perspectiva. E, por fim, a fase
que mais dispende tempo, desenvolver um esquema
operacional com as especificaes de funcionamento,
as implicaes no dia a dia das propostas e o planejamento de execuo (JAGERSMA, 2011).
Para que a organizao consiga atingir os seus objetivos imprescindvel que os elementos da cadeia de
processos da empresa estejam em sintonia, minimizando assim as perdas pela transferncia de informaes discordantes e incoerentes durante o processo,
principalmente nas interfaces crticas, como as interfuncionais (CORREIA et al., 2002).
Integrar e gerenciar o trabalho de um nmero
crescente de agentes externos para garantir maior
eficincia, rapidez e coerncia nos esforos de uma
empresa para atender as necessidades dos clientes
de forma menos dispendiosa e menos trabalhosa
o objetivo da logstica da informao (JAGERSMA,
2011; HKIS et al., 2011).
Essa abordagem da logstica da informao corroborada por Correia et al. (2002) quando este diz
que a melhoria dos processos de fluxo das informaes das atividades das organizaes gera melhorias
nos processos organizacionais, pois a implementao de melhorias no fluxo de informaes promove
melhoria no processo de negcio como um todo, e
seu registro facilita a visualizao de deficincias de
funcionamento e, consequentemente, as alteraes
possveis de implementar tanto para os processos
como para o sistema de comunicao.
3.

PROCESSOS EMPRESARIAIS:
DEFINIO E MODELAGEM

Diante das constantes mudanas mercadolgicas e


a rapidez com que ocorrem, torna-se imprescindvel,
para uma empresa, conhecer detalhadamente todos
os processos produtivos envolvidos em sua produo.
Este fato evidenciado pela necessidade de organizao e planejamento da produo frente a um mercado
cada vez mais competitivo.

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imprescindvel o conhecimento de todas as etapas da construo de um produto/servio prestado e,


para isso, preciso no apenas entender os processos envolvidos, mas tambm compreender a melhor
forma de organiz-los, envolvendo o fluxo de informao existente entre eles.
Um processo de negcio diz respeito a um conjunto de atividades ordenadas no tempo e no espao
com intuito de gerao de valor para o cliente, e que
estruturado com a utilizao de entradas bem definidas para a criao de um resultado tambm definido
e direcionado para o mercado (HAMMER et al., 1993;
DAVENPORT, 1993; GEORGES, 2010).
Para Rocha (1995), o conceito de processos est
relacionado com a sequncia de fabricao, definindo,
portanto, todas as etapas da tarefa que se prope para
a feitura de um produto ou servio. A anlise do processo tem como finalidade estudar o fluxo de trabalho
que interliga o homem e a mquina, descrevendo as
operaes na sequncia em que ocorrem.
De acordo com Slack (2009), o conceito de gesto
de processos tambm engloba a definio de projetode processos. No incio da realizao do projeto
preciso entender os objetivos da empresa, e isto deve
ser feito quando as formas e natureza do processo
esto sendo definidas. Realizado isso, fundamental
que os detalhes dos processos sejam revisados com
o intuito de averiguar o cumprimento dos objetivos
estabelecidos. Essa afirmao vem confirmar a abordagem da Logstica da Informao que foi apresentada.
Slack (2009) relata alguns benefcios inerentes
padronizao dos processos, estando estes aliados
aos objetivos de cada empresa. No quesito qualidade, citam-se as vantagens relacionadas a produtos e servios produzidos conforme as especificaes
e menos esforo perdido ou reciclado no processo.
Emse tratando de custos, relaciona-se: custos de processamento baixos; custos de recursos baixos (custo
de capital); e custos de atraso e de estoques baixos
(custos de capital de giro).
Acrescenta-se a essa definio que processo de
negcio pode ser interfuncional, quando abrange o
espao em branco entre os limites dos departamentos,
ou ainda, primrio, quando o resultado recebido pelo

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cliente externo, ou de suporte, quando essencial para


a administrao da organizao. E, para complementar, uma empresa reconhecida como a combinao
de diversos processos de negcios medida que as
unidades de uma organizao definem processos para
a consecuo de seus diferentes objetivos (GEORGES,
2010; HKIS et al., 2011).
Segundo Grabowski (1996), o sucesso das empresas
depende no apenas dos produtos e servios voltados
para os requisitos de mercado, mas cada vez mais dos
processos e mtodos utilizados para produzi-los. por
esta razo que a otimizao das sequncias de atividades especficas da empresa tem que ser vista como
a principal tarefa a realizar.
Os processos empresariais podem ser classificados
de diversas maneiras. Mas, na verdade, cada empresa
deve possuir seus processos gerenciais para explorar o
potencial da centralizao das prioridades, para que
consigam manter a devida organizao e otimizao
de seus produtos e para melhorar utilizao de seus
recursos. (HKIS, 2001).
Hkis (2001) enfatiza, ainda, que no existem empresas
sem processos e processos sem produtos. Tudo isso porque, para que possa garantir a qualidade de sua produo
a empresa deve estabelecer a ordem pela qual todos os
produtos devem passar, desde a sua entrada (input), s
suas transformaes (endpoints) e sadas (outputs), com
a finalidade de obter um bom feedback. Esta estrutura
de input a output apenas uma das vrias estruturas
que se podem aplicar em um processo empresarial.
Observando a Figura 1, pode-se compreender que
modelar processo de negcio significa representar
formalmente os processos de uma empresa, evitando
imprecises. Para isso, deve-se focar no como se faz,
reconhecendo os dados utilizados, as funes executadas, as unidades organizacionais envolvidas, os
quais, coesos, segundo uma lgica de precedncia,
constroem os processos de negcios que so representados por meio de diagramas de fluxo de atividades,
que agregam os eventos, recursos, informaes e produtos de entrada e de sada, atores que participam do
mesmo, entre outros elementos que contribuem para o
entendimento do negcio. A atividade de modelagem
de processos ajuda na elaborao destes diagramas
(GEORGES, 2010; CAPPELLI et al., 2007).

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Por grupo de
classe de reserva

E&P-ENGP/RR/RV

Por grupo de
classe de reserva

Cenrio
iniciado
Executar
anlise
econmica
pr-imposto

Ano de
corte
insatisfatrio

Informar
novo ano
de corte

Analisar
ano de
corte

Classificao
de reservas
realizadas

Anlise
econmica
manual
executada

Ano de
corte
satisfatrio

Executar anlise
econmica
ps-imposto

Verificar
necessidade
de anlise
por projeto

Anlise
econmica
ps-imposto
executada

Necessidade
de anlise
econmica
por projeto

Executar anlise
econmica
manual

Analisar
resultados
de anlise
econmica

Resultados
da anlise
econmica
analisados

Ratear
participao
governamental

Por projeto

Por projeto

Executar anlise
econmica
pr-imposto

Executar anlise
econmica
ps-imposto

Sem
necessidade
de anlise
econmica
por projeto

Anlise
de projeto
efetuada

Anlise
de projeto
efetuada

Fonte: Cappelli et al. (2007).

Figura 1: Modelo de processo empresarial.

Assim, a modelagem de processos ascende melhorias


na comunicao e capacitao dos profissionais, permite planejamento e execuo de atividades devido
ao conhecimento sobre a organizao , facilita a
percepo de problemas na organizao e de efeitos
das melhorias que foram implementadas (DAVENPORT,
1994; CAPPELLI et al., 2007).

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4.

FLUXO DE INFORMAES: RELAO


Planejamento e controle da
produo COMERCIAL

Mudanas no ambiente de negcios e a velocidade


com que ocorrem tm levado empresas a enfrentar
desafios constantes por melhorias em suas atividades

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ANLISE DO FLUXO INFORMACIONAL DE UMA EMPRESA DO RAMO ALIMENTCIO DO RIO GRANDE DO NORTE

de trabalho e competitividade. Diante deste cenrio


surgem conceitos de gesto, planejamento e previso
de demanda, fatores fundamentais para a sobrevivncia e manuteno de uma organizao. Nesse sentido,
percebe-se que para obter xito no nicho de mercado
em que se atua necessrio a adoo de prticas para
tornar-se mais eficiente e auxiliar na melhoria continua.
O uso correto da informao entre os setores de uma
organizao imprescindvel para o alcancedosucesso
almejado. A existncia de falhas no fluxo de informao pode apresentar-se como consequnciada
tomada de decises de maneira errnea.
Dentre os setores englobados por uma empresa
industrial encontra-se o Planejamento e Controle
da Produo. Assim, o bom funcionamento deste
de grande influncia na atividade exercida pela
instituio, pois o controle envolve a avaliao do
desempenho dos empregados, de setores especficos da empresa e da prpria como um bloco, e
a consequente aplicao de medidas corretivas se
necessrio. (MOREIRA, 1999).
Dessa maneira, percebe-se que o planejamento
fornece as bases para o gerenciamento de atividades
futuras e para cumprir os objetivos estabelecidos.
Assim, para um funcionamento conforme e dentro dos
padres fixados faz-se necessrio que as informaes
entre o PCP e os demais setores ocorram da forma
mais facilitada e correta possvel, a fim de evitar omisso de dados relevantes que influenciem na produo.
Para Gates (1999):
[...] um dos aspectos que devem ser encarados pelo
PCP a informatizao dos dados de produo.
Como maior benefcio das informaes em um tempo
menor, temos a tomada de decises com base em
dados atuais, montando solues avanadas com
mais rapidez do que a concorrncia.

A relao entre os setores de PCP e vendas tem como


consequncia o poder de atendimento demanda e
ao controle da capacidade. preciso saber quanto a
empresa planeja vender de seus produtos ou servios
no futuro, pois essa expectativa o ponto de partida,
direto ou indireto, para praticamente todas as decises (MOREIRA, 1998, p. 170).

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Os vrios conflitos existentes entre os departamentosde produo e de vendas so, geralmente,


oriundos dono atendimento das necessidades,
ora de um, orade outro. Para poder programar a
produo, o planejamento e controle da produo
(PCP) necessitam de informaes do departamento
de vendas, que nem sempre esto disponveis.
Oatendimento dos clientes depende da disponibilidade dos produtos a lhes serem entregues, mas
estes nem sempre esto disposio na hora certa
(CYRNE; FRIZZO, 2000).
O nivelamento entre demanda e vendas desejado
pela maioria das empresas para atingir uma estabilidade mnima em seus processos, distribuindo de
maneira uniforme informaes, produtos e/ou vendas
ao longo do tempo. O compartilhamento de informaes no deve ser apenas de maneira unidirecional,
necessrio que os setores tenham conhecimento
do funcionamento dos demais, para dessa maneira
operarem da forma mais acertada e atingirem um
consenso entre as reas.
5. METODOLOGIA
Esta pesquisa est delineada quanto ao seu objetivo como do tipo descritiva, pois, segundo Gil (2009,
p. 42) tem como objetivo primordial a descrio de
caractersticas de determinada populao ou fenmeno
[...], e sua principal caracterstica utilizar detcnicas
padronizadas de coleta de dados.
Para isso, utilizou-se do estudo de caso como procedimento para essa coleta de dados por consistir no
estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de maneira que permita seu amplo e detalhado
conhecimento (GIL, 2009, p. 54). Assim, delimitouse como objeto de descrio uma empresa do ramo
alimentcio, especificamente na interface funcional
entre o setor Comercial e o setor de Planejamento e
Controle da Produo.
Conforme Lakatos e Marconi (2004, p. 274), o
estudo de caso rene o maior nmero de informaes
detalhadas, valendo-se de diferentes tcnicas de pesquisa, visando apreender uma determinada situao e
descrever a complexidade de um fato. Sendoassim,
para garantir a qualidade dos resultados, obtiveram-se

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de mltiplas fontes de dados as informaes necessrias realizao desta pesquisa.


A Figura 2 apresenta a metodologia da pesquisa,
que se utilizou de: a) Entrevista com os responsveis
por cada setor analisado por este estudo; b) Coleta
de dados mercadolgicos em sites; c) Pesquisa documental; d) Pesquisa bibliogrfica; e) Visitas tcnicas.
A entrevista uma tcnica de interrogao para
aquisio de dados do ponto de vista dos pesquisados. A pesquisa bibliogrfica uma forma de estudo
exploratrio que proporciona familiaridade com a rea
proposta de anlise. A pesquisa documental vale para
realizar um tratamento analtico em documentos de
acordo com os objetivos da pesquisa (GIL, 2009).
Inicialmente, a entrevista permitiu demarcar o
problema de pesquisa a partir da identificao de

ineficincias na relao entre os setores. A contextualizao do ambiente de negcio da empresa foi


realizada a partir da coleta de dados mercadolgicos.
A pesquisa bibliogrfica foi realizada a fim de
conhecer o estado da arte sobre a problemtica a ser
estudada, definindo mtodos de anlise e subsidiando
a proposio de melhorias.
Em seguida, foi realizada a pesquisa documental
na empresa a fim de consecuo das medidas a serem
adotadas e definidas a partir dos mtodos anteriores,
ou seja, a modelagem e a anlise exaustiva do fluxo de
informao a partir dos processos de negcio. Nesse
sentido, acompanhando o processo in loco, foram
observados diversos documentos (Relatrios de Vendas
Anteriores, Relatrios de Previso em Reais, Relatrios
de Previso em SKU, Relatrios de Programao de
Compras e Produo), seus fluxos e funes no processo.

ENTREVISTAS

COLETA DE DADOS MERCADOLGICOS

Identificao do problema de pesquisa

Contextualizao do ambiente de negcio da empresa

PESQUISA BIBLIOGRFICA
Conhecer o estado da arte sobre
a problemtica a ser estudada

PESQUISA DOCUMENTAL
Modelagem e a anlise do fluxo de
informao a partir dos processos de negcio

Fonte: Dos autores.

Figura 2: Metodologia da pesquisa.

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ANLISE DO FLUXO INFORMACIONAL DE UMA EMPRESA DO RAMO ALIMENTCIO DO RIO GRANDE DO NORTE

6.

ANLISE E DISCUSSO DOS RESULTADOS

Inicialmente so apresentadas as caractersticas


da empresa pesquisada e, a seguir, apresenta-se a
anlise do fluxo informacional, bem como a proposta
de melhoria.
6.1. Caracterizao da empresa
A Distribuidora Internacional de Alimentos (DIA)
atua h trinta anos no mercado de distribuio, localizando-se em Mossor (RN). Em 2001, a direo da
empresa decidiu inovar com a fabricao de produtos destinados ao pblico infantil, sendo desta forma
pioneira no estado do Rio Grande do Norte. E, desta
ideia, surgiu a Multdia Indstria e Comrcio SA.
Atualmente, a empresa possui trs centros de distribuio localizados nos estados da Paraba, Pernambuco
e Rio Grande do Norte, alm da empresa matriz, na
qual est a fbrica dos produtos Nutriday, localizada
no centro industrial avanado de Macaba, s margens
da BR-304, regio metropolitana de Natal. A fbrica
Nutriday possui, atualmente, 228 funcionrios distribudos em uma rea de 60,00 m.
Dentre os produtos mais comercializados esto
farinha lctea, aveia em flocos, mistura para bolos,
achocolatados, mix de cereais e caldos, os quais so
vendidos nos diversos estados do pas e no exterior.
Osclientes so bastante diversificados quanto dimenso do negcio, desde pequenos mercados at grandes corporaes do setor atacadista.

que so gerenciados pelo setor interno de Tecnologia


da Informao (TI). Alm disso, tambm so usados
relatrios informais como planilhas em Excel.
As vendas realizadas pelos coordenadores de vendas
so enviadas por meio de email para o setor Comercial
localizado na matriz da empresa, o qual responsvel
por inserir no sistema interno as informaes referentes
aos pedidos (item, quantidade, data de entrega etc.).
Aps este procedimento, o nmero do protocolo
do pedido enviado ao setor de Planejamento e
Controle de Produo para que este possa analisar e
informar se a demanda ser atendida totalmente ou
parcialmente. Em seguida, os dados finais do pedido
so encaminhados para o departamento de Logstica,
responsvel pelo faturamento das notas fiscais e pela
entrega do pedido ao cliente.
No inicio de cada ms so feitas previses de vendas (em Reais) para o ms corrente e para os dois
respectivos meses. Estas previses so elaboradas
pelos coordenadores de vendas sob a superviso
do diretor comercial da empresa e, aps reviso,
so inseridas no sistema interno da empresa, o qual
realiza a diviso do valor inserido por SKU (Stock
Keeping Unit). Essa diviso feita tomando como
base as vendas dos ltimos meses.
Em seguida, os dados da previso de vendas so disponibilizados para o setor de Planejamento e Controle
da Produo, fornecendo a este a possibilidade de
programar as compras de matria-prima e realizar o
planejamento mensal da produo.

6.2. Anlise do fluxo informacional


O setor Comercial da linha Nutriday dirigido por
um diretor comercial ao qual esto subordinados
oscoordenadores de vendas. Estes esto distribudos nos diversos estados do Brasil nos quais existe a
comercializao dos produtos. J os clientes localizados fora do Brasil realizam contato diretamente com
o diretor comercial.
A fim de fornecer suporte informacional ao setor
Comercial da empresa, existem dois outros sistemas
internos de gerenciamento com capacidade de emitir diversos tipos de relatrios relacionados a vendas,
inadimplncia comercial, estoques, devolues etc.,

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Nesse processo acima descrito, o principal problema


encontrado est relacionado impossibilidade de atender totalmente alguns pedidos em funo da falta de
alguns itens no estoque. Este problema pode estar
relacionado a falhas existentes entre o fluxo informacional do setor Comercial e do setor de Planejamento
e Controle de Produo.
Na Tabela 1 encontram-se descritos os principais
processos envolvidos entre esses setores, considerandose os principais fluxos de informao. Tem-se o fluxo
desde a entrada dos relatrios referentes s vendas dos
perodos anteriores da empresa, junto com a previso
de ROB, at o desenvolvimento do produto acabado.

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Assim, pode ser observado que as informaes


sofrem processamento nos diversos setores da empresa,
se transformando, desta forma, em informaes mais
robustas e confiveis medida que so processadas
nos setores descritos na tabela anterior.
O funcionograma da Figura 2 permite uma melhor
visualizao do processo informacional, medida
que relaciona o fluxo das informaes, as atividades, suas entradas e sadas e as funes responsveis
por elas. Nesse sentido, possvel verificar, a partir
do problema apresentado, pontos crticos que so
passveis de melhoria.
O funcionograma uma ferramenta de gesto cada
vez mais bem aceite pelo empresariado, ao que tudo
indica pela qualidade dos dados que proporciona. Ele
pode ser compreendido como uma variao do organograma e contm informaes sobre as atribuies
dos diversos setores, proporcionando um conhecimento
detalhado da organizao.
Esta tecnologia extremamente til tambm para
a verificao e definio das responsabilidades setoriais, funcionando a partir de algumas indagaes,
como, por exemplo:
H dois ou mais setores com as mesmas atribuies e responsabilidades?
Falta algo essencial no quadro de atribuies?

Existem atribuies que no so desempenhadas


na prtica?
Existe desequilbrio na diviso de tarefas entre
os rgos?
Na prtica, no dia a dia, boa parte das organizaes realiza reunies, traa planos, visualiza resultados
favorveis e possveis de serem atingidos. Entretanto,
quase sempre se convertem em programas e projetos vazios, isto porque tais planos no apresentam ou
definem com clareza os setores e as responsabilidades
para a operacionalizao do processo, em outros termos, falta a indicao precisa sobre como os planos
sero realizados e por quem, dentre outros aspectos.
Assim, o objetivo do funcionograma detalhar a
estrutura organizacional com as principais atividades,
permitindo observar melhor a distribuio de funes.
Ou seja, a variao do organograma que contm
informaes sobre atribuio dos rgos; permite um
conhecimento mais detalhado da organizao:
Verifica se h dois ou mais rgos com as mesmas atribuies
Verifica se falta algo essencial para o rgo, no
quadro de atribuies
Verifica se existe atribuio que no seja desempenhada na prtica

Tabela 1: Entradas e sadas dos processos atuais.


Processo atual
Responsvel

Comercial

Tecnologia da informao

Planejamento e controle
da produo

Input

Processo

Output

Relatrios referentes
s vendas anteriores

Elaborao da
previso de vendas

Previses (em Reais)


divididas por clientes

Previso de ROB (Receita


operacional bruta)
por cliente

Insero no sistema

Documentos com a previso


de vendas (por SKU)
por cliente

Previso de
vendas
em Reais

Diviso da
previso
por SKU

Documentos com a previso


de vendas (por SKU)
por cliente

Resultado referente
diviso da previso por
SKU feita pelo sistema

Disponibilizao
dos dados
para o PCP

Compra de matria- prima


e elaborao do cronograma
da produo

Dados finais referentes


previso de vendas por SKU

Compras e programao
da produo

Produtos
acabados

SKU: Stock Keeping Unit.

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Alm disso, o funcionograma visa representar as funes de uma rea especfica dentro da empresa. Consiste
em grficos de colunas que descrevem as atividades desenvolvidas por uma rea e as respectivas responsabilidades.
Como vantagens do funcionograma, destaca-se
que visa auxiliar na anlise da distribuio de tarefas,
e ajudar a identificar funes. E como desvantagens,
destaca-se a de no fornecer detalhes do trabalho executado, e no fornecer a lgica completa das atividades.
A principal funo desta ferramenta est em um
melhor entendimento do trabalho total, favorecendo
igualmente a distribuio de sua carga entre os diversos
subordinados, evitando tambm uma disperso com
um mesmo empregado que possa estar envolvido em
diversas atividades.
Elaborar o funcionograma detalhado dos processos
como manter o foco da ateno em uma unidade
de trabalho desde o incio do processo, acompanhando-o durante todo o percurso. O funcionograma documenta o que realmente acontece ao trabalho durante
o processo, no o que o desenho, as instrues ou as
planilhas dizem que deve acontecer. Depois de concludo, o mapa detalhado do processo diz tudo o que
acontece com uma unidade de trabalho.
A seguir, a Figura 3 apresenta o funcionograma
dos processos atuais.
Neste sentido, a partir do entendimento do funcionograma e da maneira como ocorre a execuo de
cada processo, possvel perceber que as previses
de vendas realizadas e repassadas para o setor de PCP
baseiam-se apenas em produtos vendidos e no consideram os pedidos rejeitados por falta de estoque.

pela empresa, sugerida a criao de um relatrio


peridico, no qual estejam todas as informaes
sobre os produtos que foram solicitados pelos clientes, mas que no foram vendidos em funo da falta
destes itens no estoque. Este relatrio poder ser
feito pelo setor Comercial no prprio sistema em
que os pedidos so cadastrados.
No momento da previso de vendas, o sistema
poder usar os dados referentes s vendas realizadas
no ms anterior e os relatrios contendo as faltas de
estoque. Desta forma, ao realizar a diviso do valor
(em Reais) informado pelos coordenadores de vendas,
por SKU, o sistema estar realizando uma previso
mais realista, pois ir usar como base de clculo a
demanda real dos clientes da empresa. Caso contrrio, o sistema continuar realizando a diviso do valor
previsto em Reais por SKU sem levar em considerao a demanda reprimida dos clientes, contribuindo
paraa falta de alguns produtos.
Assim, esperado que essas alteraes aplicadas
na empresa permitam diminuir as perdas de vendas
ocasionadas por falta de estoque de produto acabado,
alm de aumentar a confiabilidade de suas operaes
perante os clientes, em funo das suas demandas serem
atendidas, ou com menores possibilidades de erros.
O gerenciamento coordena todas as tarefas e atividades inerentes ao processo sob gesto da rea
de domnio. Assim, o gerenciamento destas tarefas
significa manter todos os processos ajustados e funcionando harmonicamente e com o mesmo grau de
importncia dedicado a cada um deles.
Os trs objetivos do gerenciamento de processos so:
Tornar os processos eficazes

Logo, a tendncia que os erros de previso, tanto


em tipo de produto quanto em quantidade, sejam
grandes e mantenham a rejeio de pedidos nesse
mesmo sentido. A partir dessa problemtica, e de sua
causa, foi modelada uma proposta de melhoria que
ser apresentada na prxima sesso.

Tornar os processos eficientes


Tornar os processos adaptveis

6.3. Proposta de melhoria

A Figura 4 visa apresentar a proposta de fluxo


informacional, incluindo o processo de elaborao do
relatrio de cortes.

A fim de que este problema seja solucionado,


mantendo o sistema de previso de vendas adotado

Para realizar um funcionograma necessrio, portanto, um profundo conhecimento das atividades que

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Hlio Roberto Hekis Correio, Bruno Csar Linhares da Costa Silva Correio, Ana Luiza Santos Ribeiro Correio,
Raissa Targino Dantas Barbosa Correio, Lana Viviane Linhares da Costa Silva Correio

PROCESSO ATUAL
COMERCIAL

TI

PCP

Incio

Relatrios
de vendas
anteriores

Previses (em
R$) divididas
por Clientes

Elaborao da
previso de vendas
Documentos
com a previso
de vendas
(por SKU) por
cliente

Previso de
ROB por cliente

Insero no
sistema

Previso de
vendas (em R$)

Documentos
com a previso
de vendas
(por SKU) por
cliente

Diviso da previso
por SKU
Resultado
referente a
diviso da
previso por
SKU feita pelo
sistema

Compra de
matria-prima
e elaborao
do cronograma
da produo

Disponibilizao dos
dados para o PCP

Dados finais
referente a
previso de
vendas por SKU

Produtos
acabados

Compras e Programao
da Produo

Fim

SKU: Stock Keeping Unit, em portugus Unidade de Manuteno de Estoque; TI: Tecnologia da Informao; PCP: Planejamento e Controle da Produo.

Figura 3: Funcionograma dos processos atuais.

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PROPOSTA
COMERCIAL

TI

PCP

Incio

Relatrios
de vendas
anteriores

Previses (em
R$) divididas
por Clientes

Elaborao da
previso de vendas
Documentos
relacionando
demanda dos
clientes x itens
faturados (vendidos)

Relatrio
de cortes

Elaborao do
relatrio de cortes

Previso de
vendas (em R$)

Documentos
com a previso
de vendas
(por SKU) por
cliente

Previso de
ROB por cliente

Insero no
sistema

Documentos
com a previso
de vendas
(por SKU) por
cliente

Diviso da previso
por SKU
Resultado
referente a
diviso da
previso por
SKU feita pelo
sistema

Compra de
matria-prima
e elaborao
do cronograma
da produo

Disponibilizao dos
dados para o PCP

Dados finais
referente a
previso de
vendas por SKU

Produtos
acabados

Compras e Programao
da Produo

Fim

SKU: Stock Keeping Unit, em portugus Unidade de Manuteno de Estoque; TI: Tecnologia da Informao; PCP: Planejamento e Controle da Produo.

Figura 4: Funcionograma do processo proposto.

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Hlio Roberto Hekis Correio, Bruno Csar Linhares da Costa Silva Correio, Ana Luiza Santos Ribeiro Correio,
Raissa Targino Dantas Barbosa Correio, Lana Viviane Linhares da Costa Silva Correio

constituem os processos essenciais de negcios e os


processos que os apoiam, em termos de sua finalidade,
pontos de incio, entradas, sadas e influncias limitadoras.
O funcionograma de processo tambm proporciona uma oportunidade para comear a colher alguns
dados, como o tempo de ciclo o tempo necessrio
para uma unidade percorrer uma etapa ou um processo , uma medida particularmente til que pode
comear a ser acrescentada ao mapa.
A anlise estruturada do funcionograma permite,
ainda, a reduo de custos no desenvolvimento de
produtos e servios, a reduo nas falhas de integrao
e a melhoria no desempenho da organizao, alm
de ser uma ferramenta indispensvel para um bom
entendimento dos processos atuais e para ajuste dos
que precisam ser mudados.
7.

CONSIDERAES FINAIS

Considerando o objetivo geral do artigo, ou seja,


verificar a possibilidade de incrementar melhorias no
fluxo informacional entre os setores Comercial e de
Planejamento e Controle da Produo de uma empresa
do ramo alimentcio do Rio Grande do Norte para
atendimento s demandas, faz-se necessrio alinhar
os aspectos mais marcantes do presente estudo.
Em primeiro lugar, diante do contexto apresentado,
percebeu-se que a falta de um fluxo de informaes
adequado fez com que a empresa objeto do estudo
apresentasse uma situao inadequada de atendimento
da demanda, levando assim a diminuio em termos
de competitividade, qualidade e economicidade das
suas decises tomadas e implementadas.

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Neste sentido, a metodologia adotada favoreceu


a realizao do estudo por meio de uma anlise descritiva dos dados, utilizando pesquisas bibliogrficas
para embasamento terico e emprico, com aplicao do estudo de caso.
Em segundo lugar, percebe-se que o nivelamento
entre demanda e vendas desejado pela maioria das
empresas para atingir uma estabilidade mnima em
seus processos, distribuindo de maneira uniforme informaes, produtos e/ou vendas ao longo do tempo.
Assim, o compartilhamento de informaes no deve
ser apenas de maneira unidirecional, necessrio que
os setores tenham conhecimento do funcionamento
dos demais, para dessa maneira operarem da forma
mais acertada e atingir consenso entre as reas.
Por outro lado, percebe-se que o planejamento
fornece as bases para o gerenciamento de atividades
futuras e para cumprir os objetivos estabelecidos.
Assim, para um funcionamento conforme e dentro
dos padres fixados, faz-se necessrio que as informaes entre o PCP e os demais setores ocorram
da forma mais facilitada e correta possvel, a fim
de evitar omisso de dados relevantes que influenciem na produo.
Por fim, conclui-se que possvel incrementar
melhorias no fluxo informacional e atingir eficincia operacional na interface funcional dos setores Comercial e de Planejamento e Controle da
Produo. Percebe-se que mediante a melhoria
proposta, os setores de PCP e vendas podem apresentar incremento em termos de melhorias nos
processosinternos, nivelando as vendas de forma
a atender a demanda oferecida.

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