1. Iniciar y salir de Microsoft Access.

Abrir una base de datos

Iniciar y salir de Microsoft Access. Abrir una base de datos
Para iniciar el programa Microsoft Access, haga clic sobre el botn Inicio de
la barra de tareas de Windows 95. En la lista de opciones seleccione
Programas, localice el icono deMicrosoft Access y haga clic sobre l,
despus de una breve espera aparecer la pantalla de presentacin de
Access y luego entrar en el cuadro de dilogo Microsoft Access de inicio de
sesin de trabajo, en segundo plano se encontrar la ventana de la
aplicacin.
Siempre que inicie Access obtendr el cuadro de inicio de sesin de
trabajo, con tres opciones que comentamos a continuacin.

Base de datos en blanco

Se utiliza para crear una base de datos comenzando desde cero a la que
luego habr que aadir las tablas, formularios e informes, que vayan a
constituir el sistema de gestin de la base de datos.
Asistente para bases de datos

Mediante una serie de modelos preestablecidos, Access nos gua paso a

paso por medio de cuadros de dilogo para obtener una base de datos a la
que slo le falta que la agreguemos datos.
Abrir una base de datos existente
Su cuadro de lista presenta las cuatro ltimas bases de datos abiertas en
sesiones de trabajo anteriores; si es la primera vez que entra en Access
despus de la instalacin, no slo no habr ninguna opcin en este cuadro,
sino que adems dar la sensacin de que no existe (se abrir a partir del
momento en el que hayamos abierto o creado la primera base de datos).
Si la base de datos que queremos abrir se encuentra en este cuadro, slo
tendremos que hacer doble clic sobre su nombre para abrirla. Al hacer doble
clic sobre la opcin Ms archivos, aparecer el cuadro de dilogo Abrir.

La otra forma de abrir una base de datos de este cuadro consiste en hacer
clic sobre la opcin, para seleccionarla, y luego hacer clic sobre el
botn Aceptar.
Si hace clic sobre el botn Cancelar, cerrar el cuadro de dilogo y se
meter de lleno en la ventana de la aplicacin.
Casi tan importante es saber entrar como saber salir. Una vez que haya
curioseado y navegado a travs de los distintos comandos y ejemplos de
Access necesitar salir del programa, la forma de hacerlo es la misma que
para cualquier aplicacin de Windows.
Para salir de Access, ejecute Archivo / Salir. Si no ha guardado los cambios
realizados en un informe, formulario o cualquier otro objeto sobre el que
haya estado trabajando, Access le preguntar si desea hacerlo.

Tambin podr salir pulsando las teclas <Alt-F4> o bien haciendo clic sobre
el aspa del botn que aparece en la esquina superior derecha de la
pantalla.
La ventana de la base de datos
En esta ventana se encuentran los distintos objetos de gestin que
componen la base de datos, estos objetos se agrupan por fichas segn la
misin a desempear.
Cuando seleccione una de las tres primeras fichas, podr observar que
existen tres botones a su derecha, Abrir, Diseo y Nuevo; los dos ltimos
se presentan en las seis solapas, el primero sin embargo, cambia su ttulo
en las tres siguientes. Para las tres primeras es Abrir, para la de Formularios
es Presentacin preliminar y para las dos ltimas Ejecutar. Cuando una
ficha se encuentre vaca, es decir, no contenga elementos, los dos primeros
botones no estarn disponibles, slo lo estar el botn Nuevo, de esta
manera Access nos sugiere que creemos un nuevo elemento. Ms
adelante iremos comentando la funcin de cada uno de estos botones, de
momento vamos a comentar los objetos principales que componen una
base de datos de Access.
Objetos de gestin en Access
En una base de datos de Access se manejan seis objetos principales: Tablas,
Consultas, Formularios, Informes, Macros y Mdulos. Cuando se abre una
base de datos, Microsoft Access, agrupa todos los elementos del mismo tipo
y los presenta en la ficha correspondiente de la ventana de la base de
datos. De una forma rpida, describimos estos elementos.
Objeto Tabla
Las tablas son los objetos que almacenan los datos. Para entenderlo mejor:
una empresa debe gestionar de alguna manera los datos de sus clientes,
cuando las oficinas administrativas no contaban con ordenadores, utilizaban
fichas de papel donde escriban el nombre del cliente, su direccin, datos
bancarios o nmeros de telfono. Para almacenar las fichas de papel se
empleaban archivadores, por lo general, metlicos. Pues bien, una base de
datos sustituye dicho archivador por una tabla, donde los registros de la
misma son las distintas fichas de papel y los campos del registro con tienen
los datos del cliente.
Antes, pensbamos con detenimiento, la informacin que deban contener
las fichas, ahora pensamos, al menos con el mismo detenimiento, los
campos que deben formar el registro.
De la misma manera que antes se aada una nueva ficha cuando
ganbamos un cliente, ahora se aade un registro a la tabla. Cuando la
competencia nos robaba al cliente, o ste no nos interesaba por moroso,
rompamos su ficha, ahora eliminamos un registro de la tabla.

Cuando antes tenamos que localizar una ficha en el archivador, ahora

tenemos que buscar un registro en la tabla.
En ocasiones crebamos resmenes de las fichas y disponamos su
informacin de manera tabular, es decir, en una lnea ponamos toda la
informacin de la ficha. La primera lnea era los datos de la primera ficha, la
segunda lnea los de la segunda ficha, y de este modo obtenamos una serie
de columnas. En la primera fila escribamos el significado de cada una de las
columnas. De igual manera Access presenta el contenido de la tabla por
medio de columnas, cada fila es un registro y en la primera fila sita los
encabezados de las columnas, para indicar el significado de las mismas. La
fila de los encabezados son los nombres de los campos y as como cada
columna cuenta con una serie de celdas con informacin en su interior, los
campos contienen los datos.
Por ltimo, para poder localizar en el archivador un cliente, generalmente,
se ordenaban las fichas por su nombre; si accidentalmente se
desordenaban, tenamos que volverlas a ordenar, y si queramos saber, por
ejemplo, qu clientes tenamos en Valencia, la bsqueda nos poda tener
ocupados toda una maana. Access permite ordenar los registros por
cualquiera de sus campos y la operacin puede durar unos pocos segundos.
Objeto Consulta
Para obtener informacin utilizaremos las consultas, que tendrn la misma
presentacin que una tabla, es decir, filas y columnas.
Se puede localizar la informacin u ordenar los registros en la propia tabla
pero cuando se quieren realizar operaciones con los campos, trabajar con
varias tablas al mismo tiempo o bsquedas complejas, es preciso utilizar las
Consultas. Por ejemplo, podra buscar las facturas del ltimo trimestre cuya
suma de importes estuviera comprendida en un rango de valores.
Por otra parte, si trabajamos en la propia tabla lo hacemos con todos sus
campos. Si lo hacemos con consultas nicamente utilizamos los campos que
nos interesen. Aunque es posible, como veremos, ocultar columnas de la
tabla, realmente se trabaja con todos sus campos. Las consultas slo
manejan los datos de los campos solicitados, por esta razn, el proceso es
considerablemente ms rpido.
Objeto Formulario
Presenta todos los datos de un registro en forma de ficha, de esta manera
se pueden introducir o modificar datos de una manera ms cmoda.
Permiten centrar la atencin en un slo registro que ocupe toda la pantalla,
podr personalizar sus formularios diseando una presentacin propia,
tambin podr incluir la foto de su cliente o el contrato de negocio
empleado.

Los documentos, hojas de clculo, imgenes, etc., se almacenan en campos

de tipo OLE, pueden y slo ser directamente visibles por medio de un
formulario.
Objeto Informe
Cuando quiera presentar los datos a un tercero, normalmente personalizar
dichos datos; en lugar de entregarlos tal y como los tiene almacenados, es
decir, en tablas, preferir hacerlo de una forma ms atractiva, organizando
los datos de modo claro y conciso. Esto es lo que Access llama informe. En
dichos informes podremos incluir grficos y totales automticos.
Mediante Informes podr hacer presentaciones, realizar mailings
publicitarios, obtener etiquetas de correo, facturas, etc.
Objeto Macro
Para evitar tener que repetir una accin una y otra vez, pulsando en cada
ocasin innumerables teclas, Access proporciona las macros, que son, en
sntesis, una automatizacin de tareas repetitivas.
Objeto Mdulo
Utilizando el potente lenguaje de programacin llamado Visual Basic, se
podrn realizar operaciones complejas distintas o complementarias a las
obtenidas por las opciones de los mens y las macros.
Con los mdulos podr conseguir realizar clculos extensos y que se hayan
de repetir a lo largo de varios informes o consultas, o realizar una operacin
hasta que se cumpla una determinada condicin.
Las ventanas de Access
Al estar diseado para funcionar bajo Windows 95, esta versin de Access
posee todas las ventajas de este sistema operativo. Por esta razn es
mucho ms avanzado que los sistemas de gestin de datos que conocamos
hasta el momento, destacando por su gran potencia y por el uso intuitivo
que proporciona una gran sencillez de manejo.
Cualquier aplicacin de Microsoft que trabaje en Windows, utiliza el mismo
sistema de ventanas; la ventana principal ser la de la aplicacin, en su
interior se situar cualquier otra ventana del programa; dichas ventanas se
podrn abrir y cerrar, si se cierra la de la aplicacin, se saldr de Access.
Hasta aqu el sistema es comn a cualquier otra aplicacin de Windows, las
acciones de mover, cambiar tamao, barras de desplazamiento, etc.,
tambin sern comunes, pero Access tiene sus peculiaridades, por ejemplo,
mientras que en Word puede tener abiertos dos documentos, en Access no
podr tener abiertas simultneamente dos bases de datos.

Si abre una base de datos, lo que contenga sta se situar en la ventana

denominada ventana de la base de datos.
Abierta una base de datos, cuando abra uno de sus objetos se situar en su
propia ventana. Podr tener abiertos simultneamente dos o ms objetos de
la misma base de datos, cada uno ocupar una ventana, por ejemplo, las
correspondientes a uno o ms formularios, informes, etc.
No podr tener abiertas simultneamente dos bases de datos, lo que s
puede tener son dos tareas de Access simultneamente; no tiene ms que
abrir por segunda vez Access por medio del botn de Inicio de la barra de
tareas de Windows 95, como si fuera cualquier otra aplicacin Windows.
La Barra del ttulo
En la parte superior de la ventana podr localizar la barra del titulo de la
aplicacin Microsoft Access, con tres botones en su extremo derecho; en
este caso se trata de los botones Minimizar, Restaurar y Cerrar. En el
extremo izquierdo se encuentra el icono de control con forma de llave, si
hace clic sobre l aparecer un men cuyas opciones son fciles de
entender.

Si ha abierto un objeto de Access y maximizado su ventana, a la derecha del

texto Microsoft Access se encontrar el ttulo del objeto.
La Barra de mens
Situada justo debajo de la Barra del titulo, contiene los mens desplegables
donde se encuentran los comandos para crear, utilizar y administrar los
distintos objetos de una base de datos.

Al seleccionar cada uno de estos mens, aparecer un men desplegable

con distintas opciones que podrn variar dependiendo de la situacin en la
que nos encontremos.
La Barra de herramientas
Se encuentra situada, al menos cuando se instala Access y se usa por
primera vez, justo bajo la barra de mens. Si no hay una base de datos
abierta slo habr una barra, pero cuando cree una base de datos, o est
trabajando con una ya existente, observar que aparece ms de una barra
de herramientas.

En ella, se sitan botones que dan paso a los comandos utilizados con ms
frecuencias. Cuando no haya base de datos abierta slo se encontrarn
activos los botones Nueva base de datos, Abrir base de datos y Ayuda.
El contenido de las barras, y el nmero de ellas, variar en funcin del
objeto de la base de datos con que se est trabajando. Realmente, aunque
parezca que vara el contenido, lo que sucede es que en cada ocasin se
puede situar en el mismo lugar una barra de herramientas distinta a la del
estado anterior.
Ejecutando el comando del men Ver / Barras de herramientas podr activar
o desactivar cada una de las barras disponibles en Access. Las de uso ms
frecuente son: Base de datos, Relaciones, Diseo de la tabla, Hoja de datos
de la tabla, Filtro / Orden, Formato (Hoja de datos).
A lo largo del curso, iremos viendo el cometido de algunos botones de las
distintas barras, de momento observe el botn Ayuda (con una
interrogacin y un puntero en su interior); haga clic sobre l y cuando el
puntero del ratn se encuentre acompaado de la interrogacin, haga clic
en cualquier objeto de la ventana para obtener una breve pero interesante
informacin del mismo.
Area de presentacin de las ventanas de los objetos
Est situada entre la ltima barra de herramientas y la barra de estado. Es
la zona en la que el usuario va a realizar su trabajo

En su interior se sitan las ventanas de los distintos objetos de Access,

(ventana de la base de datos, cuadros de dilogo, formularios, etc.), tanto
para presentar informacin como para crear o modificar sus diseos.
La Barra de estado
En ella, se nos muestra, por un lado, informacin sobre el comando que va a
ser o est siendo utilizado, y por otro, informacin del estado de Access y
del sistema. Por ejemplo el modo de insercin de texto, etc.

Las Barras de desplazamiento

Puede haber una barra horizontal, situada justo encima de la barra de
estado, y una vertical, en el lado derecho de la ventana y en el interior de
su contorno. Si el objeto cabe por completo en el rea de trabajo no habr
ninguna barra de desplazamiento.

Estas barras aparecen en funcin del tamao de la ventana del objeto con el
que estemos trabajando, si no cabe en el rea de trabajo, se presentarn las
barras para poder desplazarnos a las reas no visibles del objeto.

 Bases de datos relacionales Introduccin

Qu es una base de datos. Relacin con Microsoft Access
Una base de datos no es un simple almacn de informacin. Es un sistema
que permite gestionar un conjunto de informacin ordenada y relacionada
en torno a un mismo fin, de forma que podamos realizarle al mismo
preguntas sobre esos datos y l devolvernos los resultados deseados con el
mnimo esfuerzo.
Supongamos que queremos crear una base de datos de libros de una
coleccin personal. Dicha base de datos, no slo deber permitir almacenar
informacin, sino que tambin deber facilitar las labores de actualizacin o
localizacin de datos, de modo que podamos realizar consultas por temas o
por autores, aadir nuevos libros o modificar los que ya hayamos
introducido.
Las bases de datos de datos de Access son relacionales, es decir, cada tabla
de la base de datos incluye un campo cuyos datos a su vez estn incluido
en un campo de otra tabla y la relacin se establece mediante este par de
campos. Gracias a ello, podremos manejar la informacin de todas como si
se tratara de una nica tabla.
La ventaja fundamental de trabajar con tablas relacionadas, es que se
evitan datos repetidos, lo que permite un considerable ahorro de espacio en
disco, una mayor velocidad de tratamiento y una considerable mejora en el
mantenimiento de nuestros datos.
Para el ejemplo de una coleccin de libros, muchos ejemplares tendrn la
misma editorial o el mismo autor, si slo contamos con una tabla, muchos
registros tendrn repetida dicha informacin. Si, por ejemplo, en una tabla
ponemos los libros y en otra el nombre, los apellidos, historial, escuela, etc.
del autor, ambas podrn estar relacionadas mediante un nico campo
comn que indique d registro que contiene todos los datos del autor.
Las tablas contienen la informacin pero la gestin se consigue mediante el
resto de los OBJETOS, que Access denomina Consultas, Formularios e
Informes.
Por otra parte, para evitar tareas repetitivas, Access proporciona el empleo
de Macros y Mdulos.
La potencia de Microsoft Access, no solo reside en las caractersticas de las
bases de datos, sino que adems, es capaz de ejecutarse en entornos
multiusuario, es decir, varias personas pueden acceder a la misma base de
datos a la vez. Adems, al estar desarrollada por los creadores de Windows
95, aprovecha toda la potencia de este sistema operativo. Podr trabajar
con Access, Excel, Word y muchas otras aplicaciones de Microsoft, como si
se tratara de un solo programa.

 Bases de datos relacionales

Una base de datos es relacional si cada tabla que la compone est enlazada
con otra u otras mediante un campo comn. Mediante dicho campo, Access
podr enlazar las tablas y mostrar la informacin que se le solicite en cada
consulta.
Una tabla es un conjunto de datos sobre un tipo de objeto determinado. Si
se utiliza una tabla para cada objeto, se evita la duplicacin de datos,
aumenta la eficacia de almacenamiento, y se reduce tanto la demanda de
memoria como la posibilidad de cometer errores en la introduccin de datos.
Crear una base de datos por medio del Asistente para Bases de
Datos
Microsoft Access incluye muchos asistentes, generadores, nuevos y
mejorados complementos, que facilitan la creacin y mantenimiento de las
bases de datos y sus objetos asociados. La figura muestra los modelos, o
plantillas, de bases de datos que proporciona Access, y que puede encontrar
en la ficha Bases de datos del cuadro de dilogo Nueva, para ser utilizadas
por el Asistente.

Podr elegir entre varias bases de datos diferentes tanto de uso personal
como de negocio.
Para comenzar, siga los siguientes pasos:
Si no tiene abierta la aplicacin Microsoft Access, siga los pasos ya
explicados para la apertura del sistema. Una vez en la pantalla de apertura
de la base de datos, seleccione la opcin Asistente para Bases de Datos.
Si por el contrario, ya tena abierta la aplicacin, cierre la base de datos
activa y seleccione la opcin de men Archivo/Nueva Base de Datos, esto
lleva a Access a mostrarle la pantalla anterior, aunque en este caso, la
pestaa seleccionada ser la de General, seleccione en ese caso la
pestaa Bases de Datos.
En la pestaa de seleccin de Nueva Base de Datos, selecciones cualquiera
de los asistentes que se aproxime a lo que desea crear. Puede hacer doble
clic sobre el icono del asistente, o bien hacer clic, y despus pulsar sobre el
botn Aceptar.
A partir de ese momento, el asistente le ir guiando en la creacin de su
nueva Base de Datos
Crear una base de datos en blanco o sin Asistente

Si acaba de entrar en Access, en el cuadro de dilogo Microsoft

Access, seleccione Base de datos en blanco y haga clic en Aceptar. Si
ya haba entrado en Access, ejecute el comando Archivo/Nueva base
de datos.

O, directamente, haga clic sobre el botn Nueva base de datos de la

Barra de herramientas (el primero de la izquierda). De las tres formas
descritas entrar, como en el apartado anterior, en el cuadro de
dilogo Nueva Base de Datos. En esta ocasin, en la ficha General,
donde slo aparece la Base de datos en blanco, haga clic sobre el
icono Base de datos en blanco y siga los siguientes pasos:

Haga clic en Aceptar. Aparecer el cuadro de dilogo Archivo nueva

base de datos.

Elija la carpeta y d nombre a la Base de datos en el cuadro

combinado Nombre de archivo. Por defecto Access le asigna el
nombre bdl,escriba el nombre que prefiera para su base de datos.
Como ver, en el cuadro de lista de bases de datos, aparece un icono
con el nombre de la base de datos creada en el apartado anterior.

Haga clic en el botn Crear para que aparezca la ventana de la base

de datos que estamos creando, observe las distintas fichas y
compruebe que todas estn vacas. No hay ninguna tabla, ni
consultas, formularios o informes. Los deber crear usted
personalmente pero, no se preocupe; Access tiene previsto un

asistente para cada uno de los objetos anteriores. Slo tendr que
seleccionar una ficha y hacer clic en el botn Nuevo y una de las
opciones que aparecer, ser un Asistente para el objeto.

Guardar una base de datos

Una base de datos no requiere ser guardada, al menos en el concepto

tradicional de guardar el archivo de trabajo. Microsoft Access, realiza
actualizaciones en el archivo de la base de datos, conforme se realizan
cambios en esta. Solo se requerir guardar cambios en los objetos que
componen la Base de Datos, nunca tampoco en los datos ya que se
actualizan de la misma forma. Este aspecto de todas formas, ser tratado
con mayor amplitud.

Cerrar una base de datos

Si desea cerrar la base de datos, ejecute Archivo/Cerrar (con l cerrar la

base de datos), o Archivo/Salir (con l, adems, saldr de la aplicacin), o
haciendo clic en los botones Cerrar de dichas ventanas, si lo hace en el de la
aplicacin cerrar Access.

Abrir una base de datos cuando est en Access

o

Si ya ha salido de Access, inicie el programa, si no tiene creada

una base de datos en blanco, hgalo ahora. Si la base de datos
ya estaba creada, en el cuadro de dilogo Microsoft Access,
haga clic en la casilla Abrir una base de datos existente, para
luego hacer doble clic sobre su nombre si se encuentra visible,
si no lo est haga doble clic sobre Ms archivos... para que
aparezca el cuadro de dilogo Abrir, y siga los siguientes
pasos:

Haga clic en el cuadro Buscar en, o en su flecha de lista

desplegable, para obtener el rbol o camino hasta su directorio
actual. Si desea comenzar desde el directorio raz, haga clic
sobre el icono de la unidad C: , si lo que pretende es buscarlo
en un disquete haga clic en el icono de la disquetera
correspondiente, y por ltimo, si lo que quiere es situarse en el
nivel anterior, en el caso de la figura en Access, haga clic en la
herramienta Subir un nivel situado justo a la derecha del
cuadro que estamos observando.

Si la carpeta que quiere localizar se muestra en el cuadro de

lista situado debajo del cuadro Buscar en, haga doble clic sobre
el icono de la carpeta para abrirla.

Cuando se haya situado sobre la carpeta correspondiente, el

nombre de la base se mostrar en el cuadro de lista, por
ejemplo Neptuno, haga doble clic sobre su icono para abrir la

base de datos; o haga clic sobre el icono, para seleccionarlo, y

luego haga clic en el botn Abrir.
o

Si lo desea puede escribir el nombre de la base de datos,

siempre y cuando su archivo se encuentre en la carpeta actual,
en el cuadro Nombre de archivo y luego hacer clic en Abrir.

Bsquedas avanzadas

En el cuadro de dilogo Abrir haga clic en el botn

Avanzada para abrir el cuadro de dilogo Bsqueda
avanzada, observe dicho cuadro de dilogo. A
continuacin, le comentamos algunos puntos de inters:

Puede utilizar propiedades del archivo, como la fecha de

creacin, o utilizar operadores Y u O como operadores de
criterios para realizar bsquedas del tipo Fecha de
creacin Y Ultima modificacin. Dependiendo de la
Propiedad seleccionada para realizar la bsqueda, podr
seleccionar la Condicin y, en funcin del par anterior,
para terminar de definir el criterio de bsqueda, deber
escribir un valor en el cuadro Valor para la condicin y
propiedad establecida. Por ejemplo, si selecciona la
propiedad Nombre de archivo podr indicar si el nombre
incluye, comienza o termina por el texto introducido en
el cuadro Valor, sin comillas. As, si recuerda que parte
del nombre del archivo contena el textosin
asistente, escriba en el cuadro sin asistente, y
seleccione la condicin al valor incluye.

Haga clic en Agregar a la lista para situar los criterios en

la lista del cuadro Buscar archivos que cumplan las
condiciones siguientes. Para eliminar los criterios de
bsqueda definidos y establecer los predeterminados,
haga clic sobre el botn Nueva bsqueda.

En el cuadro Buscar en, para obtener el rbol de la

carpeta en la que nos encontramos y que es idntico al
del mismo nombre en el cuadro de dilogo Abrir,
seleccione el nivel para realizar la bsqueda y si quiere
que incluya subcarpetas, marque, haciendo clic, la
casilla de Buscar en subcarpetas. Si desea buscar en
todo el disco, haga clic en el icono de la unidad C: del
cuadro Buscar en, y active la casilla
Buscar ensubcarpetas. Si desea buscar en un disquete,
seleccione el icono correspondiente.

Para guardar sus bsquedas avanzadas de uso mas

frecuente, haga clic en el botn Guardar bsqueda.

Para utilizar una Bsqueda avanzada, creada

anteriormente, haga clic en el botn Abrir bsqueda.

Para iniciar la bsqueda, haga clic en Buscar ahora.

Para regresar al cuadro de dilogo Abrir, haga clic en el

botn Cerrar del cuadro de dilogo Buscar en.

Si lo desea, utilice los botones Buscar en

favoritos y Agregar en favoritos. Por ejemplo, abra la
carpeta Libro Access y agrguela a favorita.

Las tablas de datos. Propiedades de los campos

Elementos de una tabla

Aunque ya se ha visto los elementos que componen una tabla, vamos a

enumerarlos rpidamente:
Tabla: es un objeto de Microsoft Access que almacena la informacin de la
base de datos. Access muestra su contenido en forma de tabla tradicional,
es decir, por filas (registros) y columnas (campos).
Registro: conjunto de campos relacionados entre s relativos a un objeto
concreto.
Campo: es cada uno de los elementos que componen un registro.
Dato: es la interseccin de un campo con un registro en una tabla.
Clave principal. Es un campo que identifica de manera nica un registro de
la tabla, por tanto, si un registro tiene datos, el campo de su clave principal
no podr estar en blanco.

Para entenderlo mejor, pongamos un ejemplo.

Observe la tarjeta de su D.N.I., tiene un lugar destinado para el nombre,
otro para los apellidos, otro para el numero del D.N.I., etc. Ahora saque la
informacin del documento y dispngala mentalmente en una nica lnea; si
hace lo mismo con los documentos de los dems miembros de su familia le
quedar una tabla de filas y columnas., Cada fila contiene la informacin de
uno de los miembros, es decir, un registro contiene la informacin de una
fila de la tabla. Las columnas muestran los nombres, apellidos, nmero del
documento, etc., es decir, hay una columna para el Nombre, ya tiene usted
un campo al que puede llamar Nombre que contendr todos los datos de
una columna. Consulte una fila, la fila ser el registro que contiene todos los
datos particulares del D.N.I. de este familiar, su nombre ser el dato que
contiene el campo Nombre del registro que estamos consultando.
El estado espaol, dispone de una tabla con todos los datos de nuestros
D.N.I.; para distinguir un individuo de otro, de manera nica, emplea
el nmero del documento nacional de identidad. Este campo es la clave
principal de la tabla del estado espaol.
o

Consideraciones previas antes de crear una tabla

A la hora de crear una base de datos y en concreto una tabla, el principal

trabajo ser el de pensar cmo vamos a gestionar la informacin y como
vamos a distribuir sta.
Para poder establecer correctamente las relaciones entre las distintas
tablas, tendremos que tener en cuenta, desde el principio, tres cosas:

Clave principal. Por cada tabla que diseemos tendremos que crear un
campo que no se podr dejar en blanco y que identifique de manera nica
cada registro que se vaya a almacenar (no pueden haber dos registros con
el mismo dato en dicho campo).
Campo para establecer la Relacin. Una tabla se relaciona con otra
mediante un campo comn. Las dos tablas tendrn que contener un campo
con el mismo tipo de datos. Una clave principal puede ser un buen
candidato para establecer las relaciones entre dos tablas.
Utilizar claves principales de datos numricos. El espacio de memoria
y de almacenamiento en disco de un nmero tipo Entero largo equivale al
de cuatro letras (por ejemplo, un valor numrico como 65.324 requiere los
mismos bytes que un valor de tipo texto como abcd), un campo clave
principal de tipo texto necesitar, probablemente, ms de cuatro letras; por
tanto, si empleamos claves numricas en lugar de tipo texto nuestra
demanda de bytes ser menor.
o

Cmo crear una tabla

Una vez iniciado Access y abierta la base de datos, sitese en la ficha Tablas
(haciendo clic sobre su solapa) de la ventana de la base de datos y luego
haga clic sobre el botn Nuevo o desde cualquier ficha, haga clic sobre la
flecha de lista desplegable del botn Nuevo objeto y seleccione la opcin
Nueva tabla.
Por cualquiera de los dos caminos llegar al cuadro de dilogo Nueva tabla

Modo Vista Hoja de datos. Permite crear una nueva tabla introduciendo
directamente datos, sin definir las propiedades del campo ni sus tipos de
datos. (No es recomendable para una base de datos seria).
Modo de ver Diseo. Permite crear una nueva tabla definiendo el tipo de
datos y las propiedades de los campos.

Asistente para tablas. Mediante una serie de pasos Access nos ir guiando,
conforme unos modelos de tablas, para obtener la nueva tabla. Ser la
primera opcin que utilizaremos
Importar tablas. Para incrustar tablas, procedentes de otras aplicaciones
como dBase o Excel, en la base de datos activa. Se crea una copia de la
tabla externa.
Vincular tablas. Lo mismo que la anterior pero ahora no se crea ninguna
copia; las dos aplicaciones comparten el mismo archivo, cuando una cambie
los datos la otra ser consciente del cambio.
o

Modos de presentacin de una tabla

Los modos de presentacin de una tabla de datos son: Hoja de datos y

Diseo.
Una tabla de datos se puede ver en modo Hoja de datos para examinar su
contenido y en modo Diseo para establecer el tipo de datos de los campos,
sus propiedades, texto de ayuda y clave principal.

Si la tabla est ya abierta puede cambiar entre el Modo de ver Hoja de datos
y el Modo de ver Diseo haciendo clic entre los botones del mismo nombre.
Si hace clic en la flecha de paleta desplegable Modo de ver Tabla, podr ver
los dos modos, pero slo con hacer clic en el botn que est junto a la
flecha, pasar de uno a otro modo como si se tratara de un conmutador, es
decir, cada ver que se le pulse pasar de Modo de ver hoja de datos a Modo
de ver diseo y viceversa.

Crear una tabla en el modo de ver Diseo

El Asistente es una manera rpida y fcil de crear las tablas de una base de
datos, sin embargo, es comn que el asistente resulte insuficiente a la hora
de crear nuestras tablas.
Para crear una tabla partiendo de cero, pulse el botn Nuevo de la pestaa
Tablas, a continuacin seleccione de la lista la opcin Vista de Diseo. En
este modo puede agregar o eliminar campos y establecer sus propiedades.

Puede modificar una tabla ya creada en este modo. Para ello, seleccinela
de la ventana de la Base de datos, haga clic en el botn Diseo.
Las propiedades de los campos se heredan en consultas, formularios e
informes, deforma predeterminada. Si las modifica despus de crear uno de
estos objetos, tendr que actualizarlos manualmente.
o

La ventana de la tabla de datos en el modo Diseo

Podr encontrar tres columnas con los encabezados Nombre del campo,
Tipo y Descripcin.
Haga clic, con el botn derecho del ratn, sobre un selector de fila, de las
tres columnas citadas, observe las opciones del men de contexto que
aparece. Los mens de contexto muestran distintas opciones dependiendo
del contexto de llamada. Observe la opcin Generar, si elige este
comando entrar en un asistente con el mismo nombre, que de forma
similar al Asistente para tablas, le permitir agregar campos. Las nicas

diferencias son que aqu se aaden de uno en uno y que deber cambiar el
nombre, si lo desea, en la propia tabla.
Nota: Si en las celdas de creacin del campo, no puede ver todos los
campos de su tabla, utilice la barra de desplazamiento.
o

Crear y Agregar campos a la tabla

Cuando est creando una tabla de datos o modifique una tabla ya creada
para aadir o eliminar campos, deber utilizar las celdas de las columnas
Nombre del campo, Tipo de datos y Descripcin. En las celdas de la primera
columna deber introducir los nombres de los campos que desee incluir en
la tabla, en las de la segunda columna el tipo de los datos que contendr el
campo y en la tercera el texto que desea que aparezca en la barra de
estado para proporcionar ayuda o instrucciones al usuario.
Para crear un campo, escriba su nombre en la celda de la columna Nombre
del campo y cuando termine pulse la tecla <Intro>, en cuanto pulse esta
tecla, en la parte inferior de la ventana, aparecern una serie de lneas con
un texto descriptivo a la izquierda y un cuadro de texto a la derecha. Dichas
lneas constituyen las propiedades de los campos que variarn
dependiendo del tipo de datos que se asigne al campo y podrn ser
personalizadas conforme a sus necesidades. Cuando haga clic en una
propiedad, observe los comentarios de ayuda del cuadro situado a la
derecha de las fichas.
Al mismo tiempo, nada mas pulsar la tecla <Intro>, el cursor se desplaza a
la celda contigua de la columna Tipo de datos, al tiempo que aparece una
flecha de lista desplegable. Haciendo clic en la flecha se abrir una lista de
los tipos posibles que, en forma de tabla, le resumimos un poco mas
adelante. El tipo de datos predeterminado es el de Texto, seleccione el tipo
que desee asignar al campo que esta creando. Por ejemplo, la mayora de
los campos de una tabla de nombres y direcciones sern de tipo Texto.
Reserve el tipo de datos Numrico para los campos que vayan a ser
sometidos a clculos o tengan que ver con claves principales de otras tablas
que sean campos Autonumricos. Tambin es aconsejable que cada campo
tenga un tamao adecuado al tipo de datos que se vayan a introducir, y no
asignarle un tamao mayor. A la hora de contar los caracteres incluidos en
un campo tenga en cuenta que un carcter puede ser tanto una letra, como
cualquier signo e incluso un espacio.
En la columna Descripcin, escriba el texto que quiera que aparezca en la
barra de estado cuando el cursor se encuentre sobre el campo en el Modo
de ver Hoja de datos.
Utilice el ratn para acceder a cualquier lugar de la ventana de diseo, entre
las tres columnas podr desplazarse de una celda a otra utilizando las teclas
del cursor (las teclas con forma de flecha), la tecla <Tab> para pasar a la
siguiente celda, y <Mays-Tab> para pasar a la celda anterior.

Reglas para nombrar objetos

Todos los objetos de Access, disponen de un nombre que los identifica. Estos
nombres cuentan con una serie de limitaciones:
Pueden tener una longitud de hasta 64 letras.
Pueden estar compuestos de nmeros, espacios en blanco y caracteres
especiales excepto los caracteres punto (.), signo de admiracin (!), acento
grave (') y corchetes ([ ]).
Los nombres no pueden contener espacios a la izquierda ni caracteres de
control (valores ASCII desde O hasta 31).
Evite el uso de nombres extremadamente largos porque es difcil recordarlos
y referirse a ellos.
o

Establecer el tipo de datos de un campo

Para crear un campo debemos indicar el tipo de datos que va a contener.

Por ejemplo, no se puede introducir texto en un campo tipo Moneda pero s
en los campos de tipo Texto o Memo. Eligiendo un tipo de datos adecuado se
puede estar seguro de que los datos se introducen de la forma correcta para
ordenar, realizar clculos y otras operaciones. Para establecer o cambiar el
tipo de datos de un campo haga clic en la columna tipo de datos, haga clic
en la flecha y a continuacin seleccione el tipo de datos en la lista.
Tipo

Comentarios
Tanto caracteres como dgitos. Un campo de tipo Texto
puede contener hasta 255 caracteres.

Texto

Nota: Defina de tipo Texto aquellos campos que, aunque

slo vayan a contener valores de dgitos, como pueden
ser los cdigos postales o los nmeros de telfono, no
vaya a realizar operaciones matemticas con ellos.

Memo

Texto largo y nmeros, como comentarios o explicaciones.

Un campo de tipo Memo puede contener hasta 64.000
caracteres. No sirve como clave de relacin, ni como
campo ndice.

Numrico

Datos numricos con los que se realizarn clculos

matemticos, pero no monetarios. Establezca la
propiedad Tamao Del Campo para definir el tipo de datos
Numrico especifico.

Fecha/Hora

Fechas y horas. Se ofrecen una gran variedad de formatos

de presentacin, o bien, puede crear sus propios

formatos.

Moneda

Valores monetarios. No use el tipo de datos Numrico

para valores monetarios pues, durante el clculo, los
nmeros a la derecha del separador decimal podran
redondearse. El tipo de datos Monetario mantiene un
nmero fijo de dgitos a la derecha del decimal. Tiene una
precisin de hasta quince dgitos a la izquierda del
separador decimal y cuatro dgitos a la derecha.

Autonumrico

Nmeros sucesivos insertados automticamente por

Microsoft Access. Un campo con tipo de datos
Autonumrico es una buena clave principal, y es
compatible con el tipo de datos Numrico con la
propiedad TamaoDelCampo establecida como Entero
largo. Se pueden generar nmeros sucesivos comenzando
por el 1, o generar nmeros aleatorios.

Si / No

Si / No, Verdadero / Falso, Activado / Desactivado o

campos que slo contendrn uno de dos valores. Los
campos que contienen este tipo de datos no se pueden
indexar.

Objeto OLE

Objetos creados en otros programas usando el protocolo

OLE, como una hoja de clculo de Microsoft Excel, un
grfico de Microsoft Draw o un documento Microsoft
Word, creado mediante una aplicacin objeto, que se
pueden vincular o incrustar en una base de datos de
Microsoft Access a travs de un control en un formulario o
informe. El tamao mximo en principio est limitado por
las capacidades de la mquina. Los campos que
contienen objetos OLE no se pueden indexar.

Elegir una clave principal

Al disear una tabla se debe emplear un campo o conjunto de campos que

constituyan una clave principal, para identificar cada registro de la tabla. En
Espaa el N.I.F. es un nmero con una letra que identifica a una, y slo una
persona, es un dato ms de sta, pero el nico del que podemos estar
seguros que no se va a repetir y que todo ciudadano mayor de edad debe
poseer; del mismo modo, cada valor de una clave principal identifica a un
nico registro. La clave principal de una tabla se puede utilizar para hacer
referencia a los registros de otra tabla.
Pasemos a resumir sus principales aspectos:
Una clave principal de una tabla es un campo especial de la misma que
permite identificar de manera nica cada registro de la tabla, no podr

haber dos registros con los mismos datos en dicho campo ni registros sin
datos en la clave principal.
De manera automtica, Access crea un ndice para dicha clave; al ser
valores nicos, localizado un valor de la clave se dispone del resto de los
campos del registro, consiguindose tiempos de proceso muy rpidos.
La diferencia fundamental entre una clave principal y un ndice normal es
que ste no es identificador nico de registro, es decir, puede tener valores
repetidos incluso nulos.
Si intenta guardar una tabla sin clave principal Access se lo har saber.
Cuanto menor sea el tamao de la clave, menor ser el espacio de disco y
de memoria requerido, y ms rpido ser el proceso. Por este motivo es
preferible un campo de tipo numrico a uno de tipo texto, puede utilizar un
campo Autonumrico para despreocuparse si el valor del nuevo registro
est ya incluido o no en otro registro.
Si ha definido un campo como clave principal de la tabla e intenta que dos
registros tengan los mismos datos en este campo, Access no se lo permitir.
Lo mismo suceder si intenta dejar un registro con este campo en blanco.
Utilice las claves principales para relacionar las tablas. La forma de proceder
es la siguiente: establezca en cada tabla una clave principal, en la tabla
asociada aada un campo del mismo nombre y tipo que la clave principal de
la otra tabla; para esta segunda tabla, el campo aadido, no tiene porque
ser clave principal, es decir, en una tabla el campo no podr tener valores
repetidos ni en blanco pero en la otra s.
Para crear una clave principal, seleccione el campo, haciendo clic sobre l y
luego ejecute Edicin/Clave principal o haga que aparezca el men de
contexto y seleccione el comando Clave principal o haga clic en el botn del
mismo nombre. Una vez creada la clave, en el selector de la fila del campo
aparecer una llave para indicar que dicho campo es la clave principal de la
tabla.
Slo puede haber una clave principal en cada tabla, pero esta clave puede
estar formada por un solo campo o por una combinacin de campos. Un
ejemplo de clave principal mltiple podra ser el empleado para determinar
un inmueble concreto de una calle, un campo podra ser el nombre de la
calle y otro el nmero del portal, la clave principal estara formada por la
combinacin de ambos campos, de esta manera cada inmueble de la calle
quedara identificado de manera nica del resto.
o

Establecer las propiedades del campo

Cada campo tiene un conjunto de caractersticas que proporcionan control

adicional sobre la forma de funcionar un campo. La mayor parte de los tipos
de datos proporcionan una propiedad Formato para controlar la forma en

que se muestran e imprimen los datos. Cuando se establece la propiedad

Formato Moneda para un campo con un tipo de datos numrico o moneda
automticamente se aade la abreviatura Ptas. a los valores introducidos.
Para establecer una propiedad de un campo, sitese en el modo Diseo,
haga clic sobre el nombre del campo o cualquier celda de su fila para
seleccionarlo, y por ltimo, haga clic sobre la propiedad a modificar; las
propiedades disponibles, varan en funcin del tipo de datos del campo.

Cuando en un formulario o informe se crea un control dependiente de una

tabla o consulta, el control hereda las propiedades que en ese momento
estn definidas en el campo. Si posteriormente modifica las propiedades del
campo, estos cambios no se reflejarn en el control dependiente, para
actualizarlo tendremos que actualizar manualmente las propiedades del
control.
Si modifica las propiedades de un campo despus de introducir datos, se
pueden producir prdidas de informacin, por ejemplo, supongamos que
hemos establecido un campo de tipo texto con un tamao de campo de 30
caracteres y que luego decidimos reducirlo a 10; muchos registros corrern
el riesgo de perder los datos de dicho campo que sobrepasen el tamao de
10 caracteres, su contenido quedar truncado, Access le avisar de esta
posibilidad. Por estos y otros motivos, interesa emplear cierto tiempo en
pensar qu propiedades debemos establecer en el campo en el momento de
su creacin.
Nota: Para seleccionar una propiedad, haga clic sobre su cuadro de entrada
de datos. En algunas propiedades, al seleccionaras, aparecer una flecha,
haga clic sobre ella para obtener una lista desplegable con las distintas
opciones posibles. En otras, aparecer un botn Generador (que tiene un
dibujo de tres puntos), haga clic sobre l para entrar en el generador
correspondiente. En cualquiera de los dos casos podr escribir directamente
la propiedad.
Nota: Para obtener ayuda sobre una propiedad, haga clic en el botn Ayuda
y cuando el puntero del ratn est acompaado de una interrogacin, haga
clic sobre el cuadro de la propiedad. O, haga clic sobre la propiedad para
seleccionarla y luego pulse la tecla <F1>.

Propiedad Tamao del campo

Para campos de tipo Texto y Numrico, en los primeros determina el nmero

mximo de caracteres que se podrn introducir en el campo, el valor
predeterminado es 50 y el rango posible de O a 255.
Para los campos de tipo numrico las opciones posibles son:
Byte (un carcter tiene tambin este tamao), Entero, Entero largo, Simple,
Doble e Id de la rplica. Utilice el botn de Ayuda para obtener ms
informacin al respecto o pulse <F1>. Los campos de tipo Autonumrico
son de Tamao de Entero Largo.
o

Propiedad Formato

Puede usar la propiedad Formato para personalizar la forma de presentacin

en pantalla, o en un impreso, de los nmeros, fechas horas y texto; no
influye en la forma de almacenamiento de los datos, para controlar este
almacenamiento, utilice la propiedad Mscara de entrada. La propiedad
Formato se puede establecer para todos los tipos de campo excepto para
los de tipo OLE.
Para controles de formularios e informes, o en campos de consultas,
encontrar la propiedad Formato en la Hoja de propiedades de estos
elementos; para los campos de una tabla la podr encontrar en la solapa
General de la ventana en el modo Diseo. Tambin se puede usar en una
macro o en un mdulo en Visual Basic.
Puede definir sus propios Formatos personalizados. Utilice la ayuda de
Access para conseguir ms informacin.
Campos de Tipos de datos Numrico y Monetario
Formato

Descripcin

Nmero general

Presenta los nmeros tal y como se

introdujeron, es decir, sin ningn
formato.

Moneda

Presenta separadores de millar y con

el indicativo de moneda Pts.

Fijo

Sin separadores de miles.

Estndar

Con separadores de miles.

Porcentaje

Calcula el tanto por ciento y

presenta el signo%.

Presentacin con exponencial

decimal. Por ejemplo el nmero
3,46E+03 se corresponde con el
3.460.

Cientfico

Campos de Tipos de datos Fecha/Hora

Al seleccionar el tipo de dato Fecha/Hora, disponemos en la caja Formato de
los siguientes tipos de formato.

Campos de Tipos de datos S/No

Puede establecer los formatos predefinidos Si/No, Verdadero / Falso o
Activado / Desactivado, donde las primeras partes son equivalentes entre s,
lo mismo que sucede con las segundas partes.
Los formatos personalizados contienen hasta tres secciones. La primera no
tiene utilidad y simplemente se pone un ;, la segunda el texto a mostrar
en lugar de los valores S, Verdadero, o Activado y la tercera el texto a
mostrar en lugar de los valores No, Falso, o Desactivado.
Por ejemplo; [Azul] Amigo ;[Verde]Familiar.
o

Propiedad Mscara de entrada

Aunque en un principio le pueda parecer engorroso el empleo de mscaras,

con un poco de prctica enseguida se familiarizar con ellas. Su empleo es
habitual y, en cuanto inicie sus pasos por el mundo de Access, encontrar
multitud de casos en los que comprobar que resultan imprescindibles. Por
ejemplo, para tener la seguridad de introducir correctamente el nmero de
cuenta de un cliente, deber obligar a introducir cuatro dgitos para la clave
de banco, otros cuatro para la clave de sucursal, dos, que pueden ser
opcionales, para los dgitos de control y por ltimo los correspondientes al
nmero de cuenta. Utilice la ayuda de Access para conseguir ms
informacin.
o

Propiedad Ttulo

Crea un sobrenombre o etiqueta del campo, es decir, el campo conservar

su nombre pero cuando se presente en la Hoja de datos la cabecera de la
columna mostrar lo que se haya introducido en esta propiedad, de igual
manera cuando se cree en formularios o informes controles dependientes de
este campo la etiqueta del control ser este titulo.

Propiedad Valor predeterminado

Aplicable a cualquier tipo de campo excepto para los de tipo Autonumrico y

Objeto OLE.
Si se sabe que un determinado campo va a tener con frecuencia el mismo
valor, se puede establecer como valor predeterminado que aparecer en el
campo siempre que se aada un nuevo registro en un formulario u hoja de
datos.
o

Propiedades Regla de validacin y Texto de validacin

Access comprueba de manera automtica si el dato introducido se

corresponde al Tipo de datos del campo, si se produce un error, informa al
respecto y no lo admite.
Podemos controlar la entrada de datos conforme a lo que especifiquemos en
esta propiedad (excepto para los tipos Autonumrico y OLE).
Si el valor introducido no cumple con la Regla de validacin, Access
mostrar un mensaje con el texto introducido en la propiedad Texto de
validacin.
Si las expresiones a emplear son sencillas se pueden escribir directamente
en el cuadro de la propiedad, si son ms complejas puede hacer clic en el
botn Generador, que aparecer en el extremo derecho del cuadro de la
propiedad cuando haga clic sobre este cuadro, para utilizar el Generador de
expresiones.
o

Propiedad Valor requerido

Si un campo no puede quedar en blanco, ponga a S esta propiedad.

o

Propiedad Permitir longitud cero

Adems de la propiedad Requerido, los campos de tipo Texto o Memo

cuentan con esta propiedad. Su cometido es controlar que no se puedan
introducir valores de cadena que no contengan caracteres ni espacios en
blanco, es decir (), si entre las dobles comillas introducimos un espacio, la
cadena ya no ser de longitud cero.
o

Crear ndices simples y de un grupo de campos. Clave

principal de varios campos

Si con frecuencia realiza bsquedas en una tabla u ordena sus registros por
un campo determinado puede acelerar estas operaciones creando un ndice
para el campo en cuestin. Podr establecer ndices, mltiples y de campo
sencillo, tanto en el Modo de ver Hoja de datos como en el Modo de ver
Diseo, incluso despus de haber introducido registros. Sin embargo, los
ndices pueden hacer ms lentas algunas acciones de consulta, tales como

consultas agregadas, cuando los ndices para muchos campos necesitan ser
actualizados durante el desempeo de estas funciones.
Aunque tambin puede crear una clave principal despus de introducir
registros, le recomendamos que preste atencin en el momento de creacin
de la tabla, ya que si el campo no estaba establecido como clave principal
cuando comenz a introducir registros, al no tener controlado el campo de
manera automtica, puede contener valores repetidos incluso nulos. Si
sucede lo anterior, Access no le permitir que lo establezca como clave
principal hasta que no haya subsanado los errores.
Para la clave principal de una tabla se crea un ndice de forma automtica y
no es posible hacer un ndice sobre un campo cuyo tipo de dato sea Memo u
objeto OLE.
o

Para crear un ndice de campo simple

Haga clic en la propiedad Indexado de dicho campo y establezca uno de los

tres valores siguientes:
Tipo

Como Acta

No

No crea ningn ndice segn este

campo (o elimina el ndice
existente).

S (Con duplicados)

Crea un ndice para este campo.

S (Sin duplicados)

Crea un ndice nico segn este

campo.

Una Clave principal tambin es Sin duplicados, pero adems no admite

datos en blanco y slo puede haber una aunque se obtenga por
combinacin de varios campos.
o

Creacin de un ndice de campos mltiples

Para crear un ndice de varios campos, siga los siguientes campos:

o

Abra la tabla en el Modo de ver Diseo.

Haga clic en el botn ndices de la barra de herramientas o

ejecute Ver/ndices.

En la primera fila en blanco de la columna Nombre de ndice

escriba el nombre para el ndice. Se podr dar el mismo
nombre que el de uno de los campos del ndice, o utilizar algn
otro nombre apropiado.

En la columna Nombre de campo, haga clic en la flecha y

seleccione el primer campo para el ndice.

En la siguiente fila de columna Nombre de campo, seleccione el

segundo campo para el ndice (en la columna Nombre de ndice
dejar la celda en blanco). Repetir este paso hasta haber
seleccionado todos los campos de este ndice. Pueden
utilizarse hasta 10 campos y slo el primero tendr Nombre de
ndice que ser el nombre del ndice combinado.

Para establecer las propiedades del ndice Principal Unica e

Ignorar Nulos, seleccione en primer lugar la fila que contiene el
Nombre de ndice y luego haga clic en el cuadro de la
propiedad que corresponda.

El orden predeterminado es Ascendente. Seleccione

Descendente en la columna Orden de la ventana del ndice
para ordenar los datos correspondientes del campo en orden
descendente.

Haga clic en el botn Cerrar de la barra de titulo del cuadro de

dilogo Indice cuando haya terminado de seleccionar los
campos para el ndice.

Crear una clave principal de varios campos

Para crear una clave principal de varios campos, cree un ndice de campos
mltiples y ponga a S la propiedad Principal de dicho ndice. Todos los
campos que intervienen en la composicin de la clave principal quedarn
marcados por una llave.
Si lo desea, tambin puede seleccionar varios campos a la vez y pulsar
sobre el botn Clave Principal de la barra de herramientas.
o

Propiedades de las tablas

Para obtener la Hoja de propiedades de la tabla, sitese en el Modo diseo

de la tabla y haga clic en el botn Propiedades o, ejecute el comando
Ver/Propiedades.

Descripcin
Regla de validacin

Para almacenar una descripcin del

contenido y objetivo de la tabla.
Para limitar los datos introducidos en
un registro a los valores que
cumplan determinadas condiciones.
De manera similar a la propiedad del
mismo nombre de los campos,
Access antes de guardar el registro
comprueba si el conjunto del

registro cumple esta regla de

validacin.

Texto de validacin

En caso de que no se cumpla la

regla anterior, Access mostrar el
texto de aviso escrito en esta
propiedad.

Filtro

Para especificar las condiciones del

subconjunto de registros a visualizar.

Ordenar

Para especificar el campo o conjunto

de campos por los que se desea
ordenar la tabla.

Las dos ltimas toman automticamente sus valores en el Modo de ver Hoja
de datos cuando se utilizan los comandos correspondientes.
Como hemos visto antes, los campos no podan emplear en su propiedad
Regla de Validacin expresiones en las que formar parte otro campo de la
tabla, en las propiedades de la tabla podemos controlar de forma global las
condiciones a cumplir por los campos para que el registro sea o no
aceptado. Slo es posible crear una regla de validacin de registro pero
puede combinar distintas expresiones empleando los operadores lgicos Y y
O.
o

Eliminar campos de una tabla

Si cuando cre la tabla Datos postales indic a Access que aadiera una
clave principal, elimine ahora dicho campo.

Haga clic sobre cualquier celda de la fila del campo a

eliminar, para seleccionarlo.

Haga clic en el botn Eliminar fila o, ejecute el comando

Edicin / Eliminar fila. Tambin puede hacer clic con el
botn derecho del ratn sobre cualquiera de sus celdas
para que aparezca el men de contexto y luego
seleccionar la opcin Eliminar fila.

Insertar un campo

Si desea aadir un nuevo campo entre dos campos existentes: sitese en el

modo de ver Diseo de la tabla, haga clic en el campo inferior y luego haga
clic en el botn Insertar fila o, ejecute Insertar/Campo; tambin en el men
de contexto puede seleccionar la opcin Insertar fila.

Cambiar el nombre de los campos

En el modo Diseo, haga clic sobre la celda del campo cuyo nombre desee
cambiar y escriba el nuevo nombre.
Tambin lo puede hacer en el modo Hoja de datos. Haga doble clic sobre el
encabezado y cuando su fondo sea negro, sin estar seleccionada la
columna, escriba el nuevo nombre.
Nota: La propiedad del campo Titulo hace que lo escrito en ella se presente
en el encabezado de la columna del campo, sin que ste sea su nombre
real, pero si cambia el nombre del encabezado no cambiar el Titulo del
campo sino su Nombre.

Cambiar el orden de los campos

En el modo de ver Hoja de datos Access muestra los campos, situados en el

modo Diseo de arriba hacia abajo, de izquierdas a derechas. Si desea
cambiar el orden de las columnas, lo podr conseguir de dos maneras:
En el modo Diseo. Haga clic sobre el selector de fila, situado en el extremo
izquierdo de la fila del campo, cuando la fila est seleccionada y el puntero
del ratn vuelva a tener su aspecto normal, pulse y mantenga pulsado el
botn izquierdo del ratn sobre el mismo selector de fila, cuando el puntero
se encuentre acompaado de un pequeo rectngulo arrastre la fila hasta
situarse sobre la fila de la nueva posicin.
En el modo Hoja de datos. Siga los mismos pasos que con el caso anterior,
pero esta vez sobre el encabezado de la columna, arrastre la columna hasta
situarla a la derecha de la nueva posicin.
Nota: Cualquier cambio que haga en el modo Diseo, cuando quiera pasar
al modo Hoja de datos, Access le indicar que primero debe guardar los
cambios. Sin embargo, cuando realice los cambios en el modo Hoja de datos
slo se actualizar la tabla cuando la guarde o vaya a cerrarla.

Guardar una tabla

Si cierra la ventana y no ha guardado las modificaciones, Access le

preguntar si desea guardar los cambios.
Si intenta pasar al modo Hoja de datos, Access le informar que para poder
hacerlo deber guardar los cambios, si contesta S, Access actualizar la
tabla.
Tambin puede actualizar la tabla por medio del botn Guardar, o
ejecutando el comando Archivo Guardar, si se encuentra en modo Diseo o
Archivo/Guardar diseo si se encuentra en la ventana de Hoja de datos.
Las modificaciones a guardar, siempre van referidas a la estructura de la
tabla o su presentacin, ya que los datos en modo hoja de datos, se
almacenan cada vez que se produce una modificacin.

Cambiar el nombre de una tabla

Puede cambiar el nombre de una tabla cuando lo desee, pero si otros

objetos hacen referencia al nombre original, deber tenerlo en cuenta.
Para cambiar el nombre de una tabla. En la ventana de la base de datos,
haga clic sobre el nombre de la tabla para seleccionarla y luego, y una vez
seleccionada, vuelva a hacer clic por segunda vez para poder editar el
nombre de la tabla. Cuando el color de seleccin haya desaparecido, el
nombre se encuentre rodeado de un rectngulo y el puntero del ratn haya
tomado la forma de `I', podr escribir el nuevo nombre. Para terminar pulse
la tecla <Intro>.
Despus de seleccionar la tabla, tambin puede cambiarla el nombre
ejecutando Edicin/Cambiar nombre.
Podr cambiar de nombre cualquier objeto de Access como acabamos de
ver con una tabla.

Eliminar una tabla

Seleccione el objeto y haga clic en el botn Cortar, o con el botn derecho

del ratn y luego seleccione la opcin Eliminar o Cortar. Las opciones Cortar,
permiten pegar a continuacin el objeto, pero no preguntan nada, si se le
olvida y apaga el ordenador lo habr perdido para siempre, no obstante
Access le recordar que ha cortado un objeto antes de salir de la aplicacin.
Las opciones Eliminar hacen una advertencia previa.

Copiar un objeto

Puede hacer la accin cortar y pegar o copiar y pegar. En la primera

cortar, desaparece, el objeto; en la segunda permanece en la ficha.
Cuando decida Pegar, Access mostrar el cuadro de dilogo Pegar tabla
solicitndole el Nombre de la tabla y las Opciones de pegar. Escriba el
nombre que considere oportuno y haga clic en la casilla de seleccin
Estructura solamente (nmero de campos, nombres, tipos de datos,
propiedades pero sin datos), Estructura y datos (lo mismo que la anterior
pero con datos incluidos) y Aadir datos a la estructura existente (los datos
de la tabla que estamos cortando o copiando se aadirn a una tabla
clnica con la misma estructura y nmero de campos, en cuyo caso se
aadirn todos los datos de los campos en sus campos gemelos
correspondientes, si no tiene los mismos campos y tipos Access no aade
nada), en este ltimo caso el nombre que se escriba en el cuadro Nombre
de la tabla tendr que ser el de una tabla existente en la base de datos.
Cuando haya terminado, haga clic en el botn Aceptar o de marcha atrs al
pegado por medio del botn Cancelar.

Trabajar con tablas, filtros y consultas

La ventana de Hoja de datos

La ventana de Hoja de datos, cuenta con una rejilla o cuadrcula a modo de

filas y columnas. En la primera fila, se sitan una serie de rectngulos grises
con los nombres de los campos.
Estos rectngulos grises son los selectores de columna o campo, habr que
hacer clic sobre ellos para realizar ciertas operaciones que ms adelante
veremos.
Igual que los selectores de columna, la primera columna de rectngulos
grises, es el selector de filas o registros.
La interseccin de los selectores de columna con los de fila, forma un
pequeo rectngulo que es el denominado selector de tabla. Cuando haga
clic sobre l quedarn seleccionados todos los datos de la tabla.
El nmero de filas ir creciendo conforme vayamos introduciendo nuevos
registros para tomar la forma de filas y columnas.

Introducir registros en una tabla

Para introducir valores en un registro de una tabla, solo tendremos que

escribir sus valores en las celdas correspondientes. Para cambiar de campo,
podemos usar las teclas <Tab> o <Mays> + <Tab> para avanzar o
retroceder en la tabla. Cuando se llega al ltimo campo del registro actual,
el siguiente campo, ser el primero del prximo registro.
En caso de exista un campo de tipo Autonumrico, podr observar que en la
celda del registro aparece la palabra [Autonumrico] hasta que se comience
a introducir el resto de valores del registro. Ser entonces cuando Access
sustituya [Autonumrico] por el valor que corresponda.
El estado de un registro, puede conocerse por el identificador del registro
activo en la barra de seleccin de registros. Para ello, aparecern tres tipos
de smbolo.
La flecha, significa que el registro sealado, es el registro activo. Esto
significa que si por ejemplo hacemos uso de la opcin de men
Edicin/Eliminar, eliminaremos ese registro.
El Asterisco, significa que es un nuevo registro. Este registro an no existe
fsicamente en el archivo de la base de datos.
El lpiz, significa que el registro actual, se encuentra en edicin. Esto
significa que existen modificaciones que an no se han almacenado en la
B.D. Estando en el modo edicin, podemos pulsar la tecla <Esc> para
abandonar los cambios.

El comando Actualizar. Presentar los datos ms

recientes

Si utiliza una base de datos compartida en red, los dems usuarios podran
estar cambiando los datos aunque estos cambios no se reflejaran en la hoja
de datos en la que estuviramos trabajando. Aunque, Access actualiza los
datos visualizados a intervalos regulares mediante el comando
Registros/Actualizar podemos trabajar con los datos ms actuales del
momento, incluidos los que nosotros mismos hayamos generado; por tanto,
en un entorno de un usuario nico, los comandos Actualizar y Guardar
registro, dan el mismo resultado.
El comando Actualizar actualiza slo los datos existentes en su hoja de
datos o formulario. No vuelve a ordenar los registros, tampoco presenta
registros nuevos, ni quita registros eliminados o aqullos que no cumplan
los criterios especificados. Para efectuar estas acciones, vuelva a consultar
los registros mediante <Mays-F9>, observe que mientras que con las
acciones anteriores permanecamos en el mismo campo y registro, al pulsar
<Mays-F9> pasamos al primer campo del primer registro debido a la
nueva consulta.
Cuando trabaje con formularios, todo lo que acabamos de explicar, ser
igualmente vlido.

Comando Entrada de datos

Con lo que hemos hecho hasta ahora, no hemos tenido problemas al aadir
nuevos registros porque su nmero era reducido, pero cuando la tabla
adquiera dimensiones de unas cuantas centenas de registros, es posible que
le resulte ms cmodo trabajar utilizando el comando Registros / Entrada de
datos. Si lo utiliza, desaparecern de la pantalla todos los registros de la
tabla y volver a trabajar como cuando insert el primer registro.
Para volver a ver todos los registros, ejecute Registros/(Quitar filtro /
ordenar).

El comando Deshacer

Cuando edite el contenido de una celda de un campo, podr recuperar los

datos anteriores si as lo desea. El comando Deshacer, situado en el men
Edicin, invierte el ltimo cambio realizado mientras no se realice otro,
dependiendo del cambio realizado el nombre del comando cambia pudiendo
denominarse Deshacer Cortar, Deshacer Copiar, Deshacer Eliminar,
Deshacer entrada, Deshacer campo / registro activo etc., cuando no existe
posibilidad de dar marcha atrs a la ltima accin, se denominar No se
puede deshacer. Los tres primeros, despus de leer el prximo apartado,
son de fcil interpretacin, nosotros vamos a explicar los dos ltimos.
Cuando se encuentre en modo edicin y haya modificado el contenido de
una celda sin salir de ella, el comando ser Deshacer entrada y su resultado
es el de recuperar el contenido inicial de la celda sin salir ni de ella ni del
modo edicin; cuando se pasa a otra celda del mismo registro, el comando
ser Deshacer campo/registro activo, y si se sale de la celda para pasar a

otro registro el comando ser Deshacer registro guardado, el resultado de

estos dos es el de recuperar el valor del registro que tena la ltima vez que
se guardo.
En todos los casos tambin se puede utilizar el botn Deshacer, cuando se
pueda dar marcha atrs a la ltima accin el botn estar activo, y cuando
no se pueda se ver con un color difuso.

Los comandos Buscar y Reemplazar

Cuando una tabla empieza a tener un nmero de registros apreciablemente

alto, es imprescindible que Access proporcione una manera de localizar un
dato determinado sin tener que hacerlo personalmente, Access no poda
fallar en este sentido y facilita el comando Edicin / Buscar para realizar
este menester. El botn asociado es Buscar que tiene un dibujo de unos
prismticos.

Buscar y Reemplazar

El comando Reemplazar funciona de manera similar al comando Buscar pero

en este caso adems se sustituye lo que haya situado en el cuadro Buscar
por lo que haya escrito en el cuadro Reemplazar por.

Ordenar los datos de la tabla

Puede ordenar los registros de una tabla segn el contenido de cualquier

campo excepto aquellos campos que sean de tipo Memo u Objeto OLE.
Para ordenar los registros de una tabla o de un formulario, haga clic sobre el
encabezado de la columna del campo y luego haga clic sobre el botn
Ordenar ascendente u Ordenar descendente. Estos botones se localizan
fcilmente en la barra de herramientas. Los comandos asociados son

respectivamente
Registros/Ordenar/Ascendente y Registros/Ordenar/Descendente.
Puede ordenar por ms de un campo si los campos son adyacentes.
Seleccione las columnas y luego haga clic sobre el botn Ordenar
ascendente u Ordenar descendente. La ordenacin se realiza de izquierdas
a derechas, primero ordena por la columna situada ms a la izquierda de la
seleccin, dentro del orden creado por la primera columna ordenar por la
segunda y as sucesivamente. Si desea ordenar por campos no adyacentes,
mueva las columnas para ponerlas juntas antes de ejecutar el comando,
site la columna de mayor importancia a la izquierda del conjunto.

Cambiar el orden de las columnas

Haga clic sobre el selector de la columna, cuando se encuentre seleccionado

todo el campo, pulse y mantenga pulsado el botn izquierdo del ratn sobre
el mismo selector, cuando el puntero del ratn est acompaado de un
pequeo rectngulo arrastre la columna hasta situarla en el lado derecho
del campo que la vaya a preceder y luego suelte el botn del ratn.

Ocultar y mostrar columnas

Para trabajar con mayor comodidad con una tabla que tenga un nmero de
campos tal que no se puedan mostrar todas las columnas en la pantalla,
puede hacer que determinadas columnas no aparezcan en la misma hasta
que decida que lo hagan. Seleccione las columnas que desee ocultar y
ejecute el comando Formato/Ocultar columnas. Tambin podr ocultar una
columna haciendo que su ancho sea cero, pero en este caso para volver a
verla deber personalmente cambiar de nuevo su ancho.
Para volver a ver las columnas que se hayan ocultado, ejecute
Formato/Mostrar columnas. Este comando permite hacer que se vuelvan a
ver columnas y tambin ocultarlas. Haga clic en las casillas de seleccin de
los campos deseados; si la casilla est marcada, la columna del campo ser
visible, sino est marcada, se ocultar la columna. Cuando termine de
marcar o quitar las marcas, haga clic en el botn Cerrar para regresar a la
hoja de datos.

Los comandos Inmovilizar columnas y Liberar

todas las columnas

Otra ayuda para facilitar el trabajo con tablas de alto nmero de campos,
Access proporciona el comando Inmovilizar columnas. Para que una
determinada columna o grupo de columnas estn visibles en todo momento
aunque utilicemos la barra de desplazamiento horizontal para acceder a las
columnas no visibles en el espacio de la pantalla: seleccione la columna o
grupo de columnas y ejecute el comando Formato/ Inmovilizar columnas, la
seleccin quedar situada a la izquierda de la pantalla y aunque nos
desplacemos hacia la derecha, seguir visible.

Para liberar las columnas, ejecute Formato / Liberar todas las columnas.

Imprimir y presentacin preliminar de una tabla

Aunque lo normal es presentar la informacin contenida en una tabla

mediante un informe que d apariencia profesional a nuestros datos, es
posible imprimirlos en forma de tabla.
Antes de realizar la impresin, conviene hacerse una idea de cmo ser la
salida por impresora. Para ello utilice el comando Archivo/Presentacin
preliminar o haga clic en el botn Presentacin preliminar. Una vez que haya
entrado en dicha presentacin, podr obtener un zoom del documento
haciendo clic sobre la herramienta Zoom o sobre cualquier parte del
documento. Podr aumentar o disminuir el zoom volviendo a realizar la
misma operacin.

Las Consultas

Para terminar de explicar todo lo referente al trabajo con tablas, falta hablar
de las propiedades de la ficha Buscar de un campo; tampoco hemos hablado
de los Filtros, pero para entender cmo funcionan ambas herramientas,
conviene que antes sepa qu son y cmo funcionan los objetos Consulta de
Access.
Las Consultas, o algo muy parecido, se emplean en las propiedades de
campos, controles, formularios e informes. El hecho de poder manejar los
datos por medio de las consultas, es algo tan importante como lo pueda ser
la otra gran ventaja de las bases de datos de Access, es decir, las
Relaciones. Estas dos tcnicas o herramientas, dan potencia y sentido al
empleo de bases de datos para gestionar la informacin almacenada en las
tablas, a diferencia de una hoja de clculo o un tratamiento de texto cuya
concepcin est pensada para otros menesteres. Ahora se trata de
encontrar aquellos datos que cumplan unas condiciones de seleccin para
poder realizar nuestra gestin administrativa, emisin de recibos, facturas,
mailings publicitarios, etc.
Las Consultas de Access pueden ser de varios tipos: Seleccin, Parmetros,
Referencias cruzadas, Unin y de Accin.

Cmo crear una consulta de Seleccin

Supongamos que queremos conocer la relacin de amigos o familiares que

viven en Valencia y obtener los registros ordenados por nombres y apellidos.
Si dicha informacin la tuviramos que conseguir indagando en nuestra
agenda personal el trabajo sera laborioso y un tanto montono, sobre todo
cuando el nmero de registros comience a ser elevado. Access permite
obtener dicha informacin de manera fcil y rpida mediante las consultas.
Cuando pretendemos crear una consulta lo primero que debemos hacer es
plantear el enunciado de nuestra pregunta, lo siguiente es averiguar la base

de datos y la tabla o tablas que debemos utilizar; conseguido lo anterior,

slo nos resta seleccionar los campos cuya informacin queremos conocer,
establecer los criterios y condiciones a cumplir por los registros y, por
ltimo, la forma de presentar los resultados, es decir, disear la consulta.
En el diseo de la consulta Access permite:
Seleccionar campos, no es preciso incluir todos los campos de la tabla en
la consulta. Siguiendo con el ejemplo de la tabla Listn personal,slo
deseamos conocer la poblacin, el nombre, apellidos y el nmero de
telfono de amigos y familiares de esta tabla, no queremos los datos de
telfono de trabajo, notas ni ningn otro campo.
Elegir registros, es decir, establecer los criterios que deben cumplir los
registros. En nuestro ejemplo que la poblacin sea Valencia.
Ordenar registros, ejemplo, queremos un orden por abecedario formado
por el nombre, el primer apellido y el segundo. Con esto podremos, por
ejemplo, conseguir un listado o un formulario ordenado por medio de los
resultados de la consulta.
Obtener registros que cumplan los criterios deseados y que procedan
de mltiples tablas. Dichas tablas, incluso pueden ser de formatos distintos
como dBASE, FoxPro, SQL, etc.
Crear campos calculados, es decir, crear nuevos campos temporales a
partir de los realmente contenidos en las tablas de datos. Por ejemplo,
podramos obtener el IVA de una factura, la suma de importes, etc. y
presentarlos en informes o formularios.
Actualizar los datos de los campos, de una tabla o de las tablas que
intervengan en la consulta. Podr obtener un formulario o informe de datos
actualizados de distintas tablas agrupados gracias a la consulta, o
actualizar, eliminar o aadir de manera simultnea un grupo de registros,
uno para cada una de las tablas que intervengan en la consulta.
Crear una nueva tabla a partir de los registros temporales de la consulta.
Cada vez que se ejecuta una consulta se buscan los registros que cumplen
unos determinados criterios, los datos que se obtienen estn actualizados
por proceder de sus correspondientes tablas de datos. Cuando los registros
temporales de una consulta se hacen permanentes por almacenarlos en una
nueva tabla, la modificacin de los datos de sus tablas originales no
actualizar los datos de esta nueva tabla.
Obtener totales de campos, podr seleccionar una serie de campos
numricos y obtener, por ejemplo, la suma total de todos los registros de la
tabla para dichos campos. Por ejemplo, podra estar interesado en conocer
el importe total de sus facturas desglosado por tipos de artculos, o en una
comunidad de vecinos obtener el importe total del concepto calefaccin

clasificado por los distintos tipos de propiedad, segn los coeficientes o por
locales, etc.
En primer lugar, vamos a ver las Consultas de Seleccin, que permitirn
establecer una serie de criterios a cumplir por los registros de una o
mltiples tablas para obtener una nica hoja de datos con los registros
ordenados segn nos interese. Dicha hoja de datos tiene carcter temporal,
se consigue al ejecutar la consulta y desaparece cuando la cerremos, a no
ser que la hayamos almacenado como una nueva tabla de datos.

Crear una consulta de seleccin

Aunque una consulta se puede crear por medio de un Asistente (puede

obtener informacin mediante el sistema de Ayuda en pantalla de Access)
en este apartado le mostraremos la manera de crear consultas sin utilizar
dichos Asistentes.
Si no la tiene abierta ya, abra una base de datos. Si ya estaba en ella, cierre
las ventanas de todos los objetos excepto la de la base de datos.
En la ventana de la base de datos, haga clic en la pestaa de la ficha
Consulta, la ficha aparecer vaca ya que se supone todava no hemos
creado ninguna consulta, haga clic en el botn Nuevo, obtendr el cuadro
de dilogo Nueva consulta. Observe la figura, la parte izquierda del cuadro
de dilogo le proporciona informacin acerca del cometido de la opcin
seleccionada en el lado derecho del cuadro de dilogo. Igualmente puede
llegar a este cuadro de dilogo mediante la paleta de botones
Nuevo objeto, haga clic en la flecha de este botn yseleccione el botn
Nueva consulta. Esta paleta muestra en su exterior el ltimo botn utilizado,
si resulta ser el de la consulta, haga clic directamente sobre l sin necesidad
de desplegar la lista.

Haga doble clic sobre la primera opcin, es decir, sobre Modo Vista diseo.
Cuando aparezca el cuadro de dilogo Mostrar tabla, seleccione la solapa
Tablas, Consultas o Ambas. El motivo de las dos ltimas solapas, es que se
pueden crear consultas basadas en otras consultas previamente creadas e

incluso combinar tablas y consultas al mismo tiempo; para incorporar dichos

objetos a la consulta, seleccione la solapa correspondiente y luego puede
hacer doble clic sobre cada objeto a incorporar o seleccionar la hoja de
datos (as lo llama Microsoft) o consulta para luego hacer clic sobre el botn
Agregar. Tambin puede agregar un grupo de objetos de las dos maneras
siguientes:
Pulse la tecla <Control> y mantngala pulsada, haga clic en cada tabla que
desee agregar, suelte la tecla y pulse el botn Agregar. Util cuando entre
dos tablas a seleccionar existan otras que no vayan a formar parte de la
consulta.
Cuando la seleccin sea un bloque de objetos contiguos, pulse la tecla
<Mays> y mantngala pulsada, haga clic sobre la primera tabla del
bloque, luego haga clic sobre la ultima, suelte la tecla y haga clic sobre el
botn Agregar.
Estas dos formas de agregar tablas y/o consultas a una nueva consulta, son
similares a los mtodos empleados para abrir varios documentos de Word, o
libros de trabajo en Excel, al mismo tiempo, o en otras actividades como la
de seleccionar varios archivos para copiar en el Explorador de Windows 95.
Cierre el cuadro de dilogo haciendo clic sobre el botn Cerrar.

Obtendr la ventana de diseo de consultas, habr podido observar que

dicha ventana se encontraba detrs del cuadro de dilogo Mostrar tabla.

La ventana de diseo de consultas

En la parte superior de la ventana se encuentra la Barra de ttulo, indica

tanto el tipo de consulta que estamos realizando como el ttulo de la misma,
en este caso, Consulta, si creamos una segunda consulta el nombre por
defecto que otorgar Access ser Consulta2 y asi sucesivamente; cuando
guardemos la consulta la daremos un nombre ms significativo.

Justo debajo de la Barra de ttulo, se encuentra un recuadro denominado

Zona de datos, en su interior se encuentran las listas de campos de las
tablas y/o consultas agregadas, en nuestro caso de la tabla Listn
personal. Los campos de las tablas que no se encuentren visibles podrn
estarlo utilizando la barra de desplazamiento.
Hasta el momento las ventanas que hemos visto, la Ventana de diseo de la
consulta y las listas de campos de las tablas de datos, tienen en comn las
caractersticas de cualquier ventana de Windows 95, es decir, se pueden
desplazar arrastrando por sus barras de ttulos, aumentar sus tamaos
arrastrando los bordes de las ventanas, etc. Consulte el apartado Mover y
cambiar el tamao de las ventanas del captulo 1. Si el tamao de un campo
es tal que no se puede ver completo, ensanche el tamao de la lista que lo
contiene. Los campos que sean Clave principal se mostrarn resaltados en
negro.
La mitad inferior de la ventana est ocupada por la denominada Cuadrcula
QBE, en esta zona agregaremos los campos de las distintas tablas que
queremos que formen parte de la consulta y los criterios que debern
cumplir los registros a seleccionar.

Entre las dos mitades comentadas de la ventana, se encuentra la barra de

separacin, si arrastra dicha barra hacia arriba o hacia abajo, aumentar el
tamao de una de las dos mitades en decremento de la otra.
Al igual que las tablas, cada columna de la Cuadrcula QBE, justo encima de
la fila Campo, podr localizar los selectores de columna o de campo, cuando
haga clic sobre dichos selectores, seleccionar la columna y podr
desplazara a otro lugar de la cuadrcula o eliminarla.
Por ltimo, habr podido observar que una vez ms la barra de
herramientas a vuelto a cambiar su configuracin. A lo largo del capitulo
iremos indicando el cometido de cada uno de los botones de la barra de
herramientas Diseo de la consulta, muchos de estos botones son ya
conocidos.
La cuadrcula QBE (siglas de la frase inglesa Query By Example, empleadas
tradicionalmente por las distintas aplicaciones de gestin de bases de
datos) est dividida en las siguientes seis filas:

Fila campo, para incluir los campos que vayan a

formar parte en la consulta.

Fila Tabla, para aclarar de qu tabla procede el

campo. Esto es especialmente til cuando el
nombre del campo es el mismo para ms de una
tabla. Esta fila no tendr sentido si en la consulta
slo interviene una tabla de datos, podr eliminar
esta fila ejecutando el comando Ver/Nombres de
las tablas, volviendo a ejecutar el comando podr
aadir la fila.

Fila Orden, indica si el resultado de la consulta

se va a ordenar por dicho campo y el sentido del
mismo, en orden ascendente o descendente.

Fila Mostrar, para que aparezca o no los datos

del campo en la visualizacin del resultado de la
consulta. Aunque ocultemos los datos, el campo
seguir formando parte de los criterios de la
consulta si, claro est, forma parte de los mismos.

Fila O, forma parte de las filas de condiciones o

criterios junto con la fila Mostrar. Veremos su
significado mas adelante. Si en su ventana de
diseo slo aparece una fila O, aumente la
ventana para obtener tantas filas como precise
para poder establecer las condiciones o criterios
que desee.

Aadir campos a la consulta

Una vez seleccionadas las tablas que han de intervenir en la consulta,

debemos indicar a Access los campos que formarn parte de la misma tanto
para tener disponibles sus datos como para poderlos utilizar a la hora de
establecer criterios.
Podemos agregar los campos de tres maneras posibles:

Arrastrar los campos a una celda en blanco de la

fila de campo de la cuadrcula QBE, Access aade
la tabla de procedencia del campo en la fila de
Tabla. Puede aadir de una vez varios campos
seleccionndolos por cualquiera de los
procedimientos comentados en el apartado Crear
una consulta, mediante las teclas <Control> o
<Mays>, para luego arrastrar la seleccin hasta
una celda en blanco de la fila Campo.

Hacer clic sobre una celda en blanco de la fila

Campo y cuando aparezca la flecha de seleccin
un nuevo clic sobre ella para abrir la lista con
todos los campos de las distintas tablas y
seleccionar el nombre del campo deseado. Si en la
consulta intervienen varias tablas, en la lista
desplegable deber localizar el campo que se
encontrar precedido del nombre de la tabla que
lo contiene.

Hacer doble clic sobre el campo situado en la lista

de campos de la tabla correspondiente que desea
aadir a la consulta, Access lo situar en la
primera columna de la derecha que encuentre
libre. Si no puede ver dicha columna, utilice la
barra de desplazamiento horizontal de la
cuadrcula QBE.

Repita cualquiera de los tres mtodos hasta incluir

todos los campos deseados en la Cuadrcula QBE.

Establecer criterios de ordenacin, ver los

resultados y guardar una consulta

En muchas ocasiones necesitar ordenar los registros de una tabla de datos

para facilitar su interpretacin, el orden podr ser alfabtico para los
campos de tipo texto y numrico.
Vamos a ordenar la tabla Listn personal por medio de la consulta creada en
el apartado anterior.
Puede ordenar por un campo o por un conjunto de campos, Access ordenar
en primer lugar por el campo situado ms a la izquierda en la fila Campo,

luego seguir por el siguiente y as sucesivamente de izquierda a derecha.

Por tanto, es importante el orden que a su vez tengan los campos en la
primera fila de la Cuadrcula QBE, en el siguiente apartado le indicaremos la
manera de cambiar el orden de los campos en esta fila Campo. A diferencia
de la ordenacin en tablas, cada campo que intervenga podr hacerlo en
sentido ascendente o descendente independientemente del resto de los
campos, recuerde que con las tablas era en uno u otro sentido pero para
todos los campos, es decir, todos en sentido ascendente o todos en sentido
descendente.
As como las tablas cuentan con una paleta de botones llamada Modo de
ver Tabla que permite alternar entre sus dos modos de presentacin (Modo
de ver Diseo y Modo de ver Hoja de datos), las consultas disponen de la
paleta de botones Modo de ver Consulta que cuenta con tres botones,
dos de estos botones tienen el mismo nombre que los de la tabla y el
tercero se denomina Modo de ver SQL. Al igual que ocurre con las tablas,
la paleta de botones acta de conmutador para pasar del modo Diseo al de
Hoja de datos, para el modo SQL tendr que hacer clic en la flecha de la
paleta. Los comandos asociados a cada uno de los botones de la
paleta Modo de ver consulta son. Ver/Diseo de la Consulta, Ver/ SQL y
Ver/Hoja de datos.
Para ver el resultado del diseo de nuestra consulta pase al modo Hoja de
datos, por cualquiera de los mtodos que le acabamos de explicar en el
prrafo anterior. Suponiendo que ya ha almacenado en disco la consulta y
que ha salido de ella, sitese en la solapa Consultas de la ventana de la
base de datos y haga doble clic sobre su icono o seleccione la
consulta y haga clic en el botn Abrir.
Para guardar una consulta ejecute el comando Archivo/ Guardar o haga clic
en el botn Guardar, el procedimiento es exactamente el mismo que el
empleado para almacenar una tabla. La primera vez que guarde una
consulta obtendr el cuadro de dilogo Guardar como, las siguientes veces
como ya tiene nombre se guardar sin ms preguntas. Si ha trabajado en el
diseo de una consulta y cierra su ventana, Access le preguntar si desea
almacenar los cambios.

Filtrar los datos de una tabla

Cuando se trabaja con tablas de grandes dimensiones resulta interesante

poder realizar operaciones de filtrado para trabajar nicamente con aquellos
registros que cumplan unas determinadas condiciones. En Access existen
tres posibles formas de filtrado: Filtro por seleccin, Filtro por formulario y
Filtro/orden avanzado, estos tres comandos son las opciones que se
obtienen cuando se ejecuta el comando Registros / Filtro. Los dos primeros
tienen los botones asociados del mismo nombre, si desea eliminar el filtro
para que vuelvan a aparecer todos los registros de la tabla ejecute el
comando Registros/ (Quitar filtro/ordenar) o haga clic en el botn Quitar
filtro.

Cuando se realiza una operacin de filtrado o de ordenar, las instrucciones

SQL correspondientes se sitan en las propiedades de la tabla Filtro y
Ordenar por. Estas propiedades sern utilizadas por las consultas,
formularios e informes que utilicen la tabla; si una tabla tiene establecidos
filtro y ordenacin y se ejecuta el comando Registros/ (Aplicar filtro/ordenar)
se aplicar tanto la ordenacin como el filtrado, las instrucciones SQL
permanecern hasta que las borre personalmente o realice una nueva
operacin, en este caso las nuevas instrucciones sustituirn a las antiguas.
Si desea eliminarlas, haga que aparezca la hoja de propiedades de la tabla y
borre el contenido de estas propiedades.
Filtros por seleccin, para ver slo la informacin de los registros que
contengan un determinado valor, seleccione una celda que contenga dicho
valor y luego haga clic en el botn Filtro por seleccin. Si desea filtrar por
una porcin del valor, seleccione la porcin y haga clic en el botn Filtro
por seleccin.
Filtros por formulario, si la operacin de filtrado que necesita realizar es ms
compleja que lo que permite el filtro por seleccin, como puede ser que
intervengan varios campos en los criterios, haga clic en el botn Filtro por
formulario, obtendr una tabla donde podr escribir en las distintas celdas
o utilizar las flechas para establecer los criterios de filtrado. Observe que
aparecen unas solapas en la parte inferior izquierda denominadas Buscar y
O, en cada solapa escriba las condiciones Y a cumplir por los registros, en
las solapas O escriba las condiciones de este operador, cada vez que haga
clic en una solapa O aparecer otra nueva. La regla es la
siguiente [(condicin campol) Y (condicin campon)] O [(condicin
campol) Y (condicin campon)] O... Y as sucesivamente hasta completar
todas las solapas O que se precisen.
Para ver los resultados de un filtro por formulario utilice el botn Aplicar
filtro, para borrar las condiciones y volver a realizar un nuevo filtrado utilice
el botn Borrar cuadrcula y para volver a la tabla haga clic en el botn
Cancelar.
Si la operacin de filtrado necesita utilizar ms de una tabla, o campos
calculados, utilice una consulta de seleccin, si slo desea trabajar de
manera temporal sobre los registros de una tabla ejecute el comando
Registros/Filtro/(filtro/orden avanzado) desde la ventana de la hoja de datos
o Filtro / (filtro/orden avanzado) desde la ventana de Filtro por formulario. En
este caso obtendr una ventana similar a la de diseo de una consulta pero
sin la fila Mostrar y sin la posibilidad de aadir nuevas tablas o crear campos
calculados.
En realidad con un filtro avanzado slo se pueden realizar los mismos
criterios que con un filtro por formulario pero con la comodidad de la
cuadrcula QBE.

Similitudes y diferencias entre las consultas

de seleccin y los filtros

La similitud bsica entre las consultas de seleccin y los filtros es que

ambos encuentran y recuperan un subconjunto de registros de la tabla o
consulta subyacente.
En general utilice un filtro para visualizar o editar temporalmente un
subconjunto de registros mientras se encuentra en un formulario o una hoja
de datos. Utilice una consulta si desea ver los registros de una tabla sin
necesidad de abrirla o desea utilizar varias tablas al mismo tiempo con la
posibilidad de agregar ms tablas o eliminaras posteriormente, tambin
podr seleccionar los campos que intervengan en la seleccin y realizar
clculos sobre los valores de los campos.
Por otra parte, como hemos dicho el filtro es temporal y necesita tener
abierta la tabla o el formulario, por su parte la consulta aparece como un
objeto separado en la ventana de la base de datos. Los resultados tanto del
filtro como de la consulta pueden ser utilizados como fuente de datos para
un formulario o informe, ambos ordenan registros y se pueden guardar
como criterio de ordenacin para futuras sesiones de trabajo.
Aunque decida que necesita una consulta, puede aprovechar la facilidad de
las tcnicas filtro por formulario o filtro por seleccin para crear un filtro y
despus guardarlo como una consulta. Esto le permite ignorar por completo
la cuadrcula de diseo de la consulta (a menos que desee hacer cambios
adicionales en la consulta). Aun as, al abrir la consulta en el modo de ver
Diseo, podr ver cmo Microsoft Access rellena la cuadrcula de diseo
utilizando la informacin del filtro. Podr entonces utilizar esa informacin
como gua para hacer cambios adicionales.

Disear consultas de seleccin. Las

combinaciones entre tablas

Disear o modificar una consulta

Para modificar una consulta, abra la base de datos que la contiene; en la

ventana de la base de datos haga clic en la solapa Consultas, seleccione la
consulta y haga clic en el botn Diseo.
En Modo de ver Diseo de la consulta, puede llevar a cabo cualquiera de los
siguientes procedimientos para completar el diseo de una nueva consulta
que acaba de crear, o modificar una consulta ya existente. Tambin puede
utilizar estos procedimientos para modificar una Instruccin SQL que sea la
fuente de los registros de un formulario o informe. Los cambios que lleve a
cabo en Modo de ver Diseo de la consulta quedan reflejados en la
instruccin SQL.

Agregar/Eliminar tablas de datos en las consultas

Si la consulta ya est creada; haga clic con el botn derecho del ratn sobre
la zona de datos, donde se sitan las listas de campos, y seleccione Mostrar
tabla (observe el resto de las opciones) o ejecute Consulta/Mostrar tabla o
haga clic en el botn Mostrar tabla. Por cualquier camino llegar al ya
conocido cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic por cada una de
las tablas que desee aadir. Si desea aadir varias tablas al mismo tiempo
utilice el mtodo de la tecla <Mays>, si estn en bloque (adyacentes) o el
de la tecla <Control> si no son contiguas. Si las tablas tienen campos del
mismo nombre y tipos de datos, Access crear las lneas de combinacin
entre ellas; si ya ha creado las Relaciones entre las tablas, Access las unir
mediante las lneas de relacin establecidas. Cuando haya terminado de
aadir las tablas y/o consultas, haga clic en el botn Cerrar para cerrar el
cuadro de dilogo Mostrar tabla.
Para quitar tablas de la consulta, haga clic en la correspondiente lista de
campos a eliminar para seleccionarla y luego ejecute Edicin / Eliminar o
Consulta/ Quitar tabla o en el men de contexto o la tecla <Supr>.
Guarde la consulta. Para conseguirlo, en el modo diseo de la consulta
ejecute Archivo / (Guardar como / exportar), compruebe que esta
seleccionada la casilla (y que es la nica opcin posible). En la base de
datos activa, escriba el nombre en el cuadro Nuevo nombre y haga clic en el
botn Aceptar.

Aadir todos los campos de una tabla a la

cuadrcula OBE

Puede que necesite utilizar todos los campos de una tabla o varias tablas en
la consulta. Existen dos mtodos con distintos objetivos:
Arrastrar todos los campos como un grupo, slo esos campos formarn
parte de la consulta, es decir, si posteriormente aade o elimina campos a
la tabla en la consulta no se aadirn automticamente las nuevas
columnas mientras que permanecern las de los campos que ya no estn en
la tabla. Por otra parte, no todo va a ser males, podr establecer criterios de
ordenacin y de seleccin de registros en los campos aadidos con este
mtodo.
Utilizar el asterisco de la lista de campos de la tabla. Cuando aada campos
o elimine campos a la tabla correspondiente la consulta se actualizar
automticamente. Por otra parte, no todo va a ser ventajas, no podr crear
criterios de ordenacin ni de seleccin de registros; sin embargo hay una
solucin que le mostraremos en el apartado establecer criterios en
consultas que emplean el asterisco.

Agregar nuevos campos a la cuadrcula OBE de

una consulta o de un filtro avanzado

En una consulta o filtro avanzado agregue slo aquellos campos cuyos datos
desee visualizar o que tengan que intervenir a la hora de establecer

criterios u ordenar registros, adems en consultas, aada a la cuadrcula los

campos que intervengan en operaciones de agrupar por o de
actualizacin. Con un filtro, Microsoft Access presenta de forma automtica
todos los campos del resultado filtrado.
Abra la consulta en Modo de ver Diseo, o abra un formulario u hoja de
datos, y luego presente la ventana Filtro/Orden avanzado.
En Modo de ver Diseo de la consulta, asegrese que la lista de campos de
la tabla que contiene los campos que quiere agregar aparece en la parte
superior de la ventana. Puede agregar una tabla o consulta si la lista de
campos que necesita no est en la consulta. En la ventanaFiltro/orden
avanzado, Microsoft Access presenta automticamente la lista de campos
de la tabla o consulta subyacente. No es posible agregar ms tablas o
consultas a esta ventana.
Seleccione uno o ms campos de la lista de campos y arrstrelos hacia las
columnas de la cuadrcula.

Cambiar el nombre de un campo de una consulta

Es posible que en el diseo de la tabla haya utilizado nombres de campos

que no expresen claramente el contenido de sus datos. Por ejemplo, hemos
diseado la tabla Datos postales utilizando el nombre de
campo CODPOS, para mejorar la interpretacin de la consulta podemos
hacer que aparezca como cabecera de la columna de los datos de este
campo el texto CODIGO POSTAL. Otro posible uso es para dar nombre a un
campo calculado, que explicaremos en este mismo capitulo.
Para que el encabezado de una columna en el modo de hoja de datos de
una consulta sea distinto a su nombre en la tabla, o para dar nombre a un
campo calculado, siga los siguientes pasos:

En la fila Campo de la cuadrcula QBE, sitese

sobre la celda del campo al que desea dar ttulo.

Pulse la tecla <F2> para pasar del modo

desplazamiento al modo edicin.

Utilice las flechas del cursor, si fuera necesario,

para situarse en la celda a la izquierda del nombre
del campo y escriba el ttulo terminado por dos
puntos delante del nombre del campo.

Tambin puede hacer clic con el ratn a la

izquierda de la celda y escribir el ttulo.

Si el campo fuera calculado, escriba el nombre, los

dos puntos, y luego, la expresin.

Cambiar el nombre de un campo en la cuadrcula

de diseo de la consulta cambia el nombre del
encabezado de la columna en Modo de ver Hoja
de datos de la consulta.

Crear campos calculados

Cuando agregue campos a una consulta no tiene por qu limitarse

nicamente a los campos de la tabla o consulta subyacente. Tambin podr
utilizar expresiones o instrucciones SQL para crear campos calculados. Por
ejemplo, en una tabla que incluya campos tipo Importepodr calcular el
I.V.A. del mismo, en tal caso deber crear un campo calculado
llamado LV.A. cuya expresin fuera [Importe]*.16.
Puede crear un campo calculado que combine texto de varios campos, por
ejemplo, Nombre y Apellidos: [Nombre] & &[Primer apellido] &
&[Segundo apellido]. Deber situar los campos calculados en una celda
vaca de la fila Campo de la cuadrcula QBE y dado que estos campos no
heredan propiedades, silo desea, las podr establecer.

Excluir o incluir campos en la presentacin de la

consulta

Un campo puede formar parte de los criterios de seleccin u ordenacin de

la consulta y sin embargo no mostrar sus datos al ejecutarla. Para mostrar
los datos active la casilla Mostrar de la fila Mostrar, para ocultarlos
desactive dicha casilla. Por defecto, Access activa la presentacin del campo
cuando lo aadimos a la Cuadrcula QBE.

Establecer criterios en consultas que emplean el

asterisco

Esta posibilidad de excluir campos, permite que se puedan establecer

criterios de ordenacin y seleccin de registros al emplear el mtodo de
aadir todos los campos por medio del asterisco de la lista de campos de la
tabla.
Aada el asterisco (*) en la Cuadrcula QBE.
Incluya todos los campos que vayan a intervenir en los criterios de seleccin
u ordenacin.
Especifique el orden y/o los criterios de seleccin de dichos campos.
Desactive la casilla Mostrar de todos estos campos para evitar que
aparezcan sus datos dos veces en la presentacin de la consulta.

Insertar o borrar una fila de criterios en la

cuadrcula de diseo de una consulta o filtro
avanzado

Para insertar una fila de criterios, en Modo de ver Diseo de la consulta o en

la ventana Filtro / Orden avanzado, haga clic en la fila que est debajo de
donde quiera que aparezca la nueva fila, y luego ejecute Insertar/Fila. Se
inserta una nueva fila encima de la fila en la que hizo clic. Para borrar una
fila de criterios, haga clic en cualquier parte de la fila, y luego ejecute
Edicin / Eliminar fila.

Criterios con rangos de valores. Operadores

de comparacin

Podemos obtener la relacin de familiares y amigos que cumplen aos entre

las fechas 29/01/90 y 2/12/95, o podemos querer los registros de Madrid
comprendidos entre los cdigos postales 28007 y 28400, o conocer los
importes de facturas que superen las 35000 pesetas, etc.
Para conseguir lo anterior se emplean los operadores de comparacin <
(menor), > (mayor), <= (menor o igual), > (mayor igual), <> (distinto de),
el operador Entre ... y El operador EN: Ejemplo, EN (Valencia; Madrid;
Sevilla) es una forma abreviada de la expresin Valencia O Madrid O Sevilla.
Estos operadores se pueden emplear tanto para campos de tipo texto como
de tipo numrico o de fecha/hora.
Para los ejemplos de fecha de cumpleaos, escriba en la fila Criterios de la
columna FECHA DE CUMPLEAOS la expresin: entre 29-01-90 y 2-12-95.
Para ver los resultados haga clic en el botn Modo de ver Hoja de datos. Si
tiene introducidos registros comprendidos entre dichas fechas, incluidos los
extremos, obtendr la hoja de datos con dichos registros. Si no es as,
obtendr una hoja de datos sin filas, excepto las cabeceras. Una vez
examinada la hoja de datos, vuelva al modo diseo haciendo clic en la
herramienta Modo de ver diseo y elimine el criterio. Otro ejemplo,
suponga que desea obtener todos los registros cuyos apellidos sean desde
Garca hasta el final del alfabeto, el criterio sera >=Garca. Si quiere
que no se incluya el apellido Garca, el criterio sera >Garca. Si quiere
obtener los registros cuyos primeros apellidos sean distintos de Garca, el
criterio sera <>Garca. Todos estos ejemplos los puede extender para los
casos de campos tipo texto o fecha/ hora.

Encontrar valores Nulos

Para encontrar los registros que no tiene valores en un campo determinado,

utilice el operador nulo.
Access sustituir el criterio por Es Nulo. Para encontrar los que tengan
valores utilice Es Negado Nulo.

Los caracteres comodn

Los caracteres comodn son el * y ?. El primero indica cualquier nmero de

caracteres situados en la misma posicin del asterisco, a la izquierda del

texto, a la derecha o a ambos extremos. El segundo representa un slo

carcter situado en el mismo lugar que el signo de interrogacin. Ejemplo, si
no recuerda si el nombre de una persona es Linda o Lynda, el criterio sera
L?nda.

Las propiedades en las consultas

En las consultas hay que distinguir entre las propiedades de los campos, de
las listas de campos y de la propia consulta. Como en todos los objetos de
Access el principal objetivo de las propiedades es aumentar el control sobre
los datos a manejar. Para abrir las hojas de propiedades hay que seleccionar
el elemento correspondiente y luego hacer clic en el botn Propiedades o
ejecutar el comando Ver / Propiedades, de todas maneras le iremos
indicando el mtodo abreviado ms directo.

Propiedades de la consulta

Haga doble clic en cualquier lugar de la

Zona de entrada de datos que no est
ocupada por una Lista de campos. Las ms
utilizadas son las siguientes:

Descripcin. Sirve para describir la

consulta, le ser til en revisiones
posteriores de la consulta.

Dar salida a todos los campos. El valor

predeterminado es No. El Valor Si hace que
se muestren todos los campos situados en
la cuadrcula QBE aunque su casilla Mostrar
est desactivada.

Valores superiores. Para mostrar los valores

superiores de los resultados de la consulta,
si escribe 25 slo se vern los registros que
tengan los 25 valores ms altos. Si
selecciona 25% obtendr el 25 por cien de
los valores superiores. Si combina esta
propiedad con un criterio de ordenacin
ascendente los valores obtenidos sern los
ms altos, si la ordenacin es descendente
los valores obtenidos sern los ms bajos.
El campo o campos establecidos para
ordenar y obtener los valores ms altos o
ms bajos pueden ser tanto numricos
como de texto.

Valores nicos. Al activar esta propiedad

slo se obtendrn los registros en los que

los valores de todos los campos sean

nicos.

Registros nicos. Con el valor S, no

devuelve registros duplicados.

Las propiedades de los campos

Haga clic con el botn derecho del ratn en la celda Campo de la columna
del campo y en el men de contexto seleccione la opcin Propiedades. La
nica propiedad distinta a las empleadas en los campos de las tablas es la
propiedad Ttulo que slo se utiliza cuando la consulta es la base de
informacin en un formulario o informe.

Las propiedades de la lista de campos

Para la lista de campos, haga clic con el botn derecho del ratn sobre
cualquier lugar de la lista y en el men de contexto seleccione la opcin
Propiedades.
Su hoja de datos slo tiene dos propiedades:
Alias que indica la tabla o consulta en la que esta basada la lista de campos.
Origen que indica una cadena de conexin a una base de datos distinta de
la que est abierta, es decir, sobre la que estamos trabajando.

Las relaciones entre tablas y trabajar

con consultas de mltiples tablas

Consideraciones previas

Una base de datos relacional, permite utilizar simultneamente datos

procedentes de ms de una tabla o consulta.
Al utilizar una base de datos relacional evitamos la duplicidad de datos,
conseguimos un considerable ahorro de memoria y espacio del disco,
ganamos velocidad de ejecucin, facilitamos el mantenimiento de las tablas
y reducimos la posibilidad de cometer errores. La principal caracterstica de
Access es que se trata de un gestor de bases de datos relacionales.
Cuando establezca las relaciones podr crear combinaciones entre tablas en
las consultas sin tener que definirlas en cada ocasin, presentar los
registros relacionados en subformularios o subinformes, hacer cumplir las
reglas de integridad referencial para proteger la relacin entre tablas
cuando se agreguen, cambien o eliminen registros.
Para relacionar entre s las tablas o consultas deber especificar uno o
varios campos que contengan el mismo valor en registros relacionados, los
campos de ambos lados debern ser del mismo tipo de datos. Los consejos
son: emplear campos del mismo nombre en ambas tablas, que uno de ellos

sea clave principal de una de las tablas y a no ser que sea preciso, utilizar
campos de enlace de tipo Numrico.
Las tablas se relacionan mediante pares, para simplificar las definiciones
podremos hablar de la tabla l o principal y de la tabla 2 o secundaria.
Cuando aprenda a utilizar las relaciones de Access, debido al esquema de la
estructura de relacin entre tablas, comprender que tambin tiene sentido
el hablar de la tabla del lado izquierdo y la tabla del lado derecho;
tambin podr comprobar que otra manera de referirse a las relaciones
entre tablas de una base de datos relacional es la de hablar del lado 1 y
del lado varios Access representa al lado uno por un 1 y al lado varios por
el smbolo de infinito m.

Tipos de relaciones

Podemos distinguir entre tres tipos de relaciones:

Relacin de uno a uno. Un registro de una tabla slo puede estar
enlazado con un nico registro de otra tabla. El ejemplo tpico es el N.I.F., a
una persona determinada slo le puede corresponder de manera nica un
nmero de identificacin fiscal.
Relacin de uno a varios. Es la relacin que ms se utiliza. Por ejemplo,
una factura estar formada por varios conceptos pero al grupo de conceptos
que forman una factura slo les puede corresponder un slo cdigo de
factura.
Relacin de varios a varios. Cada registro de la tabla 1 puede estar
relacionado con varios registros de la tabla 2 y, recprocamente, cada
registro de la tabla 2 puede estar relacionado con varios registros de la tabla
1. Un ejemplo podra ser el caso de dos tablas de modo que una almacenar
los datos de los proyectos de una empresa y la otra los ingenieros que han
intervenido en dichos proyectos. La relacin es de varios a varios porque en
un proyecto habrn participado varios ingenieros, y por otra parte un
ingeniero puede intervenir en ms de un proyecto.
Ya hemos visto que cuando creamos consultas de ms de una tabla, si el par
de tablas relacionadas tienen un campo del mismo nombre que es clave
principal de una de las tablas, Access crea automticamente una lnea de
combinacin; si en el tramo de unin aparece un 1 o un ", sabremos que en
la base de datos se han establecido relaciones y que se ha exigido
integridad referencial.

La integridad referencial. Actualizar en

cascada y Eliminar en cascada

Cuando dos tablas estn relacionadas mediante un par de campos del

mismo tipo de datos, cada uno contenido en una tabla, siendo uno de ellos
clave principal de su tabla, si queremos tener la certeza de que todo valor

del campo de la tabla secundaria est contenido en el campo de la tabla

principal tendremos que exigir integridad referencial.
Adems de las dos condiciones de campos relacionados del mismo tipo de
datos, uno de ellos clave principal de su tabla, la tercera condicin para
poder exigir integridad referencial es que las tablas han de pertenecer a la
misma base de datos. Si las tablas estn vinculadas, deben ser tablas de
Microsoft Access. La integridad referencial no se puede aplicar a las tablas
vinculadas que sean de bases de datos de otros formatos.
Podemos decir que la integridad referencial es un sistema de reglas que
Access utiliza para asegurarse de que las relaciones entre registros de
tablas relacionadas son vlidas, y de que no se eliminan o cambian
accidentalmente datos relacionados.
Si exigimos integridad referencial para tener la certeza de poder relacionar
las tablas, no se podrn cambiar los valores del campo de la tabla principal
y tampoco se podrn eliminar registros, si se pudiera en la tabla secundaria
quedaran registros que no sabran a quin pertenecen.
Para solucionar lo anterior, la integridad referencial tiene dos
opciones: Actualizar en cascada y Eliminar registros en cascada, se
podrn seleccionar las dos, una de ellas o ninguna.
Si seleccionamos Actualizar registros en cascada, cuando cambie el
valor del campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los
valores de sus campos relacionados, de este modo se seguir cumpliendo
que todo valor de la tabla secundaria debe encontrarse en la tabla principal.
Con esta opcin podremos autorizar el cambiar de cdigo a un cliente. Si no
est seleccionada, Access impedir los cambios.
Si seleccionamos Eliminar registros en cascada, cuando eliminamos un
registro de la tabla principal, la eliminacin se propagar hacia las tablas
relacionadas y se seguir cumpliendo que todo valor de la tabla secundaria
debe encontrarse en la tabla principal. La propagacin siempre ser del lado
uno hacia el lado varios, si eliminamos un cliente se eliminarn todos los
registros de las facturas que tuvieran que ver con ese cliente, pero si
eliminamos una factura no eliminaremos al cliente. Si queremos conservar
las facturas aunque hayamos perdido al cliente, no podremos seleccionar
esta opcin, si no est seleccionada cuando queramos eliminar el registro
Access nos informar y lo impedir.

Establecer Relaciones entre Tablas.

Para crear las relaciones, cierre todas las tablas y consultas que tenga
abiertas y siga los siguientes pasos:

Sitese en la ventana de la base de

datos y haga clic en el botn
Relaciones para que aparezca la

ventana Relaciones o ejecute el

comando Herramientas/Relaciones; si
es la primera vez que crea las
relaciones de la base de datos,
aparecer el cuadro de dilogo
Mostrar tabla que ya conocemos de
los dos ltimos captulos con las
tablas y consultas de la base de
datos abierta. Si Microsoft Access no
muestra automticamente el cuadro
de dilogo Mostrar tabla, o si ms
tarde decide aadir otra tabla a la
ventana de Relaciones, haga clic en
el botn Mostrar tabla o ejecute
Relaciones/Mostrar tabla.

Seleccione la ficha que corresponda y

aada cada una de las tablas y/o
consultas a introducir haciendo doble
clic sobre ellas. Access agregar en
la ventana situada en segundo plano
(la ventana de Relaciones) la lista de
campos de cada una de las tablas /
consultas seleccionadas.

Haga clic sobre el botn Cerrar de la

ventana Mostrar tabla.

Como habr podido comprobar el

procedimiento es muy parecido al de
agregar tablas a una consulta.

Tambin puede agregar tablas o

consultas arrastrndolas desde su
ficha correspondiente de la ventana
de la base de datos hasta la ventana
Relaciones.

Para establecer las relaciones entre

dos tablas, pulse y mantenga
pulsado el botn izquierdo del ratn
sobre el campo clave principal de la
tabla 1 y arrastre hasta el campo del
mismo nombre de la tabla 2, libere el
botn del ratn.

Observe el cuadro de dilogo Relaciones que acaba de obtener. Vamos a

comentar este cuadro de dilogo. En la parte superior del cuadro de dilogo
Relaciones podr encontrar dos columnas denominadas Tabla/Consulta y
Tabla/Consulta relacionada. En el lado izquierdo Access siempre situar la
tabla principal, es decir, la del lado 1; en el lado derecho situar la tabla
secundaria, es decir, la del lado varios. Si la relacin hubiera sido de varios a
varios o de uno a uno, Access habra situado en el lado izquierdo la tabla
donde seleccion el campo que luego arrastr hasta su homnimo de la otra
tabla.
En la parte inferior del cuadro de dilogo podr leer la relacin establecida
entre ambas tablas, en este caso de uno a varios.
Observe la casilla Exigir integridad referencial, haga clic en ella si desea
activarla.
Cuando se activa la casilla Exigir integridad referencial, las casillas
Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los
campos relacionados que antes estaban sin posibilidad de marcar, ahora se
resaltan para que lo hagamos si as lo deseamos.

Para ocultar una tabla de la ventana

de relaciones

Para eliminar una tabla de la ventana Relaciones haga clic en la tabla que
desee quitar y ejecute Edicin/Eliminar o Relaciones/Ocultar tabla, tambin
puede utilizar el men de contexto. Al quitar una tabla de la ventana
Relaciones no se elimina la tabla, los datos de la tabla ni tan siquiera las
relaciones, simplemente se retirar de la ventana Relaciones.

Para hacer que vuelva a aparecer una

tabla

Ejecute Relaciones/Mostrar tabla, o haga clic en el botn Mostrar tabla,

o seleccione la opcin en el men de contexto; por los tres caminos
obtendr el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic sobre la tabla

en cuestin y cierre el cuadro de dilogo, si no ha eliminado las relaciones

con esta tabla, aparecern tanto la tabla como las lneas de relacin.

Los formularios y sus propiedades

Crear un formulario con un asistente

Para crear un formulario con un asistente:

Sitese en la ficha formularios de la

ventana de la base de datos y haga
clic sobre el botn Nuevo.

En el cuadro de dilogo Nuevo

Formulario, elija el asistente que
desee utilizar. Elija la tabla o consulta
que contiene los datos en los que
desea basar su formulario.

Haga clic en Aceptar. Si ha

seleccionado Asistente para
formularios, Asistente para grficos o
Asistente para tablas dinmicas, siga
las instrucciones de los cuadros de
texto del asistente. Si ha
seleccionado Autoformulario:
columna, Autoformulario: tabla o
Autoformulario: hoja de datos,
Microsoft Access crear un formulario
de manera automtica.

Crear un formulario sin utilizar

un asistente

Como siempre, si no tiene

abierta la base de datos que
contiene sus tablas, consultas,
etc., en primer lugar deber
abrirla.

Una vez abierta la base de

datos, busque (por medio de
las pistas que se obtienen al
situar encima del objeto el
puntero del ratn) la paleta de
botones Nuevo objeto, haga
clic sobre su flecha de lista
desplegable y de nuevo haga
clic en el botn Nuevo

formulario, o ejecute
Insertar/Formulario.

Seleccione Modo de ver

Diseo, en el cuadro de lista
de opciones del lado derecho
de la parte superior del cuadro
de dilogo; en el lado izquierdo
puede encontrar comentarios
informativos acerca de cada
opcin seleccionada.

Con las dos primeras opciones,

si se encontraba en la ficha
Tablas o en la ficha Consultas,
con una tabla o consulta
seleccionada, el cuadro de
texto de la parte inferior del
cuadro de dilogo contendr el
nombre de la tabla o consulta
asociada al formulario que
est a punto de crear.

Si obtiene el cuadro de dilogo

por medio de la tercera opcin,
el cuadro de texto del prrafo
anterior estar en blanco y
deber seleccionar usted
mismo la tabla o consulta
sobre la que se basar el
formulario.

De cualquier manera, podr escribir en el cuadro de texto la tabla o

consulta, o bien utilizar la flecha de lista desplegable del cuadro de texto
para obtener la lista de las tablas y consultas disponibles. Seleccione,
haciendo clic, la tabla o consulta que ser base del formulario.
Por ltimo, haga clic en el botn Aceptar para abrir la ventana de diseo
del formulario.

Modos de presentacin de la
ventana del formulario

Son cuatro los modos posibles de presentacin: Diseo, Formulario, Hoja de

datos y Presentacin preliminar. Con el primero podr crear un nuevo
formulario o modificar uno existente.
El segundo le permitir emplear el formulario propiamente dicho una vez
creado. Con l podr editar, aadir o modificar los registros de su tabla o
consulta. Por lo general, se emplea para centrar la atencin en los campos

de un slo registro. Con el modo Hoja de datos podr realizar las mismas
acciones que con el modo Formulario pero de forma similar a lo realizado en
los captulos anteriores con tablas y consultas. Podr ver muchos registros al
mismo tiempo, pero no se muestran los objetos OLE, ni tampoco los botones
de comando o etiquetas que si podr ver en el modo Formulario. El ltimo,
modo Presentacin preliminar, sirve para ver la apariencia que tendr el
formulario cuando se imprima.
Tanto desde la ventana de la base de datos como desde cualquiera de los
cuatro modos descritos, podr realizar una presentacin preliminar e
imprimir el formulario o su definicin.

Elementos de la ventana
formulario en el Modo de ver
diseo

La figura le muestra esta ventana. Sin duda, la apariencia de su ventana

ser algo distinta, dependiendo de la configuracin de su Access o si ya ha
realizado o no alguna accin sobre la misma.
En cualquier caso, el consejo, es que aprenda a reconocer los distintos
objetos mediante lo que le vamos a mostrar a continuacin.

Los elementos de este apartado son tpicos en la pantalla de cualquier

documento de Windows.
Barra de titulo de la ventana de la aplicacin. Esta barra le indicar el
nombre de la aplicacin, el nombre por defecto del documento (en este caso
Formulario1, si crea o abre otro formulario ser Formulario2 y as
sucesivamente.) y el tipo de objeto Formulario.
La barra de mens. Con los mens desplegables que contienen los
comandos del formulario y otros.
Las barras de desplazamiento vertical y horizontal. Le permitirn acceder a
zonas no visibles de la ventana de diseo del formulario
La barra de estado. En ella podr obtener una breve descripcin sobre la
propiedad, el comando, el modo de presentacin actual o del cometido de
un botn de cualquiera de las barras o caja de herramientas.

Las barras de herramientas.

Diseo del formulario y Formato

Iremos viendo el cometido de los distintos botones de estas barras de

herramientas a lo largo de los captulos dedicados a la creacin de
formularios. De momento vaya familiarizndose situando el puntero del
ratn sobre cada botn y leyendo las distintas pistas emergentes y el texto
de la barra de estado. Si quiere conseguir ms informacin, utilice el botn
Ayuda. ; primero haga clic sobre este botn y cuando el signo de
interrogacin acompae al puntero, vuelva a hacer clic sobre el botn de su
eleccin.
Si estas barras de herramientas no se encuentran visibles, ejecute el
comando Ver/Barras de herramientas, active las dos casillas
correspondientes y haga clic en el botn Aceptar. Si quiere ocultarlas,
desactive las casillas.

Paleta de botones para

seleccionar el Modo de
presentacin del formulario

Podr cambiar entre los otros tres modos de presentacin de la ventana de

Formulario ejecutando los comandos Ven Diseo del formulario,
Ver/Formulario y Ver/Hoja de datos. Los botones asociados son
respectivamente Modo de ver Diseo, Modo de ver Formulario y Modo
de ver Hoja de datos, se encuentran en la barra de herramientas Diseo
del Formulario dentro de la paleta de botones.

La Caja de herramientas

En la Caja de herramientas se encuentran los distintos botones para los

controles del formulario. Sus botones estn dispuestos en vertical, por lo
que puede que no sean visibles en su totalidad. Si sita el puntero del ratn

sobre su borde lateral o superior, luego pulsa el botn izquierdo del ratn y
arrastra, sin soltar el botn, hacia el interior de la ventana, cambiar su
distribucin en dos columnas, permitiendo de este modo tener acceso a
todos sus botones. Con esta nueva distribucin la barra de ttulo de la Caja
de herramientas ser visible, por tanto, podr desplazara cuantas veces
quiera arrastrando por esta barra de ttulo.

Al igual que con las dos barras de botones anteriores, podr ocultarla o
mostrarla en pantalla ejecutando el comando Ver/ Barras de herramientas.
Pero tambin podr utilizar el botn Caja de herramientas.

Las reglas vertical y horizontal

Estas reglas le ayudarn a situar y a ajustar el tamao de los controles. El

comando Ver/Regla ocultar o mostrar las dos reglas. Le recomendamos
que tenga visibles estas ayudas de diseo para ajustar controles u otras
operaciones que le iremos mostrando a lo largo del captulo.

Selector de formulario

El Selector de formulario, similar al selector de una hoja de datos o al de la

ventana de diseo de una tabla, es el pequeo cuadrado situado en la
interseccin de la regla horizontal con la regla vertical (en el vrtice superior
izquierdo de la ventana). Sirve para seleccionar todo el formulario, ste
estar seleccionado si el selector se encuentra con un punto; sise hace
doble clic sobre l, se obtiene la hoja de propiedades del formulario,
tambin puede obtener esta hoja de propiedades haciendo un clic sobre el
selector del formulario y luego sobre el botn Propiedades.

La cuadrcula de la zona de
diseo

Esta cuadricula es el verdadero escenario del formulario, en ella situar los

distintos, controles, etiquetas, secciones, etc. que realmente darn vida al
formulario. Podr ocultar o ver la cuadrcula de diseo mediante el comando

Ver/Cuadrcula. Le recomendamos que tenga visibles estas ayudas de

diseo para ajustar controles u otras operaciones.

La lista de campos disponibles

Contiene los campos de la tabla o consulta asociada al formulario. Si utiliza

una consulta de varias tablas, la lista ser nica. Como con cualquier otra
ventana de Windows, podr cambiar su tamao arrastrando por su bordes,
moverla arrastrando por su barra de ttulo o cerrarla mediante su botn
Cerrar. Para ocultar o mostrar la lista de campos, ejecute el comando
Ver/Lista de campos o haga clic sobre el botn Lista de campos.

Secciones del formulario

El pie del formulario se suele emplear para presentar instrucciones sobre su

uso, botones de comando o controles independientes que aceptan entradas
del usuario.
En el Modo de ver Formulario, el encabezado aparece en la parte superior
de la pantalla y el pie en la inferior. Cuando se imprime el formulario, el
encabezado slo aparece al comienzo de la primera pgina y el pie al final
de la ltima hoja. Si se desea, se puede conseguir que el encabezado, el pie
o ambos se muestren slo en pantalla y no a la hora de imprimir el
formulario.
En el Modo de ver Hoja de datos no se muestran ni el encabezado ni el pie
del formulario.

Encabezado/pie de pgina

El encabezado se suele emplear para mostrar ttulos, encabezados de

columna o cualquier otra informacin que se desee obtener al principio de
cada pgina impresa.
El pie suele presentar fechas, el nmero de pgina o cualquier otra
informacin que se desee obtener al final de cada pgina impresa.
Ambos slo aparecen cuando se imprime el formulario.

Detalle

Cinco son las posibles secciones del formulario: Encabezado del formulario,
Encabezado de pgina, Detalle, Pie de pgina y Pie del formulario.
No hay pie sin encabezado, es decir, van unidos por parejas, no puede
mostrar un encabezado y ocultar su pie, o viceversa. Puede ocultar o
mostrar estas parejas mediante los comandos Ve r/(Encabezado/Pie de
pgina) y Ver/(Encabezado/Pie del formulario). Cada seccin dispone de su
propia cuadrcula, que se puede cambiar de tamao. Si por ejemplo, se
reduce a cero la altura de la cuadrcula del pie, esta seccin aunque no

estar oculta en el modo Diseo, no ocupar espacio ni en el Modo de ver

Formulario ni cuando ste se imprima.

Encabezado/pie del formulario

El Encabezado de un formulario se suele emplear para presentar el ttulo de

un formulario, instrucciones sobre su uso y botones de comando que abren
otros formularios relacionados o realizan otras tareas.
Presenta los registros, uno por pantalla o pgina o tantos como quepan en
una pantalla o pgina.

Barras de ttulos de las

secciones

Adems de mostrar los ttulos de las secciones, sirven para ajustar la altura
de sus cuadriculas.

Estrategias de diseo

Lo primero que debemos hacer es plantear el enunciado que necesitamos

resolver, lo segundo realizar el diseo que lo satisfaga, lo tercero poner
manos a la obra y por ltimo ver si el trabajo realizado cumple nuestros
propsitos. Este ltimo punto lo podremos realizar cuantas veces sea
preciso mediante el modo Formulario y la presentacin preliminar.
Podr obtener una presentacin preliminar mediante el comando
Archivo/Presentacin preliminar o por medio del botn Presentacin
preliminar.

Guardar, cerrar, abrir y modificar

un formulario

Cuando haga clic sobre el botn Cerrar de la ventana de un Formulario,

despus de haber realizado sobre l algn tipo de trabajo, Access le
preguntar si desea guardar los cambios realizados. Para guardar un
formulario, sin salir de la ventana del formulario, haga clic en el botn
Guardar o ejecute el comando Archivo/Guardar, Access guardar los
cambios y usted continuar trabajando hasta que decida cerrar el formulario
mediante el botn Cerrar de la ventana o ejecute el comando
Archivo/Cerrar.
Si es la primera vez que almacena su diseo, mostrar el cuadro de dilogo
Guardar como sugirindole un nombre en el cuadro de texto Nombre del
formulario, adems dicho nombre estar seleccionado de modo que la
primera letra que escriba, para dar nombre a su formulario, sustituir al
nombre por defecto.
Por ltimo haga clic en el botn Aceptar. Con esta accin, almacenar su
formulario y saldr a la ventana de la Base de datos.

Si desea guardar los datos del formulario en un formato que puedan utilizar
otras aplicaciones de Windows 95, ejecute Archivo/Guardar como/exportar>.
Esto har que aparezca en pantalla otra versin del cuadro de dilogo
Guardar como con dos posibles opciones: En un archivo o una base de datos
externos y En la base de datos activa como por defecto, est seleccionada
la segunda opcin, si lo que desea es conseguir una copia del formulario,
escriba el nombre para la misma en el cuadro de texto Nuevo nombre y
haga clic en el botn Aceptar. Si tiene acceso a la segunda opcin, le
permitir hacer un archivo, por ejemplo, con formato de hoja de clculo
Excel 5.0 7.0.
Para abrir el formulario de nuevo, seleccione la solapa Formulario,
seleccione un formulario y pulse el botn Diseo. Tambin puede, por
ejemplo, hacer doble clic sobre el formulario para abrirlo en el Modo de ver
Formulario y luego pasar al Modo de ver Diseo, si desea modificarlo.
Como prctica habitual, es interesante que se acostumbre a guardar de
manera peridica sus trabajos, de este modo podr evitar que un fallo de
alimentacin eche a perder una larga sesin de duro esfuerzo.
Si el lamentable incidente sucede, slo tendr, a lo sumo, que volver a
repetir las modificaciones de los ltimos minutos.

Introducir controles en un
formulario

Comencemos agregando controles a nuestro formulario.

Tipos de controles

Los controles permitirn la presentacin, edicin y creacin de registros.

Otra de sus principales misiones es la de facilitar la integridad, mediante
mscaras, reglas de validacin, listas, etc., de los datos a introducir en los
campos de los registros. Adems resulta til poder obtener en pantalla
informacin rpida acerca de cmo se deben introducir los datos, o
conseguir una apariencia amigable y atractiva del formulario. Por otra parte,
en muchas ocasiones ser prctico poder realizar clculos sobre los campos
de un registro para conocer, por ejemplo, el importe total de una factura y/o
el IVA de la misma, por lo general estos clculos derivados de otros datos no
tendrn por qu formar parte en el almacenamiento del registro.
Atendiendo a estos motivos los controles podrn ser dependientes,
independientes y calculados.

Controles dependientes

El origen de la informacin a mostrar procede de un campo de una tabla de

datos o de una consulta, por ejemplo, el control que muestre los datos del
campo NOMBRE de la tabla Listn personal.

Se utilizan para mostrar, introducir y actualizar los valores de los campos de

tablas o consultas de la base de datos. Estos valores pueden ser de tipo
texto, fechas, nmeros, de tipo SI/NO, imgenes, grficos o documentos
completos de tipo OLE.

Controles independientes

Su origen de datos no depende de la informacin almacenada en una base

de datos. Muestran texto, del tipo instrucciones o ttulos, ofrecen
alternativas, presentan objetos OLE que no tengan que ver con los registros
y mediante lneas o rectngulos mejoran el aspecto del formulario. Tambin
se pueden emplear para aceptar datos introducidos por un usuario pero que
no se vayan a almacenar en la base de datos.

Controles calculados

Su origen de datos procede del resultado de la evaluacin de una expresin,

en la que forman parte operadores, nombres de controles, de campos de
tabla o consulta, funciones que devuelven un solo valor y constantes. Por
ejemplo, la expresin =Importe1*.16 calcula el IVA de una factura a partir
del dato almacenado en su campo Importe.

Autoformulario

Seleccione la solapa Tablas en la ventana de la base de datos, haga un slo

clic sobre una tabla y ejecute el comando Insertar/Autoformulario o haga clic
en el botn Autoformulario de la paleta de botones Nuevo objeto. Access
crear un formulario de columna con todos los campos de la tabla. Hemos
seleccionado una tabla para obtener este Autoformulario, pero tambin
podamos haberlo obtenido partiendo de una consulta de la ficha Consultas.
Utilice la barra de desplazamiento vertical para ver las zonas no visibles del
formulario y observe los distintos controles que Access a aadido por usted.
Si lo desea puede pasar al Modo de ver Diseo y personalizar, a su gusto, el
Autoformulario creado, o haga clic en el botn Cerrar de la ventana del
formulario y diga a Access que no quiere guardar el formulario recin
creado. Le recomendamos esto ltimo.

Introducir controles para todos

los campos de la tabla o consulta

Haga doble clic sobre la barra del ttulo de la lista de campos de una
tabla. Access selecciona todos los campos de la tabla. Site el puntero del
ratn sobre cualquier campo de la lista, pulse el botn izquierdo del ratn y
mantngalo pulsado, arrastre los campos, sin soltar el botn del ratn, a la
cuadrcula de la ventana de diseo y suelte el botn del ratn y no haga
ninguna otra accin!. Enseguida entender por qu.
Como habr podido comprobar, Access ha ensanchado el espacio de la
cuadrcula para poder insertar en ella todos los campos que hemos aadido.
Utilice la barra de desplazamiento vertical para ver los controles que Access

ha incluido en el formulario; como puede observar, hemos obtenido el

mismo resultado, o similar, que con la prctica de Autoformulario, pero en
este caso continuamos en el modo Diseo y no en el Modo Formulario como
suceda en el caso anterior. De las dos formas hemos obtenido un formulario
rpido pero ni atractivo ni prctico, podramos personalizar nuestro trabajo
desplazando los controles o realizando cualquier tipo de modificacin pero,
quizs, nos llevara ms tiempo que realizar personalmente la introduccin
de los controles.
Puede deshacer la accin de introducir controles para todos los campos de
la tabla, siempre y cuando nos haya hecho caso y no haya realizado ninguna
otra operacin en el interior del formulario, mediante el comando
Edicin/Deshacer Crear o haciendo clic en el botn Deshacer.

Seleccionar, mover y alinear

controles

Podr cambiar el tamao de los controles, moverlos, modificar el texto de

sus etiquetas, copiarlos, eliminarlos, cambiar sus propiedades, alinear las
etiquetas y controles, conseguir efectos de color, etc., para conseguir un
formulario de aspecto profesional. El procedimiento es el mismo ya sea para
formularios o para informes; cuando aprenda a ajustar un tipo de control,
podr aplicar las mismas tcnicas a todos los dems controles.

Seleccionar controles

Puede seleccionar un conjunto de controles, para copia ros, moverlos,

cambiar su tamao o eliminarlos.
Para seleccionar controles adyacentes:

Site el puntero del ratn en

cualquier lugar fuera del
control ms apartado del
grupo.

Pulse el botn izquierdo del

ratn y mantngalo pulsado.

Sin soltar arrastre para

agrandar el recuadro de
seleccin de modo que
contenga al menos una
porcin de todos los controles
deseados.

Una vez conseguido su

objetivo, libere el botn del
ratn.

Para seleccionar controles no

adyacentes o que estn
superpuestos encima de otros:

Pulse la tecla <Mays> y

mantngala pulsada.

Haga clic sobre cada uno de

los controles a incorporar a la
seleccin.

Utilizar las reglas para

seleccionar controles

Otra tcnica que puede emplear para seleccionar controles, consiste en

utilizar las reglas vertical y horizontal.
Haga clic en la regla horizontal encima de la columna de controles que
desee seleccionar o en la regla horizontal a la izquierda de la fila de los
controles a seleccionar; las rectas horizontal o vertical con origen en el lugar
de la regla donde acaba de hacer clic, cortar un conjunto de controles que
formarn la seleccin, o bien pulse y mantenga pulsado el botn izquierdo
del ratn, sobre una de las reglas y arrastre a lo largo de la regla para
seleccionar un rea de anchura suficiente como para contener al menos una
parte de los controles que desea seleccionar.

Quitar controles de una

seleccin

Para quitar controles de una seleccin, pulse la tecla <Mays> y vaya

haciendo clic en cada control que desee quitar de la seleccin.

Mover controles

Para realizar cualquier tipo de operacin sobre un control, lo primero tendr

que hacer es seleccionarlo.
La seleccin se puede realizar de manera individual o en grupos; puede
seleccionar el cuadro de texto, su etiqueta adjunta o ambos.
Cuando seleccione el cuadro de texto propiamente dicho (observe la figura
7.9), obtendr un controlador de movimiento en el cuadro y otro en la
etiqueta, y siete controladores de tamao sobre el cuadro y ninguno sobre
la etiqueta; el controlador de movimiento es el pequeo cuadrado de la
esquina superior izquierda. Cuando seleccione la etiqueta los controladores
de tamao aparecern sobre la etiqueta y ninguno sobre el cuadro. Haga
clic sobre uno y otro para observar lo comentado.
Para mover un control junto con su etiqueta asociada:

Haga clic sobre el control

propiamente dicho, no lo haga
sobre su etiqueta. Site el
puntero del ratn sobre
cualquier borde del elemento
seleccionado hasta que el
puntero adopte la forma de
una mano abierta; tiene que
ser sobre el contorno y no
sobre el controlador de
movimiento del elemento
seleccionado. Si el puntero
adopta la forma de una flecha
horizontal de dos cabezas es
porque se ha situado sobre un
controlador de tamao, mueva
el puntero a la lnea que une
dos de estos controladores de
modo que el puntero tome la
forma de una mano abierta.

Pulse y mantenga pulsado el

botn izquierdo del ratn y sin
soltarlo arrastre hasta el lugar
que desee del formulario;
cuando lo haya conseguido,
suelte el botn del ratn.
Utilice las reglas como
referencia para situar el
control y su etiqueta en el
lugar deseado.

Para mover slo un elemento del par, sin alterar la posicin del otro:

Seleccione el elemento a
mover, es decir, el control o la
etiqueta.

Apunte con el ratn sobre su

cuadro controlador de
movimiento hasta que el
puntero adopte la forma de
una mano con el dedo ndice
apuntando hacia arriba.

Repita el ltimo prrafo del

caso anterior.

Nota: Si mientras est moviendo o cambiando el tamao de un control

cambia de idea, puede cancelar la accin pulsando la tecla <Esc> antes de
soltar el botn del ratn; si cambia de idea cuando ya lo ha soltado, utilice
el botn Deshacer o bien ejecute el comando Edicin/Deshacer.
Para mover una etiqueta de un control a otra seccin:
Si slo desea mover la etiqueta a otra posicin por ejemplo para establecer
encabezados de columnas deber seleccionar la etiqueta, ejecutar
Edicin/Cortar situarse en la seccin elegida, ejecutar Edicin/Pegar y mover
la etiqueta al lugar deseado.
Cuando se corta una etiqueta, queda desvinculada de su control original;
nada ms cortar, si no se realiza ninguna otra accin, se puede deshacer la
operacin mediante el botn Deshacer.
Si ya ha desplazado algn control, habr podido observar que resulta difcil
situarlo alineado, de manera ordenada, con otros controles situados por
encima o lateralmente; para el primer caso, es posible, que respecto al resto
de los controles de la columna el control se haya quedado desplazado un
poco a la derecha o un poco a la izquierda; para el segundo, puede ocurrir
que se haya quedado algo por encima o algo por debajo del resto de los
controles de su fila.

Bloquear el desplazamiento de
un control

Si desea desplazar el control horizontal o verticalmente y mantener las

alineaciones, siga los siguientes pasos:

Pulse y mantenga pulsada la

tecla <Mays>.

Apunte al control a desplazar,

pulse el botn izquierdo del
ratn y mantngalo pulsado,
sin soltar la tecla.

Sin soltar el botn del ratn ni

la tecla, arrastre el control
lateral o verticalmente hasta el
lugar deseado. Slo lo podr
desplazar en la direccin
realizada en primer lugar, es
decir, si el primer movimiento
lo realiz verticalmente slo
podr mover el control hacia
arriba o hacia abajo; si el
primer movimiento lo realiz
lateralmente, slo lo podr

mover hacia la izquierda o

hacia la derecha.

Mover un grupo de
controles

Cuando un control o grupo de controles estn seleccionados, aparecern

sobre ellos los controladores de movimiento y de tamao.
Si sita el puntero del ratn sobre uno de estos controles y toma la forma de
una mano abierta, podr mover el bloque como si se tratar de un nico
control.
Si desea bloquear el movimiento mediante el mtodo de la tecla <Mays>,
pulse esta tecla y mantngala pulsada, haga clic sobre cada control a
seleccionar y en el ltimo pulse el botn y no lo suelte, arrastre el grupo en
la direccin deseada.

Presentacin preliminar

Aunque fundamentalmente un formulario se crea para mostrar datos en

pantalla, tambin es posible obtenerlo por impresora; dado que su principal
propsito es el primero, puede ocurrir que un buen diseo para presentar
datos por pantalla no sea tan estupendo a la hora de imprimir. Por ejemplo,
los colores y efectos que en pantalla ofrecen una armoniosa presentacin
pueden oscurecer el escrito hasta el punto de no poder distinguir los datos.
Antes de decidir mandar a la impresora un formulario o informe, resulta
aconsejable realizar una presentacin preliminar para as poder apreciar la
apariencia que tendra el documento si decidiramos imprimirlo.
Desde el modo de Presentacin Formulario o Presentacin Diseo de la
ventana del formulario, obtendr la presentacin preliminar de los datos
conforme al diseo realizado. En el modo Presentacin Hoja de datos los
obtendr en forma de tabla.
Para obtener la presentacin preliminar, ejecute el comando
Archivo/Presentacin preliminar o haga clic sobre el botn Presentacin
preliminar.

Imprimir un formulario

Para obtener por impresora el formulario, ejecute el comando

Archivo/Imprimir o haga clic sobre el botn Imprimir. Si desea cambiar los
parmetros de la impresin, ejecute Archivo/ Configurar impresin.
Puede obtener un documento impreso del formulario desde cualquiera de
los cuatro modos de presentacin de la ventana del formulario e incluso
desde la ventana de la base de datos.

Si lo imprime desde la ventana de la base de datos, la apariencia de la copia

impresa depender de la propiedad Presentacin predeterminada del
formulario. Las tres opciones posibles son las siguientes: formulario simple
(registro a registro), continuo (se repite el formulario tantas veces como
quepa en una pgina) y de hoja de datos (en forma de tabla).

Las hojas de propiedades

Toda hoja de propiedades contiene cinco fichas denominadas categoras de

las propiedades:

Formato

Define las caractersticas de apariencia del control, como son

Formato, Anchura, Altura, Color, Nombre de la fuente o
Tamao de la fuente.

Datos

Determina las caractersticas de los datos mostrados en el

control, como Origen del control, Lugares decimales, Mscara
de entrada, Valor predeterminado, Regla de validacin o Texto
de validacin.

Evento

Especifica una macro o un procedimiento de evento que

Access ejecuta cuando ocurre cierto evento. Como ejemplo
podemos citar las acciones a realizar antes o despus de
actualizar, al pulsar ciertas teclas o realizar movimientos del
ratn, al entrar o salir del control, al cambiar su valor

Otras

Muestra caractersticas adicionales del control, como pueden

ser el Nombre del campo, Texto de la barra de estado, Barra
de mens contextuales, o Texto de ayuda del control.

Todas

Muestra todas las propiedades del control.

En cada ficha, podr encontrar una serie de lneas con el nombre de la

propiedad y su cuadro de texto. Para obtener informacin a cerca de una
determinada propiedad, haga clic sobre el botn Ayuda y luego sobre el
cuadro de texto que desee de la solapa. Tambin puede seleccionar la
propiedad y luego pulsar la tecla <F1>. En la barra de estado podr
encontrar una breve descripcin de la propiedad.
Para introducir un valor en una propiedad, seleccinela primero haciendo
clic sobre su cuadro de texto y luego escriba el valor en el interior del
cuadro. Si aparece una flecha de lista desplegable, haga clic sobre ella y
seleccione la opcin deseada. En algunas propiedades tambin puede
aparecer un botn Generador para acceder, por ejemplo, al cuadro de
dilogo del Generador de expresiones o al Asistente para mscaras de
entrada. Para utilizar el asistente correspondiente, haga clic en dicho botn.
Para regresar al formulario, despus de personalizar las propiedades del
control, haga clic en el botn Cerrar de la hoja de propiedades.

Nota: Si desea disponer de ms espacio para introducir o editar una

propiedad, pulse las teclas <Mays-F2> para obtener un Zoom o pulse el
botn derecho del ratn, para hacer que aparezca el men de contexto, y
luego seleccione la opcin Zoom.

Cmo abrir las hojas de

propiedades

Puede abrir las hojas de propiedades del formulario, de las secciones o de

los controles.
Una vez seleccionado el objeto puede utilizar el comando Ver/Propiedades, o
pulsar el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin Propiedades en el
men de contexto, o hacer clic sobre el botn Propiedades. En la tabla se
muestra cmo seleccionar un formulario, control o seccin:
Objeto

Cmo se selecciona

Control

Haciendo clic sobre el

control.

Seccin

Haciendo clic en su barra

de ttulo o en su
cuadrcula.

Establecer el modo de
presentacin
predeterminado para un
formulario

La propiedad Presentacin predeterminada, de la hoja de propiedades del

formulario, le permite seleccionar su aspecto cuando muestre datos en
pantalla. Seleccione la opcin que vaya a utilizar con ms frecuencia.
Formulario simple. Para ver un slo registro en la pantalla.
Formularios continuos. Para ver varios registros simultneamente, es el
valor predeterminado para esta propiedad. Se repite la seccin Detalle
hasta ocupar una pantalla.
Hoja de datos. Para ver varios registros simultneamente en forma de
tabla.

Modificar la consulta
subyacente del formulario,
crear plantillas. Propiedad
Origen del registro

La propiedad Origen del registro, la primera de la ficha Datos, contiene la

informacin de la tabla o consulta en la que se basa el formulario. Cuando

se selecciona esta propiedad aparecen una flecha de lista desplegable y un

botn Generador. Si hace clic sobre la flecha se abrir una lista con todas las
tablas y consultas disponibles en la base de datos, podr cambiar la tabla o
consulta subyacente del formulario seleccionando una opcin de esta lista.
Por lo general, dos tablas o consultas no tendrn los mismos nombres de
campos, o si los tienen es posible que no sean del mismo tipo; si ocurre una
de estas dos cosas, el formulario no valdr para ambas tablas. Lo que se
puede hacer es analizar las dos tablas para encontrar los campos comunes
y crear con ellos un formulario base; realizando posteriormente dos copias
de esta plantilla, cada tabla podr utilizar una de estas copias para aadir
sus propios campos.
Si en el Origen del registro hay una tabla y se hace clic sobre el botn
Generador, Access nos preguntar si queremos o no crear una consulta con
dicha tabla. Si en lugar de una tabla tenemos una consulta, Access nos
llevar directamente al Generador de consultas que se maneja exactamente
igual que las ya conocidas Consultas de seleccin; podr modificar la
consulta directamente desde el formulario, sin necesidad de tener que salir
a la ventana de la base de datos para luego entrar en la ventana de la
consulta. Si cambia el nombre de la consulta, se crear una nueva y al
regresar del generador pasar a ser el nuevo Origen del registro.
Tambin se pueden crear formularios que no contengan tabla o consulta
subyacente, es el caso de las presentaciones de las bases de datos o de los
paneles de control. Estos tipos de formularios independientes, tendrn su
propiedad nuevo Origen del registro en blanco, si ms tarde decide
continuar el diseo del formulario aadiendo una tabla o consulta, no tendr
mas que seleccionarla de la lista desplegable que se obtiene al hacer clic
sobre la flecha del cuadro de la propiedad.
Para este caso de formularios, o simplemente porque ha borrado y dejado
en blanco el cuadro de la propiedad, si en lugar de seleccionar la tabla o
consulta de la lista, hace clic en el botn Generador y crea una consulta, al
regresar, se habrn generado las instrucciones SQL correspondientes, que
ocupar el cuadro de la propiedad que estamos estudiando. Esto tambin
sucede si en el cuadro haba una instruccin SQL que queremos modificar
por medio del Generador de consultas. Si copia y luego pega estas lneas, o
las escribe directamente, en las propiedades de otro formulario, no tendr
que volver a crearlas y tambin las podr modificar.

Establecer las propiedades

de los controles

Controlar los valores para evitar datos errneos, es uno de los objetivos que
se persiguen al utilizar los formularios.
Access permite establecer reglas de validacin que adems de no admitir el
dato nos advierten del error. Estas reglas se establecen, lgicamente, en

controles de los tipos cuadro de texto y cuadro combinado, ya que estos dos
tipos son los que permiten la introduccin de datos. Para estos menesteres
se utilizan las propiedades Valor predeterminado, Regla de validacin, Texto
de validacin y Mscara de entrada, disponibles tanto en el diseo de tablas
como en el de formularios. En consultas slo podr utilizar la propiedad
Mscara de entrada.
Para modificar las propiedades en grupo, seleccione el grupo de controles
cuyas propiedades comunes desea modificar y luego haga clic en el botn
Propiedades, el ttulo de la hoja de propiedades ser Seleccin mltiple. El
cambio mltiple de las propiedades lo podr realizar tanto silos controles
son del mismo tipo como si no lo son, por ejemplo, para cambiar la fuente
de todos en lugar de uno en uno. En estos controles distintos como cuadros
de texto, casillas de verificacin, cuadros de lista, etc., Access slo mostrar
las caractersticas comunes compartidas por todos ellos; si todos contienen
el mismo valor establecido, ste se mostrar en su cuadro de texto, si uno
de ellos es distinto o est en blanco, la propiedad aparecer en blanco, si lo
cambia el cambio ser para todos los controles seleccionados.

Controles, macros,
incrustar objetos OLE y
subformularios

Controles de cuadro de lista y

cuadro combinado

Estos controles funcionan exactamente igual que los que ya hemos

empleado al establecer las propiedades Origen de la fila en los campos de
las tablas. Al seleccionar una lnea de la lista podremos, de una manera
rpida y sencilla, introducir informacin en el campo proporcionando tanto
seguridad en la integridad de los datos como ahorro de esfuerzo, al no tener
que recordar y escribir un determinado valor.
Estas filas, que podrn contener o no encabezados, estarn formadas por
una o ms columnas y su presentacin en el Modo de ver Formulario se la
comentamos a continuacin.

Cuadro de lista

La lista estar abierta en todo momento obligando a reservar una

determinada superficie en el formulario. No se puede introducir en el campo
ningn valor que no est contenido en la lista, es decir, o el campo se deja
vaco o hay que seleccionar una de las filas de la lista.
La lista no aparecer hasta que no haga clic en la flecha de lista
desplegable, por tanto, ocupa un menor espacio en el formulario. Podr
aceptar valores que no estn contenidos en la lista. Su efecto es como la
combinacin de un cuadro de texto y un cuadro de lista en un solo control;
se puede escribir un valor en el cuadro de texto o bien seleccionar un valor
de la lista.

Estos controles podrn ser dependientes de un campo o independientes. Si

el control es dependiente de un campo, los datos del control se
almacenarn en dicho campo.
Para el primer tipo de control, cuando el control contenga un valor, se
mostrar resaltada la fila correspondiente. Si no contiene ningn valor, no
habr ninguna fila seleccionada.
Para el segundo tipo, el valor se mostrar en el cuadro de texto, si la lista se
encuentra desplegada, la fila correspondiente se mostrar resaltada. Si no
contiene ningn valor, el cuadro de texto estar en blanco y no habr fila
alguna seleccionada, cuando la lista se encuentre desplegada.
En ambos casos, podr recorrer la lista para encontrar un determinado valor
o escribir parte del dato, es decir, a medida que vaya pulsando las teclas
que forman el valor a introducir en el control, Access ir mostrando en la
lista, o en el cuadro de texto, la primera fila que cumpla con lo escrito,
cuando obtenga el valor buscado no har falta que siga escribiendo.

Tipos de listas de los controles

cuadro de lista y cuadro
combinado

Para crear estos controles, por medio de un asistente; compruebe que est
seleccionado el botn Asistente para controles de la caja de herramientas;
haga clic sobre el botn, de la misma
caja, Cuadro combinado o Cuadro de lista; Haga clic en el lugar del
formulario donde desee insertar el control para abrir el cuadro de dilogo
del asistente correspondiente y siga las indicaciones que le presentarn los
diferentes cuadros de dilogo.
Nosotros le vamos a presentar la forma de crear controles de cuadro de lista
o cuadro combinado sin asistente, esto le permitir comprender los distintos
cuadros de dilogo del asistente y personalizar los controles creados por
medio de ste.

Crear controles de cuadro de

lista cuadro combinado sin
asistente

Para crear un cuadro combinado o un cuadro de lista, siga los siguientes

pasos:

Haga clic sobre la botn

Asistente para
controles, si fuera
necesario, para
desactivarlo.

Haga clic sobre el

botn Cuadro de lista o
sobre el de Cuadro
combinado.

Para el caso de
controles dependientes,
en la Lista de campos,
seleccione el o los
campos de los que
desea que dependan los
controles y arrastre la
seleccin al formulario.

Para el caso de
controles
independientes, haga
clic directamente sobre
el lugar del formulario
donde desea insertar el
control (no haga clic en
la Lista de campos).

Nota: Si su intencin es insertar varios controles independientes, bloquee el

botn del tipo de control deseado haciendo doble clic sobre el mismo.
Para conseguir la lista tendr que proceder exactamente igual que hizo
cuando trabaj con las propiedades de un campo Tipo de origen de la fila y
Origen de la fila de la ficha Bsqueda, en esta ocasin las encontrar en la
ficha Datos de la hoja de propiedades del control. Para que aparezca esta
hoja de propiedades, haga doble clic sobre el control. En anteriores captulos
puede encontrar informacin respecto a las fichas de las hojas de
propiedades tanto de los controles como del propio formulario.
Si utiliza datos externos a la propia tabla o consulta, base del formulario,
para obtener la lista, defina la propiedad correspondiente del cuadro
combinado de modo que acepte valores no contenidos en la lista, los
nuevos valores se almacenarn en el control pero no aadir registros (o
valores) en la tabla o consulta externa. As mismo, en la ficha Datos, indique
el nmero de columnas, la columna dependiente, el ancho de la lista y el de
las columnas, de la misma manera que cuando lo hizo en las propiedades
del campo.

Cuadros de texto

Cada vez que arrastre un campo hasta la cuadrcula de la ventana de diseo

del formulario, ser el tipo de control preestablecido el que se crear a no
ser que el campo sea tipo OLE o siendo del tipo Texto, Numrico o S/No,

tenga definido otro tipo de control en la propiedad Tipo de control de las

propiedades del campo.
Si el texto no cabe en el ancho que se le haya asignado, utilizando las
flechas del cursor se podr desplazar hacia la derecha para ver todo el
contenido. Si en la ventana diseo ajusta su altura, el cuadro de texto ser
de varias lneas y se ajustar automticamente al ancho establecido en
varias lneas.
En la propiedad Barras de desplazamiento, de la ficha Formato, podr
seleccionar Horizontal para el caso de que no sea de varias lneas, Vertical
silo es, o Ninguna.
Si el campo es de tipo Memo y su contenido es muy elevado, hasta 64.000
caracteres, cuando imprima el formulario o el informe, puede conseguir que
se imprima todo el contenido y no slo la parte que cabe en el cuadro de
texto, mediante las propiedades Autoextensible y Autocomprimible, situadas
en la ficha Formato. Estas propiedades permiten al control extenderse y
comprimirse verticalmente, de manera que al imprimir el formulario se
incluyan todos los datos. Estas propiedades no afectarn al tamao del
cuadro de texto cuando lo vea en cl modo de presentacin Formulario.

El valor Lista de valores en la

propiedad Tipo de origen de la
fila

Hasta el momento, hemos trabajado con el valor Tabla/ Consulta en la

propiedad Tipo de origen de la fila de controles, o campos, de tipo cuadro de
lista o cuadro combinado. Cuando tenga un nmero limitado de valores que
no van a cambiar, puede seleccionar lista de valores en la lista desplegable
que se obtiene al hacer clic en la flecha de la propiedad Tipo de origen de la
fila. En la propiedad Origen de la fila escriba los valores separados por punto
y coma (;). Por ejemplo, C / ; Pza.; Avda; Km.. Si algn valor de la lista tiene
el carcter separador de lista de Microsoft Access (un signo de punto y
coma), deber escribir el valor entre comillas; por ejemplo, Barcelona;
Espaa.
Si desea que la lista muestre dos columnas, en la solapa Formato de la hoja
de propiedades del control, escriba el valor 2 en la propiedad Nmero de
columnas. La lista puede mostrar mas de una columna, pero siempre
mostrar el valor de la primera columna y almacenar el de la columna
dependiente. En el ejemplo C/; Calle; Pza; Plaza; Avda.; Avenida, si el
nmero de columnas es 2, la lista mostrar, enumerando los valores, las
posiciones impares en la primera columna y las pares en la segunda. Si la
columna dependiente es la primera, el control almacenar los valores C/,
Pza. y Avda.
Si el control es de cuadro de lista slo podr seleccionar valores contenidos
en la lista de valores; si es de tipo cuadro combinado podr admitir otros

valores si la propiedad Limitar valores a la lista del control est establecida

como S, lo que no podr hacer es introducir nuevos valores en la lista a no
ser que la modifique en la propiedad Origen de la fila del control.

Controles Rectngulo, Lnea y

Salto de pgina

Puede utilizar rectngulos y lneas para llamar la atencin sobre cierta

informacin de inters, para agrupar informacin similar o para crear
efectos especiales como sombreados. Estos tipos de controles, como era de
esperar, son independientes.
Para mover un rectngulo y todos los controles en l incluidos, seleccinelos
todos como un grupo, pulse el botn del ratn sobre un punto externo al
grupo y arrastre hacia la derecha y hacia abajo hasta encerrar a todos los
controles, cuando suelte el botn del ratn estarn todos seleccionados.
Site el puntero del ratn sobre el contorno del rectngulo y cuando se
transforme en una mano abierta, pulse el botn izquierdo del ratn y
arrastre al conjunto hasta la nueva posicin. Si slo desea mover al
rectngulo, utilice su selector de desplazamiento.
Para aadir un salto de pgina, haga clic en el botn Salto de pgina de la
caja de herramientas, (el dibujo de este botn es una flecha horizontal que
apunta a la separacin de dos pginas) y luego a la altura del nmero 8 de
la regla vertical Access marcar el salto de pgina en el margen izquierdo
del formulario con una lnea corta de unos cinco puntos. Asegrese de situar
los saltos de pgina encima o debajo de los controles; no los site, de modo
que divida los datos de un control.
Un salto de pgina estar activo en el modo de presentacin Formulario
cuando asigne el valor Formulario simple a la propiedad Presentacin
predeterminada de un formulario. Podr acceder a una y otra pgina
mediante las teclas <AvPg> y <RePg>.
Un Salto de pgina es un control independiente exactamente igual que
cualquier otro: podr seleccionarlo haciendo clic en l, copiarlo, eliminarlo o
mostrar su hoja de propiedades.
Para ajustar el tamao de la ventana del formulario de forma que muestre
una sola pgina en cada ocasin, ejecute Ventana/Ajustar al formulario en el
modo de presentacin Formulario.

Cambiar el orden de
tabulacin

Cuando agregue controles a un formulario, Access les asignar de forma

automtica un orden de tabulacin. Cuando pulse la tecla <Tab> en el
modo de presentacin Formulario, pasar de un control a otro dependiendo
del orden de tabulacin especificado. Segn vaya aadiendo nuevos
controles, Access los situar en ltimo lugar en el orden de tabulacin.

Puede que en algunas ocasiones este orden no sea el deseado, en tal caso,
probablemente desee cambiar el orden de tabulacin, lo podr conseguir en
el modo Diseo ejecutando Ver/Orden de tabulacin. Este comando slo
muestra los nombres de los controles a los que se puede acceder utilizando
el tabulador en el modo de presentacin Formulario. No se incluyen las
etiquetas, saltos de pgina o lneas. Si lo desea, puede hacer que Access
cree automticamente un orden de tabulacin que se desplace entre los
controles de izquierda a derecha y de arriba a abajo, o bien puede crear un
orden de tabulacin personalizado. Esto que estamos hablando, se refiere al
orden de tabulacin en modo de presentacin Formulario, en el modo diseo
el orden de tabulacin es siempre el orden en que creo los controles.
Para establecer el orden de tabulacin, ejecute Ver/Orden de tabulacin,
aparecer el cuadro de dilogo de este nombre. Seleccione la Seccin del
formulario donde desee establecer el orden de tabulacin, hgalo haciendo
clic en los Botones de opcin. Si desea el orden automtico de izquierda a
derecha y de arriba a abajo, haga clic en el botn Orden automtico; si
desea crear su propio orden de tabulacin, proceda exactamente igual que
cuando cambiaba de posicin un campo en la ventana de diseo de una
tabla, es decir, haga clic en el selector de fila deseado, cuando la fila est
seleccionada pulse el botn izquierdo del ratn y mantngalo pulsado para
arrastrar el control hasta situarlo en la nueva posicin. Cuando haya
terminado haga clic en el botn Aceptar para regresar al formulario. Si lo
desea puede cambiar de posicin simultneamente un grupo de controles,
la nica diferencia con el de un solo control, se encuentra en la forma de
seleccionar; en lugar de hacer clic, pulse el botn izquierdo del ratn para
arrastrar por encima de los selectores de fila que vayan a forma la
seleccin.
Si desea ver un control en el formulario pero no quiere tener acceso a su
edicin, establezca a No su propiedad Punto de tabulacin en la ficha Otras
de la hoja de propiedades.
Tambin puede utilizar la propiedad Indice de tabulacin para cambiar el
orden de tabulacin, en este ndice el primer control tiene el valor cero, el
segundo el y as sucesivamente.

Las Macros

Una macro es un conjunto de tareas que nos evita tener que hacer una serie
de acciones repetitivas. Mientras que en otros programas ofimticos como
Word o Excel una macro se crea `grabando, en Access crear una macro
consiste en indicar las acciones y los objetos sobre los que pretendemos que
acte la macro.
Para crear una macro, haga clic en la paleta de botones Nuevo objeto
y luego sobre el botn Nueva macro, obtendr el cuadro de dilogo Macro,
en la mitad superior del cuadro de dilogo se encuentran las columnas
Accin y Comentario, en la primera dispondr las distintas acciones que

deba realizar la macro, en la segunda podr hacer comentarios opcionales

que describan las distintas acciones.
En la parte inferior derecha de la ventana podr ver un mensaje orientativo
que le informar sobre lo que debe hacer en cada momento. En el lado
izquierdo, conforme a la accin seleccionada, aparecern los argumentos de
la macro.
Los botones de la barra de herramientas de la macro son prcticamente
conocidos excepto tres que son Nombres de la macro, Condiciones y Paso a
paso. El primero permite que en la ventana de diseo de la macro se vea la
columna Nombres de la macro que sirve para crear grupos de macros, en
una celda de esta columna se da un nombre y en la columna de Acciones se
escriben secuencialmente en un grupo de celdas, las distintas acciones, en
la columna de la izquierda quedarn tantas celdas vacas como
componentes formen la macro, excepto la primera celda que ser la que
contenga el Nombre de la macro. Access entender que un nombre de
macro comenzar en la primera celda ocupada de la columna Nombres de la
macro, el nombre de la macro terminar cuando se encuentre otra celda
ocupada en esta columna o cuando no haya ms celdas con acciones. El
comando asociado es Ver/Nombres de macros.
El botn Condiciones, el comando asociado es Ver/Condiciones, hace que
aparezca la cuarta columna posible donde se situarn expresiones de
condiciones para una determinada accin.
El tercer botn Paso a paso, como su nombre indica, es para ejecutar la
macro paso a paso con el fin de comprobar que funciona correctamente.
El botn Ejecutar, con un signo de admiracin, ejecuta una macro ya creada.
Para ejecutar una macro desde la ventana de la base de datos, seleccione la
solapa Macros, seleccione la macro y haga clic sobre el botn Ejecutar o
directamente haga doble clic sobre el nombre de la macro.

Cambiar el diseo de una

macro

En la ventana de la base de datos haga clic en la solapa Macros, seleccione

la macro y haga clic en el botn Diseo.
Al igual que se cambia de orden los campos en la ventana de diseo de una
tabla o el orden de tabulacin, se puede cambiar el orden de ejecucin de
las acciones de la macro. Para borrar una accin site el cursor en modo
Desplazamiento y pulse la tecla <Supr> o haga clic en el botn Eliminar
fila; para insertar una nueva accin entre otras dos existentes, utilice el
botn Insertar fila.

Detectar problemas en las

macros

En ocasiones puede ocurrir que una macro no d el resultado deseado, esto

puede deberse a que el orden de las acciones no sea el correcto o a que
hayamos cometido algn tipo de error al seleccionar la accin o en los
argumentos asociados.
Para depurar la macro, Access proporciona la posibilidad de ejecutar la
macro paso a paso y el cuadro de dilogo Fall la accin que indica la accin
que ha causado el error y los argumentos que dependen de ella.

Controles botones de
comando

Estos controles independientes se suelen emplear en el panel principal de la

base de datos para simplificar tareas, tales como abrir formularios, imprimir
informes, etc., es decir, sirven para realizar acciones y necesitan una previa
creacin de macro o procedimiento de evento en Visual Basic.
Un botn de comando se puede crear con o sin asistente. Como cualquier
otro control independiente de los que ya hemos visto, se agrega al
formulario haciendo previamente clic en el botn de comando de la caja de
herramientas y luego arrastrando para darle el tamao deseado. Si desea
agregarlo utilizando el asistente, antes de seleccionar el Botn de
comando haga clic en el botn Asistentes para controles.
Siempre que cree con un asistente para controles que tengan que ver con
acciones, Access crear procedimientos de evento. Cuando lo haga sin
asistente, podr decidir entre crear un procedimiento de evento o utilizar
una macro, en ambos casos hgalo en la propiedad Al hacer clic situada en
la ficha Evento de la hoja de propiedades del control.

Incrustar una imagen en un

botn de comando

Un botn de comando puede mostrar texto o una imagen. Si desea que

muestre un texto, escrbalo en la propiedad Ttulo del botn. Si desea que
muestre una imagen, haga clic en la propiedad Imagen (tanto Ttulo como
Imagen se encuentran en la ficha Formato de la hoja de propiedades del
Botn de comando) luego en el botn Generador para que aparezca el
cuadro de dilogo Generador de imgenes; en el cuadro de lista, seleccione
una imagen y vea el resultado en el cuadro Ejemplo. Si desea buscar en su
disco duro, utilice el botn Examinar. Cierre el cuadro de dilogo, en la
propiedad aparecer el texto (mapa de bits).
Access para Windows 95 soporta gran nmero de formatos de imgenes,
.TIF, .BMP, .DIB, ICO, etc. pruebe con su formato especifico u obtngala
mediante Hijaack o Paintbrush. Otra posibilidad, es convertir su imagen a
uno de los formatos ms extendidos, examine la documentacin de su
aplicacin.

Incrustar y vincular objetos

Para incrustar o vincular un objeto es preciso que la tabla contenga un

campo de tipo OLE. Precisamente OLE son las siglas de Object Linking and
Embedding que traducido al espaol significa vinculacin e incrustacin
de objetos.
Esta tcnicas permiten a las distintas aplicaciones de Windows combinar
documentos generados por programas diferentes. En Windows 95, por
ejemplo, el llevar una tabla o una consulta de Access a un documento de
Word o a una hoja de clculo de Excel es algo tan sencillo como arrastrar la
tabla desde la ventana de la base de datos a la aplicacin de Word, o de
Excel, situada en la Barra de tareas, esperar a que se abra sin soltar el
botn del ratn y cuando lo haya hecho posicionarnos sobre la zona del
documento donde deseamos incrustar los datos de la tabla y soltar el botn
del ratn. Se puede incrustar toda la tabla o mediante Cortar y Pegar la
porcin de la tabla seleccionada.
Si arrastramos a un formulario un documento de Word o una hoja de clculo,
se crear un control de tipo marco de objeto independiente.
Para incrustar un objeto, puede seleccionar el archivo en el explorador de
Windows o en un cuadro de dilogo Abrir y hacer Copiar y tras seleccionar el
control Pegar el archivo. Tambin podr reducir el tamao de las dos
aplicaciones y arrastrar el archivo desde la aplicacin hasta el control del
formulario o hasta la barra de tareas y cuando se abra la ventana del
formulario seguir arrastrando hasta situar el puntero del ratn sobre el
control.

Otros controles de la caja

de herramientas

Los controles de marco de objeto independiente, sern visibles en la propia

ventana de diseo del formulario, ya que este tipo de control es como una
etiqueta comn para todos los registros.

Controles de casillas de
verificacin, botones de
opcin y botones alternar.
Grupo de opciones

Estos tres nuevos tipos de controles, de la caja de herramientas, se emplean

tanto como dependientes de campos de tipo lgico como para realizar
determinadas acciones. Para uno u otro caso, si estn activados indican un
valor S o Verdadero y si estn desactivados indican un valor No o Falso. Lo
nico que les diferencia es su aspecto.

Incrustar una imagen en un

botn alternar

Al igual que los botones de comando un botn alternar puede mostrar texto
o una imagen. Siga los mismos pasos indicados en el apartado Incrustar
una imagen en un botn de comando.

Ofrecer alternativas con

grupos de opciones

Un grupo de opciones se emplea para representar un conjunto de

alternativas, consta de un marco de grupo que contiene un conjunto de
casillas de verificacin, botones de opcin o botones alternar.
El grupo queda definido como un nico control y el marco dispone de una
etiqueta adjunta.
Como cualquier otro control podr utilizar el Asistente para controles o
hacerlo personalmente.
Si un grupo de opciones es dependiente de un campo, ser el marco del
grupo quien dependa del campo, no cada opcin individual que interviene
en el grupo. Un marco de grupo tambin se puede establecer como una
expresin o como un objeto independiente. Por cada ocasin, slo se puede
seleccionar una opcin del grupo.
Las propiedades de casillas de verificacin, botones de opcin o botones
alternar son ligeramente distintas que cuando actan de forma individual.
En lugar de tener una propiedad Origen del control tendrn una propiedad
Valor de la opcin.

Formularios y
subformularios

Los subformularios son un mtodo para incluir en un formulario informacin

que proviene dems de una tabla. Un subformulario es un formulario dentro
de otro formulario. Al formulario primario se denomina formulario principal y
el formulario incluido en l recibe el nombre de subformulario. En Access un
formulario principal puede tener cualquier cantidad de subformularios
clasificados en un mximo de dos niveles, esto quiere decir que el
subformulario incluir a su vez otro subformulario.
El formulario principal y el subformulario han de estar vinculados mediante
un campo, de modo que el subformulario slo mostrar los registros que
estn relacionados con los del formulario principal.

Insertar el subformulario
en el formulario principal

El subformulario se puede mostrar dentro del formulario principal slo como

hoja datos, slo como formulario o de ambas maneras. Establezca las
propiedades Presentaciones permitidas y Presentacin predeterminada al
valor deseado.

Si desea que slo se muestre como hoja de datos pase a esta presentacin
y distribuya y oculte las columnas que desee para que ste sea el aspecto
mostrado dentro del formulario principal.
Para agregar el subformulario al formulario principal, arrastre el
subformulario desde la ventana de la base de datos hasta el interior del
formulario principal, ajuste el tamao, alinee o mueva este control como si
fuera cualquier otro, este control es dependiente del subformulario.
Para modificar el subformulario en la ventana de diseo del formulario
principal, haga doble clic sobre el control de Subformulario/Subinforme y
abrir la ventana de diseo del subformulario. Despus de trabajar con l
gurdelo y cirrelo para regresar a la ventana de diseo del formulario
principal.
Por ltimo, tendr que comprobar que se ha establecido correctamente el
vnculo de unin entre ambos formularios, para comprobarlo o en su caso
llevarlo a cabo, abra la hoja de propiedades del control dependiente del
subformulario (haga clic sobre l y tu ego haga clic en el botn Propiedades)
en la ficha Datos escriba en las propiedades Vincular campos principales y
Vincular campos secundarios los campos del vnculo.

Los informes de Access

Los informes se utilizan para facilitar la distribucin impresa de la

informacin almacenada en la base de datos. Aunque tambin se pueden
imprimir hojas de datos y formularios, con informes se consiguen
presentaciones impresas de aspecto profesional, etiquetas postales,
mailings publicitarios, informacin de resumen, etc.
No nos extenderemos en excesivos detalles puesto que muchos de los
temas vistos para formularios son igualmente aplicables en informes.
Vamos a ver las distintas maneras de crear un informe, generaremos
etiquetas, crearemos un informe grfico. Veremos como podemos guardar
un formulario como un informe y sabremos que las barras de herramientas
se pueden personalizar. Crearemos un informe de grupos/totales mediante
el Asistente para informes al que posteriormente le haremos una serie de
modificaciones. Conoceremos las propiedades de los controles especficas
de los informes, trabajaremos creando nuevas secciones mediante grupos
de datos, sabremos la diferencia entre agrupar y ordenar; y por ltimo,
crearemos un subinforme.

Modos de presentacin de
la ventana Informe

La ventana Informe tiene tres modos de presentacin: Diseo, Presentacin

preliminar y Muestra preliminar.

El modo Diseo se utiliza prcticamente de la misma manera que la ventana

de diseo de un formulario, los controles, sus propiedades y las secciones,
en este caso se sustituye el Encabezado/pie del formulario por el
Encabezado/pie del informe. Veremos que en informes existen otros tipos de
secciones denominadas Encabezado/Pie de grupo.
El modo Presentacin preliminar sirve para comprobar el aspecto final del
informe antes de mandarlo a imprimir, si necesita ciertos retoques lo
haremos antes de gastar el papel.
El modo Muestra preliminar se utiliza para comprobar la fuente, el tamao
de la fuente y el diseo general de un informe. Su ventana tiene la misma
barra de herramientas que la ventana de presentacin preliminar.
Para pasar de un modo a otro, utilice la paleta de botones Modo de ver
informe, puede ver sus tres botones, cuando queramos que pase de uno a
otro modo, le indicaremos directamente el botn que corresponda de esta
paleta.
En las ventanas de Presentacin preliminar y Muestra preliminar, utilice los
botones de seleccin de pgina situados en el extremo inferior izquierdo de
la ventana, para pasar a la siguiente pgina, a la anterior, a la primera, a la
ltima o al nmero de pgina que escriba en el cuadro situado entre las
flechas.
Puede imprimir mediante el botn de la impresora Imprimir, mediante el
comando Archivo/Imprimir o por el atajo del teclado <Control-p>. Podr
imprimir desde los tres modos de presentacin o desde la ventana de la
base de datos despus de seleccionar el informe en la ficha Informes,
asimismo desde esta ventana podr acceder al modo Diseo (como con
cualquier otro objeto de las fichas tablas, macros,...) y al modo presentacin
preliminar mediante los botones del mismo nombre, el ltimo sustituye al
botn Abrir de las fichas de las tablas, consultas y formularios.

Crear un informe y los

asistentes de informes

Como en el caso de los formularios, un informe se puede crear mediante el

botn Autoinforme, similar al botn Autoformulario, que crea un informe de
columna simple, podr encontrar ambos botones en la paleta Nuevo objeto;
slo tendr que seleccionar la tabla o consulta base del informe y hacer clic
en este botn; tambin puede transformar un formulario en un informe
mediante el botn Guardar como informe; tambin podr utilizar los
asistentes para informes o partir desde cero, en este ltimo caso el proceso
ser muy similar al realizado con formularios.
Para obtener el cuadro de dilogo Nuevo informe, desde cualquier ventana
de Access puede hacer clic en el botn Nuevo informe de la paleta de
botones Nuevo objeto, o puede hacer clic en el botn Nuevo de la solapa
Informes de la ventana de la base de datos.

Este cuadro de dilogo es muy parecido al de Nueva consulta o al de Nuevo

formulario. Mediante la primera opcin crear el informe comenzando desde
cero; la segunda opcin la veremos ms adelante; Autoinforme en columnas
da el mismo resultado que el botn Autoinforme, cada campo de un registro
se dispone en una columna y as para todos los registros; Autoinforme:
tabular los nombres de los campos forman el encabezado de las columnas y
la distribucin ser en forma de tabla; Las dos ltimas opciones estn
destinadas para la creacin de grficos y etiquetas de correos.
Para practicar con Autoinformes tabular y en columnas, seleccione cualquier
tabla o consulta, escribiendo o con la flecha del cuadro combinado situado
en la parte inferior del cuadro de dilogo Nuevo informe.

Generar etiquetas

Para obtener etiquetas de correo, resulta prctico utilizar el Asistente para

etiquetas.
Acuda a la solapa Informes, haga clic en Nuevo, seleccione la tabla o
consulta que desea usar como fuente de datos, y haga doble clic sobre
Asistente para etiquetas. Obtendr el cuadro de dilogo Asistente para
etiquetas.
Si sus etiquetas tienen medidas inglesas de pulgadas, en la zona Unidad de
medida haga clic en el botn de opcin Inglesa, si tienen medidas en
milmetros seleccione Mtrica. En la zona Jipo de etiqueta seleccione
Continua si las hojas del papel soporte de las etiquetas estn unidas.
Utilizando la barra de desplazamiento de la lista de tres columnas situada
en el centro del cuadro de dilogo, podr encontrar gran nmero de
etiquetas estndar, la columna central muestra las medidas de una etiqueta
dadas por las dimensiones alto x ancho, en la tercera columna seleccione
el nmero de etiquetas que forman una fila.
Si no encuentra su caso particular de medidas, nmero de etiquetas, o al
imprimir el texto queda fuera de las etiquetas, haga clic en el botn
Personalizar; el cuadro de dialogo que obtendr le permitir crear nuevas
etiquetas (botn Nueva) o modificar alguna que usted ya hubiera creado
(botn Editar), por cualquiera de los dos botones llegar a un tercer cuadro
de dilogo donde podr dar nombre a su etiqueta personalizada, indicar el
nmero de etiquetas que forman una fila y especificar todo tipo de
dimensiones particulares como la separacin con los mrgenes o la
separacin del texto con el extremo superior de la etiqueta. Para prximas
sesiones de trabajo podr ver sus etiquetas personalizadas, o las estndar,
por medio de la casilla Mostrar tamaos personalizados de etiquetas.
Cuando haya terminado todos estos pasos haga clic en el botn Siguiente,
seleccione los formatos para la letra y haga clic en Siguiente; en este tercer
cuadro de dilogo agregue en el orden deseado los campos en la etiqueta
prototipo; para aadir los campos haga doble clic sobre el campo o

seleccinelo y luego haga clic sobre el botn situado entre las dos etiquetas
con signo >, en esta etiqueta podr escribir lo que desee y para espaciar los
campos utilice la <Barra espaciadora>. Para saltar a otra lnea pulse la tecla
<Intro> o la <Flecha abajo> de las teclas del cursor, cuando haya
terminado, ya sabe, haga clic en Siguiente. En el cuarto cuadro de dilogo
seleccione los campos por los que desea ordenar las etiquetas, en casos de
elevado nmero de cartas suele interesar ordenar por cdigos postales,
haga clic en Siguiente. Con este ltimo paso habr terminado, slo le faltar
aceptar el nombre de Access para este informe, o escribir el que usted
desee, y hacer clic en Finalizar. Observe el resultado y aprenda a hacer
etiquetas desde cero abriendo en modo Diseo el informe que Access a
creado por medio del asistente.

Guardar un formulario
como un informe.
Personalizar una barra de
herramientas

Aunque un formulario se puede imprimir, su principal misin es la de

mostrar en pantalla la informacin de la base de datos. Es posible que le
interese partir de un formulario ya creado para obtener un informe al que
luego podr modificar para sacar partido de las caractersticas especiales de
los objetos Informes de Access.

Abra en modo diseo el

formulario que se desea
convertir a informe,

Ejecute Ver/Barras de
herramientas y haga clic
en el botn Personalizar.

En la lista de Categoras
seleccione Diseo de
formularios e informes,
desplace el cuadro de
dilogo para dejar libre
la barra de
herramientas.

Arrastre el botn
Guardar como informe,
que no se encuentra en
la barra de herramientas
de Diseo del
formulario, hasta
cualquier lugar libre de
la barra de
herramientas.

Haga clic en el botn

Cerrar.

Haga clic sobre el botn

que acaba de aadir a la
barra de herramientas,
Guardar como informe.

Nombre el informe como

desee y haga clic en
Aceptar.

Cierre el formulario

Abra en modo diseo el

informe que acaba de
crear.

Observe que parece que no ha cambiado nada excepto que la seccin

Encabezado del formulario ahora es Encabezado del informe, abra las hojas
de propiedades de los controles e incluso la del subformulario, haga una
presentacin preliminar y observe los resultados. Como ver, pocas
diferencias existen en cuanto a controles y propiedades.

Crear informes sin

asistente

Los controles y propiedades en los informes son prcticamente los mismos

que en formularios, para no repetir los mismos temas, le recomendamos
que revise los Captulos anteriores que tratan sobre formularios, en este
apartado trataremos slo las diferencias ms notables. La ventana de
diseo del formulario resulta familiar, pues contiene los mismos elementos
que la de formularios y la caja de herramientas tiene los mismos botones.
Antes de comenzar debe saber lo siguiente, en la seccin Detalle se pueden
situar controles calculados, el asistente no lo permite.
Cuando se crea un control calculado en la seccin Detalle no se puede
utilizar su nombre para calcular otros controles calculados, hay que repetir
en stos la expresin del control calculado que estamos tratando. Se
recomienda crear una consulta con el campo calculado y utilizarla como
consulta subyacente del informe, el nombre de este campo calculado s se
puede usar en los controles del informe. Tanto en informes como en
formularios, podemos modificar la consulta subyacente en la propiedad
Origen del registro, situada en la ficha Datos de la hoja de propiedades del
informe o formulario.
Otro dato a conocer es que si bien no se pueden utilizar los nombres de los
controles calculados de la seccin Detalle para obtener otros controles
calculados, si se pueden utilizar los nombres de los controles calculados de

las secciones ms externas respecto a la que nos encontramos; por ejemplo,

se puede utilizar el total del Pie del formulario para calcular los porcentajes.
Encabezado/Pie de informe: El encabezado se imprime al comienzo del
informe y el pie en la ltima pgina pero delante del pie de pgina. El
encabezado se destina fundamentalmente para ttulos y fechas, y el pie
para obtener totales de todos los registros.
Encabezado/Pie de Pgina: Al comienzo y al final de cada pgina, el
encabezado se destina fundamentalmente a contener las etiquetas que
identifican los datos de las columnas, los saldos arrastrados de la pgina
anterior y un texto identificativo. En los pies de pgina se suele disponer la
funcin =Pgina() para numerar las pginas.

Propiedades especiales de
los controles de informes

Veamos algunas diferencias entre los controles de informe y los de

formulario.
Ocultar duplicados: Si abre la hoja de propiedades de un control, en la
ficha Formato podr modificar la propiedad Ocultar duplicados al valor S
para de este modo poder evitar que se repita un mismo valor.
Suma continua: Esta propiedad situada en la ficha Datos tiene tres valores
posibles: No, Sobre grupo y Sobre todo. El primero es el valor por omisin y
significa que el control muestra los valores contenidos en el campo tal cual.
El segundo acumula los valores de los registros anteriores produciendo un
total de grupo en el ltimo registro del grupo. El tercero hace lo mismo que
el segundo pero sobre el total de los registros, es decir, muestra el valor real
del primer registro y en el ltimo registro del informe se mostrar el total de
todo el informe.

Ordenar y agrupar datos

Si desea crear un informe sin asistente o modificar un informe para aadir o

eliminar agrupaciones, en la ventana de diseo del informe ejecute
Ver/Ordenar y agrupar o haga clic en el botn Ordenar y agrupar.
En el apartado anterior vimos la propiedad Ocultar duplicados, si lo que
queremos es obtener un informe que resuma todas las compras del mismo
artculo, tendremos que crear un nuevo grupo.

Crear un subinforme

El procedimiento es el mismo que para el subformulario. Primero cree el

informe principal, despus el secundario, inserte el subinforme dentro del
informe y enlcelos.

Apndice A

Las expresiones de Access

Crear una expresin

En las expresiones se combinan operadores, funciones, valores e

identificadores en una unidad que produce un resultado. Las expresiones
pueden ser tan sencillas como una expresin aritmtica, como (1 + 1), o
pueden realizar operaciones complejas en los datos. La siguiente expresin
de validacin genera un error si el valor del campo Pas es Francia, Italia o
Espaa y el campo Cdigo Postal contiene menos o ms de cinco
caracteres: = [Pas] En (Francia, Italia, Espaa) Y Longitud(([Cdigo
Postal)<>5).
Si el nombre del campo, control, tabla, consulta, formulario o informe, no
contiene espacios, no hace falta que utilice los caracteres corchetes ( [ y ] ),
en caso contrario es obligado. Le recomendamos que siempre encierre los
nombres entre dichos caracteres. Los valores de fechas se situarn entre
almohadillas (#), los de texto entre dobles comillas () y las expresiones de
campos o controles calculados debern ir precedidas del signo igual (=); en
muchos casos Access pondr estos formatos por usted.
Cuando establezca la propiedad Nombre de un control calculado, asegrese
de que utiliza un nombre nico, no utilice el nombre de uno de los controles
utilizados en la expresin.
Podr utilizar expresiones para: establecer una propiedad que defina un
control calculado, una regla de validacin, o el valor predeterminado de un
campo. Crear criterios o un campo calculado, o actualizar registros de una
consulta o filtro. Establecer una condicin para llevar a cabo una accin o
una serie de acciones en una macro o especificar argumentos para muchas
acciones. Especificar argumentos para muchas funciones, instrucciones y
mtodos en los procedimientos de Visual Basic para aplicaciones. Editar una
consulta SQL en el modo de ver SQL de la ventana Consulta o utilizar una
instruccin SQL en el valor de una propiedad o argumento.

Los operadores

Los operadores evalan dos expresiones para ofrecer un resultado, su

sintaxis general es;
Resultado = expr1 operador expr2.

Operadores aritmticos

Realizan clculos. En general, el tipo del resultado ser el del operando de

mayor precisin (si interviene un Entero largo o uno Doble, ste ser el tipo
del resultado>).
Suma (+), resta (-)

Se pueden sumar o restar datos numricos, fechas y

texto. Si uno de los controles es null el resultado

ser null. Se convierten a cero mediante la

funcin Nz.

Resta(-)

Se pueden restar numricos (tambin para cambio de

signo) o fechas.

Producto (*)

Se pueden multiplicar datos de tipo numrico.

Divisin (/) (\)

Dividen enteros o nmeros con decimales. El

resultado; en el primer caso podr presentar
decimales, en el segundo perder los decimales y
ser de tipo entero. Ejemplo, 5 \ 2 =2.

Divisin (\)

Divide enteros o nmeros con decimales

Exponenciacin (A) Eleva un nmero a un exponente. Ejemplo, 2^3=8.

Mdulo (Mod)

Calcula el resto de una divisin. Ejemplo, 8 Mod 3 =2.

Concatenacin (&)

Para unir dos textos. Ejemplo, [Nombre] & &

[Apellidos].

Operadores lgicos

Los operadores lgicos se utilizan para realizar comprobaciones de

Verdadero o Falso.
Sintaxis: resultado= proposicin1 operador proposicin2 y para el operador
Negado resultado = Negado proposicin1. En las proposiciones pueden
intervenir nmeros, fechas y textos.
Operado
r
Verdadero

Falso

Las dos proposiciones tienen

que ser ciertas. Ejemplo,
(4<5) Y (5>3)

Todos los dems casos.

Se tiene que cumplir una de

las dos proposiciones o
ambas

Las dos han de ser falsas.

Oexcl

Una proposicin verdadera y

la otra falsa.

Las dos verdaderas o falsas.

Negado

Si la proposicin es falsa.

Si la proposicin es verdadera.

Ejemplo, Negado(5<3).

Operadores de comparacin

Los operadores de comparacin, que tambin se conocen como operadores

relacionales, comparan dos expresiones. Sintaxis;
resultado exprloperador expr2
La siguiente tabla contiene una lista de los operadores de comparacin y su
resultado;
Operador

Significado

Verdadero

Falso

Nulo

<

Menor que

expr1 <
expr2

expr1 >=
expr2

expr1 o
expr2=Null

<=

Menor o igual expr1 <=

que
expr2

expr1 >
expr2

expr1 o
expr2=Null

expr1 <=
expr2

expr1 o
expr2=Null

expr1 <
expr2

expr1 o
expr2=Null

Igual que

expr1 =
expr2

expr1
<>expr2

expr1 o
expr2=Null

Distinto de

expr1 <>
expr2

expr1 o
expr1 =expr2 expr2=Null

expr1 >
expr2

>

Mayor que

>=

Mayor o igual expr1 >=

que
expr2

<>

Operadores de caracteres

Se utilizan para comparar dos cadenas de texto.

Sintaxis; texto Como referencia.
El resultado ser verdadero si el texto y la referencia son iguales (o nulo, si
alguno de ellos no tiene datos).
El texto es el contenido del campo o de la cadena que se pretende comparar
con la referencia. Esta referencia puede incluir caracteres comodn:

y
#
*

Sustituye a un solo carcter. Ejemplo, texto Como ca?a, el resultado

ser verdadero si el texto fuera casa, cama, caja, capa, etc. # para
dgitos, 28## # los cdigos postales de Madrid.
Sustituye cualquier nmero de caracteres. Ejemplo, texto Como
*asa, el resultado ser verdadero si el texto fuera casa, asador,

casaban, etc.
Sustituye a un solo carcter de la lista. Ejemplo asa[rn], podr valer
[xyz asar o asan pero no asas; [cr]asa, podr valer casa o rasa pero no
]
masa; tambin podr situarse entre medias.
[xy]

Sustituye a un solo carcter en el rango de letras de la lista. Ejemplo,

[c-g] esta lista se puede sustituir por [cdefg].

[!
Sustituye a un solo carcter que puede ser cualquiera excepto los de
xyz] la lista.
[!xz]

Sustituye a un solo carcter que puede ser cualquiera excepto los

comprendidos en el rango de caracteres de la lista.

Identificadores

Access llama identificadores al nombre de los distintos objetos que

componen la base de datos, es decir, a las tablas, consultas, formularios,
informes, campos, controles, propiedades, etc. Mediante los identificadores
podremos referirnos a otros objetos de la base de datos distintos de aqul
que est activo en ese momento. Pueden contener hasta tres partes: la
primera es el tipo de objeto de Access (por ejemplo, formulario o informe),
la segunda es el nombre del formulario o del informe definido por nosotros y
la tercera es el nombre del objeto que contiene el elemento al que nos
queremos referir. Por ejemplo, para referirnos al control Precio unidad del
formulario Subformulario pedidos, el identificador ser Formularios!
[Subformulario pedidos]![Precio unidad].
Los operadores de los identificadores son el signo de admiracin (!) y el
punto (.), el operador ! indican que es un objeto definido por el usuario, el
punto indica que es un objeto del sistema