Con relacin al Acuerdo 060 realizar lo siguiente:

1. Cul es la identificacin del acto administrativo Acuerdo 060 de 2001.

ACUERDO No. 060
(30 de octubre de 2001)
POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIN DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PBLICAS Y LAS
PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PBLICAS
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, en uso de sus facultades legales, en
especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000.
CONSIDERANDO:
Que para la adecuada prestacin de los servicios ofrecidos por las Unidades de
Correspondencia de las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, es
necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que
rigen la Administracin Pblica.
Que la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de la Nacin, entre ellas
la de fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de
junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que
hacer archivstico.
Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que
regulan la funcin archivstica del Estado, por intermedio del Archivo General de la
Nacin.
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrnico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificacin.
Que el Gobierno Nacional ha diseado la Agenda de Conectividad, como una poltica de
Estado, que busca masificar el uso de las tecnologas de la informacin en Colombia y con
ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones pblicas
y socializar el acceso a la informacin, dndole carcter legal mediante la Directiva
Presidencial No. 02 del 2000.
Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trmites
innecesarios existentes en la Administracin Pblica.
Que la planeacin, programacin, organizacin, direccin y avance de las entidades, se
logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la informacin y en
consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como
parte integral de la gestin documental.
2. Qu entiendes por comunicaciones oficiales.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
3. De acuerdo a las definiciones contempladas en el Artculo Segundo, realizar los
siguientes:
a. Escoge tres conceptos y defina con sus palabras lo entendido.
Documento electrnico de archivo: El registro de informacin generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante
su vida.

Archivo electrnico : Es el grupo de los documentos electrnicos, producidos y tratados por

una forma de archivo virtual, siguiendo la estructura orgnico-funcional de la persona que
lo hace.
Radicacin de comunicaciones oficiales: es el procedimiento por el cual las empresas
asignan un numero consecutivo a la correspondecia enviada o resivida o tambien a un
archivo general.
b. Busque un compaero y comparta sus definiciones con los otros tres conceptos de l.
Paragrafo: es cuando mandamos un documente sin firmar es algo annimo y se deben
remitida sin radicar.
Electronico: para m es como hacer el trabajo un poco ms fcil ya q solo se necesitara la
ayuda de internet.
Comunicaciones internas: yo lo entiendo porque son comunicaciones entre los de las
empresas informacin que no debe salir de dicha entidad.
c. Ambos compartirn los conceptos y los relacionar en el trabajo de cada uno indicando
de qu compaero corresponde
.Compart mis conceptos con Jessica Morales Marin.
4. Que entiendes por unidad de correspondencia.
Las entidades debern establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de
correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de
recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones, de tal manera, que estos
procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental y los
programas de conservacin, integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos de
gestin , centrales e histricos.
5. Las unidades de correspondencia velarn por el estricto cumplimiento de las
disposiciones. Consideras que un documento sin firma deba ser:
a. Eliminado
b. Despachado
c. Recibido
d. Archivado
Un archivo cuando se resive sin firma debe ser Despachado para exigir la firma, y un
documento que se despacha se debe archivar por si mas adelante se necesita de ste.
6. Realiza un cuadro comparativo entre: radicacin de comunicaciones oficiales,
comunicaciones internas, control comunicaciones oficiales, comunicaciones oficiales
recibidas, comunicaciones oficiales enviadas, comunicaciones va fax, comunicaciones por
correo electrnico,
Cuadro Comparativo
Radicacin de comunicaciones oficiales

Los procedimientos para la radicacin de comunicaciones oficiales, velarn por la

transparencia de la actuacin administrativa, razn por la cual, no se podrn reservar
nmeros de radicacin, ni habr nmeros repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la
numeracin ser asignada en estricto orden de recepcin de los documentos; cuando el
usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregar de
inmediato su copia debidamente radicada.
Comunicaciones internas
Para las comunicaciones internas de carcter oficial, las entidades debern establecer
controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas,
utilizando los cdigos de las dependencias, la numeracin consecutiva sistemas que
permitan la consulta y oportunamente, ya sean stos, manuales o automatizados.
Control comunicaciones oficiales
Las unidades de correspondencia, elaborarn planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permitan certificar la recepcin de los documentos, por parte de los
funcionarios competentes y dispondrn de servicios de alerta para el seguimiento a los
tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
Comunicaciones oficiales recibidas
Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones debern ser revisadas, para
verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o
entidad que las remite, direccin donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente,
si es competencia de la entidad, se proceder a la radicacin del mismo.
Comunicaciones oficiales enviadas
Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarn en original y
mximo dos copias, remitindose el original al destinatario, la primera copia a la serie
respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos
correspondientes y la segunda copia reposar en el consecutivo de la unidad de
correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retencin documental. En los
casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarn igual cantidad de copias
adicionales.
Comunicaciones via fax
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarn, teniendo en cuenta
la informacin que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retencin
documental, para la respectiva radicacin en la unidad de correspondencia, la cual se
encargar de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados
para su administracin.

Comunicaciones por correo electrnico

Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrnico, reglamentarn su
utilizacin y asignarn responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas.
En todo caso, las unidades de correspondencia tendrn el control de los mismos,
garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

7. Cules son las normas tcnicas laborales que se involucran en el procedimiento de

conservacin documental.
LEY 594 DE 2000
(julio 14)
Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4124 de 2004
por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
8. Cmo debe ser el horario de atencin al pblico.
Todas las unidades de correspondencia, informarn el horario de atencin al pblico en un
lugar visible y de fcil acceso para los ciudadanos.
9. De acuerdo a la siguiente grfica consulta cada trmino e interprtala segn lo
investigado:
Recepcion: lugar en donde se resiven los documentos, muchas veces tambien se le emplea
un radicado en este sitio.
Clasificacion: En los sistemas de archivos jerrquicos, usualmente, se declara la ubicacin
precisa de un archivo con una cadena de texto llamada ruta. La nomenclatura para rutas
vara ligeramente de sistema en sistema, pero mantienen por lo general una misma
estructura. Una ruta viene dada por una sucesin de nombres de directorios y
subdirectorios, ordenados jerrquicamente.
Apertura: La estructura de directorios suele ser jerrquica, ramificada o "en rbol", aunque
en algn caso podra ser plana. En algunos sistemas de archivos los nombres de archivos
son estructurados, con sintaxis especiales para extenciones de archivos y nmeros de
versin. En otros, los nombres de archivos son simplemente cadenas de texto y los
metadatos de cada archivo son alojados separadamente.
Revision: espus de importar o convertir su archivo, puede revisar los detalles del archivo
en la tabla Revisar importaciones y archivos convertidos. Aqu puede descargar diversos
resmenes y archivos de informe como ayuda para revisar o actualizar su archivo.
Radicacion: Por medio de esta herramienta se puede generar varias cartas de salida o
entrada con una plantilla creada previamente por el usuario, que contiene el mismo texto y
sern remitidas a diferente destinatario.
Registro:en programacin, es un tipo de dato estructurado formado por la unin de varios
elementos bajo una misma estructura. Estos elementos pueden ser, o bien datos elementales
(entero, real, carcter), o bien otras estructuras de datos. A cada uno de esos elementos se le
llama campo.
Reporte:Generalmente, el propsito es un informe, como su propio nombre indica, es
informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como
recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles

acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser
pblicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del
gobierno, los negocios, la educacin o la ciencia
Dependencia: la subordinacin o hipotaxis es un tipo de relacin sintctica entre diferentes
constituyentes sintcticos. Un constituyente sintctico A est subordinado a otro elemento B
si, A es parte de B, o en trminos de rboles sintcticos, si el nudo correspondiente a A est
dominado por el nudo correspondiente a B.
10. De acuerdo a la siguiente grfica consulta cada trmino e interprtala segn lo
investigado:

Oficina Productora: Una oficina es un saln destinado al trabajo. Existen muchas formas de
distribuir el espacio en una oficina segn la funcin y cuntas personas trabajarn dentro
del mismo cuarto.
Elaboracion: accion y efecto de elaborar en este caso un documento.
Firma:La firma es una palabra, o pequeo mensaje o dibujo, que tiene como fin identificar
y asegurar o autentificar la identidad de un autor o remitente, o como una prueba del
consentimiento y/o de verificacin de la integridad y aprobacin de la informacin
contenida en un documento o similar
Traslado:Cambiar a una persona o una cosa de luga
Verificacion:La verificacin en un experimento cientfico, es un paso necesario para probar
una teora. Pero aunque resulte positiva, no nos asegura que el resultado verificado sea
correcto.
Numeracion y fechado:Por medio de esta herramienta se puede generar varias cartas de
salida o entrada con una plantilla creada previamente por el usuario, que contiene el mismo
texto y sern remitidas a diferente destinatario.
Registro: es un tipo de dato estructurado formado por la unin de varios elementos bajo una
misma estructura. Estos elementos pueden ser, o bien datos elementales (entero, real,
carcter), o bien otras estructuras de datos. A cada uno de esos elementos se le llama
campo.
Sepacion:Formar grupos con elementos iguales o parecidos que antes estaban mezclados
con otros distintos
Envio: Hacer llegar una cosa a un lugar.