B.

DETERMINACIN DE LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL Y

FUNCIN DE LAS AREAS DE COMPRAS

ORGANIZACIN DEL REA DE COMPRAS

rea de Finanzas

Es el rea que se encarga del optimo control, manejo de recursos econmicos y

financieros de la empresa, esto incluye la obtencin de recursos financieros tanto
internos como externos, necesarios para alcanzar los objetivos y metas empresariales
y al mismo tiempo velar por que los recursos externos requeridos por la empresa sean
adquiridos a plazos e intereses favorables.
Funciones:
1-Financiamiento
2-Contralora

3-Crdito y Cobranza
4-Impuesto

rea de Mercadotecnia (o Ventas)

Es el rea que se encarga de canalizar los bienes y servicios desde el producto hasta
el consumidor o usuario final. Entre las funciones de mercadeo podemos mencionar: la
investigacin de mercados, el presupuesto de mercadeo, la determinacin de
empaque, envase, etiqueta y marca, la distribucin y venta de los productos, la
determinacin del precio de los artculos la publicidad y la promocin.
Funciones:
1-Investigacin de mercados
2-Planeacin y desarrollo de producto
3-Precio
4-Distribucin y logstica

5-Ventas
6-Comunicacin

rea de Produccin
Es el rea encargada de trasformar la materia prima en productos y servicios
terminados, utilizando los recursos humanos, econmicos y materiales (herramientas y
maquinaria) necesarios para su elaboracin. Entre las principales funciones del rea
de produccin, el mantenimiento y reparacin de maquinaria o equipo, el
almacenamiento de materia prima, producto en proceso, producto terminado y el
control de calidad.
Funciones:
1-Ingeniera de
producto
a) Diseo del producto
b) Pruebas de
Ingeniera

c) Asistencia a
mercadotecnia
2-Ingeniera de planta
3-Ingeniera industrial
4-Planeacin y control

de la produccin
5-Abastecimientos
6-Fabricacin
7-Control de calidad

rea de Recursos Humanos (Personal)

Es el rea encargada de la direccin eficiente y efectiva del recurso humano de la
empresa. Dentro de las principales funciones de esta rea, se pueden mencionar:
Reclutamiento y seleccin de personal capaz, responsable y adecuado a los puestos
de la empresa, la motivacin, capacitacin y evaluacin del personal; el
establecimiento de un medio ambiente agradable para el desarrollo de las actividades.
Funciones:
1-Contratacin y empleo
5-Servicios y Prestaciones
2-Capacitacin y desarrollo
6-Higiene y seguridad
3-Sueldos y salarios
7-Planeacin de recursos humano
4-Relaciones laborales

La responsabilidad global del desarrollo eficiente de las actividades empresariales en

estas cuatro reas, es exclusiva del empresario ya que es el quien tiene que dar el
ejemplo y trabajar con responsabilidad y empeo para que se cumplan los objetivos
planificados, y motivar al personal a participar activamente en el crecimiento y
desarrollo empresarial.

OBJETIVOS Y POLITICAS DEL REA DE COMPRAS

Objetivos:

Servir econmicamente a compaa y contribuir con su utilidad.

Adquirir materiales a precios bajos.

Mantener las fuentes adecuadas.

Mantener lo inventarios y niveles mnimos esenciales.

Mantener a la administracin informada.

Cooperar con otras actividades de la compaa.

Buscar materiales nuevos y mejores.

Polticas:
Identificacin de Requerimientos: Desarrollo de planes de abastecimiento y toma
de decisin en la compra de productos o servicios en congruencia con los
objetivos organizacionales y con las estrategias de la direccin. Revisar los
requerimientos de compras de acuerdo con las restricciones presupuestarias.
Determinar el mtodo apropiado de abastecimiento. Anlisis Costo / beneficio.
Examen de muestras y participacin de los departamentos involucrados
Preparacin de requerimientos: Desarrollo y revisin de especificaciones,
condiciones de trabajo y de performance. Criterios de aceptacin. Localizacin de
proveedores de materiales o servicios. Preparacin de las licitaciones y
cotizaciones incluyendo especificaciones, trminos y condiciones. Management y
desarrollo de aceptabilidad de proveedores.
Anlisis de Proveedores: Evaluacin de ofertas y determinacin de la mejor.
Visitas a proveedores y evaluacin de su adecuacin. Medicin de performance
con estndares predeterminados o con sistemas de evaluacin.
Ejecucin de Contratos, Implementacin y Administracin: preparacin y emisin
de contratos y rdenes de compras. Revisiones legales. Administracin de
contratos y rdenes de compras desde el otorgamiento hasta el completamiento.
Entregas urgentes y procedimientos de seguimiento. Resolucin de diferencias
con proveedores. Problemas de pagos con proveedores y departamentos de
usuarios. Revisin de procedimientos y prcticas de compras, conformidad con
leyes, polticas y principios ticos bajo la direccin de compras.
Negociaciones: Preparacin y desarrollo de estrategias y tcticas de negociacin.
Obtencin del mximo valor entorno a los proveedores.

COMPRA y negociacin
Vale decir que el departamento de compras se debe de sentir satisfecho si se obtiene
precios que se adecuen a la situacin del mercado, al volumen de la compra en
particular y a las condiciones de pago. Se le considera como el arte de llegar a un
compromiso y acuerdos agradables para ambas partes respecto a la compra.
Se debe establecer las condiciones de compras, forma de pago, calidad, precio,
garanta del producto, tiempo de entrega y servicios.

Registros
En caso de efectuar compras por contrato se debe disponer en todo momento; de un
registro de contratos en donde se muestre la mercanca, el proveedor, el nmero de
pedido, la cantidad contratada, los plazos lmites de los contratos, el precio, la unidad y
en s todas las condiciones que fueron establecidas al redactar el contrato, a fin de
mantener y vigilar el cumplimiento de lo contratado.

Tramitacin y seguimiento
Un pedido de compras llamado tambin orden de compras, representa la demanda
efectuada a un proveedor para suministrar al comprador de materiales especificados.

Una vez que el departamento de compras haya resulto la eleccin del proveedor para
la adquisicin de una o mas materiales, emita el pedido de compra. Este documento
formaliza la operacin de compra. La emisin del pedido de compra debe de ser
efectuada para formalizar la operacin de compra. La documentacin a utilizar es la
solicitud de compra, cotizacin de precios, pedido de compras e informes de
recepcin.
Todas aquellas actividades pendientes para realizar una compra.
Es checar o supervisar que todas la actividades se lleven a cabo correctamente.

Administracin
Dentro de la administracin debe existir personal que realice el seguimiento o
vinculacin con los proveedores con una serie de tareas burocrticas en las que se
pueden mencionar las relativas a la registracin de los pedidos de compras, los
remitos, las facturas los informes por la recepcin de las mercancas de todos lo
dems registros necesarios vinculados con la funcin de compras.
Es la aplicacin del proceso administrativo a las actividades desarrolladas en el rea
de compras.

INVESTIGACIN
El mejor respaldo de un departamento de compras en saber si comprar a un proveedor
es un precio apropiado a los factores bsicos para la eleccin del proveedor son el
precio, la calidad y la capacidad para entregar los materiales.
Consiste en cerciorarse de que todo lo comprado sea de buena calidad, de estar al
tanto de lo que sucede en el mercado.

uprointroadmon.blogspot.mx/2007/06/reas-funcionales-de-la-empresa.html
http://notasadministrativas.es.tl/Objetivos-y-Politicas-del-Area-de-Compras.htm
ual.dyndns.org/Biblioteca/Compras/Pdf/Unidad_06.pdf