Propuesta de la estructura del Plan de Difusin

Interoperabilidad y Gestin para una Red Federada

Latinoamericana de Repositorios Institucionales de
Documentacin Cientfica
Responsable: Ysabel Briceo

31 de Marzo de 2011

INDICE

1.- Introduccin........................................................................................................ 3
2.- Objetivos ............................................................................................................ 5
Objetivo General .................................................................................................. 5
Objetivos especficos ........................................................................................... 5
3.- Identificacin de los pblicos objetivos ............................................................... 6
4.- Canales y formas de difusin ........................................................................... 8
5.- Estrategias y etapas de difusin....................................................................... 11
Estrategia por niveles ........................................................................................ 14
6.- Tipos de materiales .......................................................................................... 22
7.- Canales, periodicidad y formas de difusin ...................................................... 23
8.- Impactos y beneficios esperados ..................................................................... 28
9.- Sobre la Gestin del Plan de difusin............................................................... 30
Escenario 1: Gestin por niveles ....................................................................... 30
Escenario 2: Gestin distribuida ........................................................................ 32
Escenario 3: Gestin centralizada ..................................................................... 33
10.- Medios y actividades (caracterizacin) ........................................................... 34
11.- Resumen de actividades, productos y recursos ............................................. 39

1.- Introduccin
El siguiente es el primer Informe correspondiente a la Consultora en el Plan de
Difusin del Proyecto Estrategia Regional y Marco de Interoperabilidad y Gestin
para una Red Federada Latinoamericana de Repositorios Institucionales de
Documentacin Cientfica de Repositorios Institucionales de Documentacin
Cientfica, prevista en su componente N 1.
El Informe somete a consideracin la propuesta de estructura del Plan, de acuerdo
a los trminos de referencia sugeridos para esta etapa:

Definicin de los objetivos del Plan de Difusin.

Identificacin de los pblicos objetivos, a quien se dirigirn las estrategias y
sus necesidades.
Identificacin y presentacin de los diferentes canales y formas de difusin
de acuerdo con los propsitos definidos y los pblicos objetivo
identificados.
Caracterizacin de los tipos de materiales que se usarn en el Plan de
Difusin.
Recomendacin de la frecuencia de uso de diferentes canales y formas de
difusin.
Identificacin de los impactos y beneficios esperados.

En cuanto a la participacin en las reuniones presenciales o virtuales necesarias

para llevar a cabo la estrategia, este aspecto se incluye en los medios y dentro de
las estrategias generales.
Tambin deja a consideracin uno de los aspectos que podran llegar a ser crticos
para garantizar el xito del desarrollo del proyecto: la Gestin de la Comunicacin.
Cabe destacar en este sentido que el Plan propone una gestin de la
comunicacin en dos niveles, apoyndose en una red de enlaces nacionales de
comunicacin que seran designados por los socios del proyecto. Tomando en
cuenta las implicaciones de esta gestin, se han desplegado sus ventajas y
desventajas; como recomendacin de la Coordinacin General del Proyecto,
fueron ofrecidos dos escenarios adicionales, alrededor de los cuales se debe
tomar la decisin para la Gestin de la Comunicacin del Proyecto.
Al respecto debe destacarse que la Gestin de la Comunicacin del Proyecto debe
darse en forma progresiva en la medida en que se vayan generando los avances
respectivos. De tal manera que la siguiente propuesta constituye una ruta
estratgica que ser alimentada dependiendo del tipo de contenido derivado del
desarrollo del Proyecto. Por tanto, al menos una persona debe estar al frente de
esta actividad durante su perodo de ejecucin. Los socios pueden considerar, en
caso extremo, si el proyecto no hubiera previsto esta figura, delegar las actividades
previstas en el Plan progresivas segn cada fase del Proyecto- en alguna de las
opciones que se incluyen como opciones extraordinarias, en la seccin
correspondiente a la Gestin del Plan.

Como gua inicial hemos tomado los documentos disponibles hasta el momento del
cierre de la Consultora, los cuales han servido para proponer la organizacin de la
informacin del Proyecto, insumo base para el primer camino del Plan: el Sitio
Web. En gran medida, el discurso de presentacin del Proyecto, va Web y las
principales interrogantes a responder sobre Acceso Abierto y sobre la Red,
debern tratar de ir respondiendo a las inquietudes de pblicos con roles distintos
en este tema: bibliotecarios, investigadores, autoridades, entre los nombrados
como importantes entre las sugerencias del Comit Tcnico del Proyecto.
Segn la metodologa prevista, esta fase incluy la realizacin de reuniones con
representantes del Proyecto, y el coordinador del Componente 1, as como la
revisin exhaustiva de los documentos asociados al proyecto, registrados en la
Web por el coordinador del componente 1.
As, se revisaron los objetivos principales del proyecto, los actores internos y
externos, las expectativas y ritmos de progreso. Todos estos aspectos fueron
cruzados con las estrategias de comunicacin, de manera tal que stas
contribuyeran al xito del proyecto.
Los insumos derivados generaron un escenario que permiti desagregar tipos de
mediaciones, posibles protocolos de comunicacin del proyecto, mbitos de
trabajo sobre los cuales actuar, acompaado de los productos y sus respectivas
caractersticas.
El Plan es considerado una ruta estratgica de medios y actividades para
promover la informacin derivada del Proyecto y hacerlo visible. En este sentido,
debe aprovechar los enlaces naturales derivados de los componentes del
proyecto, lo cual supone una estructura mnima de interaccin con actores claves:
autoridades nacionales, activistas en Acceso Abierto y personal tcnico.
Las estrategias propuestas estn previstas para atenuar los riesgos en la
resistencia al cambio en torno al tema que ocupa al proyecto y aumentar el xito
final en la voluntad poltica para los acuerdos de la Red. No obstante, las
posibilidades de alcance en los objetivos del proyecto son, como es comprensible,
apegados a la globalidad de los componentes que lo afectan, en la que la
comunicacin es parte de un grueso.
El eje central de la propuesta destaca la apropiacin progresiva de los pases de la
Regin, de la Red Federada de Repositorios, cuyo ideal es pasar del mbito
informativo al mbito de respuestas favorables e identificacin con esta iniciativa.

2.- Objetivos
El Plan de Difusin debe contribuir a aumentar las posibilidades de consenso y
reforzar los supuestos importantes establecidos en el Marco Lgico del Proyecto1,
en cuanto a generar un escenario favorable que contribuya a estimular:
-

La creacin de repositorios nacionales.

Aceptacin de la Red de Repositorios.
Identificacin con la propuesta base del Proyecto.
Apropiacin de las actividades derivadas de la propuesta piloto y
adaptacin a los contextos nacionales.
Participacin de los pases en las estrategias de entrenamiento y
transferencia.

Objetivo General

Ubicar en una posicin favorable al Proyecto Red Federada

Latinoamericana de Repositorios Institucionales de Documentacin
Cientfica ante los diferentes pblicos objetivo, contribuyendo a aumentar su
visibilidad regional e internacional.

Objetivos especficos

Definir el concepto del Plan de Difusin -en todas sus fases y dinmicasdel proyecto regional para la gestin de una Red Federada Latinoamericana
de Repositorios Institucionales de Documentacin Cientfica, soportado en
las implicaciones temticas que se deriven, con pblicos y mediaciones
definidas.
Disear rutas de trabajo estratgico para la comunicacin del proyecto.
Definir actividades que atiendan a:
- Informar sobre el Proyecto
- Sensibilizar sobre Acceso Abierto
- Identificar los pases con la Red de Repositorios

Marco Lgico del Proyecto. Estrategia Regional y Marco de Interoperabilidad y Gestin para
una Red Federada Latinoamericana de Repositorios Institucionales de Documentacin
Cientfica. Per, 2010. Documento disponible en:
https://docs.google.com/viewer?a=v&pid=sites&srcid=ZGVmYXVsdGRvbWFpbnxiaWRjbGFyY
XxneDo1NDhiZDI0YzgxYWRhNDEz&pli=1

3.- Identificacin de los pblicos objetivo

El pblico clave al que apunta el Plan de Difusin est identificado de la siguiente
manera:
Pblico interno
Miembros de la gestin del Proyecto
representantes designados, consultores).

(Junta

Directiva,

enlaces,

Pblico intermedio:
Autoridades pblicas de organizaciones regionales que estimulen la
actividad educativa, cientfica y tecnolgica
Autoridades pblicas nacionales asociadas al tema de la ciencia y la
tecnologa; autoridades nacionales de instituciones de educacin superior.
Aliados naturales de Acceso Abierto en la Regin
Pblico final:
Personal tcnico
Usuarios principales de Repositorios (investigadores, bibliotecarios);
Usuarios finales (representantes de la sociedad que no forman parte de los
pblicos anteriores).
Formas de atender las necesidades de los pblicos objetivo:
Pblico interno:
El correo electrnico sigue siendo el mecanismo fuerte para la
comunicacin cotidiana, pero deber considerarse la separacin de
subgrupos claves que atienden a estrategias distintas del proyecto y que
sern coordinadas por personas diferentes, en quienes recae la
responsabilidad de la fluidez de la informacin.
No obstante, se recomienda el envo eventual de informacin a todos los
miembros del proyecto, en aquellas etapas que sean significativas para su
avance, segn las recomendaciones planteadas ms adelante sobre
cundo informar. Una lista interna de correos puede contribuir con este
aspecto. Esto permitir a los miembros del proyecto tener una idea global
de su avance.
Mediante una Wiki, los actores internos podrn contar con el registro
progresivo de los avances del proyecto y tendrn posibilidades de
intercambiar ideas y proponer cambios en las temticas derivadas.
Pblico intermedio:
Las autoridades pblicas de organizaciones regionales y nacionales que
estimulan la actividad educativa, cientfica y tecnolgica y autoridades
nacionales de instituciones de educacin superior conforman un pblico
intermedio porque tienden a ser necesarios en las tomas de decisiones que
pudieran afectar los avances del Proyecto. En los contextos nacionales,
stos podran o no formar parte del Proyecto, y an as es necesario
generar ambientes globales en este grupo, bien sea para estimular

respuestas favorables a los objetivos del Proyecto, bien sea para iniciarse
en el camino del Acceso Abierto en la Regin.
Este tipo de pblicos debe abordarse en reuniones formales, muy dirigidas,
en las que se pueda ir definiendo claramente cules son las fases de
construccin de una Red de Repositorios y qu aspectos se requieren por
parte de ellos para avanzar.
Los encuentros en fsico convocados por el Proyecto, quizs se salgan de
la logstica planteada, de tal forma que sera ms viable que los
representantes de los socios estn atentos a las reuniones nacionales
convocadas con el fin de discutir temas asociados al desarrollo cientfico y
tecnolgico, para presentar los avances. Un material impreso (desplegable)
sobre el Proyecto puede ser til para reforzar el mensaje a este tipo de
pblico, pues suele servir como gua para que sean voceros en otro
momento. Si se abordan las autoridades nacionales, levantando testimonios
sobre la participacin en el Proyecto, podra reforzarse el grado de
identificacin con ste y ayudar a estimular a otros miembros de este
pblico.

Con respecto al pblico considerado aliado natural de Acceso Abierto en la

Regin, conformado por activistas y personas que de manera natural han
definido una defensa y debate sobre los repositorios, se considera que la
mejor manera de desplegarles los objetivos del proyecto es la invitacin a la
lista de correos del Proyecto, o a la participacin o integracin de ste en
las listas y sitios existentes en la regin (ver Canales y formas de difusin).
La informacin permanente, va Web puede ayudar a estimular a este tipo
de pblico a estar atento a los avances del Proyecto; para ello, el Sitio Web,
es el medio ms claro de reflejar resultados concretos, sensibles a este tipo
de pblico.
Puede estimarse, adems, las convocatorias de encuentros regionales o
internacionales, sobre el movimiento Acceso Abierto, para que algn
delegado del Proyecto participe en fsico o virtualmente anunciando los
avances. El Proyecto debe tener presencia en las celebraciones mundiales
y regionales de Acceso Abierto, en los cuales se congrega una cantidad de
personas atentas a esta tendencia.
Pblico final:
Este grupo constituye el grupo ms heterogneo, unido por un principio
comn: son beneficiarios finales y la tendencia de Repositorios incide sobre
su forma de manejar la informacin cientfica; generalmente tienen dudas
de cmo enfrentar el Acceso Abierto y pueden ser referencias de
resistencias o estmulos al cambio.
En el Sitio Web debe reflejarse canales de informacin dirigidas
directamente a las dudas generales que suele tener este tipo de pblicos,
principalmente los bibliotecarios, los investigadores y los tcnicos.
Logsticamente es complejo abordar cada uno de estos grupos por medio
de otros mecanismos, pero puede considerarse la creacin de das virtuales
regionales, dirigidos a pblicos especficos, con invitados que respondan a
las principales dudas. Por ejemplo: Una semana de Yo soy Acceso

Abierto, convocada por el Proyecto (un da dedicado al bibliotecario, otro

da dedicado al investigador, otro da dedicado a los tcnicos, otros da
dedicado a la sociedad den general). Esta actividad de promocin podra
plantearse hacia la mitad del perodo del Proyecto. Esto implicara una
organizacin operativa mnima en la realizacin de Videoconferencias en la
Regin, que podra ser apoyada por RedCLARA.

4.- Canales y formas de difusin

Sitio Web
El Proyecto debe concentrar todo su despliegue informativo en un Sitio
Web, haciendo acopio organizado de todo el material que se deriva del
proyecto, en forma digital. La alimentacin de los mdulos dinmicos del
sitio (actualizacin de noticias, eventos, imgenes, entre los principales)
ser compartida con la red de gestores nacionales de comunicacin del
proyecto. El Sitio Web debe reflejar el concepto y la identidad visual del
proyecto, as como los textos definitivos oficiales que sern insumo inicial
de los discursos informativos que se desplieguen por otros medios.
Igualmente, en el Sitio Web debe acopiarse todo el material periodstico que
se derive de la gestin de comunicacin y debe prever la dinmica de
informacin interna y el trabajo colaborativo que refleje los progresos del
proyecto.
Sitios para integrar, va RSS con el Sitio Web del Proyecto:
http://accesoabierto.saber.ula.ve/
http://www.openaccessperu.org/
http://a-abierto.blogspot.com/
http://ecologia-repositorios.blogspot.com/
http://www.apc.org/es/news/openaccess (tu has escrito aqui)
http://repositoriosdinamicos.wordpress.com/
http://www.madrimasd.org/blogs/openaccess/
http://blogs.ua.es/accesoabierto/
http://contenidos-abiertos-reutilizables.blogspot.com/
http://alemplus.wordpress.com/
http://kuramoto.blog.br/
http://cibertecario02.blogspot.com/
http://rspproject.wordpress.com/
http://oad.simmons.edu/oadwiki/Blogs_about_OA
Redes sociales
El proyecto debe gestionar la apertura de cuentas oficiales en los
principales servicios Web para redes sociales, especficamente
recomendados los de Facebook y Twitter, puesto que la idea de captar
adeptos del movimiento Acceso Libre en Amrica Latina y a favor de la Red
de Repositorios tiene un potencial pblico que hace uso de estas redes
para este tipo de fines (comunidades de apoyo). Por medio de etiquetas
comunes y el sistema RSS, la red de apoyo en la Web ir tejiendo una

comunidad alrededor de un solo objetivo. Igualmente, deben abrirse

cuentas en servidores de terceros para montar contenido que podr ser
embebido en el Sitio Web (como el caso de Videos en Youtube).
La cuenta Twitter debe estar inicialmente integrada a:
http://twitter.com/accesoabierto
http://twitter.com/UOC_Universidad/status/28774550149
http://twitter.com/bibliofaunlp/repositorios-openaccess
http://twitter.com/NievesGlez/repositorios
http://twitter.com/osrepositorios4/

Micro medios
Es recomendable gestionar un desplegable impreso que pueda ser usado
como material de apoyo en las reuniones oficiales y de negociacin
progresiva para la gestin de la Red. El material debe reflejar el concepto y
la identidad visual reflejada en el Sitio Web, habindose adaptado el
discurso a la extensin que permite este formato.
Medios tradicionales (prensa, radio y TV):
El recurso ms importante para el uso de estos medios son las Notas de
Prensa y, eventualmente la convocatoria a Ruedas de Prensa. Su gestin
coordinada desde una figura central del Proyecto, va a ser mediada por los
Gestores Nacionales de Comunicacin, quienes harn uso de la red natural
de contactos (de seleccionarse la gestin para la comunicacin, propuesta
como escenario 1.)
Listas de correo:
Constituye un mecanismo de comunicacin focalizada en grupos
especficos, en los que la informacin es enviada personalmente con fines
informativos, de potencial distribucin va correo electrnico.
Se plantea la creacin de dos listas de correos electrnicos: a.- una lista
interna y b.- una lista que incluye los potenciales interesados en Acceso
Abierto, capaces de multiplicar la informacin a terceros.
El Proyecto debe considerar formar parte de los siguientes grupos, listas y
sitios que permitan hacer circular la informacin de los avances, va grupos
organizados en la Web:
Lista Latinoamericana sobre Acceso Abierto y Repositorios
http://groups.google.com/group/LLAAR
Open Access Scholary Information Soucebook:
http://www.openoasis.org/index.php?option=com_content&view=category&l
ayout=blog&id=1&Itemid=406
Proyecto Necobelac:
http://www.necobelac.eu/es/index.php
Comunidades dedicadas a la Semana Mundial del Acceso:
http://www.openaccessweek.org/
http://www.openaccessweek.org/group/openaccesslatinoamerica

http://www.openaccessweek.org/group/accesoabiertopuertorico
http://www.openaccessweek.org/group/openaccessweekinspain
Grupo Google:
https://groups.google.com/group/z101?hl=es
Wiki:
Constituye una herramienta colaborativa que estar a disposicin en el sitio
Web para uso de los actores internos del proyecto, cuya alimentacin en
forma progresiva deber reflejar el estado de avance de los acuerdos, con
el registro de los documentos derivados. Debe estimarse en el diseo del
Sitio Web.
Encuentros o Congresos:
El Proyecto debera estar atento a convocatorias de encuentros mundiales,
muy especialmente en las regionales que convoquen a pblicos
estratgicos: bibliotecarios, investigadores, autoridades pblicas en la
gestin cientfica y tecnolgica, siempre que el perfil del evento aplique en
la temtica derivada de la dinmica del Proyecto. Los socios pueden
determinar la persona indicada para representar al Proyecto, dependiendo
del avance a presentar. Este espacio podr derivar en ponencias o
artculos virtuales que deben ser promovidos desde los diferentes
repositorios de los pases socios, al menos en espaol y en portugus.
Reuniones (fsicas o virtuales):
El Proyecto debe considerar la participacin en reuniones nacionales que
impliquen la discusin del tema CTI. Adems, la creacin de actividades va
videoconferencias puede constituir una estrategia clave para captar
pblicos especficos (ver pblico objetivo).
Acerca del Idioma oficial del Proyecto:
Se recomienda ofrecer una versin oficial en espaol, dado
que es el idioma que agrupa la mayora de los pases que
inciden en el proyecto.
Los socios pueden considerar una versin de la comunicacin
del proyecto en portugus, si la logstica lo permite.
Tambin debe considerarse como estrategia de visibilidad
hacia las instancias de financiamiento y la vinculacin con
otras iniciativas de Acceso Abierto que no se encuentran en
la regin, ofrecer una versin en ingls, si la logstica lo
permite. Estos casos deberan ser prioritarios en mbitos
como encuentros internacionales e informes oficiales del
proyecto.

10

5.- Estrategias y etapas de difusin

Para lograr los objetivos centrales del proyecto que impulsa esta consultora
se requiere avances progresivos en aspectos culturales, polticos y
tecnolgicos, como bien lo estiman sus principales componentes.
Para ello se recomienda que la comunicacin del Proyecto se realice en
tres fases, de acuerdo a los objetivos:
-

Socializacin del Plan

Informacin sobre el Proyecto
Sensibilizacin sobre Acceso Abierto
Identificacin a los pases con la Red de Repositorios

De esta forma, las estrategias de comunicacin acompaaran la ruta para lograr el

propsito del Proyecto, que es la creacin de una estrategia consensuada y un
marco de acuerdos relativo a interoperabilidad y gestin de la informacin para la
construccin y mantenimiento de una red federada de repositorios institucionales
de publicaciones cientficas (el BPR) destinada a almacenar, compartir y dar
visibilidad a su produccin cientfica de Amrica Latina.
Como primer escenario, se necesita que la gente se informe del Proyecto y sus
principales caractersticas, luego, una sensibilizacin en el tema que ocupa al
Proyecto: Acceso Abierto ayuda a provocar reacciones favorables, hasta que
finalmente se busca una identificacin de la gente con el objeto del Proyecto: la
Red Federada de Repositorios Institucionales de publicaciones cientficas.
Estos niveles, definidos de acuerdo a la intencin y objetivo que se quiere lograr,
inician en forma progresiva y van identificndose con los avances del proyecto;
pero en algn momento pueden llegar a actuar paralelamente y coincidir incluso en
algunos productos. El avance progresivo de los niveles es directamente
proporcional a la transferencia de la idea de Red, desde el proyecto a una
dinmica propia de la regin.

Los niveles recomendados para el desarrollo el Plan de Difusin son:

Socializacin del Plan: se refiere a la fase de socializacin del Plan

de Comunicacin entre los miembros del Proyecto para garantizar los
compromisos que se requieren en su desarrollo. Requiere de la
coordinacin logstica para lograr las condiciones en las pautas
establecidas (Nivel 0).
Informacin sobre el Proyecto: se refiere al despliegue de mensajes
inherentes a las caractersticas del proyecto y sus principales avances. En
11

este mbito se busca ofrecer con claridad cules son los objetivos
principales y generar una visibilidad coherente de su desarrollo.
Este mbito tiene una intencin comunicativa plana, ajustndose a los
aspectos conceptuales del proyecto. No obstante, visualmente requiere de
la construccin de una propuesta grfica que identifique al proyecto,
acompaada de elementos discursivos que puedan usarse en distintos
productos (Nivel 1).

Intencin de la comunicacin en el nivel 1

Sensibilizacin

sobre Acceso Abierto: es una serie de mensajes

desplegados en forma de campaa, inherentes al Acceso Abierto como
tendencia mundial democrtica del flujo de la informacin cientfica,
aprovechando las bondades de Internet. Su intencin comunicativa es
persuasiva, con la idea de movilizar respuestas favorables al Acceso
Abierto; debe acudir a aspectos discursivos que provoquen estados de
nimos favorables, reforzando las bondades del Acceso Abierto,
disminuyendo las dudas e imprecisiones sobre su ejecucin y generando
estmulos discursivos para que Amrica Latina forme parte de esta
propuesta. El eje temtico principal es la ciencia y su espritu democrtico y
el uso de Internet como mecanismo para disminuir brechas en el acceso al
conocimiento. La campaa tendra dos fases: a.- Explicativa en torno a
algunos aspectos claves (qu es, cules son las tendencias, respuestas a
dudas, ventajas, la red como mecanismo para consolidar la tendencia
regional); y b.- Demostrativa, en torno a los casos que existen en Amrica
Latina; se refiere al levantamiento de testimonios directos y visualizacin de
la experiencia de Acceso Abierto ms avanzada en la regin, con la idea de
dibujar caminos ideales a partir de la comparacin entre los pases que han
logrado xito en el desarrollo de sus propuestas (Nivel 2).

12

Intencin de la comunicacin en el nivel 2

Identificacin

con los diferentes pases con el movimiento de

Acceso Abierto y la Red Federada de Repositorios: se refiere a una serie de
mensajes desplegados en forma de campaa con el fin de estimular a
participar en el movimiento Acceso Abierto y en la Red de Repositorios.
Debe acudir a recursos discursivos para que los participantes se sientan
orgullosos de conformar la Red, reforzar las bondades de la Red y captar
la atencin de nuevos actores. Busca ir generando la transicin de los
resultados, del proyecto a la regin, de cuyos acuerdos se apropian los
diversos pases (Nivel 3).

Intencin de la comunicacin en el nivel 3

13

Estrategia por niveles

Nivel 0:
SOCIALIZACIN:
Se refiere a la fase de socializacin del Plan de Difusin entre los miembros
del Proyecto para garantizar los compromisos que se requieren en su
desarrollo. Requiere de la coordinacin logstica para lograr las condiciones
en las pautas establecidas.
Objetivos:
Socializar el Plan de Difusin entre los miembros del Proyecto.
Garantizar las condiciones para el desarrollo de las actividades planteadas
en el Plan de Difusin.
Definir la Coordinacin del Plan de Difusin, as como la Red de Enlaces
Nacionales.
Caractersticas:
El Plan de Difusin del Proyecto contar con el apoyo del Componente 1
hasta que se generen las condiciones para el desarrollo de las actividades.
La principal funcin de este nivel es la familiarizacin de los miembros del
proyecto y la definicin de mecanismos para seleccionar la red que facilitar
sus actividades.

Dinmica:
El coordinador del Componente 1 del Proyecto se familiariza con el Plan de
Difusin y define mecanismos internos para socializarlo.
El coordinador del Componente 1 del Proyecto discute y revisa con la
coordinacin general los requerimientos del Recurso Humano, materiales y
servicios, con el fin de garantizar las actividades aprobadas en el Plan de
Difusin.
El coordinador del Componente 1 del proyecto elabora una presentacin del
Plan de Difusin para los miembros del Proyecto, y define los mecanismos
de acuerdo para el compromiso de cada pas con el Plan de Difusin,
basado principalmente en la designacin de un enlace nacional de
comunicacin.
El coordinador del Componente 1 participa en el mecanismo de
adjudicacin de responsabilidades a una persona que funge como
Coordinador Central de Comunicacin.
El coordinador del Componente 1 abre dos listas de correo del proyecto
(interna y externa)
El coordinador del Componente 1 entrega pautas al Coordinador de
Comunicacin.
Productos:
Una presentacin del Plan de Difusin
Reuniones y presentaciones
Dos listas de correo
Designacin de enlaces y coordinador central del Plan
Transferencia de la coordinacin del Plan

14

Actividades:
Del Coordinador del Componente 1:
Definir los acuerdos administrativos para contar con los recursos necesarios
previstos en el Plan.
Definir un espacio de presentacin en una reunin de miembros del
Proyecto para dar a conocer el Plan.
Definir el mecanismo de creacin de listas de correos pautadas.
Definir el mecanismo de seleccin del Gestor Central y la designacin de
los Gestores Nacionales.
Coordinar la creacin del Sitio Web y su configuracin en el servidor
definitivo y la apertura de cuentas oficiales en Twitter y Facebook.
Inducir al Gestor Central en todas sus funciones.

Nivel 1
INFORMACIN:
Se refiere al despliegue de mensajes inherentes a las caractersticas del
proyecto y sus principales avances. En este mbito se busca ofrecer con
claridad cules son los objetivos principales y generar una visibilidad
coherente de su desarrollo.
Este mbito tiene una intencin comunicativa plana, ajustndose a los
aspectos conceptuales del proyecto. No obstante, visualmente requiere de
la construccin de una propuesta grfica que identifique al proyecto,
acompaada de elementos discursivos que puedan usarse en distintos
productos.

Objetivos:
Informar y familiarizar a los miembros del proyecto y el pblico externo con
sus aspectos claves y con sus avances.
Caractersticas:
Toda la informacin sobre el proyecto tendr su centro en el Sitio
Web, desde donde se desplegarn los recursos temticos y
discursivos que sern tiles para este nivel.
Este nivel se apoyara tambin en un material impreso que
formalizara la comunicacin del proyecto en reuniones y diversos
encuentros con autoridades o actores claves para tomar decisiones
de inters para el proyecto.
Para informar sobre los avances del proyecto, el mecanismo central
de despliegue hacia cada pas son los medios tradicionales (prensa,
radio y TV) bajo la modalidad de notas de prensa, con el apoyo de
los enlaces nacionales.
Este nivel tambin se apoyar en el uso de las herramientas Web
2.0 (Twitter y Facebook) y en la lista de correo.

15

Dinmica:
El proyecto define su identidad: eslogan, recursos grficos.
La arquitectura de informacin del sitio Web despliega los aspectos
centrales del proyecto.
El sitio Web cuenta con dos mdulos dinmicos que reflejan los
avances del proyecto: noticias y eventos, alimentados por la
coordinacin central del proyecto y los enlaces nacionales de
comunicacin en aquellos casos en los que la informacin sea
inherente a decisiones nacionales que inciden en el progreso del
proyecto.
La coordinacin central revisa la dinmica informativa del proyecto y
la estimula en caso de mantenerse esttica.
La coordinacin central enva Notas de Prensa a los enlaces
nacionales, cada vez que existan avances importantes (ver como
referencia, el punto de cundo informar?). Los enlaces nacionales
adaptan las notas de prensa al contexto nacional respectivo y envan
a la red de medios tradicionales (prensa, radio, TV).
La coordinacin central elabora un Reportaje Central del proyecto y
sugiere a cada pas su adaptacin/ampliacin para hacer uso de l
en las redes nacionales, segn la dinmica de medios de cada
miembro.
Todo el trabajo informativo realizado en forma periodstica ser
alojado en el Sitio Web y derivar en la informacin por Twitter,
Facebook y lista de correo, del ttulo, resumen y enlace respectivo,
de acuerdo a cada herramienta.
Se podr considerar la organizacin de Ruedas de Prensa en cada
reunin organizada, para lo cual la coordinacin central deber
contar con el enlace nacional que corresponda, segn el lugar de
encuentro.

Cundo informar los avances del proyecto?

Cuando algn miembro del proyecto genera alguna decisin o accin que
incida en el progreso de la Red Federada de Repositorios.
Cuando existan acuerdos formales o compromisos colectivos que incidan
en el progreso del proyecto.
Cuando existan convocatorias inherentes a las actividades del proyecto.
Cuando un componente del proyecto genere resultados favorables que
incidan en el avance del proyecto.
Ejemplos temticos:
Qu es el Proyecto?
Quines forman parte?
Quin lo financia?
Cules son los objetivos?
Cules son las actividades?
Qu puntos has sido acordados?
Convocatorias

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Productos:
Identidad del proyecto: eslogan e imagen
Sitio Web
Cuentas oficiales del Proyecto en Twitter y Facebook con sistema de feed y
RSS con el sitio Web.
Un desplegable informativo en formato impreso
Medios:
Sitio Web:

La informacin del proyecto almacenada en el Sitio Web ser el insumo

central para mantener la propuesta discursiva de sus objetivos y metas.
El Sitio Web contar con los mdulos de noticias y eventos, alimentados
por la coordinacin central y los enlaces nacionales de comunicacin.
El Sitio Web contar en la seccin de documentos con el material
periodstico generado (notas de prensa y trabajos especiales, de cada
pas).
Medios tradicionales:
El mecanismo de despliegue informativo para los medios tradicionales se
soportar en los enlaces nacionales de comunicacin, cuya dinmica estar
estimulada por el coordinacin central (ver dinmica de la Red de
comunicacin).

Prensa/Radio/TV:

Un Reportaje Especial sobre el Proyecto, realizado desde la Coordinacin

Central.
Potenciales trabajos especiales en cada pas, usando como insumo el
Reportaje Especial.
Una Nota de Prensa realizada por la Coordinacin Central de Comunicacin,
cada vez que se detecten las razones ya explicadas de cundo informar sobre
los avances del proyecto.
Notas de Prensa potenciales adaptadas por los enlaces nacionales de
comunicacin o surgidas espontneamente si se detectan las razones
explicadas de cundo informar.
La Coordinacin Central estimular, al menos tres veces durante el proyecto, la
realizacin de Entrevistas a las autoridades de cada pas, siendo ideal contar al
menos con una Entrevista Especial por cada pas al terminar el proyecto.
En cada encuentro regional previsto por el proyecto, la Coordinacin Central
estimar la factibilidad logstica para realizar una Rueda de Prensa que
convoque a los medios nacionales del pas donde surja la actividad, con el
apoyo del enlace nacional.

17

Redes electrnicas:
Todo el trabajo informativo realizado en forma periodstica ser alojado en el
Sitio Web y derivar en la informacin por Twitter, Facebook y lista de correo,
del ttulo, resumen y enlace respectivo, de acuerdo a cada herramienta, va
Feed RSS.
Se aspiran tantos tuits, publicaciones en Facebook y envos por lista de correo
como Notas de Prensa, Reportajes Especiales y Entrevistas existan.
Micro medios:
Es recomendable contar con un material impreso en formato desplegable que
sirva de apoyo en las reuniones formales con autoridades nacionales de gran
alcance. El material debe contener un resumen adaptado del contenido del
proyecto publicado en el Sitio Web, con los recursos de identidad ya definidos.

1.
2.
3.
4.

5.

Impresin de un desplegable informativo.

Actividades:
De la Coordinacin Central de Comunicacin:
Realizar las Notas de Prensa y Trabajos especiales pautados.
Coordinar la dinmica informativa pautada con los diversos medios y en
trabajo conjunto con los Gestores Nacionales.
Impulsar la Red de Gestores Nacionales en los avances previstos del
proyecto.
Coordinar la impresin del desplegable, tomando en cuenta los aspectos
discursivos ya definidos, supervisando su diseo y arte final hasta la
impresin.
Seguir los avances y registrar los resultados de las actividades previstas.

Congresos o Encuentros:
Se mantiene como una decisin de los socios del Proyecto la participacin en
diversas convocatorias durante el perodo en el que se encuentra activo.
Deben priorizarse los encuentros, virtuales o presenciales, en los que
participen autoridades pblicas, investigadores y gestores de la informacin.

Nivel 2
SENSIBILIZACIN:
Se refiere a una serie de mensajes desplegados en forma de campaa,
inherentes al tema central del Proyecto: el Acceso Abierto como tendencia
mundial democrtica del flujo de la informacin cientfica, aprovechando las
bondades de Internet. Su intencin comunicativa es persuasiva, con la idea
de movilizar respuestas favorables al Acceso Abierto; debe acudir a
aspectos discursivos que provoquen estados de nimos favorables,
reforzando las bondades del Acceso Abierto, disminuyendo las dudas e
imprecisiones sobre su ejecucin y generando estmulos discursivos para
que Amrica Latina forme parte de esta propuesta. El eje temtico principal
es la ciencia y su espritu democrtico y el uso de Internet como mecanismo
para disminuir brechas en el acceso al conocimiento.

18

Objetivos:
Familiarizar a los pases de Amrica Latina con la lgica del Acceso
Abierto, sus tendencias y ventajas para el flujo democrtico de la
informacin cientfica.
Disminuir las dudas sobre el Acceso Abierto en la comunidad de
investigadores de Amrica Latina.
Estimular reacciones favorables al Acceso Abierto en Amrica Latina.
Caractersticas:
El ncleo central de la campaa es la Web. Su despliegue se soportar en
el Sitio Web y se har uso de las herramientas Twitter, Facebook y Youtube
para divulgar y alojar el material resultante. La campaa ser parte oficial
del proyecto y es una forma de identificar a distintos pblicos con sus
objetivos, al identificarse con el objeto que quiere mejorarse en la regin,
que es el Acceso Abierto. Buscando abordar el tema desde las tendencias
mundiales hasta la experiencia regional, la campaa tendr dos fases:
a.- Explicativa en torno a algunos aspectos claves (qu es, cules
son las tendencias, respuestas a dudas, ventajas, la red como
mecanismo para consolidar la tendencia regional);
b.- Demostrativa, en torno a los casos que existen en Amrica
Latina.

Dinmica:
El eje a ser concebido desde la Gestin Central del Proyecto y su
formato principal es el texto. Y el eje b deber contar con el apoyo de los
enlaces nacionales de comunicacin y su formato principal es el video Web.
La Gestin Central socializa con los enlaces nacionales los objetivos de la
campaa y estimula el trabajo de cada quien.
La Gestin Central define un perfil sencillo de video y elabora un preguin
para que los enlaces nacionales hagan, al menos, una entrevista a
testimonios nacionales sobre experiencias en Acceso Abierto.
La Gestin Central define la identidad de la campaa y monta los textos en
el Sitio Web y el video en el canal Youtube, como una primera fase.
Los Gestores Nacionales empiezan a enviar las entrevistas para ser
montadas en el canal Youtube, enlazadas desde el Sitio Web.
La Gestin Central realiza dos Notas de Prensa: una al inicio de la
campaa y una haciendo el resumen de los testimonios. Los enlaces
nacionales adaptan y envan a la red de medios de cada pas.
La campaa se va promocionando progresivamente por la lista de correo,
Twitter y Facebook.

Actividades:
Del Gestor Central:
Definir caractersticas de la Campaa, de acuerdo a las pautas del Plan.
Reunin virtual con los Gestores Nacionales para socializar las pautas,
definiciones y cronograma de actividades de la Campaa.
Definir preguin para entrevistas a testimonios nacionales.
19

Coordinar identidad de la campaa, derivada de la identidad del

proyecto, tomando en cuenta las pautas del Plan.
Coordinar avances de las gestiones nacionales de la campaa.
Crear cuenta Youtube y montar videos.
Realizar dos Notas de Prensa.
Mantener activas las cuentas de Twitter y Facebook y listas de correo,
con los avances de la campaa.

De los Gestores Nacionales:

Adaptar Notas de prensa adaptadas a cada pas.
Realizar video para la Web, con testimonios nacionales, segn pautas
del Gestor Central.
Contribuir en la distribucin de la informacin por redes sociales.
Productos:
Imagen:
Identidad de la campaa, afiliada a la identidad del Proyecto: eslogan e imagen
afiliada a la imagen del Proyecto.
Sitio Web:
Campaa global en el sitio Web.
Textos alusivos a Acceso Abierto, publicacin en el canal Youtube de, al
menos, una entrevista por pas con experiencia concreta en Acceso
Abierto en formato sencillo para la Web, circulacin de informacin por
redes (Twitter y Facebook).
Listas de correo:
Despliegue de la campaa va listas de correo.
Medios tradicionales:
Al menos, dos Notas de Prensa, realizadas por la Coordinacin Central de
Comunicacin.
Notas de Prensa potenciales adaptadas por los Enlaces Nacionales de
Comunicacin.
Ejemplos temticos de la fase a:
Historia del Acceso Abierto
Bondades del movimiento para disminuir brechas de acceso a la
informacin cientfica
El Acceso Abierto como alternativa al esquema tradicional de
comunicacin cientfica
La ciencia y su espritu democrtico
Estadsticas de acceso a la informacin cientfica
Comparacin inversin en revistas tradicionales versus Acceso
Abierto
Los repositorios como expresin de acopio al material de Acceso
Abierto
El Acceso Abierto es progresivo: maduracin de aspectos polticos,
jurdicos (propiedad intelectual, garanta de calidad de los
trabajos).

20

Ejemplos temticos de la fase b:

Para casos-pas (autoridades nacionales)
Cul es la postura de nuestro pas en torno al Acceso Abierto?
Cmo ha sido la experiencia de repositorios nacionales?
Qu avance ha tenido la visibilidad cientfica del pas en la Web?
Para casos concretos (responsables de repositorios)
Desde cundo tenemos un repositorio?
Qu ha significado el Acceso Abierto para nosotros?
Qu nos ha costado en el tema de Acceso Abierto?
Cmo ha sido la visibilidad de nuestra actividad cientfica desde
que tenemos un repositorio?

Nivel 3
IDENTIFICACIN:
Se refiere a una serie de mensajes desplegados en forma de campaa con
el fin de estimular a participar en el movimiento Acceso Abierto y en la Red
de Repositorios. Debe acudir a recursos discursivos para que los
participantes se sientan orgullosos de conformar la Red, reforzar las
bondades de la Red y captar la atencin de nuevos actores. Busca ir
generando la transicin de los resultados, del proyecto a la regin, de cuyos
acuerdos se apropian los diversos pases.
Objetivos:
Consolidar la idea de Red de Repositorios como una iniciativa regional que
trasciende al proyecto.
Estimular la participacin de nuevos miembros a la Red de Repositorios.
Generar un ambiente favorable entre los miembros de la Red.
Caractersticas:
El ncleo central de la campaa es la Web. Su despliegue se soportar en
el Sitio Web y se har uso de las herramientas Twitter, Facebook y Youtube
para divulgar y alojar el material resultante. La campaa ser parte oficial
del proyecto y es una forma de identificar a los miembros existentes y
potenciales con la Red de Repositorios, como mecanismo para consolidar
el Acceso Abierto en la regin. La campaa tendr dos fases: a.Explicativa en torno a algunos aspectos claves de la Red (qu es, cmo
adherirse, respuestas a dudas, ventajas, miembros, avances); y b.Demostrativa, en torno testimonios de los miembros de la Red.

Dinmica:
El eje a ser concebido desde la Coordinacin Central del Proyecto y su
formato principal es el texto. Y el eje b deber contar con el apoyo de los
enlaces nacionales de comunicacin y su formato principal es el video Web.
La Coordinacin Central socializa con los enlaces nacionales los objetivos
de la campaa y estimula el trabajo de cada quien.

21

La Coordinacin Central define un perfil sencillo de video y elabora un

preguin para que los enlaces nacionales enven los siguientes materiales:
audios con respuestas a preguntas especficas de la visin de pas y la
decisin de formar parte de la Red, imgenes.
La coordinacin central define la identidad de la campaa y monta los
textos en el Sitio Web y el video en el canal Youtube, como una primera
fase.
Los enlaces nacionales empiezan a enviar el material y la Coordinacin
Central monta pequeos videos sobre la adhesin de la Red en el canal
Youtube, enlazadas desde el Sitio Web.
La Coordinacin Central realiza tres Notas de Prensa: una al inicio de la
campaa, una haciendo el resumen de los testimonios de adhesin y una al
cierre del proyecto con el perfil de la Red. Los enlaces nacionales adaptan y
envan a la red de medios de cada pas.
La campaa se va promocionando progresivamente por la lista de correo,
Twitter y Facebook.
Ejemplos temticos:
Somos la Red
Cmo sumarse?
Acuerdos Polticos
Acuerdos Jurdicos
Acuerdos Tcnicos
Experiencia piloto
Capacitacin
Resultados

6.- Tipos de materiales

Como resultado de la propuesta de difusin del Proyecto se derivan los siguientes
materiales:

Informacin peridica por medio de dos listas de correo:

interna y para pblicos externos.

Identidad del Proyecto (eslogan e imagen)

Contenido digital alojado por categoras en el Sitio Web

Informacin digital peridica e integrada en las cuentas
oficiales del Proyecto en Twitter y Facebook con sistema de
feed y RSS con el sitio Web.

Un desplegable informativo en formato impreso.

Notas de prensa, Trabajos especiales y entrevistas
periodsticas, para ser enviados a medios y alojados en el Sitio
Web.

Artculos y ponencias.

Insumo digital derivado de Videoconferencias.

22

7.- Canales, periodicidad y formas de difusin

Etapa

Actividad

Productos

Perodo (por
semestres)
1

Desarrollo
del
Componente
1:
Estrategia
Regional
Consensuada

Definicin del Plan

de Comunicacin

Socializacin del
Plan
Acuerdo
para
desarrollo
operativo del Plan
Apertura de dos
listas de correo:
interna y externa
para la circulacin
de la informacin
va mail
Predefinicin
arquitectura
de
informacin
del
Sitio Web
Diseo identidad
visual del proyecto

Diseo, desarrollo
y configuracin del
Sitio Web
Apertura de las
cuentas 2.0 del
Proyecto: Twitter,
Facebook
y
Youtube
Deteccin
de
comunidades
regionales sobre
Acceso Abierto

4 5 6

1 Plan estratgico de
Comunicacin,
socializado
y
avalado
por
los
miembros
del
Proyecto.
1 Acuerdo operativo
para el desarrollo del
Plan
de
Comunicaciones
2 listas de correo
para informacin del
Proyecto va mail.

1 flujograma sobre
arquitectura de la
informacin del Sitio
Web.
1 logo
1 slogan
Recursos
grficos
asociados
1 Sitio Web Oficial

1 cuenta Twitter
1 cuenta Facebook
1 cuenta Youtube

Invitacin
a
comunidades
regionales a cuentas
2.0.

23

Etapa

Actividad

Desarrollo del
Componente 1:
Estrategia Regional
Consensuada

Realizacin
de
material impreso
sobre el proyecto
y sus principales
lneas en Acceso
Abierto y la Red
Realizacin
de
trabajo especial
periodstico sobre
el Proyecto,
objetivos,
miembros,
aspiraciones
Diagnstico sobre Realizacin
de
Repositorios
por Notas de Prensa
pas y gestin de la con avances del
informacin
Proyecto

Productos

Perodo (por
semestres)
1 2 3 4 5 6

1 desplegable en
forma
impresa
sobre el Proyecto

Al
menos
1
Reportaje sobre el
Proyecto

Al menos 2 notas
de prensa (tantas
como reuniones
se establezcan en
el perodo)
Envo
de Circulacin
del
Reportaje
y trabajo
Notas de Prensa periodstico,
va
mail,
twitter,
facebook y Sitio
Web

Alimentacin del
Sitio Web

Desarrollo
del
Componente
2:
Marco de Acuerdos
y Polticas comunes
para
la
interoperabilidad y
la gestin de la
informacin
cientfica adoptados

Participacin en
un Congreso.
Realizacin
de
trabajo especial
periodstico sobre
los
Acuerdos
generados en el
Proyecto,
miembros

Envo del trabajo

periodstico
a
instancias
nacionales
de
comunicacin
Mdulos
alimentados:
documentos
avances,
Wiki,
eventos, noticias,
twitter
Ponencia
o
artculo.
Al
menos
1
Reportaje sobre
los
Acuerdos
generados en el
Proyecto

24

Etapa

Actividad

Productos

Desarrollo
del
Componente 2: Marco
de
Acuerdos
y
Polticas
comunes
para
la
interoperabilidad y la
gestin
de
la
informacin cientfica
adoptados

Levantamiento
material
sobre
Acceso
Abierto,
dudas y caminos
posibles, en torno a
las discusiones y
acuerdos regionales
derivados
del
proyecto.

Compendio
en
digital sobre Acceso
Abierto en la regin,
principales
preguntas

Buenas
regionales.

Pautas
para
el
levantamientos
de
testimonios
nacionales sobre el
aval a los acuerdos
generados y sobre el
camino de Acceso
Abierto en cada pas

Al
menos
1
entrevista por pas
miembro;
testimonios
nacionales acerca
de los acuerdos
generados y Acceso
Abierto.
Versin:
escrita y audio, con
imgenes
2
videos
ensamblados
con
los
testimonios
generados:
sobre
los
acuerdos
generados y sobre
Acceso Abierto en la
regin
Al menos 1 nota de
prensa
sobre
testimonios
nacionales
inherentes a los
acuerdos generados

prcticas

Ensamblaje
de
testimonios
en
Youtube: sobre los
acuerdos y sobre el
Acceso Abierto

Realizacin de Notas
de Prensa sobre
acuerdos especficos
del
Proyecto
y
testimonios
nacionales
Promocin de los
videos
Envo de Reportaje y
Notas de Prensa

Participacin en un
Congreso o Reunin.
Realizacin de la
Semana Virtual: Yo
soy Acceso Abierto.

Perodo (por
semestres)
1 2 3 4 5 6

Circulacin
del
trabajo periodstico
y videos, va mail,
twitter, facebook y
Sitio Web
Envo del trabajo
periodstico
a
instancias
nacionales
de
comunicacin
Presentacin,
Ponencia o artculo.
Videoconferencias

25

Etapa

Actividad

Productos

Desarrollo
del
Componente
2:
Marco de Acuerdos y
Polticas
comunes
para
la
interoperabilidad y la
gestin
de
la
informacin cientfica
adoptados
Desarrollo
del
Componente
3:
Modelo
Operativo
desarrollado en torno
al Piloto de la red
federada
de
repositorios en la
regin
Diagnstico
de
Herramientas
tecnolgicas.

Alimentacin del Sitio

Web

Mdulos
alimentados:
documentos
avances, eventos,
noticias, twitter

Levantamiento
material
sobre
caractersticas de la
Red y la experiencia
piloto, operaciones y
actividades

Compendio
en
digital sobre la Red
y la experiencia
piloto

Pautas
para
el
levantamientos
de
testimonios nacionales
sobre la experiencia
piloto
(acuerdos,
interoperabilidad,
miembros)

Al
menos
1
entrevista por pas
miembro
de
la
experiencia piloto;
testimonios
nacionales acerca
de
las
caractersticas
operativas de la
experiencia piloto y
la consolidacin de
la Red.
Versin:
escrita y audio, con
imgenes
1 video ensamblado
con los testimonios
generados: sobre la
Red y la experiencia
piloto.
Al menos 1 nota de
prensa
sobre
testimonios
nacionales
inherentes a la Red
y la experiencia
piloto.
Ponencia o artculo.

Polticas y Acuerdos
de Interoperabilidad.

Ensamblaje
de
testimonios
en
Youtube: sobre la Red
y la experiencia piloto.
Realizacin de Nota
de Prensa sobre la
Red y experiencia
piloto con testimonios
nacionales.
Promocin del video
Participacin
Congreso.

en

un

Perodo (por
semestres)
1 2 3 4 5 6

26

Etapa

Actividad

Productos

Perodo (por
semestres)
1 2 3 4 5 6

Desarrollo
del Envo de Notas de Circulacin
del
Componente
3: Prensa
y trabajo periodstico
Modelo Operativo promociones
y videos, va mail,
desarrollado
en
twitter, facebook y
torno al Piloto de
Sitio Web
la red federada de
repositorios en la
Envo del trabajo
regin
periodstico
a
instancias
nacionales
de
comunicacin
Alimentacin del Mdulos
Sitio Web
alimentados:
documentos
avances, eventos,
noticias, twitter
Desarrollo
del Realizacin
de Al menos 1 nota de
Componente 4:
Nota de Prensa prensa
sobre
Estrategia
de sobre el balance testimonios
final del proyecto
nacionales
capacitacin
inherentes a la
Red
y
la
experiencia piloto.
Envo de Nota de Circulacin
del
Prensa
trabajo periodstico
y videos, va mail,
twitter, facebook y
Sitio Web

Alimentacin
Sitio Web

Participacin
Congreso.

Envo del trabajo

periodstico
a
instancias
nacionales
de
comunicacin
del Mdulos
alimentados:
documentos
avances, eventos,
noticias, twitter
o
en Ponencia
artculo.

27

8.- Impactos y beneficios esperados

Componente

Resultados

Indicadores de logro

Desarrollo del Componente 1: Registro y visibilidad Sitio Web y cuentas del

Estrategia
Regional planificada
del Proyecto activas.
Consensuada
Proyecto en la Web
Aumento
del
conocimiento
del
Proyecto
y
sus
objetivos por parte
de pblicos externos

Grado de interaccin de
pblicos externos, por
medio de:
El Sitio Web
Lista de correo
Redes Sociales
Respuesta favorable en
convocatorias

Desarrollo del Componente 2:

Marco de Acuerdos y Polticas
comunes
para
la
interoperabilidad y la gestin
de la informacin cientfica
adoptados

Aumento
de
la Grado de interaccin entre
comunicacin interna los
miembros
del
Proyecto, va listas de
correo y Wiki.
Conocimiento de los Grado de interaccin de
avances del Proyecto pblicos externos, por
por parte de pblicos medio de:
externos
El Sitio Web
Lista de correo
Redes Sociales
Respuesta favorable en
convocatorias
Aumento
del
conocimiento de los
pblicos
externos
sobre
temas
de
Acceso Abierto

Aumento de la discusin
sobre el tema, en Web y
medios de comunicacin
regionales y espacios de
inters estratgico para el
Proyecto.

28

Componente

Resultados

Indicadores de logro

Desarrollo del Componente 3:

Modelo
Operativo
desarrollado en torno al Piloto
de la red federada de
repositorios en la regin

Conocimiento de los
avances del Proyecto
por parte de pblicos
externos

Grado de interaccin de
pblicos externos, por
medio de:
El Sitio Web
Lista de correo
Redes Sociales
Respuesta favorable en
convocatorias

Desarrollo del Componente 4:

Estrategia de capacitacin

Aumento
del
conocimiento de los
pblicos
externos
sobre la Red de
Repositorios
Conocimiento de los
avances y resultados
del Proyecto por
parte de pblicos
externos

Opiniones sobre la Red,

manifestadas va Web o
medios
regionales
de
comunicacin
Grado de interaccin de
pblicos externos, por
medio de:
El Sitio Web
Lista de correo
Redes Sociales

Inters manifestado por

Aumento del grado algunos grupos, va Web,
de
sensibilizacin as
Congresos
y
hacia las ideas de Encuentros.
Acceso Abierto y
hacia la Red

29

9.- Sobre la Gestin del Plan de difusin

El escenario inicial planteado por la consultora para la gestin de la
comunicacin del proyecto, es la siguiente:
Gestin por niveles
La razn por la cual este aspecto se considera crtico es porque la
dinmica de trabajo de esta Gestin por niveles, propone dos figuras: un
Gestor Central y una Red conformada por enlaces nacionales
designados por los socios del proyecto, atendiendo a una globalidad en
el progreso del Plan, pero adaptando las estrategias a la estructura
natural de comunicacin en cada pas. Estas dos figuras inicialmente no
estaban previstas por el Proyecto, por lo que se decidi ser sometido a
consideracin por parte de los socios, indicando dos opciones
adicionales a la propuesta inicial sugerida en el Plan. Las opciones
adicionales son las siguientes:
Gestin distribuida
Gestin centralizada
Para comprender los escenarios, se caracterizan las dos figuras
planteadas:
Gestor Central de la Comunicacin (GCC): desde la coordinacin
central del Proyecto, es la figura encargada de garantizar el desarrollo de
las estrategias y actividades previstas en el Plan, segn las pautas de
tiempo y mediaciones sugeridas. El perfil de este gestor debera ser,
preferiblemente, el de comunicador social
Gestores Nacionales de la Comunicacin del proyecto (GNC): es la
figura enlace designado formalmente por cada socio del proyecto, para
apoyar en el despliegue y adaptacin de las actividades de comunicacin
hacia los contextos nacionales, haciendo uso de la estructura meditica y
de las redes naturales disponibles en cada pas. El perfil de estos
gestores debera ser, preferiblemente, el de comunicador social.
Esta decisin no fue tomada por los socios del Proyecto, por lo que
queda sujeta a la Coordinacin General del Proyecto, fuera del perodo
de la Consultora.
Los escenarios presentados sobre la gestin de la comunicacin
son los siguientes:

Escenario 1: Gestin por niveles

Es el escenario ideal, presentado como propuesta inicial en el Plan, en la
que se propone una dinmica supervisada por un gestor central que
garantizar el desarrollo de las actividades con una idea global de las

30

estrategias, estimulando una red de enlaces nacionales que podrn

adaptar todas las pautas del Plan, hacia sus contextos nacionales.

Ventajas del Escenario 1 de la Gestin de la Comunicacin del

Proyecto (por niveles):
Se garantiza el control global de la gestin del Plan, respetando los
cdigos naturales de cada pas y disminuyendo riesgos en la
adaptacin de las actividades a los contextos nacionales.
Se garantiza el registro global de las actividades.
El gestor central puede detectar lentitud en la respuesta de algunos
pases y estimular avance, haciendo seguimiento global e individual
en la gestin.
Desventajas del Escenario 1 de la Gestin de la Comunicacin del
Proyecto (por niveles):

31

Se requiere una solucin administrativa o de alianza estratgica del

proyecto para seleccionar un recurso humano que no estaba previsto
en el proyecto inicial.
Se requiere un compromiso efectivo por parte de los socios para
designar un enlace nacional cuya dedicacin al proyecto debe ser
asumida por cada pas.

Escenario 2: Gestin distribuida

Este escenario se propone como alternativo a la primera opcin. Ac no
existe la figura de Gestor Central; slo la red de gestores nacionales que
de manera autnoma trabajaran las pautas del Plan. Para ello se
propone que el coordinador del Componente 1 socialice el Plan con los
enlaces nacionales. Y otra persona del proyecto podra hacerle
seguimiento a la comunicacin interna.

Ventajas del Escenario 2 de la Gestin de la Comunicacin del

Proyecto:
El proyecto se ahorra la gestin de bsqueda del gestor central.
32

Los pases podran sentir ms autonoma en la gestin de la

comunicacin del proyecto.

Desventajas del Escenario 2 de la Gestin de la Comunicacin del

Proyecto:
Las actividades se realizarn en forma fragmentada, por cada pas y
es ms compleja la actividad de supervisin global de los avances del
Plan y las posibles correcciones a tiempo, en caso de poca actividad
en algunos pases.
(Como recomendacin para disminuir esta desventaja, se propone que
entre los enlaces nacionales se elija un coordinador global del proyecto).
Las actividades de comunicacin interna podran no contar con la
suficiente supervisin, de ser adjudicada estas actividades a una persona
que no tuviera en sus primeras pautas estas funciones. Para reducir este
riesgo se recomienda considerar estas dos opciones: a.- asignar de
forma explcita la comunicacin interna a un consultor o miembro del
proyecto, con el perfil indicado para entender la globalidad e importancia
de la fluidez interna de la informacin; b.- de ser elegido un coordinador
global del proyecto entre los enlaces nacionales, se le adjudiquen
tambin estas actividades (esto implicara una dedicacin distinta, lo que
podra significar un aporte mayor por parte del pas que represente la
persona elegida, en trminos de horas hombre).

Escenario 3: Gestin centralizada

Esta opcin elimina la cadena de enlaces nacionales y concentra la
gestin del Plan en un solo supervisor l, el cual desplegara los productos
de comunicacin del proyecto y buscara hacer enlaces a los medios
nacionales a travs de los socios.

33

Ventajas del Escenario 3 de la Gestin de la Comunicacin del

Proyecto:
El proyecto se ahorra la gestin de negociacin con los socios del
proyecto en torno a su participacin y compromiso en la designacin
de los enlaces de comunicacin.
Desventajas del Escenario 3 de la Gestin de la Comunicacin del
Proyecto:
No se reconoceran los cdigos nacionales para el despliegue de las
estrategias de comunicacin, con el riesgo de tener poco alcance en
cada pas.
Aumenta el riesgo de no ser efectivo en cada pas, por poca
efectividad del puente entre el gestor central-socios-medios
nacionales.
Disminuye la naturaleza desconcentrada del proyecto.
En caso de no acordar ninguno de los escenarios plantados, como escenarios
extraordinarios en la Gestin de la Comunicacin del Proyecto, puede
contemplarse delegar las responsabilidades en alguna de las siguientes opciones:
1.- En los coordinadores encargados de cada componente.
2.- En representantes de comunicacin de RedClara.
3.- En un delegado de los socios.
4.- En algn representante de comunicacin de las Redes Nacionales de
Investigacin que agrupa RedCLARA (o en todos ellos, lo cual podra
significar una propuesta equivalente de gestin distribuida).

10.- Medios y actividades (caracterizacin)

Cul es el perfil de la lista de correo para pblicos externos?
Nombre sugerido: @redAAbiertoAL
Se recomienda una lista de correo para pblicos externos, cuyo fin
estara centrado en informar y generar dinmicas de discusin regional
sobre aspectos especficos, principalmente derivados del Proyecto,
sobre Acceso Abierto y sobre la Red de Repositorios. El contenido de
esta lista puede ayudar a detectar nuevos temas de discusin, nuevos
aportes, nuevas respuestas, cuyos insumos podrn ser pasados al Sitio
Web, en la seccin correspondiente.
Los objetivos de la lista son:
o Informar sobre loso avances del Proyecto, durante su perodo.
o Anunciar sobre aspectos de Acceso Abierto, derivado del
Proyecto.
o Anunciar sobre la Red, como resultado del Proyecto.
El perfil de la lista es informativo y discusin en los temas que se
ajustan a los objetivos.

34

La lista no ser moderada para sus miembros, pero debe existir

supervisin para advertir a tiempo los casos que se salgan de los
objetivos propuestos y tomar decisiones de exclusin, si llegara a
aplicar.
Son potenciales miembros de la lista: socios del proyecto y todos los
representantes asignados, miembros de redes y activistas de Acceso
Abierto en la regin, enlaces nacionales de comunicacin, invitados de
otras regiones.
La inclusin de los miembros de la lista debe ser planificada y
progresiva: durante todas las actividades previstas, el Proyecto debe
levantar informacin de correos sensibles a participar de la lista.
Tambin puede darse suscripcin por solicitud.

Cul es el perfil del Sitio Web?

El Sitio Web ser el eje central de la comunicacin del Proyecto. Deber ser un
compendio digital de documentos en diversos formatos (texto, imagen, audio y
videos) que se deriven del Proyecto. Es recomendable el uso de herramientas
Web de gestin de contenidos que permita la actualizacin por parte de usuarios
internos del Proyecto, adems de la interaccin por parte de los usuarios finales.

El Sitio Web debera contar con diferentes niveles de informacin que puedan ser
enlazados internamente, de acuerdo al criterio propuesto de clasificacin de la
informacin, con las siguientes caractersticas gruesas:

Mdulos de informacin esttica.

Documentacin categorizada y registrada en diversos formatos.
Enlace a un Wiki, con informacin que pueda ser editada por los miembros
del Proyecto.
Mdulos de informacin dinmica, alimentada por los miembros del
proyecto o automticamente con la activacin de RSS o integracin de
informacin desde herramientas como Twitter.
Foro que permita la interaccin de usuarios finales.
Galeras de imgenes y videos.

Sobre el material impreso

Debe aclarar brevemente las principales preguntas de los tres gruesos temticos
sugeridos en el Plan.
Sobre el Proyecto:
Qu es?
Objetivos
Componentes
Sobre Acceso Abierto:
Qu es?
Tendencia mundial
Beneficios
Retos para Amrica Latina
Pasos para iniciar en la Regin
Los Repositorios como instrumento de Acceso Abierto

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Sobre la Red
Qu es?
Quines la conforman?
Experiencia piloto
Sobre las Notas de Prensa
Deben estar centradas en los avances del Proyecto, siempre tomando como
insumo los aspectos derivados del Acceso Abierto y los retos para la conformacin
de una Red de Repositorios en Amrica Latina.

El discurso de las Notas de Prensa constituyen el eje central de la

informacin dinmica del Proyecto, reflejo de sus avances.
Siempre es recomendable hacer uso de la vocera del Proyecto
(representantes autorizados para hablar en nombre del Proyecto) cada vez
que se anuncien avances especficos.
Cada avance anunciado implica la informacin adicional en la Nota de
Prensa de los aspectos que significaran en trminos prcticos,
contextualizando el Acceso Abierto en Amrica Latina.
Es recomendable estimar eventualmente la opinin de algn socio del
Proyecto, representante nacional que pueda hacer declaraciones-pas
alrededor de los avances informados.
Las Notas de Prensa sern alojadas en el Sitio Web y a partir de ah,
anunciadas desde sus diversos formatos por las listas de correo,
alimentacin de los mdulos dinmicos de Noticias o Eventos en el Sitio
Web, Twitter y Facebook. Los enlaces nacionales deben procurar el envo
de las Notas a los medios de comunicacin de cada pas miembro.
Son potenciales temas para las Notas de Prensa:
o Avances del Proyecto en Acuerdos Especficos
o Actividades del Proyecto que requieran respuesta del pblico
externo (por ejemplo, convocatorias)
o Avances de la experiencia piloto.
o Avances en la estrategia de capacitacin.
o Resultados

Sobre las cuentas 2.0 del Proyecto

El uso de Twitter y Facebook son un apoyo para multiplicar la informacin en
grupos de inters que a su vez son va importante para continuar ramificando el
contenido de lo queremos comunicar, en la Web.
Su inicio implica una exploracin inicial sobre las redes sociales que estn
interesadas en el tema y que ya han sido abiertas. Sus miembros son
potenciales a ser invitados a participar en las redes del Proyecto. Tambin
pueden invitarse: los medios nacionales de gran peso, investigadores,
bibliotecarios, autoridades y proyectos/movimientos como COAR,
OpenAIRE, Necobelac, Open Access Directory que hagan uso de la Web
2.0.
Su progreso implica una supervisin y uso permanente.
Se recomienda hacer uso de las etiquetas ya establecidas en Twitter,
inherentes al tema de Acceso Abierto y aplicar algunas muy especficas
para anunciar los avances del Proyecto, como por ejemplo: #AAbiertoAL,
#repositoriosAL, #acuerdosAAbiertoAL.

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En un canal Youtube debe alojarse el material sugerido sobre testimonios

nacionales, pautados en el plan.
Las cuentas Web 2.0 del Proyecto deben estar integradas por RSS u otras
herramientas que permitan la alimentacin automtica entre stas y desde
el Sitio Web.

Cul es la ruta de informacin recomendada?

Notas de Prensa
Facebook /Youtube

Sitio Web
Listas de Correo
Medios nacionales

Twitter /

Sobre los testimonios nacionales

Los testimonios nacionales pueden ser una buena base de credibilidad o apoyo
importante para identificar el proyecto con las expectativas de los pases miembros
y puede servir como un estmulo importante para entusiasmar a otros pases de la
regin a mantenerse alerta ante la tendencia de Acceso Abierto.
Se aspiran declaraciones cortas en versin audiovisual, inherentes a los
temas gruesos del Plan: el Proyecto, Acceso Abierto y la Red.
Puede ensamblarse el material de los testimonios con imgenes y recursos
grficos del Proyecto (ediciones sencillas con programas como Premier).
Cada versin editada debe montarse en el canal Youtube del Proyecto.
Los testimonios nacionales pueden ser insumos importantes para las Notas
de Prensa, en casos especficos,
Para levantar los testimonios nacionales se recomienda la grabacin de los
representantes de los pases en cada reunin acordada para declarar sobre
aspectos concretos acordados del Proyecto y su posible relacin con las
aspiraciones nacionales.
Ejemplo de preguntas:
o Cul es la opinin sobre el Acuerdo o avance reciente?
o Qu expectativas existen con respecto al Acuerdo reciente?
o Como pas qu podra implicar este Acuerdo?
o Qu iniciativas nacionales existen en su pas sobre Acceso
Abierto?
o Qu expectativas se tiene sobre la Red?
o Cules son las aspiraciones con respecto al Proyecto?
Sobre las Videoconferencias:
Puede plantearse una Semana Virtual denominada: Yo soy Acceso Abierto, en la
que cada da se atiendan las principales interrogantes de pblicos especficos. Por
ejemplo:
Yo soy Acceso Abierto. Martes para Bibliotecarios.
Yo soy Acceso Abierto. Mircoles para investigadores
Yo soy Acceso Abierto. Jueves para el personal tcnico
Yo soy Acceso Abierto. Viernes para todos
Para cada da podr invitarse dos expertos que respondern a una lista de
preguntas, previamente diseadas por el Proyecto,
con puntos clave e
interrogantes inherentes a cada uno de los pblicos a convocar.

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El contenido de las videoconferencias debe transmitirse va streaming y compilarse

toda la informacin con el apoyo de RedCLARA y las redes nacionales. El Acceso
a este tipo de material debe promocionarse desde el Sitio Web del Proyecto.

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11.- Resumen de actividades, productos y recursos

Objetivos

Nivel 0
Socializacin

- Socializar el Plan de Difusin entre los miembros

del Proyecto.
- Garantizar las condiciones para el desarrollo de las
actividades planteadas en el Plan de Difusin.
- Definir la Coordinacin del Plan de Difusin, as
como la Red de Enlaces Nacionales.

Productos

Recursos

- Una presentacin del Plan de

Difusin
- Reuniones y presentaciones
- Dos listas de correo
- Designacin de enlaces y/o
coordinador central del Plan
- Identidad del Proyecto (eslogan e
imagen)
- Sitio Web
- Cuentas oficiales del Proyecto en
Twitter y Facebook con sistema de
feed y RSS con el sitio Web.
- Transferencia de la coordinacin
del Plan

Humanos:
Coordinador Componente 1
Consultor (Pgina Web)
Materiales:
Los previstos en el proyecto
Tcnicos:
Administrador de cuentas de correo (podra ser suministrado por CLARA)

Actividades
Responsable: Coordinador del Componente 1:
- Definir los acuerdos administrativos para contar
con los recursos necesarios previstos en el Plan.
- Definir un espacio de presentacin en una reunin
de miembros del Proyecto para dar a conocer el
Plan.
- Definir el mecanismo de creacin de listas de
correos pautadas.
- Definir el mecanismo de seleccin del Gestor
Central y/o la designacin de los Gestores
Nacionales.
- Coordinar la creacin del Sitio Web y su
configuracin en el servidor definitivo y la apertura
de cuentas oficiales en Twitter y Facebook.
- Inducir al Gestor Central y/o a la Red Nacional en
todas sus funciones.

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Objetivos

Nivel 1
Informacin

- Informar y familiarizar a los miembros del

proyecto y el pblico externo con sus
aspectos claves y con sus avances.

Productos

Recursos

- Mdulos de noticia y eventos actualizados del sitio Web

- Un desplegable informativo en formato impreso.
- Notas de prensa, Trabajos especiales y entrevistas periodsticas.
- Ruedas de Prensa
- Actualizacin permanente de redes sociales
- Listas de correo activas

Actividades
Responsables: Gestor Central de Comunicacin (GCC)
- Realizar las Notas de Prensa y Trabajos especiales pautados.
- Coordinar la dinmica informativa pautada con los diversos medios y en
trabajo conjunto con los Gestores Nacionales.
- Impulsar la Red de Gestores Nacionales en los avances previstos del
proyecto.
- Coordinar la impresin del desplegable, tomando en cuenta los
aspectos discursivos ya definidos, supervisando su diseo y arte final
hasta la impresin.
- Seguir los avances y registrar los resultados de las actividades
previstas.
Responsables: Socios del Proyecto
- Definir artculos y ponencias y representacin en Congresos o
Encuentros, luego de cada fase de resultado o acuerdos.

Humanos:
Un Gestor Central de la Comunicacin (GCC)
Gestores Nacionales de la Comunicacin
Diseador grfico
Materiales y Tcnicos:
Los previstos en el proyecto
Servicios:
Impresin de desplegable, segn arte final

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Objetivos

Nivel 2 y 3
Sensibilizacin/
Identificacin

- Familiarizar a los pases de Amrica Latina con

la lgica del Acceso Abierto y los mecanismos de
conformacin de la Red de Repositorios.
- Disminuir las dudas sobre el Acceso Abierto y la
conformacin de la Red de Repositorios en la
comunidad de investigadores de Amrica Latina.
- Estimular reacciones favorables al Acceso
Abierto y a la Red de Repositorios en Amrica
Latina
Productos

- Identidad de las campaas (eslogan e imagen).

- Campaa global de cada campaa en el sitio Web.
- Publicacin videos en el canal Youtube y enlaces desde el sitio Web.
- Circulacin de informacin por redes (Twitter y Facebook).
- Despliegue de las campaas va listas de correo.
- Notas de Prensa.
- Ponencias, artculos especializados.
- Videoconferencias

Recursos
Humanos:
Un Gestor Central de la Comunicacin (GCC)
Gestores Nacionales de la Comunicacin
Diseador grfico
Materiales y Tcnicos:
Los previstos en el proyecto

Actividades
Responsable: Gestor
Central
Definir caractersticas de las campaas, de
acuerdo a las pautas del Plan.
Reunin virtual con los Gestores
Nacionales para socializar las pautas,
definiciones y cronograma de actividades
de las campaas
Definir preguin para entrevistas a
testimonios nacionales.
Coordinar identidad de las campaas,
derivada de la identidad del proyecto,
tomando en cuenta las pautas del Plan.
Coordinar avances de las gestiones
nacionales de las campaas.
Crear cuenta Youtube y montar videos.
Realizar Notas de Prensa.
Mantener activas las cuentas de Twitter y
Facebook y listas de correo, con los
avances de las campaas.
Participar en reuniones o congresos.
Realizar un Ciclo de Videoconferencias.
Responsables: Gestores Nacionales
Adaptar Notas de prensa adaptadas a
cada pas.
Realizar videos para la Web, con
testimonios nacionales, segn pautas del
Gestor Central.

Contribuir en la distribucin de la
informacin por redes sociales.

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