UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE LA CALIDAD

COGUI

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Cdigo: EG-F01
Versin: 02

FICHA TCNICA DE INDICADORES

Sistema de proveniencia

SGI

Proceso asociado

Gestin Documental

Factores clave de xito

Oportunidad en la atencin de consultas documentales

Nombre

Oportunidad en el servicio de consultas documentales

Objetivo

Medir el porcentaje de consultas documentales que son atendidas en los cinco

das hbiles siguientes a la recepcin del requerimiento, del total de consultas
recibidas.

Tipo

Cuantitativo

Categora

Eficiencia

Desagregacin

Por tipo de Usuario

Fecha de creacin

Noviembre de 2008

Fechas de modificacin

Mayo de 2011

Meta

90%

Limites de control

70%

Periodicidad de
recoleccin

Mensual

Periodicidad de medicin y
anlisis

Semestral

Metas de periodos de
medicin

90%

Responsable del reporte y

anlisis

Profesional Universitario - Grupo de Archivo y Correspondencia

Responsable(s) de la
gestin

Profesional Universitario - Grupo de Archivo y Correspondencia

Fuente de la informacin
Consideraciones
metodolgicas
Frmula de calculo

Grupo de Archivo y Correspondencia

El tiempo establecido para la atencin de consultas documentales, es cinco (5)
das hbiles; mensualmente se realiza la recoleccin de la informacin
proveniente de los formatos de requerimiento documental que se tramiten en la
dependencia
(No de consultas documentales atendidas en el tiempo establecido / No de
consultas documentales recibidas) * 100%

Documentos soporte

Formatos de requerimiento documental, formatos de registros no coincidentes,

formatos AFUERA, y Comunicaciones oficiales asociadas.

Forma de presentacin de
resultados

El indicador se presenta como un nmero porcentual con mximo dos cifras

decimales

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Sistema de proveniencia

SGI

Proceso asociado

Gestin Documental

Factores clave de xito

Oportunidad en la distribucin de las comunicaciones internas y externas

recibidas

Nombre
Objetivo

Oportunidad en la entrega de las comunicaciones oficiales internas y externas

recibidas
Medir el porcentaje de comunicaciones oficiales que son entregadas en el
tiempo establecido

Tipo

Eficacia

Categora

Cuantitativo

Desagregacin

Comunicaciones internas y externas recibidas en un mismo informe.

Fecha de creacin

Noviembre de 2008

Fechas de modificacin

Mayo de 2010

Meta

90%

Limites de control

80%

Periodicidad de
recoleccin

Mensual

Periodicidad de medicin y
anlisis

Semestral

Metas de periodos de
medicin

90%

Responsable del reporte y

anlisis

Profesional Universitario - Grupo de Archivo y Correspondencia

Responsable(s) de la
gestin

Profesional Universitario - Grupo de Archivo y Correspondencia

Fuente de la informacin

Grupo de Archivo y Correspondencia

Consideraciones
metodolgicas
Frmula de calculo

Mensualmente se debe realizar la recoleccin de la informacin, apoyndose en

las planillas de radicacin de comunicaciones oficiales, tabular los datos y
realizar el anlisis respectivo para cada semestre.
(Comunicaciones entregadas en el tiempo establecido / Comunicaciones
recibidas) * 100

Documentos soporte

Planillas de radicacin de comunicaciones oficiales de la Universidad del

Magdalena.

Forma de presentacin de
resultados

Los resultados se presentan en forma porcentual aproximando los resultados

decimales a la unidad ms prxima. Ej. (83,2% 83% y 83,6 84%)

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Sistema de proveniencia

SGI

Proceso asociado

Gestin Documental

Factores clave de xito

Satisfaccin del usuario con el servicio de distribucin de comunicaciones

Nombre
Objetivo

Satisfaccin de los usuarios con el servicio de distribucin de comunicaciones

oficiales internas y externas recibidas.
Medir el nivel de satisfaccin general de los usuarios con el servicio de
distribucin que se presta a partir del Procedimiento de Control de
Comunicaciones Oficiales

Tipo

Efectividad

Categora

Cuantitativo

Desagregacin

Por tipo de usuario

Fecha de creacin

Junio de 2007

Fechas de modificacin

Mayo de 2011

Meta

90%

Limites de control

Mnimo 80%

Periodicidad de recoleccin

Mensual

Periodicidad de medicin y
anlisis

Anual

Metas de periodos de
medicin

90%

Responsable del reporte y

anlisis

Profesional Universitario - Grupo de Archivo y Correspondencia

Responsable(s) de la gestin

Profesional Universitario - Grupo de Archivo y Correspondencia

Fuente de la informacin

Grupo de Archivo y Correspondencia

Consideraciones
metodolgicas

Ninguna

Frmula de calculo

Promedio Total ((Sumatoria del puntaje por pregunta por usuario / nmero total
de usuarios) / 5) *100

Documentos soporte

Encuestas de satisfaccin

Forma de presentacin de
resultados

El indicador se presenta como un nmero porcentual con mximo dos cifras

decimales

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Sistema de proveniencia

Proceso

Proceso asociado

Gestin de la Secretara General

Factores clave de xito

Gestin de la toma de decisiones

Nombre

Gestin de Actas del Consejo Superior

Objetivo

Medir la gestin del proceso a travs del cumplimiento en la elaboracin de las actas
del Consejo Superior

Tipo

Eficacia

Categora

Cuantitativo

Desagregacin

Comunidad en general

Fecha de creacin

29 de septiembre de 2008

Fechas de modificacin

19 de mayo 2011

Meta

100%

Limites de control

80%

Periodicidad de
recoleccin

Semestral

Periodicidad de medicin
y anlisis

Semestral

Metas de periodos de
medicin

100%

Responsable del reporte y

Secretario General
anlisis
Responsable(s) de la
gestin

Secretario General

Fuente de la informacin

Secretaria General

Consideraciones
metodolgicas

Proyeccin y remisin de actas de Consejo Superior a cada uno de los miembros

Frmula de calculo

(Nmero de actas del Consejo Superior / Nmero de actas en bosquejo del Consejo
Superior) * 100

Documentos soporte

Actas del Consejo Superior y soporte de envi

Forma de presentacin de
resultados

Porcentual sin cifras decimales

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FICHA TCNICA DE INDICADORES

Sistema de
proveniencia

Proceso

Proceso asociado

Gestin de la Secretara General

Factores clave de xito

Gestin de la toma de decisiones

Nombre

Gestin de Actas del Consejo Acadmico

Objetivo

Medir la gestin del proceso a travs del cumplimiento en la elaboracin de las

actas del Consejo Acadmico

Tipo

Eficacia

Categora

Cuantitativo

Desagregacin

Comunidad en general

Fecha de creacin

29 de septiembre de 2008

Fechas de modificacin

19 de mayo 2011

Meta

100%

Limites de control

80%

Periodicidad de
recoleccin

Semestral

Periodicidad de
medicin y anlisis

Semestral

Metas de periodos de
medicin

100%

Responsable del reporte

Secretario General
y anlisis
Responsable(s) de la
gestin

Secretario General

Fuente de la
informacin

Secretaria General

Consideraciones
metodolgicas

Proyeccin y remisin de actas de Consejo Acadmico a cada uno de los miembros

Frmula de calculo

(Nmero de actas del Consejo Acadmico / Nmero de actas en bosquejo del

Consejo Acadmico) * 100

Documentos soporte

Actas del Consejo Acadmico y soporte de envi

Forma de presentacin
de resultados

Porcentual sin cifras decimales

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Sistema de proveniencia

Proceso

Proceso asociado

Gestin de la Secretara General

Factores clave de xito

Oportunidad del servicio

Nombre

Oportunidad en la atencin de solicitudes de certificaciones, copias, duplicado de

diplomas y autenticaciones.

Objetivo

Medir la gestin del proceso por medio de la eficiencia en la atencin de

solicitudes.

Tipo

Eficiencia

Categora

Cuantitativo

Desagregacin

Por pregunta de la encuesta

Fecha de creacin

29 de septiembre de 2008

Fechas de modificacin

19 de mayo 2011

Meta

90%

Limites de control

85%

Periodicidad de
recoleccin

Semestral

Periodicidad de medicin
y anlisis

Semestral

Metas de periodos de
medicin

90%

Responsable del reporte

y anlisis

Secretario General

Responsable(s) de la
gestin

Secretario General

Fuente de la informacin

Secretaria General

Consideraciones
metodolgicas

Fecha de recepcin de la solicitud debido a que a partir de esta se comienzan a

contar los 5 das hbiles para dar respuesta a las solicitudes.

Frmula de calculo

(Nmero de solicitudes atendidas dentro de los 5 das hbiles siguientes a la

fecha de presentacin / Nmero de solicitudes presentadas)*100

Documentos soporte

Documentos que certifican la fecha de entrega

Forma de presentacin
de resultados

Porcentual

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FICHA TCNICA DE INDICADORES

Sistema de proveniencia

Gestin

Proceso asociado

Gestin Documental

Factores clave de xito

Revisin oportuna de los Diplomas y Actas de Grado expedidas por la Secretara

General

Nombre

Efectividad para la expedicin de Diplomas y Actas de Grados.

Objetivo

Medir el porcentaje de errores que se cometen al momento de la elaboracin de

un Diploma y Acta de Grado

Tipo

Eficacia

Categora

Cuantitativo

Desagregacin

Programas Acadmicos, Tipo de Errores presentados

Fecha de creacin

10 de mayo de 2012

Fechas de modificacin

N.A.

Meta

3%

Limites de control

5%

Periodicidad de
recoleccin

Anual

Periodicidad de medicin
y anlisis

Anual

Metas de periodos de
medicin

3%

Responsable del reporte

y anlisis

Secretario General

Responsable(s) de la
gestin

Secretario General

Fuente de la informacin

Secretaria General

Consideraciones
metodolgicas

Se considera un error aquel que es identificado despus que el Diploma o Acta

de Grado haya sido firmado por el Rector y la Secretaria General y entregado al
estudiante.

Frmula de calculo

(Numero de Diplomas y/o Actas de Grados corregidos / Numero de Diplomas

expedidos) x 100%

Documentos soporte

Solicitudes presentadas ante la Secretara General

Forma de presentacin
de resultados

Porcentual