Proyecto Reingeniería LFC

Coordinación

Anexo N
Addendum N/4
J. H. López Suárez
Diciembre 2009

S. Viñals P. _ J. H. López Suárez enero 2009

Autoridad, responsabilidad y funciones de un Director de Proyecto

S Viñals P / Versión 3 del 09.01.05-D (Anterior 081214; 081012)

En el caso que nos aplica se debe considerar que habrá dos niveles de dirección:
• El de Coordinación General sobre los 12 proyectos relativos a las 12 áreas
elegidas, y
• El de cada uno de los 12 proyectos.
A esta estructura, habrá que adicionar algunos elementos derivados de la
reglamentación institucional, para llegar a una propuesta definitiva.
Contenido [Charter] típico del programa para el Director de Proyecto
Título de la posición: Director de Proyecto
Autoridad
El Coordinador del Proyecto de Reingeniería de Procesos de LyFC, tiene la responsabilidad de
dirigir todas las actividades del proyecto de acuerdo con los objetivos y cláusulas establecidos
en los contratos específicos de colaboración
Aprobar las asignaciones (tareas) de todo el personal del proyecto y posee influencia sobre su
salario y posibilidad promocional, a través de los informes que sobre su desempeño presenten
formalmente los líderes de proyecto
Autorizar y coordina los viajes y actividades de contacto del personal participante en el proyecto
Resuelve los conflictos que se susciten en el desarrollo del proyecto
Responsabilidad
FUNCIONES DE LA COORDINACION
1.- Establecer y mantener el Plan del Proyecto
Gestionar la firma de los convenios específicos de colaboración
Desarrollar el Plan del Proyecto, de forma concertada con LyFC y el SME y los miembros clave
de los Grupos de Proyectos, dicho plan debe incluir:
{Anotar los contenidos principales del anexo}
Actualizar y mantener el plan durante el ciclo de vida del Proyecto, incluyendo la expedición de

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las autorizaciones de trabajo y los presupuestos para cada paquete de trabajo, de conformidad
con el mismo.
2.- Establecer la organización del Proyecto
Establecer la necesaria organización del Proyecto, definiendo el tipo de cada grupo funcional
necesario, incluyendo sus estatutos, roles y relaciones de autoridad respectivos.
3.- Gestionar y controlar el Proyecto
Gestionar y controlar el Proyecto, de acuerdo con los requerimientos establecidos por LyFC.
Dirigir la coordinación e integración de las diversas disciplinas en todas las fases del Proyecto,
a través de las estructuras funcionales y de los subcontratistas en su caso. Monitorear y
controlar el avance de los trabajos en curso, de acuerdo con el Plan de Proyecto.
Corregir cualquier deficiencia de rendimiento, relativas a la calidad del trabajo,
especificaciones, costo, o calendarización,
4.- Informar sobre el estado y avance del Proyecto
Construir y mantener los canales de comunicación necesarios: entre los miembros del equipo
de proyecto, a la comunidad de clientes y, a la gestión de la empresa.
Determinar el tipo y alcance de las herramientas de gestión empleadas para facilitar las
comunicaciones. Ellas incluyen: reuniones de situación, revisiones del diseño revisiones
periódicas del proyecto, calendarización, presupuestos, bancos de datos, los informes de
avance, y composición de los Grupos de Trabajo.
Fuente:
Cleland D, I; Project Management: Strategic design and implementation”; McGraw-Hill;
New York, USA;1999
Harold Kerzner and Hans J. Thamhain, Project Management Operating Guidelines; (New
York: Van Nostrand Reinhold, 1986), p. 68.

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 Estructura funcional
Heberto López S
Referencia: LFC_236DT_r1 HLS-SVP! Funciones Coordinación_081010.doc.
BORRADO
1. Coordinar y supervisar las actividades de los grupos
2. Establecer normas y procedimientos generales para el desarrollo de las
actividades de los grupos
3. Diseñar la metodología general para el cumplimiento de los convenios
específicos
4. Supervisar las acciones que desarrollan los grupos
5. Establecer en forma general las medidas correctivas
6. Entregar los informes pertinentes a quien corresponda
7. Garantizar la uniformidad en el desarrollo de acciones
8. Conducir proyectos y acciones específicas para aquellos grupos que lo
requieran
9. Entregar el informe final y las recomendaciones correspondientes
10. Asegurar la capacitación uniforme, supervisarla y asegurar que siga las normas
relativas
11. Tener reuniones de coordinación con los grupos para determinar políticas y
lineamientos uniformes, en aquellos casos en que no existan
12. Recomendar la contratación de especialistas a los grupos que lo requieran
13. Coordinar la supervisión externa, tanto técnica como de gestión administrativa
14. Coordinar, programar, dirigir, etc. Las reuniones de coordinación, para garantizar
la uniformidad de los proyectos
15. Realizar una etapa exploratoria
16. Establecer su estructura organizativa.

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Stover, Teresa S; “Project 2007 Inside Out”; Microsoft Press; 2007
Identificar objetivos, metas, requerimientos y limitaciones del proyecto.
Coordinar las diferentes necesidades y expectativas de los distintos accionistas del proyecto,
incluyendo: miembros del equipo, administradores de recursos, directivos de la organización,
clientes y promotores.
Planear, ejecutar y controlar las fases, tareas y entregables del proyecto, con base en los
objetivos y metas identificados para el proyecto.
Cerrar el proyecto, una vez completado y capturar el conocimiento acumulado.
También son responsables de la integración y balance entre las demandas presentes y en
competencia, para realizar con éxito, todos las aspectos del proyecto, según:
• Amplitud del proyecto. [Project scope] Articular los trabajos específicos que se deben
hacer como parte del proyecto.
• Tiempo del proyecto. Establecer la fecha de terminación del proyecto, así como los
plazos fijos para fases, eventos clave [milestone] y entregables.
• Costo del proyecto. Calcular y supervisar el presupuesto y costos asociados al
proyecto.
• Recursos humanos del proyecto. Aprobar a los miembros del grupo, que serán
responsables de realizar los trabajos del proyecto.
• Abastecimiento para el proyecto. Adquirir los recursos de equipo y materiales y
obtener los servicios y otros suministros necesarios.
• Comunicación el proyecto. Coordinar la asignación y realización de informes,
actualizaciones y otras informaciones necesarias, con los miembros del grupo y los
accionistas del proyecto.
• Calidad del proyecto. Identificar el nivel de calidad aceptable para los objetivos y
metas del proyecto.
• Riesgos del proyecto. Analizar los riesgos potenciales del proyecto y planear las
respuestas necesarias.
Las responsabilidades de la Dirección del Proyecto se pueden desagregaren los siguientes
procesos:
• Inicio y planeación
• Ejecución
• Control
• Cierre
Tales procesos tiene puntos clave importantes, tales como:
Inicio y Planeación del proyecto
• Generar y observar una visión general del sistema completo.

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 • Identificar las tareas, eventos clave y entregables del Proyecto.
• Desarrollar y precisar el calendario del proyecto.
• Identificar los recursos requeridos (habilidades; equipo y materiales; suministros y
servicios).
Ejecución del proyecto
• Producir un plan básico del proyecto [baseline] y guardarlo para comparación posterior
• Monitorear los recursos asignados al proyecto conforme se realizan las tareas del
proyecto.
• Supervisar el progreso de las tareas.
Control del proyecto
• Analizar la información del proyecto
• Mantener la comunicación y elaborar los informes necesarios.
Cierre del proyecto
• Identificar las lecciones aprendidas.
• Crear un formato para proyectos similares.
Referencia: Autoridad, responsabilidad y funciones de un Director de Proyecto
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1.- Establecer y 2.- Establecer la 3.- Gestionar y 4.- Informar sobre el
mantener el Plan del organización del controlar el estado y avance del
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto

Gestionar la firma de Establecer la Gestionar y controlar Construir y mantener

los convenios necesaria el Proyecto, de los canales de
específicos de organización del acuerdo con los comunicación
colaboración Proyecto, definiendo requerimientos necesarios: entre los
el tipo de cada grupo establecidos por miembros del equipo
funcional necesario, LyFC. de proyecto, a la
incluyendo sus comunidad de
estatutos, roles y clientes y, a la gestión
relaciones de de la empresa.
autoridad
respectivos.

Desarrollar el Plan Dirigir la coordinación Determinar el tipo y

del Proyecto, de e integración de las alcance de las
forma concertada diversas disciplinas herramientas de
con LyFC y el SME y en todas las fases del gestión empleadas
los miembros clave Proyecto, a través de para facilitar las
de los Grupos de las estructuras comunicaciones.
Proyectos, dicho plan funcionales y de los Ellas incluyen:
debe incluir: subcontratistas en su reuniones de
caso. situación, revisiones
{Anotar los
del diseño revisiones
contenidos
periódicas del
principales del anexo}
proyecto,
Actualizar y mantener calendarización,
el plan durante el presupuestos, bancos
ciclo de vida del de datos, los informes
Proyecto, incluyendo de avance, y
la expedición de las composición de los
autorizaciones de Grupo de Trabajo.
trabajo y los
presupuestos para
cada paquete de
trabajo, de
conformidad con el
mismo.
Monitorear y controlar
el avance de los
trabajos en curso, de
acuerdo con el Plan

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 de Proyecto.

Corregir cualquier
deficiencia de
rendimiento, relativas
a la calidad del
trabajo,
especificaciones,
costo, o
calendarización,

Referencia: LFC_236DT_r1 HLS-SVP! Funciones Coordinación_081010.doc

BORRADO
1.- Establecer y 2.- Establecer la 3.- Gestionar y 4.- Informar sobre el
mantener el Plan del organización del controlar el estado y avance del
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto

Diseñar la Establecer normas Coordinar y Entregar los

metodología y procedimientos supervisar las informes
general para el generales para el actividades de los pertinentes a quien
cumplimiento de los desarrollo de las grupos corresponda
convenios actividades de los
específicos grupos
Realizar una etapa Garantizar la Establecer en forma Entregar el informe
exploratoria uniformidad en el general las medidas final y las
desarrollo de correctivas recomendaciones
acciones correspondientes
Establecer su Tener reuniones de Conducir proyectos
estructura coordinación con y acciones
organizativa. los grupos para específicas para
determinar políticas aquellos grupos
y lineamientos que lo requieran
uniformes, en
aquellos casos en
que no existan
Producir un plan Recomendar la Asegurar la
básico del proyecto y contratación de capacitación
guardarlo para especialistas a los uniforme,
comparación grupos que lo supervisarla y
posterior requieran asegurar que siga
las normas relativas

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 Coordinar la
supervisión externa,
tanto técnica como
de gestión
administrativa
Coordinar,
programar, dirigir,
etc. Las reuniones
de coordinación,
para garantizar la
uniformidad de los
proyectos

Referncia: Stover, Teresa S; “Project 2007 Inside Out”; Microsoft Press; 2007

1.- Establecer y 2.- Establecer la 3.- Gestionar y 4.- Informar sobre el

mantener el Plan del organización del controlar el estado y avance del
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto

Generar y observar Identificar objetivos, Planear, ejecutar y Cerrar el proyecto,

una visión general del metas, controlar las fases, una vez completado y
sistema completo requerimientos y tareas y entregables capturar el
limitaciones del del proyecto, con conocimiento
proyecto. base en los objetivos acumulado
y metas identificados
para el proyecto.
Identificar las tareas, Desarrollar y precisar Supervisar el
eventos clave y el calendario del progreso de las
entregables del proyecto. tareas.
Proyecto.
Identificar los Analizar la
recursos requeridos información del
(habilidades; equipo y proyecto
materiales;
suministros y
servicios).
Monitorear los Mantener la
recursos asignados al comunicación y
proyecto conforme se elaborar los informes
realizan las tareas del necesarios.
proyecto.

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